ALV - 12 december 2016 datum: 12 december 2016 tijd en locatie 20:00 Milieucentrum Utrecht, Oudegracht 60 aanwezigen afwezigen Vanuit het bestuur: van Seters, Pieter Duif, Inge Verhoef Vanuit de organisatie: Sander Willemsen, Machiel van Dalen Kascommissie: Ernst Vuyk Leden: een tiental leden zijn bij de vergadering aanwezig Martijn in t Veld, beoogd bestuurslid (secretaris) Michiel Nijssen, penningmeester Opening Agenda De agenda wordt zonder wijzigingen aangenomen. Mededelingen Ernst Vuyk is aanwezig om een toelichting te geven op het verslag van de Kascommissie : bestuurslid/penningmeester Michiel Nijssen afwezig, om redenen van persoonlijke aard. Verslag Algemene Leden Vergadering 26 juni 2016 Ernst, n.a.v. de notulen: waarom is verslag kascommissie destijds niet besproken? : aan onze conversatie voorafgaand aan deze vergadering gaat een misverstand mijnerzijds vooraf: het onderwerp is op die vergadering wel degelijk besproken, maar zonder het betreffende verslag te bespreken. Het bestuur heeft aan de vergadering voorgelegd het onderwerp door te schuiven naar de ALV van december. Het verlenen van decharge aan het bestuur wordt uitgesteld naar de volgende ALV van december. : in het verslag staat dat de ALV akkoord is met het ontbinden van Weidewind BV. Kort na de ALV bereikte ons het verzoek van De Windvogel om aandelen van de
BV over te nemen, wat leidde tot overleg met alle aandeelhouders. Dit eindigde ermee dat De Windvogel uiteindelijk geen goede mogelijkheid zag tot voortzetting van Weidewind. Daarna is de formele ontbinding van de BV in gang gezet. Momenteel ligt de ontbinding ter inzage bij de KvK, voor een wettelijke termijn van 3 maanden die nu halverwege is. Financiën leidt in/licht toe, bij afwezigheid van Michiel: Cijfers jaarrekening 2015 zien er voor het bestuur betrouwbaar uit. Uit controle van de jaarrekening van 2015 bleek een verschil in de orde van grootte van 200. Bij aantreden van Michiel en, juni 2015, had Energie-U een invalpenningmeester, vanwege langdurige ziekte van de penningmeester van toen. De huidige penningmeester Michiel heeft zijn best gedaan om de situatie op orde te krijgen. Vanuit persoonlijke overwegingen treedt Michiel begin 2017 af als penningmeester van Energie-U. Ernst: Het is de taak van de kascommissie om namens de leden de financiële stand van de coöperatie te controleren en deze met de penningmeester te bespreken. Voor ALV juni / na juni andere kascommissie, Ernst bleef. Toelichting brief juni 2016, verslag kascommissie augustus 2016, brief december 2016 (zie bijlage). Conclusie: Er kan geen positief, noch definitief negatief advies gegeven worden over de staat van de financiën., in reactie: Gevoel van gêne dat het ons als bestuur niet gelukt is om de financiën bijtijds op orde te krijgen. Wel is, zoals afgesproken in ALV van juni 2015, een boekhouder betrokken. In 2016 is vanuit het bestuur een vrijwilliger bij de organisatie gehaald (Henk van Arendonk) om 1) de achterstand in de boekhouding weg te werken en 2) een beter systeem voor de toekomst te helpen inrichten. Advies van Henk aan bestuur: geen onkundige vrijwilliger dit laten doen, daar is het te ingewikkeld voor. Daarop is besloten een office manager de opdracht te geven om, per 1 december, de organisatie te ondersteunen met de financiële administratie, voor 4 uur per week. Dit maakt het mogelijk dat de penningmeester meer kan gaan besturen, op afstand, en minder het uitvoerende werk doet. Namens het bestuur excuses voor het laten bestaan van de gebrekkige financiële situatie, en dus deze toelichting op de ondernomen acties.
Ernst Hier valt weinig aan toe te voegen. Als kascommissie kunnen we niet in de toekomst kijken, en hopen we er het beste van. Ik stel voor om tegen deze achtergrond de jaarrekening goed te keuren en daarmee het hele bestuur te dechargeren. Voorstel met algemene stemmen aangenomen. Veel dank aan Ernst. Ook voor het eerdere kascommissiewerk. Voor de nieuwe kascommissie hebben Hans Botman en Maarten Schoonwater zich bereid verklaard. Hans is lang genoeg ex-bestuurslid om deze taak op zich te kunnen nemen. Maarten heeft 2 jaar geleden kort meegedraaid als kandidaat-penningmeester. Voorstel tot besluiten ALV: Ernst bedanken en ontslaan van zijn verplichtingen Hans en Maarten benoemen tot nieuwe leden kascommissie Voorstellen met algemene stemmen aangenomen. Begroting 2017 Algemene inleiding. Dit is een voorlopige begroting. De definitieve begroting komt in ALV juni 2017 aan bod. Sander Inhoudelijke toelichting. Kansen voor samenwerkingen met gemeente, Rabo, st. Doen, Stedin, die helpen bij dekking algemene middelen. Meeste geld gaat om via projecten. Spelregel daarbij: kostendekkend. Ernst Terugvindbaarheid van kosten en posten bleek probleem. Advies om scherp de definities vast te leggen, met langjarige continuïteit hiervan. Uit projecten 15% naar algemene middelen, lees ik. Maar 15% van projecttotaal 160.000 is 24.000 en in begroting staat 22.500.
Corien Dit was in 2016 10%. Sander Rekensom Ernst is correct. We zullen getallen in voorlopige begroting aanpassen. Ernst Graag ook een geschreven toelichting bij het financieel jaarverslag. Corien Aantal leden is meer dan 400 maar contributie in begroting is gebaseerd op 400. Hoe zit dit, want we hebben ook grote plannen voor meer leden? Sander Voorzichtig begroot, wetende dat het al jaren zo is dat niet alle leden automatisch betalen en dat er ook leden zijn die überhaupt niet betalen. Over nieuwe leden: daarvan komen er veel via Buurtstroom. Daarvoor hebben we in 2016 een aparte coöperatie opgericht, waar de deelnemers daarin ook lid van worden. Erwin Vragen over st. Doen: is kritisch, maar kennelijk springen we er toch goed uit. Hoe kan dat? Wat zien ze in ons? En: wat doen we met onze grote ambities, o.a. in ledenaantallen? Gesprek gehad met niet de accountmanagers maar met hun baas. Die bood ook excuses voor gebrekkige relatie. En staat zeer open voor onze grootstedelijke aanpak: niet 1 dak of project of activiteit maar meerdere en op schaalniveau van de stad. Doorontwikkeling van initiatiefnemer naar ook initiatiefhelper. Erwin Kan het bestuur met een visie komen op wat lidmaatschap en ledenaantallen betekenen, voor de coöperatie Energie-U? Ook omdat we nu de aparte coöperatie Buurtstroom Energie-U hebben. Voor mij is dit onderdeel van ons rapport naar stichting Doen. Dit agenderen we bij de volgende ALV (en intussen sturen we het al naar Doen).
Erwin Is het een idee om ideeën op dit vlak breed op te halen onder de leden? We gaan alle gehoorde suggesties zo goed mogelijk meenemen. Machiel Suggestie om hier op de geplande Ledendag zaterdag 28 januari 2017 aandacht aan te besteden. Bestuur Pieter Duif stelt zich voor als kandidaat-bestuurslid. Ben 56 jaar, woon in Amersfoort, activistisch verleden: alles tegen verspilling. Werk bij UMC Utrecht. Betrokken bij Geothermie-project Uithof. Geloof sterk in het kleine, het lokale, en de kopieerbaarheid ervan, om zo tot grote ontwikkelingen te komen. Geen specifieke bestuursfunctie, wel betrokken bij Buurtstroom, ook vanwege achtergrond in vastgoed. licht toe dat Martijn in t Veld zich helaas heeft moeten verontschuldigen voor afwezigheid op deze ALV. Martijn was oprichter van duurzaam adviesbureau D-Ants, veel ervaring in dat werkveld, en werkt nu voor Climate Neutral Group. heeft Martijn gevraagd om secretaris te worden van het bestuur. Voorstel tot besluiten ALV Voorstel aan ALV om Pieter en Martijn te benoemen als bestuurslid. Voorstel met algemene stemmen aanvaard. Bureau en projecten Er komt een nieuwjaarsbijeenkomst, op zaterdag 28 januari 2017. Met enkel projecten. Met als doel leden en andere aanwezigen te activeren. stelt voor tegen deze achtergrond nu niet verder in te gaan op de projecten. Uiteraard wel te behandelen als er vragen zijn. Cees-Jan: Goed dat via Pieter nu ook betrokkenheid bij geothermie bij de club zit. Wordt een belangrijke schakel. Pieter: Voor Uithof nog geen harde toezegging Kamp, gaat wel de goede kant op. Zaak om te mobiliseren dat het mogelijk gemaakt wordt.
Rondvraag en sluiting Rento Wie kent energieloket van Utrecht? Ik merk dat er geen verbinding is tussen Utrechts energieloket en Energie-U. Erwin Energie-U had ooit project zonnepanelen A12. Bestaat dat nog? Sander: Ja. Gemeente zette het 2 jaar geleden stil. Dit jaar weer geactiveerd. Maar nog niet in actieve samenwerking met ons. Werken we aan. Gerard Initiatief 15 voor 14, om verbreding A27/A12 tegen te houden. Steun het, allemaal!