Toelichting Terugmelden op Handelsregister via Digimelding November 2017 Inleiding In het stelsel van basisregistraties is het van belang dat de gegevens van elk basisregister correct zijn en blijven. Het verplicht gebruik door overheden van de gegevens vraagt daarom. Daarom is aan de invoering van het stelsel van basisregistraties ook een systeem van onderlinge terugmelding gekoppeld, waarbij de overheidsafnemers bij gerede twijfel over de juistheid van gegevens het betreffende basisregister hun twijfels melden. Deze handreiking beoogt ondersteuning te bieden aan gebruikers bij de beoordeling of sprake is van gerede twijfel over een gegeven uit de Basisregistratie Handelsregister. Per categorie van Handelsregistergegevens wordt ingegaan op de betekenis van de categorie. Indien relevant worden individuele gegevens uitgelicht en nader toegelicht. Handreiking is nog geen handleiding De grote diversiteit aan gebruikersprocessen en de invloed van de context van een proces op de beoordeling van gerede twijfel, maken het onmogelijk om één uniforme handleiding op te stellen. De Kamer van Koophandel (KvK) heeft er daarom voor gekozen een handreiking te publiceren. De handreiking kan een basis zijn voor een door gebruikers volledig op het eigen proces af te stemmen handleiding. 1 Algemeen 1.1 Verplicht gebruik Wanneer overheidsorganisaties gegevens van bedrijven en/of organisaties in Nederland gebruiken bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken, moeten zij daarvoor een basisset aan authentieke gegevens uit het Handelsregister betrekken. Dit is vastgelegd in artikel 30 Handelsregisterwet (Hrw). Overheden voeren tal van publiekrechtelijke taken uit waar deze authentieke gegevens uit het Handelsregister een rol spelen. Een gemeente bijvoorbeeld gebruikt de gegevens voor heffing van gemeentelijke belastingen, verlening en handhaving van de omgevingsvergunning etc. U voldoet als afnemer aan uw verplichting tot verplicht gebruikt indien u een elektronische verbinding heeft met het Handelsregister, waardoor actuele gegevens uit het Handelsregister overgebracht kunnen worden via informatieproducten die voldoen aan de afspraken die zijn gemaakt in de Gebruikersraad Handelsregister en zijn vastgelegd in het Programma van Eisen Nieuw Handelsregister. Producten die hier onder andere aan voldoen zijn producten die u afneemt via HR Dataservice, KvK API of Handelsregister inzien.
1.2 De terugmeldplicht De overheidsorganisaties die bij de taakvoering gegevens uit het Handelsregister gebruiken, moeten er vanuit kunnen gaan dat de gegevens die zij vanuit het Handelsregister geleverd krijgen correct zijn. Als u gerede twijfel heeft over de juistheid van een gegeven, bent u gerechtigd om dat gegeven niet te gebruiken. U moet de KvK dan wel altijd uw gerede twijfel melden. Dat laatste is de zogenaamde terugmelding. Formeel is het artikel dat de verplichting tot terugmelding regelt, nog niet in werking getreden. Deze in werking treding wordt in 2018 verwacht. Terugmelden kan met behulp van een door het Rijk via Logius beschikbaar gestelde terugmeldvoorziening, de zogeheten Digimelding 2.0 BLT. BLT staat voor Bijzondere Laagdrempelige Terugmeldvoorziening. Op de website van Logius vindt u informatie over hoe u kunt aansluiten. www.logius.nl/diensten/digimelding/aansluiten/ De KvK beslist binnen de huidig vastgestelde termijn van twee werkdagen (36 uur) of de inhoud van de melding reden geeft een onderzoek in te stellen naar de juistheid van de gegevens. Indien niet, wordt dit kenbaar gemaakt in Digimelding 2.0 BLT. De status van het onderzoek kan de gebruiker zien via de terugmeldvoorziening Digimelding 2.0 BLT. Op dit moment is het nog niet mogelijk om in het Handelsregister te zien of een gegeven in onderzoek is geplaatst. Het onderzoek kan resulteren in een nieuwe waarde voor het gegeven dat is teruggemeld. Ook is het mogelijk dat de oorspronkelijke inhoud van het gegeven niet wijzigt. 2 Gerede twijfel 2.1 Van twijfel tot gerede twijfel Het is lastig om voor alle gevallen aan te geven wanneer twijfel aan de juistheid van een gegeven gerede twijfel is. Dit hangt af van de specifieke omstandigheden van het geval. Hieronder zullen wij met voorbeelden een en ander proberen te verduidelijken. Algemeen kan gesteld worden dat om te spreken van gerede twijfel, voldaan moet zijn aan de volgende voorwaarden: er moet sprake zijn van een sterk vermoeden bij de gebruiker dat een authentiek gegeven onjuist is; én dat vermoeden moet gefundeerd c.q. ergens op gebaseerd zijn. Een voorbeeld is de omschrijving als onbestelbaar retour ontvangen post. Onbestelbaar retour ontvangen post kan een signaal inhouden dat, na verificatie in het Handelsregister, tot gerede twijfel leidt. Of de twijfel die bij retour ontvangen post ontstaat ook gerede twijfel is en dus tot terugmelding leidt, is mede afhankelijk van de publieke taak die de gebruiker uitvoert. Hieronder twee voorbeelden die dit verduidelijken. Van de jaarlijkse belastingaanslagen die de gemeente uitdoet, komt altijd een bepaald percentage terug met mededelingen als woont hier niet of persoon onbekend. Bij controle in het Handelsregister blijkt vaak dat de geadresseerde toch is ingeschreven op het adres waar de aanslag naartoe is gestuurd. Opnieuw verzenden, maar dan aangetekend, lost in veel gevallen het probleem op. Een dergelijke handelswijze ligt minder voor de hand, wanneer een per post naar het adres van een aanvrager verzonden vergunning terugkomt met de mededeling woont hier niet. De aanvrager heeft immers belang bij
de verkrijging van een vergunning. Als in dat geval na controle in het Handelsregister blijkt dat de aanvrager nog op het adres staat ingeschreven dat is opgegeven bij de aanvraag, heeft aangetekend verzenden weinig zin. In dat geval is het noodzakelijk onderzoek in te stellen naar de verblijfplaats van de aanvrager. Verschillende omstandigheden spelen een rol bij het vaststellen of er sprake is van gerede twijfel. Onder andere: Wie stelt de gerede twijfel vast? Is dat een willekeurige ambtenaar die een administratief verschil constateert of een bijzonder opsporingsambtenaar die ter plaatse bij een controle een afwijking constateert? Op basis waarvan ontstaat de twijfel? Is dat bijvoorbeeld doordat een verschil wordt geconstateerd tussen het Handelsregister en de administratie van de gebruiker of is er een feitelijk verschil vastgesteld? Is er alleen twijfel of ook aannemelijk bewijs (gerede twijfel) dat de afwijkende eigen waarneming beter is? Zoals bijvoorbeeld foto s of een proces verbaal. Strikt genomen is twijfel aan alleen de juistheid van een gegeven niet genoeg. Er moet sprake zijn van gerede twijfel en in de terugmelding moet de gebruiker zowel het betwijfelde authentieke gegeven als wel de onderbouwing daarvoor meegeven. 2.2 Terugmelding en foutcorrectie Naast gerede twijfel die kan ontstaan tijdens het gebruik van de authentieke gegevens, vaak in combinatie met andere gegevens (huurcontracten, waarneming ter plaatse etc.), kan gerede twijfel ook ontstaan omdat de Handelsregistergegevens niet kunnen bestaan of onwaarschijnlijk lijken, ook al zijn er geen andere documenten (bewijsstukken) die dit onderbouwen. Voorbeelden hiervan zijn: niet bestaanbare data (of data in de toekomst), of datum ingang te ver in het verleden (vermoedelijk als gevolg van omdraaifouten: 19901611 i.p.v. 19901116; 10901116 i.p.v. 19901116); onwaarschijnlijke waarde van een gegeven. Deze situaties dienen als gerede twijfel te worden teruggemeld. Daar tegenover staat dat een gebruiker niet hoeft terug te melden op een datum die op zichzelf beschouwd onwaarschijnlijk lijkt, maar die in het Handelsregister wel als zodanig bestaat. Bijvoorbeeld de waarde 00000000. 3. Uitgangspunten 3.1 Alleen verplicht terugmelden op authentieke gegevens De verplichting tot gebruik en terugmelding betreft die gegevens die door de Handelsregisterwet als authentiek gegeven zijn aangewezen. Deze Handreiking gaat om die reden uit van de authentieke gegevens. Tot authentieke gegevens behoren (artikel 9 HRW): door de KvK toegekende unieke nummers; de naam of handelsnamen; de datum van aanvang, voortzetting of beëindiging; degene aan wie de onderneming toebehoort; de vestigingen; functievervulling.
3.2 Terugmelding op historie niet mogelijk De huidige terugmeldvoorziening Digimelding 2.0 (BLT) is niet ingericht op terugmelding van historische gegevens. 3.3 Terugmelden op onvolledigheid Terugmelden is in het leven geroepen om de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties te verhogen. Deze gegevens moeten inhoudelijk correct, actueel en volledig zijn. Dit brengt mee dat een gebruiker dus ook moet terugmelden bij de constatering dat authentieke gegevens in de basisregistratie ten onrechte ontbreken. Hierbij geldt dat er kan worden teruggemeld op afgenomen gegevens. Het geheel ontbreken van een gegevensset (de inschrijving) betreft geen terugmelding, maar kan wel gemeld worden aan het Handelsregister. In dit geval is het de bedoeling dat ook de betrokken partij wordt gewezen op zijn verplichting tot registratie. Het ontbreken van een vestiging van een ingeschreven onderneming/rechtspersoon is daarentegen wel een terugmeldverplichting. 4 Terugmelden 4.1 Algemeen Tot authentieke gegevens behoren (artikel 9 HRW): A door de KvK toegekende unieke nummers; B de naam of handelsnamen; C de datum van aanvang, voortzetting of beëindiging; D degene aan wie de onderneming toebehoort; E de vestigingen; F functievervulling. Terugmeldingsmogelijkheden: A. Unieke nummers worden toegekend aan ondernemingen (KvK-nummer) en aan vestigingen. Dit zijn door het systeem toegekende nummers en het terugmelden hierop zal dan alleen kunnen als correctie (verkeerde weergave). Deze situatie zal zich niet vaak voordoen. B. Terugmelding kan plaatsvinden op een naam of een handelsnaam. De naam is verbonden aan de rechtspersoon of een samenwerkingsverband (maatschap e.d.) en de handelsnaam is verbonden aan een onderneming en/of vestiging. Bij een rechtspersoon zal een terugmelding veelal beperkt blijven tot een correctie. De wijziging van deze naam zal altijd via een notaris plaatsvinden. Een toevoeging van een naam is niet mogelijk. Bij samenwerkingsverbanden kan een wijziging zich wel voordoen, omdat deze niet altijd via een notaris zal plaatsvinden. De handelsnaam komt voor bij een onderneming en/of een vestiging. Op beide entiteiten kan een wijziging, toevoeging of correctie worden doorgegeven. Met uitzondering van de correctie moeten bij de wijziging of toevoeging de ingangs- en voor zover van toepassing de einddatum worden meegegeven.
C Een terugmelding in de vorm van een wijziging op voortzettingsdatum zal een combinatie vormen met de rubriek D omdat er sprake is van een andere eigenaar van de onderneming en ook de gegevens van de eigenaar zo veel mogelijk meegeleverd moeten worden. Terugmeldingen op datumaanvang zullen vaak correctief van aard zijn, tenzij het een ontbrekende vestiging betreft. In dat geval is er sprake van toevoeging van de vestiging (Nieuw) met vermelding van de gegevensset. Datum beëindiging spreekt voor zich en kan de onderneming of een vestiging betreffen. D Degene aan wie de onderneming toebehoort. Bij overdracht van de onderneming aan een andere eigenaar kan hier melding van gedaan worden. Hierbij wordt gevraagd om zoveel mogelijk van de bekende gegevens aan te leveren via de BLT en een mogelijke bijlage. De gegevensset die gewenst is komt neer op: naam-adres-geboortedatum en plaats en datum overname. E Over een vestiging kunnen meerdere zaken worden gemeld: naam- of handelsnaam, waarbij naam geldt voor vestigingen van niet commerciële instellingen en de handelsnaam specifiek voor de vestiging geldt; post- en bezoekadres. Deze adressen gelden zowel voor de neven- als de hoofdvestiging. Indien de terugmelding van toepassing is op de hoofdvestiging, moet eigenlijk de onderneming gelezen worden. Deze vormen in het Handelsregister een eenheid; datum ingebruikname of beëindiging, meer specifiek voor de nevenvestigingen; bij meerdere vestigingen wordt opgenomen welke vestiging de hoofdvestiging is; ook een terugmelding op wisseling van vestiging kan gedaan worden via de BLT. Houd rekening met het feit dat bij wisseling van hoofd-nevenvestiging ook de adresgegevens van de onderneming wisselen! NB: adressen van rechtspersonen zonder onderneming of vestiging worden gemeld bij de entiteit rechtspersoon en niet bij vestiging! F Functievervulling blijft beperkt tot de melding van wijziging van de samenstelling van een eigenaar. Denk hierbij aan een maatschap of vennootschap onder firma, waarbij de samenstelling van maten en/of vennoten is gewijzigd zonder dat dit tot wijziging van de eigenaar leidt. Wijziging van directeuren of gevolmachtigden vallen niet onder de authentieke gegevens! 4.2 Gegevens waar niet op teruggemeld kan worden Onderstaand een beperkt overzicht van gegevens waarop niet teruggemeld kan worden omdat deze buiten de scope van de authentieke gegevensset vallen: communicatiegegevens als telefoonnummer, e-mailadres of domeinnaam; de bedrijfsomschrijving van de onderneming en vestiging; de toegekende SBI-code; de bestuursleden van een rechtspersoon omdat de rechtspersoon als eigenaar optreedt en niet de bestuursleden van die rechtspersoon; gevolmachtigden van de onderneming of rechtspersoon.
4.3 Soorten van melding Binnen de BLT worden 3 soorten van terugmelding onderkend: Wijziging: Wordt gebruikt voor het terugmelden van een geconstateerde feitelijke afwijking op een authentieke gegevensset (denk aan verhuizing of nieuwe vestiging e.d.). Correctie: Wordt gebruikt om een aanpassing van de authentieke gegevensset te doen zonder dat er sprake is van wijziging van de feitelijke situatie (denk aan schrijffouten e.d.). Toevoeging (nieuw) Wordt gebruikt om ontbrekende gegevens toe te voegen. Denk hierbij aan nieuwe vestigingen en handelsnamen. Gerede twijfel? Gerede twijfel? NEE Geen terugmelding Authentiek gegeven? NEE Geen terugmeldplicht Eigen constatering? NEE Geen terugmelding? Bedrijf aan zet TENZIJ Terugmelding Geen uitstel mogelijk (spoed) Geen belang onderneming (fraude) Geen verwijt (kastje-muur) KVK.NL Hoewel aan deze tekst veel zorg is besteed, wordt voor de inhoud geen enkele aanspraakelijkheid aanvaard. Evenmin kan aan de inhoud enigerlei recht worden ontleend.