Commercieel vertrouwelijk Beschrijvend document Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor Schoonmaakdiensten ten behoeve van Stichting Zuyd Hogeschool 1.13.8.1 Status : Versie 1.0 Uitgevoerd door : Zuyd Hogeschool, Facilitair Bedrijf Datum : 18 maart 2015 Beschrijvend document OP01042013
Inhoudsopgave VOORWOORD... 5 1. INLEIDING... 8 1.1 Algemeen... 8 1.1.1 Zuyd Hogeschool... 8 1.1.2 Missie... 9 1.1.3 De organisatie... 10 1.1.4 Teams... 10 1.1.5 Diensten... 10 1.1.6 Locaties... 12 1.2 Aan te besteden opdracht... 14 1.2.1 Doelstelling van de opdracht... 15 1.2.2 Omvang van de aan te besteden opdracht... 16 1.2.3 Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht... 17 1.2.4 Te sluiten overeenkomst... 17 1.2.5 Toepasselijke Algemene Voorwaarden... 17 2. PROCEDURE... 18 2.1 Toepasselijke wetgeving... 18 2.2 Planning... 18 2.3 Contactpersoon... 19 2.4 Informatie-uitwisseling / Inlichtingen... 19 2.5 Klachtenafhandeling... 20 2.6 Offerte indienen... 21 2.7 Toepasselijke voorwaarden voor deze aanbesteding... 21 2.8 Voorbehoud aanbesteding/niet gunnen... 22 2.9 Onjuistheden... 22 2.10 Onduidelijkheden, omissies en aanvullingen... 22 2.11 Vergoeding... 22 2.12 Vertrouwelijkheid... 22 2.13 Rechten ontlenen aan gegevens... 23 2.14 Combinatie... 23 3. EISEN TEN AANZIEN VAN INSCHRIJVERS... 24 3.1 Uitsluitingsgronden... 24 3.2 Geschiktheidseisen... 25 3.2.1 Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht... 25 3.2.2 Geschiktheidseisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid... 25 3.2.3 Uniforme Eigen Verklaring... 29 4. INVULLING PROGRAMMA VAN EISEN... 30 4.1 Werkzaamheden Zuyd Hogeschool... 30 4.1.1 Subcontractors... 32 4.1.2 Werkbare dagen... 33 Commercieel vertrouwelijk 2 van 74
4.1.3 Werktijden... 33 4.1.4 Werkprogramma... 34 4.2 Facturatie en prijzen... 34 4.2.1 Betaling... 36 4.2.2 Prijsaanpassing... 36 4.2.3 Aansprakelijkheid en verzekering... 37 4.3 Communicatie... 37 4.3.1 Overlegmomenten... 38 4.3.2 Logboek... 39 4.3.3 Managementinformatie... 40 4.3.4 Bereikbaarheid bij calamiteiten... 41 4.3.5 Klachtenregistratie en klachtenafhandeling... 41 4.4 Personeel... 41 4.4.1 Leidinggevend personeel... 41 4.4.2 Operationeel personeel... 42 4.4.3 Personeel vallend onder de categorie social return (bijv. SW-indicatie)... 44 4.4.4 Werkdruk en prestatienormen... 45 4.5 Materialen, middelen... 45 4.5.1 Afvalverwijdering en afvalscheiding... 47 4.5.2 Milieu... 48 4.6 Kwaliteit en kwaliteitsbewaking... 48 4.6.1 Start... 48 4.6.2 Procescontrole middels dagelijkse controle (DKS)... 49 4.6.3 Contractbeheersing middels kwaliteitsmeetsysteem (KMS)... 49 4.6.4 Kwaliteitsbeleving... 50 4.7 Boeteclausule... 50 4.8 Kritische prestatie indicatoren (KPI s) ten behoeve van schoonmaakdienstverlening.. 53 4.9 Overige bepalingen... 54 4.10 Overige gegevens en bijlagen... 56 5. BEOORDELING EN GUNNING... 57 5.1 Beoordelingsprocedure... 57 5.1.1 Voldoen aan de gestelde eisen... 57 5.1.2 Beoordeling op basis van de gunningcriteria.... 58 5.1.3 Gunningcriterium Kwaliteit... 58 5.1.4 Gunningcriterium Prijs... 60 5.1.5 Scoremethodiek... 61 5.2 Gunningsprocedure... 62 Commercieel vertrouwelijk 3 van 74
BIJLAGE BESCHRIJVEND DOCUMENT AANBESTEDINGSVOORWAARDEN DEEL B... 63 BIJLAGE 1 EIGEN VERKLARING... 64 BIJLAGE 2 VERKLARING OMTRENT INSCHRIJVING... 65 BIJLAGE 3 REFERENTIEOPDRACHT... 66 BIJLAGE 4 INVULBLAD... 67 BIJLAGE 5 FORMAT VOOR HET STELLEN VAN VRAGEN... 68 BIJLAGE 6 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN ZUYD HOGESCHOOL... 69 BIJLAGE 7 OPLEVERSTAAT... 70 BIJLAGE 8 RUIMTESTAAT EN FREQUENTIESCHEMA... 71 BIJLAGE 9 GEGEVENS OVERNAME PERSONEEL... 72 BIJLAGE 10 CONCEPTOVEREENKOMST... 73 BIJLAGE 11 KEUZELIJST VSR... 74 Commercieel vertrouwelijk 4 van 74
VOORWOORD Voor u ligt het Programma van Eisen (nader te noemen P.v.E.) in het kader van de Europese Aanbesteding Schoonmaak & Onderhoud 2015 van Zuyd Hogeschool. Het P.v.E. wordt bij deze openbare procedure gebruikt om te komen tot een nieuwe overeenkomst met een schoonmaakdienstverlener. Het contract Schoonmaak & Onderhoud met de huidige dienstverlener (Hago Nederland BV) eindigt m.i.v. 01-09-2015. Conform de Europese regelgeving dient dit contract opnieuw te worden aanbesteed. De doelstelling is om te komen tot een nieuw Schoonmaak- & Onderhoudscontract voor alle locaties van Zuyd Hogeschool, waarbij wordt voldaan aan de door de opdrachtgever gestelde randvoorwaarden. De opdracht omvat het schoonmaakonderhoud van de panden van Zuyd Hogeschool te Heerlen, Maastricht en Sittard. De schoonmaakdienstverlening moet bijdragen tot een algemeen gevoel van welzijn op de werkplek en haar omgeving. Het schoonmaakcontract omvat alle dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden en periodieke werkzaamheden die noodzakelijk zijn. Verder dient de schoonmaakdienstverlener als coördinator te fungeren t.b.v. de aansturing van de door Zuyd Hogeschool gecontracteerde subcontractors (afval, glasbewassing en sanitaire voorzieningen). In Sittard wordt op dit moment een nieuwe locatie van Zuyd gebouwd: Ligne. Ligne vervangt vanaf 1 september 2016 de locaties Havikstraat en Sportcentrumlaan. Het gebouw bevat naast Zuyd nog andere functies, zoals een bibliotheek, museum en winkels. Ligging Nieuwbouwlocatie Ligne ligt aan de rand van het oude stadscentrum van Sittard, tussen de Haspelsestraat en de Rijksweg Noord. Het gebouw bestaat uit een Noordblok en een Zuidblok. Zuyd Hogeschool is gevestigd in het Noordblok. In het Zuidblok kun je de gezamenlijke bibliotheek van Zuyd en BiblioNova vinden. Commercieel vertrouwelijk 5 van 74
Faciliteiten Het hart van het Noordblok is de centrale hal. In deze hal krijgt de receptie een balie, kunnen bezoekers iets drinken in de sappenbar en bevinden zich de ingangen naar Zuyd, het museum en het filmhuis. De filmzalen worden overdag gebruikt als collegezaal. Op de tweede verdieping ligt het restaurant van Zuyd, dat ook open is voor andere bezoekers van Ligne. De lokalen, kantoren en collegezalen liggen op de begane grond, de eerste en tweede verdieping. In het Zuidblok ligt de bibliotheek met diverse studieplekken, waar je rustig in je eentje of in groepjes kunt werken. Andere functies in het gebouw Behalve Zuyd en de gezamenlijke bibliotheek bevinden zich in Ligne: museum filmhuis zorgwoningen van Daelzicht appartementen winkels en horeca parkeergarage Betreffende de facilitaire zaken, o.a. schoonmaak, is het de intentie dat Zuyd dit ook voor het museum en filmhuis gaat faciliteren. Zuyd Hogeschool heeft als doelstelling het overgaan van een handelingengericht programma naar een resultaatgericht programma. In eerste instantie dient uitgegaan te worden van een handelingengericht programma. Bij het realiseren van de doelstelling is de schoonmaakdienstverlener een belangrijke factor. Op basis van de invulling van de schoonmaakdienstverlener, uitgewerkt in de gunningscriteria, zal Zuyd Hogeschool al dan niet per locatie (locatiekeuze) gefaseerd overgaan naar resultaatgerichte schoonmaak. Bij de voorbereidingen en het overstappen zijn de wensen en eisen van de locatieverantwoordelijken van groot belang. De locatieverantwoordelijken hebben de eindbeslissing om al dan niet over te gaan naar het resultaatgericht programma op locatieniveau. Het Facilitair Bedrijf fungeert als centrale contractbeheerder. Onder centraal contractbeheer wordt in globale lijnen de voortgang van het contract gemanaged, op strategisch en tactisch niveau de schoonmaak van Zuyd Hogeschool breed besproken en de kwaliteit van dienstverlening geborgd op uniformiteit. Commercieel vertrouwelijk 6 van 74
De locatieverantwoordelijken fungeren als decentrale contractbeheerders. Dit wil zeggen dat zij op tactisch en operationeel niveau de schoonmaakdienstverlening aansturen, controleren en evalueren op locatieniveau. Opdrachtnemer dient de locaties als losse kleinere opdrachtgevers te zien die dienen te voldoen aan de randvoorwaarden/kaders die Zuyd Hogeschool heeft vastgesteld. De locatieverantwoordelijken kunnen de schoonmaakdienstverlening inrichten binnen deze randvoorwaarden/ kaders zodat deze aansluit op de eigenschappen van de locaties. Commercieel vertrouwelijk 7 van 74
1. INLEIDING 1.1 Algemeen In dit hoofdstuk wordt een beeld geschetst van Zuyd Hogeschool, haar missie, organisatievorm, facilitair beleid en de locaties. In paragraaf 1.2 krijgt u een overzicht van de procedurele voorwaarden. Om de volgende redenen is gekozen voor het volgen van een openbare procedure: Het aantal te verwachten inschrijvers ligt nabij het minimum aantal te selecteren inschrijvers dat is toegestaan bij het toepassen van de niet-openbare procedure. Het toepassen van een andere procedure leidt naar verwachting eerder tot hogere dan lagere lasten voor de inschrijvers en de aanbestedende dienst. 1.1.1 Zuyd Hogeschool Zuyd behoort met circa veertig bachelor en tien master opleidingen, 15.000 studenten en 1.550 medewerkers tot de grote hogescholen van Nederland. Studenten kunnen kiezen uit opleidingen op zowel bachelor- als masterniveau op het gebied van : Economie en Talen; Gedrag en Maatschappij; Gezondheidszorg; Kunsten; Onderwijs; Techniek en Informatica. Partner voor bedrijven Zuyd Hogeschool is een belangrijke partner voor Euregionale bedrijven en instellingen als het gaat om bedrijfsopleidingen, toegepast onderzoek, stages en (afstudeer)projecten. Via de expertisecentra van de hogeschool stroomt kennis van de hogeschool naar de (Eu)regio en vice versa. Commercieel vertrouwelijk 8 van 74
Strategische ligging De hogeschool heeft vestigingen in Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen. Haar strategische ligging in de Euregio Maas-Rijn (een dynamische regio in het hart van Europa) biedt unieke kansen. Grote steden als Aken, Keulen, Brussel en Antwerpen liggen op korte afstand. Het buitenland is altijd dichtbij. Bijvoorbeeld voor stage bij één van de talloze internationale bedrijven. Of voor uitwisselingsprogramma's met partnerhogescholen in de Euregio. Euregionale Kennispoort Zuyd Hogeschool wil een Euregionale kennispoort zijn. Een ontmoetingsplaats voor studenten, medewerkers, bedrijven en overheidsinstellingen. Een plek waar kenniscirculatie op gang komt. 'Kennis delen' betekent immers 'kennis vermenigvuldigen'. 1.1.2 Missie Zuyd is een regionaal kennisinstituut dat zich richt op ontwikkeling en overdracht van hoogwaardige, praktijkgerichte kennis. Dit ten behoeve van de ontwikkeling van professies en de ontwikkeling van onze regio. De medewerkers van Zuyd Hogeschool willen bijdragen aan de groei van mensen gedurende hun gehele professionele ontwikkeling. We geloven dat ieder individu over unieke talenten beschikt en willen helpen deze ten volle te ontplooien. In onze werkwijze verbinden we onderwijs, onderzoek en omgeving. We focussen op thema's met relevantie voor onze regio zoals Technologie in de Zorg, Nieuwe Materialen/Nieuwe Energie en Europees Kunstenaarschap en streven naar excellentie op deze gebieden. We blijven onszelf voortdurend verbeteren in nauwe samenwerking en interactie met onze omgeving, onze afnemers en de beroepskolom en maken daarbij van elkaars deskundigheid gebruik. Dat maakt dat wij goed samenwerken: over de grenzen van onze disciplines heen aan innovatie en over geografische grenzen aan internationalisering. Commercieel vertrouwelijk 9 van 74
1.1.3 De organisatie Zuyd Hogeschool heeft na haar tot stand komen een organisatiemodel ontwikkeld voor het onderwijs en de diensten. Schematisch ziet dit er als volgt uit: Figuur 1: Organisatiemodel Bestuur & beleid van Zuyd Hogeschool 1.1.4 Teams Eigen verantwoordelijkheid en persoonlijke aandacht zijn kernwaarden van de hogeschool en om die reden kiest Zuyd voor samenwerkende professionals in teams als dragers van de ontwikkeling en uitvoering van kerntaken in kenniscentra en diensten. Moderne arbeidsverhoudingen gaan uit van ruimte, vertrouwen en heldere doelafspraken en dat kan het beste gestalte krijgen in samenwerkende teams onder leiding van een teamleider. 1.1.5 Diensten Vijf diensten ondersteunen het primaire proces binnen Zuyd Hogeschool: Onderwijs en Onderzoek, Human Resources, Finance and Control, Marketing en Communicatie en Facilitair Bedrijf, ieder onder leiding van een directeur. De aansturing en rapportagelijnen zijn vergelijkbaar met die van de faculteiten. Commercieel vertrouwelijk 10 van 74
Dienst Facilitair Bedrijf De dienst Facilitair Bedrijf wil in een partnerrelatie met de kenniscentra en andere diensten van Zuyd Hogeschool bijdragen aan excellent onderwijs en onderzoek dat duurzaam van betekenis is voor professies. Het Facilitair Bedrijf biedt de organisatie en haar gebouwgebruikers diensten op het vlak van ICT, inkoop, huisvesting, facilitaire zaken en onderwijsondersteuning. Het uitgangspunt daarbij is steeds integrale dienstverlening: hoogwaardige, betrouwbare ondersteuning die de klantvraag centraal stelt. Visie en doelstellingen De omgeving van onze organisatie verandert in snel tempo. Ontwikkelingen als maatwerk en flexibilisering van het onderwijs, het aanboren van nieuwe doelgroepen, demografische krimp en samenwerkingsprojecten over de organisatiegrenzen heen, zorgen ervoor dat het onderwijs en onderzoek van Zuyd Hogeschool volop in beweging zijn. Daarmee zijn ook de klantvragen waarmee de dienst Facilitair Bedrijf te maken krijgt constant aan verandering onderhevig. Het Facilitair Bedrijf is zich hiervan zeer bewust. De dienst wil met alle medewerkers klaar staan voor de toekomst. Dat betekent dat het Facilitair Bedrijf niet alleen op betrouwbare wijze uitvoering geeft aan operationele processen om gebouwgebruikers te faciliteren. De dienst wil bovendien continu met interne klanten in contact staan om bij vernieuwingen vroegtijdig en deskundig te kunnen adviseren en vervolgens passende oplossingen te realiseren. Kortom, het Facilitair Bedrijf biedt integrale dienstverlening die de klant centraal stelt. Dit is alleen mogelijk door constante aandacht te schenken aan een klantgerichte ondersteuningscultuur. Wat daaronder verstaan wordt, heeft het Facilitair Bedrijf benoemd in haar serviceconcept. Dit wordt op korte termijn geactualiseerd, zodat ook de kernwaarden van Zuyd Hogeschool hierin een plaats krijgen. Het Facilitair Bedrijf ziet dat een klantgerichte ondersteuningscultuur in elk geval steunt op de volgende pijlers: Professionele attitude, gericht op verantwoordelijkheid nemen en leren door feedback Vakinhoudelijke deskundigheid; Kennis van doelen en bedrijfsprocessen, zowel van interne klanten als van de eigen afdeling; Eenduidig relatiemanagement; Handelen in lijn met de kernwaarden van Zuyd. Een uitgangspunt in het vormgeven van het eenduidig relatiemanagement is het accountmanagement. De locatiemanagers fungeren als accountmanager voor klanten: zij Commercieel vertrouwelijk 11 van 74
hebben een regiefunctie in de dienstverleningsprocessen die nodig zijn om een integraal aanbod te kunnen leveren. De dienst heeft het model van direct klantcontact op locatie, aangevuld met een centrale specialistische achtervang. Bedrijfsprocessen zijn ingericht met weinig overhead, korte lijnen en heldere rollen. Het Facilitair Bedrijf bestaat uit zeven teams, elk rechtstreeks aangestuurd door een teamleider of locatiemanager. De teams zijn: Locatiedienst Heerlen. Locatiedienst Maastricht. Locatiedienst Sittard. ICT Services. ICT Informatiemanagement. Inkoop & Aanbestedingen. Vastgoedbeheer en Facilitaire Zaken (VGB&FZ). Voor verdere informatie zie tevens www.zuyd.nl. 1.1.6 Locaties Locatie 1: Locatie 2: BETHLEHEMWEG (Hoge Hotelschool) BONNEFANTENSTRAAT (Conservatorium) Bethlehemweg 2 Bonnefantenstraat 15 6222 BM Maastricht 6211 KL Maastricht T 31 (0)43 352 82 82 T 31 (0)43 346 66 80 F 31 (0)43 352 82 85 F 31 (0)43 346 66 89 Locatie 3: Locatie 4: BRUSSELSEWEG FRANCISCUS ROMANUSWEG (Conservatorium) Brusselseweg 150 Franciscus Romanusweg 90 6217 HB Maastricht 6221 AH Maastricht T 31 (0)43 346 66 66 T 31 (0)43 346 62 60 F 31 (0)43 346 66 09 F 31 (0)43 346 62 69 Commercieel vertrouwelijk 12 van 74
Locatie 5: (vervalt per 31-08-2016) Locatie 6: HAVIKSTRAAT HERDENKINGSPLEIN (Academie Beeldende Kunsten) Havikstraat 5 Herdenkingsplein 12 6135 ED Sittard 6211 PW Maastricht T 31 (0)46 420 70 70 T 31 (0)43 346 66 70 F 31 (0)46 420 70 79 F 31 (0)43 346 66 79 Locatie 7: Locatie 8: LENCULENSTRAAT (Toneelacademie) NIEUW EYCKHOLT Lenculenstraat 31-33 Nieuw Eyckholt 300 6211 KP Maastricht 6419 DJ Heerlen T 31 (0)43 346 66 90 T 31 (0)45 400 60 60 F 31 (0)43 346 66 99 F 31 (045) 400 60 69 Locatie 9: (vervalt per 31-08-2016) Locatie 10: (open per 02-05-2016) SPORTCENTRUMLAAN LIGNE Sportcentrumlaan 35 Rijksweg noord 6136 KX Sittard Sittard T 31 (0)46 420 72 72 F 31 (0)46 420 72 79 Zuyd Hogeschool is als organisatie in ontwikkeling. Dit betekent dat een locatie kan worden afgestoten en/of dat een upgrade van een bestaande locatie kan plaatsvinden. Het kan dus gebeuren dat er in de (nabije) toekomst wijzigingen plaatsvinden in het aantal locaties. De informatie zoals deze op dit moment bekend is, is verwerkt in het Programma van Eisen. De openstellingsweken variëren per locatie. Deze zijn in het frequentieschema (bijlage 8) uitgewerkt. Commercieel vertrouwelijk 13 van 74
1.2 Aan te besteden opdracht De aan te besteden opdracht wordt als volgt gedefinieerd: Het schoonmaken /-houden van de locaties van Zuyd Hogeschool waarbij de kwaliteitsbeleving centraal staat. Bij de uitvoering van de schoonmaakhandelingen is de dienstverlener de expert en de specialist. Deze zorgt ervoor dat naar eigen inzicht de juiste middelen, materialen en methoden worden toegepast om het vastgestelde kwaliteitsniveau te realiseren. Bij de invulling van de werkzaamheden wordt rekening gehouden met social return (tot een maximum van 25 % van de opdrachtsom). De eigenschappen en de werkzaamheden noodzakelijk op de locatie zijn leidend in de keuze voor het inzetten van social return. Kwaliteitsborging (passend binnen het technisch kader) en kwaliteitsbeleving staan centraal tijdens de uitvoering van de schoonmaakwerkzaamheden. De schoonmaakdienstverlening is dusdanig vormgegeven dat zowel de eindgebruikers van Zuyd Hogeschool als de medewerkers van de schoonmaakdienstverlener tevreden zijn conform de opgestelde KPI s. De schoonmaakdienstverlener is uitvoerder, specialist en coördinator voor Zuyd Hogeschool. De schoonmaakdienstverlener neemt het (bij)vullen van dispensers en andere sanitaire voorzieningen voor zijn rekening en meldt (bij de leverancier van de sanitaire voorzieningen) storingen en defecten. Verder is de schoonmaakdienstverlener verantwoordelijk voor het voorraadbeheer en het bestellen van disposables (van de sanitaire voorzieningen). De schoonmaakdienstverlener zorgt in eerste instantie voor het gescheiden verzamelen van afval afkomstig uit afvalbakken en prullenbakken en brengt deze naar een door Zuyd Hogeschool aangewezen verzamellocatie/milieupark op het terrein. Opdrachtnemer heeft een signalerende rol ten aanzien van afvoer van chemisch afval. Zuyd Hogeschool heeft op dit moment, in samenwerking met de afvalverwijderaar, te weten Sita Recycling, een onderzoek lopen naar de haalbaarheid ten behoeve van een totaalconcept met betrekking tot afvalverwijdering (van afvalbak tot aan het punt van recycling). Zie ook 4.5.1 voor verdere uitwerking. Zuyd Hogeschool behoudt zich het recht voor om de dienstverlening met betrekking tot het verzamelen van afval uit het contract te halen. Zwerfafval dient door opdrachtnemer tijdens de schoonmaakwerkzaamheden verwijderd te worden. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat deze meedenkt, medewerking verleent aan en participeert in overleggen, pilots en tests met de leverancier met betrekking tot afvalverwijdering (Sita Recycling). De schoonmaakdienstverlener functioneert tevens als coördinator en aanspreekpunt voor de glazenwasser en controleert mede, nadat de glasbewassing is uitgevoerd, de kwaliteit en spreekt de glazenwasser aan op eventuele vervuiling van de (werk)omgeving. Commercieel vertrouwelijk 14 van 74
De schoonmaakdienstverlener acteert als de ogen en oren voor locatieverantwoordelijken en signaleert en rapporteert storingen, defecten en andere mankementen (bijv. lamp defect, toiletbril kapot). Tevens verzorgen zij de afstemming en samenwerking tussen de subcontractors. Commerciële partijen en Social Return Zuyd Hogeschool kiest ervoor om tijdens de aanbesteding de schoonmaakdienstverlening op een dusdanige manier in te richten dat er een combinatie van de uitvoering mogelijk is tussen een commerciële partij en een doelgroep die valt onder de categorie social return (bijv. SWindicatie of langdurig werklozen). Het merendeel van de werkzaamheden zal uitgevoerd worden door een commerciële partij. Een speciaal gedeelte van de werkzaamheden wordt gereserveerd voor uitvoering door deze doelgroep tot een maximum van 25% van de opdrachtsom. Tijdstip van de werkzaamheden Zuyd Hogeschool is voorstander van dagschoonmaak. Bij de invulling van de werkzaamheden wordt echter zo veel als mogelijk rekening gehouden met het primaire proces van Zuyd Hogeschool. Bureaukamers en leslokalen dienen te allen tijde schoongemaakt te worden buiten werktijden/lesactiviteiten. Verkeersruimten en sanitaire ruimten mogen gedurende werktijden/lesuren schoongemaakt worden (in overleg met de locatie). Overname personeel Schoonmaakdienstverlener als wel Zuyd Hogeschool respecteren hierin de schoonmaak CAO. De huidige leverancier (Hago Nederland BV) heeft hiervoor de lijst overname personeel aangeleverd. Zie bijlage 9. Zuyd Hogeschool is niet verantwoordelijk voor de aangeleverde lijst overname personeel. Medewerkers Eigen Dienst Zuyd Hogeschool beschikt over twee medewerkers eigen dienst (0,9 FTE). De schoonmaakwerkzaamheden welke deze medewerkers uitvoeren vallen buiten de scope van de schoonmaakdienstverlener. Na gunning dient opdrachtnemer in gesprek te gaan met de medewerkers eigen dienst om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn deze medewerkers als plus -kwaliteit in te zetten. 1.2.1 Doelstelling van de opdracht De doelstelling van de aanbesteding is het komen tot een nieuw marktconform schoonmaakcontract dat voldoet aan de moderne ontwikkelingen in de branche dat enerzijds kwalitatief hoogwaardige schoonmaak garandeert en anderzijds voldoet aan maatschappelijk Commercieel vertrouwelijk 15 van 74
verantwoord ondernemen. Zuyd Hogeschool wil met het nieuwe schoonmaakcontract intern een hoog kwaliteitsniveau van de schoonmaak realiseren en extern een toegevoegde waarde leveren op het gebied van social return. Zuyd Hogeschool wil dat de staat van het pand bij de start van de werkzaamheden gelijk is aan de staat van het pand bij einde contract. 1.2.2 Omvang van de aan te besteden opdracht De omvang van de opdracht is: Locatie 1 BETHLEHEMWEG (Hoge Hotelschool) 6.890 m2 Locatie 2 BONNEFANTENSTRAAT (Conservatorium) 3.581 m2 Locatie 3 BRUSSELSEWEG 11.432 m2 Locatie 4 FRANCISCUS ROMANUSWEG (Conservatorium) 1.148 m2 Locatie 5 HAVIKSTRAAT 8.185 m2 Locatie 6 HERDENKINGSPLEIN (Academie Beeldende Kunsten) 9.018 m2 Locatie 7 LENCULENSTRAAT (Toneelacademie) 2.619 m2 Locatie 8 NIEUW EYCKHOLT 40.183 m2 Locatie 9 SPORTCENTRUMLAAN 8.764 m2 Locatie 10 LIGNE (01-05-2016) 14.552 m2 De werkzaamheden bestaan uit de dagelijkse en periodieke schoonmaakhandelingen. Voor de vierkante meters en frequentieschema zie ook bijlage 8. Blokken De dienstverlening welke u aanbiedt, dient opgebouwd te zijn uit de onderstaande blokken. 6 4 2 6 7 5 3 1 1. Basisschoonmaak conform frequentieschema. 2. Interne afvalverzameling 3. Periodieke onderhoud vloeren van de leslokalen (één maal per jaar) 4. Periodieke schoonmaak (één maal > 2.00 meter 5. Het één maal per jaar schrobben plus opblokken/sprayen verkeersruimten. 6. Schrobben van de trappen (10 maal per jaar) 7. Teachinghotel Bethlehemweg Zuyd Hogeschool behoudt zich het recht voor om tijdens de overeengekomen contractsperiode blokken (tijdelijk) niet af te nemen. Leidraad voor het niet afnemen van de blokken zijn kosten. Het gaat niet om de kwaliteit. De diensten worden niet elders ingekocht. Commercieel vertrouwelijk 16 van 74
1.2.3 Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Voor uitvoering van de aan te besteden opdracht is een aantal competenties relevant waarover inschrijvers dienen te beschikken. De vereiste kerncompetenties zijn: Schoonmaken in een onderwijsomgeving Kwaliteitsborging passend in het technische kader (NEN2075) Coördinerende rol Klantgerichtheid t.b.v. belevingskwaliteit Communicatief Proactief 1.2.4 Te sluiten overeenkomst De aanbesteding zal leiden tot een overeenkomst. In bijlage 10 bij dit document is een concept overeenkomst opgenomen. Inschrijvers kunnen via de vragenronde tekstsuggesties doen. De aanbestedende dienst zal de suggesties beoordelen en overwegen of ze worden overgenomen. Niet overgenomen tekstsuggesties worden gemotiveerd afgewezen in de Nota van Inlichtingen. De aanbestedingsstukken maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde van documenten: Overeenkomst Nota`s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste in de rangorde) Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen Algemene Voorwaarden van opdrachtgever Inschrijving van opdrachtnemer Toepasselijke Algemene Voorwaarden Op de aan te besteden opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst van toepassing. Contractduur Een één (1) jarig schoonmaakcontract met de mogelijkheid om drie (3) maal te verlengen met één (1) optiejaar. De schoonmaakdienstverlener dient te voldoen aan de vastgestelde Service Level Agreements en Kritische Prestatie Indicatoren om in aanmerking te komen voor de optiejaren (VSR-KMS, beleving- en medewerkerstevredenheidsonderzoek). Startdatum is 01-09- 2015. 1.2.5 Toepasselijke Algemene Voorwaarden Op de aan te besteden opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst van toepassing. Zie bijlage 6. Commercieel vertrouwelijk 17 van 74
2. PROCEDURE In dit hoofdstuk wordt de te volgen aanbestedingsprocedure beschreven. 2.1 Toepasselijke wetgeving Op deze aanbesteding is de Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de Aanbestedingswet 2012, inwerkingtreding op 1 april 2013. Daarnaast zijn het Aanbestedingsbesluit van 19 februari 2013 en daarmee de Gids Proportionaliteit van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. 2.2 Planning Activiteit start actie Start gunningstraject op basis van Programma van Eisen 20 maart 2015 Rondgang Uiterste datum voor het indienen van vragen n.a.v de uitnodiging tot inschrijving voor 12.00 uur Uiterste datum voor reacties op vragen geanonimiseerd verzenden (Nota van inlichtingen 1) Dinsdag 7 april en donderdag 9 april 2015 13 april 2015 20 april 2015 Uiterste datum voor ontvangst inschrijvingen (voor 10.30 uur) 28 april 2015 Interview 11 mei 2015 (indien noodzakelijk 12 mei 2015 vanaf 11 uur) Beoordelen inschrijvingen 28 april 2015 t/m 15 mei 2015 Verificatievergadering 15 mei 2015 Verzenden mededeling gunningsbeslissing 15 mei 2015 Standstill termijn +20 kalender dagen Definitieve gunning 5 juni 2015 Contract afronden en ondertekening Augustus 2015 Start contract 01 september 2015 Commercieel vertrouwelijk 18 van 74
2.3 Contactpersoon De aanbestedende dienst is opdrachtgever en verantwoordelijk voor de inhoudelijke aspecten in deze Europese aanbestedingsprocedure. Voor deze Europese aanbesteding is een projectteam geformeerd, bestaande uit vertegenwoordigers van de aanbestedende dienst. Contactgegevens Contactpersoon Mike van Horzen Functie Teamleider Inkoop & Aanbestedingen Telefoonnummer 045 400 6132 Plaatsvervanger Etienne Conemans Functie Consultant Facility Care Telefoonnummer 045 579 0555 2.4 Informatie-uitwisseling / Inlichtingen Informatie-uitwisseling c.q. het verstrekken van nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze aanbesteding kan uitsluitend per email via aanbestedingen@zuyd.nl. Gegadigden worden verzocht om bij het stellen van vragen gebruik te maken van het formulier N.v.I. (zie bijlage 5) en te verwijzen naar specifieke vraagnummers of bijlagen. Vragen dienen uiterlijk op 13-04-2015 door de projectgroep te zijn ontvangen (voor 12.00 uur). De antwoorden op alle tot dan toe gestelde vragen worden geanonimiseerd op 20-04-2015, door middel van een Nota van Inlichtingen, verzonden aan alle gegadigden. Rondgang Zuyd Hogeschool organiseert op dinsdag 04-04-2015 en donderdag 09-04-2015 een rondgang voor inschrijvers. Tijdens de rondgang worden alle locaties bezocht. Per inschrijver worden maximaal 2 personen ontvangen. Gelieve uiterlijk 2 werkdagen voor aanvang per email aan te melden. De rondgang start vanaf locatie Heerlen. Aanmelden doet u middels een e-mail via het e-mailadres aanbestedingen@zuyd.nl. Commercieel vertrouwelijk 19 van 74
Programma rondgang: Dinsdag 7 april 2015: 09.30 uur Rondgang locatie Havikstraat Sittard 10.45 uur Rondgang Locatie Sportcentrumlaan Sittard 13.00 uur Rondgang Locatie Nieuw Eyckholt Heerlen 14:00 uur Einde Donderdag 9 april: 09.30 uur Rondgang Locatie Bethlhemweg Maastricht 11.15 uur Rondgang Locatie Herdenkingsplein Maastricht 12.30 uur Rondgang overige locaties Kunsten Maastricht (Bonnefantenstraat, Franciscus Romanusweg en Lenculenstraat) 15.00 uur Rondgang Brusselseweg 16.00 uur Einde Eventuele tekstsuggesties voor de concept overeenkomst worden in de Nota van Inlichtingen beoordeeld en eventueel overgenomen. Onderdeel van de Nota van Inlichtingen is een definitieve overeenkomst. Vanaf de publicatie tot aan de definitieve gunning is voor medewerkers van de projectgroep en voor de aanbiedende partijen contact over de aanbesteding, anders dan met of via de contactpersoon van Zuyd Hogeschool, niet toegestaan op straffe van uitsluiting van de inschrijver. 2.5 Klachtenafhandeling De aanbestedende dienst heeft er voor gekozen voor eventuele klachten met betrekking tot deze aanbesteding een klachtenmeldpunt in te stellen. Hierbij zal de procedure worden gevolgd als aangegeven in de definitieve versie Klachtenafhandeling bij aanbesteden. Voor de inhoud van deze regeling zie: http://www.rijksoverheid.nl/bestanden/documenten-enpublicaties/regelingen/2013/03/07/klachtafhandeling-bij-aanbesteden/klachtenafhandelingdefinitief.pdf Uw eventuele klachten, kunt u conform het gestelde in deel 1 van de bovengenoemde Klachtenafhandeling bij aanbesteden, enkel per e-mail, indienen op het volgende mailadres: klachtenaanbestedingen@zuyd.nl. De afhandeling van uw klacht zal plaatsvinden conform het gestelde in III.4 als opgenomen in deel 1 van de bovengenoemde Klachtenafhandeling bij aanbesteden. Commercieel vertrouwelijk 20 van 74
Wij willen u er op wijzen dat de procedure voor deze klachtenregeling niet is bedoeld voor het verkrijgen van eventueel benodigde verduidelijkingen met betrekking tot het gestelde in deze aanbestedingstukken. Hiervoor kunt u gebruik maken van de mogelijkheid tot het stellen van vragen als aangegeven in hoofdstuk 2 paragraaf 4 van dit beschrijvend document. 2.6 Offerte indienen Uw inschrijving dient als volgt ingediend te worden: In de Nederlandse taal. Uw offerte is 90 dagen geldig na sluitingsdatum indienen aanmelding. De aanbiedende partij dient de offerte op 28-04-2015 vóór 10.30 uur aan te bieden. De offerte dient rechtsgeldig ondertekend in tweevoud te worden ingezonden (één complete originele set, één kopieerbare set, dat wil zeggen ongebonden en zonder tabbladen) plus één digitale versie op cd-rom of USB-stick. Inschrijvingen dienen schriftelijk in tweevoud in een gesloten en geanonimiseerde verpakking en één maal digitaal op USB-stick te worden verzonden naar Zuyd Hogeschool T.a.v. de heer M. van Horzen Nieuw Eyckholt 300 6419 DJ te Heerlen of persoonlijk te worden aangeboden tegen ontvangstbewijs bij omschreven adres. Datum en tijdstip van indiening zijn fatale termijnen. Het te laat indienen van de inschrijving leidt tot uitsluiting van deelname. Vertragingen bij de indiening van uw aanmelding zijn voor rekening en risico van de inschrijver. Met strafport bezwaarde inzendingen worden geweigerd. Op de enveloppe dient u naast het bovenstaande punt te vermelden: Aanbesteding schoonmaak. 2.7 Toepasselijke voorwaarden voor deze aanbesteding De inschrijver dient de procedurele en bindende voorwaarden zoals genoemd in dit P.v.E. in acht te nemen. Door middel van het indienen van de inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarden. Commercieel vertrouwelijk 21 van 74
2.8 Voorbehoud aanbesteding/niet gunnen De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om op elk moment de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. 2.9 Onjuistheden Dit document is met zorg opgesteld. Het is echter mogelijk dat, in de ogen van inschrijvers, fouten en onvolkomenheden in het document zijn geslopen. Een geconstateerde fout of onvolkomenheid kan direct na constatering worden gemeld aan de opgegeven contactpersoon. Op de melding wordt binnen vijf werkdagen gereageerd. Als naderhand blijkt dat dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 2.10 Onduidelijkheden, omissies en aanvullingen Is een document niet aanwezig of blijkt informatie niet aanwezig te zijn of is de informatie onduidelijk of niet correct, dan wordt de aanmelder niet in staat gesteld dit verzuim te herstellen. Uw inschrijving wordt op basis van het door u aangeleverde beoordeeld. 2.11 Vergoeding Aan het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver. 2.12 Vertrouwelijkheid De aanbestedende dienst behandelt alle, in het kader van deze aanbesteding verstrekte informatie vertrouwelijk. Inschrijvingen worden niet geretourneerd maar na het verstrijken van de beroepstermijn (zes maanden na ondertekening van de overeenkomst) vernietigd. De aanbestedingsstukken van de aanbestedende dienst zijn openbaar. In de overeenkomst met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund, zal de wederzijdse vertrouwelijkheid van informatie gedurende en na de contractperiode worden vastgelegd. Commercieel vertrouwelijk 22 van 74
Het is een inschrijvende partij niet toegestaan om (delen uit) dit document openbaar te maken aan andere individuen of rechtspersonen dan zij die deel uit maken van de zich offrerende partij. Een geconstateerde overtreding van deze eis leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure. 2.13 Rechten ontlenen aan gegevens Aan de, in de aanbestedingsbescheiden, genoemde volumegegevens kunnen door inschrijvers geen toekomstige rechten en/of afnameverplichtingen ontleend worden. 2.14 Combinatie Inschrijven in combinatie is toegestaan. De aanbestedende dienst wenst gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst één aanspreekpunt namens de combinatie. Combinanten dienen in hun inschrijving duidelijk aan te geven wie het aanspreekpunt voor de aanbestedende dienst zal zijn. Een organisatie kan slechts eenmaal inschrijven. Hetzij als hoofdaannemer, onderaannemer als wel combinant. Commercieel vertrouwelijk 23 van 74
3. EISEN TEN AANZIEN VAN INSCHRIJVERS Ten aanzien van inschrijvers gelden uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Indien één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn, wordt u uitgesloten van inschrijving op deze aanbesteding. Dat gebeurt ook als u niet kunt voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. 3.1 Uitsluitingsgronden Uiteraard zijn de verplichte uitsluitingsgronden van toepassing. Van de facultatieve uitsluitingsgronden zijn de volgende beschreven in de uniforme eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van toepassing: Facultatieve uitsluitingsgronden, uniforme eigen verklaring 3.1, 3.2, 3.4, 3.5. De inschrijver verklaart dat: 3.1: Zijn onderneming niet verkeert in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens hem geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord geldt en zijn onderneming niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving; 3.2: Tegen zijn onderneming of een bestuurder ervan in de vier jaar voorafgaande aan het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan op grond van overtreding van op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel; 3.3: Zijn onderneming heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen; 3.4: Zijn onderneming, bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingsprocedures, zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of zijn onderneming deze inlichtingen niet, of niet volledig heeft verstrekt. Commercieel vertrouwelijk 24 van 74
3.2 Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen hebben betrekking op de financiële en economische draagkracht en op de technische- of beroepsbekwaamheid. De voor deze aanbesteding relevante geschiktheidseisen zijn weergegeven in de volgende sub paragrafen 3.2.1 Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht Door het tekenen van de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen verklaart inschrijver: 1. Dat hem geen mogelijke claims bekend zijn of, gedurende de periode van uitvoering van de overeenkomst, geen investeringen noodzakelijk zijn die zijn bedrijf in een zodanige positie kunnen brengen dat de financieel-economische draagkracht of de continuïteit daarvan in gevaar kan worden gebracht. 2. Dat hij adequaat verzekerd is (beroeps- en/of wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) voor de uitvoering van de opdracht en dat hij zich, indien de overeenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de overeenkomst van de uitvoering van de opdracht adequaat verzekerd houdt. Indien de inschrijver deel uit maakt van een concern/holdingmaatschappij en voor de invulling van het gevraagde in dit hoofdstuk gebruik maakt van de jaarcijfers van het concern of de holdingmaatschappij, dient een holdingverklaring bijgevoegd te worden. Uit deze verklaring moet blijken dat het concern of de holding zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten contract(en) voortvloeien. De verklaring dient door een daartoe bevoegd persoon te zijn ondertekend. 3.2.2 Geschiktheidseisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid De schoonmaakdienstverlener dient aan de hand van referenties aan te tonen technisch en beroepsbekwaam te zijn. Aan de hand van de referenties dienen de inschrijvers aan te tonen te beschikken over de kerncompetenties zoals beschreven in 1.2.3. Commercieel vertrouwelijk 25 van 74
Referenties DIRECT MEE TE LEVEREN U dient aan te tonen dat uw organisatie beschikt over de gewenste competenties welke nodig zijn om de opdracht bij Zuyd Hogeschool met goed gevolg uit te kunnen voeren als wel uit kunt dienen. Deze kerncompetenties omvatten: Schoonmaken in een onderwijsomgeving Kwaliteitsborging passend in het technische kader (NEN2075) Coördinerende rol Klantgerichtheid t.b.v. belevingskwaliteit Communicatief Proactief Om aan te tonen dat u beschikt over de juiste kerncompetenties levert u minimaal één en maximaal zes referenties aan. Per referentie werkt u de benodigde competenties uit incl. tevredenheidsverklaring. Indien u met één referentie kunt aantonen dat u beschikt over de bovenstaande competenties dan volstaat één referentie. De volgende aspecten dienen per referentie opgegeven te worden en zullen voor de selectie worden beoordeeld: Naam opdrachtgevende instantie of bedrijf. Contactpersonen van de betreffende opdrachtgever. Looptijd van de opdracht: begin- en einddatum. Competenties. Tevredenheidsverklaring. Indien meer dan drie (3) referentieopdrachten worden opgegeven, zullen slechts de eerste drie opgegeven referentieopdrachten worden beoordeeld. U dient voor de invulling van de referenties bijlage 3 te gebruiken. Commercieel vertrouwelijk 26 van 74
Kwaliteitszorg Door het ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen verklaart inschrijver: Dat hij beschikt over een geldig gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem NEN ISO 9001:2008 (of soortgelijk) waarbij het certificaat is opgesteld door een certificatie-instelling. Of: Dat hij een kwaliteitszorgsysteem heeft dat minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem. Onder gelijkwaardig wordt verstaan: het voldoen aan de volgende kenmerken: Indien u niet beschikt over een certificaat en u zich ook niet in een certificeringtraject bevindt, kan het volstaan om uw eigen kwaliteitshandboek te overleggen. Het dient een actueel en geldig kwaliteitshandboek te zijn, waarin zijn opgenomen de maatregelen die uw organisatie treft om de kwaliteit te waarborgen en te controleren, voorzien van een beleidsverklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring). Tevens dient u een beschrijving bij te voegen waarom de maatregelen, die in uw kwaliteitshandboek zijn opgenomen, gelijkwaardig zijn aan de gestelde norm. Inschrijver overlegt tevens de meest recente auditresultaten (niet ouder dan 12 maanden), uitgevoerd door een onafhankelijk geaccrediteerde instantie en de hieruit voortvloeiende maatregelen. Of: Indien u nog niet dan wel niet meer beschikt over een geldig certificaat maar u zich wel in een certificeringstraject bevindt, kunt u volstaan met een bewijs van het stadium waarin het nieuwe certificeringstraject zich bevindt, te overleggen (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring én een met de certificerende instelling overeengekomen planning van de certificering); Commercieel vertrouwelijk 27 van 74
Milieuzorg Dat hij beschikt over een milieuzorgsysteem en ten aanzien hiervan in het bezit is van een Of: geldig certificaat zoals in Nederland het ISO-14001 certificaat (of soortgelijk). Dat hij een milieuzorgsysteem heeft dat minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd milieuzorgsysteem. Onder gelijkwaardig wordt verstaan het voldoen aan de volgende kenmerken: Indien u niet beschikt over een certificaat en u zich ook niet in een certificeringtraject bevindt, kan het volstaan om uw eigen milieuhandboek te overleggen. Het dient een actueel en geldig milieuhandboek te zijn. Hierin dient te zijn opgenomen de maatregelen die uw organisatie treft om rekening te houden met het milieu en dit te controleren, voorzien van een beleidsverklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het milieuhandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring). Tevens dient u een beschrijving bij te voegen waarom de maatregelen die in uw milieuhandboek zijn opgenomen, gelijkwaardig zijn aan de gestelde norm. Inschrijver overlegt tevens de meest recente auditresultaten (niet ouder dan 12 maanden), uitgevoerd door een onafhankelijk geaccrediteerde instantie en de hieruit voortvloeiende maatregelen. Of: Indien u nog niet dan wel niet meer beschikt over een geldig certificaat maar u zich wel in een certificeringstraject bevindt, kunt u volstaan met een bewijs van het stadium waarin het nieuwe certificeringstraject zich bevindt (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het milieuhandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring én een met de certificerende instelling overeengekomen planning van de certificering). Commercieel vertrouwelijk 28 van 74
3.2.3 Uniforme Eigen Verklaring Door het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de bijgevoegde Uniforme Eigen Verklaring (bijlage 1) kunnen inschrijvers verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en dat wordt voldaan aan de geschiktheidseisen. Binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit dient de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt de volgende bewijsstukken overleggen: Gedragsverklaring aanbesteden, niet ouder dan twee jaar op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden in artikel 2.86 en 2.87 onderdelen b en c van de Aanbestedingswet niet van toepassing zijn. Een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijven, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel a van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. Een verklaring van de Belastingdienst, niet ouder dan 6 maanden op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel d van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. Referentiebeschrijvingen om aan te tonen dat inschrijver beschikt over de gevraagde competenties. Totaalscore Voldaan = akkoord Niet voldaan = leidt tot uitsluiting Commercieel vertrouwelijk 29 van 74
4. INVULLING PROGRAMMA VAN EISEN Dit hoofdstuk bevat eisen ten aanzien van de opdracht. Eisen zijn hard, hetgeen betekent dat inschrijvers bij uitvoering van de opdracht aan de eisen dienen te voldoen en daarmee rekening dienen te houden bij het opstellen van hun inschrijving. 4.1 Werkzaamheden Zuyd Hogeschool De opdracht omvat het schoonmaakonderhoud van de panden van Zuyd Hogeschool te Heerlen, Maastricht en Sittard. Onder schoonmaakonderhoud wordt verstaan het op een juiste manier reinigen van inventaris en andere elementen. Bij het schoonmaken worden de verschillende soorten vuil verwijderd. Zuyd Hogeschool heeft als streven het overgaan van een handelingengericht programma naar een resultaatgericht programma. Bij het realiseren van de doelstelling is de schoonmaakdienstverlener een belangrijke factor. Op basis van de invulling van de schoonmaakdienstverlener, uitgewerkt in de gunningscriteria, zal Zuyd Hogeschool al dan niet gefaseerd overgaan naar resultaatgerichte schoonmaak. Tijdens de overgang naar het resultaatgericht programma dient er nauw overleg plaats te vinden met de locatieverantwoordelijken met betrekking tot het opnemen van prioriteiten in de opleverstaat (zie bijlage 7). Zo kan op één locatie de vloerbedekking en de vlekverwijdering een belangrijk aspect zijn, terwijl op een andere locatie het sanitair prioriteit heeft. Het schoonmaakprogramma dient op dusdanige manier te worden ingericht zodat tijdens de aanloop naar opendagen en selectiedagen geen extra kosten ten behoeve van de schoonmaak ontstaan. De schoonmaakwerkzaamheden aan inventaris worden uitgevoerd tot reikhoogte, tenzij de inventaris in het schoonmaakprogramma specifiek is benoemd. Met de reikhoogte wordt 2.00 meter, gemeten vanaf het vloeroppervlak, bedoeld. Het verwijderen van spinrag dient tot plafondhoogte te geschieden, met een maximum van 3.00 meter hoogte. Het verwijderen van spinrag dient opgenomen te zijn in de schoonmaakwerkzaamheden aan inventaris. Indien spinrag op grotere hoogte dan 3.00 meter aanwezig is, dan dient opdrachtnemer dit mee te nemen in het periodieke werk. Commercieel vertrouwelijk 30 van 74
Opdrachtnemer draagt zorg voor het in kaart brengen van vlekken op vloeren. Opdrachtgever verwacht van opdrachtnemer dat hier proactief mee omgegaan wordt. Opdrachtgever verwacht van de opdrachtnemer dat vanuit expertise en specialisme vlekken verwijderd worden. Vlekken dienen in een digitaal overzicht, inclusief foto, vastgelegd te worden. Tevens dient in dit overzicht de reeds genomen acties en uitgevoerde handelingen te worden vastgelegd zodat opdrachtgever overtuigd wordt van het feit dat opdrachtnemer acties onderneemt op vlekken. Vlekken die niet opgenomen zijn in het overzicht zullen tijdens de VSR-KMS controles worden meegenomen als fout. De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor het op de plaats terugzetten van schoolmeubilair en/of andere verplaatsbare inrichtingselementen zoals omschreven staat binnen de standaardopstelling van de desbetreffende opleidingsruimte. Eis hierbij is dat de locaties dan wel een inrichtingstekening per ruimte beschikbaar stellen. De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor het schoonmaken van de (school)krijtborden, de (school)whiteborden en het aanvullen van krijt, markers e.d. Deze behoren tot de inventaris van de ruimte en dienen conform het frequentieschema dan ook meegenomen te worden als inventaris. Schoonmaak bij de cateraar In het restaurant/kantine zijn specifieke afspraken met de cateraar gemaakt. De opdrachtnemer dient conform aangeleverde frequenties en schoonmaakhandelingen de vloeren en het inventaris schoon te maken. Counters behoren hier niet toe. De cateraar is tijdens openstelling van het restaurant verantwoordelijk voor de netheid en schoonmaak van de ruimte. Na de openstelling van dient de opdrachtnemer de schoonmaak uit te voeren. Schoonmaak van het Sanitair: De tweede toiletronde dient volledig uitgevoerd te worden. Tijdens de VSR KMS wordt het sanitair beoordeeld als zijnde twee maal per dag schoongemaakt. De tweede toiletronde wordt in overleg met de locatieverantwoordelijke gepland. Opdrachtnemer en locatieverantwoordelijken kunnen in onderling overleg, mits dit schriftelijk is vastgelegd, op basis van functioneel gebruik en bezetting, tweede toiletrondes bij sanitaire ruimtes waar dit niet nodig is, verplaatsen naar sanitaire ruimtes waar twee toiletrondes niet afdoende zijn. Tijdens de VSR-KMs wordt een toiletgroep gecontroleerd op basis van twee maal schoonmaak per dag. Commercieel vertrouwelijk 31 van 74