COMMISSIE QUALITY & SAFETY GGZ VERGADERING VAN 4 DECEMBER 2014 VERSLAG AANWEZIG: mevrouwen F.AERTS, E.BAYEN, W.BECKERS, H.CLAES, G.CROENEN, S.DE MEERSMAN, I.DE WYMMER, M.GEENTJENS, M.HEYMANS, K.HOING, O.HONIG, V.MEESSEMAN, K.SMESSAERT, A.STIJNEN, C.STASKOWIAK en E.VAN EECKHOUT de heren P.BOSIERS, T.BROEKMANS, P.COKELAERE, S.DECKX, A.FRANCI, B.GOOSSENS, B.JACOBS, G.PEETERS, S.SERCU, D.SMITS, J.VERFAILLIE, J.B.WILLEMS en Y.WUYTS VERONTSCHULDIGD: mevrouwen V.DE TROYER, S.DE VUYSERE, W.KERSTENS, V.RAES, K.SORGELOOS, N.STEURS, N.VAN HOUTVEN en E.VAN PUYVELDE de heren M.BERKERS, J.ROOSENS, J.VAN SPEYBROECK en P.VAN STAPPEN * * * 1. Goedkeuring van het verslag van 11 september 2014 Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Best practice Op weg naar een geïntegreerd kwaliteitsbeleid? (Gert Peeters, Seppe Deckx - UPC KU Leuven) Met de associatie van het psychiatrisch ziekenhuis Kortenberg en het Universitair Ziekenhuis Leuven naar het UPC KU Leuven was er een noodzaak ontstaan om een raamwerk te maken zodat er steeds een actueel overzicht beschikbaar is met betrekking tot het kwaliteitsbeleid van het UPC KU Leuven. Om een geïntegreerd kwaliteitsbeleid te ontwikkelen, werd een raamwerk opgemaakt dat een concrete vertaling is van de visie van het ziekenhuis. Deze visie werd vertaald in een aantal concrete strategische doelstellingen. Iedere strategische doelstelling werd vanuit een specifieke invalshoek of perspectief opgedeeld in verschillende domeinen. Mede door deze domeinen worden de strategische doelstellingen vertaald in zeer concrete werkpunten. Tot slot is ieder domein vertaald naar concrete en meetbare elementen zodat de evoluties van ieder domein van nabij kunnen gemonitord worden. Pagina 1 van 7
In januari 2014 heeft het UPC KU Leuven, als eerste psychiatrisch ziekenhuis, een JCI-accreditatie gehaald. Deze JCI-accreditatie werd gezien als een instrument dat werd ingezet om het kwaliteitsraamwerk mee uit te werken en uit te bouwen. Het referentiekader van JCI stond met andere woorden in dienst van het ziekenhuis om de organisatie naar aanleiding van de fusie meer te stroomlijnen. Hierna wordt het kwaliteitsraamwerk toegelicht aan de hand van de verschillende perspectieven. Het eerste perspectief dat werd besproken, is het perspectief van de stakeholders. Dit zijn de belanghebbenden van het UPC KU Leuven. In de eerste plaats zijn dit patiënten, daarnaast vormen ook medewerkers, studenten en onderzoekers belanghebbenden. Tot slot werden ook externe organisaties en verwijzers als belangrijke stakeholders geïdentificeerd. Door onder andere bevragingen te organiseren met betrekking tot patiëntentevredenheid, alsook tevredenheid van medewerkers, studenten, onderzoekers en verwijzers worden het perspectief van de stakeholder en de bijhorende strategische doelstellingen opgevolgd. Het financieel economisch perspectief is bewust als tweede perspectief meegenomen in het kwaliteitsraamwerk. Vanuit kwaliteit is het van belang dat het financieel oogpunt steeds wordt bewaakt om enerzijds verantwoorde keuzes te kunnen maken en anderzijds het huidige niveau van kwaliteit van zorg te kunnen verantwoorden in functie van de financiële situatie van de instelling. Vandaar het belang om huidige (zorg)processen continue te verbeteren waarbij ook de (kosten)effectiviteit en efficiëntie mee in rekening dienen te worden gebracht. Het perspectief zorg is het derde perspectief dat is opgenomen in het kwaliteitsraamwerk. Dit perspectief is een vertaling van de strategische doelstellingen met betrekking tot (1) tijdige, effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle zorgverlening en (2) een vlotte transfer van bevindingen uit onderzoek naar zorg en klinische activiteiten. Naast het opvolgen van een aantal klinische indicatoren worden onder andere de wachttijden en de verblijfsduur gemonitord. Daarnaast worden ook het aantal trails en patiënten in trails gemeten. Pagina 2 van 7
Opleiding en onderzoek zijn het vierde en vijfde perspectief. Omdat het UPC KU Leuven zich ook wil ontwikkelen als een centrum voor opleiding en onderzoek is het van belang dat deze perspectieven ook worden opgenomen in het kwaliteitsraamwerk. Tot slot is het laatste perspectief profilering, innovatie en groei. De strategische doelstellingen hebben betrekking tot het stimuleren van innovatie, het verhogen van de betrokkenheid van de medewerkers en het stimuleren van medewerkers om levenslang te leren. Naar aanleiding van de actualisering van de visie en de missie van het UPC KU Leuven zal ook het kwaliteitsraamwerk geactualiseerd worden. Eén van de nieuwe strategische doelstellingen die mogelijks geformuleerd gaan worden, heeft betrekking op de vermaatschappelijking van zorg en de mate van herstelgerichtheid van het UPC KU Leuven. In dat kader zal in 2015 een ROPI-audit georganiseerd worden. ROPI staat voor Recovery Oriented Practices Index. ROPI is een instrument waarbij kan nagegaan worden in hoeverre de organisatie evolueert in herstelondersteunende zorg. Om de discussie op gang te brengen, vraagt de heer Gert Peeters zich af of het mogelijk is om een raamwerk voor de GGZ-sector op te maken? Zo n raamwerk kan de GGZ-sector mogelijks sturen op een aantal domeinen zoals herstelgerichte oriëntatie en ziekenhuishygiëne. Bespreking in de Commissie Gert Peeters wordt hartelijk bedankt voor zijn toelichting. De presentatie van deze best practice kan u via deze link downloaden. Een lid van de Commissie vroeg hoe dit raamwerk is tot stand gekomen. Gert Peeters gaf aan dat dit raamwerk is gebaseerd op de missie & visie van de organisatie. Om te komen tot een raamwerk werd in de literatuur gezocht naar reeds bestaande raamwerken. Het huidige raamwerk voor het UPC KU Leuven is een compilatie van verschillende gepubliceerde raamwerken. Een ander lid van de vergadering vroeg zich af in welke mate de medewerkers betrokken zijn geweest bij het opstellen van het raamwerk. Gert Peeters gaf aan dat de keuze eerder centraal werd gemaakt en dat voornamelijk het middenkader, de hoofdverpleegkundigen en de medische staf goed op de hoogte moeten zijn van het referentiekader. Daarnaast worden op regelmatige basis terugkoppelingen voor de medewerkers voorzien. Tijdens deze terugkoppelingsmomenten worden medewerkers gestimuleerd om actief een bijdrage te leveren en wordt een bottum-up benadering nagestreefd. Het beleid met betrekking tot medicatieveiligheid en het veilig melden van incidenten zijn hierbij voorbeelden die werden genoemd. Een lid van de vergadering voegde echter toe dat een kwaliteitsbeleid niet enkel een top-down benadering mag zijn. Vanuit zijn ervaring gaf hij aan dat medewerkers oprecht zijn geïnteresseerd in kwaliteit van zorg. Een laatste vraag werd gesteld over het beheer van de wachtlijsten. Gert Peeters gaf aan dat ieder zorgprogramma zijn in- en exclusiecriteria heeft. Daarbij werd de noodzaak voor een meer regionaal beleid met betrekking tot wachtlijsten benadrukt. Pagina 3 van 7
Tot slot werden een aantal mogelijke suggesties van thema s gemaakt voor een GGZ-specifiek raamwerk waaronder: Patiëntenparticipatie. Laagdrempelige zorg. Accreditatie als een model voor een GGZ-organisatie om te streven naar continue verbetering van kwaliteit en patiëntveiligheid. 3. Best practice: Op weg naar een kwaliteitsgroeimodel (Corine Staskowiak - De Hulster VZW) Nog voor er een kwaliteitsmodel was, bestond er een behoefte en een noodzaak - onder meer vanuit de inspectie - om een VTO-beleid (Vorming, Training & Opleiding) op te zetten in de voorziening. In samenwerking met RESOC (Regionaal Sociaal economisch Overlegcomité) werden middelen verkregen om een instapdiversiteitsplan te ontwikkelen. Dit plan hield in dat een VTO-werkgroep werd opgericht, met de bedoeling het loopbaanbeleid te optimaliseren en een draaiboek voor nieuwe medewerkers te ontwikkelen. Werkend rond VTO en competenties werd het voor de VTO-werkgroep vlug duidelijk dat eerst de missie/visie en de functieomschrijvingen dienden te worden ontwikkeld. Deze fundamenten werden in samenwerking met alle geledingen uit de verschillende teams gelegd via VTO-namiddagen met workshops, e.d. De VTO-werkgroep ondersteunde en faciliteerde dit gebeuren. De stap naar het luik competentieontwikkeling bleef moeilijk voor de VTO-werkgroep en er werd daarom geopteerd voor het aantrekken van externe expertise. Het EFQM-model (= European Foundation for Quality Management) deed hierbij zijn intrede. Door het werken met het EFQM-model werd een duidelijk kader gecreëerd waarin alle eerdere acties werden geïntegreerd. Het voeren van een zelfevaluatie, het benchmarken van resultaten en het identificeren van concrete verbeterpunten werden gezien als een meerwaarde van dit model. De implementatie van het EFQM-model resulteerde in een audit van het Europees Sociaal Fonds (ESF) waarbij uiteindelijk zelfs een ESF-opstap werd gerealiseerd. Deze kwaliteitsaudit werd via een zelfevaluatie voorbereid. Deze zelfevaluatie hield in dat (1) het organogram werd bijgestuurd, (2) medewerkers werden bevraagd per domein van het EFQM-model en (3) acties zoals bepaald in de VTO-werkgroep, werden uitgevoerd. In juni 2014 werd het dossier gefinaliseerd en ingediend voor een audit. Op basis van dit dossier werd een rapport opgemaakt met concrete werkpunten, adviezen en uitdrukkelijke voorstellen tot verbeteringen. Door een dergelijk rapport te krijgen waarbij, per domein van het EFQM, de status visueel wordt weergegeven, wordt de organisatie uitgedaagd om continu te verbeteren. Pagina 4 van 7
Waar staat de organisatie nu? Er is een actueel zicht van de verbeteracties per aandachtsgebied en er is een opstap gerealiseerd voor een ESF-accreditatie. Daarnaast is de VTO-werkgroep geëvolueerd naar een werkgroep Kwaliteit. Deze werkgroep zal de thema s nog meer concretiseren en de verschillende ad hoc werkgroepen gaan aansturen. De eerste prioriteit zal bij het uitwerken van een strategisch meerjarenplan liggen. Daarnaast zullen acties ondernomen worden zoals het afnemen van een tevredenheidsonderzoek bij medewerkers en bewoners (aan de hand van de GGZ-thermometer), het uitwerken van een onthaalbrochure voor nieuwe medewerkers en tot slot zullen er specifieke acties ondernomen worden betreffende het thema constructief werkklimaat. De Commissie dankt mevrouw Corinne Staskowiak voor de inspirerende toelichting. Het is een mooi voorbeeld van een organisatie die continu in ontwikkeling is. De presentatie van deze best practice kan u via deze link downloaden. 4. Het Vlaams Indicatorenproject GGZ: toelichting en stand van zaken Naar aanleiding van de opstart van het Vlaams Indicatorenproject GGZ werden vijf interdisciplinaire en sectorbrede ontwikkelingsgroepen (Continuïteit en coördinatie; Patiëntveiligheid; Patiëntenparticipatie; Depressie bij volwassenen en ouderen; Gedragsstoornissen bij kinderen en jongeren) opgericht in februari 2013. De eerste doelstelling van deze ontwikkelingsgroepen was om samen met GGZ-professionals en patiëntenorganisaties een eerste set van concrete, haalbare en relevante GGZ-indicatoren te ontwikkelen. Op het Indicatorenforum van 18 december 2013 hebben de ontwikkelingsgroepen een eerste set van mogelijke klinisch relevante indicatoren gepresenteerd. Op het uitgebreide Indicatorenbureau (29 september 2014), waarin ook de voorzitters van de verschillende ontwikkelingsgroepen participeren, werden de concrete vorderingen besproken van de ontwikkelingsgroepen en het Vlaams Patiëntenplatform (VPP). Het is erg bemoedigend om vast te stellen dat de 5 ontwikkelingsgroepen en het VPP het afgelopen jaar belangrijke vooruitgang hebben geboekt in de verdere ontwikkeling en operationalisering van hun indicatoren. De meeste indicatoren zijn overgegaan van de fase van ontwikkeling naar de fase van proof of principle. Dit wil zeggen dat de huidige ontwikkelingsgroepen de methodologie van de verschillende indicatoren intern zullen uittesten. Op basis van deze testresultaten kunnen de indicatorenfiches nog geactualiseerd worden alvorens deze indicatoren zullen onderworpen worden aan een validatieonderzoek in verschillende GGZ-voorzieningen. Volgens de huidige planning zullen de eerste validatieonderzoeken gestart worden in de eerste helft van 2015. Daarvoor zal in januari 2015 opnieuw een uitgebreid QI-Bureau samenkomen om de verschillende indicatorenfiches te overlopen en te bespreken. Nadien zal vanuit het indicatorenproject de nodige communicatie voorzien worden om de verschillende GGZ-instellingen goed te informeren over de vorderingen en de planning van het indicatorenproject. Het is de ambitie om tegen het einde van het jaar een eerste set van gevalideerde indicatoren te hebben. Maar alvorens deze set kan geïmplementeerd worden, zal er in het najaar (voorlopig gemikt op de tweede helft van september 2015) een studiedag Werken met indicatoren in de GGZ georganiseerd worden. Op deze studiedag zal deze eerste set van gevalideerde indicatoren gepresenteerd worden. Pagina 5 van 7
Om het Vlaams Indicatorenproject GGZ extra te ondersteunen, werd gezamenlijk door Zorgnet Vlaanderen en ICURO een projectaanvraag bij de Vlaamse overheid ingediend om een data-analist Q & S GGZ aan te werven. Deze data-analist zal samen met de verschillende ontwikkelingsgroepen en het QI-Bureau instaan voor het bieden van ondersteuning voor de operationalisering van de verschillende indicatoren, het ondersteunen van de validatieonderzoeken en het uitvoeren van analyses en bewerking met betrekking tot GGZ-indicatoren. Tijdens de vergadering was de vacature nog niet gefinaliseerd. Van zodra deze vacature beschikbaar is, zal deze erg breed verspreid worden. 5. Recent OESO-rapport Making Mental Health Count (2014). Bespreking van hoofdstuk 4 Improving Quality Measurement and data collection for mental health Dit punt is verschoven naar de volgende vergadering. 6. Varia 6.1. Preview beleidsplan 2015 Q & S GGZ Tijdens de vergadering werd een eerste preview getoond van het beleidsplan 2015 inzake Q & S GGZ. Dit beleidsplan bevat 3 grote prioriteiten, met name het Vlaams Indicatorenproject GGZ; Accreditatie in de GGZ en Uitbouw van de Commissie Q & S GGZ. Met betrekking tot het Vlaams Indicatorenproject zullen in 2015 de eerste validatieoefeningen opgestart worden. Om dit project meer te ondersteunen, zullen de ziekenhuiskoepels Zorgnet Vlaanderen en ICURO overgaan tot de aanwerving van een data-analist, waarvoor een projectsubsidie werd aangevraagd bij de Vlaamse overheid. Meer en meer psychiatrische ziekenhuizen verkennen ook de piste van accreditatie. Om de sector goed te informeren en om vragen en onduidelijkheden weg te nemen, wordt in 2015 een infonamiddag georganiseerd. Vanuit de nood tot een geïntegreerde benadering, kende de Commissie Q & S in de GGZ een beloftevolle start. Het vormt ook de bedoeling om in 2015 de sector een forum te bieden teneinde ervaringen en praktijkvoorbeelden te delen, bezorgdheden te uiten en de samenhang tussen de verschillende initiatieven te bewaken. 6.2. Studiedag VIP²: Making Indicators Work! Op vrijdag 5 december 2014 wordt de studiedag VIP²: Making Indicators Work! georganiseerd door alle partners van het VIP². Het centrale thema van deze studiedag is Het belang van professionaliteit en patiëntgerichtheid in het werken aan kwaliteitsvolle zorg. Pagina 6 van 7
Leslee Thompson, CEO van het Kingston General Hospital (Canada), is de keynote speaker van deze studiedag. Haar centrale thema is Nothing about the patient, without the patient. Tot slot zal minister Vandeurzen zijn visie geven over de verdere verduurzaming van het project. Zowel de presentaties als de filmpjes van deze studiedag zijn te bekijken via (http://icuro.be/themas/quality--safety/studiedag-5-december-2014/presentaties-envideos.html). 6.3. Vergaderkalender Commissie Q & S GGZ De Commissie Q & S GGZ zal samenkomen op 19 maart 2015, 11 juni 2015, 10 september 2015 en 10 december 2015 telkens van 10.00 tot 12.00 uur in de vergaderzalen in de Guimardstraat. Uit een eerste peiling naar tevredenheid en bijsturingswensen voor de Commissie blijkt dat het merendeel van de deelnemers een positieve leerervaring heeft. De vraag naar goede praktijkvoorbeelden uit diverse GGZ-sectoren is wenselijk en wij zullen via de koepels blijvend inspanningen moeten leveren om mensen te mobiliseren. Op de volgende vergadering zoeken wij een creatieve vorm om de leden voor te stellen. De data van de volgende vergaderingen, alsook de goedgekeurde verslagen zijn te consulteren via deze webpagina: http://icuro.be/werkgroepen/commissie-qs-ggz/welkom.html. De voorzitter beëindigt de vergadering om 12.00 uur. De volgende vergadering is gepland op donderdag 19 maart 2015 van 10.00 tot 12.00 uur. Peter Cosemans Verslaggever Patrick Cokelaere Voorzitter Pagina 7 van 7