Organisatie van advies en inspraak van het lokaal cultuurbeleid 2013-2018 1. DOELSTELLING : ADVIES EN INSPRAAK BIJ HET LOKAAL CULTUURBELEID 1.1. Met het oog op de voorbereiding en de evaluatie van het lokaal cultuurbeleid organiseert de gemeenteraad inspraak en participatie met alle lokale belanghebbenden. De stad toont aan dat ze de lokale belanghebbenden heeft betrokken bij de opmaak van de strategische meerjarenplanning 2014-2019. (artikel 52 van het decreet van 6 juli 2012 met betrekking tot het adviesorgaan voor cultuur.) 1.2. De stad moet de volgende culturele actoren bij de organisatie van inspraak en participatie betrekken: (artikel 53 van het decreet van 6 juli 2012 met betrekking tot het adviesorgaan voor cultuur.) 1 Alle culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die het Nederlandstalige culturele leven bevorderen, die werken met vrijwilligers of met professionele beroepskrachten en die een werking ontplooien op het grondgebied van Aalst; 2 Deskundigen op het vlak van cultuur die het Nederlandstalige culturele leven bevorderen en die in de stad wonen en kunnen aantonen dat ze; - professioneel werkzaam zijn of werkzaam zijn geweest in de culturele sector of er voldoende relevante ervaring kunnen aantonen en - een ruime kijk op cultuur hebben en - bereid zijn om zich te engageren in een sectorale deelraad 1.3. De nieuwe samenstelling van het adviesorgaan voor cultuur dient te gebeuren binnen de zes maanden na elke installatie van de nieuwe gemeenteraad. Het nieuwe stadsbestuur zal evenwel alles in het werk stellen om de installatie van een nieuw adviesorgaan voor cultuur te organiseren binnen de vier maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad, omdat : - de snelle installatie van het nieuw adviesorgaan voor cultuur de continuïteit van de werking en de vlotte overgang van het cultuurbeleid waarborgt. - de mandaten van de vorige cultuurraad blijven voortduren tot aan de installatie van het adviesorgaan voor cultuur, en het daarom aangewezen is om deze periode zo kort mogelijk te houden. 1.4. De stad Aalst opteert ervoor om de genoemde actoren te betrekken in het cultuurbeleid met de oprichting van 5 sectorale deelraden (vrije tijd, kunsten, socio-cultureel werk, erfgoed en toerisme), met adviserende bevoegdheid over hun sectorale materie voor het hele grondgebied van de stad en een cultuurkoepel met een adviserende bevoegdheid over de grote lijnen van het stedelijk cultuurbeleid. 1.5. De stad Aalst informeert de verenigingen en organisaties over de samenstelling en werking van de adviesraden, zodat zij een enthousiaste en gemotiveerde vertegenwoordiger kunnen afvaardigen. 1.6. Advies op initiatief van de stad In het kader van de voorbereiding en evaluatie van het stedelijk cultuurbeleid, vraagt de stad (college van burgemeester en schepenen en/of voorzitter van de gemeenteraad) het advies aan de adviesorganen over alle culturele aangelegenheden, bedoeld in artikel 4 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen (art. 58) : - taal, letteren en cultuurspreiding deelraad kunsten - wetenschapsbeleid deelraad sociaal cultureel werk - cultureel erfgoedbeleid deelraad erfgoed - kunstenbeleid deelraad kunsten - cultuurbewaring deelraad erfgoed - bibliotheekbeleid beheercommissie van de bibliotheek - lokale en nieuwe media deelraad kunsten - vormings- en educatiebeleid deelraad sociaal cultureel werk - vrijetijdsbeleid deelraad vrije tijd - toerisme deelraad toerisme 1.7. De gemeente moet geen advies vragen over de opmaak van het stedelijk budget. Er dient wel een advies verleend te worden inzake de opmaak van de strategische meerjarenplanning voor wat betreft de culturele materies.
Omgekeerd kunnen de adviesorganen op eigen initiatief wel hun advies geven over het stedelijk budget inzake cultuur. 1.8. Advies op initiatief van de actoren De cultuurkoepel enerzijds en de sectorale deelraden anderzijds kunnen op eigen initiatief advies uitbrengen over alle aangelegenheden waarvan zij vinden dat er culturele belangen in het geding zijn of die de cultuurbeleving in de stad ten goede komen. 1.9. De cultuurbeleidscoördinator of een door het college van burgemeester en schepenen aangeduide medewerker woont alle vergaderingen bij. 1.10. De daartoe door het college van burgemeester en schepenen aangeduide administratieve diensten van de stad fungeren als administratief centrum voor de verdere administratieve afhandeling en verzending en plaats van het centraal archief. 1.11. De adviesorganen staan buiten elke politiek als dusdanig. Politieke mandatarissen kunnen geen deel uitmaken van de gemeentelijke adviesorganen voor cultuur. Personeelsleden van de stedelijke en culturele instellingen kunnen ook niet verkozen worden tot voorzitter of ondervoorzitter van de adviesorganen. 1.12. De stad (college en/of gemeenteraad) zal bij het nemen van beslissingen eventuele afwijkingen op de uitgebrachte adviezen motiveren. 1.13. Structuur : SECTORALE DEELRADEN <> vrijetijdsmateries <> kunstenmateries <> socio-cultureel werk <> erfgoedmateries <> toerismemateries <> COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN VIA SCHEPEN VAN CULTUUR AAN AGENDA VIA SCHEPEN VAN CULTUUR AAN AGENDA VIA SCHEPEN VAN CULTUUR AAN AGENDA VIA SCHEPEN VAN ERFGOED AAN AGENDA VIA SCHEPEN VAN TOERISME AAN AGENDA CULTUURKOEPEL <> CULTUURKOEPEL <> CULTUURKOEPEL <> VIA CULTUURSCHEPENEN AAN AGENDA VIA CULTUURSCHEPENEN AAN AGENDA VIA CULTUURSCHEPENEN AAN AGENDA i.v.m. i.v.m. i.v.m. GROTE LIJNEN STEDELIJK CULTUURBELEID JAARLIJKS SUBSIDIEDOSSIER NIEUWE OF AANPASSINGEN REGLEMENTEN 2. ORGANEN 2.1. Sectorale deelraden 2.1.1. Bevoegdheden 2.1.1.1. De 5 sectorale deelraden worden betrokken in het cultuurbeleid en hebben een adviserende bevoegdheid over hun sectorale materie voor het ganse grondgebied van de stad. 2.1.1.2. De sectorale deelraden nemen initiatieven om de werking van hun sector te stimuleren en om deze dichter bij de bevolking te brengen. 2.1.1.3. De sectorale deelraden formuleren de adviezen (op eigen initiatief of op vraag vanuit de cultuurkoepel of op vraag van de stad) die betrekking hebben op hun sector en richten deze
voor verder gevolg aan hun respectievelijke schepen om aan de agenda van het college van burgemeester en schepenen te plaatsen. 2.1.2. Samenstelling 2.1.2.1. Elke vereniging of organisatie of een deskundige die tot de adviesorganen wenst toe te treden, vult daartoe een aanvraagformulier in, waarbij zij zelf aangeeft tot welke van de 5 sectorale deelraden ze wenst te behoren. 2.1.2.2. In functie van de doelstellingen en de activiteiten van een vereniging of organisatie kan de cultuurkoepel de voorgestelde samenstelling van de sectorale deelraden controleren en eventueel corrigeren, op elk ogenblik in de loop van haar bestaan. 2.1.3. Mandaten 2.1.3.1. Op de installatievergadering van de 5 sectorale deelraden wordt door de leden en bij geheime stemming een voorzitter en een ondervoorzitter verkozen uit de kandidaten. Deze verkozen leden verzekeren de continuïteit van de werking van de deelraad. 2.1.3.2. Het secretariaat wordt waargenomen door een door het college van burgemeester en schepenen aangewezen ambtenaar. Deze ambtenaar woont de vergaderingen bij en maakt het verslag op. Tevens verzorgt hij de communicatie tussen zijn sectorale deelraad en de cultuurkoepel. Hij houdt ook een lijst van de leden van zijn sectorale deelraad. 2.1.3.3. De duur van de mandaten bedraagt normaal 6 jaar en loopt tot de sectorale deelraden opnieuw samengesteld worden door de nieuwe gemeenteraad, uiterlijk binnen de zes maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad. Men kan maar twee maal na mekaar gekozen worden tot voorzitter en/of ondervoorzitter. 2.1.3.4. De voorzitter en de ondervoorzitter zetelen namens hun sectorale deelraad in de cultuurkoepel. Indien één van beiden zich niet kunnen engageren om de cultuurkoepel regelmatig bij te wonen, kunnen zij zich hiervoor permanent laten vervangen mits een geheime stemming binnen hun sectorale deelraad. 2.1.3.5. De bepalingen onder 2.1.4. in acht genomen, staan de voorzitters en ondervoorzitters van de sectorale deelraden in samenspraak met de leden van hun sectorale deelraad zelf in voor de goede werking van hun sectorale deelraad. 2.1.3.6. Aan het mandaat van een lid van de sectorale deelraad komt een einde door : 1 ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd. 2 ontslag uit de sectorale deelraad 3 aanvaarden van een politiek mandaat 4 als culturele vereniging of organisatie geen werking meer te ontplooien op het grondgebied van Aalst. 5 overlijden In voorkomend geval kan de vereniging of organisatie een nieuwe afgevaardigde aanduiden. Indien het een bestuurslid betreft, voorziet de sectorale deelraad op de eerstvolgende vergadering in vervanging door het organiseren van een nieuwe verkiezing. 2.1.4. Werking 2.1.4.1. Voorzitter, ondervoorzitter en secretaris hebben als taak om regelmatig (bij voorkeur maandelijks, behoudens juli en augustus) de vergadering bijeen te roepen, de agenda te bepalen en het verslag op te stellen. 2.1.4.2. De vergaderingen zijn niet openbaar. In principe is enkel de aanwezigheid van de leden van de betreffende deelraad toegelaten. Het is mogelijk om derden uit te nodigen, doch deze zullen de vergadering slechts bijwonen voor de duur van de bespreking van het agendapunt dat op hen betrekking heeft. Zij hebben bovendien geen stemrecht. 2.1.4.3. Elk lid van een sectorale deelraad kan agendapunten voor de vergaderingen aanbrengen.
2.1.4.4. Verslag van de vergadering wordt overgemaakt aan de leden van de cultuurkoepel, aan de leden van het college van burgemeester en schepenen, aan de voorzitter van de gemeenteraad alsook aan de cultuurbeleidscoördinator. 2.1.4.5. De voorzitter leidt de vergaderingen van de sectorale deelraad. De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens eventuele onbeschikbaarheid en neemt terzelfdertijd diens verantwoordelijkheden over. 2.1.4.6. Adviezen worden steeds schriftelijk opgesteld, en voor zover nodig gemotiveerd. 2.2. De cultuurkoepel 2.2.1. Bevoegdheden 2.2.1.1. De cultuurkoepel heeft een adviserende bevoegdheid over 2.2.1.1.1. de grote lijnen van het gemeentelijk cultuurbeleid, 2.2.1.1.2. de subsidiedossiers en 2.2.1.1.3. de eventuele aanpassing/vernieuwing van gemeenteraadsreglementen aangaande het adviesorgaan voor cultuur. 2.2.1.2. De cultuurkoepel coördineert de werkingen en de 5 sectorale deelraden zowel intern als extern. 2.2.1.3. De cultuurkoepel neemt initiatieven om de werking van de culturele sector of een segment ervan te stimuleren of om deze dichter bij de bevolking te brengen. 2.2.1.4. Op elk ogenblik in de loop van haar bestaan heeft de cultuurkoepel de bevoegdheid om de voorgestelde samenstelling van de sectorale deelraden te controleren en eventueel te corrigeren, in functie van de doelstellingen en de activiteiten van de vereniging of organisatie. De beslissing om een vereniging of organisatie te verschuiven naar een andere sectorale deelraad wordt genomen in overleg met de betreffende vereniging of organisatie, op de betreffende vergadering van de cultuurkoepel. 2.2.1.5. Advies op vraag van de stad: Ingeval er door de stad een advies wordt gevraagd richt het college van burgemeester en schepenen en/of de voorzitter van de gemeenteraad de adviesaanvraag tot de cultuurkoepel en de adviserende sectorale deelraad. De andere sectorale deelraden worden op de hoogte gesteld van de adviesaanvragen. 2.2.1.6. Advies op initiatief van de sectorale deelraden: Adviezen die geformuleerd worden door de sectorale deelraden worden binnen de 2 weken overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen en indien het advies een raadsbesluit betreft ook aan de voorzitter van de gemeenteraad. Deze adviezen worden ook overgemaakt ter informatie aan de cultuurkoepel. 2.2.1.7. Advies op initiatief van de cultuurkoepel De cultuurkoepel kan ook op eigen initiatief advies uitbrengen over alle aangelegenheden waarvan zij vindt dat er culturele belangen in het geding zijn of die de cultuurbeleving in de stad ten goede komen. 2.2.1.8. De cultuurkoepel werkt coördinerend en niet bevoogdend. 2.2.2. Samenstelling 2.2.2.1 De cultuurkoepel is samengesteld uit de verkozen voorzitters en ondervoorzitters van de sectorale deelraden. Indien één van beiden zich niet kunnen engageren om de cultuurkoepel regelmatig bij te wonen kunnen zij zich hiervoor permanent laten vervangen op basis van een geheime stemming binnen hun sectorale deelraad.
2.2.3. Mandaten 2.2.3.1. Op de installatievergadering van de cultuurkoepel wordt door de stemgerechtigde leden en bij geheime stemming een voorzitter en ondervoorzitter verkozen uit de kandidaten. Zij worden gekozen op basis van hun kennis van en vertrouwdheid met de sector. De voorzitter heeft de nodige autoriteit en stelt zich objectief op. 2.2.3.2. Het secretariaat wordt waargenomen door de cultuurbeleidscoördinator of een andere ambtenaar. Deze ambtenaar woont de vergaderingen bij en maakt het verslag op. Tevens verzorgt hij de communicatie tussen de sectorale deelraden en de cultuurkoepel. 2.2.3.3. De duur van de mandaten bedraagt normaal 6 jaar en loopt tot de cultuurkoepel opnieuw samengesteld wordt, uiterlijk binnen de zes maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad. Men kan maar twee maal na mekaar gekozen worden tot voorzitter en/of ondervoorzitter. 2.2.3.4. De bepalingen onder 2.2.4. in acht genomen, staan de voorzitter, ondervoorzitter en cultuurbeleidscoördinator/ambtenaar in samenspraak met de overige leden zelf in voor de goede werking van de cultuurkoepel. Daarbij is het perfect mogelijk dat tussen de sectorale deelraden en/of de cultuurkoepel aparte ad hoc werkgroepen of samenwerkingen worden opgestart voor de invulling van bijzondere projecten. 2.2.3.5. Aan het mandaat van een lid van de cultuurkoepel komt een einde door: 1 ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd 2 ontslag uit de cultuurkoepel of de sectorale deelraad 3 aanvaarden van een politiek mandaat 4 als de culturele vereniging of organisatie geen werking meer ontplooid op het grondgebied van Aalst. 5 overlijden In voorkomend geval kan de vereniging of organisatie een nieuwe afgevaardigde aanduiden. Indien het een stemgerechtigd lid van de cultuurraad betreft, dan wordt diens mandaat automatisch ingevuld zodra de sectorale deelraad een nieuw bestuurslid verkiest. Indien het voorzitter of ondervoorzitter betreft, dan wordt een nieuwe verkiezing georganiseerd zodra een nieuw bestuurslid werd aangeduid door de sectorale deelraad. 2.2.4. Werking 2.2.4.1. Voorzitter, ondervoorzitter en cultuurbeleidscoördinator hebben als taak om minstens om de drie maanden de vergadering bijeen te roepen, de agenda te bepalen en het verslag op te stellen. 2.2.4.2. De vergaderingen zijn niet openbaar. In principe is enkel de aanwezigheid van de leden van de cultuurkoepel toegelaten. Het is mogelijk om derden uit te nodigen, doch deze zullen de vergadering slechts bijwonen voor de duur van de bespreking van het agendapunt dat op hen betrekking heeft. Zij hebben bovendien geen stemrecht. 2.2.4.3. Elk lid van de cultuurkoepel kan agendapunten voor de vergaderingen aanbrengen. 2.2.4.4. De adviezen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen en mits de helft van de leden van de cultuurkoepel aanwezig is. Er wordt evenwel gestreefd naar unanimiteit. De adviezen worden collegiaal uitgevoerd en gecommuniceerd. 2.2.4.5. Indien door afwezigheid van de stemgerechtigde leden een sectorale deelraad niet vertegenwoordigd was, worden de adviezen van de cultuurkoepel opgeschort en in ontwerp onverwijld overgemaakt per email. Binnen de week kunnen dan nog eventuele bemerkingen geformuleerd worden. Na deze periode wordt het (eventueel aangepaste) advies definitief, en wordt het gecommuniceerd. 2.2.4.6. Ingeval dringend advies van de cultuurkoepel gewenst/noodzakelijk is (hetzij op vraag van het college van burgemeester en schepenen en/of de voorzitter van de gemeenteraad, hetzij op
vraag van de sectorale deelraden), dan kunnen de leden van de cultuurkoepel een standpunt formuleren door onderling overleg te plegen via email. 2.2.4.7. Verslag van de vergadering wordt overgemaakt aan de stemgerechtigde leden van de cultuurkoepel, alsook aan de respectievelijke secretarissen van de adviesorganen. 2.2.4.8. De voorzitter leidt de vergaderingen van de cultuurkoepel. De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens eventuele onbeschikbaarheid en neemt terzelfdertijd diens verantwoordelijkheden over. 2.2.4.9. Adviezen worden steeds schriftelijk opgesteld, en voor zover nodig gemotiveerd.