Oplossingsvrij specificeren ir. J.P. Eelants, projectmanager Infrabouwproces CROW Samenvatting De methodiek van oplossingsvrij specificeren richt zich niet alleen op het formuleren van functionele eisen. Functionele eisen in zogenaamde functionele specificaties, bij geïntegreerde contracten zijn bedoeld om de opdrachtnemer meer ruimte te geven voor het uitwerken van de bouwvraag. Toch kan een Vraagspecificatie binnen geïntegreerde contractvormen verder uitgewerkt zijn dan alleen op het functionele niveau. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de prestatiecontracten. De methodiek van oplossingsvrij specificeren gaat er van uit dat een specificatie op ieder niveau voldoende oplossingsruimte moet bieden voor de discipline die er in de volgende ontwikkelingsstap mee aan de gang moet. Alleen op die manier is een optimalisatie in het planontwikkelingsproces te bereiken. Trefwoorden Specificeren, Systems engineering, raakvlakken, eisen, functies, faalkansen, aspecten, Vraagspecificatie, systeemdecompositie, objecten, verificatie 1
1. Begrip Oplossingsvrij specificeren is het stellen van eisen aan mogelijke oplossingen zonder een invulling te geven aan de oplossing. Door het volgen van een iteratief proces wordt de oplossing gaandeweg steeds gedetailleerder. Specificeren is dus een voortdurend proces. Het is een onderdeel van het ontwerpproces dat loopt van ruw idee tot een volledig uitgewerkte oplossing. In het proces van specificeren gaat het telkens om het voldoen aan functies (wat moet het onderdeel doen?) en onder welke voorwaarden (waaraan moet het onderdeel voldoen?). Zo heeft het CROW-platform Specificeren (samengesteld uit vertegenwoordigers van: RWS, ProRail, DLG, DHV, BAM, Gemeentewerken Rotterdam, VBW-asfalt, Bouwend Nederland) in publicatie 211 "Van functie tot bouwstof: Leidraad Specificeren het begrip (functioneel) specificeren beschreven. In deze publicatie is het denkraam vastgelegd om te komen tot specificaties waarin het resultaat van een bouwproject gedefinieerd is op een hoger niveau dan het tot nu toe gangbare niveau van de technische specificaties (bestek). Het Platform wijde in de beschrijving nog verder uit over het specificatieproces: De functies van de infrastructuur als geheel vormen de basis voor het specificatieproces. Hierna volgen de functies van steeds kleiner wordende (onder)delen. Tijdens elke fase van het ontwerpproces moet worden nagegaan en vastgelegd waarom bepaalde eigenschappen van een constructie gewenst zijn en welke eisen aan die eigenschappen worden gesteld. Omdat er relevante stappen worden onderscheiden (vastleggen functies, vastleggen objecten e.d.) en genomen ontwerpbeslissingen worden vastgelegd, is een goede specificatie een uitstekend communicatiemiddel tussen verschillende ontwerpdisciplines. Deze kunnen binnen dezelfde organisatie werkzaam zijn, maar ook in (afdelingen van) verschillende organisaties. 2. Specificatiedilemma: juiste specificatieniveau Een veel voorkomend probleem bij opstellen van een bij het verdere ontwerpproces bruikbare specificatie, is de afweging tussen de mate van detail en de gewenste concreetheid van de specificatie. Het dilemma is het vinden van het juiste specificatieniveau: hoe kan een volledige en schetsmatige beschrijving gecombineerd worden met duidelijkheid en nauwkeurigheid? Als dat niet lukt, blijft de specificatie in vaagheid steken. Terwijl duidelijkheid vaak wordt verward met gedetailleerdheid. Gedetailleerde specificaties kosten veel capaciteit en doorlooptijd. Met vage beschrijvingen krijg je vage afbakeningen. Vage afbakeningen leiden tot vage randvoorwaarden voor het bouwproject. Op basis van deze randvoorwaarden wordt de afbakening van een oplossing verder ingevuld, waardoor er een grote kans is op doublures en hiaten. Het blijkt in de praktijk maar een kleine stap te zijn van een abstracte specificatie naar een vage specificatie. Een mogelijke oorzaak van dit soort specificaties is de vrees fouten te maken of onvolledig te zijn. Een zeer gedetailleerde specificatie is natuurlijk ook niet de bedoeling. Een te gedetailleerde beschrijving dreigt alleen al door de omvang te verzanden. Dit noemen we overspecificatie. Hiermee bedoelen we dat in een specificatie meer uitspraken worden gedaan over de 2
toekomstige situatie dan nodig en gewenst is. Overspecificatie ontstaat meestal doordat de gehanteerde methode en de bijbehorende technieken je keuzes laten maken, die je op dat moment eigenlijk nog niet kunt maken. In het Handboek Oplossingsvrij Specificeren, dat wordt uitgegeven door CROW, is daarom gezocht naar methodieken die je helpen bij een globale doch precieze beschrijving. Zo scherp mogelijke en expliciete formuleringen nodigen je uit tot het ontdekken van omissies en onjuistheden. Deze informatie heb je nodig om tot een bruikbare specificatie te komen. Je stemt de diepgang vooral af op de volgende ontwerpstap waarvoor de specificatie wordt gebruikt. Het specificatieniveau hoeft dan ook niet voor alle specificaties op elk niveau gelijk te zijn. Naast het inzicht dat een specificatie biedt in het vereiste bouwwerk, heb je behoefte aan overzicht. In het handboek is aangeven hoe je tegelijkertijd in beide behoeften kunt voorzien. In de volgende paragrafen wordt het proces van oplossingsvrij specificeren kort beschreven. 3. Systeem denken: Systems Engineering We kiezen voor een insteek waarbij een bouwwerk dat ontwikkeld moet worden beschouwd wordt als een systeem. Dit is gebaseerd op de systeembenadering. We definiëren een systeem als: een verzameling objecten - subsystemen, componenten en elementen - die als onderling samenhangend worden beschouwd. Een bouwwerk zelf maakt overigens ook weer deel uit van een systeem, haar omgeving. Als we een bouwwerk als een systeem beschrijven, dan geven we aan: - uit welke objecten het bouwwerk zelf bestaat; - welke samenhang bestaat tussen die objecten; - welke objecten in de omgeving van het bouwwerk voorkomen; - welke samenhang vanuit het bouwwerk met die objecten bestaat; - welke functies de objecten moeten vervullen. Een specificatie is een beschrijving van de functies en eisen waaraan het bouwwerk moet voldoen. Hierin wordt de samenhang tussen (onder)delen van het bouwwerk zelf, maar ook tussen het bouwwerk en haar omgeving meegenomen. Voor het ontwikkelen van specificaties wordt gebruik gemaakt van Systems Engineering (SE). Met SE worden systemen ontwikkeld en beschreven op een systematische werkwijze (zie figuur). Door de systematische manier van werken in SE zorg je ervoor dat beslissingen om te komen tot een ontwerp van een bouwwerk expliciet worden vastgelegd in een specificatie. 3
Hiermee wordt gelijk de basis gelegd voor oplossingsvrij specificeren. Dit laatste betekent dat je een vraag zodanig specificeert, dat je hierbij zo min mogelijk de oplossingen beperkt (maximaal oplossingsvrij). Je geeft de kaders bij de ontwerpvraag, waarbinnen de volgende ontwerpende discipline (verkeerskundige, constructeur, etc.) oplossingen kan bedenken. In concreto: niet meer eisen formuleren dan strikt noodzakelijk is voor de volgende ontwerpfase. Nog niet noodzakelijke eisen beperken onnodig de vrijheid van de ontwerper. 4. Methodiek oplossingsvrij specificeren Met de methodiek van oplossingsvrij specificeren stellen we steeds eerst de specificatie op waaraan de uit te werken oplossing in de volgende ontwerpslag moet gaan voldoen. Uit iedere ontwerpoplossing ontstaan weer nieuwe eisen, afgeleid uit eerder geformuleerde eisen. Hierdoor wordt de specificatie steeds gedetailleerder. Dit proces heet decomponeren. We decomponeren het totale systeem naar steeds gedetailleerdere oplossingen, de objecten. De objecten worden in een hiërarchische structuur geplaatst, de objectenboom. Elke decompositie heeft een eigen abstractieniveau. Om de samenhang tussen oplossingen en eisen, maar ook tussen de verschillende niveaus onderling, te waarborgen wordt het ontwerp en de specificaties op verschillende momenten in het proces getoetst. Het projectteam toont per fase aan dat met het ontwerp is voldaan aan de eisen in de specificaties. Omdat eisen op één laag eenzelfde specificatieniveau hebben, en daardoor onderling vergelijkbaar zijn, kunnen de eisen getoetst worden op consistentie, compatibiliteit en compleetheid. Bij het ontwikkelen van een bouwwerk worden drie aspecten van elkaar gescheiden: functies, eisen en objecten. Om tot een juiste specificatie te komen worden in de methodiek voor oplossingsvrij specificeren op een gestructureerde en expliciete wijze de volgende stappen genomen: 4
- Structureren van eisen - Decomponeren objecten; - Analyse van raakvlakken; - Analyse van functies; - Analyse van aspecten; - Analyse op faalkansen van het bouwwerk. - Toetsing door verificatie. 5
5. Vervolg Omdat met het CROW-handboek Oplossingsvrij Specifceren een stap wordt gezet die moet leiden tot uniforme specificaties in de GWW, wil CROW graag ervaringen, zienswijzen, opmerkingen en voorbeelden bij het hanteren van het handboek verzamelen. Aan de hand van deze opmerkingen kan, vanuit de gemeenschappelijke kennis uit het Handboek, het in daarin beschreven proces verder verbeterd en ontwikkeld worden. Hiermee kan CROW een volgende stap kan zetten in de richting van een gemeenschappelijk en breed gedragen GWWspecificatiemethodiek. Gezien de gelijktijdigheid van de kennisontwikkeling en kennistoepassing op het gebied van oplossingsvrij specificeren wil CROW beide zoveel mogelijk parallel laten verlopen. Zo komt ontwikkelde kennis snel en breed beschikbaar om op basis daarvan kennis verder te ontwikkelen. Om dit te faciliteren zal CROW een zogenaamd sharepoint op internet inrichten. Het sharepoint kan helpen bij het oplossen van problemen bij het opstellen van specificaties en het ontwikkelen van vakmatige expertise. Het geeft invulling aan: - het ontwikkelen en uitwisselen van nieuwe kennisproducten zoals: best practices, lessons learned, voorbeelden, modellen, concepten, tools, methoden en technieken die hun weg naar de praktijk moeten vinden. - leren van elkaar en als groep door onderlinge kruisbestuiving van ervaring en expertise van de individuele deelnemers. - experimenteren in of aan de hand van bestaande (praktijk)projecten. CROW kan ondersteuning bieden bij het uitvoeren van innoverende experimenten. Deze experimenten kunnen onderdeel vormen van lopende beleidstrajecten. De digitale werkomgeving kan worden gebruikt als voorbereiding van bijeenkomsten, als bibliotheek, voor archief/versiebeheer en als discussieruimte. Afhankelijk van de activiteiten op het sharepoint en de daar bediscussieerde onderwerpen zal ook met regelmaat door CROW bijeenkomsten worden georganiseerd om onderwerpen en thema s te bespreken. Het sharepoint zal in de zeer nabije toekomst via de CROW-website www.crow.nl/specificeren te benaderen zijn. 6