Handl e i di ngv oordei mpl e me nt ae
Handleiding voor de implementatie van het Omaha System Inhoudsopgave Inleiding Oriëntatie Oriëntatie op inhoud Draagvlakverkenning Oriëntatie op strategische processen Oriëntatie op bedrijfsprocessen Oriëntatie op scholingsvragen Resultaat van de oriëntatie Projectfasering Projectvoorbereiding Projectuitvoering 1. Trainingsdag 2. Zelf aan de slag 3. Terugkombijeenkomst Projectevaluatie Tips Voorbeeld implementatieplanning 3 5 5 5 7 7 7 Versie: 0/2018
If you find it helps you to note down such things on a bit of paper with a pencil, by all means do so. (Nightingale, 180, p.112) Honderdvijftig jaar geleden erkende Florence Nightingale op haar manier al het belang van het vastleggen van observaties. Tegenwoordig is een pen en papier alleen niet voldoende om te laten zien wat verpleegkundigen doen en kunnen. Eenheid van taal en laten zien wat verpleegkundigen en verzorgenden doen en wat ze bereiken is een volgende stap in de professionalisering van het vak. In dit document staan de stappen die organisaties zetten om met Omaha System te kunnen werken. 3
Oriëntatie Als een organisatie kiest voor het werken met Omaha System heeft dit nogal wat gevolgen. Vragen die beantwoord moeten worden zijn: Wat betekent het voor de zorgverleners die hiermee gaan werken? Hoe werken we hierin samen met de cliënt en zijn familie? Hoe koppelen we dit aan het dossier dat we nu gebruiken? Kunnen we het gebruiken voor de (her)indicatie? Wat betekent het voor het scholingsplan van de organisatie? Wat betekent het voor de inrichting van de ICT? Wat levert het op en wat kost het? Een belangrijke vraag die beantwoord moet worden is: past het bij de visie en de manier van werken van de organisatie? Een goede oriëntatiefase waarin alle aspecten van de werkwijze van Omaha System aan bod komen is daarom van belang. Oriëntatie op inhoud De huidige manier van vastleggen van de zorg is vaak gebaseerd op hoe zorgverleners zelf, na overleg met de cliënt of diens familie, de doelen en de acties formuleren. Ze doen dit op basis van wat ze ooit geleerd hebben in hun opleiding, op basis van hun ervaring en gebaseerd op de geldende afspraken en formats van de organisatie. Het werken met één taal als basis voor het zorgplan is redelijk nieuw in de zorg in Nederland. In opleidingen komt het nog maar mondjesmaat aan de orde, al neemt de aandacht hiervoor wel toe. De keuze om te gaan werken met eenheid van taal vraagt daarom allereerst van kwaliteits- en beleidsmedewerkers dat ze weten waar het over gaat. Wat is een classificatie, welke zijn er in de zorg, wat zijn de verschillen en de overeenkomsten? Hoe verhoudt het Omaha System zich tot het zorgplan wat we nu gebruiken/het zorgleefplan van ActiZ? Hoe ondersteunt het onze medewerkers in het primaire proces? Hoe is het draagvlak voor het werken met een classificatie bij de zorgverleners? Voldoen we aan de beroepsnormen? Hoe werkt het werken met een standaardtaal voor de cliënt en zijn familie? Draagvlakverkenning Er is onbekendheid wat Omaha System is en waar je het voor kunt gebruiken. Het is daarom goed om vooraf aan alle betrokkenen (medewerkers primair proces, managers, opleiders, kwaliteitsmedewerkers en medewerkers backoffice) een duidelijke uitleg te geven. In de praktijk werkt een workshop door de stichting Omaha System Support of door een gecertificeerd scholingsbureau het best. Deze workshop bestaat uit een toelichting op het systeem (uitleg van de taal) en het behandelen van casuïstiek. Oriëntatie op strategische processen Het werken met een classificatie roept ook strategische vragen op. Een organisatie heeft uitgangspunten of een visie geformuleerd waarin verbinding gemaakt moet worden met het Omaha System. Vragen die naar voren komen zijn: Is het werken met een classificatie gewenst in een zorgorganisatie die zorg op maat levert? Hoe kunnen we de cliënt meenemen in het meedenken en besluiten over zijn eigen zorgplan? Is het geen extra bureaucratie?
Wat hebben onze medewerkers eraan? Uit de ervaringen van organisaties die al werken met het Omaha System blijkt dat het belangrijk is om op deze vragen de antwoorden te kunnen formuleren. Oriëntatie op bedrijfsprocessen Naast de inhoudelijke oriëntatie speelt de vraag wat er in de organisatie geregeld en afgestemd moet worden om eenheid van taal in de processen van de organisatie te integreren: Hoe zit het met het gebruik van het Omaha System binnen de eigen ICT-omgeving en binnen het ECD? Biedt de huidige ICT-leverancier een door stichting Omaha System Support gecertificeerd ECD? Hoe breed willen we Omaha System in de organisatie gaan gebruiken (bijvoorbeeld intramuraal, thuiszorg, RIBW, GGZ, sociaal domein)? Wat moet aangepast worden in de dossiervoering en wat gaat gebruikt worden voor registratie van uren? Wat kan de ICT-leverancier wel of niet maken/aanvullen voor de eigen organisatie? Hoe voldoen we aan de eisen van zorgverzekeraars en andere externe partijen? Wat levert het op en wat kost het om er mee te werken? Oriëntatie op scholingsvragen De medewerkers moeten zich de taal van Omaha System eigen maken; Hoe gaan we dat aanpakken? De dossiervoering moet erop worden aangepast. Hoe kunnen we dat ondersteunen? Wie kunnen we hiervoor trainen en wat kunnen we inhuren? Resultaat van de oriëntatie Een gewogen keuze voor het starten met een project om het Omaha System te gaan implementeren, passend bij de visie en uitgangspunten van de organisatie. Keuze om Omaha System te implementeren in de hele of in een deel van de organisatie. 5
Projectfasering Hoewel een goed projectplan maatwerk is en afhangt van de context van de organisatie kan de volgende fasering worden aangehouden. Projectvoorbereiding In deze fase wordt een projectplan opgesteld. Bevindingen uit de oriëntatie worden meegenomen. In welk deel van de organisatie gaan we Omaha System gebruiken? Wat moet er aangepast worden aan de zorgdossiers? Welke instrumenten/formulieren/protocollen willen we blijven gebruiken? Hoe willen we Omaha System opnemen in het huidige zorgproces van aanmelding tot afsluiting van zorg? Gaan we werken met voorbeeldzorgplannen? Hoe past een ECD met Omaha System in onze digitale omgeving? Kan onze ECD-leverancier ons op de juiste manier ondersteunen? Neem in het projectplan de volgende onderdelen op: Geef aan wat het belang is van het werken met eenheid van taal; waarom nu. Formuleer een helder en haalbaar doel. Stel vast welke stappen nodig zijn om tot het doel te komen. Maak een reële planning. Faciliteer tijd en uren. Laat zorgverleners meedenken over het projectplan en in evt. op te richten projectteams of werkgroepen. Zij moeten er mee werken en de voordelen ervan zien en ervaren. Het resultaat van deze fase is een toegesneden en realistisch projectplan. Projectuitvoering Het project wordt uitgevoerd. De uitvoering van de implementatie kan als volgt opgezet worden: 1. Trainingsdag Per organisatie worden één (of twee als het een grote organisatie is) trainingsdag(en) georganiseerd voor twee voortrekkers uit de teams en voor de ondersteuners/ opleiders van de organisatie. De training dag kan ook voor wijkverpleegkundigen uit verschillende teams zijn die een trekkersrol gaan vervullen. De voortrekkers zijn nodig voor de continuïteit van het implementatieproces. De opleiders/ondersteuners volgen de training om ook zelf Omaha System te leren kennen en de voortgang van het er mee leren werken te bewaken. De trainingsdag bestaat uit twee delen: één dagdeel waarin het model wordt verkend en er met casuïstiek wordt geoefend en één dagdeel waarin de werkvormen om het model te implementeren bij collega s centraal staan. 2. Zelf aan de slag Na de training dag gaan de voortrekkers met hun collega s in hun eigen team aan de slag en doen ervaring op met wat werkt en wat niet. 3. Terugkombijeenkomst Na twee maanden wordt een terugkommiddag per organisatie(deel) georganiseerd voor de voorlopers. Hierin staan vragen en knelpunten centraal. Deze terugkombijeenkomsten vormen na de opstartfase een kenniskring over het werken met het Omaha System.
Via de stichting Omaha System Support komen verschillende hulpmiddelen beschikbaar: dit implementatieplan, een verdiepende handleiding, uitgewerkte casuïstiek, voorbeeldzorgplannen, scholingsmateriaal en een filmpje over het werken met Omaha System. Projectevaluatie Monitor de voortgang en mogelijke knelpunten van de implementatie, zodat knelpunten en vragen snel opgelost worden. Het projectteam/de werkgroep volgt de voortgang nauwgezet en houdt evaluaties op de korte en langere termijn. Leren van elkaar en probeer werkenderwijs inzicht te krijgen in wat wel en niet werkt. Stel evaluerende vragen als: Vinden de zorgverleners het prettig om met Omaha System te werken? Helpt het hen bij het vastleggen en borgen van de zorg die ze geven? Voldoet het aan de verwachtingen? Wat moet/kan er nog meer geïntegreerd worden in het ECD? Welke vragen zijn er nog? Zijn er vragen die voorgelegd moeten worden aan stichting Omaha System Support? Monitor door: Elke twee maanden een overzicht te maken over: Het aantal teams, c.q. het aantal zorgverleners dat werkt met Omaha System De stappen van het zorgproces waarin al met Omaha Systeem gewerkt wordt Een tussenevaluatie na vier maanden en indien nodig bijstelling van de planning en aanpak. Een eindevaluatie: is het doel bereikt? Is het mogelijk om een beeld te krijgen van wat zorgverleners doen en kun je dit volgen in het vastgelegde zorgproces? Voelen zorgverleners zich ondersteund in de manier van vastleggen van wat ze doen? Ondersteunt hen dat in hun werk? 7
Tips Tips vanuit de praktijk: Wees niet te bang om te beginnen. Het is eenvoudig om te verzanden in zware theoretische beschouwingen en discussies over welk aandachtsgebied je moet kiezen voor welke zorgvraag. Of wanneer je kiest voor een resultaatscore van twee of drie. Je zit met elkaar in een leerproces en het kost het tijd om een andere taal en manier van vastleggen van de zorg die je geeft eigen te maken. Integreer het oefenen met werken met Omaha System in bestaande werkwijzen, zoals cliënt- of casuïstiek besprekingen, gebruik het Omaha Systemspel om te oefenen. Begin klein en laat het voordeel van het werken met het Omaha System zichzelf verspreiden. Leer van de ervaringen van de teams die als eerste zijn gestart met het werken met Omaha System. Van een collega horen wat werkt, is anders dan wat verteld wordt in een scholingsbijeenkomst. Oefen met de eigen zorgplannen. Zet ze samen over in Omaha System, dat geeft oefenmogelijkheid en tegelijk update je het zorgplan. Maak geen eigen aanpassingen van de Omaha System termen, dan schiet eenheid van taal zijn doel voorbij! Maak gebruik van de kennis en kunde van stichting Omaha System Support. Het eigen maken van het werken met Omaha System is de eerste stap. Dit behoeft structurele opvolging. Met daarin ruimte en tijd voor verdere professionalisering van hetgeen zorgverleners dagelijks doen. Bijvoorbeeld tijd voor reflectie om resultaten van zorg met elkaar te delen en te vergelijken. 8
Voorbeeld implementatieplanning Omaha System Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Voorbereiding 1 x 2 x 3 x x Uitvoering x x 5 x x x x x Leren, ontwikkelen en evalueren 7 x 8 x x x X x x x x x 9 X x x Voorbereiding 1. Oriëntatie implementatie Omaha System-traject 2. Draagvlakverkenning 3. Projectplan opstellen en vaststellen Uitvoering. Inhoudelijke training en training van de trainers 5. Oefenperiode teams. Terugkombijeenkomsten Leren, ontwikkelen en evalueren 7. Systeem werkt / start bredere implementatie/ verder ontwikkelen wat gewenst is /herhalen stap, 5, 8. Monitoring voortgang proces door projectteam 9. (Tussen- en eind-) evaluatie. 10. Afspraken maken over vervolg.1 Hebt u vragen of opmerkingen over dit plan? Laat het ons weten. Neem contact op met Marleen Versteeg: m.versteeg@vilans.nl. 9