Handleiding Pensioenaangifte Online Versienummer 1.2 Datum 17 juli 2015
1 Voordat u begint 3 1.1 Gebruik 3 1.2 Uw contactgegevens 3 2 Aangifte doen 4 3 Een aangifte corrigeren 5 4 Werknemergegevens wijzigen 6 4.1 Een werknemer aanmelden 6 4.2 Een werknemer afmelden 8 4.3 Gegevens van een werknemer wijzigen 9 4.4 Pensioengevend loon bij vooraf -fondsen 10 5 Uitleg van begrippen 11 5.1 Inkomstenverhouding 11 5.2 Natuurlijk persoon 11 5.3 Adres binnenland 12 5.4 Adres buitenland 12 5.5 Inkomstenperiode 12 5.6 Werknemergegevens 13 5.7 Sector risicogroep 14 5.8 Pensioengegevens 14 Handleiding - Pensioenaangifte Online 2 / 16
1 Voordat u begint In deze handleiding krijgt u uitleg over de Online Pensioenaangifte. Om te voorkomen dat u fouten in de aangifte maakt is het is belangrijk om deze handleiding goed door te nemen. U leest hoe u de gegevens van uw werknemers aan ons doorgeeft. Met die gegevens berekenen wij het pensioen van uw werknemers. Deze handleiding is bedoeld voor werkgevers die geen salarispakket of administratiekantoor hebben. 1.1 Gebruik U vindt de Online Pensioenaangifte op www.pensioenaangifte.nl. Het programma is geschikt voor gebruik met de browsers IE9, IE10 en Chrome. Let op! U logt automatisch uit als u 15 minuten geen gebruik maakt van de website. Moet u uw werk onderbreken? Stuurt u de al ingevulde gegevens dan alvast in. Zo voorkomt u dat u werk verliest. U kunt de aangifte later weer ophalen en corrigeren. U krijgt daarvan binnen 24 uur een bevestiging van ons. 1.2 Uw contactgegevens Controleer altijd eerst of al uw contactgegevens zijn ingevuld. U gaat hiervoor naar: www.pensioenaangifte.nl Mijn instellingen Mijn terugkoppel e-mailadres Handleiding - Pensioenaangifte Online 3 / 16
1 1 3 2 2 2 2 2 Aangifte doen U doet periodiek aangifte voor uw werknemers. Namelijk per maand of per 4 weken. 1. Ga naar Mijn pensioenaangifte. 2. Ga naar Online aangifte. 3. Kies het loonheffingennummer waarvoor u aangifte wilt doen. 4. Kies het jaar waarvoor u aangifte wilt doen. 5. Klik op Nieuw. 1 3 2 4 5 U komt nu in het scherm Tijdvak. 6. Kies het tijdvak waarvoor u aangifte wilt doen. Kunt u geen tijdvak selecteren? Vul dan eerst alle velden in bij Mijn instellingen. Wilt u gegevens kopiëren van een vorige aangifte? U hoeft dan niet alle gegevens van uw werknemers opnieuw in te voeren. U past daarna alleen de gegevens aan die veranderd zijn. U doet dit zo: 7. Kies het tijdvak waarvan u de gegevens wilt kopiëren. 8. Klik op Kopiëren. U krijgt nu een overzicht van uw werknemers. Let op: u kunt een tijdvak pas kopiëren als de aangifte hiervoor verwerkt is. U krijgt een e-mail zodra de aangifte is verwerkt Nu kunt u de gegevens van uw werknemers toevoegen, aanpassen of verwijderen. 9. Zijn alle werknemers toegevoegd? Kloppen alle gegevens? klik dan op Verzenden. U krijgt binnen 24 uur een bevestiging van ons dat uw aangifte is verwerkt. 6 7 9 8 Handleiding - Pensioenaangifte Online 4 / 16
3 Een aangifte corrigeren Heeft u uw gegevens verstuurd en een fout gemaakt? Of bent u vergeten een werknemer op te geven? Dan kunt u uw aangifte corrigeren. 1. Ga naar Mijn pensioenaangifte. 2. Ga naar Online aangifte. 3. Kies het loonheffingennummer waarvoor u aangifte wilt doen. 4. Kies het jaar waarvoor u aangifte wilt doen. 5. Klik op Corrigeren. U krijgt nu een overzicht van de aangiftes die u eerder heeft ingediend. 6. Klik rechts van de aangifte die u wilt aanpassen op Corrigeren. 1 3 4 2 5 6 6 U komt nu in uw oorspronkelijke aangifte. Daarin kunt u gegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen. Heeft u alle wijzigingen verwerkt? Klik dan op Verzenden. Handleiding - Pensioenaangifte Online 5 / 16
4 Werknemergegevens wijzigen 4.1 Een werknemer aanmelden Heeft u een nieuwe werknemer gekregen? Geeft u dit dan aan ons door. Dit kan op 2 manieren: A. U voegt de werknemer toe als u periodiek aangifte doet. Volg de stappen 1 tot en met 8 bij Aangifte doen (hoofdstuk 2). Klik nu onderin het scherm op Werknemer toevoegen. B. Heeft u uw periodieke aangifte al gedaan? Doet u dan een correctie op uw aangifte. Volg de stappen 1 tot en met 6 bij Een aangifte corrigeren (hoofdstuk 3). U komt nu in uw oorspronkelijke aangifte. Daarin voegt u de gegevens van uw nieuwe werknemer toe. U komt nu vanuit keuze A én B in het scherm Inkomstenverhouding. Vult u de gegevens van de inkomstenverhouding in. We leggen de begrippen uit in hoofdstuk 5.1. Vult u de persoonsgegevens van de werknemer in. We leggen de begrippen uit in hoofdstuk 5.2. Maakt u nu een keuze voor het adres van uw werknemer. Klik op Binnenlands adres of Buitenlands adres. Vul de adresgegevens in. U vindt een uitleg van de begrippen in hoofdstuk 5.3 en 5.4. Klik daarna op Volgende stap. U komt nu in het scherm Inkomstenperiode Vul de gegevens over de inkomstenperiode in. U vindt een uitleg van de begrippen in hoofdstuk 5.5. Klik daarna op Volgende stap. U komt nu in het scherm Sector risicogroep. Vul de gegevens over de sector risicogroep in. U vindt een uitleg van de begrippen in hoofdstuk 5.7. Klik daarna op Volgende stap. U komt nu in het scherm Werknemergegevens. Vul de loongegevens van de werknemer in. U vindt een uitleg van de begrippen in hoofdstuk 5.6. Klik daarna op Volgende stap. Handleiding - Pensioenaangifte Online 6 / 16
Let op! U moet alle pensioengegevens toevoegen die van toepassing zijn. Hiermee voorkomt u een bevinding op uw aangifte. Hieronder leest u hoe u dit moet doen. In het scherm Pensioengegevens vult u de verschillende regelingen (Pensioenfonds, Sociaal Fonds, VUT e.d.) in waaraan een werknemer deelneemt. Klik op Nieuw pensioengegeven toevoegen. U komt nu in een nieuw scherm. Vul de Datum aanvang en Datum einde in. Dit is vaak de periode (4 weken of 1 maand) waarover u aangifte doet. Kwam uw werknemer later in dienst? Dan vult u die latere datum in. Vul het Productkenmerk in. Dit is de code van de regeling waarvoor u een contract heeft en waaraan uw werknemer deelneemt. U vindt de codes ook bij Mijn pensioenaangifte onder Productkenmerken. Vul het Pensioengevend loon, de Premie en de Verloonde uren voor pensioen in. Klik op Opslaan. We leggen de begrippen ook uit in hoofdstuk 5.8. U komt nu terug in het vorige scherm. De regelinggegevens zijn toegevoegd. Doet u ook mee aan een Sociaal Fonds, een VUT-regeling, of een andere regeling? Klik dan weer op Nieuw pensioengegeven toevoegen. Vul de gegevens voor deze regeling op dezelfde manier in. Belangrijk: Heeft u alle regelingen toegevoegd? Klik dan op Volgende stap. U komt nu weer terug in het scherm Tijdvak. Heeft u in deze periode nog een nieuwe werknemer gekregen? Kiest u dan weer Werknemer toevoegen en doorloop de stappen hierboven. Heeft u al uw gegevens over de periode ingevuld? Klik dan op Verzenden om uw gegevens naar ons te sturen. U krijgt binnen 24 uur een bevestiging van ons dat uw gegevens zijn verwerkt. Handleiding - Pensioenaangifte Online 7 / 16
4.2 Een werknemer afmelden Gaat een werknemer uit dienst? Meldt u de werknemer dan af als deelnemer bij het pensioenfonds. U doet dit door de Datum einde inkomstenverhouding in te vullen. U vindt die op de pagina Inkomstenverhouding. De eerstvolgende keer dat u aangifte doet, staat de werknemer nog vermeld als u de gegevens kopieert. Verwijdert u de werknemer uit deze eerstvolgende aangifte. De gegevens van uw werknemer worden daarna niet meer getoond in nieuwe aangiftes. Zo verwijdert u een werknemer uit uw aangifte: Volg de stappen 1 tot en met 8 bij Aangifte doen (hoofdstuk 2). U krijgt nu een overzicht van uw werknemers. Klik op Verwijderen naast de werknemer die in de vorige periode uit dienst is gegaan. De gegevens van deze werknemer verdwijnen nu uit de aangifte. Daarna kunt u verder met het toevoegen en aanpassen van gegevens van de overige werknemers. Meldt u de werknemer alléén af als hij uit dienst is Heeft een werknemer in een tijdvak geen loon ontvangen? Dan moet u toch aangifte doen. U verwijdert de gegevens van de werknemer dus niet. Vult u bij het loon 0 in. We noemen dit een nihil-aangifte. Handleiding - Pensioenaangifte Online 8 / 16
4.3 Gegevens van een werknemer wijzigen U kunt de gegevens van een werknemer tussentijds corrigeren. Of de gegevens die u uit een eerder tijdvak heeft gekopieerd aanpassen. U doet dit per werknemer. Zo wijzigt u de gegevens van een werknemer: Volg de stappen 1 tot en met 8 bij Aangifte doen (hoofdstuk 2); of Volg de stappen 1 tot en met 6 bij Aangifte corrigeren (hoofdstuk 3). U krijgt nu een overzicht van uw werknemers. Klik op Wijzigen bij de werknemer waarvan u de gegevens wilt wijzigen. Vervolgens doorloopt u de procedure per werknemer uit paragraaf 4.1 (Een werknemer aanmelden). Past u de gegevens aan. Heeft u alle gegevens doorlopen? Dan komt u weer uit in het scherm Tijdvak. Klik op Verzenden om uw gegevens naar ons te sturen. U krijgt binnen 24 uur een bevestiging van ons dat uw gegevens zijn verwerkt. Handleiding - Pensioenaangifte Online 9 / 16
4.4 Pensioengevend loon bij vooraf -fondsen Doet u aangifte voor de volgende pensioenfondsen? - Architectenbureaus - Hibin - Houtverwerkende Industrie en Jachtbouw - Particuliere Beveiliging - Reiswerk - VLEP Dan moet u het pensioengevend loon elk tijdvak op de volgende manier opgeven: 1. Stel het pensioengevend loon op jaarbasis vast. In het pensioenreglement leest u welke loonbestanddelen wel en niet meetellen. 2. Deel dit loon door het aantal tijdvakken in het jaar waarvoor u aangifte doet. Twaalf als u elke maand aangifte doet, dertien als u vierwekelijks aangifte doet. Als de medewerker het hele tijdvak in dienst is, geeft u de uitkomst hiervan als pensioengevend loon op. 3. Treedt de werknemer in het tijdvak in of uit dienst? Herleid dan het pensioengevend loon over het tijdvak naar het aantal werkbare dagen (incl. feestdagen). Voorbeeld Het pensioenfonds hanteert als pensioengevend loon het fulltime salaris, incl. vakantiegeld. Werkgever A doet maandelijks aangifte. Medewerker X treedt op 15 januari 2015 in dienst en heeft een fulltime dienstverband met een maandsalaris van 2000,-. 1. Bepaal het pensioengevend jaarloon Fulltime maandsalaris * (Aantal maanden jaar + vakantietoeslag) = 2000,- * 12.96 = 25.920,- 2. Bepaal het loon per tijdvak Pensioengevend jaarloon/aantal tijdvakken = 25.920,- / 12 = 2160,- 3. Herleid het pensioengevend loon per tijdvak naar het aantal werkbare dagen Herleid pensioengevend loon = Pensioengevend loon * Aantal werkbare dagen in dienst/ Aantal werkbare dagen in tijdvak Aantal werkbare dagen in dienst = 13 (van 15-1-2015 t/m 31-1-2015) Aantal werkbare dagen in tijdvak = 23 (van 1-1-2015 t/m 31-1-2015) 2160,- * 13/23 = 1220, 87 Werkgever A geeft in het tijdvak januari een pensioengevend loon op van 1220,87 voor medewerker X. In februari geeft hij een loon op van 2160,-. Handleiding - Pensioenaangifte Online 10 / 16
5 Uitleg van begrippen Hieronder krijgt u een uitleg van de gegevens die u moet invullen. We namen de definities van de Belastingdienst over. 5.1 Inkomstenverhouding Een inkomstenverhouding is de verhouding tussen een inhoudingsplichtige (werkgever) en een natuurlijk persoon (werknemer). De natuurlijke persoon krijgt op basis hiervan loon of een uitkering. Nummer inkomstenverhouding Dit is het nummer van de inkomstenverhouding en het BSN (sofinummer) óf personeelsnummer samen. Datum aanvang inkomstenverhouding Datum einde inkomstenverhouding Dit is de eerste dag van de inkomstenverhouding. Dit is de laatste dag van de inkomstenverhouding. Code reden einde inkomstenverhouding flexwerker Deze code geeft de reden van het einde van een inkomstenverhouding in de uitzendbranche aan. Maakt u een keuze uit één van de mogelijkheden. Personeelsnummer Dit is het nummer van uw werknemer in uw administratie. 5.2 Natuurlijk persoon BSN/Sofinummer Burgerservicenummer (BSN): dit is het unieke nummer van een natuurlijk persoon. De Gemeente kent dit toe. Sofinummer: dit is het unieke nummer van een natuurlijk persoon. De Belastingdienst kent dit toe. Vult u het BSN van de werknemer in. Heeft hij geen BSN? Vult u dan het sofinummer in. Voorletters Voorvoegsel(s) Dit is de verzameling van eerste letters van alle in volgorde voorkomende voornamen. Vult u alle officiële voorletters in. Dit is de verzameling van één of meer voorzetsels of lidwoorden die aan het significante deel van de achternaam vooraf gaat en daarmee samen de achternaam vormt. Significant deel van de achternaam Geboortedatum Geslacht Dit is de achternaam zonder voorvoegsels. Dit is de datum dat de natuurlijke persoon is geboren. Dit is het geslacht van een natuurlijk persoon. Handleiding - Pensioenaangifte Online 11 / 16
5.3 Adres binnenland Straatnaam Huisnummer Huisnummer toevoeging De officiële door de gemeente vastgestelde naam van een straat De numerieke aanduiding die door de gemeente aan het object is toegekend De alfanumerieke aanduiding achter het huisnummer die door de gemeente is toegekend Locatieomschrijving Postcode Plaatsnaam Een nadere aanduiding bij de straatnaam (en indien aanwezig het huisnummer) De codering van een Nederlands postadres De door de gemeente vastgestelde naam van een woonplaats 5.4 Adres buitenland Straatnaam Huisnummer Locatieomschrijving Postcode De naam van een straat in het buitenland De aanduiding van een (deel van een) pand Een nadere aanduiding bij een buitenlands adres De door een buitenlandse postdienst toegekende codering van een adres Woonplaatsnaam Regionaam Landcode ISO De naam van een woonplaats De naam van een gebiedsdeel binnen een land De code van een huidig land of gebiedsdeel 5.5 Inkomstenperiode Datum aanvang inkomstenperiode Code soort inkomstenverhouding / inkomenscode Dit is de begindatum van de inkomstenperiode. Dit is vaak de begindatum van de periode (4 weken of 1 maand) waarover u aangifte doet. Kwam uw werknemer later in dienst? Dan vult u die latere datum in. Begint de inkomstenperiode van periode 1 voor 1 januari van het betreffende jaar, dan vult u 1 januari in. Dit is de aanduiding van het soort inkomstenverhouding. Handleiding - Pensioenaangifte Online 12 / 16
Code aard arbeidsverhouding Deze code geeft aan welk soort arbeidsverhouding bepalend is voor de vaststelling dat de werknemer verplicht verzekerd is voor de werknemersverzekeringen. Code invloed verzekeringsplicht Deze code geeft aan of er bijzondere omstandigheden zijn voor het verzekerd zijn voor werknemersverzekeringen. Code contract onbepaalde/bepaalde tijd Code fase indeling F&Z Deze code geeft aan of het arbeidscontract voor bepaalde of onbepaalde tijd geldt. Deze code geeft aan in welke fase de inkomstenverhouding voor bepaalde tijd zich bevindt in het kader van de Wet flexibiliteit en zekerheid. Code cao Deze code geeft aan welke collectieve arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaardenregeling voor de inkomstenverhouding geldt. Code beroep Code Incidentele Inkomstenvermindering Deze code geeft het beroep van de natuurlijk persoon aan. Deze code geeft aan dat het loon door ziekte of onbetaald verlof tijdelijk lager is dan het overeengekomen loon. Normuren per week Norm aantal uren per week. Dit is geregeld in de CAO of aanvullende afspraken tussen u en de werknemer. Parttime percentage Parttime percentage 5.6 Werknemergegevens Dit zijn de loongegevens van uw werknemer. Bruto uurloon Loon LB/PH Loon SV Loon belast volgens tabel bijzondere beloningen De bruto herleide looneenheid per uur conform de arbeidsovereenkomst Het loon waarover de loonbelasting/premie volksverzekeringen wordt berekend Het loon voor de werknemersverzekeringen Dat deel van het Loon LB/PH dat is belast in de tabel bijzondere beloningen Vakantiebijslag Opgebouwde recht vakantiebijslag Extra periode salaris Het bruto bedrag dat aan vakantiebijslag is uitbetaald in het tijdvak Het brutobedrag dat aan rechten op vakantiebijslag is opgebouwd in het tijdvak Het bruto bedrag dat naast het loon en vakantiegeld is uitbetaald in het tijdvak naar aanleiding van afspraken in de (individuele of collectieve) arbeidsovereenkomst Handleiding - Pensioenaangifte Online 13 / 16
Opgebouwde recht extra periode salaris Loon in geld Het bruto bedrag dat aan rechten op vaste vergoedingen naast het loon en vakantiegeld is opgebouwd in het tijdvak naar aanleiding van afspraken in de (individuele of collectieve) arbeidsovereenkomst Het (bruto)bedrag aan loon in geld dat belast is voor zowel de loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen als bijdrage Zvw Aantal SV-dagen Het aantal dagen waarover voor de inkomstenverhouding loon is genoten in het loontijdvak 5.7 Sector risicogroep De Belastingdienst stelt de sectorcode en de code risicopremiegroep in een beschikking vast. Vult u deze codes altijd in. Datum aanvang sectorrisicogroep Datum einde sectorrisicogroep Sector Risicopremiegroep De eerste dag dat een werknemer onder de inkomstenverhouding voor een sectorrisicogroep werkte. Dit is vaak de begindatum van de periode (4 weken of 1 maand) waarover u aangifte doet. Kwam uw werknemer later in dienst? Dan vult u die latere datum in. De laatste dag dat een werknemer onder de inkomstenverhouding voor een sectorrisicogroep gewerkt heeft in LA-keten De sector waaronder de inkomstenverhouding in deze periode viel De risicopremiegroep (binnen de sector) waaronder de inkomstenverhouding in deze periode viel 5.8 Pensioengegevens Datum aanvang pensioengegevens Datum einde pensioengegevens Eerste dag dat de werknemer binnen het tijdvak deelneemt aan de regeling Laatste dag dat de werknemer binnen het tijdvak deelneemt aan de regeling Productkenmerk Pensioengevend loon Een kenmerk dat Syntrus Achmea aan een door de werkgever afgenomen pakket van producten toekent. De volledige lijst van productkenmerken vindt u bij Over de pensioenaangifte onder Productoverzicht. Het deel van het brutoloon in deze periode dat meetelt voor de pensioenopbouw. Dit kan per productgroep een ander bedrag zijn. Kijk in het reglement voor het juiste loonbegrip van uw pensioenfonds. Dit kan ook het volledige bruto loon zijn. U hoeft geen rekening te houden met een eventuele maximering van het loon. Dit doen wij voor u. Handleiding - Pensioenaangifte Online 14 / 16
Premie voor deze productgroep De premie die u betaalt aan het fonds, moet berekend worden over de opgegeven periode (datum aanvang pensioengegevens en datum einde pensioengegevens) en het opgegeven pensioengevend loon. Deze premie is het totaal van het werkgever- en werknemersdeel. Verloonde uren voor pensioen Het aantal verloonde uren voor pensioen Handleiding - Pensioenaangifte Online 15 / 16