Onderwerp: GR Het Waterschapshuis Nummer: Bestuursstukken\1469 Agendapunt: 2 DB: Ja 14-10-2013 Workflow Opsteller: Jans Bolding, 0598-693898 Staf en Directie BPP: Nee FAZ: Nee VVSW: Nee AB: Ja 30-10-2013 Opdrachtgever: Klaas de Veen Portefeuillehouder: Jakob Bartelds Ondersteuning van de afdeling: Technisch; Rudi Boets Juridisch; Janny Zandvoort Financieel Staf Communicatie Externe betrokkenen: Collega-waterschappen Reden: Deelnemers in de GR HWH Samenvatting: Hunze en Aa's heeft, nu de behandeling van het rapport van de Stuurgroep HWH 2.0 bestuurlijk is geagendeerd voor de novembervergadering van HWH, op grond van de afspraken in de brief van 21 december 2012, de mogelijkheid om per 1 januari 2014 uit de GR HWH te stappen. Duurzaamheidsparagraaf: Nee AB Voorstel: - niet instemmen met de door het dagelijks bestuur van HWH voorgestelde koers voor HWH 2.0; - instemmen met uittreden uit de GR HWH per 1 januari.2014, op basis van de afspraken in de vergadering van het algemeen bestuur HWH van 17 december 2012, bekrachtigd in de brief van 21 december 2012; - dit voornemen schriftelijk kenbaar te maken aan het bestuur van HWH; - het verder verkennen van regionale samenwerking op ICT-gebied met collega-waterschappen. Bijlagen: Ja - Brief HWH d.d. 21 december 2012 inzake afspraken transitie; - Producten HWH oktober 2013. Ter inzage (bestuursnet): Ja Onderwerp(en): - "HWH 2.0", voorstel van het dagelijks bestuur GR HWH met bijlagen: - Advies Stuurgroep "Het Waterschapshuis 2.0"; - Rapport Gartner "Strategisch advies HWH 2.0"; - Beantwoording gestelde vragen HWH 2.0. 1
Besluit/opmerkingen bestuur: Paraaf secretaris-directeur: 2
Inleiding Sinds eind 2005 worden gezamenlijk ICT activiteiten van de waterschappen uitgevoerd door Het Waterschapshuis (HWH). Eerst in de vorm van een stichting, onder supervisie van de Ledenvergadering van de Unie van Waterschappen. Om de samenwerking een democratische grondslag te geven en om de bestuurlijke grip van de waterschappen op HWH te borgen is medio 2010 besloten tot de oprichting van een gemeenschappelijke regeling (GR). Hierin neemt Hunze en Aa s ook deel en wordt in het algemeen bestuur van de GR HWH vertegenwoordigd door dagelijks bestuurslid de heer Jakob Bartelds. De transitie van de activa en passiva (en daarmee de activiteiten) vanuit de stichting naar de GR heeft pas eind 2012 plaatsgevonden. Dit nadat de financiële gevolgen van het TAX-I project voor de waterschappen bekend waren. Voorwaarde voor de transitie was een unanieme besluitvorming van de leden van de GR die daarmee de activiteiten en bijbehorende activa en passiva in de GR overnamen. Bij deze transitie heeft Hunze en Aa s van haar vetorecht gebruikt gemaakt. Om de transitie voor de overige deelnemers toch doorgang te kunnen laten vinden is overleg gevoerd tussen het dagelijks bestuur van Hunze en Aa s en het dagelijks bestuur van de GR. Dit heeft geresulteerd in een aantal afspraken aangaande deze transitie. In de brief d.d. 21 december 2012 van de voorzitter van de GR HWH zijn de voorwaarden opgenomen (zie bijlage). De essentie hiervan is dat waterschap Hunze en Aa s, na behandeling van het voorstel van de Stuurgroep om te komen tot HWH 2.0 de mogelijkheid heeft om uit de GR te stappen zonder opgave van reden en zonder financiële aansprakelijkheid en/of afkoop voor de periode na 31 december 2012 van financiële aanspraken die zijn ontstaan na de transitie. Hunze en Aa s heeft, nu de behandeling van het rapport van de Stuurgroep bestuurlijk is geagendeerd voor de novembervergadering van HWH, op grond van de afspraken in de brief van 21 december 2012 de mogelijkheid per 1 januari 2014 om uit de GR te stappen. De datum van de transitievergadering, 17 december 2012, wordt beschouwd als datum waarop het voornemen tot uittreden is meegedeeld aan het dagelijks bestuur GR HWH, met als uittredingdatum 1 januari 2014. Hiervoor was nog wel een formele wijziging van de GR noodzakelijk. Hierin was opgenomen dat de eerst mogelijke uittredingstermijn vijf jaar was vanaf de datum van oprichting (derhalve 1 juli 2015). In juli 2013 heeft het algemeen bestuur HWH ingestemd met de wijziging van de GR waarin als eerst mogelijke uittredingsdatum 1 januari 2014 is opgenomen. Formeel zal bekrachtiging van deze aanpassing in de GR nog door de provincie moeten plaatsvinden (pag. 11 beantwoording gestelde vragen waterschappen HWH 2.0). Overwegingen bij HWH 2.0 De behandeling van het evaluatierapport inzake TAX-I eind 2012 is de aanleiding geweest voor een onderzoek naar een nieuwe opzet en inrichting van HWH. Dit heeft geresulteerd in een rapport van de Stuurgroep HWH 2.0 die als schets een opzet laat zien van een afgeslankte organisatie met een beperkt aantal kerntaken en een begrotingsomvang van circa 7,5 miljoen. Door het dagelijks bestuur en management van de GR is met inzet van adviesbureau Gartner een verdere invulling gegeven aan de nieuwe organisatieopzet zoals verwoord in bijgaand voorstel van het DB van HWH inzake HWH 2.0 aan het AB van HWH. Uit de koers blijkt een omvangrijkere organisatie 3
dan in het rapport van de stuurgroep is aangegeven. Ook is de beoogde begrotingsomvang met 11 miljoen fors hoger dan het voorstel van de stuurgroep van circa 7,5 miljoen. Zoals in de overwegingen rondom governance, in het onderdeel Opdrachtgeverschap en rol UvW in het Stuurgroepadvies (pag.16) is aangegeven, is het juridisch advies duidelijk over het feit dat er geen vermenging van verantwoordelijkheden kan en mag plaatsvinden. De opdrachtgevers (i.c. de dagelijkse besturen van de individuele waterschappen, vertegenwoordigd door hun secretarisdirecteuren in het opdrachtgeverscollectief) hebben een eigenstandige relatie met de uitvoeringsorganisatie van HWH. De voorgestelde hybride oplossing voor een tweedeling in opdrachten met binding door twee verschillende gremia (ledenvergadering UvW en opdrachtgeverscollectief van secretaris-directeuren van waterschappen) komt de transparantie en de gewenste eenduidige relatie tussen waterschappen en HWH niet ten goede. Bezwaren bestaan onzerzijds tegen de aard en omvang van de invulling van het takenpakket. Om HWH 2.0 tot een succes te maken is ons inziens een totale herdefinitie hiervan noodzakelijk. In het voorstel van het dagelijks bestuur HWH inzake HWH 2.0 wordt aangeven dat de definitie van collectieve versus facultatieve taken een subjectieve invulling met zich mee kan brengen. Ook de invulling door Gartner vinden wij daarvan getuigen. In februari 2013 hebben wij in onze zienswijze op de invulling van HWH 2.0 aan de Stuurgroep reeds aangegeven de samenwerking tussen waterschappen op ICT gebied te zien op twee niveaus, te weten landelijk en situationeel (wisselende partijen). Hierbij dient de samenwerking op landelijk niveau zich te beperken tot die ICT-producten waarbij er een toegevoegde waarde aangetoond kan worden. Wij menen dat de huidige koers daar niet in voorziet. In de praktijk blijkt dat kleinschalige regionale- projecten succesvoller zijn dan grootschalige landelijke- projecten. Hierdoor wordt stroperigheid in de projecten en bureaucratie in besluitvorming voorkomen. De uitwerking van deze voorkeur komt in het Gartner rapport niet aan de orde, onderzoek hiernaar was mogelijk ook niet de opdracht. Het Gartner-rapport wijst op het belang van goed competentiemanagement bij de totstandkoming en inrichting van HWH 2.0. Niet duidelijk is of daarbij het huidige management wordt inbegrepen. Een groot deel van de oorzaken die geleid hebben tot de ongewenste situatie van nu hebben hun oorsprong in de wijze van aansturing door het huidige management. Bij continuering van deze situatie blijven risico s voor de toekomst bestaan. De huidige uitwerking van het advies van de Stuurgroep, met een toename van zowel de formatie als ook de omvang van de begroting, is hiervan een voorbeeld. Daarnaast bestaan nog andere risico s in de gekozen oplossing. Het grootste niet geïdentificeerde risico bij de gekozen koers is dat er in onvoldoende mate landingsplaatsen worden gevonden voor de (af te stoten) facultatieve activiteiten en er derhalve geen uitplaatsing van activiteiten kan plaatsvinden. Het rapport van Gartner gaat uit van fysieke verplaatsing van niet collectieve activiteiten naar landingsplaatsen die nog beoordeeld moeten worden volgens het IS-lite model. In paragraaf 10 van het voorstel wordt echter terloops opgemerkt dat de facultatieve projecten in Amersfoort zullen/moeten worden uitgevoerd. Hierdoor ontstaat feitelijk geen nieuwe situatie, maar een structuur waarin er twee soorten projecten onder een dak worden uitgevoerd met verschillende financieringsstromen. Landingsplaats moet in deze constructie dan ook gezien worden als financieeljuridische landingsplaats waarbij dezelfde medewerkers van nu de taken van voorheen blijven uitvoeren. De vraag is of deze opzet bijdraagt aan een oplossing voor de gesignaleerde problemen. 4
In de beantwoording van de vragen van de waterschappen wordt op een vraag van Hollandse Delta op pag. 8 nog een ander risico aangegeven met name waar het gaat over de borging van voldoende kennis en gekwalificeerd personeel binnen scenario 3. Dit risico is in het AB voorstel niet benoemd, noch voorzien van beheersmaatregelen in de planaanpak. Op pagina 13 wordt dit risico nogmaals benoemd bij de beantwoording. In het Gartner rapport wordt hier wel over gesproken (pag. 51) Daarnaast wordt op pagina 9 het leeglooprisico benoemd bij het niet kunnen vullen van de 2,4 FTE adviesdiensten. Dit is in tegenspraak met de opmerking die voor de beantwoording van onze vraag op pag. 8 is aangeven te weten: gezien de vele business cases en projecten zijn deze FTE (2,4-4,2 FTE) langjarig gevuld met werk. Gevolgen De geschetste uitwerking op pagina 12 e.v. van het scenario 3 uit het rapport van de Stuurgroep is er op gericht alle waterschappen in de gemeenschappelijke regeling te houden. Desondanks moet het gerespecteerd worden indien een partij van het uittredingrecht gebruik maakt. Het onderscheid tussen wel of niet blijven deelnemen in de GR heeft voor Hunze en Aa s met name gevolgen voor de jaarlijkse bijdrage aan niet aan producten toegerekende (algemene) kosten van HWH en de potentiële restrisico s als bijvoorbeeld leegloop in de formatie bij gebrek aan werk en derhalve verrekening als algemene kosten onder de deelnemers. Jaarlijks zou ons aandeel in de algemene kosten circa 100.000,- bedragen, op basis van de huidige inschattingen en werkwijze. Ook de kosten van een eventuele liquidatie is een potentieel financieel restrisico. Op 12 december 2012 zijn door waterschap Hunze en Aa s deelnameovereenkomsten getekend. Dit betreft feitelijk overeenkomsten voor afname en betaling van specifieke producten. Deze overeenkomsten zijn aangegaan tussen Hunze en Aa s en de stichting HWH. Bij de activa passiva transitie zijn deze overeenkomsten overgegaan naar de GR. In de deelnameovereenkomsten hebben wij ons verplicht voor diverse producten die wij binnen onze bedrijfsvoering gebruiken. De contracten kunnen jaarlijks worden opgezegd. Hiervan is vooruitlopend op de contracten reeds gebruik gemaakt voor de zogeheten IRIS producten/modules. Deze worden thans ingevoerd tegen een vergelijkbaar kwaliteits- en kostenniveau. De besparing hierbij treedt op doordat na de ontwikkelfase de kosten beduidend lager zullen zijn dan bij deelname aan de activiteiten van GR HWH het geval zou zijn geweest. Ook de snelheid en flexibiliteit van deze oplossing vergroot de slagvaardigheid in onze bedrijfsvoering. De essentie van de eind december gemaakte afspraken is dat waterschap Hunze en Aa s per 1 januari 2014 kan uitstappen uit de GR zonder financiële aansprakelijkheid en/of afkoop voor de periode na 31 december 2012 van financiële aanspraken die ontstaan zijn na de transitie. De activa en passiva van de stichting zijn overgegaan naar de GR en hierin zitten diverse activa, onder meer als onderhanden werken, die thans als onderdeel van de producten worden doorbelast. Daarom menen wij dat op grond van de bij ons bekende informatie er geen bijzondere financiële verplichtingen meer bestaan per 31 december 2012. Hierover zal nog afstemming moeten plaatsvinden met HWH. De financiële gevolgen van de afwikkeling van het TAX-I project zijn ondertussen reeds afgewikkeld. 5
Op 31 december 2012 is de GR nog een lege huls. Eventuele besluiten rondom herstructurering/inkrimping van activiteiten en daarmee gepaard gaande kosten zijn qua besluitvorming en financiële afwikkeling daarvan volledig voor rekening van de blijvende deelnemers in de GR. Dit omdat besluitvorming hieromtrent nog moet plaatsvinden en dus geen invloed kan hebben op de positie per 31 december 2012. Dit sluit aan bij de eind december 2012 gemaakte afspraken. Doel van deze gemaakte afspraken was dat Hunze en Aa s niet geconfronteerd wordt met de financiële gevolgen van besluitvorming of bedrijfsvoering in de periode na 31 december 2012. Afwegingen Wij zijn ons terdege bewust dat ons beeld over de gewenste invulling en positionering van HWH 2.0 sterk afwijkt van de huidige gepresenteerde situatie. Ondanks onze inspanningen de afgelopen jaren om onze visie en denkbeelden hierover over te brengen op het bestuur en management van HWH zijn wij hierin niet geslaagd. Met name het afgelopen jaar zijn wij bevestigd in het feit dat de door HWH ingeslagen weg in onvoldoende mate aansluit bij onze visie, zonder dat wij hierin een wezenlijke verandering kunnen aanbrengen. Ook de uitwerking van het advies van de Stuurgroep door het dagelijks bestuur en management van HWH geeft in onvoldoende mate veranderingsbereidheid aan om de koers van HWH drastisch bij stellen. Wij kunnen ons dan ook niet vinden in de uitwerking van het advies van de Stuurgroep HWH 2.0 door het dagelijks bestuur van HWH. De koers en richting leidt ons inziens tot onaanvaardbare kosten in relatie tot de geleverde producten. Indien nu niet zou worden besloten tot het uittreden uit de GR (per 1 januari 2014) ontstaan financiële risico s. De continuïteit van de ICT omgeving is door middel van de afspraken (deelnameovereenkomsten) tussen Hunze en Aa s en HWH gezekerd. We nemen op dit moment alleen nog het hoogst noodzakelijke af. Dit is ook in de afspraken van de brief van 21 december 2012 vastgelegd. Hierover is afgesproken dat we deze producten afnemen tegen de tarieven zoals die ook voor de overige deelnemers gelden. In 2013 zijn daarnaast separate overeenkomsten aangegaan voor Bedrijfsvergelijking Zuiveringsbeheer en AHN-3. We gaan er vanuit dat deze onder dezelfde condities zullen worden aangeboden. Mochten we onverhoopt niet in staat gesteld worden om de producten af te nemen dan zijn we genoodzaakt deze producten zelfstandig of met andere partners (bijvoorbeeld provincie of gemeenten) te ontwikkelen of aan te schaffen. Een ander element van eventueel uittreden betreft de potentiele imagoschade voor de waterschapsector. Door het uittreden van één of meer waterschappen zal het imago van de sector een deuk oplopen. Dit mede als vervolg op de publiciteit rondom het falen van het TAX-I project en overige ICT projecten van de overheid. Hiervoor zal de nodige aandacht moeten zijn, maar we kunnen onze keuze nu motiveren en bij een eventueel nieuw debacle op termijn niet. Voorwaarde voor uitstappen is wel dat de eigen organisatie de niet meer geleverde producten en diensten op een ander wijze moet organiseren. Hiermee is met het HEI-project (Hunze en Aa s Eigen Informatiesysteem) een eerste stap gezet. De continuïteit en kwaliteit van de producten mogen niet minder zijn dan de door HWH geleverde functionaliteit. Tevens is een ongestoorde bedrijfsvoering hierbij van belang. Voordeel van de organisatie in eigen hand is de mate van flexibiliteit en snelheid. Ook is er zo meer greep op de met de ICT oplossingen gepaard gaande kosten. 6
In 2013 hebben wij besloten om te stoppen met de afname van een aantal producten van HWH. Dit was met name het product IRIS met aanverwante modules. Door dit product niet meer af te nemen staan we voor de opdracht om een eigen GIS systeem te gaan bouwen. Hier zijn wij eind 2012 mee gestart. Op dit moment is de infrastructuur gereed. De nieuwe database, conform de Aquostandaard waarmee we niet afwijken van de waterschap standaard, is klaar om getest te worden en toepassingen (Apps) voor ondersteuning van het schouwproces en mobiel peilbeheer zijn klaar. Voor vergunningverlening en handhaving is er een App ontwikkeld die het proces vereenvoudigd en waardoor adequater gereageerd kan worden op calamiteiten. Voor deze processen is van App tot de verwerking op kantoor alles werkend opgeleverd. We hebben er binnen ons HEI-project voor gekozen om geen maatwerk toe te passen en gebruik te maken van standaard functionaliteit van de gebruikte producten. Binnen deze producten configureren wij de software naar onze wens. Voor de toekomst kunnen we hierdoor sneller inspelen op eisen en wensen van de medewerkers en de veranderingen uit de markt. Om ons heen zien we vergelijkbare ontwikkelingen. Bij wetterskip Fryslân en waterschap Scheldestromen wordt gewerkt aan de ontwikkeling en invulling van een eigen informatielandschap. Ook de Rijn-Oost waterschappen oriënteren zich hierop. Als we in staat zijn om meer (natuurlijke) partners te interesseren voor onze insteek zijn we in staat om verder invulling te geven aan het door ons voorgestane principe van decentraal tenzij. Overige opmerkingen Vergadercentrum Wij kunnen ons vinden in de voorgestelde werkwijze, met dien verstande dat toename van formatie en onnodige bureaucratie hiervoor moet worden vermeden. Kassiersfunctie Wij onderschrijven de gekozen oplossingsrichting uit oogpunt van transparantie en verantwoordelijkheid van de UvW voor collectieve belangenbehartiging, met dien verstande dat toename van formatie en onnodige bureaucratie hiervoor moet worden vermeden. Procedureel Besluitvorming wordt gevraagd in de vergadering van het algemeen bestuur van HWH op 11 november 2013. Ons dagelijks bestuurslid, de heer J. Bartelds vertegenwoordigt het algemeen bestuur van Hunze en Aa s in het algemeen bestuur van HWH. Besluitvorming over in- en uittreden uit een gemeenschappelijke regeling is de exclusieve bevoegdheid van het algemeen bestuur. Voorafgaand aan 11 november is er geen reguliere vergadering van het algemeen bestuur van Hunze en Aa s waarin over bovengeschetste problematiek kan worden besloten. Gezien de importantie van de besluitvorming en de gevolgen hiervan wordt voorgesteld voorafgaand aan de commissievergadering op 30 oktober, een openbare extra vergadering van het algemeen bestuur uit te schijven. 7
Voorstel - niet instemmen met de door het dagelijks bestuur van HWH voorgestelde koers voor HWH 2.0; - instemmen met uittreden uit de GR HWH per 1.1.2014, op basis van de afspraken in de vergadering van het algemeen bestuur HWH van 17 december 2012, bekrachtigd in de brief van 21 december 2012; - dit voornemen schriftelijk kenbaar te maken aan het bestuur van HWH; - het verder verkennen van regionale samenwerking op ICT-gebied met collega-waterschappen. namens het dagelijks bestuur, Harm Küpers secretaris-directeur Alfred van Hall dijkgraaf 8