Roosterbeleid/Roostersystematiek Inleiding en doelstelling. 2 Hoofdstuk 1: Het roosterbeleid. 1.1 Basisuitgangspunten. 3 1.2 Doelgroepen. 3 1.3 Belangen die met rooster samenhangen. 3 1.4 Aanvullende uitgangspunten. 4 1.5 Inzetbaarheid medewerkers. 4 Hoofdstuk 2: Roosterverantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden. 2.1 Op organisatie niveau. 5 2.2 Op afdelings- of vergelijkbaar niveau. 6 2.3 Op medewerker niveau. 7 Hoofdstuk 3: Regels voor inroostering van weekenden/feestdagen en uren uit het verlofmandje 3.1 Inroostering weekenden. 8 3.2 Verdeling feestdagen. 8 Hoofdstuk4: Wensen van individuele medewerkers. 4.1 Uitgangspunten. 10 Hoofdstuk 5: Procedure interne verrekening van onderling uitgeleend personeel. 5.1 Werkingssfeer en karakter van het in- en uitlenen. 11 5.2 Uitvoeringskader. 11 5.3 Rekeneenheid. 11 5.4 Minima en maxima. 11 Hoofdstuk 6: Overplaatsing van personeel. 6.1 Aanwijzingen bij overplaatsing van personeel. 12 Hoofdstuk 7: Bijzonder gewerkte uren. 7.1 Het gebruik van extra uren parttimer. 13 7.2 Vergoedingsregeling overuren fulltimer. 13
Inleiding. Door diverse ontwikkelingen, zoals het op termijn invoeren van een Spectrumbreed geautomatiseerd dienstroostersysteem, zorgzwaartebekostiging, uitbreiding van contractsvormen en extramuralisering van de zorgsector, is het wenselijk om een Spectrumbrede geautomatiseerd dienstroostersysteem te ontwikkelen. Een geautomatiseerd dienstroostersysteem bestaat uit een geheel van software, roosterbeleid en organisatorische aspecten. De hier beschreven uitgangspunten en richtlijnen vormen de basis voor een zorgvuldige, evenwichtige en eenduidige werkwijze bij de inzet van personeel van de verschillende afdelingen en diensten in Het Spectrum. De software van Monaco is hierbij ondersteunend. Doelstelling. Vaststellen op welk niveau roostertaken en verantwoordelijkheden liggen als basis voor een zorgvuldige, evenwichtige en eenduidige werkwijze bij de inzet van personeel van alle afdelingen in Het Spectrum. 2
Hoofdstuk 1: Het roosterbeleid. In dit hoofdstuk worden de basisuitgangspunten beschreven van het roosterbeleid. Tevens wordt duidelijk op wie het roosterbeleid van toepassing is en wat er met dit document beoogd wordt. 1.1 Basisuitgangspunten. Bij het opstellen van roosters zijn de volgende wettelijke eisen en documenten leidend: CAO VVT De arbeidstijdenwet (ATW)/ arbeidstijdenbesluit (ATB) Relevante personele regelingen van Het Spectrum, zoals de verlofregeling en de regeling aanpassing arbeidsduur Beleidsdocument Roosterbeleid/systematiek Binnen de regels van bovenstaande documenten kunnen coördinatoren aanvullende afspraken maken. Deze zijn van toepassing voor de periode waarin dit zowel voor de organisatie als voor de medewerker passend is. De organisatie is gerechtigd deze aanvullende afspraken aan te passen of te eindigen wanneer het organisatiebelang dit vergt. 1.2 Doelgroepen. De regels en afspraken die opgenomen zijn in dit roosterbeleid zijn van toepassing op iedere medewerker die in dienst is van Het Spectrum. Voor de volledigheid: het betreft hier bijvoorbeeld dus ook de dienst behandeling, stagiaires, medewerkers van stafafdelingen etc. De reden hiervoor is de tweeledigheid van het roostersysteem: roosterplanning en tijdregistratie. Coördinatoren kunnen voor de medewerkers die niet in loondienst zijn (denk aan uitzendkrachten) gebruik maken van registratie. 1.3 Belangen die met het rooster samenhangen. Bij de inroostering zijn er in volgorde van gewicht vier soorten belangen betrokken: Het zorg- of Het Spectrumbelang: Dit is het voorzien in een (zo goed mogelijke - maximale - juiste) kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbezetting binnen diensten en afdelingen; 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar; binnen de wettelijke en financiële eisen. Het belang van het personeelscollectief: Dit is het beheersen van het werkvolume door een zo gelijkmatig mogelijke spreiding van personeel en het gelijkmatig verdelen van de met het rooster samenhangende lusten en lasten (verdeling werk - privé), zoveel mogelijk in overleg met de medewerkers; Het belang van de interne samenwerking: 3
Dit is het invoeren van samenwerkings- en overlegmomenten op afdelingsniveau in het rooster om de multidisciplinaire samenwerking zoveel mogelijk te kunnen waarborgen en/of ondersteunen; Het belang van de individuele werknemer in iedere levensfase, onder meer jongeren en oudere medewerkers. Het rooster houdt zoveel mogelijk rekening met de individuele effecten van zowel fysieke, psychische als sociale aard die in verband met wisselende werktijden kunnen optreden. 1.4 Aanvullende uitgangspunten. Bij de inroostering wordt rekening gehouden met wonen, zorg en welzijn van de bewoners. Er dient binnen de afdelingen/units zoveel mogelijk continuïteit te zijn. Units (teams) binnen een en dezelfde afdeling zullen elkaar primair aanvullen bij het optreden van roosterknelpunten. Afdelingen binnen een dienst zullen elkaar primair aanvullen bij het optreden van roosterknelpunten. Diensten binnen de organisatie (locaties) zullen elkaar secundair aanvullen bij optredende roosterproblemen. 1.5 Inzetbaarheid medewerkers. Bij roosterknelpunten kunnen medewerkers passend bij hun algemene functionele bekwaamheid (algemeen inzetbaar) en hun bijzondere functionele bekwaamheid (specialisatie of speciale bevoegdheid) ingezet worden. Naast de inzetbaarheid van functionele aard, vindt bij het ontstaan van roosterknelpunten tevens inzetbaarheid over afdelingen plaats. Indien noodzakelijk worden medewerkers in ruimere zin ingezet. Dat betekent op een unit/cluster in plaats van bij bewoner toewijzing, op een afdeling in plaats van een unit/cluster of in een dienst/locatie in plaats van een afdeling. Medewerkers kunnen zich dus niet beroepen op een dienstverband met een unit, een afdeling of dienst en om die reden werkzaamheden op andere afdelingen/locaties weigeren. 4
Hoofdstuk 2: Roosterverantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de roosterorganisatie van Het Spectrum is vormgegeven. Hierbij is het van belang dat de verschillende roosteractiviteiten zo goed mogelijk in de praktijk verankerd worden, waardoor de gewenste samenhang en wisselwerking ontstaat. De diverse verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden zijn in te delen op drie niveaus: Op organisatieniveau Op afdelings- of vergelijkbaar niveau Op medewerkerniveau 2.1 Op organisatieniveau. Op dit niveau worden door het systeem (Monaco) componenten beheerd die bedoeld zijn voor het hele Spectrum en dus van toepassing zijn voor alle diensten, afdelingen en teams. Deze algemene componenten zijn: Systemen en services. Het geautomatiseerde systeem met haar koppelingen, instellingen, gebruikers en niveaus. Het georganiseerde functionele beheer met haar taken, beschikbaarheid en opleidingscapaciteit. (onderdeel van de salarisadministratie). Relevante onderdelen van de CAO VVT en ATW worden zonder blokkades in het geautomatiseerde systeem geprogrammeerd. In de praktijk betekent dit dat bij het overtreden van de regelgeving signalen worden afgegeven en geregistreerd, maar niet leiden tot blokkeringen. De verlofregeling wordt bij alle medewerkers automatisch toegepast. Verantwoordelijkheden. Op organisatieniveau zijn de volgende hoofdtaken te onderscheiden: De salarisadministratie is verantwoordelijk voor de juiste verwerking van de aangeleverde roosters in het administratieve systeem binnen de daarvoor gestelde termijnen. ICT draagt zorg voor een adequate servicedienst op alle doordeweekse dagen van het jaar; met uitzondering van feest- en vastgestelde vrije dagen. ICT beheert centraal de software, de applicatiebeheerder beheert de roostermethodieken. Denk hierbij aan coderingen en instellingen op basis van afspraken en vigerende regelgeving. Applicatiebeheer stelt m.b.v. de leverancier standaard en maatwerk rapportages op voor coördinatoren en managers. Rapporteert hierbij op verzoek over de naleving van in- en externe regelgeving, bijvoorbeeld over de ATW en stemt dit af met de verschillende diensten/cmt. Applicatiebeheer zorgt op vraag van diensten voor interne scholing van coördinatoren en het up-to-date houden van handleidingen en procedures. 5
Applicatiebeheer organiseert en coördineert het gebruikersoverleg en de daaruit vloeiende activiteiten, met als doel kennisdeling en ontwikkeling. Bij een aantal van deze activiteiten is ook de leverancier of een andere externe specialist betrokken. Applicatiebeheer onderhoud contacten met in- en externe partijen. Het applicatiebeheer wordt, door 1 persoon uitgevoerd, met het oog op de benodigde continuïteit is er bij afwezigheid van de beheerder een vervanger aanwezig. Zij beschikken naast goede coördinerende en contactuele eigenschappen, over gedegen kennis van het roosterpakket en systeem in combinatie met kennis van het roosterproces en het toepassen van in- en externe regelgeving. 2.2 Op afdelings- of vergelijkbaar niveau. Op dit niveau staan administratieve gegevens en individuele afspraken van medewerkers benoemd en zijn dus specifiek op een afdeling gericht. Bepaalde vooraf gedefinieerde medewerkergegevens. Werkafspraken en wensen mogen niet strijdig zijn met geldende (wettelijke) regels. Specifieke individuele gegevens bij omstandigheden, zoals ziekte, verlof en dergelijke. Verantwoordelijkheden. Op afdelingsniveau onderscheiden we de coördinator van de betreffende afdeling. Tot de bekende taken behoren het maken, realiseren en afsluiten van geëigende dienstroosters, waaronder het maken van rapportages/overzichten, die voldoen aan vigerende in- en externe regels. Daarnaast is de coördinator primair verantwoordelijk voor: De tijdige kwantitatieve en kwalitatieve personeelsplanning. De gewenste en noodzakelijke mutaties in het rooster worden namens de coördinator uitgevoerd binnen de vastgestelde administratieve procedures. De aan mutaties verbonden overlegsituaties met het personeel van hun afdeling. De financiële, administratieve en inhoudelijke gevolgen van het inzetten van aanvullend personeel. De registratie van het dienstrooster op afdelingsniveau. De roosteraar is bij voorkeur een coördinator, zij hebben het maken van dienstroosters als neventaak en coördineren daarmee de inzet van medewerkers. Omdat het meestal een neventaak is, is de hierboven omschreven ondersteuning van de applicatiebeheerder gewenst. 6
2.3 Op medewerker niveau. Medewerkers hebben hun eigen belangen en verantwoordelijkheden. Hun verantwoordelijkheden in relatie met het dienstrooster zijn: Verantwoordelijk voor hun bereikbaarheid, aan- en afwezigheid van de op het rooster aangegeven (werk)tijden, alsmede de hiermee beoogde uitvoering van taken (werktijden dienstcodes zie bijlage 1, klik hier. Medeverantwoordelijk voor de administratieve juistheid en controle van de voor hem of haar in het rooster voorkomende codes (als een medewerker een dienst ruilt dient hij dit zelf door te geven en op het uiteindelijke rooster te controleren; een medewerker die zich ziek of beter meldt is verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens en mede verantwoordelijk voor de registratie daarvan in het rooster en de daarmee samenhangende administratieve verwerking). Bevoegd om binnen de daartoe vastgestelde kaders diensten te ruilen met een collega, na overleg met de coördinator. 7
Hoofdstuk 3: Regels voor de inroostering van weekenden/feestdagen en uren uit het verlofmandje. Voor informatie over het verlofmandje wordt verwezen naar de verlofregeling te vinden in PCK. In dit hoofdstuk staan aanvullende regels voor wat betreft roostering bij weekenden, feest- en gedenkdagen. 3.1 Inroostering van weekenden. Medewerkers. De wijze van inroostering van weekenden kan op afdelingsniveau bepaald worden. Mogelijkheden welke in het rooster ontstaan om meer dan de minimale hoeveelheid roostervrije weekenden toe te kennen, worden gelijkmatig over alle medewerkers (zowel voltijds- als deeltijdmedewerkers) verdeeld, waarbij tevens het voorgaande jaarrooster in aanmerking zal worden genomen. Voor de vaststelling van het aantal gewerkte weekenden per jaar geldt het geplande rooster zonder aanpassingen op verzoek van de medewerker. Uitgangspunten. Het uitgangspunt van Het Spectrum is dat de inroostering van vrije weekenden van het personeel niet van invloed mag zijn op de dienstverlening. De aspecten van sociale aard die samenhangen met roostervrij in het weekend, zijn voor alle medewerkers van gelijk belang en gelijke waarde, ongeacht de voor hen geldende gezinsomstandigheden of gehanteerde argumenten. 3.2 Verdeling feestdagen. De in het rooster toe te passen verdeling van de werkzaamheden op erkende feestdagen is als volgt: Alle feestdagen worden ingeroosterd naar rato van het dienstverband. Voor een evenwichtige spreiding zal in de eerste instantie in het rooster worden uitgegaan van een bij elkaar behorende periode; De verschillende feestdagen worden zo evenredig mogelijk verdeeld, waarbij het afgelopen en komende jaarrooster mede in acht kunnen worden genomen. Als een medewerker een erkende feestdag moet werken dan verdient het aanbeveling om bij dubbele dagen deze als geheel in te roosteren. Dus werken met Pasen: dan zowel de eerste als de tweede Paasdag inroosteren. Degenen die dit jaar met Kerst werken, worden, behoudens eigen wensen en voorkeur, in principe het komende jaar niet met Kerst ingeroosterd. Vuistregels voor de verdeling van de feestdagen zijn: 8
- Pasen werken Pinksteren vrij - Koninginnedag, 5 mei werken Hemelvaartsdag vrij (max. 2 van de 3 werken en volgend jaar 1 van de 3 werken). - Kerst werken Jaarwisseling vrij. 9
Hoofdstuk 4: Wensen van individuele medewerkers. 4.1 Uitgangspunten. Voor de honorering van wensen geldt het roosterbeleid als uitgangspunt. Binnen de aanwijzingen van het roosterbeleid wordt ernaar gestreefd dat: Elke medewerker de mogelijkheid krijgt om maximaal 1 vast/structureel gegeven per week voor het rooster op te geven: bijvoorbeeld geen late dienst op maandag. Medewerkers krijgen de gelegenheid om maximaal 1 variabel gegeven per week in te voeren, mag in week 52 late dienst op woensdag'. Medewerkers kunnen, mits zij dit uiterlijk 2 weken tevoren kenbaar maken bij de coördinator en als de dienst het toelaat, op een door hen gewenste dag in het rooster vrij krijgen/nemen door: o het opnemen van een vakantiedag o het opnemen van een reeds aanwezig tegoed aan overuren (zie hfst 7). Het ruilen van een dienst of dag met een kwalitatief gelijkwaardige collega. Het ruilen van diensten is toegestaan mits dit geen belemmering vormt in de dienstverlening. Coördinatoren en managers zijn bevoegd ten gunste van de medewerkers af te wijken van het roosterbeleid mits de continuïteit van de bedrijfsvoering hier niet onder lijdt. 10
Hoofdstuk 5: Procedure interne verrekening van onderling uitgeleend personeel. 5.1 Werkingssfeer en karakter van het in- en uitlenen. Door omstandigheden kan een afdeling in een bepaalde periode een overschot of een tekort aan personeel hebben. Dit kan op meerdere manieren worden opgelost. Het belangrijkste hulpmiddel is het in- en uitlenen van afdelingen onderling om de kosten die eraan zijn verbonden zo laag mogelijk te houden. In- en uitlenen dient binnen kwalitatieve voorwaarden geschieden: De bewaking is in handen van de coördinator die inleent. Inlenen gebeurt in principe voor dagdiensten waarbij men een tekort in een late dienst in eerste instantie oplost door verschuiving in de eigen bezetting en de ingeleende medewerker in de dagdienst inzet. 5.2 Uitvoeringskader. Op basis van het roosterbeleid zijn medewerkers verplicht om in voorkomende gevallen op een andere afdeling werkzaamheden te verrichten. Overschotten in een lopend rooster worden niet ingepland zodat bij tekorten binnen of buiten de afdeling incidentele tekorten opgevangen kunnen worden door verschuiving van diensten. Bijv. bij een tekort aan een VIGer dient het aanbod van een helpende te worden geaccepteerd. Het is verplicht om bij de afwikkeling van min-uren in de planning interne onderlinge overschotten af te nemen voordat tot andere maatregelen kan worden overgegaan. 5.3 Rekeneenheid. De interne verrekening gebeurt op basis van uren en diensten en niet op basis van geld. De minimale hoeveelheid uit te lenen hoeveelheid ter registratie is 3 werkuren; een 'uurtje even helpen' valt dus buiten de registratie. Het inlenen van 36 uur in een week of inlenen met een structureel karakter op basis van een vacature kan ook financieel (afdelingsbudget) worden verrekend. 5.4 Minima en maxima Bij in- en uitlenen gaat het in principe om één of enkele diensten per week. Inlenen en uitlenen is in principe niet aan een maximum gebonden. Bij inlenen van meerdere diensten van dezelfde afdeling verdient het aanbeveling om één en dezelfde persoon in te zetten. 11
Hoofdstuk 6: Overplaatsing van personeel. Personeelsleden (meestal leerlingen) die van de ene afdeling overgaan naar de andere afdeling zullen een aantal met het rooster samenhangende rechten en plichten meenemen van de ene situatie naar de andere. Het gaat om de volgende punten die zowel coördinator als medewerker in acht dienen te nemen. 6.1 Aanwijzingen bij overplaatsing van personeel. Afsluiting oude afdeling: Overplaatsing gaat in op de eerste dag van een nieuwe maand. De medewerker behoort alle bij de af te sluiten periode behorende vrije dagen te hebben opgenomen. De medewerker sluit de periode op de oude afdeling af met de roostervrije dagen van de betreffende roosterperiode. Het urensaldo van de medewerker dient bij het verlaten van de afdeling '0' te zijn. Vakantietegoeden worden door de medewerker meegenomen naar de nieuwe afdeling. In overleg met de medewerker zal in de geest van de verlofregeling gehandeld worden, in het bijzonder waar het de vakantiespreiding en openstaande verlofuren betreft. De vakantieplanning van de medewerker op de nieuwe afdeling dient door de betrokkene zelf te worden geregeld conform de verlofregeling. Een medewerker wordt op de nieuwe afdeling bij voorkeur drie dagen in een inwerkschema boventallig ingeroosterd. Overplaatsing vindt bij voorkeur niet plaats in de maanden juli en augustus. Coördinatoren van de betreffende afdelingen kunnen in onderling overleg besluiten van de bovengenoemde uitgangspunten af te wijken, dit in overleg met de betreffende medewerker. 12
Hoofdstuk 7: Bijzonder gewerkte uren. 7.1 Het gebruik van 'extra uren parttimer'. Het Spectrumbrede uitgangspunt stelt dat er geroosterd en gewerkt wordt volgens de Jaarurensystematiek. Dit betekent dat de mogelijkheid bestaat om in bepaalde periodes meer of minder te werken. Het doel hiervan is het bereiken van flexibiliteit in de bedrijfsvoering en personeelsinzet, in combinatie met de behoefte aan afstemming op individuele wensen en mogelijkheden van de werknemers. Het is dus niet standaard zo dat een parttimer met een dienstverband van 50% die in een maand meer uren werkt dan volgens contract, dit direct wordt gezien als overuren. Deze worden namelijk gemeten over een periode van een jaar, een coördinator kan in overleg met de medewerker bepalen hoe hier mee om te gaan. Extra uren parttimer zijn uren die van toepassing zijn als een medewerker, die een dienstverband heeft dat kleiner is dan 36 uur, ter aanvulling extra uren arbeid verricht. Het totaal aantal uren moet echter beneden de 36 uur per week blijven (gemiddeld over 13 weken gemeten). Bv. een verpleegkundige werkt 24 uur en zij werkt een extra weekenddag (8 uur) om de afdeling van een probleem af te helpen. De extra uren parttimer kunnen dan in overleg met de coördinator worden uitbetaald of verrekend volgens de jaarurensystematiek. 7.2 Vergoedingsregeling overuren fulltimer. Alle uren boven de 36 uur is overwerk waarvoor een overwerkvergoeding geldt. Overuren zijn pas dan van toepassing als iemand in expliciete opdracht meer uren arbeid verricht en deze als overwerk worden bestempeld. Voor overuren geldt een extra toeslag op het basissalaris. Onder het begrip overwerken wordt verstaan: arbeid die incidenteel wordt verricht boven de vastgestelde arbeidsduur, voor zover er geen sprake is van een verschoven dienst. De overschrijding wordt op half jaarbasis gemeten, te rekenen vanaf het moment van overschrijding. Wanneer medewerkers buiten een roosterdienst activiteiten verrichten die geheel of gedeeltelijk als werktijd worden aangemerkt (vergadering, cursus, uitjes etc.) worden deze uren als werkuren ingeroosterd op de dag waarop de activiteit plaats vindt. Zij worden gewoon in mindering gebracht op het aantal te werken uren per periode. 13