WHITEPAPER De evolutie van de salarisadministrateur Van stereotype naar de administrateur 3.0 Voorop in ontwikkeling.
De evolutie van de salarisadministrateur en het onderwijs Door de jaren heen heeft de normale administrateur plaats gemaakt voor een persoon met andere kwaliteiten en capaciteiten. Ook in de onderwijsbranche is deze verandering gaande. Wij nemen je mee in de evolutie van de salarisadministrateur. Ferry Zweerink (Payroll Consultant) geeft zijn visie op de veranderende rol. Daarnaast lichten wij kort onze diensten in het onderwijs toe. 2 3
Inhoudsopgave 06 Salarisadministrateur 1.0, een stoffig imago 08 Salarisadministrateur 2.0, de evolutie 10 Salarisadministrateur 3.0, de toekomst 13 Opzoek naar de administrateur van de toekomst? 16 Quoratio in het onderwijs Op zoek naar het belangrijkste nieuws over administratie? Onze experts, consultants en columnisten houden je op de hoogte van dé trends & ontwikkelingen binnen jouw branche en vakgebied. Ga nu naar quoratio.nl en bekijk onze whitepapers, artikelen, blogs en columns. 4 5
Salarisadministrateur 1.0 Een stoffig imago Sluit je ogen en probeer het volgende beeld voor je te zien: een man, midden vijftig, met een beige corduroy broek, een geblokt overhemd en een donkerrode spencer. Hij zit voorover op zijn stoel. Zijn bril glijdt langzaam naar het puntje van zijn neus. Een touwtje in zijn nek zorgt er voor dat het hulpmiddel niet op zijn bureau valt. Achter op zijn hoofd een plekje waar zijn grijze krullen plaats beginnen te maken voor een klein kaal stukje hoofdhuid. Zijn handen gaan door zijn baard. Hij tuurt naar een beeldscherm. Ik zal je iets op weg helpen: het betreft geen leraar geschiedenis op een willekeurige middelbare school. We gaan verder. TL-balken in het plafond verlichten zijn kantoor op sfeerloze wijze. Achter hem staan grote metalen archiefkasten gevuld met rijen ordners. Schap voor schap. Kast voor kast. Op de hoek van zijn bureau staat een immense calculator roerloos af te wachten. Geen rekenmachine, maar een calculator. Zo eentje met zo n papieren rol er in. Op de andere hoek van het bureau ligt het Handboek Loonheffingen. Niet alleen van het huidige jaar, maar ook van de afgelopen zes jaar. Het stoffige imago Heb je al enig idee? We hebben het over een stereotype salarisadministrateur. Allereerst wil ik bij deze alvast mijn excuses aanbieden aan die mensen die zich mogelijk door bovenstaande beschrijving tegen het zere been getrapt voelen. Veel mensen zullen het geschetste beeld echter feilloos herkennen. En dat is jammer, want het stoffige imago waar de salarisadministrateur jarenlang mee te kampen heeft gehad bestaat intussen al lang niet meer. Mensen die in deze beschrijving de stereotype salarisadministrateur herkennen zijn dan ook vaak mensen die weinig tot niets te maken hebben met een salarisadministratie. Handmatige werkzaamheden Personeels- en salarismutaties worden handmatig ingeklopt. Mutatieformulieren worden met de hand ingevuld, na verwerking voorzien van een stempel en keurig gearchiveerd in ordners. Mutatie na mutatie. Iedere keer opnieuw. E-mails worden geprint. Alles op papier. Stel je namelijk eens voor wat er allemaal met zo n computer zou kunnen gebeuren. Clean desk policy is een vies woord. Af en toe komt er een medewerker langs die een vraag heeft over zijn of haar salaris. Het moment om in zo onbegrijpelijk mogelijke taal te laten zien over hoeveel kennis de salarisadministrateur eigenlijk wel niet beschikt. De kloof tussen medewerker en professional blijft angstvallig groot. Met uitsterven bedreigd Sinds een aantal jaren wordt deze salarisadministrateur 1.0 met uitsterven bedreigt. Gelukkig zit de natuur zo vernuftig in elkaar dat het hier iets op gevonden heeft. 6
Salarisadministrateur 2.0 De evolutie Langzaamaan is de eerder beschreven versie van de salarisadministrateur tot de salarisadministrateur 2.0 geëvolueerd. Handmatige mutaties zijn over het algemeen ingeruild voor volledig geautomatiseerde en gedigitaliseerde processen en e-hrm systemen. ESS/MSS is een veel gebezigde term. Employee Self Service en Manager Self Service. De verantwoordelijkheid verschuift steeds meer naar de medewerker en zijn of haar leidinggevende. HR in de lijn. Workflows. Medewerkers worden gestuurd vanuit het systeem. Voor veel leidinggevenden is de managementinformatie omtrent hun afdeling direct inzichtelijk. Verzuimcijfers, verlof en declaratiebeleid. Met name door leidinggevenden wordt echter nogal eens geroepen dat zij het toegewezen takenpakket als een extra belasting van hun huidige werkzaamheden beschouwen. Over de schutting Er wordt daarbij dikwijls de suggestie gewekt dat een dergelijke verschuiving van verantwoordelijkheden een verlichting van het werk van de salarisadministrateur oplevert. Onbegrip en misverstanden dwalen nogal eens over de gang. Veel salarisgerelateerde aangelegenheden worden zodoende nog steeds met grote regelmaat over de spreekwoordelijke schutting gegooid. In die zin blijven veel salarisadministraties gezien worden als het afvoerputje van de organisatie, waarbij het uitvoerende karakter als belangrijkste speerpunt voorop blijft staan. Ken jij zo iemand? Een kleine nuancering is wellicht op zijn plaats. Dit verhaal kan wellicht op je overkomen als over the top. In dat geval is mijn missie geslaagd. Het geeft in mijn ogen echter een beter beeld van het probleem dat ik graag bij je wil aankaarten. En begrijp mij alsjeblieft niet verkeerd, maar bovengenoemde tendens doet niets af aan de kennis die vaak wel in huis beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld eens aan expertise op het gebied van WAO of WIA. Ken je iemand in je omgeving, salarisadministrateurs uitgezonderd, die exact kan uitleggen wat er gebeurt als je langer dan twee jaar ziek bent? Of denk je wel eens aan de 30%-regeling? Nee toch? Pensioenvraagstukken? Inderdaad. De kennis omtrent dergelijke specifieke salarisonderwerpen is vaak wel in huis. Tussen twee werelden De salarisadministrateur 2.0 is zelfs vaak wel in staat om deze kennis over te brengen op anderen. Medewerkers met vragen durven weer binnen te lopen bij de salarisadministratie. Verdiepen zichzelf ook in de materie en zijn vaak beter op de hoogte van hun rechten en plichten. De rol van deze geëvolueerde soort verschuift steeds meer naar het aanbieden van een vaste, vooropgestelde reeks van adviezen en oplossingen. Toch schommelt de salarisadministrateur 2.0 nog veel tussen twee werelden en zit hij nog volop in de overgang tussen enerzijds handmatig werk en anderzijds automatisering. Optimaal benutten Juist deze spagaat zorgt er in mijn ogen voor dat veel collega s niet in de gelegenheid worden gesteld hun kennis en capaciteit zo maximaal mogelijk te (laten) benutten. Handmatige werkzaamheden blijven een groot deel van de beschikbare tijd in beslag nemen. Er wordt weinig tijd geboden voor eigen initiatieven. Medewerkers willen wel, maar voelen dikwijls dat zij geremd worden in hun ambitie. In de afgelopen jaren ben ik bij verschillende uiteenlopende organisaties gedetacheerd geweest. Ziekenhuizen, onderwijsinstellingen, accountancy, bedrijfsleven, overheid. De eerlijkheid gebiedt mij te zeggen dat er in die jaren weinig organisaties voorbij zijn gekomen, uitzonderingen natuurlijk daar gelaten, waar medewerkers constructief bezig konden zijn met de ontwikkeling en vooruitgang van hun eigen afdeling. Dat terwijl er vaak echt wel wordt gezien waar mogelijke knelpunten op de afdeling ontstaan. Sorry, maar mijn collega die hier over gaat is er volgende week pas weer. Een voorbeeld hiervan is dat bepaalde expertise omtrent een specifiek onderwerp bij slechts één medewerker is belegd. Een ander punt dat geregeld voorbij komt is dat er teveel verantwoordelijkheid bij één persoon ligt. Wat als deze persoon langdurig afwezig is? Is het dan terecht dat medewerkers met specifieke vragen met een kluitje in het riet worden gestuurd met de uitspraak: Sorry, maar mijn collega die hierover gaat is er volgende week pas weer? Mijn inziens niet en zo denken veel vakgenoten er gelukkig ook over. Een dergelijke werkwijze draagt niet optimaal bij aan een professioneel imago van een afdeling. Een afdeling die meer doet dan het uitbetalen van de salarissen en het kennen van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De waan van de dag Daarnaast worden veel salarisadministrateurs geleefd door de waan van de dag. Er wordt vaak van hogerhand opgelegd dat de kwaliteit ten koste mag gaan van de snelheid. Investeren in kwaliteit kost namelijk geld en tijd en binnen veel organisaties zijn deze middelen kostbaar en beperkt. Als we het toch over kwaliteit hebben: wat zijn dan eigenlijk de kwaliteitsnormen op een salarisadministratie? En hoe houd je de reeds bestaande kwaliteit up-to-date? Jarenlang dezelfde fouten Een gebrek aan tijd speelt veel salarisafdelingen parten in hun zoektocht naar vernieuwing, innovatie en verdere professionalisering. Zo komt het nog geregeld voor dat er jarenlang dezelfde fouten worden gemaakt binnen een salarisadministratie. Fouten waarvan bekend is dat er een repeterend karakter in zit. Fouten die bekend zijn, maar die vanwege gebrek aan tijd niet tijdig herkend worden. Een oorzaak hiervoor kan mogelijk liggen in het feit dat er bijvoorbeeld geen of weinig controle op het eigen werk is. Het tegendeel bewijzen Hoeveel afdelingen zijn er wel niet die alle controle in de laatste dagen voor de salarisbetaling proppen? De kans is groot dat er in dat geval een foutje door de controle schiet. Met alle gevolgen van dien. En juist op dat soort momenten is de salarisadministratie weer het afvoerputje van de organisatie, want: Het kan daar ook nooit goed gaan. Vakgenoten die hier tegenaan lopen, balen van dergelijke opmerkingen. Juist daarom zijn veel van hen bereid om die extra stap te zetten. Ze willen in zichzelf investeren ten behoeve van een beter lopende afdeling die wat extra s weet te brengen. Maar hoe? En wie of wat gaat ze daarbij ondersteunen? Wanneer deze salarisadministrateur wil kunnen overleven dan kan hij niet door blijven gaan zoals nu het geval is. Hij zal veranderingen teweeg moeten brengen. Zijn functie anders moeten gaan inkleden. 8 9
Salarisadministrateur 3.0 De toekomst Het wordt tijd voor de salarisadministrateur 3.0 die volledig digitaal werkt. Hij is in steeds mindere mate bezig met uitvoerende werkzaamheden. De salarisadministrateur van nu én van de toekomst kan het best gekenmerkt worden als salarisadviseur. Adviseren gaat namelijk een steeds meer centrale rol spelen in zijn takenpakket. In plaats van een afdeling die alleen maar personeels- en salarismutaties inklopt, groeit de rol van de salarisadministratie steeds meer uit tot die van een adviesorgaan, waarbij specifiek afgestemd wordt op de behoefte van de organisatie of van de klant. Advies dat in eerste instantie met name gericht is op het bieden van oplossingen, maar die anderzijds de organisatie ook kan voorbereiden op en kan meenemen in belangrijke bedrijfsmatige veranderprocessen. Grondige metamorfose Altijd inzicht Het profiel van de vernieuwde salarisadministrateur heeft Naast adviseur is de nieuwe salarisadministrateur een grondige metamorfose doorgemaakt. Hij is steeds ook kennisdrager van informatie. Organisaties willen meer een expert op het terrein van fiscale en sociale wet- en in deze tijd steeds sneller en eenvoudiger beschikken regelgeving, is op de hoogte van spelende veranderingen over data en managementinformatie. Deze behoefte in de markt, en heeft daarnaast een sterke eigen visie op wordt enerzijds gevoed doordat dergelijke informatie de toekomst. Kortom, hij is van steeds grotere toegevoegde tegenwoordig makkelijker beschikbaar is. Anderzijds waarde voor de organisatie waarin hij werkzaam is. leven we tegenwoordig in een tijd die gebouwd is op data. Vierentwintig uur per dag toegang tot de laatste HRinformatie is voor veel organisaties tegenwoordig niet meer Hoge kwaliteit Een afdeling waar de salarisadministrateur 3.0 werkzaam weg te denken. Het is een must geworden. is, staat voor kwaliteit die van hoog niveau is en die gewaarborgd blijft. Hij denkt verder, durft te acteren Transparantie in data buiten de gebruikelijke kaders, en heeft zodoende een Hetzelfde geldt voor transparantie in het werk van meerwaarde voor de organisatie. Voorwaarde voor de salarisadministrateur. Door middel van specifiek een goede ontwikkeling tot salarisadviseur is dat hij voor de klant opgestelde rapportages informeert de volledig ondersteund wordt door een compleet ingericht salarisadministrateur van nu zijn organisatie over salarispakket waarin alle salarisprocessen geautomatiseerd uiteenlopende specifieke vraagstukken. Naast een adviseur zijn. Alleen dan bestaat de ruimte om te groeien, te werken wordt ook steeds meer van hem gevraagd dat hij niet aan ontwikkeling en bij te sturen op bestaande processen. alleen een beheerder is van data, maar ook een verdeler van data. Niet alleen ten aanzien van organisatiegerichte informatie, maar ook ten aanzien van het voorzien in informatie uit de eigen branche en in het kader van specifieke marktontwikkelingen. De salarisadministrateur 3.0 wordt zodoende steeds meer onmisbaar in de veelal ondoorgrondelijke brei van informatie en data. Zijn we er dan? Het antwoord is helder: nee. Om niet alleen van meerwaarde te zijn, maar ook zich ook compleet onmisbaar te maken binnen de organisatie zal de vernieuwde salarisadministrateur moeten beschikken over een sterke dosis communicatievaardigheden. Het blijft van groot belang om met collega s onderling in gesprek te blijven, maar ook met de organisatie. Alleen op die manier is te achterhalen waar verbetering nodig is en waar mogelijke uitdagingen liggen. Kennis ten volste benutten Let wel: bovenstaande wil niet zeggen dat ik van mening ben dat de salarisadministrateur 3.0 meer kennis heeft dan de salarisadministrateur 1.0. Integendeel. Het gaat er in de huidige tijd met name om hoe deze kennis ten volste wordt benut en hoe eenieder optimaal in zijn eigen kracht kan worden gezet. Mensen die zich niet gewaardeerd voelen, hebben minder plezier in hun werk, waardoor ze minder creatief zijn en wellicht minder goed presteren. Zeker voor een afdeling als de salarisadministratie, waarop elke maand weer een grote verantwoordelijkheid rust, kan dit dramatische gevolgen hebben. Het is daarom zaak dat managers inspelen op de ontwikkeling van de salarisadministrateur. De taak van de manager Het faciliteren van tijd en ruimte is van groot om de gewenste resultaten te kunnen bereiken. Praat met je personeel, wees op de hoogte van ambities en competenties. Zorg ervoor dat mensen niet op het zogenaamde eilandje blijven werken, maar samen de mouwen opstropen om te werken aan een professioneler imago waarbij ze adviseur, informatieverdeler en communicatiespecialist zijn. Alleen dan zal een salarisadministratie, waarop wellicht nog een stoffig imago rust, zich weten te ontwikkelen van uitvoerende afdeling tot een verlengstuk van gedigitaliseerde en geautomatiseerde workflows. De salarisadviseur 3.0 helpt je organisatie namelijk, dankzij benutte talenten en kwaliteiten en menselijke emotie, in je zoektocht naar correcte oplossingen en een helder beeld van de toekomst. 10 11
Op zoek naar de administrateur van de toekomst? Wij gaan voor kwaliteit, frisse, vakkundige en gemotiveerde mensen met de juiste competenties, ambitie en motivatie. Onze strenge selectie waarborgt de kwaliteit. Per jaar krijgen we 3.500 cv s binnen. Als het cv het toelaat krijgt een kandidaat een capaciteiten-, drijfveren- en persoonlijkheidstest. Voor degene die slagen volgen nog 2 of 3 sollicitatiegesprekken. Uiteindelijk nemen we per jaar zo n 150 mensen aan, dat is nog geen 5%. Zij hebben allemaal minimaal hbo werk- en denkniveau. Eenmaal aangenomen leiden we mensen op met zelf ontwikkelde en geaccrediteerde opleidingen. Jaarlijks besteden wij meer dan 1 miljoen euro aan opleidingen en trainingen. Dat zijn trainingen voor junioren en continue doorscholing voor onze ervaren mensen. Voor die mensen is geen vraag of uitdaging vervolgens te groot. Diverse profielen We hebben diverse profielen en mensen beschikbaar waardoor we kunnen garanderen dat er een juiste match bij zit voor jouw organisatie. Op verschillende niveau s van starter tot expert. Wat zij gemeen hebben is: - Ze beschikken over een afgeronde en geaccrediteerde opleiding - Ze beschikken over een vakgerichte opleiding (zoals PDL en VPS) - Zij worden naast deze opleiding getraind in advies- en communicatievaardigheden - Zij worden bijgestaan door een groot netwerk van professionals Waarom kiezen voor Quorato: - Gemotiveerde, ambitieuze en enthousiaste professionals - Kennis van o.a. Raet, Afas en HR2day - Direct en flexibel inzetbaar - Specialistische kennis over de onderwijsbranche 13
Quoratio in het onderwijs Binnen het onderwijs staan kennis en ontwikkeling centraal. Daar dragen wij als Quoratio graag aan bij. Door trends als vergrijzing, digitalisering en het insourcen van administratieve processen, staan veel onderwijsinstellingen voor grote uitdagingen. Niet alleen op het gebied van lesgeven, maar ook op het gebied van gegevensadministratie. Er zijn mensen nodig met een ander profiel. Wij zorgen voor mensen met kennis van zaken, die voorop lopen in ontwikkelingen en passen in het onderwijs. De professionals van Quoratio hebben specifieke vakkennis op verschillende administratieve gebieden, zoals HR-, salarisadministratie en financiële administratie binnen het onderwijs. NHTV Breda Interview met: Teun van Beusekom Functie: Hoofd afdeling TNO Case: Behoefte aan extra ondersteuning Afgenomen dienst: Vaste en tijdelijke ondersteuning Toen wij met een capaciteitsprobleem te maken kregen, hadden we de keuze zelf nieuwe mensen aan te nemen en op te leiden of te kiezen voor kennis die er al is. De mensen van Quoratio beschikken over de benodigde kennis en kunnen daardoor snel aan de slag. Je hoeft zelf geen tijd te steken in werving en selectie en bent zeker van kwalitatief goede mensen. Bovendien is de prijs-kwaliteit verhouding goed. Het NHTV in Breda is een hogeschool, gespecialiseerd in opleidingen op het gebied van onder andere toerisme, hotel- en facilitymanagement, leisuremanagement en media. Teun van Beusekom is hoofd van de HRMafdeling en heeft goede ervaringen met consultants van Quoratio binnen zijn afdeling. De professionals van Quoratio die bij ons aan het werk zijn, hebben een goede mix tussen kennis en enthousiasme. Dit is voor ons een belangrijke combinatie. Quoratio zorgt voor professionals van hoge kwaliteit, zonder dat je tijd hoeft te steken in werving en selectie. De salarisadministrateurs van Quoratio zijn in staat om het gehele proces te overzien en daardoor verder te kijken dan alleen hun eigen functie. Dit helpt ze om vooruit te denken en te anticiperen wanneer dit nodig is. We zijn zo tevreden over de mensen van Quoratio dat we er één hebben aangenomen voor een leidinggevende functie die bij ons vrij kwam. 14
Consultancy en detachering binnen het onderwijs Quoratio biedt consultancy en detachering binnen verschillende branches, waaronder het onderwijs. Is er een functie vrijgekomen binnen de organisatie die snel ingevuld moet worden? Of ben je op zoek naar een tijdelijke opvulling voor een functie? Quoratio staat bekend om het leveren van talentvolle en ambitieuze professionals die ervoor zorgen dat de continuïteit niet in gevaar komt. Onze professionals beschikken over vakkennis op het gebied van salarisverwerking, financiële administratie, functioneel beheer en ehrm & HRA. ehrm & HRA Digitalisering van HR-taken kan een enorme bijdrage leveren aan de efficiëntie van een organisatie. Ben jij op zoek naar HR-specialisten met affiniteit voor software en cijfers? Quoratio levert experts op het gebied van onder andere Raet, AFAS en HR2day. Zij beschikken over de analytische en communicatieve vaardigheden die nodig zijn om de organisatie vooruit te helpen. Financiële administratie Meer grip op de financiën binnen jouw onderwijsinstelling? Hiermee kan op de lange termijn veel tijd en geld worden bespaard. Of je nu op zoek bent naar iemand die de processen digitaliseert, automatiseert of zorgt voor continuïteit, wij helpen je met het vinden van de beste kandidaat. Zo kunnen onze professionals werkzaamheden doen als crediteurenadministratie of controlewerkzaamheden. Planning & control Onze professionals ondersteunen je graag in planning en control. Dit kan op tijdelijke of vaste basis. Daarnaast bieden wij maatwerk seminars en workshops aan om jouw personeel op te leiden tot specialisten. Zo behoud je altijd controle over jouw financiën. Salarisadministratie Salarisadministratie binnen het onderwijs biedt vele uitdagingen. De hoge werkdruk en wisselende personeelsbestanden binnen de branche maken het bepaald niet makkelijk om alle salarissen en bijbehorende administratie vlekkeloos te verwerken. Onze junior, medior en senior consultants hebben ervaring binnen verschillende organisaties en beschikken over voldoende kennis om direct aan de slag te gaan. We kunnen jouw organisatie op verschillende manieren ondersteunen. Onze specialisten hebben voldoende vakkennis en ervaring met de softwarepakketten en de cao s die binnen het onderwijs van toepassing zijn. Zo wordt jouw personeel altijd op tijd uitbetaald. Procesoptimalisatie Bij de implementatie van nieuwe software of het optimaliseren van processen binnen een onderwijsinstelling is het belangrijk dat de processen zorgvuldig worden vastgelegd. Het kan dan handig zijn om iemand van buitenaf met een helikopterview naar de processen te laten kijken. Functioneel beheer Steeds meer onderwijsinstellingen investeren in het implementeren van nieuwe software, om zo de informatiestroom binnen de organisatie te versoepelen. En dat gaat niet altijd even makkelijk. De professionals van Quoratio zijn gespecialiseerd in functioneel beheer en payroll binnen het onderwijs. Zij vullen vrijgekomen functies moeiteloos in of helpen bij de implementatie van software. Zo kunnen jouw systemen en processen geoptimaliseerd worden, zonder dat dit ten koste gaat van de groei van leerlingen of studenten. 16 17
Ideale mix van advies, detachering en outsourcing Quoratio heeft alle kennis en ervaring in huis om een totaaloplossing te bieden voor administratieve vraagstukken en uitdagingen. Wij bieden de ideale mix van advies, detachering, werving & selectie en outsourcing. Dat doen we door de beste mensen te zoeken, vinden en op te leiden. Onze junior consultants en tot door de wol geverfde experts staan klaar voor het verwerken, beheren, optimaliseren en uitbesteden van administratie. Op locatie of op afstand en met alle softwarepakketten. Wij zijn de partner voor HR & salaris- en financiële administratie en begeleiden organisaties in de omslag van mankracht naar denk- en daadkracht. Met meer dan 220 professionals staan wij klaar om organisaties verder te helpen. Net zoals we dat nu al doen voor onder andere de NHTV Breda, Hogeschool Leiden, MBO Amersfoort, Stichting Lucas Onderwijs en Tilburg University. Quoratio, ambitie in administratie 18
Ambitie in administratie. Quoratio gelooft in continue ontwikkeling als basis voor groei. Dat geldt voor onze mensen, onze klanten en ons vakgebied. Administratie is de ruggengraat van iedere organisatie. Wij zijn er van overtuigd dat organisaties die hun administratie op orde hebben, zich kunnen focussen op verbetering en groei. Bel 030-604 76 99 of mail info@quoratio.nl voor meer informatie.