HANDLEIDING POLITIEK PORTAAL ZOEKEN NotuBiz Brainpark K.P. van der Mandelelaan 110 Postbus 833 3000 AV Rotterdam
Inhoud 1. Zoekfunctie... 2 1.1 Zoeken via zoekveld... 2 1.2 Resultaatpagina... 3 1.3 Resultaatfilters... 5 1.4 Operatoren... 6 1
1. Zoekfunctie 1.1 Zoeken via zoekveld Op elke pagina van Politiek Portaal ziet u rechts bovenin een veld met daarin de tekst zoeken. U kunt hier direct een zoekterm invullen en een zoekopdracht uitvoeren door op de pijl te klikken of op enter te drukken. De zoekfunctie zoekt in alle agendapunten en in de volledige tekst van documenten en module-items van modules die uw organisatie afneemt en waartoe u rechten heeft als gebruiker. Het zoekveld op Politiek Portaal in de twee verschillende sjablonen 2
1.2 Resultaatpagina Wanneer u via het zoekveld een zoekopdracht bent gestart wordt vervolgens de resultaatpagina getoond. Op de resultaatpagina worden de gevonden items weergegeven en heeft u de mogelijkheid om deze resultaten verder te filteren door middel van de filters rechts van het scherm. Uiteraard worden alleen de items weergegeven waartoe u qua vertrouwelijkheid rechten heeft. Verder is bovenaan het scherm het zoekveld te zien met daarin de gebruikte zoekterm met daarnaast de knop Zoeken. Door naar beneden te scrollen op de resultaatpagina worden meer resultaten geladen. Voorbeeld van een resultaatpagina Resultaten In het overzicht zijn de zoekresultaten standaard gesorteerd op relevantie. De individuele zoekresultaten worden direct weergegeven met daarin de zoekterm dikgedrukt. Sortering aanpassen De sortering aanpassen kan door onder het zoekveld het sorteermenu open te klappen en een andere sortering te kiezen. Zoals gezegd staat deze standaard op relevantie, de andere keuzes zijn: datum oplopend (oud > nieuw) en datum aflopend (nieuw > oud). Sorteermenu met de verschillende sorteeropties 3
Opzet zoekresultaten Bij de zoekresultaten wordt naast de titel van het gevonden resultaat veel meer informatie getoond. Zo worden afhankelijk van het soort resultaat de volgende informatie getoond: Context - De gevonden zoekterm met de tekst waarin het gevonden is Datum De datum die hoort bij het gevonden resultaat Type Het type resultaat (document, agendapunt etc.) aangeduid met icoontjes: Icoon Type resultaat Evenement Document Agendapunt Sprekersmoment Module-object zoals een schriftelijke vraag of een motie Map uit dossiers of van vergader-, gedeelde-, persoonlijke mappen Module Uit welke module het resultaat komt Bovenliggend object Het object waaronder het resultaat valt. Bijvoorbeeld: het evenement waarin een agendapunt zich bevindt. Het meest bovenliggende object Het object wat helemaal bovenaan de bijvoorbeeld: de hoofdmap van een document wat zich in een submap van deze hoofdmap bevindt 4
1.3 Resultaatfilters Bij het inladen van de resultaatpagina worden alleen filters en filteropties getoond die relevant zijn voor de getoonde zoekresultaten. Per filteroptie wordt getoond hoeveel resultaten er binnen deze filteroptie zijn op het filter "Object" na, hier worden geen aantallen per filteroptie getoond. Door op de checkbox bij een filter te klikken wordt deze toegepast. Na het toepassen van een filter wordt deze bovenaan de zoekpagina getoond. Op deze plek kan de gebruiker de filters verwijderen zowel per filter door op het kruisje bij het filter te klikken of voor alle filters door op "Wis alle filters" te klikken. Sorteermenu met de verschillende sorteeropties Beschikbare filters: Object Met dit filter kunt u op agendapunten of documenten filteren. Periode Hier kunt u de resultaten op jaartal gefilterd worden. Module Door de checkboxes onder het zoekveld aan te vinken kunt u uw zoekopdracht filteren op module. Het aantal filters is afhankelijk van de modules die uw organisatie heeft en de rechten die u heeft. Vergadercategorie Selecteer een vergadercategorie om alleen zoekresultaten van deze vergadercategorie weer te geven. U kunt desgewenst ook meerdere vergadercategorieën selecteren. Documenttype Met deze zoekfilter kunt u filteren op één of meerdere documenttypes. Rubriek Wanneer uw organisatie gebruik maakt van rubrieken kunt u er met deze zoekfilter op filteren. 5
1.4 Operatoren In het zoekveld kunt u zoeken op trefwoorden, maar onderstaande operatoren helpen u om de gewilde resultaten nog gerichter te vinden. Deze operatoren worden in werking gesteld door het plaatsen van tekens in de zoekopdracht zoals hieronder beschreven. Naast de hieronder genoemde operatoren zijn ook alle overige Booleaanse operatoren van toepassing op de zoekmachine. Doel Operator Voorbeeld Minstens één van de trefwoorden moet voorkomen in de resultaten. Geen Motie Parkeren geeft resultaten weer waar Motie en/of Parkeren in voorkomt. Alle trefwoorden moeten voorkomen in de resultaten. + +Motie +Parkeren geeft resultaten waarin zowel het woord Motie als Parkeren voorkomt. Zoeken naar exacte woordcombinatie. "Motie parkeren" geeft resultaten waarin deze exacte woordcombinatie voorkomt. Een bepaalde term uitsluiten van de - Motie -parkeren geeft resultaten waarin zoekresultaten. Zoeken op een trefwoord waarbij een gedeelte van het woord ongedefinieerd is (handig wanneer u de spelling van het woord dat u zoekt niet precies weet ). Motie wél, maar Parkeren niet in voorkomt. * P*en geeft resultaten weer die woorden bevatten welke beginnen met een p en eindigen op en, dus parkeren, maar ook parken. Op de resultaatpagina is naast het zoekveld een informatieknop te zien met de tekst Hulp bij zoeken. Wanneer op deze knop geklikt wordt verschijnt uitleg over het gebruik van de operatoren. 6
Module Ingekomen Stukken (zie afbeelding) Om naar de ingekomen stukken module te gaan klikt u op documenten (in de blauwe balk) en dan op ingekomen stukken. In de ingekomen stukken module worden alle stukken die bij de griffie binnenkomen gepubliceerd. De ingekomen stukken lijst die iedere maand door PS wordt vastgesteld wordt ook uit deze module gehaald. Als u op het onderwerp klikt krijgt u een overzicht van alle informatie over het stuk en de mogelijkheid om het stuk aan te klikken. De ingekomen stukken module staat standaard ingesteld op de publicatiedatum. Het laatst gepubliceerde stuk staat dus bovenaan. Daarnaast kunt u selecteren op PS-nummer, onderwerp, (behandel)advies en rubriek. Dit doet u door bovenaan de desbetreffende kolom te klikken. De ingekomen stukken module heeft geen uitgebreide zoekfunctie maar u kunt wel zoeken of op een aantal zaken filteren (via het vergrootglas of de trechter). Let op: boven het filteren/zoeken staat standaard de huidige maand (in bovenstaande afbeelding dus december). Om in andere maanden te filteren moet u dit vak op de gewenste maand zetten met daarachter het gewenste jaar en desgewenst het weeknummer. In meerdere maanden tegelijk zoeken doet u door dit vak op elke maand te zetten. De PS-datum die ingevuld wordt bij ieder stuk is de datum van de ingekomen stukkenlijst (groslijst) waar het stuk op staat. Inmiddels staan in deze module alle (vergader)stukken vanaf deze Statenperiode. Zoeken (symbool vergrootglas) In het zoekscherm kunt u een zoekterm of bijvoorbeeld PS-nummer invoeren. Gebruik geen + in uw zoekterm, dit werkt alleen in de uitgebreide zoekfunctie. 7
Module Statenvragen (zie afbeelding) Om naar de module Statenvragen te gaan klikt u op documenten (in de blauwe balk) en dan op Statenvragen. In de module Statenvragen worden alle Statenvragen die bij de griffie binnenkomen gepubliceerd. Als u op het onderwerp klikt krijgt u een overzicht van alle informatie over de vraag en de mogelijkheid om deze aan te klikken. De module Statenvragen staat standaard ingesteld op de publicatiedatum. De laatst gepubliceerde vraag staat dus bovenaan. Daarnaast kunt u selecteren op PS-nummer, onderwerp, indiener en fractie. Dit doet u door bovenaan de desbetreffende kolom te klikken. Op dit moment staan alle vragen die in 2017 en 2018 zijn ingediend in de module. Module Moties en amendementen (zie afbeelding) Om naar de module Moties en amendementen te gaan klikt u op documenten (in de blauwe balk) en dan op moties en amendementen. In de module Moties en amendementen worden alle moties en amendementen die tijdens een PSvergadering worden ingediend gepubliceerd. Als u op het onderwerp klikt krijgt u een overzicht van alle informatie over de motie/het amendement en de mogelijkheid om het stuk aan te klikken. De module moties en amendementen staat standaard ingesteld op de laatste PS-vergadering. De laatst gepubliceerde motie (/het laatst gepubliceerde amendement) staat dus bovenaan. Op dit moment staan alle moties en/of amendementen die in deze Statenperiode (2015-2018) zijn ingediend in de module. 8
9 NotuBiz 2018