Finnciële Verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH Het Algemeen Bestuur vn de Regio Midden-Hollnd (RMH) besluit, gelet op rtikel 212 vn de Gemeentewet, gelet op rtikel 24 Gemeenschppelijke Regeling Midden-Hollnd, gelet op Besluit begroting en verntwoording provincies en gemeenten (BBV), gelet op wet finnciering decentrle overheden (wet Fido), vst te stellen Verordening op de uitgngspunten voor het finncieel beleid, lsmede voor het finncieel beheer en voor de inrichting vn de finnciële orgnistie vn de RMH Hoofdstuk 1 Algemene beplingen Artikel 1. Begripsbepling In deze verordening wordt verstn onder. dministrtie het systemtisch verzmelen, vstleggen, verwerken en verstrekken vn informtie ten behoeve vn het besturen, het functioneren en het beheersen vn (onderdelen vn) de orgnistie vn de RMH en ten behoeve vn de verntwoording die drover moet worden fgelegd b finnciële dministrtie het onderdeel vn de dministrtie dt omvt het systemtisch mken en verwerken vn ntekeningen betreffende de finnciële gegevens vn (onderdelen vn) de orgnistie vn de RMH, teneinde te komen tot een goed inzicht in de finncieel-economische positie, het finnciële beheer, de uitvoering vn de begroting; het fwikkelen vn vorderingen en schulden, lsmede tot het fleggen vn rekening en verntwoording drover c dministrtieve orgnistie het stelsel vn orgnistorische mtregelen gericht op het tot stnd brengen en het in stnd houden vn de goede werking vn de bestuurlijke en mbtelijke informtieverzorging ten behoeve vn de verntwoordelijke leiding d finncieel beheer het uitoefenen vn bestuur over en toezicht op het beheer vn middelen en het uitoefenen vn rechten e rechtmtigheid het in overeenstemming zijn met de begroting en vn toepssing zijnde wettelijke regelingen f doelmtigheid het reliseren vn beplde prestties met een zo beperkt mogelijke inzet vn middelen g doeltreffendheid Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB dd 2 mrt 2016 1
de mte wrin beoogde mtschppelijke effecten vn beleid ddwerkelijk worden behld Hoofdstuk 2. Begroting en verntwoording Artikel 2. Progrmmbegroting 1. Het Algemeen Bestuur stelt in ieder gevl bij de nvng vn een nieuwe bestuursperiode een progrmm-indeling vst 2 Het Algemeen Bestuur stelt per progrmm vst b de beoogde mtschppelijke effecten, de te leveren bestuursproducten, c. de bten, lsten en sldo 3 Het Dgelijks Bestuur stelt per progrmm indictoren voor met betrekking tot de beoogde mtschppelijke effecten. 4 Het Algemeen Bestuur stelt de indictoren, bedoeld in het derde lid, vst 5 Het Dgelijks Bestuur drgt zorg voor het verzmelen en vstleggen vn gegevens over de geleverde bestuursproducten en de mtschppelijke effecten, opdt de doelmtigheid en doeltreffendheid vn het beleid zols vstgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst Artikel 3. Producten Niet vn toepssing Artikel 4. Uitgngspunten begroting Het Dgelijks Bestuur stelt uiterlijk in februri vn een begrotingsjr de uitgngspunten vst voor het volgende begrotingsjr en de drie opvolgende jren De uitgngspunten worden ter informtie toegezonden n de deelnemende gemeenten Artikel 5. Uitvoering begroting 1 Het Dgelijks Bestuur stelt regels die wrborgen dt de uitvoering vn de begroting rechtmtig, doelmtig en doeltreffend verloopt 2 Het Dgelijks Bestuur drgt er zorg voor dt' de lsten en bten, door middel vn kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen n de progrmm s, b de budgetten en kredieten voor investeringen pssen binnen de kders zols geutoriseerd bij de vststelling vn de uiteenzetting vn de finnciële positie, Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB dd 2 mrt 2016 2
3 Het Dgelijks Bestuur drgt er zorg voor dt de lsten vn de progrmm s zols geutoriseerd in de (gewijzigde) begroting met worden overschreden Artikel 6. Interne controle 1. Het Dgelijks Bestuur drgt ten behoeve vn het getrouwe beeld en de rechtmtigheid vn de jrrekening zorg voor de jrlijkse interne toetsing vn de getrouwheid vn de bestuurlijke informtievoorziening, en de rechtmtigheid vn de beheershndelingen. B ij fwijkingen neemt het Dgelijks Bestuur mtregelen tot herstel 2 Het Dgelijks Bestuur drgt zorg voor de jrlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid vn de bestuurlijke informtievoorziening, de rechtmtigheid vn beheershndelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik vn de regelingen vn de RMH 3 Het Dgelijks Bestuur zorgt op bsis vn de resultten vn de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een pln vn verbetering Het Dgelijks Bestuur neemt op bsis vn het pln vn verbetering mtregelen voor herstel vn de tekortkomingen 4. De resultten vn de toets en het pln vn verbetering worden ter kennisgeving n het Algemeen Bestuur ngeboden. Artikel 7. Tussentijdse rpportge en informtie 1 Het Dgelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel vn tussentijdse rpportge(s) over de relistie vn de begroting vn de RMH, uiterlijk nr de situtie per1 septembervn het lopende boekjr 2. De inrichting vn de tussentijdse rpportge sluit n bij de progrmm-indeling vn de begroting 3 De rpportge gt ten minste in op fwijkingen, zowel wt betreft de lsten, de bten, de geleverde progrmm s en indien dr nleiding voor is de mtschppelijke effecten drvn In de rpportge wordt indien vn toepssing ndcht besteed n fwijkingen vn inkomsten uit de lgemene inwonerbijdrgen, b. relistie op begrote subsidieverwchtingen c d e nieuw beleid de in de begroting opgenomen tkstellingen de opgestelde projectplnnen voor de grote projecten 4 Het Dgelijks Bestuur informeert in ieder gevl voorf het Algemeen Bestuur en neemt ps een besluit, ndt het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis vn het Dgelijks Bestuur te brengen voorzover het betreft met bij begroting vstgestelde fzonderlijke verplichtingen inzke investeringen groter dn 50 000, b nkoop en verkoop vn goederen en diensten groter dn 50 000, c het verstrekken vn leningen groter dn 50 000, d het wrborgen en geven vn grnties groter dn 50 000 5 Het Dgelijks Bestuur informeert voorf het Algemeen Bestuur en neemt ps een besluit ndt het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis vn het Dgelijks Bestuur te brengen indien het Dgelijks Bestuur, nieuwe meerjrige verplichtingen ngt wrvn het Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB dd 2 mrt 2016 3
sldo vn bten en lsten jrlijks groter is dn 25 000,- Artikel 8. Jrstukken 1 Het Dgelijks Bestuur drgt zorg voor een dequte vertling vn de verntwoording vn de diensten nr de productenrelistie en nr de progrmmverntwoording 2 Het Dgelijks Bestuur legt verntwoording f over de uitvoering vn de progrmm s In de verntwoording geeft het Dgelijks Bestuur n wt is bereikt, b welke bestuursproducten zijn geleverd, c wt de lsten en bten zijn geweest, d hoe de resultten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen en op de mtschppelijke effecten 3 Het Algemeen Bestuur beplt n de hnd vn de uitvoering vn de progrmm s of de beleidsdoelen en of de mtschppelijke effecten vn de progrmm s voor het lopende jr bijstelling behoeven Hoofdstuk 3. Finnciële positie Artikel 9. Finnciële positie 1 Het Dgelijks Bestuur drgt er zorg voor, dt l het beleid wrtoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting vn de finnciële positie en de meerjrenrmingen is opgenomen 2 Het totlbedrg n verleende grnties en wrborgen worden bij de uiteenzetting vn de finnciële positie expliciet vermeld, 3. Het Algemeen Bestuur utoriseert met het vststellen vn de finnciële positie slechts de investeringskredieten voor het komende dienstjr Artikel 10. Wrdering & fschrijving vste ctiv Mteriele vste ctiv met economisch nut, zols bedoeld in rtikel 35 vn het Besluit begroting en verntwoording provincies en gemeenten, gectiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepld ctief lsmede gectiveerde kosten voor het fsluiten vn geldleningen worden fgeschreven volgens de wijze en duur zols ngegeven in een door het Algemeen Bestuur vst te stellen tbel Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB dd 2 mrt 2016 4
De fschrijvingen zijn gebseerd op de historische uitgfprijs vn de ctiv, verminderd met de ontvngen bijdrgen vn derden en de inzet vn eigen middelen De fschrijvingstermijn is gerelteerd n de geschtte economische levensduur vn de fzonderlijke ctiv De fschrijving strt in het jr vn investeren en wordt nr evenredigheid op mndbsis berekend Mteriële vste ctiv (*) Af sc h rij vi ngste rm ij n (in jren) Afschrijvingsmethode Mchines, pprten en instllties Automtisering (lptops en l-pds) Automtisering (mobiele telefoons) Automtisering - Softwre ( Mngement Informtie Systeem ) 4 2 4 lineir lineir lineir (*) Afschrijfstermijnen vn de mteriele vste ctiv, indien en voor zover nwezig op de blns vn de RMH Artikel 11. Voorziening voor oninbre vorderingen Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB dd 2 mrt 2016 5
Voor openstnde vorderingen kn een voorziening wegens onmbrheid gevormd worden ter grootte vn het historische percentge vn onmbrheid Artikel 12. Reserves en voorzieningen 1 Het Dgelijks Bestuur biedt op verzoek vn het Algemeen Bestuur en bij fundmentele wijzigingen een (bijgestelde) not reserves en voorzieningen n De not behndelt met nme b de vorming en besteding vn reserves, de vorming en besteding vn voorzieningen, 2 Bij een voorstel voor de instelling vn een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt miniml ngegeven het specifieke doel vn de reserve, b de voeding vn de reserve, c de mximle hoogte vn de reserve, en d de mximle looptijd Het Algemeen Bestuur stelt deze not vst binnen drie mnden ndt deze is ngeboden 3. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de ngegeven mximle looptijd met heeft geleid tot een investering, vlt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze n de lgemene reserve toegevoegd 4 Jrlijks, ls onderdeel vn de jrstukken, wordt de ctuliteit vn het doel, de omvng, de onderbouwing, het verloop en de looptijd vn lle reserves en voorzieningen n de geldende not bedoeld in lid 1 vn dit rtikel getoetst. Artikel 13. Kostprijsberekening 1 Voor het beplen vn de germde kostprijs vn producten en diensten vn de RMH wordt een systeem vn kostentoerekening gehnteerd Bij de kostentoerekening worden nst de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken 2 Bij de indirecte kosten worden in ieder gevl betrokken de bijdrge n reserves voor de vervnging vn de betrokken ctiv, de kpitllsten vn de in gebruik zijnde ctiv 3 Jrlijks, bij het opstellen vn de uitgngspunten vn de begroting, wordt het percentge voor de interne (ver)rekenrente vstgesteld Artikel 14: Finncieringsfunctie 1 Het Dgelijks Bestuur drgt bij de uitoefening vn de finncieringsfunctie zorg voor het ntrekken vn voldoende finnciële middelen en het uitzetten vn overtollige gelden om de progrmm s binnen de vstgestelde kders vn de begroting uit te kunnen voeren, b het beheersen vn de risico s verbonden n de finncieringsfunctie zols renterisico s, koersrisico s en kredietrisico s, c het zo veel mogelijk beperken vn de kosten vn de leningen en het bereiken vn een voldoende rendement op de uitzettingen; d het beperken vn de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren vn de geldstromen en finnciële posities 2 Verstrekken vn leningen en grnties en het ngn vn finnciële prticipties worden uitsluitend gedn uit hoofde vn de publieke tk Bij het uitzetten vn middelen, het verstrekken vn grnties en Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB dd 2 mrt 2016 6
het ngn vn finnciële prticipties uit hoofde vn de publieke tk bedingt het Dgelijks Bestuur indien mogelijk zekerheden Het Dgelijks Bestuur motiveert in zijn besluit het openbr belng vn dergelijke uitzettingen vn middelen, verstrekkingen vn grnties en finnciële prticipties 3 Het Dgelijks Bestuur stelt regels op ter uitvoering vn het gestelde onder het eerste en tweede lid en legt deze regels lsmede de regels voor tken en bevoegdheden, de verntwoordingsrelties en de bijbehorende informtievoorziening vst in een besluit finncieringssttuut Het Dgelijks Bestuur zendt het besluit finncieringssttuut ter kennisgeving n het Algemeen Bestuur Artikel 15. Registrtie bezittingen, ctiv en vermogen 1 Het Dgelijks Bestuur drgt zorgt voor een ctuele en volledige registrtie vn bezittingen 2 Het Dgelijks Bestuur drgt er zorg voor, dt de registrtie en de ontwikkeling vn de bezittingen en het vermogen vn de RMH systemtisch worden gecontroleerd, met dien verstnde dt de wrdeppieren, de voorrden, de uitstnde leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jrlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenml in de vier jr 3 Bij fwijkingen in de registrtie vn bezittingen neemt het Dgelijks Bestuur mtregelen voor herstel vn de tekortkomingen. De resultten vn de controle en eventuele plnnen vn verbetering worden ter kennisgeving n het Algemeen Bestuur ngeboden Hoofdstuk 4. Prgrfen Artikel 16. Trieven Niet vn toepssing Artikel 17. Weerstndsvermogen en risicomngement 1 Het Dgelijks Bestuur biedt, op verzoek vn het Algemeen Bestuur, en tenminste bij fundmentele wijzigingen een (bijgestelde) not weerstndsvermogen en risicomngement n In deze not wordt ingegn op het risicomngement, het opvngen vn risico s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstndsvermogen of nderszins In de not wordt tevens de gewenste weerstndscpciteit bepld Het Algemeen Bestuur stelt deze not vst binnen drie mnden ndt deze is ngeboden 2 Het Dgelijks Bestuur geeft n in de prgrf weerstndsvermogen vn de begroting en vn de jrstukken de risico s vn mterieel belng en een inschtting vn de kns dt deze risico s zich voordoen Het Dgelijks Bestuur brengt hierbij in elk gevl de risico s in beeld en ctuliseert de risico s genoemd in de not bedoeld in het eerste lid Het Dgelijks Bestuur geeft n in de prgrf weerstndsvermogen vn de begroting en vn de jrstukken de weerstndscpciteit en in hoeverre schde en verliezen ls gevolg vn de risico s vn mterieel belng met de weerstndscpciteit kunnen worden opgevngen Artikel 18. Onderhoud kpitlgoederen 1 Het Dgelijks Bestuur biedt, op verzoek vn het Algemeen Bestuur, en tenminste bij fundmentele Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB dd 2 mrt 2016 7
wijzigingen een (bijgestelde) not onderhoud kpitlgoederen n De not geeft het kder weer voor de inrichting vn het onderhoud en het beoogde onderhoudsmveu voor de kpitlgoederen en eveneens de normkostensystemtiek en het meerjrig budgettir beslg Het Algemeen Bestuur stelt deze not vst binnen drie mnden ndt deze is ngeboden 2 Bij de begroting en de jrstukken doet het Dgelijks Bestuur in de prgrf onderhoud kpitlgoederen verslg over de voortgng vn het geplnde onderhoud en het eventuele chterstllig onderhoud en overige kpitlgoederen Artikel 19. Finnciering Bij de begroting en de jrstukken doet het Dgelijks Bestuur in de prgrf finnciering in ieder gevl verslg vn. b c d e de ksgeldlimiet; de renterisiconorm, de liquiditeitsplnnmg en de finncieringsbehoefte voor tenminste de komende vier jr, de rentevisie en de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden n de finncieringsfunctie Artikel 20. Bedrijfsvoering 1 Het Dgelijks Bestuur stelt op verzoek vn het Algemeen Bestuur, mr tenminste bij fundmentele wijzigingen, een (bijgestelde) not bedrijfsvoering vst Deze not wordt ter kennisgeving n het Algemeen Bestuur gezonden 2 In de bedrijfsvoeringsprgrf in de begroting wordt ingegn op de tijdelijke en ctuele onderwerpen die ndcht behoeven In de bedrijfsvoeringsprgrf in het jrverslg wordt gerpporteerd over de bij de begroting beplde onderwerpen ngnde de bedrijfsvoering lsmede over nieuwe ontwikkelingen. Artikel 21. Verbonden prtijen 1 In de begroting en de jrstukken wordt in de prgrf verbonden prtijen in elk gevl ingegn op nieuwe verbonden prtijen, het beemdigen of wijzigen vn bestnde verbonden prtijen, en eventuele problemen bij bestnde verbonden prtijen 2. Vn elk vn de verbonden prtijen wordt weergegeven het openbr belng, het eigen vermogen, de solvbiliteit, het finncieel resultt en het finncieel belng en de zeggenschp vn de RMH 3 De prgrf bevt voorts de kders voor het beleid ngnde (het ngn vn nieuwe) prticipties met nme de condities wronder het publiek belng is gediend met behrtiging door verbonden prtijen, de tken, verntwoordelijkheden en bevoegdheden vn de verbonden prtijen en de finnciële voorwrden Hoofdstuk 5. Finnciële orgnistie en dministrtie Artikel 22. Administrtie 1 De dministrtie is zodnig vn opzet en werking, dt zij in ieder gevl dienstbr is voor het sturen en het beheersen vn ctiviteiten en processen in de RMH ls geheel en in de onderscheiden orgnistieonderdelen, b. het verstrekken vn informtie over ontwikkelingen in de omvng vn ctiv met economisch nut, Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB d d 2 mrt 2016 8
voorrden, vorderingen en schulden, enzovoorts, c d e f het verschffen vn informtie n de budgethouders en voor het mken vn kostenclculties, het bevorderen vn de rechtmtigheid, de doelmtigheid en de doeltreffendheid vn het gevoerde bestuur in reltie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zke geldende wet- en regelgeving, het fleggen vn verntwoording over de rechtmtigheid, de doelmtigheid en de doeltreffendheid vn het gevoerde bestuur in reltie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zke geldende weten regelgeving, de controle vn de registrtie vn gegevens ls zodnig en vn de drn ontleende informtie lsmede voor de controle op de rechtmtigheid, de doelmtigheid en de doeltreffendheid vn het gevoerde bestuur in reltie tot de gestelde beleidsdoelen Artikel 23, Finnciële dministrtie Het Dgelijks Bestuur drgt er zorg voor dt b de inrichting en de werking vn de finnciële dministrtie voldoet n het Besluit begroting en verntwoording provincies en gemeenten en ndere relevnte wet- en regelgeving, de vereiste informtie verstrekt wordt n het rijk, de provincie en de Europese Unie, lsmede n ndere instellingen die specifieke verntwoordingsverplichtingen opleggen n gemeenschppelijke regelingen Artikel 24. Finnciële orgnistie Het Dgelijks Bestuur drgt de zorg voor en legt (in een besluit) vst b c d e f een eenduidige indeling vn de RMH orgnistie en een eenduidig toewijzing vn de RMH tken n de orgnistie, een dequte scheiding vn tken, functies, bevoegdheden, verntwoordelijkheden, zodt n de eisen vn interne controle wordt voldn en de betrouwbrheid vn de verstrekte informtie n beleids- en beheersorgnen is gewrborgd, de verlening vn mndten en volmchten voor het ngn vn verplichtingen ten lste vn de toegekende budgetten en investeringskredieten; de regels voor de opdrchtverlening en de verrekening vn leveringen tussen de diensten vn de RMH, de te mken fsprken met de diensten over de te leveren prestties, de drvoor beschikbre middelen en de wijze en frequentie vn rpportge over de voortgng vn de ctiviteiten en uitputting vn middelen, de regels voor de verlening vn déchrge over het gevoerde beheer vn de diensten Artikel 25. Anbesteding en inkoop Het Dgelijks Bestuur drgt zorg voor en legt (in een besluit) vst de interne regels (protocol) voor de inkoop en nbesteding vn werken en diensten De regels wrborgen dt wordt gehndeld in overeenstemming met de regels terzke vn de Europese Unie Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB dd 2 mrt 2016 9
Hoofdstuk 6. Slotbeplingen Artikel 26. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking per 2 mrt 2016, met dien verstnde dt de begroting, meerjrenrming, de jrstukken, de uitvoeringsinformtie en de informtie voor derden en de drbij behorende toelichtingen met ingng vn 2016 dienen te voldoen n de beplingen vn deze verordening. Artikel 27. Citeertitel Deze verordening kn worden ngehld onder de nm Finnciële verordening RMH 2016. Aldus vstgesteld in de vergdering vn het Algemeen Bestuur, 2 mjd 2016 de secretris, de voorzitter, 'V M. Schoenrrfker Finnciële verordening rtikel 212 Gemeentewet RMH, zols vstgesteld in het AB d.d. 2 mrt 2016 10