Beleidsplan 2014 2015 Boerderij van Nambikay Vastgesteld december 2013
Inleiding Het noorden en oosten van Sri Lanka heeft in de afgelopen 30 jaar veel geleden onder de burgeroorlog. Veel gezinnen en families zijn al jaren op de vlucht voor het geweld. De mensen hebben veel verloren. Familieleden, bezittingen en een toekomstperspectief. De laatste maanden van de burgeroorlog in 2009 waren heel heftig en vernietigend. Veel mensen zijn lichamelijk gehandicapt en getraumatiseerd. Er is veel (internationale) hulp ten tijde van de burgeroorlog geboden. Op dit moment faseren veel organisaties uit. Om het land weer op te bouwen is lokaal initiatief belangrijk. Projecten die een inspiratie en voorbeeld zijn. Hierdoor worden mensen aangemoedigd om hun samenleving weer op te bouwen. Boerderij van Nambikay is zo n lokaal initiatief. Uthayan Meas is eigenaar van een stuk grond in Sri Lanka. Zijn droom is om op dit stuk grond een boerderij te starten. Met deze boerderij wil hij bijdragen aan de wederopbouw in Sri Lanka. Uthayan is zelf slachtoffer geweest van de burgeroorlog. Hij is meerdere malen gevlucht voor het geweld en heeft de tragedies van de oorlog van dichtbij gezien. Uthayan is getrouwd met Jakolien Meas-Bos en woont momenteel samen met zijn gezin in Zwolle, Nederland. Boerderij van Nambikay is sinds 2 april 2013 opgericht en als stichting ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In Sri Lanka is het geregistreerd onder Farm of Nambikay. De boerderij is op dit moment in de opstartfase. De grond is bewerkt, er is gras geplant, een stal is gebouwd, de eerste koeien zijn aangekocht en er wordt al dagelijks gemolken. Dit beleidsplan beschrijft het beleid van Boerderij van Nambikay voor 2014 en 2015. In het eerste hoofdstuk worden de missie en doelstellingen van Boerderij van Nambikay beschreven. Vervolgens is er een beknopt overzicht van de projectactiviteiten en de organisatie in Sri Lanka in hoofdstuk twee en drie. Hoofdstuk vier, vijf en zes gaan in op de organisatie, communicatie, fondswerving en financiën in Nederland. Het Bestuur, december 2013 2
Hoofdstuk 1 - Visie en missie Missie boerderij van Nambikay Nambikay betekent in het Tamil hoop. Boerderij van Nambikay wil bijdragen aan een hoopvolle toekomst van mensen in het door oorlog getroffen Sri Lanka. De missie van Boerderij van Nambikay is bijdragen aan het herstel en de heelheid van de door oorlog en/of armoede getroffen mensen en samenleving in Sri Lanka en het delen van Gods liefde en genade De boerderij van Nambikay heeft een christelijke identiteit en is gebaseerd op Bijbelse waarden als hoop, genade, liefde, geloof, rechtvaardigheid, mededogen en de uniciteit van elk mens. Deze missie wil Boederij van Nambikay vormgeven in de periode 2014 en 2015 door de volgende operationele doelen: 1. het opzetten en beheren van een professioneel en innovatief melkveebedrijf 2. het creëren van werk- en leerervaringsplaatsen op dit melkveebedrijf 3. inclusie van mensen met een beperking in het melkveebedrijf 4. 50% van de opbrengsten van de boerderij in een fonds doen 5. dit fonds te gebruiken om kleinschalige projecten in de omgeving te initiëren en/of te ondersteunen 6. onderzoeken of dit in samenwerking met de Grace Community Churches kan Deze operationele doelen geven vorm aan de strategische doelen van Boerderij van Nambikay. De strategische doelen zijn: Christelijke naastenliefde in praktijk brengen de Grace Community Churches versterken in hun missie een bijdrage leveren aan de sociale en economische ontwikkeling in de provincie Mannar een voorbeeld en inspiratie zijn voor de boeren in de omgeving 3
Hoofdstuk 2 Samenvatting projectplan Farm of Nambikay Het uitgebreide projectplan van Farm of Nambikay is op te vragen bij het bestuur. Hieronder volgt de samenvatting. 1 e fase: 2012 en 2013 Opstarten Farm of Nambikay In oktober 2012 is in Sri Lanka gestart met Farm of Nambikay. Met de eerste fondsen is het land bewerkt en een stal voor de eerste tien koeien gebouwd. Vanaf augustus 2013 zijn negen koeien en een stier gekocht. Op dit moment worden dagelijks zes koeien gemolken. De melk wordt verkocht aan het melkverzamelstation die het doorverkoopt aan de melkfabriek. Inmiddels is ook de eerste leer- en werkervaringsplek gerealiseerd op Farm of Nambikay. 2 e fase: 2014 en 2015 Uitbreiden en consolideren Farm of Nambikay en start kleinschalige projecten met de opbrengsten Het doel in 2014 is uitbreiding van de boerderij tot twintig koeien. Hiervoor is een tweede stal nodig, verder bewerking van het land en diverse machines. Gelijktijdig wordt gestart met het verkennen van andere winstgevende boerderijactiviteiten, zoals het verkopen van organische mest en de verkoop van gewassen. Als de boerderij gegroeid is tot twintig koeien start de consolidatie om te komen tot een winstgevend bedrijf dat financieel onafhankelijk kan functioneren. Het doel in 2015 is het opzetten van een fonds vanuit 50% van de opbrengsten van Farm of Nambikay. Dit fonds is bedoeld voor kleinschalige projecten in de omgeving die vallen binnen de missie van de stichting. Voorbeelden hiervan zijn (1) het geven van studiebeurzen aan kansarme jongeren voor vakonderwijs of universiteit, (2) krediet in de vorm van een koe aan een weduwe of weduwen groep, (3) bekostigen van drama, muziek en sport/spel workshops voor schoolkinderen. Om dit te bereiken zal in 2014 het beleid voor deze kleinschalige projecten worden ontwikkeld door het bestuur, de initiatiefnemers, de plaatselijke coördinator en het adviescomité in Sri Lanka. Farm of Nambikay wil deze kleinschalige projecten in samenwerking met de Grace Community Churches doen. De uitwerking hiervan volgt in de komende twee jaar. 3 e fase: vanaf 2016 Continueren fonds voor kleinschalige projecten en verder uitbouwen Farm of Nambikay Vanaf 2016 is het doel van Farm of Nambikay om vanuit de opbrengsten het fonds voor ondersteuning van lokale kleinschalige projecten te continueren. Daarnaast wil Farm of Nambikay mogelijkheden voor verdere verbreding en uitbreiding van de boerderijactiviteiten onderzoeken. 4
Hoofdstuk 3 Farm of Nambikay in Sri Lanka Organisatie en communicatie in Sri Lanka In Sri Lanka is Boerderij van Nambikay bekend als Farm of Nambikay en geregistreerd bij het lokale overheidsdepartement voor vee (Department of Animal Production and Health) onder nummer 4206/1765. Het land is het eigendom van Uthayan Meas. Vanwege de jarenlage burgeroorlog is het in bezit krijgen van de officiële eigendomspapieren een langdurig proces. Uthayan Meas is bezig om dit via juridische ondersteuning en een plaatselijk familielid te realiseren. De verwachting is dat dit proces in 2014 wordt afgerond. Zodra dit rond is zal Uthayan Meas bij een notaris een document opstellen dat hij in ieder geval het land tot en met 2024 om niet beschikbaar stelt aan Farm of Nambikay. De coördinator van Farm of Nambikay is belast met de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden. Naast de coördinator werken een klein aantal mensen voor Farm of Nambikay. De coördinator heeft regelmatig contact met een plaatselijk adviescomité en relevante stakeholders. Deze groep bestaat uit mensen met diverse expertises (onder andere veeartsen, lokale boeren, lokale overheid, financieel adviseur, Grace Community Churches). De komende twee jaar wil Farm of Nambikay dit uitbreiden naar de melkfabriek en agrarische expertise centra in Sri Lanka. Daarnaast zijn er een aantal adviseurs in Nederland betrokken bij Farm of Nambikay met expertise op het gebied van melkveehouderij in Azië en financiën, planning en monitoring. Financieel beleid Farm of Nambikay in Sri Lanka De coördinator van Farm of Nambikay houdt alle uitgaven en inkomsten bij. Maandelijks wordt de cashflow naar Nederland gestuurd. De rekeningoverzichten, bonnen en ontvangstbewijzen zijn te alle tijden in te zien. Jaarlijks wordt een financieel verslag opgemaakt met investeringen, exploitatiekosten en opbrengsten. Dit financieel verslag wordt door een onafhankelijke partij getoetst en goedgekeurd. 5
Hoofdstuk 4 - Organisatie stichting Boerderij van Nambikay in Nederland Stichting Boerderij van Nambikay is ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 57630763 en aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Het bestuur staat uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. Samen met de initiatiefnemers Uthayan en Jakolien Meas-Bos komen zij minimaal vier keer per jaar bijeen. Het doel van de stichting is het voor de opstart van de boerderij verwerven en beheren van fondsen in Nederland enerzijds. Anderzijds denkt de stichting mee in het beleid en de opzet van de boerderij en kleinschalige projecten in Sri Lanka. De stichting houdt actief toezicht op het bereiken van de missie en strategische doelen van de Boerderij van Nambikay. Naast het stichtingsbestuur zijn meerdere mensen als vrijwilliger betrokken bij Boerderij van Nambikay voor de website, communicatie- en fondsenwervingsactiviteiten. Er is samenwerking en afstemming met deze vrijwilligers. Veel activiteiten en vrijwilligers van Stichting Boerderij van Nambikay zijn verbonden met de Fonteinkerk in Zwolle. De Fonteinkerk is de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt (GKv) in Stadshagen en heeft ongeveer 1850 leden. De stichting wil graag het gesprek aangaan met het bestuur van de Fonteinkerk om te kijken hoe dit project kan bijdragen aan de missie van de Fonteinkerk. Hierbij ambieert de stichting door middel van haar project zending en werelddiaconaat dicht bij de gemeenteleden te brengen en een persoonlijk gezicht te geven. Waar mogelijk wordt gewerkt aan een relatie tussen de Fonteinkerk en de Grace Community Churches in Sri Lanka. De Verre Naasten (DVN) is de uitvoerende organisatie van Deputaten Zending, Hulpverlening en Training van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt in Nederland. Stichting Boerderij van Nambikay ambieert een samenwerkingsrelatie met DVN om haar activiteiten te borgen binnen de kerkelijke structuur van de GKV. Het doel van deze relatie is de versterking van elkaars activiteiten en een pilot te zijn voor particuliere zending- en hulpverleningsinitiatieven binnen DVN. 6
Hoofdstuk 5 - Communicatie en fondsenwerving in Nederland Boerderij van Nambikay wil met haar project zending en werelddiaconaat een persoonlijk gezicht geven in de wijk Stadshagen. Er is een grote betrokkenheid binnen de kerkelijke gemeente De Fontein in Stadshagen. Boerderij van Nambikay heeft de ambitie om dit uit te bouwen tot een gemeentebreed project. De communicatie- en fondswervingsactiviteiten van de stichting vinden met name plaats binnen de wijk Stadshagen en zijn voor alle inwoners toegankelijk. Naast de doelgroep in Stadshagen zijn ook veel familieleden, vrienden en kerkelijke gemeenten in zowel Nederland als Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Canada betrokken op het project. De communicatiemiddelen zijn persoonlijk contact, website, Facebook en nieuwsbrieven. Via de website www.nambikay.org wordt regelmatig een update gegeven van de ontwikkelingen. Belangstellenden kunnen zich aanmelden voor een periodieke nieuwsbrief in het Nederland of Engels. Daarnaast worden op Facebook regelmatig berichtjes en foto s geplaatst van Boerderij van Nambikay, acties en andere ontwikkelingen. Tot op heden is er circa een bedrag van 20.000 euro ontvangen voor de Boerderij van Nambikay. Dit zijn met name particuliere giften aangevuld met collecteopbrengsten uit de Fonteinkerk en een actieweek op basisschool De Sprankel. Het fondswervingsdoel voor de opstart van Boerderij van Nambikay bedraagt 60.000 euro. 7
Hoofdstuk 6 - Financieel beleid en toezicht op besteding fondsen Stichting Boerderij van Nambikay is aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). De fondsen van de stichting zijn bescheiden en worden beheerd door de penningmeester. Naast een lopende rekening heeft de stichting een spaarrekening. Het vermogen wat niet gelijk voor de doelstelling wordt gebruikt, wordt aangehouden op de spaarrekening. Afhankelijk van de voortgang van de activiteiten en het beschikbare middelen in Sri Lanka worden gelden overgemaakt naar de projectrekening in Sri Lanka. Het financieel beleid van de stichting is dat de liquiditeit in Nederland voldoende moet zijn om de continuïteit van de activiteiten in de opstartfase te waarboren. Hiertoe is er een reserve van minimaal 1.500 euro. De indirecte kosten worden tot een minimum beperkt en bestaan met name uit administratie- en registratiekosten, fondswervingkosten en communicatiemiddelen. De reis- en verblijfskosten van Uthayan en Jakolien Meas-Bos naar Sri Lanka komen voor eigen rekening van de initiatiefnemers. De bestuursleden ontvangen geen beloning en geen onkostenvergoeding voor hun diensten. Elk boekjaar wordt een jaarrekening opgesteld waarin zowel de inkomsten als de uitgaven worden verantwoord. Een onafhankelijke partij wordt gevraagd om externe controle over de jaarstukken te voeren. De jaarstukken worden beschikbaar gesteld op de website. Er wordt toezicht op de besteding van de fondsen in Sri Lanka gehouden door periodiek bestuursoverleg als mede door de maandelijkse voortgangsrapportages. De financiële administratie van Sri Lanka staat op zich zelf en is geen onderdeel van de stichting Boerderij van Nambikay. Jaarlijks is er in Sri Lanka een audit door een onafhankelijke partij. Dit auditrapport wordt toegevoegd aan de jaarstukken. Hoop voedt! info@nambikay.org www.nambikay.org www.facebook.com/boerderijvannambikay KvK 57630763 8