Gesprekswijzer Duurzame Inzetbaarheid Deze gesprekswijzer Duurzame Inzetbaarheid is gemaakt door Berenschot in opdracht van A+O in het kader van het Sectorplan Metalektro.
Inleiding Deze gesprekswijzer helpt medewerker en leidinggevende om met elkaar in gesprek te gaan over duurzame inzetbaarheid. Waarom gaat deze geprekswijzer over het gesprek tussen medewerker en leidinggevende? Het voeren van een gesprek over inzetbaarheid vormt een belangrijke basis voor inzetbaarheid. Een gesprek kan formeel zijn (zoals een functionerings- of beoordelingsgesprek) maar kan ook heel informeel zijn (tijdens de lunch, tijdens werkoverleg). Alle vormen van gesprek kunnen over Duurzame Inzetbaarheid of onderdelen daarvan gaan. Vragen die tijdens het gesprek aan de orde kunnen komen zijn: hoeveel plezier heb ik in mijn werk? Hoe doe ik mijn werk goed? Hoe blijf ik gezond (in en naast mijn werk) en hoe ben ik productief? Omdat de inzetbaarheid van het individu een verantwoordelijkheid is van werkgever én werknemer, moeten ze hier samen over praten en aan werken. Waarom is de dialoog zo belangrijk? Omdat dé medewerker niet bestaat! Maatwerk is nodig om te zorgen dat iedereen fluitend naar zijn of haar werk gaat. Want waar de één blij van wordt, wordt de ander niet blij van. Als je het er niet over hebt zul je nooit weten waar ieders behoefte ligt. Door deze gesprekswijzer willen we leidinggevenden en medewerkers uitdagen om meer met elkaar in gesprek te gaan én het samen te hebben over Duurzame Inzetbaarheid. Durf vooruit te kijken en bespreek niet alleen hoe het nú gaat, maar denk ook aan de toekomst. Hoe kun je deze gesprekswijzer gebruiken? Deze gesprekswijzer helpt je bij het voorbereiden van je gesprek. Neem deze gesprekswijzer door voordat je een gesprek voert. Verwijs in het gesprek ook gerust naar de gesprekswijzer, stimuleer elkaar deze te gebruiken en probeer eens te experimenteren in het gesprek met tips vanuit deze gesprekswijzer.
Waarover voer je het gesprek? Gezondheid & Vitaliteit Dat gezondheid en vitaliteit belangrijk is om goed te kunnen werken, weet iedereen. Gezondheid heeft te maken met wat je lichamelijk (tillen, duwen, trekken etc.) en geestelijk (werkdruk, veranderingen, veerkracht etc.) aankan. Minder gezond is iemand die er moe uitziet, vaak klachten heeft of veel verzuimt. Risico s voor de gezondheid zitten in de leefstijl van mensen (teveel of ongezond eten, te weinig bewegen, teveel drinken) maar kunnen ook veroorzaakt worden door de zwaarte van het werk (veel en/of zwaar tillen, klimaat, chemische stoffen, hoeveelheid werk etc.) of de organisatie van het werk (werktijden, overwerk etc.). Hoe gaat het met je? Wat maakt dat je elke dag energiek opstaat en naar je werk gaat? Voel je je energiek/fit genoeg om je werk te doen? (check verzuimcijfers)? Heb je lichamelijke/geestelijke klachten die te maken hebben met het werk? Hoe zwaar valt je werk je? Werkplezier & Betrokkenheid Mensen halen hun werkplezier uit de inhoud van het werk en de samenwerking met klanten en collega s. Of mensen plezier hebben in het werk merk je aan enthousiasme, initiatief en een positieve uitstraling. Bij minder plezier trekken mensen zich terug, melden zich vaker ziek, zijn stiller, maken meer ruzie etc. Risico s op verminderd werkplezier zitten bijvoorbeeld in de aard van het werk (saai, eentonig werk etc.), weinig leerervaring en uitdaging, weinig zinvol werk, geen onderdeel van het grotere geheel, weinig of slecht contact met collega s. Werk je met plezier? Wat motiveert jou? Wat vind je nu leuk, minder leuk aan je werk? Ervaar je genoeg uitdaging? Hoe goed gaat het in je werk; waar ben je trots op? Voel je je thuis bij het bedrijf? Voel je je thuis bij je collega s? Voel jij je gewaardeerd? Waarom wel/niet?
Kennis & Vaardigheden Bij kennis gaat het om de juiste kennis en vaardigheden voor het werk zodat je snel en zonder fouten het werk kunt doen. Bij ontwikkeling gaat het om groei, nieuwe dingen leren, beter worden in je werk of eens wat anders doen zodat je in de breedte beter inzetbaar wordt. Als mensen onvoldoende of niet de juiste kennis hebben dan gaan ze meer fouten maken of duurt het langer om het werk af te maken omdat ze steeds om hulp moeten vragen. Bij onvoldoende ontwikkeling zal kennis verouderen en gaan mensen op den duur de aansluiting met het werk verliezen. Ontwikkelen is ook belangrijk als vaardigheid. Af en toe nieuwe dingen leren houdt de hersenen actief. Welke vaardigheden heb je en kun je goed gebruiken in je huidige werk? Welke vaardigheden heb je maar worden nu onvoldoende benut (wat zijn je hobby s, nevenactiviteiten?) Welke cursussen/ opleiding zou je willen doen? Welke dingen zou je willen leren of met anderen willen delen? Werk-privébalans Werk en privézaken raken steeds meer verweven. Als mensen het op het werk naar hun zin hebben dan zullen ze thuis een vrolijker mens zijn en energie overhouden voor hobby s en gezin. Andersom geldt dat ook. Als er thuis veel zorgen zijn (relationeel, ziekte, financiële zorgen) of drukte door kleine kinderen of mantelzorg dan verschijnt iemand moe op het werk en is men soms minder goed in staat zich te concentreren. Werk kan ook een uitlaatklep zijn dus het werkt niet voor iedereen hetzelfde maar het is belangrijk om hier tijdens een gesprek aandacht voor te hebben. Hoe is het thuis? Kun je je werk goed combineren met privé-activiteiten? Kun je goed uit de voeten met je werktijden, rooster? (lichamelijk, werk-privé balans)
Hoe voer je een goed gesprek? Bereid jezelf goed voor Noteer gedurende het jaar zaken die goed en minder goed gaan, want voorbeelden helpen in het gesprek om te verduidelijken. Bedenk vooraf welk doel je hebt met het gesprek. Ga na welke gesprekonderwerpen je aan de orde wilt laten komen. Bedenk dat iedere situatie uniek is; de medewerker kan zelf het beste aangeven wat nodig is. Uitgangspunten Een goed gesprek vraagt om een ontspannen, open sfeer. Neem de tijd en zorg voor een rustige gespreksruimte. Stel samen een agenda vast met de te bespreken punten. Laat elkaar uitpraten. Vraag om verduidelijking als je iets niet snapt. Schiet niet in de verdediging maar probeer samen oplossingen en verbeteringen te verzinnen. Verplaats je in de ander; stel je zat op de stoel van de ander, wat zou jij dan van de situatie of een opmerking vinden? Houd rekening met verschillende belangen waar je samen uit moet komen. Afronding van het gesprek Om te zorgen dat het gesprek ook echt helpt om te veranderen of te verbeteren indien dat nodig is, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het vervolg. Zet samen de conclusies op een rij. Stel samen vervolgacties vast Spreek af wie welke actie onderneemt. Wanneer er niet direct een oplossing is voor de knelpunten spreek dan af om het punt verder uit te zoeken en dat jullie erop terug komen. Zet dit punt op de actiepuntenlijst. Stel voor om een vervolgafspraak te maken en leg dit vast. Maak een kort gespreksverslag met de afspraken. Dit kan zowel de medewerker als de leidinggevende doen. Stuur het gespreksverslag naar elkaar toe. Ezelsbruggetjes bij het voeren van een goed gesprek: Gebruik LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Vat het verhaal kort samen en laat de ander reageren. Vraag door als iets onduidelijk is. Laat OMA (wat vaker) thuis: Oordelen, Meningen, Adviezen. Als iemand iets vertelt, laat dan eigen oordelen, ideeën en adviezen even voor wat ze zijn. Zodat je met een open houding kunt luisteren. Neem ANNA mee: Altijd Navragen, Nooit Aannemen. Neem niet zomaar aan dat u begrijpt wat iemand bedoelt. Vraag bij twijfel altijd even na of het klopt. Smeer NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander. Als iets niet duidelijk is, of als we iemand al lang kennen, vullen we al snel andermans bedoelingen zelf in. Dit voorkomt u door na te vragen. Wees een OEN: Open, Eerlijk, Nieuwsgierig. Sta open voor de ander, geef deze een kans iets uit te leggen en wees oprecht nieuwsgierig. Maak je niet DIK: Denk in Kwaliteiten. Zeker bij wat moeilijke gesprekken kijken we snel naar wat fout ging. Dat mag, maar geef vooral aandacht aan wat goed gaat.