gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 augustus 2010;

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Meppel. Nr. CVDR76559_2 6 februari 2019 Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, evenals de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Meppel De raad van de gemeente Meppel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 augustus 2010; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en op het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV); BESLUIT vast te stellen de: Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, evenals de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Meppel Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de algemeen directeur (gemeentesecretaris): b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Meppel. Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording Artikel 2 Programma-indeling 1. De raad stelt een programma-indeling voor de begroting vast en bepaalt zo nodig bij aanvang van een nieuwe raadsperiode of de bestaande programma-indeling voor de komende raadsperiode aanpassing behoeft. 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma s de totale lasten en baten per programma weergegeven en bij het jaarverslag worden onder elk van de program-ma s de totale gerealiseerde lasten en baten per product weergegeven. 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting worden tevens van de nieuwe investeringen de benodigde investeringskredieten weergegeven. 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven. 4. De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies waarin wordt aangegeven het subsidiebeleid, de uitvoerings-overeenkomsten en de subsidieplafonds. Artikel 4 Kaders voor ontwerpbegroting Het college biedt voor 15 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Nieuw beleid wordt afgewogen bij de behandeling van deze nota. De raad stelt de nota voor 15 juli vast. Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2. Bij de begrotingsbehandeling worden met het vaststellen van de financiële positie de nieuwe investeringen geautoriseerd voor zover de raad niet aangeeft van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. 1

2 3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investerings-krediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid. 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investerings-krediet aan de raad voor. 5. Een incidenteel budget groter dan voor een project waarvan de activiteiten nog niet of gedeeltelijk zijn uitgevoerd en dat past binnen het door de raad vast-gesteld beleid mag voor één jaar worden overgeheveld naar het nieuwe boekjaar. Het college verzoekt daartoe de raad uiterlijk begin januari van het volgende jaar het overgebleven bedrag toe te voegen aan een bestemmingsreserve onder opgave van de betreffende budgetten waarop het verzoek betrekking heeft en de redenen van het verzoek. Het budget wordt in het volgend jaar bij begrotingswijziging op de begroting gebracht waarbij de onttrekking aan de reserve als dekking dient. Artikel 6 Tussentijdse rapportage Het college informeert de raad tussentijds door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de lopende begroting. 2. De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting over: a. de beleidsrealisatie per programma; b. de realisatie van de projecten; c. de gewijzigde ontwikkelingen in de paragrafen; d. een financieel overzicht van de afwijkingen van de baten en lasten, investeringen, reserves en zonodig een voorstel tot wijziging van de begroting, waarbij de afwijkingen groter dan per geval worden toegelicht en de overige afwijkingen indien dit bestuurlijk of anderszins relevant is. Artikel 7 Informatieplicht Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij de begroting geraamdeof anderszins vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake: a. aankoop van goederen en diensten groter dan ; b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan ; c. het toekennen van subsidies groter dan ; d. het aanvragen van subsidies groter dan Hoofdstuk 3 Financieel beleid Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven mits toe te rekenen aan dit actief. 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht en agio direct ten gunste van de exploitatie gebracht. 3. Materiële vaste activa met economisch nut worden op basis van de verwachte toekomstige gebruiksduur lineair afgeschreven in het aantal jaren dat is vermeld in de Tabel afschrijvingstermijnen vaste activa Gemeente Meppel, die als bijlage bij deze verordening is gevoegd, tenzij de raad anders beslist. 4. Voor vaste activa die bestaan uit een samenstel van investeringen van in totaal groter dan 5 miljoen wordt de componentenmethode toegepast, tenzij de raad anders besluit. Voor de afschrijvingstermijnen worden de in lid 3 genoemde bijlage vermelde termijnen per component gehanteerd, tenzij bij raadsbesluit hiervan is afgeweken. 5. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht, tenzij de raad besluit de uitgaaf te activeren. In geval van activering wordt het actief lineair afgeschreven in een maximaal aantal termijnen zoals opgenomen in de bijlage, genoemd in lid Activa met een verkrijgingprijs van minder dan worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze uitzonderingen worden altijd geactiveerd. 7. Met het afschrijven van een nieuw activum wordt begonnen op 1 januari van het jaar volgend op het tijdstip waarop dit gereed kwam of verworven werd. 8. De afschrijvingen zijn gericht op een restwaarde nul na afloop van de termijn, tenzij hiervan bij raadsbesluit is afgeweken. 2

3 9. De boekwinst die wordt gerealiseerd bij het afstoten van een activum wordt als een incidentele bate in de exploitatie opgenomen. Artikel 9 Waardering debiteuren en overige vorderingen Voor openstaande vorderingen, gesplitst naar publiekrechtelijke en privaatrechtelijke vorderingen, wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van: a. vorderingen 3 jaar en ouder: 100 % b. vorderingen van 1 en 2 jaar: 50 % c. vorderingen tot 1 jaar: 5 % Artikel 10 Reserves en voorzieningen 1. Op voorstel van het college stelt de raad een nota reserves en voorzieningen vast. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding voorzieningen; c. de toerekening en verwerking van rente. 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven: a. het specifieke doel van de reserve; b. de voeding van de reserve; c. de maximale hoogte van de reserve; d. de maximale looptijd. 3. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de vrij besteedbare reserve toegevoegd. Artikel 11 Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten hanteert het college een systeem van kostentoerekening. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die recht-streeks samenhangen met de betreffende door de gemeente geleverde prestaties. 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en de compensabele BTW voor de rioolheffing en voor de afvalstoffenheffing. 3. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt jaarlijks vastgesteld in de begroting. Artikel 12 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen. 2. Op voorstel van het college stelt de raad een nota vast met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. 3. Op voorstel van het college stelt de raad een nota vast met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. 4. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen als bedoeld in het tweede en het derde lid worden ter kennisname aan de raad aangeboden. Artikel 13 Financieringsfunctie 1. Uitgangspunten voor de financieringsfunctie zijn: a. de gemeente voert een zorgvuldig financieringsbeheer, waarbij risicomijding voorop staat. b. de gemeente voert het financieringsbeleid uitsluitend uit in dienst van de publieke taak, waarbij tot de publieke taak niet wordt gerekend het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomsten. 2. De financieringsfunctie is gericht op: a. het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; b. het beschermen van vermogens- en (rente-)resultaten van de gemeente tegen ongewenste financiële risico s; c. het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; d. het optimaliseren van de renteresultaten binnen de gestelde kaders, limieten en richtlijnen. 3. Het college stelt een financieringsstatuut vast dat voldoet aan het gestelde onder 1 en In het financieringsstatuut worden tenminste nadere regels opgenomen over de 3

4 volgende onderwerpen: a. het aantrekken en uitzetten van financiële middelen; b. de duurzame toegang tot financiële markten; c. het beheersen van de financiële risico s; d. de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; e. rendementoptimalisatie van de beschikbare liquiditeiten. 5. Het college zendt het financieringsstatuut ter kennisname aan de raad. Artikel 14 Financiële kaderstelling In een Nota Financieel beleid en/of in afzonderlijke nota s legt de Raad kaderstellend, op voorstel van het college, de algemene uitgangspunten en beleidslijnen vast voor het beleid met betrekking tot in elk geval: a. lokale heffingen b. weerstandsvermogen c. onderhoud kapitaalgoederen d. financiering e. bedrijfsvoering f. verbonden partijen g. grondbeleid h. subsidies Artikel 15 Begrotingsparagrafen In de verplichte paragrafen en in de paragraaf subsidies stelt de raad, op voorstel van het college, jaarlijks in de begroting de beleidslijnen vast met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten, en de lokale heffingen. Hierbij wordt zo veel mogelijk de samenhang aangegeven met de betreffende budgetten en jaardoelen in de programma s. Hoofdstuk 4 Financieel beheer en interne controle Artikel 16 Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 17 Interne controle Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Deze interne controle is mede gericht op het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties. Artikel 18 Misbruik en oneigenlijk gebruik 1. Op voorstel van het college stelt de raad de uitgangspunten vast voor het beleid voor het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeente-lijke regelingen en eigendommen. 2. Het college zorgt voor de regels, en legt deze vast, over het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. 4

5 Hoofdstuk 5 Financiële organisatie Artikel 19 Financiële organisatie Het college zorgt voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleidsen beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie. Artikel 20 Inkoop en aanbesteding Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. Artikel 21 Subsidieverstrekking en steunverlening Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen. Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Artikel 22 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 22 oktober De Financiële beheersverordening gemeente Meppel, vastgesteld op 6 november 2003 en sindsdien gewijzigd, wordt ingetrokken. Artikel 23 Overgangsbepalingen De reeds lopende afschrijvingen van activa met termijnen die afwijken van de in de bijlage genoemde termijnen worden niet gewijzigd, tenzij dit op grond van de verwachte levensduur is aangewezen en dit bij raadsbesluit wordt vastgesteld. Artikel 24 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Financiële verordening gemeente Meppel. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 oktober 2010, de griffier, de voorzitter, 5

6 Bijlage Bijlage 1 bij Financiële verordening gemeente Meppel 6