Opsteller Marianne van der Veen-Brouwer Aantal pagina s 5 Onderwerp Algemeen bestuur Verslag Algemeen bestuur 19-12-2014 Datum overleg 6-3-2015 Agendapunt Intern 24-12-2014 3 Kenmerk V0232/H3513 Aanwezigen: De heren B.J.M. Besselink, G.P. Beugelink, R. Bleker, T.J. Boersma, G.J. van den Brandhof, H.H.G. Dijk (voorzitter), A.C.M. van Eekhout, P.A.E. van Erkelens, M.A.P. van Haersma Buma, J.A.M. de Hoon, G. de Jonge, C.A.A.A. Maenhout, H.Th.M. Pieper, A.J.G. Poppelaars, P. Rooijmans, Th.J.J.M. Schots, R.L.M. Sleijpen, K. Stam, W. Stegeman, mevrouw F.P.A.M. van de Ven, mevrouw E. van der Kuil (secretaris-directeur a.i.) en mevrouw M.H. van der Veen-Brouwer (verslaglegging) Afwezigen: De heren H. Pluckel en H. Ruben 1 Opening en vaststelling concept agenda De heer Dijk opent de vergadering om 13.40 uur. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2 Mededelingen 2.1 Stand van zaken reorganisatie De heer Dijk deelt mee dat het Dagelijks bestuur op 12 december jl. het voorlopig, integraal plaatsingsplan heeft vastgesteld. Aan de medewerkers is meegedeeld in welke functie ze in de nieuwe organisatie worden geplaatst. De medewerkers kunnen nog bedenkingen indienen. Met ingang van 1 maart a.s. kan de organisatie op de nieuwe manier gaan werken. De vaste kern omvat 12,6 FTE, daarvan heeft 10,1 FTE een vaste aanstelling. De flexibele schil omvat 24,9 FTE, daarvan heeft 15 FTE een vaste aanstelling. De inzet is dat er in de flexibele schil (op termijn) geen medewerkers met een vaste aanstelling werkzaam zijn. Dit kan worden bereikt door natuurlijk verloop of doordat medewerkers overgaan naar de waterschappen. Het beeld dat bij het begin van de Gr bestond dat er een vaste bezetting van HWH was van 45/50 medewerkers kan worden bijgesteld. Er is nu 25 FTE met een vaste aanstelling en daarom heen een cirkel van gedetacheerden en tijdelijken. De huidige 25 FTE in de flexibele schil is gerelateerd aan de werkvoorraad en opdrachten en zal afhankelijk daarvan kunnen wijzigen. Het wetterskip Fryslân heeft een voorstel ingediend bij de VDW om de medewerkers met een vaste aanstelling in de flexibele schil versneld over te laten gaan naar de waterschappen. Dit is vanmorgen (19-12) besproken in de VDW. De heer Van Erkelens licht toe dat er zorg is of HWH 2.0 wel wordt bereikt als de flexibele schil ingevuld blijft met medewerkers met een vaste aanstelling. Mevrouw Van der Kuil geeft aan dat in de VDW is afgesproken dat de heren Van Akkeren, Kuipers en mevrouw Van der Kuil een voorstel schrijven waarin de manier waarop de overgang van medewerkers van HWH naar de waterschappen kan plaatsvinden, wordt geconcretiseerd. De heer Van Haersma Buma geeft aan dat de VDW hierin geen beslissingsbevoegdheid heeft. De heer Dijk zet uiteen dat het de verantwoordelijkheid van HWH is dat de overgang wordt gerealiseerd, maar de waterschappen moeten wel medewerkers willen overnemen. De heer Van Eekhout wil ook zo snel mogelijk naar het uitgesaneerd model gaan. Hij adviseert ook contacten te leggen met bedrijven om te bezien of daar medewerkers kunnen worden geplaatst.
De heer Poppelaars informeert naar de samenstelling van de Opdrachtgeverstafel. De heer Dijk antwoordt dat HWH daar niet over gaat, maar dat er wel een vertegenwoordiger namens de waterschappen aan de tafel moet deelnemen, die beslissingsbevoegd is. Verder constateert de heer Dijk dat er reële kans is dat HWH in 1.0 blijft hangen. Dat is echter niet alleen afhankelijk van de inrichting van de flexibele schil. Ook verandering in de aansturing van HWH biedt kansen tot verandering. De heer De Hoon geeft aan dat waterschap Peel en Maasvallei bereid is 1 FTE over te nemen. De heer Dijk verzoekt iedereen om binnen het DB van het waterschap de overname van HWH-personeel te agenderen. De volgende AB-vergadering wordt het onderwerp geagendeerd. 3 Verslagen 3.1 Concept-verslag Algemeen bestuur d.d. 19 september 2014 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van het verslag. 3.2 Concept-verslag Algemeen bestuur d.d. 27 november 2014 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van het verslag. 4 Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 5 Voorstel wijziging Gemeenschappelijke regeling De heer Dijk informeert of bij elk waterschap de interne toestemmingsprocedure is doorlopen. De heer Van Haersma Buma geeft aan dat hij formeel nog niet voor de wijziging kan stemmen omdat het college van Delfland nog moet instemmen. De heer De Jonge geeft aan dat wijziging van de Gr wordt goedgekeurd onder voorwaarde dat de door het Algemeen bestuur nog vast te stellen bijdrageverordening, het dienstverleningshandvest en de (model) dienstverleningsovereenkomst zijn afgestemd op de bepalingen van de gewijzigde Gr HWH. Mevrouw Van de Ven informeert of er een overeenkomst is voor het IHW. Gaat deze overeenkomst mee binnen de gewijzigde Gr? De heer Rooijmans informeert naar de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het IHW. De heer Dijk geeft aan dat er een evaluatie IHW is uitgevoerd. Met name ten aanzien van de governance zijn aandachtspunten gesignaleerd. De partijen die participeren in het IHW moeten hier goed over nadenken. Dit ligt voor wat betreft de waterschappen bij de Unie van Waterschappen. HWH faciliteert het IHW. Totdat duidelijk is hoe de toekomstige governance van IHW wordt, blijft de huidige governance en de rol van HWH in stand. Dit houdt in dat er personeel vanuit HWH werkzaam is bij het IHW en dat IHW op de begroting van HWH staat. Het Algemeen bestuur is daarvoor verantwoordelijk. De heer Rooijmans verwacht dat het Dagelijks bestuur het Algemeen bestuur informeert over het IHW. De heer Maenhout geeft aan dat in het Algemeen bestuur van Zuiderzeeland is gesproken over de wijziging van de Gr. Er zijn schriftelijk nog enkele vragen gesteld aan HWH. De heer Dijk geeft aan dat deze worden beantwoord. Conform voorstel wordt besloten de in de bijlage bij het besluit aangegeven wijzigingen in de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis (Gr HWH) vast te stellen. De gewijzigde Gr HWH treedt in werking op 1 maart 2015 onder voorwaarde dat de door het Algemeen bestuur nog vast te stellen bijdrageverordening, het dienstverleningshandvest en de (model) dienstverleningsovereenkomst zijn afgestemd op de bepalingen van de gewijzigde Gr HWH. De heer Van Haersma Buma wordt geacht niet te hebben gestemd aangezien hij daarvoor nog niet de benodigde instemming heeft van het college van het hoogheemraadschap van Delfland. Kenmerk: V0232/H3513 Pagina 2 van 5
Aansluitend aan de behandeling van de wijziging Gr geeft de heer Van den Brandhof een presentatie over de voortgang in het opstellen van de documenten die de Corporate Governance van HWH 2.0 uitwerken. Het gaat om het dienstverleningshandvest, de model dienstverleningsovereenkomst en de bijdrageverordening. De documenten zijn in concept gereed en worden begin 2015 besproken in het DB en met de waterschappen. De documenten worden naar verwachting vastgesteld in het Algemeen bestuur van eind februari/begin maart 2015. Daarnaast wordt door een klankbordgroep van opdrachtgevers een notitie opgesteld waarin de werking van Opdrachtgeverstafel wordt beschreven. De Opdrachtgevertafel is geen onderdeel van de Gr HWH. De DB s van de waterschappen beslissen wie zitting heeft aan de Opdrachtgeverstafel. Ook hierover wordt naar verwachting eind februari/begin maart besloten. De heer Van Erkelens vindt dat HWH de plicht/taak heeft om, ondanks dat de Opdrachtgeverstafel buiten HWH staat, te kijken of de uitwerking van de Opdrachtgeverstafel past binnen de HWH 2.0 gedachte. In de uitwerking tot nu toe heeft de Opdrachtgeverstafel veel kenmerken van de programmaraad. De beoogde verantwoordelijkheid voor projecten bij stuurgroepen komt niet terug. Deze worden juist als zeer belangrijk gezien en moeten goed zijn uitgewerkt. Verantwoordelijkheid voor projecten zou bij de stuurgroepen komen. Het is de taak van het DB HWH om daar op toe te zien. De huidige opgestelde documenten van het stelsel van afspraken worden als complex gezien en er wordt onvoldoende duidelijk wie welke verantwoordelijkheden heeft. Wie is b.v. juridisch aansprakelijk bij een aanbesteding door HWH? De heer Rooijmans is van mening dat de OGT niet te complex moet worden; de OGT heeft een makelaarsfunctie. De heer Van den Brandhof geeft aan dat er een stroomdiagram moet komen waarin de verantwoordelijkheden duidelijk zijn beschreven. De heer Dijk geeft aan dat het signaal helder is en dat HWH de plicht heeft om de Opdrachtgeverstafel goed gepositioneerd te krijgen. De heer Maenhout informeert hoe de projecten worden opgenomen in de te wijzigen begroting 2015. De heer De Korte geeft aan dat de toekomstige HWH begroting in feite een verzameling is van de handtekeningen die HWH zet, zowel aan de inkoopkant als aan de verkoopkant. In de toekomst zet HWH steeds minder handtekeningen onder de verkoopkant. Daar waar HWH een verplichting is aangegaan, wordt de administratie door HWH gevoerd en wordt controle uitgeoefend door de accountant van HWH. De heer Boersma informeert of alle bestaande projecten overgaan naar de nieuwe situatie. De heer Van den Brandhof geeft aan dat het de bedoeling is dat er een conversie plaatsvindt. Alle contracten worden overgezet in de nieuwe structuur. Mevrouw Van de Ven verzoekt een casus uit te werken zodat duidelijk wordt hoe de nieuwe structuur gaat werken. De heer Dijk zegt toe dat er een korte notitie (A4) wordt opgesteld waarin is opgenomen hoe het stelsel van afspraken (risicobeheersing en voorkomen van risico-overslag) is uitgewerkt. Deze uitgangspunten worden gecheckt bij de AB-leden. De heer Van Haersma Buma merkt op dat de VDW een grote rol probeert te krijgen t.a.v. de Opdrachtgeverstafel. Wat hem betreft is die rol er niet omdat opdrachten ook via de Unie tot stand kunnen komen. De heer Dijk geeft aan dat de waterschappen zelf over de Opdrachtgeverstafel gaan. Het kan niet bij de Unie komen. De inrichting en bemensing van een tafel is een verantwoordelijkheid van de DB s van de waterschappen. De heer Van den Brandhof stelt voor dat iedereen het onderwerp agendeert in het DB van het eigen waterschap. Besluitvorming over de inrichting van de OGT moet door de DB-leden plaatsvinden. Kenmerk: V0232/H3513 Pagina 3 van 5
6 Bestuursrapportage-2 2014 De heer Van Eekhout vindt de Berap er goed uitzien. Een dalende begroting is echter niet altijd positief. Mevrouw Van de Ven informeert of het mogelijk is om het exploitatieresultaat per waterschap op te nemen. De heer De Hoon vindt het rapport nogal lijvig en verzoekt een rapportage van alle afwijkingen te maken t.b.v. het bestuur. De heer De Jonge onderschrijft de opmerking van de heer De Hoon en geeft aan dat de Aquostandaard niet in control lijkt. De heer Poppelaars geeft ook aan dat IHW wat hem betreft een zorgpunt is. De heer De Korte gaat in op de gemaakte opmerkingen. Hij onderschrijft de opmerking van de heer Van Eekhout. Het exploitatieresultaat per waterschap wordt zichtbaar in de derde bestuursrapportage. In het verleden was er wel behoefte aan veel informatie over projecten. Nu hier minder vraag naar is, kan de bestuursrapportage worden aangepast. De heer Bouwman geeft aan dat het IHW de zorgen t.a.v. het IHW heeft ingezien. Er is geëscaleerd naar het MT IHW. Het probleem is dat RWS bepaalde menskracht niet kan leveren. In januari moet dit zijn opgelost. De heer Dijk geeft aan dat als er geen oplossing komt, er hogerop geëscaleerd moet worden. De bestuursrapportage-2 2014 wordt voor kennisgeving aangenomen. 7 5 e en 6 e begrotingswijziging 2014 Conform voorstel wordt besloten de 5 e en 6 e begrotingswijziging vast te stellen. 8 Planning & Controlcyclus 2015 De heer De Jonge merkt op dat in & 2.2 het bestuurlijke traject en tijdsplanning mist. De heer De Korte zal dit nakijken en komt erop terug. Besloten wordt de Planning & Controlcyclus van de Gr HWH voor 2015 vast te stellen. 9 Voorstel vergaderdata 2015 Besloten wordt de op 26 februari geplande vergadering een week naar achteren te verplaatsen en de op 10 juli geplande vergadering een week naar voren te verplaatsen. De data worden z.s.m. doorgegeven aan de AB-leden en secretariaten. De overige data, te weten, 22 april en 13 november worden ongewijzigd vastgesteld. 10 Fiscaliteiten Het Waterschapshuis De heer De Korte geeft een presentatie over de ontwikkelingen, afspraken en acties ten aanzien van Vennootschapsbelasting, BTW en Meerderheidscriterium. De heer Schots informeert of de BTW afspraken die zijn gemaakt met de belastinginspecteur ook robuust zijn voor HWH 2.0. De heer De Korte antwoordt dat als de flexibele schil volledig uit gedetacheerde waterschapsmedewerkers gaat bestaan er een maximaal risico van ongeveer 400.000,-- is omdat er BTW moet worden betaald. Er zijn mogelijkheden om hierover afspraken te maken. Het gaat dan om kosten voor gemene rekening en kostenpooling; dit moet nog worden uitgewerkt. Ook de Unie van Waterschappen is hiermee mee bezig. 11 Informatiehuis Water De heer Roel de Jong, dagelijks bestuurslid wetterskip Fryslân geeft een presentatie over het Informatiehuis Water. Hij gaat daarbij in op de toegevoegde waarde van IHW voor de waterschappen en hoe de informatie die beschikbaar komt, kan worden gebruikt en kan worden verbeterd. Er worden enkele vragen gesteld en beantwoord. De heer Dijk dankt de heer De Jong voor de informatieve presentatie. Kenmerk: V0232/H3513 Pagina 4 van 5
12 Rondvraag De heer Van Erkelens informeert naar de mogelijkheden om de huidige Gr om te zetten naar een zgn. bedrijfsvoerings-gr. De heer Dijk antwoordt dat dit niet mogelijk is omdat een dergelijke Gr geen werk voor derden mag uitvoeren. De heer Dijk geeft aan dat mevrouw Van der Kuil vanaf 1 oktober jl. secretaris-directeur a.i. voor HWH is geweest. Met ingang van 1 januari a.s. eindigt dit en begint de nieuwe secretaris-directeur. De heer Dijk dankt mevrouw Van der Kuil hartelijk voor haar inzet en de manier waarop zij HWH heeft geleid in een turbulente periode. 13 Sluiting De heer Dijk wenst een ieder fijne feestdagen en een gelukkig 2015. De vergadering wordt om 15.30 uur gesloten. Kenmerk: V0232/H3513 Pagina 5 van 5