Levering Microsoft Office365 licentie gebruikersrechten

Nota van Inlichtingen Levering Microsoft Office365 licentie gebruikersrechten Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Levering Microsoft Office365 licentie gebruikersrechten Gemeente Achtkarspelen Omschrijving: Aanbesteding Microsoft "Office365"licentie gebruikersrechten. Toelichting: Betreft Manipulatief inschrijven 1 Vraag In de huidige markt zien wij steeds vaker partijen onder kostprijs inschrijven. Wanneer u prijzen vraagt wordt hiervoor een vaste prijslijst gehanteerd. Microsoft biedt resellers een vergoeding voor de dienstverlening op basis van de contractwaarde. Doorgaans wordt met een deel van deze fee korting op de prijslijst gegeven. Recentelijk wordt er steeds vaker meer korting gegeven dan er als fee wordt ontvangen. Dergelijke wijzen van Inschrijven leiden vaak tot conflicten achteraf of een ondermaatse dienstverlening. Inschrijver wil u daarom vragen het inschrijven onder kostprijs als manipulatief aan te merken en uit te sluiten. Gaat aanbestedende dienst hiermee akkoord? Nee, opdrachtgever heeft een Europese aanbesteding gestart om de laagste prijs te realiseren. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Tweede vragenronde 2 Vraag Inchrijver wil u verzoeken een aanvullende mogelijkheid te bieden tot het stellen van vervolgen verdiepingsvragen. Gaat aanbestedende dienst hiermee akkoord? Opdrachtgever ziet geen aanleiding tot een extra vragenronde. Categorie Bewijslast Betreft 3.2 Uitsluitingsgronden 3 Vraag U geeft aan mogelijk aanvullende bewijslast te willen ontvangen wanneer: - Inschrijver blijk geeft van tekortkomingen bij de uitvoerig van eerdere opdrachten - Het schuldig maken van valse verklaringen - De Inschrijver de aanbestedende dienst heeft geadviseerd - De inschrijver heeft getracht het aanbestedingsproces te beïnvloeden Inschrijver gaat ervanuit dat wanneer deze uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn en niet van toepassing zijn geweest een GVA volstaat ten behoeve van de bewijslast. Zo niet, welke bewijslast is de aanbestedende dienst voornemens op te vragen ten behoeve van deze punten? In dat geval volstaat inderdaad een GVA. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 1 of 9

Betreft Bestek 2.11.4 Beroep op derden 4 Vraag Inschrijver maakt deel uit van een concern en is daarom verplicht een concernverklaring in te dienen. Inschrijver gaat er daarom vanuit dat het niet nodig is om ook nog een derdenverklaring te overleggen ten behoeve van de moedermaatschappij. Is deze aanname juist? Deze aanname is in deze situatie juist. Betreft Artikel 13 GIBIT 5 Vraag Wij zouden graag zien dat de aansprakelijkheid wordt beperkt in zoverre dat dit gebruikelijk is bij overheidsopdrachten tot een bedrag van EURO 1.250.000, per gebeurtenis. Gaat u daarmee akkoord? Niet akkoord, artikel 13 van de GIBIT geeft aan welke beperking voor de aansprakelijkheid geldt. Betreft Offerteaanvraag - Hoofdstuk 4 6 Vraag De offerteaanvraag beschrijft dat Opdrachtgever wil borgen dat ze compliant zijn aan de Microsoft licentiestructuur gedurende de looptijd van het contract. Van de inschrijver wordt verwacht dat Opdrachtgever advisering krijgt in de aan te schaffen Microsoft licenties gedurende de contractperiode en hierin wordt ontzorgd, zowel bij uitbreidingen als bij krimp. Er bestaat binnen de aanbesteding echter geen mogelijkheid om deze dienstverlening onder de aandacht te brengen (als kwalitatief criterium) en er is geen mogelijkheid voor Inschrijver om hier een prijs tegenover te zetten. Inschrijver verzoekt om deze passage te verwijderen, dan wel om hiervoor een aanpassing door te voeren binnen de offerteaanvraag (en prijzenblad). De advisering maakt onderdeel uit van de opdracht en moet in de prijsstelling worden meegenomen. Betreft Programma van Eisen - conformiteitenlijst 7 Vraag De conformiteitenlijst stelt o.a. dat Inschrijver verklaart dat de Hosting van de Provider uitsluitend binnen de landsgrenzen van de EU plaatsvindt en dat de Provider binnen de EU een zetel is aangewezen waarmee zij communiceert met een Autoriteit ter bescherming van persoonsgegevens. Gezien de onvoorwaardelijke (globale) betrokkenheid van Microsoft voor deze opdracht verzoekt Inschrijver om deze eis aan te passen naar binnen de landsgrenzen van de EU en VS. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 2 of 9

Betreft Programma van eisen - conformiteitenlijst (2) 8 Vraag De conformiteitenlijst maakt er o.a. melding van dat Inschrijver verklaart dat de gegevens uitsluitend binnen de landsgrenzen van de EU worden bewerkt, verwerkt en bewaard. Gezien de betrokkenheid vanuit Microsoft verzoekt Inschrijver om deze eis aan te passen naar binnen de landsgrenzen van de EU en VS. Betreft Gibit 2016 9 Vraag In de inkoopvoorwaarden wordt in artikel 19 het onderwerp derdenprogrammatuur besproken. Dat wil zeggen dat uw leverancier deze niet zelf produceert. Dit is ook bij onderhavige aanbesteding het geval. Inschrijvers kunnen u niet meer garanties bieden dan de fabrikant (Microsoft) doet. Inschrijver vraagt u daarom de artikelen aangaande onderhoud niet al verplichtingen van Inschrijver te zien maar als de activiteit van de fabrikant die hiervoor tevens zorgdraagt in de vorm van correctief, preventief en innovatief onderhoud. Leverancier zal enkel alle garanties die Microsoft biedt een op een aan aanbestedende dienst doorzetten. Gaat aanbestedende dienst hiermee akkoord? Opdrachtgever gaat hiermee akkoord en zal dit na gunning in de overeenkomst aanpassen. Betreft Concept overeenkomst - Art 14 10 Vraag U geeft bij artikel 14 de volgorde van bijlagen aan. Echter wordt de nota hier gelijk gesteld met het bestek. Daarmee worden alle antwoorden op vragen die aanpassingen doen aan de voorwaarden in het bestek teniet gedaan. Inschrijver vraagt u daarom de Nota van inlichtingen apart boven het bestek te noemen in de volgorde van bijlagen. Gaat aanbestedende dienst akkoord met deze aanpassing? Akkoord, wordt na gunning verwerkt in de overeenkomst. Betreft Bewerkersovereenkomst 11 Vraag U vraagt inschrijvers een bewerkersovereenkomst te ondertekenen met betrekking tot de gegevensuitwisseling. Inschrijver wil u er op wijzen dat deze bewerkersovereenkomst enkel geldt voor de gegevens die u met uw opdrachtnemer uitwisselt over deze opdracht en dat opdrachtnemer niet verantwoordelijk is voor uw gegevensuitwisseling middels de aangeschafte Microsoft programmatuur. Is aanbestedende dienst zich hiervan bewust? Betreft Prijslad 12 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 3 of 9

Om interpretatieverschillen te voorkomen verzoekt Inschrijver u de betreffende SKU nummers en bijbehorende productomschrijvingen op te nemen in het prijzenblad zijnde: Voor EAS AAA-10842 O365E3 ShrdSvr ALNG SubsVL MVL PerUsr T6A-00024 O365E1 ShrdSvr ALNG SubsVL MVL PerUsr AAA-10732 EntMobandSecE3Full ShrdSvr ALNG SubsVL MVL PerUsr Voor CSP 91fd106f Office 365 Enterprise E1 796b6b5f Office 365 Enterprise E3 79c29af7 Enterprise Mobility Suite (Enterprise Mobility + Security E3) Gaat aanbestedende dienst ermee akkoord dat enkel deze artikelen met overeenkomstige artikelnummers mogen worden aangeboden? En is aanbestedende dienst bereid hier het prijsblad op aan te passen? Nee, producten zijn omschreven. Betreft Bijlage 3, programma van eisen en Concept overeenkomst artikel 4 13 Vraag Aanbestedende dienst stelt dat de opgeven prijzen per user per jaar of per maand vast staan gedurende de gehele looptijd van het contract. In een EAS staan prijzen gedurende een looptijd standaard vast omdat hierbij prijsprotectie vanuit Microsoft wordt gegarandeerd. In CSP geldt echter geen prijsprotectie, maar kunnen prijzen maandelijks fluctueren. Kunt u bevestigen dat u akkoord gaat met prijswijzigingen binnen CSP, mits deze in verhouding blijven met de doorgevoerde prijswijziging door Microsoft? Ja, dit moet wel worden aangetoond. Betreft Bijlage 3, programma van eisen En concept raamovereenkomst artikel 3.2 ontbinding 14 Vraag Inschrijver stemt ermee in dat de raamovereenkomst met Inschrijver kosteloos en zonder schadevergoeding kan worden geëindigd bij aanbesteding door de VNG. Uw Microsoft License Agreement kan echter niet tussentijds worden getermineerd. Dit kan uitsluitend met toestemming van Microsoft. Inschrijver kan hiervoor geen garanties afgeven, wel kunnen wij een inspanningsverplichting hiervoor afgeven. Kunt u bevestigen dat u hiermee instemt? Betreft Bestek - Algemeen 15 Vraag Kan de Aanbestedende dienst bevestigen dat u reeds een EAS contract heeft gehad en dat deze reeds op 1 april jl. is verlopen? Er vanuit gaande dat u ESA bedoelt, ja, tot 30 juni 2017 is dit verlengd. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Bestek 2.12 Taal 16 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 4 of 9

U geeft aan dat alle documentatie dient te zijn opgesteld in de Nederlandse taal. Echter zijn sommige documenten die wij overhandigd krijgen van derden niet verkrijgbaar i het Nederlands. Zo bijvoorbeeld informatie vanuit de fabrikant. Deze is dan enkel in het Engels beschikbaar. Staat aanbestedende dienst in dat geval toe documenten in de Engelse taal aan te leveren? In dat geval wel. Betreft Concept raamovereenkomst art. 8 17 Vraag Zoals aangegeven acteert inschrijver als reseller. Bij het leveren en/of verhuren van Softwarelicenties zoals opgenomen in de scope van deze aanbesteding en de beschreven dienstverlening is nimmer sprake van het verwerken van persoonsgegevens aangezien Inschrijvers geen toegang tot enige persoonsgegevens hebben. Een bewerkersovereenkomst kan dan ook niet van toepassing zijn op onderhavige Raamovereenkomst. Derhalve verzoeken wij u dit artikel te laten vervallen. Betreft PvE Conformiteitenlijst punt 6 Bewerking binnen EU 18 Vraag Inschrijver acteert als reseller. Bij het leveren en/of verhuren van Softwarelicenties zoals opgenomen in de scope van deze aanbesteding en de beschreven dienstverlening is nimmer sprake van het verwerken van persoonsgegevens aangezien Inschrijvers geen toegang tot enige persoonsgegevens hebben. Derhalve verzoekt inschrijver deze eis te laten vervallen. Betreft Bestek 2.8 Prijs en het Prijsopgaafformulier 19 Vraag In de tabel geeft u aan dat het prijscriterium F24 of F28 is. In het prijsopgaaf formulier PDF geeft u aan dat de prijzen van F24 en F28 worden opgeteld. Hoe is aanbestedende dienst voornemens de inschrijfprijs te berekenen? F24 en F28 worden opgeteld en de goedkoopste aanbieder komt in principe in aanmerking voor gunning. Betreft PvE Conformiteitenlijst punt 5 Hosting binnen EU grenzen 20 Vraag Inschrijver acteert als reseller. Microsoft verzorgt de hosting en is hier eigenaar van. Derhalve zijn zij de enige partij die hier uitspraken over kan doen en niet de inschrijver. Derhalve verzoeken wij u deze eis te laten vervallen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 5 of 9

Betreft Algemeen 21 Vraag Zou aanbestedende dienst willen aangeven wat zij afgelopen 3 jaar qua Enterprise producten heeft afgenomen? Dit om te kunnen bepalen of inschrijver FromSA kan gebruiken in de aanbieding U wordt gevraagd de producten aan te bieden conform offerte aanvraag. Betreft Algemeen planning - 2e vragenronde 22 Vraag In de planning is géén 2e vragenronde opgenomen. Wij kunnen ons goed voorstellen dat er eventueel aanvullende vragen zullen zijn n.a.v. de 1e vragenronde. Kunt u in de planning een 2e vragenronde opnemen, enkel voor vragen n.a.v. de 1e vragenronde? Opdrachtgever ziet geen aanleiding tot een extra vragenronde. Betreft Bewerkersovereenkomst 23 Vraag Inschrijver acteert als Reseller in deze aanbesteding. Bij het leveren en/of verhuren van Softwarelicenties zoals opgenomen in de scope van deze aanbesteding en de beschreven dienstverlening is nimmer sprake van het verwerken van persoonsgegevens aangezien Inschrijvers geen toegang tot enige persoonsgegevens hebben. Een bewerkersovereenkomst kan dan ook niet van toepassing zijn op onderhavige Raamovereenkomst en dient afgesloten te worden met Microsoft. Kunt u dit bevestigen? Additioneel verwijzen wij u naar deze link inzake de bescherming van persoonsgegevens van Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/compliance/eu-model-clauses Betreft Bestek 2.12 - Gestanddoening 24 Vraag De inkoopprijzen van het CSP model wijzigen maandelijks. Derhalve kunnen wij voor het CSP model niet de gestanddoeningstermijn van 60 dagen hanteren en zou dit 30 dagen moeten worden. Bent u hiermee akkoord? Voor CSP is dit akkoord. Betreft Prijsformulier / CSP 25 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 6 of 9

De door u aangeboden tarieven zijn all-in per licentie per user, per jaar of per maand en staan vast gedurende de drie jarige looptijd van de raamovereenkomst: Indien u de tarieven voor 3 jaar wilt vastzetten kunt u kiezen voor het EAS model, hier staan de tarieven gedurende 3 jaar vast. Kiest u voor het CSP model dan kiest u voor flexibiliteit. Maandelijks op/afschalen. De inkoopprijzen van het CSP model wijzigen maandelijks. Microsoft kan dit aan u bevestigen. Aanbieder kan voor het CSP model geen vast tarief voor 3 jaar afgeven. Kunt u deze eis en het prijzenblad hierop aanpassen? Opdrachtgever is zich er van bewust dat bij afname CSP maandtarieven gelden. Betreft Artikel 10 GIBIT 26 Vraag Inschrijver kan niet meer of uitgebreidere garanties bieden dan welke door de desbetreffende fabrikant wordt gegeven. Kunt u hiermee akkoord gaan? Betreft Bestek 1.1 8KTD 27 Vraag Klopt het dat de organisatie 8KTD wordt gezien door Microsoft als een shared service center? Nee, de werkmaatschappij is een gemeenschappelijke regeling en hiermee een zelfstandige rechtspersoon die ook namens de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel handelt. Betreft Artikel 9.6 EN 9.7 GIBIT 28 Vraag U beoogd een raamovereenkomst voor de duur van drie jaren met optie op verlenging. Het is uiteraard mogelijk voor de initiële looptijd de prijzen en tarieven vast te zetten. Het is echter niet mogelijk om ook voor de verlenging prijzen en tarieven af te geven die voor deze periode vast zijn. Met andere woorden, wij hebben geen invloed op prijswijzingen van de desbetreffende fabrikant na de initiële looptijd. Wij verzoeken u om dit artikel te wijzigen dan wel te laten vervallen. Opdrachtgever gaat een raamovereenkomst aan voor 3 jaar. Betreft Artikel 8 GIBIT 29 Vraag Het onderhoud en de ondersteuning van de Standaard Software wordt verzorgd door desbetreffende fabrikant. Kunt u dit bevestigen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 7 of 9

Betreft Artikel 5 GIBIT 30 Vraag Kunt u bevestigen dat de implementatie van de ICT prestatie buiten de scope van de aanbesteding ligt? Betreft Artikel 3.1 GIBIT 31 Vraag Offerte geldigheid van 90 dagen is niet gebruikelijk binnen Standaard Software en daarnaast ook niet altijd haalbaar, graag verzoeken wij u dit aan te passen naar maximaal 30 dagen. CSP 30 dagen en ESA 60 dagen. Betreft Artikel 2.3 GIBIT / Concept raamovereenkomst art 13.7 32 Vraag De algemene of specifieke voorwaarden van Opdrachtnemer worden uitdrukkelijk uitgesloten. Kunt u bevestigen dat de aanbestedende dienst wel akkoord gaat met de voorwaarden vanuit de diverse fabrikanten, welke specifiek toezien op de eindgebruiker, bv EULA (End User License Agreement)? Betreft Bijlage 4, Prijzenblad 33 Vraag Op het prijzenblad wordt bij onderdeel ESA, E1 en E3 licenties gevraagd. Bij ESA heeft u alleen een mogelijkheid van E3 of E5. Wij stellen voor dat u, voor het onderdeel ESA, de prijzensheet aanpast naar alleen een E3 licentie. Gaat u hiermee akkoord? Microsoft heeft ons bevestigd dat ESA E1 nog kunnen worden geleverd. Dus niet akkoord Betreft Offertaanvraag, Hfdst 4, alinea 5 34 Vraag U bent van plan te kiezen tussen ESA en CSP. Bij ESA heeft u de mogelijkheid om gebruik te maken van een traditioneel (On Premise) of een cloud-oplossing. Welke heeft uw voorkeur en kunt u aangeven waarom? Opdrachtgever heeft nu een hybride situatie en wenst dit zo te handhaven. Betreft Conceptraamovereenkomst artikel 3.2 35 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 8 of 9

Inschrijver verzoekt om deze te passage te verwijderen dan wel aan te passen. Een tussentijdse opzegging i.v.m. de 3-jarige commitment die wordt aangegaan kan niet tussentijds worden verbroken. In het geval een dergelijke commitment niet in overweging kan worden genomen dan gelden in het geheel andere voorwaarden, waarop Aanbestedende dienst de aanbesteding ingrijpend zou moeten wijzigen. De Raamovereenkomst wordt na gunning hierop aangepast. Betreft Programma van Eisen 36 Vraag Het programma van eisen stelt dat Inschrijver ermee instemt dat Opdrachtgever bij een Europese Aanbesteding door de VNG, bij ingaan nieuwe jaartermijn, de raamovereenkomst kosteloos en zonder schadevergoeding kan beëindigen. Dit is geen mogelijkheid binnen de (3-jarige) commitment die wordt aangegaan naar zowel Inschrijver als Microsoft toe. Inschrijver verzoekt u derhalve deze passage te verwijderen. De Raamovereenkomst wordt na gunning hierop aangepast. Betreft Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) 37 Vraag CPS is een Partner Led model waarbij support en ondersteuning een belangrijk onderdeel zijn van het licentiecontract. Inschrijver verzoekt Aanbestedende dienst een onderdeel op te nemen op dit gebied om het onderscheidend vermogen van Inschrijvers te kunnen bepalen. Kunt u dit verzoek in overweging nemen en de aanbesteding hierop aanpassen? Nee. Betreft Offerteaanvraag MS O365 Licentie gebruikersrechten - Bijlage 1 UEA 38 Vraag De bijlage 1 UEA Microsoft licenties krijgen wij niet geopend vanuit de Tenderned portal. Waarschijnlijk zit er een bug in het document. Kan deze opnieuw in de portal geüpload worden, of kunnen wij op een andere manier deze bijlage 1 in ons bezit krijgen? Opdrachtgever herkent het probleem als zodanig niet, maar zal een nieuwe versie plaatsen op Tenderned. Betreft Offerteaanvraag MS O365 Licentie gebruikersrechten - 1.4 doel van de aanbesteding 39 Vraag Wat wordt verwacht met beheer indien aangeboden wordt via het CSP programma? Indien dit functioneel beheer Office 365 betreft kunt u dan aangeven of dit dan ook gebruiksondersteuning betreft? Opdrachtgever doet het beheer zelf. Gebruikersondersteuning maakt geen onderdeel uit van de aanbesteding. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-04-2017 Pagina 9 of 9