instructie Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 (CIN02.3/CREBO:50170)
pi.cin02.3.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Systeembeheer (eindterm 7) 5 Taak 2 Gebruiken van Engelse vaktaal (eindterm 10 en 11) 8 Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3
Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 Praktijk
Inleiding Om de geautomatiseerde informatievoorziening effectief te kunnen beheren, moet je inzicht hebben in een groot aantal aspecten van Informatie en Communicatie Technologie (ICT). Zo moet je op de hoogte zijn van: - de nieuwste ICT-ontwikkelingen en de gevolgen hiervan voor de (eind-) gebruiker - de wijze waarop organisaties in hun informatiebehoefte kunnen voorzien - de wijze waarop een informatiesysteem tot stand komt - de wijze waarop de gefaseerde aanpak van een automatiseringssysteem verloopt. Je leert hoe de geautomatiseerde informatievoorziening in het algemeen plaatsvindt en specifiek binnen de organisatie waar je werkt. In uitvoerende zin heb je als taak werkplekconfiguraties, bestanden en gegevens te beheren. Naast beveiligingsaspecten, is ook de bewaking van bestandsgegevens op consistentie en validiteit (duurzaamheid en geldigheid) hierbij een specifiek aandachtspunt. De uitvoering van deze werkzaamheden vereist een passieve kennis -het al lezend of luisterend begrijpen- van Engelse vaktaal en een actieve kennis -het zelf gebruiken in woord en geschrift- van Engelse begrippen en afkortingen. In taak 1 leer je bestanden en gegevens te beheren. In taak 2 leer je de Engelse vaktaal te hanteren. Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 3
Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 4
Taak 1 Systeembeheer Elke organisatie is voor het uitvoeren van haar proces (het ontwikkelen en/of verkopen van producten of diensten) afhankelijk van de beschikbaarheid van informatie. Deze informatie komt vrij na het verwerken van gegevens. De beschikbare gegevens vormen dus de basis van het informatiesysteem. Elke gebruiker moet de voor hem of haar relevante gegevens op de juiste plaats beschikbaar hebben. Het is jouw taak toe te zien op een gestandaardiseerd gebruik. De bestanden moeten gestructureerd worden opgeslagen volgens voorgeschreven procedures. Tenslotte moet je alle beschikbare data bewaken op integriteit, validiteit en (voorkoming van) redundantie. Doel Aan het eind van deze taak kun je: bestanden en gegevens beheren (eindterm 7) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Interpreteer Activiteitenschema s (A-schema s). - Breng gegevensstromen in kaart d.m.v. Data Flow Diagrams (DFD s). - Beheer de harde schijf van de werkplekconfiguratie, controleer de structuur en pas deze zonodig aan de standaard binnen de organisatie aan. - Voer procedures uit ter voorkoming en bestrijding van computervirussen. - Controleer bestandsgegevens op integriteit, volledigheid en validiteit. - Voer procedures uit ter voorkoming van redundantie van gegevens. - Voer back-up- en recovery procedures uit. - Tref beveiligingsmaatregelen ten aanzien van autorisatie. - Streef naar standaardisatie met betrekking tot naamgeving, toets-handelingen en handleidingen/gebruikersinstructies. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Heeft de organisatie een actueel gegevensmodel en zo ja, met welke schematechniek is dit model weergegeven? 2. Zijn er binnen de organisatie richtlijnen die beschrijven waar gegevensbestanden moeten worden opgeslagen en hoe de synchronisatie tussen de verschillende objecten verloopt? Worden deze richtlijnen ook gedisciplineerd opgevolgd? 3. Welke maatregelen heeft de organisatie genomen om gevolgen van computervirussen te voorkomen? 4. Is er binnen de organisatie een overzicht van toegangsstructuren voor alle computergebruikers? 5. Is het informatiesysteem volgens jou voldoende beveiligd? Motiveer je antwoord. 6. Welke maatregelen neemt de organisatie om de consistentie van gegevens te behouden en te bevorderen? Wie is hiervoor verantwoordelijk? 7. Welke maatregelen neemt de organisatie om redundantie van gegevens te voorkomen? Wie is hiervoor verantwoordelijk? Taak 1 Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 5
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider aan als dat nodig is. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Controleer alle werkplekken, die onder jouw beheer zijn, op de aanwezigheid van virussen. Doe verslag van je bevindingen. 2. De gebruikers hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het voorkomen van virusinfecties. Onderzoek of alle gebruikers zich aan de richtlijnen houden. Stel een rapport op. 3. Breng de belangrijkste objecten (klanten, artikelen, personeelsleden e.d.) in kaart en inventariseer per afdeling wie welke objecten gebruikt. 4. Breng alle gegevensstromen en hun onderlinge relatie en afhankelijkheid in kaart. Geef aan welke soorten gegevens door onderstaande applicaties en systemen worden gebruikt: - standaardapplicaties - verkooporder- en factureersysteem - relatiebeheersysteem - financieel-administratief systeem - managementinformatiesysteem Gebruik hierbij eventueel in de organisatie aanwezige activiteitenschema s (A-schema s). Werk de opdracht uit met behulp van Data Flow Diagrams (DFD s). 5. Breng het gebruik van alle ter beschikking staande software in kaart, inclusief de opzet van een versieregistratiesysteem. 6. Ontwerp een nieuwe back-up procedure of analyseer de bestaande procedure om bestandsgegevens periodiek veilig te stellen. Maak zonodig een voorstel voor aanpassing van de aanwezige procedure of voor de aanschaf van nieuwe hardware (tapedrive) of back-up software. 7. Actualiseer zonodig het overzicht waarin de toegangsbeperkingen zijn weergegeven. Voeg nieuwe gebruikers toe en verwijder niet meer aanwezige gebruikers. Zie toe op een periodieke wijziging van wachtwoorden. Pas deze zonodig aan in overleg met je praktijkopleider en met de gebruikers. 8. Tijdens je werkzaamheden ontdek je ongetwijfeld kleinere of grotere onvolkomenheden in de geautomatiseerde gegevensverwerking. Formuleer samen met je praktijkopleider een hanteerbaar deelprobleem. Analyseer vervolgens dit probleem en stel verbeteringen voor. Implementeer het verbetervoorstel na toestemming van je praktijkopleider. Voorbeelden van problemen zijn: - Initiële invoer van nieuwe gegevens is niet volledig. Een aantal gegevens wordt pas later gecompleteerd. Zo wordt bijvoorbeeld bij een nieuwe klant alleen de naam en de woonplaats ingevoerd. Als later de factuur geprint wordt, kan deze niet verstuurd worden omdat het adres en de postcode ontbreken. Dit brengt allerlei extra werkzaamheden en dus tijdverlies met zich mee. Taak 1 Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 6
- Telewerkplekken maken structureel gebruik van verouderde bestanden. De actualisering geschiedt ongestructureerd. Taak 1 Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 7
Taak 2 Gebruiken van Engelse vaktaal Applicaties zijn vaak ontwikkeld in Engelstalige gebieden. Dit heeft als gevolg dat hulpvoorzieningen en handleidingen in het Engels zijn uitgewerkt. Pas in een later stadium komen versies op de markt in de eigen taal. Als beheerder van informatiesystemen moet je de Engelse vaktaal daarom probleemloos kunnen gebruiken. De elektronische snelweg zorgt voor wereldwijde ontsluiting. De voertaal hierbij is Engels. De Engelse terminologie, vaak ook nog eens afgekort, moet tot je actieve woordenschat behoren. In deze taak ga je hier aandacht aan besteden. Doel Aan het eind van deze taak kun je: Engelse manuals hanteren (eindterm 10) Engelse afkortingen en begrippen hanteren op het gebied van internationale elektronische communicatieverbindingen (eindterm 11) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Gebruik Engelstalige handleidingen. - Hanteer veelgebruikte Engelse begrippen en afkortingen. - Vertaal veelgebruikte Engelse begrippen en afkortingen in begrijpelijk en correct Nederlands. - Gebruik (elektronische) vertaalwoordenboeken. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Heeft de organisatie contacten met buitenlandse bedrijven of instellingen (klanten en/of leveranciers) en wat is hierbij de voertaal? 2. Welke Engelstalige applicaties worden er binnen de organisatie gebruikt? 3. Zijn er Engelstalige handleidingen op de werkplek aanwezig? 4. Zijn er voor een of meer Engelstalige applicaties Nederlandstalige gebruikersinstructies gemaakt? Zo nee, schrijf dan een instructie in correct Nederlands (voor bijvoorbeeld één applicatie). 5. Is de organisatie aangesloten op de elektronische snelweg (internet, EDI, e- mail)? Beschrijf de aanwezige voorzieningen en hun functionaliteit. Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider aan als dat nodig is. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Maak een begrippenlijst van veelgebruikte Engelse begrippen en afkortingen en vertaal ze in voor de eindgebruikers begrijpelijk en correct Nederlands. 2. Installeer een Engelstalige versie van een internet-e-mail applicatie met behulp van de Engelstalige installatie-manual. Maak afsluitend een verslag van je ervaringen in correct Nederlands. Taak 2 Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 8
3. Neem tijdens je praktijkperiode actief deel aan Engelstalige internetnieuwsgroepen op het gebied van: - systeembeheer, en/of nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT en/of - specifieke software die ook binnen de organisatie wordt gebruikt. Breng hierover verslag uit aan je praktijkopleider. Taak 2 Geautomatiseerde informatievoorziening - beheer 3 9