E O c WW O g 9 w ĈS O "O c SS Q. m 3 t gemeente BI.0120012 QoSterhOUt O 0) Q NOTA VOOR DE RAAD UMt*. Si/ al I i f / ĩ / m Datum: 27 januari 2012 Nummer raadsnota: Bl.01ğ0012 Onderwerp: Samenwerking op ICT gebied met de gemeente Zundert Portefeuillehouder: Peters Bijlagen: 1. Regeling Ter inzage: 1. Bijlagen behorende bij de regeling Voorstel: 1. Treffen van een bilaterale gemeenschappelijke regeling met de gemeente Zundert voor samenwerking op ICT gebied Samenvatting In de afgelopen jaren is uw raad voor samenwerking op ICT gebied (informatievoorziening en automatisering) meerdere gemeenschappelijke regelingen aangegaan met achtereen volgens de gemeenten O isterwijk, Baarle Nassau, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Alphen Chaam en, meest recent, de gemeente Zundert. Deze ontwikkeling heeft een aantal gemeenten in de regio gestimuleerd om zich op l&a samenwerking te oriënteren. Zo is op 30 juni 2011 door de gemeente Zundert een intentie tot samenwerking met de gemeente Oosterhout ondertekend. De gemeente Zundert heeft nu te kennen gegeven deze intentieverklaring om te willen zetten in een definitieve regeling. Samenwerking met de gemeente Zundert past binnen de kaders van de strategische kadernota "Dimensies van groei" welke door uw gemeenteraad in juni 2010 is vastgesteld en waarin onder andere is aangegeven dat verdere (gematigde) groei in principe in West Brabant zou moeten plaats vinden. Daarnaast past de uitbreiding met de gemeente Zundert in de strategisch doelstelling om te komen tot structurele samenwerking tussen de gemeenten in de regio West Brabant op de beleidsrijke onderwerpen, waarbij de bedrijfsmatige kant, waar ICT toe behoort, geen belemmerende factor mag vormen. Deze bilaterale lichte gemeenschappelijke regeling treft u als bijlage bij deze nota aan. Deze regeling is conform de regeling zoals door uw raad is aangegaan met de andere gemeenten waarmee wordt samengewerkt. Wat willen we bereiken? Aansluiting van de West Brabantse gemeente Zundert biedt zowel strategisch als bedrijfs matig voordelen. Strategisch omdat door deze beoogde samenwerking verdere invulling gegeven kan worden aan de Strategische Agenda West Brabanthuis. Samenwerking op het gebied van belastingen, omgevingsvergunning (WABO, RUD) en dienstverlening en bij wettelijke samenwerkingsverbanden zoals de veiligheidsregio's of vrijwillige samenwerkings verbanden zoals de economische regio staan in West Brabant is hét speerpunt van de lokale uitdraai van: 27 01 12 9:07 pagina: 1
WW w gemeente QoSterllOUt en landelijke overheid. Door op ICT samen te werken wordt voorkomen dat er hindernissen opgeworpen worden voor deze vormen van beleidsmatige en bestuurlijke samenwerking. Daarnaast kan Oosterhout alleen door samenwerking de ambities en wettelijke verplichtingen op het gebied van de elektronische overheid en dienstverlening realiseren. Het shared service center van de gemeente Oosterhout (Equalit) beheert op dit moment bijna 1500 P C ' s en levert ICT-dienstverlening voor in totaal ca. 155.000 inwoners. Equalit verzorgt voor de deelnemende gemeenten de uitvoering van de automatisering (beheer) en advisering op informatievoorziening (innovatie). Voor een efficiënte bedrijfsvoering is een minimum van 1500 werkplekken noodzakelijk en een optimum van 2500 werkplekken. Dit wordt onderschreven door het rapport van Het Expertise Centrum uit 2007. Vanuit een bedrijfsmatig perspectief geldt dat uitbreiding met de gemeente Zundert (ca. 170 werkplekken) wordt gezien als wenselijk voor een betere dienstverlening aan onze klanten en voor een goede bedrijfsvoering. Tevens biedt het strategische voordelen door een duidelijk 'footprint' in de West-Brabantse regio waarmee Oosterhout en Equalit gemeenten expliciet aangeven dat zij de regionale gemaakte afspraken vorm geven. Oosterhout heeft met Equalit een voorsprong in de regio op het gebied van ICT-samenwerking. Samenwerking met de gemeente Zundert past binnen de strategische samenwerking West-Brabant en is een versterking voor de gemeente Oosterhout en het samenwerkingsverband. Hoewel het verzoek tot uitbreiding met Zundert vóór de Strategische Kadernota komt, en daarmee aan uw raad geen volledige overzicht van risico's en kansen wordt geschetst, menen wij dat (en tevens vooruitlopend op de nota) dat deze kans op uitbreiding geen reden vormt dat er onbeheersbare risico's worden aangegeven of dat bijvoorbeeld de organisatievorm van Equalit niet zou voldoen. Equalit is een jonge en sterk gegroeid organisatieonderdeel van de gemeente Oosterhout, Mogelijke financiële risico's zijn door langdurige contracten tot een minimum beperkt. Eerdere externe onderzoeken door bijvoorbeeld Het Expertise Centrum (eind 2007) naar het functioneren van Equalit geven aan dat Equalit op de goede weg is en "value for money" levert. Ook een extern gehouden onderzoek door Cap Gemini in opdracht van de rekenkamer van de gemeente Oisterwijk ( medio 2009) concludeert dat de gemeente Oisterwijk zonder samenwerking minder ver en tegen hogere kosten zou zijn in haar ambities. Intern onderzoek van de gemeente Zundert naar uitbesteding aan de markt toont aan dat deelname aan de samenwerking op zowel strategische als bedrijfsmatige gronden essentieel is. Wat gaan we daarmee doen? Met de verdere uitbreiding van de bestaande ICT-samenwerking met de gemeente Zundert positioneert Oosterhout zich nadrukkelijk als het voorbeeld in de regio en landelijk op het gebied van samenwerking. Oosterhout vervult daarmee in toenemende mate een scharnierfunctie tussen Midden-Brabant en West-Brabant. De bedrijfsmatige voordelen die worden onderkend is dat door uitbreiding met Zundert efficiency (kosten)voordleen gerealiseerd worden die op termijn kunnen leiden tot (a) een lagere ICT-begroting vanuit de deelnemende gemeenten dan wel (b) een hoger niveau van de dienstverlening doordat herallocatie van de kostenvoordelen ingezet worden, dan wel (c) een combinatie van deze twee. Zo wordt de inkoop op ICT-gebied (voornamelijk software) gezamenlijk gedaan, waarmee al aanzienlijke besparingen, zowel bij aanschaf en onderhoud, maar ook bij inrichting en beheer, zijn behaald. Op het gebied van elektronische dienstverlening en de basisregistraties is gekozen voor aanschaf én beheer van één systeem. Door te leren van eerdere uitdraai van: 27-01-12 9:07 pagina:2
WW w gemeente QoSterllOUt implementaties zijn ook hierbij aanzienlijke besparingen in tijd en geld behaald. Ook de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) en de WION (wet "Informatie-uitwisseling ondergrondse netwerken") zijn op deze wijze aangepakt. Het beheer van een aantal pakketten (zoals elektronische dienstverlening, BAG, WION en WKPB) is centraal bij Equalit ondergebracht en op dit moment wordt onderzocht of dat ook mogelijk is voor de (nieuwe) Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Selecties van nieuwe pakketten vinden zo veel mogelijk gezamenlijk plaats waarbij de gemeente wel haar eigen beleidsvrijheid houdt. De gemeenschappelijke ICT biedt kansen om ook op andere gebieden samen te werken, zoals op het gebied van HRM, financiën, omgevingsvergunning (WABO) en sociale zekerheid. Wat mag het kosten? De incidentele kosten voor Zundert om op het ICT-niveau te komen van de overige Equalitgemeenten als ook alle kosten voor beheer, ondersteuning en advisering worden door de gemeente Zundert betaald. Jaarlijks betaalt de gemeente Zundert een prijs per gebruiker (account), waarmee alle structurele kosten voor de ondersteuning op Informatisering en Automatisering worden gedekt. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van vier jaar. De financiële risico's zijn hierdoor voldoende afgedekt. De voorgaande jaren hebben aangetoond dat het totale budget toereikend is en dat er voldoende voorzieningen zijn getroffen voor toekomstige vervangingen van apparatuur. Formeel dient de gemeenteraad van Zundert op 1 maart 2012 in te stemmen met het treffen van de regeling. Mocht dat onverhoopt niet gebeuren, dan wordt de regeling door het college van Oosterhout niet aangegaan. HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN OOSTERHOUT, mr drs S.W.Th. HUISMAN, burgemeester, mr P.J. DE RIDDER, secretaris. uitdraai van: 27-01-12 9:07 pagina:3
WW w gemeente QoSterhOllt BESLUIT VAN DE RAAD Nummer: BI.0120012 DE RAAD VAN DE GEMEENTE OOSTERHOUT; gelet op artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en gelet op artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet gelezen het voorstel van het college van 27 januari 2012; BESLUIT: 1. Toestemming te geven aan het college van Burgemeester en Wethouders tot het treffen van een bilaterale Gemeenschappelijke regeling "Bovengemeentelijke samenwerking ICT" met de gemeente Zundert. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 28 februari 2012. DE RAAD VOORNOEMD, 45 ' mm m m voorzitter. griffier.
ZG emeente m u ndert WW w Gemeente Oosterhout BOVENGEMEENTELIJKE SAMENWERKING ICT ZUNDERT EN OOSTERHOUT Partijen, het college van burgemeester en wethouders van Oosterhout (hierna te noemen Oosterhout) en het college van burgemeester en wethouders van Zundert (hierna te noemen Zundert), gelet op artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en gelet op artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet, overwegende: dat Partijen van oordeel zijn dat als gevolg van een aantal bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen steeds hogere eisen worden gesteld aan hun bestuurskracht en de kwaliteit van hun bestuurlijke besluitvorming; dat de burgers steeds hogere eisen stellen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de ambtelijke organisaties; dat het belang van informatisering en automatisering voor de dienstverlening van de gemeente aan burgers, instellingen en bedrijven toeneemt; dat met behoud van de gemeentelijke identiteit en gemeentelijke zelfstandigheid samenwerking wordt gezocht om de ambities van een elektronische gemeente en van digitale dienstverlening aan de burger, instellingen en bedrijven versneld te kunnen realiseren; dat op basis van efficiency voordelen en efficiëntere werkmethoden gezamenlijk een hogere kwaliteit van dienstverlening aan de burger en een betere ondersteuning van het bestuur van de gemeenten kan worden gerealiseerd; dat door bundeling van krachten en kennis, door verruiming van de mogelijkheid tot het aantrekken van specialisten en door een bredere bezetting de professionaliteit van de dienstverlening toe- en de kwetsbaarheid van organisaties afneemt en de innovatiekracht wordt vergroot; dat middelen en personeel op het gebied van Informatisering Et Automatisering worden geïntegreerd en de uitvoering van ICT-taken wordt ondergebracht bij de gemeente Oosterhout;
Bovengemeentelijke samenwerking ICT Zundert - Oosterhout 2 dat Partijen eikaars wederzijdse belangen, taken en verantwoordelijkheden erkennen; dat Partijen elk een rol hebben en verantwoordelijkheid dragen om de wederzijdse verwachtingen van de samenwerking waar te maken, besluiten de volgende gemeenschappelijke ARTIKEL 1 regeling samenwerking ICT te treffen: BEGRIPSBEPALINGEN In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder a. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); b. Regeling: de gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT c. Partijen: (het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Zundert gezamenlijk. d. Uittredingsplan: het plan als omschreven in lid 4 van artikel 7 van deze Regeling. ARTIKEL 2 BELANG Deze Regeling wordt getroffen om het belang te behartigen van samenwerking bij het ondersteunen met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. ARTIKEL 3 TAKEN 1. De colleges van Oosterhout en van Zundert maken nadere afspraken over de omvang en het niveau van de in stand te houden ICT-omgeving door Oosterhout en de taakuitoefening door Oosterhout op het gebied van informatisering en automatisering alsmede over de daartegenover staande vergoeding te betalen door Zundert aan Oosterhout. 2. De in het eerste lid genoemde afspraken zullen worden opgenomen in de productenen dienstencatalogus (PDC). Deze producten- en dienstencatalogus maakt na ondertekening door Partijen onderdeel uit van deze Regeling als appendix 1 waarbij de inhoud wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald. Aan de producten- en dienstencatalogus is de lijst met 15 uit te werken punten gehecht die zijn opgenomen in de Intentieovereenkomst tot doorontwikkeling van de ICT-organisatie door ICTsamenwerking van 30 juni 2011. Deze lijst wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald. Bij unaniem besluit van de colleges van Oosterhout en van Zundert kan de productenen dienstencatalogus, inclusief de lijst met 15 uit te werken punten als voornoemd, worden gewijzigd. In afwijking van het bepaalde in artikel 7, eerste lid van deze Regeling is instemming van de gemeenteraden van de Partijen voor wijziging van de producten- en dienstencatalogus, inclusief de lijst met 15 uit te werken punten als voornoemd, niet vereist. ARTIKEL 4 INTEGRATIE l&a Middelen en personeel op het gebied van informatisering Et automatisering worden geïntegreerd. Partijen maken nadere afspraken om deze integratie te realiseren. Deze nadere afspraken zijn opgenomen in appendix 2 bij deze Regeling. Voornoemde appendix 2 maakt na ondertekening door Partijen onderdeel uit van deze Regeling waarbij de inhoud wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald.
Bovengemeentelijke samenwerking ICT Zundert - Oosterhout 3 Toelichting op artikel 2, 3 en 4 De R e g e l i n g is g e t r o f f e n t e r b e h a r t i g i n g v a n h e t b e l a n g v a n s a m e n w e r k i n g bij h e t o n d e r s t e u n e n met informatisering en automatisering van de g e m e e n t e l i j k e dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. De R e g e l i n g v o o r z i e t in h e t c o n c e n t r e r e n v a n t a k e n o p h e t g e b i e d v a n i n f o r m a t i s e r i n g e n automatisering. Daartoe worden middelen en personeel geïntegreerd. Een f l e x i b e l e o r g a n i s a t i e m e t s l a g k r a c h t is n o o d z a k e l i j k o m w e n d b a a r t e k u n n e n i n s p e l e n op d e o n t w i k k e l i n g e n o p h e t g e b i e d v a n i n f o r m a t i s e r i n g e n a u t o m a t i s e r i n g. D a a r o m is g e k o z e n v o o r e e n g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g z o n d e r o p e n b a a r l i c h a a m e n z o n d e r g e m e e n s c h a p p e l i j k o r g a a n als b e d o e l d in a r t i k e l 8 v a n d e W e t. De a r t i k e l e n 1, 8, d e r d e l i d, 9, e e r s t e l i d, 10, e e r s t e l i d, 2 6, d e r d e l i d e n a r t i k e l 27 v a n d e W e t z i j n v a n t o e p a s s i n g o p e e n d e r g e l i j k e g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g. Bij a a n v a n g v a n d e s a m e n w e r k i n g is v a s t g e l e g d in d e p r o d u c t e n - e n d i e n s t e n c a t a l o g u s w e l k e t a k e n w o r d e n u i t g e v o e r d. O m d e b e o o g d e f l e x i b i l i t e i t t e b e r e i k e n is t e v e n s o p g e n o m e n d a t d e PDC bij u n a n i e m b e s l u i t kan w o r d e n g e w i j z i g d. ARTIKEL 5 LOOPTIJD Deze Regeling met de bijbehorende appendices treedt in werking op 1 januari 2013 en is aangegaan voor onbepaalde tijd. ARTIKEL 6 TOETREDING Na het treffen van deze Regeling is toetreden door een andere Partij niet mogelijk. ARTIKEL 7 WIJZIGING, UITTREDING, OPHEFFING 1. De Regeling kan worden gewijzigd of worden opgeheven bij unaniem besluit van Partijen bij deze Regeling, na verkregen toestemming van de gemeenteraden van Partijen. 2. Een Partij kan uittreden uit de Regeling door een daartoe strekkend besluit te nemen, na verkregen toestemming van de gemeenteraad van deze Partij. 3. Effectuering van het besluit tot uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het vierde kalenderjaar volgend op het jaar waarin het college van Zundert zijn besluit tot uittreding uit de Regeling aangetekend aan Oosterhout heeft toegezonden. 4. Partijen stellen uiterlijk op 31 december van het jaar waarin het besluit tot uittreden is genomen gezamenlijk een Uittredingsplan vast waarin alle aspecten en gevolgen van de uittreding worden geregeld. Met inachtneming van de risicodragende positie die Oosterhout heeft, neemt de uittredende Partij naar redelijkheid en billijkheid de gevolgen van de uittreding voor zijn rekening, waarbij rekening wordt gehouden met de (waarde) inbreng van de uittredende Partij bij de start van de samenwerking. T o e l i c h t i n g bij a r t i k e l 6 e n 7 P a r t i j e n b e o g e n v o o r l a n g e r e t i j d e e n s a m e n w e r k i n g a a n t e g a a n. Dit m a a k t h e t m o g e l i j k o m m i d d e l e n e n m e n s e n t e i n t e g r e r e n e n d a a r b i j b e h o u d v a n w e r k g e l e g e n h e i d als uitgangspunt t e n e m e n. V o o r d e u i t v o e r i n g v a n d e p r o d u c t e n - e n d i e n s t e n c a t a l o g u s is i n d e p r o d u c t e n - e n d i e n s t e n c a t a l o g u s v o o r z i e n in d i v e r s e c o n t a c t m o m e n t e n t u s s e n P a r t i j e n o p o p e r a t i o n e e l e n s t r a t e g i s c h n i v e a u. De u i t v o e r i n g v a n d e t a k e n o f d e b e t a l i n g v a n d e d a a r t e g e n o v e r s t a a n d e vergoeding dient eerst hierin te worden besproken indien Partijen hieromtrent een meningsverschil hebben. Daarbij dient aan de a n d e r e Partij v o l d o e n d e gelegenheid te worden g e b o d e n o m, i n d i e n er s p r a k e is v a n e e n t e k o r t k o m i n g, d e z e t e k o r t k o m i n g t e h e r s t e l l e n. In h e t g e v a l P a r t i j e n v a n m e n i n g b l i j v e n v e r s c h i l l e n k a n o v e r e e n k o m s t i g a r t i k e l 9 v a n d e R e g e l i n g dit w o r d e n v o o r g e l e g d a a n e e n g e s c h i l l e n c o m m i s s i e o f d i t kan e e n r e d e n z i j n o m uit d e R e g e l i n g t e treden.
Bovengemeentelijke samenwerking ICT Zundert - Oosterhout 4 Door e e n t e r m i j n op t e n e m e n w e l k e in a c h t m o e t w o r d e n g e n o m e n d o o r b e i d e p a r t i j e n a l v o r e n s u i t t r e d e n w o r d t g e ë f f e c t u e e r d, is het m o g e l i j k o m bij u i t t r e d i n g u i t d e R e g e l i n g v e r p l i c h t i n g e n j e g e n s d e r d e n op e e n o r d e n t e l i j k e w i j z e af t e b o u w e n. Dit g e e f t b i j v o o r b e e l d d e m o g e l i j k h e i d o m l o p e n d e c o n t r a c t e n t e b e ë i n d i g e n. Het is n i e t d e b e d o e l i n g v a n P a r t i j e n d a t d e t e r m i j n e e n p e r i o d e is w a a r i n d e t a a k u i t o e f e n i n g z e l f w o r d t a f g e b o u w d. Er is v e r d e r b e p a a l d d a t P a r t i j e n e e n uittredingsplan opstellen waarin alle aspecten en gevolgen van de uittreding w o r d e n geregeld. ARTIKEL 8 EVALUATIE De Regeling wordt periodiek geëvalueerd door Partijen. Dit zal voor het eerst plaats vinden twee jaar na de datum van inwerkingtreding van de Regeling en vervolgens elke vier jaar. ARTIKEL 9 GESCHILLENREGELING 1. Voordat over een geschil als bedoeld in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, leggen Partijen het geschil voor aan een commissie. 2. Indien er een geschil ontstaat buiten de gevallen waarin artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing is, leggen Partijen dit geschil voor aan een commissie. Het advies van deze commissie is voor Partijen bindend. De commissie beslist met inachtneming van de afspraken in deze Regeling met de bijbehorende appendices en beslist met inachtneming van de regels van het Nederlands recht. 3. De commissie als bedoeld in het eerste of in het tweede lid bestaat uit drie leden. Eén lid wordt aangewezen door Zundert en één lid door Oosterhout. Deze twee leden wijzen gezamenlijk een derde lid aan dat tevens als voorzitter van de commissie optreedt, leder der Partijen draagt de helft van de kosten verbonden aan het inschakelen van de commissie. ARTIKEL 10 GEWIJZIGDE OMSTANDIGHEDEN Bij ingrijpende wijziging van de omstandigheden, waaronder mede worden verstaan ingrijpende wijzingen van wet- of regelgeving of ingrijpend gewijzigde rechterlijke oordelen, die naar het oordeel van Partijen of één der Partijen gevolgen hebben voor de rechtsverhouding tussen Partijen, zullen Partijen trachten in onderling overleg tot een voor Partijen aanvaardbare aanpassing van die rechtsverhouding te geraken, daarbij rekening houdend met hun wederzijdse belangen. Indien het overleg niet binnen redelijke termijn plaatsvindt of niet tot overeenstemming leidt heeft de meest gerede Partij het recht om deze omstandigheid aan te merken als een geschil. ARTIKEL 11 SLOTBEPALINGEN 1. De in deze Regeling genoemde en door Partijen getekende appendices maken deel uit van deze Regeling en zijn hiermee onlosmakelijk verbonden. Desalniettemin kunnen de in deze Regeling genoemde appendices afzonderlijk aan een der bepalingen in deze Regeling worden getoetst, waarbij de Regeling prevaleert boven de appendices, zonder dat daardoor de overige delen van de appendices worden aangetast. 2. Partijen verklaren dat de deze Regeling met bijbehorende appendices de tussen hen gemaakte afspraken volledig weergeeft. Wijzigingen van deze regeling en/of de bijbehorende appendices zijn tussen Partijen alleen verbindend indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en door alle Partijen zijn ondertekend. 3. Oosterhout is geen vergoeding van schade of kosten aan Zundert verschuldigd in het geval van een tekortkoming in de uitoefening van de taken uit deze Regeling
Bovengemeentelijke samenwerking ICT 5 Zundert - Oosterľiout (inclusief de bijbehorende appendices) of in het instandhouden van de gemeenschappelijke ICT omgeving of in het geval van storingen of incidenten betreffende de gemeenschappelijke ICT omgeving of in het geval van gebreken in de apparatuur of software. Zundert vrijwaart Oosterhout voor alle aanspraken van derden voor zover dit aanspraken betreft waarvoor Oosterhout op grond van de eerste volzin geen vergoeding verschuldigd is aan Zundert Het in de eerste volzin bepaalde geldt niet indien er sprake is van opzet of grove schuld van Oosterhout. 4. Het college van Oosterhout wordt aangewezen als het gemeentebestuur zoals bedoeld in artikel 26 van de Wet. 5. Het college van Oosterhout en het college van Zundert dragen zorg voor bekendmaking van deze regeling op een in de betreffende gemeente gebruikelijke wijze. 6. Deze regeling kan worden aangehaald als "Gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT" Toelichting op artikel 11 De Regeling dient een gemeentebestuur aan te wijzen dat de regeling toezendt aan gedeputeerde staten van de provincie waarin de deelnemende gemeenten zijn gelegen. (Artikel 26 van de Wet). De Regeling wijst daartoe het college van Oosterhout aan. In het vijfde lid van dit artikel wordt omschreven op welke wijze het besluit om de Regeling te treffen wordt bekendgemaakt zodat burgers worden geïnformeerd over de getroffen Regeling. Aldus getekend op het college van Zundert het college van Oosterhout,, burgemeester,, burgemeester,, secretaris., secretaris.
ZG undert emeente, WW W Gemeente Oosterhout BOVENGEMEENTELIJKE ICT SAMENWERKING ZUNDERT EN OOSTERHOUT APPENDIX 2: INTEGRATIE VAN MENSEN EN MIDDELEN ICT Partijen, De gemeente Zundert te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester mevrouw L.C. Poppe-de Looff en handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Zundert van verder te noemen Zundert; De gemeente Oosterhout te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester mr. drs. S.W.Th. Huisman en handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Oosterhout van verder te noemen Oosterhout, gelet op artikel 4 van de Gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt: ARTIKEL 1 MIGRA TIEKOSTEN 1. De migratiekosten ad C 335.000 (zegge: driehonderdvijfendertigduizend euro) exclusief BTW die nodig zijn voor de toetreding in de ICT-omgeving zijn voor rekening van Zundert. 2. De betaling van de migratiekosten door Zundert dient plaats te vinden 30 dagen na facturering, die plaatsvindt direct na het treffen van de regeling. ARTIKEL 2 GOEDEREN 1. Zundert draagt over, en verklaart daartoe bevoegd te zijn, aan Oosterhout haar apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten en licenties die onder deze gemeenschappelijke regeling en de PDC vallen. Eventueel aan de overdracht verbonden kosten zijn voor rekening van Zundert. Partijen stellen een lijst op van de overgedragen goederen en de lopende verplichtingen van Zundert. 2. De aanschaf van apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties die onder deze gemeenschappelijke
Integratie mensen en middelen ICT Zundert - Oosterhout 2 regeling en de PDC vallen geschiedt door Oosterhout die voornoemde goederen in eigendom verkrijgt ongeacht de locatie waar voornoemde goederen zich bevinden. 3. Voor zover vanwege de intellectuele eigendomsrechten de apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties die onder deze gemeenschappelijke regeling en de PDC vallen en die door Zundert worden gebruikt niet in eigendom aan Oosterhout kunnen worden geleverd, volmachtigt de burgemeester van de gemeente Zundert hierbij het hoofd Equalit om voornoemde goederen namens Zundert in eigendom te verkrijgen. 4. Indien Zundert apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties wenst aan te schaffen die vallen buiten de producten- en dienstencatalogus en Oosterhout stemt met de aanschaf daarvan in, dan worden de extra kosten die daarmee zijn gemoeid apart aan Zundert in rekening gebracht. ARTIKEL 3 PERSONEEL 1. Gedurende het eerste jaar wordt de medewerker van Zundert gedetacheerd bij de gemeente Oosterhout waartoe een detacheringovereenkomst wordt gesloten. 2. Er wordt een vergelijking gemaakt van de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals die op dat moment zijn. Eventuele verschillen worden tegen elkaar afgewogen (voordelen versus nadelen) en indien nodig worden afkoopregelingen/'bedragen, afbouw- of overgangsregelingen opgesteld. De kosten hiervan zijn voor Zundert. 3. Op basis van deze vergelijking (lid 2) worden voor de medewerker van Zundert individuele afspraken vastgelegd (afkoopregelingen/'bedragen enz.). De huidige salarisschaal wordt gegarandeerd. De afspraken zullen worden besproken met de betrokken medewerker. 4. Binnen 1 jaar moet de medewerker van Zundert duidelijkheid hebben over de toekomstige invulling van het dienstverband na 1 jaar. 5. Bij ontslag door Oosterhout van een medewerker die is overgenomen van Zundert op grond van onbekwaamheid of ongeschiktheid voor de vervulling van zijn betrekking anders dan op grond van ziekten of gebreken of bij geheel of gedeeltelijk ontslag of herplaatsing op grond van onbekwaamheid of ongeschiktheid voor vervulling van zijn betrekking op grond van ziekten of gebreken komen de aanspraken op de wettelijke en bovenwettelijke werkloosheidsuitkering (of de daarvoor in de plaats getreden regeling/collectieve aanspraken) bij Oosterhout voor rekening van Zundert volgens de formule 60-N N waarbij N het aantal maanden in dienst van Oosterhout. Aldus getekend op De burgemeester van de gemeente Zundert L.C. Poppe-de Looff De burgemeester van de gemeente Oosterhout mr. drs. S.W.Th. Huisman
Nadere toelichting op de dienstverlening van Equalit Uit het vooronderzoek en verkennende gesprekken om tot samenwerking te komen, zijn in de intentieverklaring een 15-tal punten geformuleerd, die nader uitgewerkt moesten gaan worden. In deze bijlage zijn deze punten uitgewerkt als aanvulling op de Equalit Producten- en Dienstencatalogus 2.3 (PDC) en bijbehorende dienstbeschrijvingen (DB's). Als er een nieuwe versie van de PDC in de deelnemersraad wordt vastgesteld, dan kan een deel van onderstaande punten daarin verwerkt zijn. Zundert en Equalit bepalen dan gezamenlijk welke punten door de nieuwe PDC worden afgedekt en welke punten uit dit overzicht nog wel valide zijn. 1. Verdeling van verantwoordelijkheden: 1.1. Partijen volgen voor communicatie en escalatie het volgende model. Communicatie: (cieeín Deelnemersraad Tactisch Overleg err, ( Niveau 3 Strategische zaken Niveau 2 Tactische zaken Niveau 1 Operationele zaken Gemeente Zundert Hoofd afdeling Bedrijfsvoering WillemJan van Tilborg Coördinator IPB Inge van Eekelen Functioneel Beheerder Diverse personen Equalit Namens management Equalit Unitleider Willem Zwijgers Strategisch adviseur UlcoHollink Service Desk medewerker Diverse personen
Escalatie: Niveau 3 Niveau 2 Niveau 1 Gemeente Zundert Hoofd afdeling Bedrijfsvoering Coördinator IPB of afdelingsmanager Functioneel Beheerder of coördinator Equalit Klachtenprocedure gemeente Oosterhout Namens management Equalit Unitleider Willem Zwijgers Senior servicedesk Carla Koning 1.2. Een nadere beschrijving van de wederzijdse verantwoordelijkheden van benoemde rollen op strategisch, tactisch en operationeel niveau is vastgelegd in de PDC 2.3 (blz 5) en zal in de loop van 2012 in gezamenlijk met alle deelnemers verder worden uitgewerkt. 2. Standaard dienstverleningen niet-standaard dienstverlening: 2.1. Standaard dienstverlening omvat zonder meerkosten. A. Projecten en wijzigingen, voor zover uitvoerbaar binnen de standaarden van Equalit; B. Alle beheeractiviteiten van alle door Equalit beheerde applicaties. Dit omvat ook 1 dataverbinding naar 1 hoofdlocatie en per 100 accounts 1 dataverbinding naar 1 dislocatie. Een dislocatie wordt alleen voor thin clients ontsloten. Uitgangspunt is dat Equalit zorgt voor een goede performance van de verbindingen, de genoemde minimale en maximale capaciteit is een richtlijn. C. Alle in de PDC benoemde dienstverlening, uitgezonderd de diensten waarvoor in de tarievenbijlage een tarief is vastgesteld; deze plusdiensten kunnen facultatief worden afgenomen. 3 Volgende activiteiten en posten vallen niet onder standaard dienstverlening en dienen tegen meerkosten te worden afgenomen. Daar waar Equalit levert, worden de meerkosten vooraf inzichtelijk gemaakt door Equalit. A. Directe kosten aan applicatieleveranciers bij projecten en wijzigingen; B. Door Zundert uitgevoerde werkzaamheden in het kader van projecten, wijzigingen en beheer; C. Maatwerk zoals afwijkende infrastructuur of extra licenties; D. Andere dan bij artikel 2.1.B genoemde verbindingen; E. Support en onderhoud door applicatieleveranciers; F. Alle diensten waarvoor in de tarievenbijlage een tarief is vastgesteld; G. Verlenging van openingstijden buiten de standaard openingstijden; H. Ondersteuning bij calamiteiten (rampen). Dienstbeschrijving (DB) Rampen 8t Crises moet nog in de deelnemersraad worden vastgesteld. 3 Architectuur: 3.1 Equalit richt zich in haar ICT-architectuur op landelijke en regionale standaarden (zoals KAG West-Brabant) met als doel de connecteerbaarheid van de ICT-omgeving van Zundert naar niet aan de GR Equalit deelnemende partijen en onderkent daarbij het belang van de samenwerking die Zundert heeft met partijen in de regio West Brabant. 2
3.2 Z u n d e r t zal in h a a r a f s p r a k e n m e t niet a a n d e G R E q u a l i t d e e l n e m e n d e p a r t i j e n r e k e n i n g houden m e t standaarden en richtlijnen zoals die d o o r Equalit w o r d e n g e h a n t e e r d. 3.3 Uitgangspunten v o o r de architectuur zijn: A. Het g e n e r i e k e i n f o r m a t i e b e l e i d s p l a n m e t b i j b e h o r e n d e p l a n n i n g, d e r o a d m a p e n d e S O L L - B. S t a n d a a r d e n d i e d o o r het K w a l i t e i t s i n s t i t u u t N e d e r l a n d s e G e m e e n t e n (KING) b e s c h i k b a a r C. A f s p r a k e n die in r e g i o n a a l v e r b a n d w o r d e n g e m a a k t o v e r d e k o p p e l i n g v a n n e t w e r k e n. architectuur (gereed Q l 2012); zijn g e s t e l d ; 4. Innovatie e n o n t w i k k e l i n g : De i n f o r m a t i e a d v i s e u r s (l-adviseurs) v a n E q u a l i t v o l g e n d e l a n d e l i j k e o n t w i k k e l i n g e n o p h e t g e b i e d v a n o n d e r m e e r e - o v e r h e i d, het N U P e n b a s i s r e g i s t r a t i e s. A d v i s e u r s zijn s p e c i a l i s t o p e e n b e p a a l d v a k g e b i e d. Zij v e r t a l e n d e l a n d e l i j k e o n t w i k k e l i n g d o o r n a a r e e n a d v i e s b r i e f v o o r d e d e e l n e m e r s w a a r i n o p basis v a n het 9 - v l a k s m o d e l v a n Prof. M a e s d e m o g e l i j k e e f f e c t e n v a n die n i e u w e o n t w i k k e l i n g v o o r d e g e m e e n t e l i j k e o r g a n i s a t i e w o r d t g e s c h e t s t. Indien d o o r d e d e e l n e m e r s r a a d o p basis v a n e e n p r o j e c t b r i e f w o r d t b e s l o t e n o m g e z a m e n l i j k e e n n i e u w e ontwikkeling aan te pakken, w o r d t e e n l-adviseur trekker van e e n o v e r k o e p e l e n d overleg, w a a r i n in i e d e r g e v a l d e l o k a l e p r o j e c t l e i d e r v a n e l k e g e m e e n t e a a n d e e l n e e m t. Dit o v e r l e g stelt g e z a m e n l i j k e e n Plan v a n Eisen o p, b e s t e e d t g e z a m e n l i j k a a n e e n s e l e c t e e r t g e z a m e n l i j k een pakket. Een projectleider v a n Equalit zorgt daarna v o o r de technische i m p l e m e n t a t i e v a n het p a k k e t bij E q u a l i t. Een b e s c h r i j v i n g v a n d e t a a k v e r d e l i n g bij i n n o v a t i e e n O n t w i k k e l i n g zal in de l o o p v a n 2 0 1 2 in g e z a m e n l i j k m e t alle d e e l n e m e r s v e r d e r w o r d e n u i t g e w e r k t. Daarnaast vindt er periodiek overleg met Z u n d e r t plaats o m de specifiek lokale innovatie en o n t w i k k e l i n g e n inzichtelijk t e krijgen e n t e b e g e l e i d e n. 5. K l a n t t e v r e d e n h e i d : De r e s u l t a t e n v a n v e r b e t e r i n g e n n a a r a a n l e i d i n g v a n k l a n t t e v r e d e n h e i d s m e t i n g e n w o r d e n 2-jaarlijks g e r a p p o r t e e r d. 6. G e b r u i k e r s o n d e r s t e u n i n g e n o p l e i d i n g : Z u n d e r t is v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r h e t o n t w i k k e l e n e n g e v e n v a n o p l e i d i n g e n. E q u a l i t f a c i l i t e e r t o p l e i d i n g e n m e t het b e s c h i k b a a r s t e l l e n v a n e e n c u r s u s r u i m t e (zie D B cursusruimte). 7. O p e r a t i o n e l e e n t a c t i s c h e b e h e e r p r o c e s s e n : 7.1 Bij i n c i d e n t e n m e t classificatie " c r i t i c a l " w o r d t i e d e r k w a r t i e r e e n u p d a t e w o r d t g e g e v e n v a n d e s t a t u s v a n het i n c i d e n t. Bij a n d e r e c l a s s i f i c a t i e s v a n i n c i d e n t e n w o r d t d e a p p l i c a t i e A s s y s t up-to-date g e h o u d e n, zodat g e a u t o r i s e e r d e n van Zundert op d e hoogte blijven van de a f h a n d e l i n g. W a n n e e r d e o p l o s t e r m i j n w o r d t o v e r s c h r e d e n, w o r d t niet e e n n i e u w e verwachte oplostermijn gecommuniceerd. 7.2 De p r o c e s s t a p p e n v a n e e n R e q u e s t f o r C h a n g e zijn b e s c h r e v e n in h e t d o c u m e n t c h a n g e m a n a g e m e n t ( i n t e r n e p r o c e s b e s c h r i j v i n g s e r v i c e d e s k is h i e r t o e g e v o e g d ) 3
8. Tarieven en kostenniveau: Alle bepalingen betreffende tarieven en kostenniveau zijn vastgelegd in PDC 2.3, tarievenbijlage en punt 2 van dit document of dienen vastgelegd te worden in aanvullende overeenkomsten tussen Equalit en Zundert. 9. Rapportages: Equalit werkt met een standaard maandelijkse rapportage naar alle deelnemers. De gezamenlijke deelnemers kunnen kan in overleg met Equalit de inhoud van de performance rapportage naar behoefte laten aanpassen. Indien gewenst kunnen er kwartaalrapportages voor het MT worden gemaakt, die naar behoefte van Zundert kunnen worden aangepast. 10. Eigendom: In appendix 2 bij de regeling en bijbehorende details is voor alle ICT items vastgelegd welke partij na migratie eigenaar is. 11. Kwaliteitsbewaking: Equalit heeft kwaliteit hoog in het vaandel staan en laat zich hier regelmatig op toetsen door een onafhankelijk bureau, waarbij momenteel als referentiekader de COBIT richtlijnen worden gehanteerd. Tevens kent Equalit een kwaliteitssysteem van interne auditing. Hiermee wordt kwaliteit van dienstverlening geborgd. 12. Looptijd: Zundert behoudt zich het recht voor de overeenkomst te beëindigen wanneer Equalit haar dienstverlening in een andere vorm dan een publiekrechtelijke samenwerking zou voortzetten. 13. Personeel: Zie bijlage Integratie van mensen en middelen ICT 14.Samenwerking: Equalit erkent de behoefte van Zundert om samen te werken binnen de regio West Brabant met derde partijen op een aantal primaire processen van en zal al het mogelijke doen om hierin te faciliteren. Equalit is daarbij wel afhankelijk van de partij waarmee samenwerking wordt gezocht en hiervoor kunnen extra kosten in rekening worden gebracht. 15.Transitie: Alle bepalingen betreffende de transitie zijn vastgelegd in de bijlage Integratie van mensen en middelen ICT. 4
PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS SHARED SERVICE CENTRUM raįualit Equalit PDC 2.4
WW Sļualit Producten- en dienstencatalogus Versiebeheer Versie # Datum Auteur Deel Reden voor wijziging 2.0 06-05-2010 Equalit Alles Herziening PDC 2009 2.1 10-05-2010 Equalit Alles Detailwijzigingen n.a.v. tactisch overleg dd 6 mei 2010. 2.2 14-06-2010 18-8-2010 Equalit Alles Detailaanwijzingen n.a.v. terugkoppeling 2.1 naar tactisch overleg 2.3. 10-08-2011 Equalit Alles Opmerkingen deelnemersraad en aanvullingen Equalit 2.4 15-11-2011 23-12-2011 Equalit Alles Opmerkingen deelnemersraad Vastgesteld in deelnemersraad van : 23 december 2011 bladzijde 2 van 15
WW i^kt. I a I if Producten- en dienstencatalogus Inhoudsopgave Voorwoord 4 1 Over Equalit 5 1.1 Taken, rollen en overlegstructuur 5 1.2 Organisatie Equalit 6 1.2.1 Servicemanagement 6 1.2.2 Advies en projecten 6 1.2.3 Operations 7 1.2.4 Ondersteuning 7 2 Dienstverlening 8 2.1 Uw eerste aanspreekpunt: Servicedesk Equalit 8 2.1.1 Netto levertijd van een incident of change 8 2.2 Incidentmanagement 8 2.3 Change management 10 2.4 Performance en rapportages 10 2.4.1 Gebruikstijden 10 2.5 Tevredenheidsonderzoek 11 2.6 Klachtenprocedure 11 3 Dienstbeschrij vingen 12 4 Financiën 13 4.1 Verrekening per standaard account (per gebruiker) 13 4.2 Reductie standaard accounts 13 4.3. Hardware 13 4.4. Overige diensten 8l Specials 14 4.5. Betaling 14 4.6 Jaarlijkse indexering 14 4.7 BTW 14 Verwijzingen 15 bladzijde 3 van 15
WW (^ualit Producten- en dienstencatalogus Voorwoord Voor u ligt de Producten- en dienstencatalogus, versie 2.4. De catalogus beschrijft de ICTdienstverlening die wij aan uw organisatie leveren. De Producten- en dienstencatalogus zal periodiek worden geactualiseerd. De meest recente versie treft u altijd aan op de website van Equalit. De laatste jaren is er veel werk verricht bij Equalit. Van pioniersorganisatie groeien we door naar een volwassen organisatie. Daarbij hebben we aandacht voor een breed ICT-platform waarop alle deelnemers hun diensten van ons geleverd krijgen. Professionalisering van processen is een ander belangrijk aandachtspunt. Elke twee jaar kunnen u en uw medewerkers via het tevredenheidonderzoek aangeven wat u van onze dienstverlening vindt. In het laatste tevredenheidonderzoek gaf u onze totale dienstverlening een voldoende. Er waren echter twee duidelijke negatieve uitschieters. De snelheid van het netwerk en de communicatie rond de afhandeling van meldingen beoordeelde u als onvoldoende. Deze twee zaken hebben onze extra aandacht gekregen. Er wordt een groter beroep op Equalit gedaan voor ondersteuning bij implementaties. Om dit goed te kunnen doen, hebben wij inmiddels ICT-projectleiders in dienst. Zo zijn we in staat in het complexe speelveld van deelnemers, leveranciers en Equalit-medewerkers het overzicht te houden en de afgesproken resultaten op te leveren. Wij zijn er trots op om niet alleen de ICT van uw organisatie te mogen verzorgen, maar ook een rol als kenniscentrum voor e-overheidsvraagstukken te vervullen. Samen met u en andere partijen kunnen we via dat platform innovaties op het gebied van de e-overheid realiseren. Onze uitdaging is om dit op een transparante en verantwoorde wijze te doen. Deze catalogus en de daarbij behorende dienstbeschrijvingen zijn daarbij een belangrijk instrument. Als er in de deelnemersraad besluiten worden genomen die tot aanpassing van dit document leiden, dan zullen wij dat direct doen. Zo weet u altijd precies wat u van ons mag verwachten. Oosterhout, Met vriendelijke groet, Willem Zwijgers Hoofd Equalit bladzijde 4 van 15
WW rajualit Producten- en dienstencatalogus 1 Over Equalit Op 1 januari 2007 heeft de gemeente Oosterhout het initiatief genomen om een Shared Service Centrum (SSC) voor ICT-dienstverlening op te richten: Equalit. Voor haar deelnemers verzorgt Equalit de ICT-dienstverlening en is een volwaardig kenniscentrum. Hiermee biedt Equalit een platform aan waarop gemeenten tot samenwerking kunnen komen. Uitgangspunt in de samenwerking is dat schaalvergroting een belangrijke bijdrage levert aan de realisatie van de individuele doelstellingen van de deelnemers. Equalit draagt in deze context bij aan: «de gezamenlijke uitvoering van de publieke taak; «het waarborgen van de continuïteit van de ICT-dienstverlening;» het beperken van (stijgende) ICT-kosten; «het verbeteren van kwaliteit en vergroten van innovatiekracht; «het verhogen van de aantrekkelijkheid als werkgever;» het verhogen van de technische beschikbaarheid. Naast automatiseringsdiensten levert Equalit advieswerk op het terrein van de informatiehuishouding. Nieuwe ontwikkelingen worden nauwkeurig in de gaten gehouden, deelnemers worden in adviserende zin ondersteund en zo nodig wordt begeleiding bij implementatietrajecten geboden. In deze Producten- en dienstencatalogus wordt een beeld geschetst van Equalit en haar productenen dienstenpakket. Voor de exacte omschrijving van diensten, kunt u de bijbehorende dienstbeschrijvingen raadplegen. 1.1 Taken, rollen en overlegstructuur Gemeenschappelijke regeling De formeel juridische basis voor deelname aan Equalit is een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeente Oosterhout en de organisatie die gebruik wenst te maken van de diensten van Equalit. Omdat een flexibele organisatie met slagkracht noodzakelijk is om wendbaar te kunnen inspelen op de ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering, is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan als bedoeld in artikel 8 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De gemeenschappelijke regeling wordt aangegaan door de colleges van burgemeester en wethouders van beide gemeenten. Afwijkend van onderstaande overlegstructuur neemt deelnemer!go alleen deel aan het tactisch overleg. Strategisch overleg Op strategisch niveau heeft de directeur/afdelingsmanager Bedrijfsvoering zitting in de deelnemersraad van Equalit. Dit is een maandelijks overleg, waarbij het hoofd Equalit en het de strategisch adviseur aanzitten. Tactisch overleg Op tactisch niveau vindt het tactisch overleg plaats. Dit is een maandelijks overleg met de strategisch adviseur van Equalit en de door de directeuren bedrijfsvoering aangewezen vertegenwoordigers vanuit de deelnemer, de tactisch contactpersonen. bladzijde 5 van 15
WW (Sļualit Producten- en dienstencatalogus Functioneel beheerderoverleg Op operationeel niveau vindt overleg plaats tussen de functioneel beheerders en een vertegenwoordiging van Equalit. Dit functioneel beheerderoverleg vindt in iedere deelnemende organisatie periodiek plaats.. Dit overleg wordt door de deelnemer zelf georganiseerd en voorgezeten. De senior servicedesk neemt ook deel aan dit overleg. Naast de structurele overleggen zoals hiervoor beschreven worden verzoeken voor informatieadvies door de afdelingsmanagers en directieleden aangemeld bij de lokale l adviseur. Deze beoordeelt de ingediende verzoeken op basis van het informatiebeleidsplan en de bestaande informatiearchitectuur. De adviseur neemt het verzoek in behandeling en draagt, in samenspraak met de indiener, zorg voor de afhandeling van het verzoek. Uitvoering kan pas plaatsvinden na akkoord van de tactisch contactpersoon van de deelnemer. 1.2 Organisatie Equalit Equalit bestaat uit vier clusters: Servicemanagement, Advies en projecten, Operations, Ondersteuning en een staffunctie strategisch adviseur. Strategisch adviseur De strategisch adviseur is verantwoordelijk voor het onderhouden van de klantcontacten van bestaande en potentiële deelnemers op bestuurlijk en directieniveau. De strategisch adviseur inventariseert in gesprekken met management en contactpersoon van de deelnemers de ICT wensen voor de langere termijn. 1.2.1 Servicemanagement De Servicedesk is het eerste aanspreekpunt voor alle dienstverlening van Equalit en is de ingang voor alle medewerkers van de deelnemers. Storingen, problemen en mutaties worden bij de Servicedesk gemeld en in behandeling genomen. 1.2.2 Advies en projecten l-advies Binnen Equalit is er een team van informatieadviseurs (l adviseurs). Zij volgen de landelijke ontwikkelingen op het gebied van onder meer e overheid, het NUP, Geo informatievoorziening en basisregistraties. Adviseurs zijn specialist op een bepaald vakgebied. Zij vertalen de landelijke ontwikkeling door naar de deelnemerspecifieke situatie, beoordelen de daaruit voortvloeiende effecten en bewaken de samenhang tussen de vakgebieden en trajecten (l architectuur). Hiertoe brengen ze gevraagd en ongevraagd advies uit variërend van deelnemerniveau tot Equalit breed niveau. Het cluster Advies en projecten treedt op als regieorganisatie en initieert projectmatig implementatie van deze landelijke ontwikkelingen. Prioriteit ligt op de implementatie van de NU P projecten, e dienstverlening en Geo informatievoorziening. Project(bege)leiding Het cluster Advies en projecten richt zich voornamelijk op visie en beleidsvorming, maar de dienstverlening van Equalit gaat verder. Ook de implementatie van bijvoorbeeld mid officeoplossingen, basisregistraties en andere wettelijke verplichtingen worden door Equalit ondersteund. Wij voorzien in projectleiders die zorg dragen voor een gestructureerde implementatie binnen de bladzijde 6 van 15
WW (^ualit Producten- en dienstencatalogus infrastructuur van Equalit. Zij zijn hierbij vanuit Equalit centraal aanspreekpunt voor de lokale projectleiders van de deelnemers. Projectleiders van Equalit worden niet als lokaal projectleider bij de deelnemer ingezet. Met de inrichting van deelnemeroverstijgende projectgroepen, die door Equalit kunnen worden geïnitieerd, wordt kennis en ervaring tussen deelnemers uitgewisseld en hoeft niet het wiel steeds opnieuw te worden uitgevonden. Dit vertaalt zich direct door in een efficiencyvoordeel voor de deelnemers. Naast de deelnemeroverstijgende projecten begeleidt Equalit de deelnemers ook op individueel niveau bij de uitvoering van informatiseringprojecten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de vervanging van een burgerzakensysteem, de introductie van de gemeentebrede Gisviewer of de uitrol van nieuwe 'multifunctionals'. Functioneel applicatiebeheer en registratorschap Equalit staat voor service en betrouwbaarheid. Daarom biedt Equalit centraal het functioneel beheer aan van de generieke, deelnemeroverstijgende applicaties. Denk hierbij aan beheer van midofficetoepassingen en de Gisviewer. Het totale dienstenpakket, waaronder telefonie, beheer basisregistraties en de centrale registratorfunctie voor basisregistraties, is vastgelegd in de dienstbeschrijvingen. Architectuur Verbetering van de dienstverlening waarbij de burger centraal staat, een efficiënte en flexibele uitvoeringsorganisatie en de nagestreefde kwaliteit en resultaatgerichtheid beginnen met een samenhangende informatiehuishouding. Dit houdt in dat plannen, ontwikkelen, bouwen en implementeren plaatsvindt op basis van een masterplan: een architectuur. Het vormgeven van deze architectuur, informatiekundig en technisch, gebeurt binnen het cluster Advies en projecten door de I- en A-architecten. 1.2.3 Operations Operations heeft als belangrijkste doelstelling het efficiënt, flexibel en innovatief beheren en exploiteren van de technische infrastructuur van Equalit. Equalit kan hiermee correcte, kosteneffectieve en betrouwbare dienstverlening aanbieden aan de deelnemers. 1.2.4 Ondersteuning Het cluster Ondersteuning ondersteunt de Equalit-organisatie door bijvoorbeeld projectondersteuning, contract- en licentiebeheer en secretariële werkzaamheden. Vanuit de gemeente Oosterhout worden rollen vervuld op het gebied van personeel en organisatie, communicatie en financiën. bladzijde 7 van 15
WW raqualit Producten- en dienstencatalogus 2 Dienstverlening 2.1 Uw eerste aanspreekpunt: Servicedesk Equalit De Servicedesk is het eerste aanspreekpunt voor alle dienstverlening van Equalit. Deze diensten zijn opgedeeld in de volgende categorieën:» incident management;» change management;» performance en rapportages; «algemene vragen en problemen. De Servicedesk is op maandag tot en met vrijdag geopend van 07:30-17:00 uur. Voor de ondersteuning van de baliediensten is ervan maandag tot en met donderdag een consignatiedienst van 17.00-20.00 uur. Het telefoonnummer van deze dienst is bekend bij de verantwoordelijke voor de baliediensten. Het telefoonnummer van de Servicedesk is 0162 48 9345. In uw organisatie kan dit ook een intern nummer zijn dat doorschakelt naar de Servicedesk. Het e-mailadres van de Servicedesk is servicedesk@equalit.nl. Verzoeken die binnenkomen via dit e-mailadres worden binnen twee uur ingeboekt in het registratiesysteem. Vanaf dat moment gaat de oplostijd in (zie ook 2.2). Geautoriseerde medewerkers in de deelnemende organisaties hebben toegang tot het digitale klantportaal van Equalit. Via dit portaal kunt u een vraag stellen of een storing melden. Gebruikmaken van het klantportaal heeft voor u de volgende voordelen:» de mogelijkheid om 24 uur per dag incidenten te melden en/of vragen te stellen. De verwerking en beantwoording vindt overigens altijd plaats tijdens de openingstijden van de Servicedesk;» geen wachttijden bij het aanmelden van incidenten. 2.1.1 Netto levertijd van een incident of change De netto levertijd is het aantal uren of werkdagen waarbinnen een dienst geleverd moet zijn. De levertijd start na het inboeken van een call. Bij het bepalen van de netto tijd worden alleen de uren binnen kantoortijd gerekend. Hiernaast zijn er momenten waarop de klok stilgezet wordt (stop klok actie). Dit kan alleen in de volgende situaties:» wachten op actie uit de gebruikersomgeving I applicatiebeheerder. Denk hierbij aan akkoord testomgeving, aanleveren informatie, decharge melding. Wanneer er na de derde rappelering van Equalit aan de gebruiker geen input is geleverd, wordt de call gesloten. De tactisch contactpersoon van de deelnemer ontvangt hiervan een cc;» wachten op actie van een leverancier. Denk hierbij aan het aanleveren van een patch, instructies, het langskomen van een leverancier;» er is een afspraak voor verdere actie met de gebruiker I applicatiebeheerder gepland. Denk hierbij aan het gezamenlijk met een applicatiebeheerder plaatsen van een update of nieuwe versie. Equalit zal actief sturen op de uitvoering van genoemde activiteiten. In algemene zin zal de klok stopgezet worden als Equalit door externe omstandigheden geen invloed meer heeft op de doorlooptijd. 2.2 Incidentmanagement Een incident is een verstoring in de ICT-dienstverlening of een onverwachte situatie die het niveau van de dienstverlening verlaagt. Een verstoring in de ICT-dienstverlening kan plaatsvinden op het bladzijde 8 van 15