INVESTERINGSPLAN GRUITPOORT 2013-2015 1 december 2012 EvdH
Achtergrond In 2009 hebben we een investeringsplan 2010-2015 gemaakt. Een groot aantal investeringen die daarin hadden opgenomen zijn inmiddels gerealiseerd. Echter doordat, met namen door de invoeging van een jongerencentrum de situatie nogal veranderd is sinds het vaststellen van dat plan, hebben we t.b.v. de jaarrekening 2012 een aangepaste versie gemaakt. Deels schuiven we genoemde investeringen op de lange baan, deels zijn nieuwe investeringen noodzakelijk. Wederom is per onderdeel van de organisatie een aantal gewenste investeringen benoemd en uitgelegd. In het Koersdocument 2012-2014 zijn alle hieronder genoemde investeringen nader onderbouwd. In dit investeringsplan wordt kort aangegeven waar de noodzaak van de investering vandaan komt. Dit investeringsplan is de onderlegger voor de te treffen voorzieningen zoals opgenomen in de jaarrekening 2012. Het gaat alleen om de investeringen die niet opgenomen kunnen worden in de reguliere onderhoud en materialenbegrotingen. Aan elk van de investeringswensen is een prioriteitslabel gehangen. 1 = 2013 2 = 2014 In het hoofdstuk planning en begroting zijn de kostenposten op basis daarvan opgenomen in een planning voor de komende jaren.
1 Gebouw Als gevolg van het raadsbesluit om in de Gruitpoort een Jongerencentrum te vestigen, heeft in de zomer van 2012 een slimme verbouwing plaatsgevonden waarbij een aantal ruimtes een nieuwe bestemming hebben gekregen en de ingang verplaatst is. Deze verbouwing is door de gemeente Doetinchem bekostigd en de Gruitpoort betaalt deze in de vorm van een structurele huurverhoging van 35.000,- per jaar terug. De meeste noodzakelijke aanpassingen konden in de verbouwing meegenomen worden. Maar niet alles. Enerzijds omdat het budget dat niet toe liet, anderzijds omdat in deze verbouwing alleen de onderdelen meegenomen konden worden die direct veroorzaakt werden door de komst van het Jongerencentrum. Hieronder is een aantal benodigde investeringen opgenomen die komende jaren noodzakelijk zijn om optimaal te kunnen functioneren als multifunctionele accommodatie. Investering 1.1: Kassameubel gekoppeld aan balie Door de komst van het Jongerencentrum moest de receptie verplaatst worden naar de foyer. Ook moest er meer plaats in de foyer gecreëerd worden nu ook de jongeren als vaste bewoners tot de Gruitpoort zouden toetreden. Er is een open bar ontworpen en geplaatst waarbij, naar nu blijkt eigenlijk een goede plek voor de kassa en de dito werkplekken ontbreekt. Er is een aanvullend ontwerp gemaakt en er zijn offertes voor het bouwen en plaatsen er van. Offertes: 7.000,- (incl ontwerp) Investering 1.2: Akoestiekbeheersing foyer In het vorige investeringsplan was de klimaatbeheersing in de foyer nog een post. Dat is met de verbouwing grotendeels opgelost. Wat wel een probleem is gebleven is de akoestiek. Maatregelen die we dartoe nemen zijn het plaatsen van geluidsabsoberend materiaal onder de tafels en het plaatsen van een akoestische wandbekleding. Offertes: 4.000,- (ontwerp en uitvoering Investering 1.3 : Markering entree De ingang is verplaatst maar nog steeds heeft deze geen markering in de gevel. De afgelopen maanden hebben we dat opgelost door een tweetal losse (binnen)sokkels dagelijks buiten te zetten. Het effect was afdoende maar de sokkels zijn inmiddels omgewaaid. Er zullen dus permanente pilaarachtige ornamenten moeten komen, incl verlichting. Offertes: 3.000,- (incl aanleg verlichting) Investering 1.4 : Inrichten nieuw podiumlokaal Door het toevoegen van nieuwe activiteiten in het gebouw ontstaat er ook een herverdeling van het benodigde gebruik in de diverse lokalen. De behoefte aan schone ruimtes neemt toe en de belangstelling aan natte werkruimtes lijkt af te nemen. Komende maanden zullen we onderzoek doen naar de mogelijkheid om een van de werklokalen vrij te roosteren om daar een podiumlokaal van te maken. Er zal dan vooral een nieuwe zwevende vloer aangelegd
moeten worden. Afhankelijk van de ontwikkeling in nieuwe activiteiten zal een dergelijke verbouwing moeten plaatsvinden voor 2013-2014 of 2014-2015. Offertes: 15.000,- Investering 1.5 : Gevolgen RI&E Dit jaar zullen we weer een RI&E moeten uitvoeren. Een van de aandachtspunten zal in elk geval zijn, zeker nu er weer meer activiteiten plaatsvinden, het aanschaffen van een AED. Maar ook andere kleine aanpassingen, zoals arbo-technisch verantwoord kantoormeubilair zal een van de benodigde investeringen zijn. Wij nemen hier een PM-bedrag voor op. Raming: 8.000,- /2 2 Communicatie Investering 2.1 : Nieuwe gevelbelettering Deze was in het vorige plan ook opgenomen en is ook uitgevoerd maar inmiddels beschikken we door alle ontwikkelingen over een nieuw logo. Er ligt al een nieuw beletteringsplan incl offertes voor ontwerp en uitvoering. Offertes: 3.000,- (incl ontwerp) 3 Afdeling Jongeren Investering 3.1 : Aanpassingen popoefenruimte In de verbouwing voor het jongerencentrum is de aanleg van een popoefenruimte meegenomen. Deze box-in-box is ook aangelegd en functioneert inmiddels. Echter we lopen tegen 2 problemen aan: - Ondanks dat de gestelde geluidsnormen die gesteld zijn in het door de firma Peutz uitgevoerde geluidsonderzoek, net niet overschreden worden, ondervinden de andere ruimtes rondom de popoefenruimte onacceptabel veel overlast - In het verbouwingsbudget was geen ruimte voor opnamefaciliteiten. De jongeren willen dat echter wel graag en willen het ook zelf bouwen. Inmiddels is met de aannemer (van de verbouwing, de firma Kappert) een plan gemaakt over hoe deze opnamefaciliteit in gezamenlijkheid tot stand kan komen. Hierbij worden de extra geluidsoverlastaanpassingen ook meegenomen. Voorlopige raming: 20.000,-
Investering 3.2: Projectiescherm activiteitenruimte Deze investering stond ook al in het vorige investeringsplan maar is niet uitgevoerd. Nog steeds werken ook de jongeren met een scherm dat niet omhoog kan en diverse plooien in het doek waardoor projecten in de studio, zowel films als presentaties bij debatten en verhuringen bijzonder onprofessioneel ogen. Verwachte kosten: 5.000,- Investering 3.3: Inventaris pop-evenementen in de theaterzaal Omdat de activiteiten van de jongeren hogere eisen stellen aan met name geluidsapparatuur huren we die nu nog per activiteit. Nu we een aantal maanden op gang zijn wordt duidelijk dat we die investering beter eenmalig zelf kunnen namen. Verwachte kosten: 20.000,- Investering 3.4: Afronden tuin In 2012 is t.b.v. de relatie met de buren een tuin tussen de buren aangelegd. Deze moet in 2013 nog afgemaakt. Verwachte kosten: 1.500,- Investering 3.5 : Extra inventaris huiskamer De verbouwing is zonder inventaris opgeleverd. Er was separaat geld gereserveerd voor inventaris. Maar om niet meteen veel geld uit te geven maar eerst maar eens te kijken waar de jongeren zelf behoefte aan hebben is met sloopmeubilair gestart. Langzamerhand krijgt de manier van werken van het jongerencentrum vorm en wordt voor de jongeren die er graag komen helder wat ze willen. Het resterende bedrag uit de begroting 2012 dat niet is uitgegeven willen we geraag reserveren voor 2013 en 2014. Offertes: 10.000,- /2 4 Cursussen en projecten Investering 4.1: Inventaris modewerkplaats Ook deze investering stond al in het vorige plan. Hij is nog niet uitgevoerd. Nu we het abonnementensysteem hebben ingevoerd en de modewerkplaats daar deel van uit maakt, moeten we deze in te richten opdat de afdeling textiele werkvormen vorm kan krijgen zal een aantal naai- en lockmachines met toebehoren moeten worden aangeschaft. Eventueel zou dat in 2014 kunnen. Verwachte kosten: 2.000,- Prioriteitslabel: 2
Investering 4.2: Inventaris en licenties multimedia Ook deze investering stond al in het vorige plan. Hij is nog niet uitgevoerd. Nu we het abonnementensysteem hebben ingevoerd, maar ook nu we zien dat ment name op het uitvoeren van grotere projecten groeimogelijkheden voor de Gruitpoort liggen, zullen we hier ook een extra impuls aan moeten geven door m.n. ook aanbod voor film en webdesign te ontwikkelen, zal er geïnvesteerd moeten worden in enkele videocamera s en licenties voor programmatuur. Verwachte kosten: 2.000,- Investering 4.3: Verrijdbare spiegels en geluidskast nieuwe danszaal Een van de ruimtemutaties die in de verbouwing plaats heeft gehad is het verplaatsen van de dansactiviteiten naar de oude galerie. Echter daar zijn geen dansfaciliteiten. Wat het meest ontbreekt zijn spiegels, verrijdbaar omdat de ruimte ook voor andere doeleinden gebruikt wordt en er bovendien geen wanden zijn om de spiegels aan te bevestigen. Ook is er een verrijdbare kast voor de geluidsapparatuur nodig. Verwachte kosten: 4.000,- Investering 4.4: Vervanging tekentafels De tekentafels in de tekenlokalen staan er al sinds de bouw van het pand en enkele zijn zelfs uit het oude pand meegenomen. Ze zijn reeds lang afgeschreven en voldoen ook niet meer. Vele zijn door veelvuldig gebruik niet meer hoogte verstelbaar. Om het totaal aantal tafels te vervangen nemen we 2 jaar. Verwachte kosten: 10.000,- /2 Investering 4.5: opnamevideocamera + monteerset Voor de projecten voor scholen die vaak met een presentatie worden afgesloten maar ook voor onze eigen lespresentaties is het voor de klant/leerling bijzonder aantrekkelijk om in de offerte mee te kunnen nemen dan wel aan de cursisten aan te kunnen te bieden dat er opnamen gemaakt worden die na afloop besteld kunnen worden. Zo n camera kan ook gebruikt worden om bij speciale voorstellingen de zaal te kunnen opnemen en in de foyer te beamen. Zodat een groter publiek kan meegenieten. Dit is ook voor de zakelijke verhuringen (Gruit4Business) een verrijking van het aanbod. Verwachte kosten: 1.500,- Investering 4.6: mobiele geluidsset Ook deze investering stond al in het vorige plan en is niet uitgevoerd. Voor de projecten voor scholen, voor activiteiten buiten én voor activiteiten die de ene keer in de zaal en de andere keer in de studio plaatsvinden zal het goed werken om met een kwalitatief goede mobiele geluidset te werken. Er kunnen dan optredens op bijzonder locaties verzorgd worden. Verwachte kosten: 1.500,-
5 Film Investering 5.1: Vervanging Filmdoek Het huidige filmdoek hangt er sinds de opening van het gebouw en is aan vervanging toe, de onderbalk is al meerdere malen provisorisch hersteld en het jarenlange op en neer laten van het doek laat zijn sporen na in het materiaal zelf, waardoor scheurtjes ontstaan. Het huidige doek is een matwit doek welke diffuus terugkaatst en heeft een lage lichtopbrengst. Moderne doeken bevatten zilverdeeltjes en richten het teruggekaatste licht terug naar voren, waardoor tot een factor 2 meer lichtopbrengst kan worden gehaald. Door de hogere lichtopbrengst van de moderne generatie doeken kan ook de lichtsterkte van de filmprojector naar beneden, wat de levensduur van de lampen en projector kan verlengen. Eveneens is het een voorwaarde voor een toekomstige investering in 3d projectie. Ondanks de aanvankelijke stellingname dat 3d voor de Arthouses een niche-item zou blijven (met Dansdocumentaire Pina als sprekend voorbeeld) is er op dit moment toch een toenemend aan artistiek interessante 3d films in omloop (Hugo, Life of Pi).Deelname aan een initiatief voor het gezamenlijk aanschaffen van een (langs de filmhuizen roulerend) 3d systeem door Gelderse filmhuizen zoals door Focus Arnhem geopperd kan alleen bij aanwezigheid van een modern doek. Verwachte kosten: 10.000,- Prioriteitslabel: 2
6 Procedure bij het uitvoeren van de investeringen In de begroting 2013 is 40.000 euro aan afschrijvingen opgenomen waarvan 9.357 bestemd is voor nieuwe investeringen. Dat betekent dat op basis van 5 jaar voor 46.785 euro geïnvesteerd kan worden. Met andere woorden, niet alle beoogde investeringen zijn mogelijk. Uiteraard zal aan elke hierboven genoemde investering een gedegen onderzoek vooraf gaan. De procedure is steeds als volgt. - Directie bepaalt de budgethouder die verantwoordelijk is voor het onderzoek en de - aanschaf. - Deze doet onderzoek waarbij tenminste 3 aanbieders/producten worden vergeleken. - De resultaten van het onderzoek worden integraal aan de directie voorgelegd en deze neemt het besluit en geeft, na overleg met de controller toestemming tot aanschaf. - Jaarlijks wordt dit investeringsplan geactualiseerd en worden de beoogde investeringen opgenomen in de begroting. Wens Totaal 2013 2014 Gebouw 1 Kassameubel gekoppeld aan balie 7.000 7.000 2 Akoestiekbeheersing foyer 4.000 4.000 3 Markering entree 3.000 3.000 4 inrichten nieuw podiumlokaal 15.000 15.000 5 Gevolgen IR&E 8.000 4.000 4.000 Totaal gebouw 37.000 33.000 4.000 Communicatie 1 Nieuwe Gevelbelettering 3.000 3.000 Totaal gebouw 3.000 3.000 - Afdeling Jongeren 1 Aanpassingen popoefenruimte 20.000 20.000 2 Projectiescherm activiteitenruimte 5.000 5.000 3 Inventaris popevenementen theaterzaal 20.000 20.000 4 Afmaken tuin 1.500 1.500 5 Extra inventaris huiskamer 10.000 5.000 5.000 Totaal afdeling Jongeren 56.500 51.500 5.000 Cursussen en projecten 1 Inventaris modewerkplaats 2.000 2.000 2 Inventaris en licenties multimedia 2.000 2.000 3 Verrijdbare spiegel+geluidskast/danszaal 4.000 4.000 4 Vervanging tekentafels 10.000 5.000 5.000 5 Opnamevideocamera + monteerset 1.500 1.500 6 Mobiele geluidsset 1.500 1.500 Totaal Cursussen en projecten 21.000 14.000 7.000 Filmhuis 1 Vervvanging filmdoek 10.000 10.000 Totaal afdeling Filmhuis 10.000-10.000 Totaal 127.500 101.500 26.000