Portefeuillehouder Datum raadsvergadering A.J. Gerritsen 25 september 2014 Datum voorstel 15 juli 2014 Agendapunt Onderwerp Publicatie van gemeentelijke kennisgevingen De raad wordt voorgesteld te besluiten: 1. de bijgaande 'Verordening op de elektronische kennisgevingen De Bilt 2014' vast te stellen; 2. in te stemmen met het aanmerken van het huis-aan-huisblad dat overeenkomstig aanbesteding is aangewezen voor het plaatsen van de gemeenteberichten, als publicatiemedium voor kennisgevingen ingeval elektronische kennisgeving vanwege technische storing onmogelijk is. Inleiding Op grond van de Wet Elektronische Bekendmakingen zijn gemeenten sinds 1 januari 2014 verplicht om algemeen verbindende voorschriften, zoals verordeningen, elektronisch bekend te maken. Deze bekendmaking moet plaatsvinden in een elektronisch gemeenteblad. Ons college voldoet aan deze wettelijke verplichting door publicatie in de Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Overheidspublicaties (hierna: GVOP). Naast algemeen verbindende voorschriften, maakt de gemeente tal van andere besluiten bekend, zoals aanvragen en vergunningen. Voor het publiceren van dergelijke besluiten kan eveneens het elektronisch gemeenteblad worden gebruikt maar dat is (nog) niet verplicht. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is in overleg met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten om ook deze elektronische kennisgeving op termijn verplicht te stellen. Tot die tijd kan van deze besluiten en andere mededelingen slechts elektronisch worden kennis gegeven als de gemeenteraad daartoe een verordening heeft vastgesteld. De elektronische wijze van kennis geven van zowel de algemeen verbindende voorschriften als de andere besluiten heeft de voorkeur omdat dan ook de kennisgevingen van besluiten raadpleegbaar blijven en inwoners zich kunnen abonneren op een elektronische attendering. Ook kan met het afbouwen van de kennisgeving in een huis-aan-huisblad een besparing worden gerealiseerd. Beoogd effect Het realiseren van een meer transparante besluitvorming voor inwoners en overige belanghebbenden. Argumenten 1.1 Vanaf 1 januari 2014 geeft de gemeente een elektronisch gemeenteblad uit. Eind juli 2012 is de Wet elektronische bekendmakingen gewijzigd (stb. 2012, 331). De wijziging betekent dat decentrale overheden vanaf 1 januari 2014 hun regelgeving elektronisch moeten publiceren. Daarnaast geldt voor de publicatie van verkeersbesluiten dat vanaf 1 januari 2013 de publicatie elektronisch moet plaatsvinden in de Staatscourant en niet langer meer in de plaatselijke huis-aan-huisbladen. Een gelijke verplichting geldt overigens al langer voor de publicatie van bestemmingsplannen. Met deze wettelijk verplichte elektronische bekendmaking is de verplichting om in papieren vorm kennis te geven van deze besluiten komen te vervallen. Vanuit een oogpunt van eenduidige communicatie is het wenselijk om ook voor andere kennisgevingen, zoals van aanvragen om omgevingsvergunning, van de terinzagelegging van ontwerpvergunningen, van verleende vergunningen, van agenda s en besluitenlijsten van college en gemeenteraad en van beleidsregels, nog enkel het elektronisch gemeenteblad als medium te benutten. Op basis van rechtspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak, is dat echter slechts mogelijk wanneer een gemeentelijke verordening in die mogelijkheid voorziet. 1
1.2 Het besluit tot enkel elektronisch bekendmaken is in lijn met de landelijke trend. Sinds de inwerkingtreding van de Wet elektronische bekendmakingen in juli 2009 doen de Rijksoverheid en decentrale overheden steeds meer officiële bekendmakingen nog slechts digitaal. Het verdwijnen van de papieren versie van het Staatsblad in 2009 en de wettelijke verplichting per 1 januari 2014 om regelgeving in een elektronisch gemeenteblad bekend te maken, geven uitdrukking aan die trend. Dat is in lijn met de wens van het Rijk dat de overheid met ingang van 2017 bij voorkeur digitaal met de burger communiceert. Een groot aantal decentrale overheden (bijvoorbeeld alle waterschappen en 50 gemeenten) grijpt de komst van de GVOP daarom aan om hun officiële bekendmakingen nog slechts digitaal te publiceren. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten adviseert bij haar ledenbrief van 27 november 2013 daartoe te voorzien in een Verordening elektronische kennisgevingen, waarvan een model is opgesteld. De nu ter vaststelling voorliggende regeling komt overeen met het model. Overigens zullen wij vanzelfsprekend voorzieningen treffen voor de minder digitaal vaardige inwoners. 1.3 Met het elektronisch kennis geven van besluiten neemt de transparantie en toegankelijkheid van onze besluitvorming toe. De elektronische publicaties zijn en blijven op elk gewenst moment snel, gemakkelijk en kosteloos te raadplegen. Met het gebruik van de GVOP kan de burger ervan uitgaan dat de informatie betrouwbaar, actueel en toegankelijk is. Bovendien kunnen belangstellenden zich aanmelden voor een emailattendering van specifieke kennisgevingen. 1.4 Er komt een overgangstermijn voor de kennisgevingen in de Biltbuis. Wij hebben voor de publicatie van de Biltbuis een contract met de Biltse Courant dat sinds 1 juni 2014 stilzwijgend van maand tot maand wordt verlengd. Omdat in het contract is geen verplichting is opgenomen voor publicatie van de gemeentelijke kennisgevingen, bestaat gelegenheid om de inwoners te laten wennen aan de andere wijze van bekendmaken. De redactionele artikelen blijven wij publiceren via de Biltbuis. Wij zullen in de Biltbuis gedurende een aantal maanden een verwijzing opnemen naar de elektronische bekendmakingen. Daarnaast zullen wij door middel van zogenoemde 'teasers' (boodschappen die geen informatie bevat, maar bedoeld is om de nieuwsgierigheid te wekken) opnemen om aandacht te vragen voor nieuwe regelgeving, beleid en bijvoorbeeld bestemmingsplannen. 2.1 De informatievoorziening blijft ook in noodsituaties gewaarborgd. Ondanks dat het systeem van GVOP landelijk wordt ingevoerd, kunnen zich technische omstandigheden voordoen waarbij het systeem niet beschikbaar is. Met het besluit om in zodanig geval de kennisgeving via een huis-aan-huisblad te laten verlopen kan de voortgang van de rechtmatige besluitvorming worden gewaarborgd. Het voorgestelde beslispunt legt verband met de aanbesteding, aangezien het publicatiemedium dat de publicatie van de gemeenteberichten verzorgt, daarvan afhankelijk is. Kanttekeningen en alternatieven 1.1 Alternatief: Voortzetten papieren kennisgeving naast elektronische kennisgeving. Het voortzetten van papieren kennisgevingen in de Biltbuis leidt tot een kostenoverschrijding van 10.000. Dat zijn de kosten die zijn gemoeid met de verplichte aansluiting voor de uitgifte van het elektronisch gemeenteblad. 2
Tegenover de extra kosten staat dan niet langer de kostenbesparing in verband met het afbouwen van de publicatie van kennisgevingen in een huis-aan-huisblad. Aangezien wij nadrukkelijk zorg dragen voor de informatievoorziening aan digitaal minder vaardige inwoners, is de gelijktijdige en integrale publicatie van kennisgevingen via een huisaan-huisblad minder aangewezen. Aanpak/ Uitvoering Na uw besluit overeenkomstig dit voorstel, zullen wij de verordening bekendmaken via het elektronisch gemeenteblad, De Biltbuis en de website. Ook wordt de gewijzigde verordening opgenomen in het via onze website toegankelijke gemeentelijke regelingenbestand. De verordening treedt in werking op de achtste dag na de bekendmaking ervan. In het vervolg zullen wij al onze kennisgevingen publiceren via de GVOP. Tegelijk zullen wij de kennisgevingen nog enige maanden publiceren via de Biltbuis in het huisaan-huisblad. Communicatie Wij zullen de inwoners zorgvuldig begeleiden naar het raadplegen van onze publicaties in het elektronische systeem. Ook zullen wij de inwoners nadrukkelijk wijzen op de mogelijkheid om zich aan te melden bij het nieuwe systeem. Verder blijven wij de inwoners via de Biltbuis verwijzen naar de elektronische publicatie van de kennisgevingen en verzorgen wij voor de digitaal minder vaardige inwoners de terinzagelegging van een papieren versie van de kennisgevingen. Naast de kennisgevingen, blijven wij via redactionele artikelen in de rubriek Biltbuis in een huisaan-huisblad en via de gemeentelijke website actief communiceren met de inwoners. Evaluatie Wij monitoren aan de hand van klachten, meldingen en bezwaarschriften, in hoeverre onze besluiten de meest betrokkenen bereiken. Kosten, baten en dekking De uitsluitende kennisgeving in het elektronisch gemeenteblad kan vanaf 2015 kostenneutraal plaatsvinden, aangezien tegenover de extra licentiekosten van 10.000 voor de GVOP, de kosten voor papieren bekendmaking in een huis-aan-huisblad komen te vervallen. De licentiekosten voor het lopende jaar 2014 brengen wij ten laste van de post Onvoorzien. Burgemeester en wethouders van de gemeente De Bilt, de secretaris, de burgemeester, F.G. Wietses A.J. Gerritsen 3
Onderwerp: Publicatie van gemeentelijke kennisgevingen Bijlagen bij het raadsvoorstel Meegezonden bijlagen Stukken ter inzage Geheime stukken ter inzage (conform art. 25 Gemeentewet) Contactambtenaar: de heer C.J.A. van Leeuwen, T (030) 228 95 12, E LeeuwenK@DeBilt.NL 4
Besluit van de raad De raad van de gemeente De Bilt; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 15 juli 2014, met het onderwerp Publicatie van gemeentelijke kennisgevingen; overwegende dat gelet op BESLUIT: het noodzakelijk is om regels te stellen voor de elektronische kennisgeving van (ontwerp)besluiten en beleidsvoornemens van de gemeentelijke bestuursorganen; het bepaalde in de artikelen 2:14 en 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht en in artikel 149 van de Gemeentewet; vast te stellen de navolgende: VERORDENING OP DE ELEKTRONISCHE KENNISGEVING DE BILT 2014 Artikel 1. Elektronische kennisgeving 1. Het is mogelijk berichten van het gemeentebestuur die niet tot een of meer geadresseerden zijn gericht, uitsluitend elektronisch te verzenden, tenzij een wettelijk voorschrift zich daartegen verzet. De verzending geschiedt door plaatsing in het elektronisch gemeenteblad. 2. Het elektronisch gemeenteblad is te vinden op: [https://zoek.officielebekendmakingen.nl/ OF http://www.debilt.nl/]. 3. Onder berichten worden in elk geval verstaan kennisgevingen van ontwerpbesluiten, besluiten, aanvragen, meldingen, beleidsregels en besluiten van algemene strekking. Artikel 2. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de elektronische kennisgeving De Bilt 2014. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 25 september 2014, de raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, drs. T.B.W.M. van der Torre A.J. Gerritsen