Samen met kennis de praktijk verbeteren Tips voor gemeentelijke organisaties vanuit het Kennisprogramma Vakkundig aan het werk
Gemeenten zijn meer dan ooit rechtstreeks betrokken bij belangrijke maatschappelijke vraagstukken. Mensen zo goed mogelijk op weg helpen naar werk. Gezinnen ondersteunen om weer uit de armoede te komen, hun schulden saneren. Of liever nog: werkloosheid, armoede en schulden voorkómen. Maar het is lang niet altijd duidelijk wat de beste manier is om die doelen te bereiken. Daar is kennis voor nodig. Deze brochure laat zien hoe we aan kennis komen die werkt in de praktijk. Hoe kom je aan kennis die werkt? Bij het maken en uitvoeren van beleid, bijvoorbeeld op het gebied van werk en inkomen, is kennis een onmisbaar ingrediënt. Met de juiste kennis: weet je wat effectief is; kun je professioneler en efficiënter werken; kun je beleidskeuzes onderbouwen en legitimeren. Maar hoe kom je binnen een gemeente of organisatie aan kennis die bruikbaar is in de lokale situatie? Praktijkgericht onderzoek kan uitkomst bieden. Steeds vaker doen gemeenten daarvoor een beroep op hogescholen, universiteiten en andere kennisinstellingen. Deze ontwikkeling wordt gestimuleerd in het programma Vakkundig aan het werk, dat ZonMw uitvoert in opdracht van het Ministerie van Sociale Zaken en in samenwerking met Divosa, VNG, UWV en het ministerie van VWS. Deze brochure geeft nuttige tips bij de samenwerking tussen gemeente en onderzoekers en het gezamenlijk aanvragen van een projectsubsidie. 2 ZonMw Sprekende hoofdregel van de publicatie 3 ZonMw Samen met kennis de praktijk verbeteren
Meedoen met onderzoek is leuk en inspirerend. Je kijkt weer eens anders tegen het dagelijkse werk aan. Misverstanden herkennen en oplossen Onderzoek, beleid en uitvoering zijn verschillende werelden, waar verschillende zaken vanzelfsprekend zijn. Er kunnen daardoor op verschillende niveaus misverstanden ontstaan, bijvoorbeeld: Onduidelijkheid over de onderzoeksvraag; Verschillen in taal, in de betekenissen van woorden (een experiment in het beleid is iets anders dan een experiment in de wetenschap); Verschillende interpretaties van de uitkomsten en bij de vertaalslag van onderzoeksresultaten naar beleid en uitvoering. Misverstanden zijn op zich niet erg, als ze maar op tijd gezien en uit de weg geruimd worden. Daar hoopt deze brochure bij te helpen. Onbruikbaar resultaat Een gemeentelijke sociale dienst wilde graag een instrument voor de intake: een vragenlijst waarmee de ernst van de problematiek al in het eerste contact in kaart gebracht kon worden. Samen met wetenschappers werd een vragenlijst ontwikkeld. Daarmee konden zaken als afstand tot de arbeidsmarkt, werkzoekgedrag, zelf redzaamheid en de aanwezigheid van meerdere problemen (multiproblematiek) wetenschappelijk verantwoord in kaart worden gebracht. De vragenlijst bleek echter in de praktijk niet te hanteren. Hij was te lang, waardoor het afnemen en uitwerken teveel tijd kostte. Deze teleurstelling had misschien voorkómen kunnen worden door de onderzoeksvraag van tevoren beter aan te scherpen. Het begint met nieuwsgierigheid Voordat gemeenteambtenaren en onderzoekers samen rond de tafel gaan zitten, is er vaak al veel gebeurd. Soms is een concreet probleem in de uitvoering van bijvoorbeeld de schuldhulpverlening de aanleiding om op zoek te gaan naar meer kennis. Het kan ook zijn dat alles juist heel goed gaat en men bij de gemeente eens wil weten wat de succesfactoren zijn. Of een gemeentelijke organisatie voor werk en inkomen wil verder professionaliseren. Of de gemeenteraad vraagt om onderbouwing van het beleid rond re-integratie. In elk geval begint goed onderzoek meestal met een vraag als: hoe zit dat nou echt? Het begint met andere woorden met nieuwsgierigheid. Sommige mensen hebben dat van nature, maar die vraag naar kennis kan ook georganiseerd worden. Divosa heeft hiervoor een tool ontwikkeld met onder meer de volgende tips: Een kwartier tijdens het werkoverleg, of een uur in de maand stilstaan bij de vraag welke kennis nu nog ontbreekt in de praktijk; Een brede inventarisatie bij de start van een nieuw project of een nieuwe vorm van dienstverlening, wat er al bekend is en wat we nog niet weten; Buurten bij andere afdelingen of andere gemeenten die al ervaring hebben met het laten doen van wetenschappelijk onderzoek. Schuldhulpverlening op maat Zo n zestig gemeenten werken bij de schuldhulpverlening met het instrument Traject51. Dit online instrument is in de praktijk ontwikkeld, met ondersteuning vanuit de wetenschap. Het helpt schuldhulpverleners om te bepalen welk traject de beste kans van slagen heeft. Voor de een is dat schuldsanering (drie jaar lang een strak regime, waarna alle schulden zijn opgelost). Voor de ander kan dat ondersteuning zijn die de situatie stabiliseert, zoals budgetcoaching of budgetbeheer. In de startfase bleek uit onderzoek dat Traject51 een positief effect heeft op de doorlooptijden en het aantal geslaagde trajecten. Binnenkort wordt Traject51 door de Universiteit van Twente geëvalueerd. We proberen uit te leggen hoe een bruikbare vraagstelling tot stand komt en hoe gemeenten zo met onderzoekers kunnen communiceren dat de resultaten van het onderzoek bruikbaar zijn in de praktijk. Ook geven we tips voor het schrijven van een subsidieaanvraag, de uitvoering van het onderzoek en de verspreiding en implementatie van resultaten. Gemeenten en onderzoekers hebben een eigen verantwoordelijkheid in dat hele traject van de onderzoeksvraag tot en met de implementatie. De belangrijkste gedeelde verantwoordelijkheid is dat er in al die fasen open gecommuniceerd wordt. 4 ZonMw Samen met kennis de praktijk verbeteren 5 ZonMw Samen met kennis de praktijk verbeteren
Vragen staat vrij, maar niet elke vraag is een onderzoeksvraag Als er inderdaad een kennisbehoefte bestaat, is de volgende stap om de vraag te verduidelijken en het belang ervan te inventariseren: Gaat het om het stokpaardje van een enkeling, of is het inderdaad iets dat zich in de praktijk vaak voordoet? Wat zou er in de praktijk veranderen als het antwoord op de vraag duidelijk wordt? Wie hebben er last van dat we het nu nog niet weten? Als duidelijk is dat er inderdaad een relevante kennisbehoefte bestaat, wordt het tijd om een onderzoeksvraag te formuleren. Niet elke vraag is een goede onderzoeksvraag. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om een vraag te stellen die alleen met ja of nee beantwoord kan worden. Onderzoekers kunnen ook niet veel met een vraag die begint met Hoe kan.... Veel zinvoller zijn vragen die beginnen met: Hoe goed werkt... of Wat zijn.... Het kan heel verhelderend werken om dezelfde vraag op verschillende manieren te formuleren, bijvoorbeeld beschrijvend, vergelijkend en verklarend. Vanuit de praktijk van de gemeente wordt dan vaak snel duidelijk welke formulering de meeste aanknopingspunten biedt voor concrete toepassingen en beleidsveranderingen. Het spanningsveld tussen wetenschap en praktijk Onderzoekers en gemeenten hebben ten dele dezelfde en ten dele verschillende belangen. Vanuit de gemeente bent u op zoek naar kennis vanuit een bepaalde behoefte: u wilt bijvoorbeeld weten of ingezet beleid werkt, of u bent op zoek naar manieren om effectiever en efficiënter te werken, u wilt een inventarisatie van een bepaalde situatie, enzovoorts. Een onderzoeker kijkt meestal vanuit een bepaalde wetenschappelijke theorie. Een project bij een gemeente kan een unieke kans zijn om gegevens te verzamelen die de theorie ondersteunen of verwerpen. Stel dat de effectiviteit van de schuldhulpverlening in een gemeente ter discussie staat. De praktijkvraag is dan bijvoorbeeld: Hoe kunnen we zorgen dat meer mensen na vijf jaar hulpverlening schuldenvrij zijn? Om die te beantwoorden is kennis nodig. De onderzoeksvraag zou kunnen zijn: Hoe goed werkt de aanpak van gemeente X bij ons, vergeleken met de methode die we nu toepassen? Of: Wat zijn gegevens die voorspellen dat een klant extra moeite heeft om zijn problemen op te lossen? Vervolgens kan het goed zijn om met onderzoekers door te praten om de vraag nog concreter te maken. Wat voor soort vraag is het (zie onderstaand kader)? Welke formulering sluit het beste aan bij de kennisbehoefte in de praktijk? Het voordeel van de wetenschappelijke benadering is dat de uitkomsten breder toepasbaar zijn. Andere gemeenten in Nederland of misschien zelfs in het buitenland kunnen ervan profiteren. Een nadeel kan zijn dat het wetenschappelijke perspectief niet goed aansluit bij de praktische kennisbehoefte bij de gemeente. Deelvragen Vaak is het wel mogelijk om vraagstellingen zo te formuleren dat de antwoorden zowel in de wetenschappelijke als in de gemeentelijke context bruikbaar zijn. Soms werkt het beter om deelvraagstellingen te formuleren, waarbij één of enkele vraagstellingen vooral wetenschappelijk interessant zijn en één of meer juist relevant zijn voor de praktijk. Deze laatste kunnen dan snel bruikbare resultaten opleveren. Verschillende soorten vragen Er zijn verschillende soorten onderzoeksvragen, die verschillende soorten antwoorden geven: een beschrijvende vraag (bijvoorbeeld: Hoeveel inwoners in onze gemeente zijn actief op zoek naar een baan?) is anders dan een vergelijkende vraag (Werkt methode A beter dan methode B om langdurig werkloze jongeren aan een baan te helpen?); een evaluerende vraag (Wat is het effect geweest van maatregel X op de arbeidsparticipatie van mensen met een chronische ziekte in de afgelopen vijf jaar?); een verklarende vraag (Hoe komt het dat jonge vrouwen in wijk A veel minder vaak uitvallen vanwege een burn-out dan in wijk B?). 6 ZonMw Samen met kennis de praktijk verbeteren 7 ZonMw Samen met kennis de praktijk verbeteren
De onderzoekers brachten veel kennis mee, die hielp bij het aanscherpen van de onderzoeksvraag. Tijdsplanning Het is ook belangrijk om stil te staan bij de tijdsplanning. Wetenschappelijk onderzoek kost tijd. En net als bij een bouwproject kunnen onvoorziene omstandigheden ertoe leiden dat resultaten nog wat langer op zich laten wachten. Dat kan lastig zijn als die resultaten belangrijk zijn voor beleid en uitvoering of in de lokale politiek. Goede afspraken over de planning en heldere communicatie over eventuele vertragingen zijn dan ook belangrijk. Soms is het ook voor de tijdsplanning praktisch om deelvraagstellingen te formuleren, zodat kennis die snel nodig is, ook snel beschikbaar is. Praktijkonderzoek zo dicht mogelijk bij de praktijk Zodra er overeenstemming is over de vraagstelling(en), moet er een onderzoeksmethode gevonden worden die de beste kansen biedt om de vraag te beantwoorden. Het vinden van de juiste methode is natuurlijk vooral de verantwoordelijkheid van de onderzoekers, maar vanuit de gemeente is het belangrijk om wel kritisch te zijn bij die keuze. Vanuit uw eigen professionaliteit kunt u zo een belangrijke bijdrage leveren aan de uitvoerbaarheid en toepasbaarheid van het onderzoek. Relevante vragen zijn bijvoorbeeld: Is het onderzoek zo uitvoerbaar in de praktijk? Lopen de onderzoekers de medewerkers van de eigen organisatie niet te veel voor de voeten? Worden medewerkers van de gemeentelijke organisatie zo nauw betrokken bij het onderzoek, dat de resultaten niet meer betrouwbaar zijn? Zou het lukken om voldoende cliënten te vinden die mee willen doen aan het onderzoek? Is het aannemelijk dat de uitkomsten van het onderzoek ook echt iets zeggen over de dagelijkse praktijk? De praktijk is complex: hoe hanteren we dat? Een wetenschappelijke vraagstelling en onderzoeksmethode houden altijd ook een vereenvoudiging in. Je wilt immers resultaten die breder toepasbaar zijn, niet alleen een beschrijving van een aantal individuele situaties. Ook dat levert een spanningsveld op, tussen de complexe praktijk en de eisen die het onderzoek stelt. Daar is geen standaard recept voor, maar net als bij de voorgaande punten is het een kwestie van helder communiceren, goede afspraken maken en bewaken dat die worden nagekomen. Als het oorspronkelijke onderzoeksplan niet wordt nageleefd, bijvoorbeeld omdat het niet aansluit bij de praktijk, zijn de resultaten veel minder betrouwbaar. Dat is vaak te voorkomen door mensen uit de praktijk mee te laten kijken naar de plannen. De gezamenlijke projectaanvraag: laat zien wat samen besproken is Onderzoekers en gemeenten hebben dus al een weg samen afgelegd voordat zij uiteindelijk projectsubsidie aanvragen bij het programma Vakkundig aan het werk van ZonMw. Het is goed om in de projectaanvraag te benoemen hoe partijen stil hebben gestaan bij mogelijke problemen, zoals de complexiteit, de tijdsplanning en het vinden van respondenten en welke oplossingen zij hebben gevonden. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat verstorende factoren zoveel mogelijk benoemd worden en ook de nadelen van de gekozen methode expliciet worden gemaakt. Andere aspecten die zwaar wegen in de beoordeling van de projectaanvraag zijn: de relevantie voor beleid en uitvoeringspraktijk in de betrokken gemeente; bredere relevantie voor andere gemeenten/situaties; toepasbaarheid van de resultaten. Volg ik de regels of bied ik zorg? Aan de hand van casuïstiekbesprekingen wordt in een promotieonderzoek op het gebied van de speelruimte die regels bieden naar de dilemma s gekeken die in de praktijk spelen. Daarbij wordt vaak het spanningsveld merkbaar tussen de wettelijke regels en de optimale zorg voor de klant. Uniforme toepassing van de regels is niet altijd rechtvaardig, want omstandigheden verschillen. Hoe ga je daar in de praktijk mee om en hoe vergroot je de kwaliteit van die morele afwegingen? 8 ZonMw Samen met kennis de praktijk verbeteren 9 ZonMw Samen met kennis de praktijk verbeteren
Vakkundig aan het werk is een programma dat op de praktijk is gericht. Het is dus niet bedoeld voor projecten die puur wetenschappelijk interessant zijn en geen antwoord geven op een praktische kennisvraag. De wetenschappelijke onderbouwing is wel van belang om te komen tot hard bewijs en goed inzicht in hoe en waarom van dat bewijs. Verspreiding en implementatie van resultaten Als gemeente wil je bruikbare kennis natuurlijk niet voor jezelf houden daar mogen anderen ook van profiteren. Dat vindt ZonMw ook belangrijk. In de projectaanvraag moet daarom niet alleen duidelijk worden hoe het onderzoek toepasbare kennis oplevert, maar ook hoe die resultaten vervolgens in de praktijk geïmplementeerd zullen worden. Ook is het van belang om duidelijk te maken hoe de resultaten breder verspreid gaan worden, zodat ook andere gemeenten en andere organisaties ervan kunnen profiteren. Het geheim van succesvol samenwerken met onderzoekers is de verbinding die je hebt, het wederzijdse begrip. Communicatie van begin tot het eind Onderzoek en praktijk kunnen elkaar versterken, inspireren en kansen bieden. Dat dat niet vanzelf gaat, is in het voorafgaande wel duidelijk geworden. Als in een uitvoeringsorganisatie een onderzoek loopt, is het belangrijk dat alle stakeholders van die organisatie daarvan op de hoogte zijn. Als in de loop van een onderzoek problemen ontstaan, helpen heldere communicatie en korte lijnen om snel een oplossing te vinden. Ten slotte kan het nuttig zijn om contact te houden met projectleiders in andere gemeenten en andere kennisinstellingen. Soms hebben die creatieve oplossingen gevonden die elders ook toepasbaar zijn. ZonMw faciliteert dat contact door regelmatig bijeenkomsten van projectleiders organiseren. Als we luisteren naar wat projectleiders op die bijeenkomsten vertellen, is een terugkerende boodschap gelukkig ook dat onderzoek leuk en interessant is en echt kan bijdragen aan de professionalisering van gemeentelijke organisaties en betere onderbouwing van beleid. En dat is natuurlijk waar we het allemaal voor doen. Praktische tips voor het schrijven van een subsidieaanvraag Baken het praktijkprobleem goed en scherp af. Voor het opstellen van een onderzoeksvraag moet je weten wat er al bekend is, welke kennis we nog niet hebben en welk deel van deze lacune het onderzoek gaat vullen. Beschrijf het probleem of de vraag nauwkeurig. Wie heeft het probleem, hoe groot is dat probleem, wat zijn de gevolgen? Waar in de praktijk kom je het probleem tegen? Wat zijn de mogelijke oorzaken? Welke (weten schappelijke) kennis is al beschikbaar en welke kennis is nodig? Hoe sluit de onderzoeksvraag aan bij bestaand en te ontwikkelen beleid? Beschrijf in het onderzoeksvoorstel hoe het probleem vanuit de praktijk wordt erkend en gedefinieerd. Laat zien dat het probleem leeft in de uitvoeringspraktijk en dat de praktijk profijt heeft van een oplossing. Laat in het onderzoeksvoorstel zien hoe de samenwerking wordt gerealiseerd. Het onderzoek wordt er sterker van als uit de aanvraag blijkt dat de praktijk actief meewerkt en zich bereid verklaart om handelingen aan te passen tijdens het onderzoek of op basis van onderzoeksresultaten. Geef in het voorstel aan hoe je omgaat met de complexiteit van de praktijk. Geef ook aan dat je deze complexiteit aankunt en zorgvuldige afwegingen hebt gemaakt met betrekking tot de validiteit en betrouwbaarheid van het onderzoek. Beschrijf in de aanvraag duidelijk hoe de resultaten geïmplementeerd en gebruikt gaan worden in de praktijk. Tips van ervaringsdeskundigen Het werkt veel beter als onderzoekers niet alleen meedenken, maar ook regelmatig meelopen op de plek waar het onderzoek wordt uitgevoerd. P ilotprojecten en experimenten brengen vaak een breder leerproces op gang. Als je data gaat verzamelen, worden ook allerlei andere dingen duidelijk dan je oorspronkelijke onderzoeksvraag. Een wetenschappelijke theorie kan helpen om de juiste vragen te stellen. Maar let wel op of het ook echt jouw praktijkvraag blijft. Zorg voor voldoende draagvlak onder klantmanagers. Bouw bijvoorbeeld de mogelijkheid in om soms onderbouwd af te wijken van het onderzoeks protocol. 10 ZonMw Samen met kennis de praktijk verbeteren
Programma Vakkundig aan het werk Onderdeel van Preventie ZonMw stimuleert gezondheidsonderzoek en zorginnovatie Het kennisprogramma Vakkundig aan het werk wordt op verzoek van het ministerie van SZW uitgevoerd door ZonMw in nauwe samenwerking met Divosa, VNG, UWV en het ministerie van VWS. Laan van Nieuw Oost-Indië 334 2593 CE Den Haag Postbus 93245 2509 AE Den Haag Telefoon 070 349 51 11 info@zonmw.nl www.zonmw.nl 500/Juli 2016/Preventie