Release notes Kennys Prinsys 11.2.1
Inhoud 1 Samenvatting en installatie... 4 1.1 Systeemeisen voor optimaal gebruik nieuwe versie... 4 1.2 Installeren van de nieuwe versie... 4 2 Nieuwe functionaliteiten... 5 2.1 Wijzigen van geselecteerde medewerkers... 5 2.2 Berichten... 5 2.3 Timestamp in batch... 6 3 Diverse verbeteringen... 7 3.1 Recruitment... 7 3.1.1 Sollicitatiescherm... 7 3.1.2 Tekst bij geen vacatures... 7 3.1.3 Google Maps url... 9 3.2 Beveiliging... 10 3.2.1 Selectiebeveiliging op organisatie-eenheid... 10 3.2.2 Afdelingen die zichtbaar zijn voor een manager... 10 3.2.3 Op organisatie-eenheid beveiligde gegevens... 10 3.2.4 Aan- of uitzetten van de organisatie-eenheid beveiliging... 11 3.2.5 Organogram... 12 3.2.6 Aanmaken kalenderdagen... 12 3.2.7 Overzicht organogram... 12 3.2.8 Effectueer selectiebeveiliging beschikbaar in web... 13 3.2.9 Werkgever op diverse schermen toegevoegd... 13 3.2.10 Nieuw veld in werkgever: ook bij onderliggende... 14 3.2.11 Applicatiebeheerder kan zichzelf niet uitsluiten... 14 3.3 Verzuim... 15 3.4 Voorzieningen... 15 4 Bijlagen... 16 4.1 Overzicht selectiebeveiligingen... 16 Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 2 van 17
KENNYS PRINSYS is tot stand gekomen in samenwerking met Kencom B.V. Kencom B.V. wordt commercieel en operationeel vertegenwoordigd door Kennys B.V te Gouda. PRINSYS is een geregistreerd handelsmerk van Kencom B.V. te Gouda. Alle andere merk- en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de desbetreffende houders. Kencom B.V., alle rechten voorbehouden. Deze documentatie is auteursrechtelijk beschermd. Het is verboden deze documentatie op enigerlei wijze te reproduceren, te verspreiden of aan derden te openbaren zonder schriftelijke toestemming van Kencom B.V. Gouda, maart 2018 Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 3 van 17
1 Samenvatting en installatie Deze nieuwe versie van Kennys Prinsys bevat diverse verbeteringen en uitbreidingen. Dit document geeft daarvan een uitgebreid overzicht. Een samenvatting: Algemeen Er is een nieuw scherm beschikbaar bij de medewerker: Berichten. Met dit scherm kan er eenvoudig een e-mail, sms en/of een pushnotificatie naar één of meerdere werknemer worden verstuurd. Deze kunnen hiermee op de hoogte gebracht worden van bijvoorbeeld een contractmutatie. Daarbij wordt het bericht bewaard in Prinsys en is daarmee later terug te vinden. Het is vanaf nu mogelijk om direct te schakelen tussen geselecteerde werknemers in bewerkschermen. Het voordeel hiervan is dat hiermee eenvoudiger en sneller mutaties (zoals het muteren van opleidingen, bevoegdheden, etc.) doorgevoerd kunnen worden. Wanneer een medewerker uit dienst treedt, worden de verlofrechten naar rato aangepast. Nu worden de verlofopnames die na de uitdiensttreding liggen niet meer meegerekend. Beveiliging Het is mogelijk om niet-werknemergegevens, denk aan Vacatures en Sollicitanten te beveiligen op basis van organisatie-eenheden. Flexrapportages Het is nu mogelijk om een timestamp (een specifieke datum- een tijdnotatie) in de naam van het uitvoerbestand van een batch op te nemen. Recruitment Bij de sollicitant worden twee nieuwe velden getoond: 1. Reiskilometers: dit veld wordt automatisch uitgerekend op basis van Google Maps wanneer de sollicitant via het sollicitatieportaal zijn gegevens invult. 2. Interne sollicitant: wanneer een medewerker (via de App) solliciteert op een vacature wordt de sollicitatie aangemerkt als een interne sollicitant. Belangrijk om te weten. Sollicitaties via het vacatureportaal krijgen altijd de waarde nee. 1.1 Systeemeisen voor optimaal gebruik nieuwe versie Om versie 11.2.1 goed te kunnen gebruiken, zijn diverse systeemeisen van toepassing. Kijk op deze pagina voor een overzicht van de actuele systeemeisen. 1.2 Installeren van de nieuwe versie U kunt Prinsys 11.2.1 zelf installeren met de Updatetool. Kijk voor meer informatie en de handleiding van de Updatetool op www.kennys.nl/login of neem contact op met uw leverancier. Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 4 van 17
2 Nieuwe functionaliteiten 2.1 Wijzigen van geselecteerde medewerkers Het is vanaf nu mogelijk om direct te schakelen tussen de geselecteerde werknemers, zie: in bewerkschermen, zie: Het voordeel hiervan is dat hiermee eenvoudiger en sneller mutaties (bijv. het muteren van opleidingen, bevoegdheden, etc.) doorgevoerd kunnen worden. 2.2 Berichten Er is een nieuw scherm beschikbaar: Berichten. Dit persoonsafhankelijke scherm is beschikbaar bij de werknemer en ziet er als volgt uit: Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 5 van 17
Het bijzondere van het scherm berichten is dat deze direct de inhoud als een SMS, e-mail en/of een notificatie kan versturen naar de betreffende medewerker. Op deze manier is het heel eenvoudig geworden om één of meerdere medewerkers direct op de hoogte te brengen van een situatie of te voorzien van bepaalde informatie. 2.3 Timestamp in batch Het is nu mogelijk om een timestamp in de naam van het uitvoerbestand, van een batch, op te nemen. Dit dient te gebeuren op de volgende manier: <ts-{nummer}>. Waarbij {nummer} de code van het formaat is dat ingevuld dient te worden. Voorbeeld: Bij invoer van de bestandsnaam wordt gecontroleerd op gebruik van vreemde tekens. De < en > zijn vreemde tekens, de controle houdt rekening met de timestamp aanduiding (die wordt dus geaccepteerd). Het resultaat van het voorbeeld hierboven ziet er als volgt uit: Overzicht_organogram20180325.pdf Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 6 van 17
3 Diverse verbeteringen 3.1 Recruitment 3.1.1 Sollicitatiescherm Het scherm Sollicitatie is uitgebreid met twee nieuwe velden: 1. Reiskilometers: dit veld wordt automatisch uitgerekend op basis van Google Maps wanneer de sollicitant via het sollicitatieportaal zijn gegevens invult. 2. Interne sollicitant: wanneer een medewerker (via de App) solliciteert op een vacature wordt de sollicitatie aangemerkt als een interne sollicitant. Belangrijk om te weten: Sollicitaties via het vacature portaal krijgen altijd de waarde nee. Zie bijvoorbeeld: 3.1.2 Tekst bij geen vacatures Wanneer er geen vacatures aanwezig zijn, dan ziet het vacaturesportaal er nu als volgt uit: Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 7 van 17
Hier kan nu een algemene tekst opgegeven worden. Dit is mogelijk gemaakt doordat er in de systeeminstelling Vacature instellingen hiervoor een speciaal veld beschikbaar is gesteld, 'tekst bij geen vacatures': Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 8 van 17
3.1.3 Google Maps url In de systeeminstelling Vacature instellingen is het veld Google Maps verwijderd. Dit had geen functie meer omdat de map met de pointers nu automatisch wordt bepaald en geladen op basis van de adressen in de vacatures: De reden is dat in het vacatureportaal de Google Maps kaart vanaf versie 11.2.0 automatisch wordt gevuld met de locaties van de vacatures. Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 9 van 17
3.2 Beveiliging Er is een nieuwe selectiebeveiliging op organisatie-eenheid beschikbaar. Hiermee wordt het bijvoorbeeld mogelijk dat een manager alleen de eigen vacatures ziet. Deze nieuwe beveiliging staat naast de selectiebeveiliging waar een afdelingshoofd alleen een deel van de werknemers ziet, en niet alle werknemers. In de nieuwe beveiliging gaat het juist om de niet-werknemer gegevens zoals vacatures: welke daarvan mag de manager wel/niet zien? 3.2.1 Selectiebeveiliging op organisatie-eenheid Het is nu mogelijk om een selectiebeveiliging op organisatie-eenheid toe te passen. Hiermee wordt het mogelijk dat een manager alleen de eigen afdelingen (en vacatures plus andere gegevens die gerelateerd zijn aan een afdeling) ziet. Het is hiervoor niet nodig om beveiliging in selectiegroepen in te richten. We gebruiken de bestaande mogelijkheden binnen selectiegroepen. 3.2.2 Afdelingen die zichtbaar zijn voor een manager Om te bepalen welke organisatie-eenheden zichtbaar zijn voor een manager, gebruiken we de bestaande mogelijkheden voor het inrichten van selectiegroepen. Een manager logt in met een bepaald profiel, en daar hoort een gewone selectiegroep of een relatieselectiegroep bij. 3.2.2.1 Gewone selectiegroepen Is deze selectiegroep een gewone groep, dan kunnen er bij die groep bij organisatieniveau een of meer organisatie-eenheden ingericht zijn. De manager ziet dan alleen die eenheden, plus de onderliggende eenheden. 3.2.2.2 Relatieselectiegroepen Is deze selectiegroep een relatie selectiegroep, dan is de manager (een gebruiker) via een werknemerlogin gekoppeld aan een werknemer. Er kunnen er bij de relatieselectiegroep soorten afdelingshoofden, soorten hoofden projectgroep en soorten aansturende ingericht zijn. afdelingshoofd De manager is (potentieel) hoofd van een afdeling (of meerdere afdelingen), en ziet dan die afdeling(en), plus de onderliggende afdelingen. hoofd projectgroep Daarnaast kan de manager hoofd zijn van projectgroepen waar werknemers op werken. Deze werknemers zijn (via de werknemerselectiebeveiliging) zichtbaar voor de manager. Ze werken op afdelingen. Ook die afdelingen, plus de onderliggende afdelingen, zijn zichtbaar voor de manager. aansturende Tenslotte kan de manager aansturende zijn van een aantal werknemers. Ook deze werknemers zijn (via de werknemerselectiebeveiliging) zichtbaar voor de manager. Ze werken op afdelingen. Ook die afdelingen, plus de onderliggende afdelingen, zijn zichtbaar voor de manager. 3.2.3 Op organisatie-eenheid beveiligde gegevens De volgende gegevens hebben een werkgever en organisatie-eenheid op het scherm staan, en zijn beveiligd (al dan niet zichtbaar) door middel van de selectiebeveiliging op organisatie-eenheid: Afdelingen, Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 10 van 17
Vacatures, sollicitaties en onderliggende gegevens als advertenties en sollicitatierondes, Afdelingshoofden, Formatieplaatsen, Freelancers, Uitzendkrachten, Planningen, Tekstsjablonen en Snelkoppelingen. Is de organisatie-eenheid (en de werkgever) op het scherm ingevuld, dan is het gegeven alleen zichtbaar als de genoemde organisatie-eenheid zichtbaar is. Is de organisatie-eenheid niet ingevuld, dan is het gegeven altijd zichtbaar. 3.2.4 Aan- of uitzetten van de organisatie-eenheid beveiliging Deze selectiebeveiliging op organisatie-eenheid staat standaard uit. De beveiliging kan aangezet worden via de systeeminstelling Beveiligingswaarden. Zet hiervoor de waarde van beveiliging op organisatie-eenheid op ja. Merk op dat deze beveiliging gaat over het al dan niet zien van organisatie-eenheden, en de daaraan gerelateerde niet-werknemer gegevens, zoals vacatures. Het aan- of uitzetten van deze beveiliging heeft dus geen invloed op welke werknemers de manager ziet. Onderstaand tabel geeft de functionele beveiligingen weer die we in Prinsys kennen en op welk soort gegeven ze van toepassing zijn. Het groen gekleurde deel is in deze versie gerealiseerd. soort beveiliging werknemer (gewoon) werknemer (relatie) niet-werknemer tabellen bestand aansturing - - afdeling projectgroephoofd - - type werknemer - - werkgever - - werklocatie - - Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 11 van 17
3.2.5 Organogram Bij het afdrukken van het organogram wordt gecontroleerd of de gebruiker een profiel gebruikt waarmee het hele organogram zichtbaar is. Zo niet, dan wordt dit op het rapport gemeld. Deze controle werkte al voor de beveiliging op werkgevers, en nu ook voor de beveiliging op organisatie-eenheden. 3.2.6 Aanmaken kalenderdagen De functie voor het aanmaken van kalenderdagen (Algemene functies) is aangepast. Hier kan voortaan ook een werkgever ingevuld worden: Er wordt altijd 01-01-1901 als datum ingang gegevens voor de kalenderdagen gebruikt, ook als een werkgever opgegeven wordt (en de datum ingang gegevens van die werkgever later ligt). 3.2.7 Overzicht organogram Er zijn diverse aanpassingen doorgevoerd aan het vast rapport Overzicht organogram: 1) Dit rapport werkt niet voor iemand die slechts een deel van de organisatiestructuur mag zien, omdat het rapport altijd bij het hoogste niveau begint. Dit wordt gemeld als een gebruiker met onvoldoende rechten het rapport wil uitvoeren. 2) Het scherm Diversen is aangepast: Het afdrukken van gebruikers en selectiegroepen is nu apart te kiezen. Het is nu ook mogelijk om de werkgevers af te drukken. De keuze alleen huidige org. eenheden ad geen functie meer en is daarom verwijderd. 3) Het heeft geen meerwaarde om op het resultaat van het rapport relatiegroepen te melden, dat doen we dus niet meer: Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 12 van 17
3.2.8 Effectueer selectiebeveiliging beschikbaar in web In windows is de optie c Bepaal totale selectiebeveiliging opnieuw (in utilities w-b-c) vervallen. Deze functie is gecombineerd met de bestaande functie Effectueer selectiebeveiliging, die onder het applicatiemenu beschikbaar is. Deze functie ziet er nu als volgt uit: Voordelen zijn: Bij het opnieuw bepalen van de totale selectiebeveiliging in utilities werden eventueel verwijderde groepen niet verwerkt. Nu gaat dat wel goed. Het opnieuw bepalen van de totale selectiebeveiliging in utilities zorgde er niet voor dat een eventuele taak die hiervoor klaarstond verviel. Dat is nu wel zo. De taak effectueren selectiebeveiliging op het hoofdscherm is ongewijzigd gebleven. 3.2.9 Werkgever op diverse schermen toegevoegd Bij de schermen Locaties en Middelen is het veld werkgever op het scherm gezet als de werkgeverbeveiliging aanstaat. Het veld is niet verplicht om in te vullen. Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 13 van 17
Als dit veld op het scherm staat en gevuld is, is de werkgeverbeveiliging ook van toepassing voor deze bestanden. 3.2.10 Nieuw veld in werkgever: ook bij onderliggende Aan het scherm werkgever is het veld ook bij onderliggende toegevoegd. Dit veld hoort bij het veld betalende werkgever bij en staat alleen op het schermenheeft alleen betekenis als dat veld is ingevuld. De initiële waarde is nee. Hiermee kan aangegeven worden of een betalende werkgever ook betalende is bij werkgevers bij organisatie-eenheden die lager in het organogram hangen. Daarmee kan zo n betalende werkgever toch zichtbaar zijn voor managers op onderliggende afdelingen. Dit veld is bijvoorbeeld in het volgende scenario te gebruiken: een organisatie bestaat uit een aantal werkgevers, maar heeft ook een overkoepelende facilitaire of technische dienst met een eigen betalende werkgever, en waarvan de werknemers over het hele organisatie verspreid werkzaam zijn. De betalende werkgever van de facilitaire of technische dienst is dan niet zichtbaar voor managers. De facilitaire of technische dienst hangt immers boven de afdelingen die de managers mogen zien in het organogram, en managers mogen alleen werkgevers zien bij afdelingen onder hun afdeling. Echter, op die onderliggende afdelingen werken wel mensen van de facilitaire of technische dienst, waarvan je als manager de betalende werkgever moet kunnen zien. Dat is nodig als je bijvoorbeeld het afdeling scherm van zo n werknemer wilt kunnen wijzigen. Als daar een (betalende) werkgever staat die je niet ziet, krijg je het scherm niet opgeslagen. Door bij de betalende werkgever van de facilitaire of technische dienst aan te geven dat hij ook betalend is bij onderliggende eenheden, wordt deze betalende werkgever zichtbaar voor deze managers. 3.2.11 Applicatiebeheerder kan zichzelf niet uitsluiten Bij het wijzigen van een navigatiegroep wordt gecontroleerd of het menu Applicatiebeheer niet uitgesloten wordt. Indien de gewijzigde navigatiegroep gelijk is aan de navigatiegroep van de ingelogde gebruiker dan mag het menu Applicatiebeheer niet uitgesloten worden. De volgende melding wordt dan getoond: Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 14 van 17
3.3 Verzuim Na aanleiding van de AVG-wetgeving zijn de volgende aanpassingen gemaakt: Systeeminstelling Verlof tijdens verzuimmelding is hernoemd naar Verlof tijdens verzuim. Het scherm Verzuimgegevens is aangepast (er stond nog het woord ziek): Oude situatie: Nieuwe situatie: 3.4 Voorzieningen Voor bepaalde Voorzieningen wordt bij het toevoegen ook een Rekeningnummer aangemaakt. Het invullen van de gegevens van het rekeningnummer is, wat lay-out betreft, in overeenstemming gebracht hoe het ook op het scherm van Rekeningnummer zelf wordt getoond. Welke velden er in beeld komen is afhankelijk van de systeeminstelling Voorziening Rekeningen. Het veld begunstigde hoeft dus niet persé in beeld te staan. Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 15 van 17
4 Bijlagen 4.1 Overzicht selectiebeveiligingen We onderscheiden nu 3 types selectiebeveiliging: op werknemer, op werkgever en op organisatie-eenheid. Hieronder staat een schematisch overzicht van de bestanden die in de standaard met een selectiebeveiliging beveiligd kunnen worden: Werknemer tabellen Werknemer Personalia alle andere werknemer gerelateerde bestanden tabellen De werkgever zelf Betalende werkgevers Freelancers Uitzendkrachten Projectgroepen Formatieplaatsen Kostenplaatsen en soorten Organisatie-eenheden Planningen Tekstsjablonen Vacatures en bijbehorende advertenties en plaatsingen Sollicitaties en sollicitatierondes Kalender tabellen Afdelingen Vacatures, sollicitaties en onderliggende gegevens als advertenties en sollicitatierondes Afdelingshoofden Formatieplaatsen Freelancers Uitzendkrachten Planningen Tekstsjablonen omschrijving Alle werknemer-gerelateerde gegevens Werkgever omschrijving Alle tabelgegevens waar een werkgever op het scherm staat, of die gekoppeld zijn aan een tabel met een werkgever. Organisatie-eenheid omschrijving Alle tabelgegevens waar een organisatie-eenheid op het scherm staat, of die gekoppeld zijn aan een tabel met een organisatie-eenheid. Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 16 van 17
Snelkoppelingen Kennys Prinsys 11.2.1 Release notes Pagina 17 van 17