KRINGEN 2 Module 5: Afdelingen binnen een organisatie Dia 1 Offisco sloot een boekjaar af waaruit bleek dat ze naar een dubbele boekhouding moesten gaan. Dit is niet de enige manier waaraan we merken dat het niet om een zeer kleine onderneming gaat. Onze groothandel in kantoor- en vergaderbenodigdheden is geen éénmanszaak. Neen, er werken verschillende mensen op de vijf afdelingen waar onze zaakvoerder voor koos. We bouwen het economisch kader waarbinnen die onderneming functioneert even terug met jou op. Behoeften Dia 2 Een mens heeft vele behoeften, gaande van een brood over een overnachting in een hotel, zonlicht, tot wie weet een digitale krant. Die behoeft kan gratis bevredigd worden door de natuur, de mensen of God. Die behoeftebevrediging kan ook betalend aangereikt worden door individuele mensen of door organisaties. Dia 3 In de moderne samenleving bekijkt men de motor achter arbeid, geld verdienen, investeren, zeg maar de economie vanuit organisaties. Ze leveren allemaal goederen of diensten. Opgelet! In de moderne economie spreekt men soms ook van producten i.p.v. diensten. Verzekeringsmaatschappijen bijvoorbeeld zeggen vaak dat ze een dienst aanbieden. Vroeger keek men heel sterk naar ondernemingen als motor van de economie. De maatschappij evolueert en daardoor zijn er accenten die verschuiven. Bedrijven zijn natuurlijk nog enorm belangrijk. In onze westerse samenleving richten private investeerders ondernemingen op met het doel winst te maken. Er is zelfs een tendens naar het overnemen van diensten van de overheid: postbedeling, het verzorgen van de treindienst, De overheid vindt dat uitbating door private ondernemers beter en efficiënter zal gebeuren onder de wetten van de concurrentie. Meer en meer mensen worden tewerkgesteld in de dienstensector. De groei in de tertiaire en quartaire sector is sterk. Ook hier kom je veel private investeerders tegen maar ook vele vzw s, instellingen van de overheid,. = de publieke sector. Doel Dia 4 Een organisatie levert een product of dienst aan de buitenwereld, om één of meerdere doelen te bereiken: 1. leven beter maken; 2. leven mooier maken;
3. leven aangenamer maken; 4. gemakkelijker maken; economisch uitgedrukt: het gat in de markt opvullen. Eigenlijk is het gat in de markt eveneens de bestaansreden van een organisatie. De marketingafdeling kan een aparte afdeling zijn maar kan ook huizen binnen de verkoopafdeling. De marketingafdeling houdt het gat in de markt voortdurend in de gaten. Ze probeert ook door initiatieven de onderneming competitief te houden. Wie een gat in de markt ziet, kan een organisatie oprichten of laten oprichten. Hij kan zelf directeur worden of een geschikte directeur zoeken. In ieder geval zal de directeur alles in het werk stellen om zijn doel te bereiken en zijn organisatie competitief te maken. In de vrije markt is er altijd concurrentie en daar moet men zich voor behoeden. Werkwijze Dia 5 Hoe zal een organisatie de behoefte van de klant bevredigen? - door een organisatie op te richten en uit te bouwen; - door producten en/of diensten aan te bieden; - door de organisatie te onderhouden en dynamisch te houden. De organisatie zal de behoefte van de klant blijven volgen. Ze kan door diversificatie van haar producten nog nauwere aansluiting zoeken met de behoeften van een bepaalde klant. Ze zal haar concurrentiële positie trachten te verstevigen. Soorten Dia 6, 7 en 8 Er bestaan verschillende soorten organisaties. 1. de producenten van grondstoffen: telers van land- en tuinbouwproducten, veehouderijen, visserijen, jagers, = de agrarische bedrijven; de ontginners van grondstoffen: zij die grondstoffen uit de grond halen = de extractieve bedrijven 2. collecterende organisaties: bevinden zich eigenlijk tussen de (producenten van de) grondstoffen en de basisindustrie. Collecterende organisaties gaan (grote) hoeveelheden van grondstoffen verzamelen om zo te voorzien in de specifieke behoeftes van de industrie. 3. producerende organisaties: de bedrijven binnen deze sector gaan grondstoffen bewerken of verwerken tot basismaterialen, vervolgens tot halffabricaten en uiteindelijk tot afgewerkte producten die men kan aanbieden aan de consument. 4. distribuerende organisaties: dit zijn organisaties die zelf niet instaan voor de productie van de verschillende goederen, zij zorgen er wel voor dat de afgewerkte producten tot
bij de verbruiker geraken. 5. dienstverlenende organisaties bieden hun diensten aan de eerste vier soorten private bedrijven aan maar ook aan andere private organisaties of organisaties uit de publieke sector en eindverbruikers. Dienstverlenende organisaties zijn organisaties of bedrijven die geen tastbaar product afleveren aan de consument, maar die de consument bevredigen door het leveren van een bepaalde dienst. Marktsector gerichte organisaties: het zijn organisaties uit de tertiaire sector die diensten verlenen aan de primaire, secundaire, tertiaire en quartaire bedrijven; niet-marktsector gericht: overheidsorganisaties of andere non-profitorganisaties Dia 9 In het marktgericht gedeelte ontmoeten we alle organisaties uit de bedrijfskolom. Ze zorgen ervoor dat een goed of een dienst van bij de beginproducent tot bij de consument geraakt. Een moderne bedrijfskolom kijkt ook naar de afvalverwerking of -recyclage. Je ziet hier de productie van een koekje. Verschillende graanboeren en kippenhouders verkopen hun producten aan collecterende of verzamelende bedrijven, die er in sommige gevallen zelf basisproducten zoals bloem of deeg van maken. De koekjesfabriek koopt de ingrediënten van de collecterende handel. De koekjesfabriek kan haar koekjes niet zelf tot bij de klant brengen. De klant zal ook zelf niet naar een koekjesfabriek rijden om zijn boodschappen te doen. Er is een evolutie naar one-stop-shopping. De klant wil één keer per week zijn winkelkarretje volladen om vervolgens te genieten van zijn vrije tijd. De handelszaak waar hij koopt, is ook niet in staat om alle fabrieken te bezoeken om inkopen te doen daarom zijn er de groothandels. Het is deze groothandel die we dit jaar zullen volgen. Belangrijk is ook dat er na de klant nog een afvalverwerking of -recyclage gebeurt. Niet alleen het menselijk lichaam produceert afval, maar ook de verpakking moet worden gerecycleerd. Om de handel in de bedrijfskolom vlot te laten werken, zijn er dienstverlenende organisaties nodig zoals banken, verzekeringsmaatschappijen, poetsfirma s, Buiten deze marktsector zijn er organisaties die eveneens noodzakelijk zijn maar die zich toch niet op de markt richten. Scholen, klinieken, revalidatiecentra, rechtbanken, we hebben het allemaal nodig. De dienstverlenende organisaties zullen aan de nietmarktgerichte sector diensten aanbieden om ook dit deel van de economie makkelijk te laten verlopen. Ook de verbruikers zullen van deze organisaties gebruikmaken. Alles samen noemen we dat de totale economie. Functie groothandel Dia 10 De groothandel is dus een schakel in de bedrijfskolom om de goederen van bij de fabrikanten tot bij de kleinhandelaars te brengen. Het is meer bepaald een schakel in de distributie van de goederen. Offisco is zo n groothandel, alhoewel particuliere klanten ook in onze bedrijfswinkel terecht kunnen.
Benamingen Dia 11 Ons landje is in de internationale handel zo klein maar toch belangrijk in de distributie van goederen naar en van Europa. Engelse benamingen worden er dan ook vaak gebruikt. Producten Dia 12 Je zou kunnen stellen dat een groothandel eigenlijk niets doet. Afgewerkte producten komen binnen en gaan weer buiten. Toch is de groothandel een moeilijk te missen schakel. Bij e-commerce wordt deze schakel toch regelmatig overgeslagen. De klant plaatst ergens rechtstreeks zijn bestelling en een koeriersbedrijf brengt het nodige aan huis. Kernfunctie Dia 13 en 14 De belangrijkste functie van een groothandel is dat zij goederen met grote hoeveelheden koopt en in een kleinere maar veel diversere samenstelling verkoopt. Een groothandel stuwt de goederen uit de bedrijfskolom voort. In deze volgende dia zie je de functie van Offisco nog eens op een andere manier voorgesteld. Offisco verkoopt ook rechtstreeks aan professionele verbruikers zeg maar andere bedrijven uit de bedrijfskolom. Dit is een functie die door vele groothandels in meerdere of mindere mate wordt vervuld. Producten Dia 15 Door zijn plaats in de bedrijfskolom is de groothandel perfect geplaatst om nog een deel andere taken te vervullen. Een groothandel kan promotie voeren voor bepaalde producten. Zij kan dat doen op een grotere schaal dan een kleinhandelaar dit zou kunnen doen: reclame maken, acties aankondigen, informatie verspreiden,... Een groothandel zal een assortiment opbouwen waaruit de kleinhandelaar kan kiezen. Hij hoeft op die manier niet zelf heel de wereld af te schuimen op zoek naar mogelijke producenten. De kleinhandelaar moet dus vooral één of meerdere groothandels zien uit te kiezen die het beste bij zijn doelpubliek passen. Dat de groothandel de goederen in een kleinere en gevarieerdere samenstelling tot bij de kleinhandel brengt, zagen we reeds in de vorige dia. Om onmiddellijk op de vraag van de kleinhandelaar te kunnen inspelen zal de groothandelaar een voorraad aanleggen. Dit
betekent concreet dat er voorraad veel dichter in de buurt van de kleinhandelaar komt. Deze wordt dus minder afhankelijk van transporttijden, stakingen, productieschommelingen, Door zijn ligging en functie zal de groothandel dikwijls als transportdraaischijf fungeren. Goederen kunnen bijvoorbeeld in containers van het schip binnenkomen en op pallets in een vrachtwagen het bedrijf verlaten. Ook van de organisatie van het transport heeft de groothandelaar doorgaans meer kaas gegeten dan de kleinhandelaar. De groothandelaar kan ook informatie in de taal en op maat van de kleinhandelaar verschaffen. Ook hier speelt hij dus als doorgeefluik een belangrijke rol. De groothandelaar kan de kleinhandelaar helpen om de zaken financieel te overbruggen. Hij kan bijvoorbeeld goederen op krediet verkopen of in consignatie (in bewaring) geven waardoor de kleinhandelaar tijd heeft om te verkopen en geld te ontvangen om de leverancier vervolgens te betalen. Een groothandelaar kan de kleinhandelaar ook helpen met verkoopadvies, met promotie voeren, met een ondersteunende actie in zijn winkel, In de vertrouwensrelatie die hij opbouwt kan hij ook advies geven over het runnen van de zaak zelf. We zegden reeds dat de groothandelaar afgewerkte producten binnenneemt en laat vertrekken. Soms zal hij toch kleine dingen wijzigen: goederen herverpakken, bijsluiters of handleidingen toevoegen in de taal van de consument, prijzen toevoegen in de munteenheid van het land van de consument, kledingmaten aanpassen, Dit noemt men de productie van kleine toegevoegde waarden in de goederenstroom of value added logistics (VAL). Hier nog even het volledige overzicht. Hoe meer functies een groothandel zal kunnen vervullen hoe meer kans het bedrijf op slagen heeft. Producten Dia 18 Offisco verkoopt allerlei meubilair en materialen voor op kantoor en in vergaderruimten. Je ziet hier een greep uit ons assortiment. Het doelpubliek zijn mensen die thuis of op hun werk willen beschikken over een degelijke kantooruitrusting aan een redelijke prijs. Mensen die goedkope materialen willen omdat ze er niet meer aan willen besteden of omdat ze er toch niet afhankelijk van zijn kunnen bij defecten niet bij ons terecht. Offisco stuwt deze producten voort in de bedrijfskolom richting kleinhandel. Afdelingen Dia 19
Om dit op een goede manier te kunnen doen tracht Peter Beyens, onze zaakvoerder, het bedrijf op een efficiënte manier te laten draaien. Hij heeft een aantal mensen aangeworven die ieder op hun terrein gespecialiseerd zijn. Die verschillende specialisten zitten ieder met hun medewerkers en professionele hulpmiddelen op hun dienst. Voor alle belangrijke beslissingen moeten deze diensten overleg plegen met Peter Beyens. Hij heeft de leiding en draagt dan ook de eindverantwoordelijkheid. Hij bezoekt beurzen, volgt conferenties, leest vakbladen, Dit is een beknopte schematische voorstelling van de werking van zijn organisatie. We volgen de afdelingen van het bedrijf doorheen de goederen- en informatiestroom. Het is ook in deze volgorde dat we de afdelingen in het boek zullen volgen (met uitzondering van receptie. Dit betekent dat we twee afdelingen ook twee keer zullen bezoeken. We starten opnieuw bij de behoefte van de klant. Deze behoefte wordt gevolgd door de marketing. Dit is bij Offisco geen aparte afdeling maar huist binnen verkoop. Bij verkoop houden ze de nieuwe, de opsplitsing of de verschuiving van de behoeften van het doelpubliek van Offisco in de gaten. In functie van dit behoefteprofiel gaat de aankoopafdeling aankopen doen. Zij zullen het assortiment opbouwen maar wel binnen de krijtlijnen van onze marketingstrategie. De aankoopafdeling zorgt niet alleen voor de aankoop van handelsgoederen. De aankoopafdeling koopt ook verpakkingsmaterialen, gasolie, poetsproducten, e.d. aan. Voor de aankoop van investeringsgoederen zoals een nieuwe heftruck of een vernieuwing van het dak is er samenspraak met Peter Beyens. Vaak zal er hier een scootbedrijf ingehuurd worden omdat we zelf niet over de nodige know-how beschikken. Eens een aankoop definitief is, wordt het magazijn ingelicht. In samenspraak met de leverancier en het magazijn wordt een leveringsdatum binnen de leveringstermijn afgesproken. De magazijnafdeling ontvangt van de aankoop de nodige informatie om de goederen te kunnen ontvangen en deze op kwaliteit en kwantiteit te kunnen controleren. Als dit alles volgens plan verloopt, worden de goederen in de rekken opgeslagen. De verkoopafdeling zit natuurlijk ook niet stil. Zij sturen informatie naar de klanten, voeren promotie, luisteren veel naar de klanten en zorgen voor een goede leveringssnelheid, leveringsbetrouwbaarheid en niet te vergeten een goede service na verkoop. Deze remedie leidt altijd tot een goede verkoop. Eens een verkoop gerealiseerd is, start het magazijn samen met de klant en de eventuele externe vervoerder een verzendplanning. De halve dag voor de verzending wordt gestart met de orderpicking. Goederen die in de namiddag geleverd moeten worden, worden in de voormiddag in de expeditieruimte geplaatst. Goederen voor de volgende voormiddag worden in de namiddag verzameld. De vervoerder krijgt alle goederen en documenten mee en zal de klant vragen om voor ontvangst te tekenen. Offisco heeft ook enkele ondersteunende afdelingen. Zij zijn niet echt nodig in de kernactiviteit van het bedrijf maar toch De afdeling boekhouding en personeelszaken moet ervoor zorgen dat facturen worden opgemaakt voor de klanten, aankoopfacturen worden betaald, lonen worden uitbetaald, winst en cashflow worden in kaart gebracht, Daar kijkt men uit naar fiscaal gunstige
regimes, mogelijke subsidies, De boekhoudafdeling heeft dus met alle afdelingen te maken, zowel met klanten als leveranciers alsook met banken en belastingcontroleurs. De receptie is nog zo n ondersteunende dienst. Allerlei bezoekers melden er zich aan, allerlei telefoonverkeer komt er toe of vertrekt er, de post wordt er gesorteerd per afdeling, vergaderzalen worden er geboekt, de agenda van Peter Beyens wordt er bijgehouden en ook andere medewerkers zullen er melden wanneer ze bijvoorbeeld op bezoek gaan bij een klant. Organogram Dia 20 Een andere manier om de samenwerking en de onderlinge verhouding tussen de verschillende afdelingen en medewerkers te laten zien, is het organogram. We zullen bij het begin van elke afdeling bij deze twee laatste dia s telkens nog eens aanknopen. Dia 21 Dank aan Officecentre en de studenten van de KHM Handel Burotica 2007-2008