Mansveld Groep Mansveld Projecten & Services Mansveld Combinatiebouw Mansveld Expotech
Inhoud 1. Inleiding... 2 2. Aanmelden... 3 3. Visma Talent & Salaris... 6 4. Persoonsgegevens... 7 5. Verlof... 10 6. Verzuim... 11 7. Declaraties... 13 8. E-dossier / digitale loonstroken... 14 9. Verstrekkingen... 16 10. Organisatie... 17 11. Telefoonlijst... 18 12. Bedrijfsdocumenten... 19 13. Vragen?... 2
1. Inleiding Beste collega, Je staat op het punt gebruik te maken van Visma Talent & Salaris. Dat is cloud software op het gebied van personeelsadministratie en salarisverwerking voor de medewerkers van alle Mansveld-bedrijven. De bedoeling van Visma Talent & Salaris is om de interactie tussen de medewerkers en werkgever Mansveld efficiënter en effectiever te laten verlopen. De basis daarvoor is een uitstekende registratie en het laagdrempelig en snel beschikbaar stellen van informatie over onder andere persoonsgegevens, salaris, verlof, verzuim, verstrekkingen, declaraties, beoordeling, training en werving & selectie. Visma Talent & Salaris is op internet 24/7 bereikbaar via de url https://signin.visma.net. Daarnaast is er de handige App Talent & Salaris, verkrijgbaar via Google Play Store en de Apple App Store, waarmee medewerkers vanaf hun smartphone allerlei zaken zelf kunnen regelen. En terwijl medewerkers door de invoering van e-hrm enerzijds beter worden geïnformeerd, bespaart Mansveld anderzijds tijd en geld, en verlagen we bovendien de hoeveelheid papierwerk substantieel. Een win-win situatie derhalve. Wij wensen je veel gebruiksgemak! Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 2
2. Aanmelden Om gebruik te kunnen maken van Visma Talent & Salaris registreert de afdeling P&O je eerst als gebruiker. Zodra dat is gedaan, ontvang je vanuit Visma (do.not.reply@visma.net) een welkomstmail met het verzoek je account te activeren. Dat doe je door te klikken op de button Klik hier. Je krijgt dan een scherm waarmee je je e-mailadres, dat tevens je gebruikersnaam is, kunt invullen. Klik vervolgens op Send. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 3
Kort daarop ontvang je vanuit Visma (do.not.reply@visma.net) opnieuw een mail, maar nu met de melding om het wachtwoord te wijzigen. Klik daarvoor op de button Wachtwoord wijzigen. Je komt dan in het scherm Wachtwoord instellen. Vul een nieuw wachtwoord in, bevestig dit en klik vervolgens op de button Wachtwoord instellen. Gefeliciteerd! Je kunt nu inloggen in Visma Talent & Salaris. Open je internetbrowser en typ de url https://signin.visma.net. Vul vervolgens jouw Gebruikersnaam en Wachtwoord in en klik op de button Aanmelden. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 4
Je bent nu aangekomen in Visma Talent & Salaris. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 5
3. Visma Talent & Salaris De pagina Mijn Talent (zie linksboven op het scherm) is jouw persoonlijke omgeving binnen Visma Talent & Salaris (hierna: T&S). Aan de linkerkant zie je de buttons: Persoonsgegevens Verlof [nog niet in gebruik] Verzuim Declaraties [nog niet in gebruik] E-dossier Opleidingen [nog niet in gebruik] Verstrekkingen Beoordelingen [nog niet in gebruik] Organisatie Telefoonlijst Bedrijfsdocumenten Er zijn veel opties, maar sommige modules zijn nog niet ingericht en bruikbaar. Die zullen in de komende maanden verder worden ingericht en gefaseerd ingevoerd. Steeds wanneer een nieuwe module gebruikt kan worden, informeren we de medewerkers hierover en breiden we deze gebruikershandleiding met een nieuw hoofdstuk uit. Voor dit moment beperken we ons tot een toelichting op de buttons die in gebruik zijn bij het maandbedrijf (MX). Naast de keuze Mijn Talent heeft een aantal medewerkers vanuit hun rol in de organisatie (bijv. leidinggevende) ook de beschikking over Talent. In Talent staan meer menuopties, die zijn ingericht afhankelijk van de autorisatie. Degenen die in Talent gaan werken, krijgen een aparte mondelinge toelichting vanuit de afdeling P&O. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 6
4. Persoonsgegevens In het menu Persoonsgegevens kun je jouw persoonlijke gegevens terug vinden die in de (personeels)administratie van Mansveld vastgelegd zijn. Het menu kent drie verschillende opties: Persoonlijke gegevens Contract Salaris overig Persoonlijke gegevens Onder deze tab vind je in de eerste plaats een foto en jouw persoonlijke en -adresgegevens. Mochten zich in de persoonsgegevens wijzigingen voordoen, dan kun je die via het systeem zelf doorgeven door op het potloodje te klikken, de wijziging aan te brengen en vervolgens op de button Akkoord te klikken. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 7
Betreft het een nieuw adres, klik dan op het vergrootglas onder het tab Adres en voer het nieuwe adres in. Verder vind je in het menu Persoonlijke gegevens informatie over Telefoon, E-mail, Familie en Bankrekeningen. Ook hierbij is het mogelijk om mutaties zelf door te geven. Dat geldt tevens voor de Officiële documenten, waarbij je ook nog eens de mogelijkheid hebt om jouw ID-bewijs te downloaden. Klik hiervoor op het paperclipje. Mocht er sprake zijn van ziekte of arbeidsongeschiktheid, dan vind je hierover informatie terug onder het tab Arbeidsongeschiktheidsregistratie. En tenslotte is het mogelijk dat onder het tab Werknemersnotities speciale aantekeningen te vinden zijn. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 8
Contract De optie Contract laat de gegevens zien rondom het dienstverband. Zo zie je onder de tab Contract Algemeen informatie over de arbeidsovereenkomst die je met Mansveld hebt. Onder de tab Werktijden staan de contractueel overeengekomen werktijden en onder de tab Positie het team of de afdeling waarin je werkt en jouw functie in de organisatie. Een medewerker met een contract voor bepaalde tijd ziet ook een einddatum van het contract staan. Salaris overig In Salaris overig staan componenten beschreven die van invloed zijn op het salaris. Zo vind je o.a. de Afstand ww (woonadres standplaats) enkele reis, de reiskostenvergoeding ww, de afdracht aan de Personeelsvereniging en evt. de grondslag voor de auto van de zaak. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 9
5. Verlof Deze module wordt binnenkort in gebruik genomen. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 10
6. Verzuim Via de optie Verzuim kunnen medewerkers hun eigen verzuim bekijken. Wanneer je hierop klikt, krijg je een tweetal opties: Dashboard en Acties. Dashboard Klik je op Dashboard, dan krijg je een scherm met daarop een aantal meters en diagrammen die direct inzicht geven in het persoonlijke verzuim ten opzichte van dat van de afdeling en het bedrijf. De Jaarkalender onderaan de pagina geeft vervolgens in het rood weer op welke dagen in het jaar verzuim heeft plaatsgehad. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 11
Actie: Wijziging verblijfadres Via de optie Acties kun je aangeven of er tijdens het verzuim eventueel sprake is van een ander verblijfadres dan het adres dat bij de personeelsadministratie bekend is. Kies daarvoor de optie Adres bij ziekte invoeren en klik vervolgens op de button Adres invoeren. Vul dan de juiste gegevens in en klik op Akkoord. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 12
7. Declaraties Deze module wordt september 2016 in gebruik genomen. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 13
8. E-dossier / digitale loonstroken Om jouw persoonlijke Elektronisch Dossier (inclusief digitale loonstrook) te kunnen benaderen klik je in het menu op E-dossier. Bij het openen van je E-dossier zie de mappen van jouw eigen digitale dossier. Afhankelijk van de rechten en inrichting worden hier meer of minder mappen getoond. Het cijfer tussen haakjes (1) geeft aan hoeveel documenten zich in de map bevinden. Als je op één van de mappen klikt, zal aan de rechterkant van het scherm de inhoud van de map getoond worden. In de map kunnen één of meerdere documenten worden getoond. Als je op één van de documenten klikt, heb je de mogelijkheid om deze te openen. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 14
Kies je daarvoor, dan opent het document en kun je eventueel printen of dit document op jouw computer opslaan. Digitale loonstrook Als je jouw loonstroken of jaaropgaven wilt benaderen, klik dan in het E-dossier op de map Salarisgegevens. Daarna klik je op de gewenste map van het huidige jaar en zie je aan de rechterkant alle documenten staan die voor dat jaar zijn aangemaakt. Als je daarna op het document klikt, zal deze openen en kun je dit printen of opslaan op jouw computer. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 15
9. Verstrekkingen Om na te kunnen gaan welke bedrijfsmiddelen aan jou ter beschikking zijn gesteld, kies je in het menu voor de module Verstrekkingen. Je kunt kiezen voor een aantal Weergaveopties: Uitgegeven; Ingeleverd; Verloren; Geannuleerd; Wacht op goedkeuring; Wacht op bestelling; Wacht op ontvangst; Wacht op voorbereiding; Wacht op uitgifte; Wacht op teruggave. Later dit jaar zullen medewerkers de mogelijkheid krijgen om via deze module bedrijfsmiddelen aan te vragen. Momenteel zijn alleen de opties Weergeven en Verloren beschikbaar. Om de details van betreffend bedrijfsmiddel te zien, dubbelklik je op het item. Wil je een bedrijfsmiddel als verloren opgeven, klik dan op je rechter muisknop en kies de optie Verloren. Vul vervolgens de datum in waarop je het item bent verloren en klik op de button Verloren item. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 16
10. Organisatie Via de menu in Mijn Talent optie Organisatie kom je bij het fotoboek van jouw team terecht. Heb je rechten voor de menu van Talent gekregen dan is het ook afhankelijk van je autorisatie mogelijk het fotoalbum van de totale organisatie te zien. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 17
11. Telefoonlijst Via de menu optie Telefoonlijst kom je bij de telefoonlijst van de totale organisatie terecht. In de starthulp wordt uitgelegd hoe je hier mee om kan gaan. Je telefoonlijst kun je met eigen instellingen als een eigen lijst maken. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 18
12. Bedrijfsdocumenten De menu optie Bedrijfsdocumenten geeft je via een mappenstructuur toegang tot verschillende belangrijke bedrijfsdocumenten, die je vervolgens kunt downloaden en opslaan op je computer of printen. Zo kun je in de map Bedrijfsdocumenten een aantal submappen. In die submappen tref je o.a. de cao en bedrijfsreglement aan, procedures, werkinstructies e.d. het. In de map Nieuwsbrief vind je bijvoorbeeld de meest recente nieuwsbrief. Mansveld - Gebruikshandleiding Visma Talent & Salaris 19
13. Vragen? Mocht je over Visma Talent & Salaris nog vragen hebben, dan helpen de collega s van P&O je graag verder. Medewerkers van Mansveld Projecten & Services, Mansveld Combinatiebouw, Mansveld Groep kunnen contact opnemen met Marianne de Wolff via t. 040-2591072 of e. Marianne.dewolff@mansveld.nl. Verder is er vanaf 15 juni a.s. op maandag t/m donderdagochtend van 08.00 tot 09.00 uur gelegenheid tot het persoonlijk stellen van vragen over Visma Medewerkers van Mansveld Expotech kunnen contact opnemen met Sebastiaan Lem via t. 06-41999486, dan wel e. sebastiaan.lem@mx.nl, of bij gelegenheid even binnenlopen in het kantoor van P&O. www.mansveld.nl www.mansveldexpotech.nl