3 Snel aan de slag In dit hoofdstuk geven we je de basisingrediënten die je nodig hebt om te redigeren. Met deze onderdelen kun je snel aan de slag. Mocht je weinig tijd hebben voor je redigeerklus, dan kun je hiermee vlot scoren. We bespreken in paragraaf 3.1 de hulpmiddelen die je hebt om je redigeerwerk zichtbaar te maken: de werkbalk redigeren in Microsoft Word en de correctietekens die je gebruikt wanneer je redigeert op papier. Heb je weinig tijd voor je opdracht? Maak dan zéker de lay-out van de tekst overzichtelijk. De lezer kan zo bepaalde informatie makkelijker terugvinden. We zetten in de paragraaf 3.2 voor je op een rijtje waar je op moet letten. Als laatste gaan we in paragraaf 3.3 in op storende fouten die je snel kunt veranderen. Ellen, office manager bij een Human Resources bedrijf: Mijn vorige manager leverde heel veel aan. Ik hoefde alleen maar te letten op de huisstijl en opbouw van een tekst. 3.1 Redigeren: op papier of digitaal? De ene manager werkt het liefst digitaal, de ander geeft de voorkeur aan het werken op papier. Afhankelijk van die keuze kun jij daarop je redigeerwerk aanpassen. We leggen beide soorten gereedschap hieronder uit. Met beide kan de ander meteen zien wat jij gewijzigd hebt in de tekst. Werkbalk redigeren De werkbalk redigeren in Microsoft Word is bijzonder praktisch. Voor je opdrachtgever is gelijk te zien wat je gewijzigd hebt. En je kunt eventueel opmerkingen kwijt in de tekst. Hieronder volgt een korte uitleg over deze functie. 15
Fig03.01 3 snel aan de slag Stap 1 Activeer de werkbalk redigeren. Ga naar Beeld, kies Werkbalken en klik op Redigeren. Het volgende menu verschijnt nu bovenaan je scherm. Figuur 3.1 Werkbalk redigeren in Microsoft Word Stap 2 Klik op het plaatje Wijzigingen bijhouden. Alles wat je nu wijzigt, zowel qua tekst als qua lay-out, wordt geregistreerd. Wil je een opmerking plaatsen bij een stuk tekst, klik dan op Opmerking invoegen. Wil je iets arceren om de aandacht daar extra op te vestigen? Klik op Markeerstift in de werkbalk. Als je wilt zien wat je tot nu toe allemaal gewijzigd hebt, kun je eventueel de button Revisievenster activeren, maar het kan daardoor juist ook rommeliger worden op je scherm. Met de pijlen die wijzen naar links en rechts kun je naar de volgende opmerking of de vorige. Wil je een correctie herstellen, dan kan dit door op de wijziging te gaan staan en de knop Wijziging negeren/opmerking verwijderen aan te klikken. De correctie wordt dan ongedaan gemaakt. Stap 3 Stuur het geredigeerde stuk naar je opdrachtgever. Hij of zij kan met de button Wijzigingen accepteren alle wijzigingen in het document aannemen. Het is ook mogelijk om ze één voor één te accepteren, maar dat kost veel tijd. Je manager heeft dan wel de optie om bepaalde wijzigingen af te wijzen via de knop Wijziging negeren/opmerking verwijderen. Dit zijn de standaard opties die de werkbalk biedt. Wil je meer mogelijkheden, kies dan voor knoppen toevoegen. De meeste opties wijzen zich vanzelf. Met pen en papier Werk jij of werkt je opdrachtgever toch liever op papier? Of vindt je manager of collega dat prettiger? Dan is kennis van de correctietekens een voordeel. Geef je 16
Fig03.02 3.1 redigeren: op papier of digitaal? manager of collega de betekenis van de correctietekens erbij. Dan is voor beide partijen duidelijk wat er met een teken bedoeld wordt. Dit correctiesysteem wordt al jaren door redacteuren gebruikt. Wat betekenen de correctietekens? Figuur 3.2 Betekenis van de correctietekens (Bron: http://www.graficum.nl/graficumillcorr.html) letter(s) weghalen woord(en) tussenvoegen twee woorden van maken/ spatie aanbrengen één woord van maken spatie weghalen divisie aanbrengen letters/ woorden omkeren meer interlinie (witregel toevoegen) minder interlinie (witregel weghalen) vet zetten nieuwe alinea cursief zetten geen nieuwe alinea niet cursief zetten inspringen niet inspringen kapitaal zetten (hoofdletter(s)) onderkast zetten (kleine letter(s)) geen nieuwe regel verwijzingstekens (etc.) Hierna volgt een voorbeeld van een geredigeerde tekst op papier. 17
Fig03.03 3 snel aan de slag Figuur 3.3 Een geredigeerde tekst op papier 3.2 Lay-out De lay-out van een brief, rapport of uitnodiging is essentieel voor het leesgemak ervan. De tekst wordt overzichtelijker en aantrekkelijker door een goede opmaak en de lezer wordt uitgenodigd om echt te gaan lezen. De lay-out is ook de wijze waarop de schrijver (= zender) zich presenteert aan de lezer (= ontvanger). Zorg dat de tekst er overzichtelijk uitziet. 18
3.2 lay-out Zorg dat de tekst goed ingedeeld en opgebouwd is. Is de volgorde logisch? Gebruik in een memo of rapport kopjes en tussenkopjes. De lezer weet gelijk wat hij kan verwachten in dat deel van de tekst. Let daarnaast ook op de lengte van woorden, zinnen en alinea s. Is de schrijver consequent met bijvoorbeeld de lengte van een alinea of wijkt dit nogal van elkaar af? Hoe komt dat? Probeer de tekst gelijkmatig te verdelen. Dat oogt een stuk rustiger en leest daardoor prettiger. Indeling Het maakt veel uit of een tekst voor een website of voor een brief bedoeld is. Ook de opmaak van de tekst is in deze gevallen geheel anders. Denk er bijvoorbeeld aan dat je voor een webpagina beperkte ruimte hebt en dat de informatie prettiger leest als je alles in een keer ziet in plaats van dat je door de tekst moet scrollen. Bij een brief is het t mooist als de informatie op een pagina staat. Zorg ervoor dat de tekst op een website maximaal zeven zinnen per alinea heeft. Hoerenjong De term hoerenjong staat voor een regel die niet vol is, boven aan een bladzijde of kolom. Het is de tekst die aan het eind van een alinea overloopt in een volgende kolom of op een volgende pagina. Als dit maar een paar woorden zijn, ziet het er niet fraai uit. 19
Fig03.04 3 snel aan de slag Figuur 3.4 Voorbeeld van een hoerenjong Weeskind De term weeskind betekent dat de eerste zin van een alinea op de onderste regel van een pagina of kolom begint. Wijzig dit zo, dat de alinea op de nieuwe bladzijde of kolom begint. Afbreken Ook het afbreken van woorden kan soms raar uitpakken. 20
3.2 lay-out beter is: be-lastingdienst kan-toorbenodigdheden zie-kenhuis belasting-dienst kantoor-benodigdheden zieken-huis Houd als regel aan dat je het woord óf niet afbreekt en in z n geheel naar de volgende regel verplaatst óf het afbreekteken plaatst na een onderdeel van het woord dat bij elkaar hoort. Breek woorden bij voorkeur niet af. Afbeeldingen, tabellen en grafieken Vooral grotere documenten, zoals rapporten en beleidsnota s, bestaan niet alle en uit tekst maar ook uit grafieken, tabellen, tekeningen of andere figuren. Presentaties bestaan voor een groot deel uit illustraties. De lezer ziet in een oogopslag wat de auteur bedoelt. Primair zijn deze figuren bedoeld om iets te verduidelijken of uit te leggen, maar het maakt een groot stuk tekst ook nog eens aantrekkelijker voor de lezer. Het zorgt voor de nodige afwisseling. Let op een goede afwisseling van tekst en illustraties. Niet te veel, niet te weinig. Ook biedt de afwisseling de lezer iets extra s. De combinatie van tekst en illustraties zorgt ervoor dat de inhoud van een tekst beter te volgen is én de auteur kan de boodschap met een afbeelding verduidelijken. Het is wel van belang dat de afbeelding toegevoegde waarde heeft. Vooral grafieken, tabellen en diagrammen moeten direct weergeven wat de auteur met tekst veel lastiger kan vertellen. Als je een groter stuk redigeert, let er dan op of er gebruik wordt gemaakt van afbeeldingen. Als dit zo is, kijk dan of de illustratie de extra informatie geeft die de lezer nodig heeft. 21
3 snel aan de slag Als er veel afbeeldingen, tabellen en grafi eken in het stuk staan, let er dan op dat deze genummerd zijn en dat die nummering correspondeert met verwijzingen in de tekst. Leg de auteur een aantal vragen voor over de afbeelding of illustratie. Waarom heeft hij voor een tabel gekozen in plaats van een grafiek? Met de antwoorden hierop kan de schrijver zich nog eens afvragen of het de juiste keuze is en of de afbeelding de boodschap op de juiste manier weergeeft. Stel de volgende vragen: 1 Welke boodschap wil de auteur overbrengen met de afbeelding? 2 Wat weet de lezer al en wat niet? Afhankelijk daarvan kan een afbeelding juist wel of juist niet op z n plaats zijn. 3 Wat moet in elk geval duidelijk worden uit de illustratie? Heeft de afbeelding, tabel of grafi ek een titel? Zo niet, geef deze dan een korte en bondige titel die de lading dekt en begrijpelijk is. 3.3 Storende fouten die je snel verandert Heb je weinig tijd, maar wil je toch een flinke verbetering aanbrengen in de tekst? Lees dan onderstaande paragrafen en tips goed door. Je hebt weinig taalkundige kennis nodig om snel resultaat te behalen. In de hoofdstukken 4 en 6 gaan we uitgebreider in op taalfouten. Typ- en schrijffouten Controleer de tekst op typ- en schrijffouten. Standaard gebruik je hiervoor de spellingscontrole, waarmee je veel van dit soort fouten uit een tekst haalt. Via de website van Microsoft kun je de laatste versie downloaden, maar deze check is niet waterdicht. Let bijvoorbeeld goed op werkwoordsvormen. Eindigt het werkwoord op een -t of een -d? Zijn de regels op de juiste manier toegepast? Let er verder op dat er soms een spatie te veel tussen woorden staat of tussen een woord en een punt. Daarnaast begint elke zin met een hoofdletter. Staat die er ook? 22
3.3 storende fouten die je snel verandert Let op werkwoorden die met ge-, ver-, ont- en be- beginnen. Dit soort werkwoorden worden vaak onterecht met een -t of -d gespeld. Zinslengte Let op te lange zinnen. Een zin met meer dan twintig woorden is al een lange zin. Een lezer is gewend bij een punt te pauzeren. Wat hij heeft gelezen, vat hij voor zichzelf samen, voordat hij verder leest. Laat die punt lang op zich wachten, dan is hij het eerste deel van de zin vaak al vergeten en is de samenvatting moeilijker te maken. De lezer moet dan weer terug naar af. Lees het volgende voorbeeld. In dit rapport wordt geen informatie verstrekt over de manier waarop de maatschappelijke effecten bereikt moeten worden en wordt ook niet aangegeven of en hoe gemeten wordt om te beoordelen of en wanneer het maatschappelijk effect is bereikt. Deze zin heeft eigenlijk vier mededelingen. Als je elke mededeling in een aparte zin zet, krijg je de volgende tekst. Dit rapport geeft geen informatie over de wijze waarop maatschappelijke effecten bereikt moeten worden. Dit rapport geeft ook niet aan of dit gemeten wordt. Dit rapport geeft ook niet aan hoe dit gemeten wordt. Dit rapport geeft ook niet aan wanneer het maatschappelijk effect is bereikt. In dit herschreven stuk zie je dat het advies schrijf korte zinnen te oppervlakkig is. Het fragment is duidelijker geworden, maar leest niet echt prettig. Alle zinnen zijn ongeveer even lang. Nu is het vooral de afwisseling in zinslengte die ervoor zorgt dat een tekst plezierig leest. Als je de laatste twee zinnen samenvoegt, ligt de tekst aangenamer in het gehoor. Dit rapport geeft geen informatie over de wijze waarop maatschappelijke effecten bereikt moeten worden. Het geeft ook niet aan of dit gemeten wordt en hoe. Bovendien is niet duidelijk wanneer een maatschappelijk effect bereikt is. Ontspoorde zinnen Bij lange zinnen moet je altijd extra goed opletten, want zo n zin loopt namelijk makkelijk uit de rails. De zin begint anders dan dat hij eindigt oftewel de zin ontspoort. Bijvoorbeeld: 23
3 snel aan de slag Een andere optie is dat de huurder kan vorderen dat de rechter de huurprijs, zo deze niet overeenstemt met die van vergelijkbare bedrijfsruimte ter plaatse, nader kan worden vastgesteld. Dit soort fouten voorkom je door de zinnen korter te maken. Opsommingen Let bij redigeerwerk goed op opsommingen. Het komt nogal eens voor dat het begin van een opsomming niet aansluit op de onderdelen ervan. Een voorbeeld: U moet er goed op letten dat: u de lichten uitdoet; dat u geen ramen open laat; alle deuren goed afsluit. In deze opsomming sluit alleen het eerste deel aan op het begin. Het tweede deel begint met dat, net als het eerste deel van de lijst. In het derde deel is u weggelaten. Dit is niet consistent. Controleer opsommingen altijd zorgvuldig. Ga na of elk deel aansluit op het begin van de opsomming. 24
Fig03.05 25