BVBA KMO-zone, Klein Boom 7 2580 Putte (Mechelen) Tel: (015) 76 74 10 Fax: (015) 75 65 76 info@servico.be Handleiding SwingTravel-verkoop Dossier Beheer Opvragen bestaand dossier Klik op het icoontje om een bestaand dossier op te vragen. : Klik op zwart pijltje om de desgewenste kolom te selecteren : Hiermee breidt je de selectiecriteria uit (productdetail / ticket / reiziger ) VOORBEELD: Hoe zoek je het overeenkomstig dossier voor een bepaalde factuur? Selecteer verkoopfactuur in de selecteer weergave en kolom factuur; vul het factuurnummer in en klik op. De blauwe lijn is het resultaat van de selectie. Dubbelklik op deze lijn of klik op button OK om het desbetreffend te openen. Extensie: Elke wijziging aan een bestaand dossier wordt opgeslagen onder een andere extensie. Op die manier kan het oorspronkelijk dossier op elk moment geraadpleegd worden.
Creatie nieuwe dossier Via icoontje kom je op onderstaand scherm: Code klant: search naar bestaande klant via creatie nieuwe klant via => switch naar klantenfiche 3 Mogelijkheden om dossier aan te maken: Selecteer bestaande Code klant of creëer nieuwe klant klik op icoontje om nieuw dossier van scratch aan te maken. Import file: importeer een bestaand dossier vanuit een CRS (BTN, Amadeus, ) Kopieer Dossier: kopieer een bestaand dossier (bv. 2 koppels die samen reizen) Tabblad Data Datum creatie: datum + uur van registratie Contactpersoon Agentschap: contactpersoon X / Y o contactpersoon: gebruiker die het dossier geopend heeft o X = agent die dossier gecreëerd heeft o Y = agent die laatste wijziging aan dossier gedaan heeft Code groep: cf. MODULE GROEPSCODE Vertrekdatum Groep: wordt geactiveerd indien groepscode ingevuld werd Code bestemming: cf. MODULE BESTEMMING Omschrijving: wordt automatisch afgeleid van de landcode Toestand: toestand van het dossier (in optie, bevestigd, afgehandeld ) Manuele facturatie: aangevinkt indien manuele factuur geboekt wordt Vertrekdatum: afreisdatum Aantal dagen / nachten: aantal dagen/nachten 2 van 8 Last saved: 2-2-2016 BY
Code taal: Code munt: Code oorsprong: Code kanaal: Code brochure: taal van de klantcode munt van klantcode cf. MODULE OORSPRONG cf. MODULE KANAAL cf. MODULE BROCHURE Tabblad Reiziger : voegt een lijn toe onderaan : voegt een lijn toe tussen 2 bestaande lijnen : verwijdert een bestaande lijn : verplaatst de cursor naar onderliggende lijn : verplaatst de cursor naar bovenliggende lijn : in 2 de kolom naam: selecteer de desgewenste reiziger. Overige data worden automatisch gekopieerd uit de klant Geboortedatum: Leeftijd: Annulatie verzekering: Reisverzekering: GSM, e-mail, taal, adres Registreren: PAX: verplicht voor kinderen en baby s automatisch afgeleid van de geboortedatum verplicht aan te vinken indien er een specifiek verzekeringsproduct geselecteerd wordt in tabblad Product verplicht aan te vinken indien er een specifiek verzekeringsproduct geselecteerd wordt in tabblad Product in te vullen indien verschillend van klantgegevens reiziger wordt gekopieerd in de klant indien het vakje aangevinkt is en als naam, voornaam en adres verschilt van 1 van de reeds bestaande reiziger aantal reizigers GEBRUIK DE SCROLL BAR ONDERAAN OM NAAR RECHTS TE SCROLLEN! 3 van 8 Last saved: 2-2-2016 BY
Tabblad Product Bovenste helft: Product: cf. MODULE PRODUCT Leverancier: code leverancier Prijs: automatisch afgeleid van de eenheidsprijs uit de productdetails Commissie: commissie in Productterm: cf. MODULE PRODUCTTERM PO/WB: Purchase order / waardebon Begindatum : Dagen: gelinkt aan inschrijven van periode Einddatum: CC: credit card nummer wanneer product rechtstreeks betaald wordt aan leverancier (die moet geactiveerd zijn in de travel tab van de leveranciers fiche) CC Omschrijving: credit card nummer voor CC Actie: gelinkt aan leverancier Toestand: toestand van dossier Omschrijving: land Contact Tour: contact persoon bij de Tour operator Luchthaven: Luchthavencode Met Onderste helft: kan een bestaande rij gekopieerd worden. detailweergave met overeenkomstige codewoorden (cf. MODULE CODEWOORD) 4 van 8 Last saved: 2-2-2016 BY
Tabblad Commentaar oproepen van standaard commentaarlijnen Nieuwe standaardcommentaar lijn toevoegen: Swingcount Algemeen Tekst - bestelbon comment. Type: intern = verschijnt niet op bestelbon Publiek = commentaarlijnen worden op bestelbon geprint Alarmdatum: op deze datum zal het item verschijnen op het agenda rapport te raadplegen via SwingTravel-verkoop Agenda - rapporten Tabblad Kassa : Klik op add row om een kassabewerking toe te voegen. Velden Betaalmiddel en Bedrag zijn verplichte velden! Voorschot: Verval voorschot: Verval saldo: kan manueel ingevuld worden, indien blanco wordt het berekend voorschot genomen (default 30%, wordt bepaald via de product termen) vervaldatum voorschot (datum van creatie) vervaldatum saldo (default 30 dagen voor vertrek) 5 van 8 Last saved: 2-2-2016 BY
Tabblad Facturen In het bovenste deel kunnen de effectieve leveranciers vermeld worden wanneer er in de product tab met een fictieve leverancier gewerkt werd. Dit is bedoeld voor als men zelf de reis samenstelt en een globaal product aan de klant aanbiedt dat samengesteld is uit aankopen bij diverse leveranciers. Hier kan dan ook de verkoopprijs worden ingegeven. % commissie zal worden opgehaald uit de product term instellingen. Theoretische aankoop zal berekend worden tov verkoopprijs en % commissie. De som van de verkoopprijzen moet gelijk zijn aan de totale verkoopprijs voor deze productlijn in de product tab Dit deel zie je niet als er bij de product termen geen enkele is met de parameter ingave verwachte aankoop geactiveerd In het midden gedeelte kan je de verkoopfacturen zien In het onderste deel zie je de ingeboekte aankoopfacturen Tabblad Klant Overzicht van klantgegevens + omzet van huidig en vorig jaar 6 van 8 Last saved: 2-2-2016 BY
Tabblad Documenten Alle geprinte documenten zijn hier beschikbaar in.pdf formaat. (Bestelbon, Factuur, ) en worden automatisch in desbetreffende mappen gezet: Order form: bestelbon Cash document: betalingsbewijs Airport service: luchthavenvervoer Invoice: aan- en verkoopfacturen Mails die betrekking hebben tot desbetreffend dossier kunnen via het drag and drop principe in de map Mails gekopieerd worden. : Met deze knop kan u de documenten ook verwijderen : U kan zelf nieuwe mappen aanmaken : De icoontjes kunnen in verschillende formaten gevisualiseerd worden : De icoontjes kunnen gegroepeerd worden volgens datum, user, file type 7 van 8 Last saved: 2-2-2016 BY
Bewaren en printen van het dossier Bij het Saven krijg je een scherm waarin je kan beslissen welke document moeten gedrukt en/of gemaild worden. Dit scherm krijg je alleen wanneer je het dossier via beheer geopend hebt en opslaat. Nieuw scherm vanaf versie 16122015 In dit scherm worden de documenten voorgesteld die kunnen worden afgedrukt en/of gemaild. De instellingen die zijn ingegeven bij de document instellingen worden default over genomen maar kunnen hier desgewenst aangepast worden. Via kan je zelf een document toevoegen dat niet default werd voorgesteld In de kolommen Drukken en Email kan je aangeven of het document moet geprint of gemaild worden In de kolom aantal in het print deel kan je het aantal exemplaren opgeven Printernaam in print deel is de printer waarnaar de documenten gedrukt worden. Wanneer voor verschillend exemplaren een verschillende printer is ingesteld dan zullen die hier ook apart getoond worden Via kan je het document eerst bekijken gaat de documenten alleen printen gaat de documenten alleen mailen gaat de documenten printen en mailen dossier is opgeslagen maar er worden geen documenten gemaild of geprint. 8 van 8 Last saved: 2-2-2016 BY