Het Symfonisch Orkest van de Vrije Universiteit Brussel STATUTEN Goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 8 maart 2014 1. Omschrijving en zetel 1.1. Het Symfonisch Orkest van de Vrije Universiteit Brussel, verder genoemd VUBorkest, is een vereniging van muzikanten die met inzet en plezier aan een muzikaal project meewerken. 1.2. VUBorkest is een feitelijke vereniging, opgericht voor onbepaalde duur. VUBorkest heeft zijn zetel op de Vrije Universiteit Brussel, Pleinlaan 2, 1050 Brussel. 1.3. VUBorkest is actief onder de koepel Vrije Universiteit Brussel. 1.4. Voor aangelegenheden die niet in deze statuten zijn bepaald, zijn alle ter zake geldende regels van het burgerlijk recht toepasselijk. VUBorkest statuten, AV van 8 maart 2014 pagina 1
2. Doelstellingen 2.1. VUBorkest heeft als doel studenten, oud-studenten, personeel en ex-personeel van de VUB én sympathisanten de mogelijkheid te bieden om in een volwaardige symfonische bezetting hun hobby als muzikant te beoefenen en te ontplooien. 2.2. Daarvoor wordt jaarlijks een concertprogramma opgesteld en ingeoefend tijdens stages. 2.3. Voor zover mogelijk wordt dit concertprogramma voor publiek uitgevoerd, met een minimum van één voorstelling en een maximum van vijf voorstellingen na afloop van de stages. 2.4. Naast het symfonische orkest bestaat de mogelijkheid om, naargelang de behoeften, kleinere ensembles te vormen welke ingezet kunnen worden voor het opluisteren van diverse al dan niet academische evenementen. De voorstellingen uitgevoerd door de kleinere ensembles staan los van het maximum aantal voorstellingen vastgelegd voor het grote ensemble. 2.5. De sfeer en het intensieve werken tijdens de stages zijn minstens even belangrijk als de concerten. VUBorkest statuten, AV van 8 maart 2014 pagina 2
3. Leden en geassocieerde leden 3.1. Worden lid van VUBorkest: 3.1.1. Alle personen die aan een concertreeks en de bijhorende stages en activiteiten deelnemen vanaf het moment dat zij hiertoe worden toegelaten. Het betreft de actieve muzikanten en personen die zich inzetten voor technische of logistieke taken. 3.1.2. Leden van het bestuur 3.2. Worden geassocieerd lid van VUBorkest: 3.2.1. Nieuwe muzikanten die door het dagelijks bestuur tot repetities worden toegelaten. 3.2.2. De Raad van Bestuur is bevoegd om andere personen als geassocieerd lid aan te stellen indien zij dat nodig/wenselijk acht. 3.3. Het maximale aantal leden kan beperkt worden gehouden in functie van middelen en werking. 3.4. Leden verliezen hun lidmaatschap 3.4.1. indien zij twee opeenvolgende jaren niet deelnemen aan concerten, aan de organisatie van stages en concerten of als lid van de raad van bestuur. 3.4.2. door ontslag te nemen als lid. 3.4.3. bij beslissing van de algemene vergadering bij twee derden meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden. Om hierover geldig te beraadslagen moeten ten minste de helft van de leden aanwezig zijn. 3.5. Leden betalen geen lidgeld. 3.6. Leden worden voor hun prestaties niet vergoed. 3.7. De leden en hun rechtsopvolgers hebben zowel tijdens het bestaan als na de ontbinding van de feitelijke vereniging, geen enkele persoonlijke aanspraak op het vermogen of goederen die in ondeelbaarheid door de vereniging zijn verworven. VUBorkest statuten, AV van 8 maart 2014 pagina 3
4. Algemene vergadering 4.1. De leden van de vereniging vormen haar algemene vergadering. 4.2. De algemene vergadering wordt minstens één maal per jaar bijeengeroepen door de voorzitter, uiterlijk 14 dagen voor datum. 4.3. Elk lid is stemgerechtigd. 4.4. De algemene vergadering is bevoegd voor alle onderwerpen waarin de statuten dat vereisen. 4.5. Alleen de algemene vergadering is bevoegd voor volgende punten: 4.5.1. Aanstelling en ontslag van verkozen bestuurders. 4.5.2. Aanstelling en ontslag van ombudspersonen. 4.5.3. Uitsluiting van leden van activiteit in werkgroepen. 4.5.4. Uitsluiting van leden uit de vereniging. 4.5.5. Vaststelling van het boekjaar. 4.5.6. Goedkeuring van de rekeningen van het voorgaande jaar en van de begroting van het lopende jaar. 4.5.7. Kwijting aan de bestuurders 4.5.8. Goedkeuring of wijziging van de statuten 4.5.9. Goedkeuring of wijziging van het huishoudelijk reglement 4.5.10. Ontbinding van de vereniging 4.6. Op de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering komen minstens de volgende punten voor: 4.6.1. Goedkeuring van het jaarverslag 4.6.2. Goedkeuring van de rekeningen van het voorgaande jaar en van de begroting van het lopende jaar. 4.6.3. Verkiezing van de verkiesbare leden van de raad van bestuur, indien vereist. 4.6.4. Elk punt dat door ten minsten vijf leden op de agenda geplaatst wordt bij brief of e-mail aan de voorzitter van de raad van bestuur. 4.7. Tenzij anders aangegeven in de statuten beslist de algemene vergadering met eenvoudige meerderheid van de aanwezige of bij volmacht vertegenwoordigde leden. Elk lid kan maximum één ander lid vertegenwoordigen. VUBorkest statuten, AV van 8 maart 2014 pagina 4
5. Raad van Bestuur 5.1. De raad van bestuur van VUBorkest bestaat uit minstens zes en maximum twaalf leden, verder bestuurders genoemd. De kandidaat bestuurders zijn niet noodzakelijk lid van de vereniging, maar worden automatisch lid indien zij verkozen of aangeduid worden. De bestuurders hebben een mandaat van twee jaar. 5.2. Zes bestuurders worden rechtstreeks verkozen door de jaarlijkse algemene vergadering, met name 5.2.1. Voorzitter en ondervoorzitter 5.2.2. Penningmeester en adjunct-penningmeester 5.2.3. Secretaris en adjunct-secretaris 5.3. Maximum zes bestuurders worden door de zes verkozen bestuurders aangesteld als gecoöpteerd bestuurder. 5.4. De verkiesbare bestuurders worden om de twee jaar verkozen bij gewone meerderheid van stemmen door de aanwezige of bij volmacht vertegenwoordigde leden tijdens de algemene vergadering. De stemming is geheim. Elke aanwezige kan slechts één volmacht houden. Kandidaten dienen hun kandidatuur in bij het dagelijks bestuur van het orkest, uiterlijk vijf dagen vóór de algemene vergadering. 5.5. Het mandaat van elke bestuurder is hernieuwbaar, zonder beperking in de tijd. 5.6. De raad van bestuur komt minstens twee maal per jaar bijeen na bijeenroeping door de voorzitter. 5.7. De raad van bestuur kan externe personen uitnodigen op zijn vergaderingen. Hij kan ook commissies en werkgroepen oprichten voor de goede werking van het orkest. 5.8. De ombudspersonen en de dirigent worden ambtshalve uitgenodigd op de vergadering van de Raad van Bestuur. 5.9. Bij verhindering kan een bestuurder volmacht verlenen aan een ander bestuurder om hem te vertegenwoordigen. Deze mag slechts één volmacht aannemen. 5.10. De raad van bestuur kan slechts geldig beraadslagen als minstens de helft van de aangestelde bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. De beslissingen van de raad van bestuur worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. 5.11. De raad van bestuur organiseert de bevoegdheden, het takenpakket en de verantwoordelijkheden van de leden. De raad van bestuur stelt de dirigent, de concertmeester en desgevallend andere artistieke begeleiding aan. 5.12. De raad van bestuur bereidt de statuten of eventuele wijzigingen daarvan voor. VUBorkest statuten, AV van 8 maart 2014 pagina 5
5.13. De raad van bestuur bereidt het huishoudelijk reglement en eventuele wijzigingen daarvan voor. 5.14. De raad van bestuur bereidt de algemene vergadering(en) voor. 5.15. De raad van bestuur is bevoegd actie te ondernemen voor alle aangelegenheden die niet door deze statuten aan een ander orgaan wordt toegekend. De raad van bestuur kan desgevallend ook bevoegdheden delegeren aan derden. In beide gevallen brengt de raad van bestuur steeds verantwoording op de algemene vergadering. 5.16. In geval van ontslag kan een bestuurder vervangen worden door de raad van bestuur tot de eerstvolgende algemene vergadering. De nieuwe bestuurder beëindigt het mandaat van de aftredende bestuurder. 6. Dagelijks Bestuur 6.1. Het dagelijks bestuur van VUBorkest bestaat uit : 6.1.1. Voorzitter en de ondervoorzitter 6.1.2. Secretaris en adjunct-secretaris 6.1.3. Penningmeester en adjunct-penningmeester 6.2. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen voor de dagelijkse werking van het orkest. Dit omvat het vastleggen van de vergoedingen voor de dirigent, concertmeester en andere artistieke begeleiders. Daarbij wordt in verhouding tot de aard van de beslissing zoveel mogelijk overleg gepleegd. Het dagelijks bestuur brengt verslag uit bij de raad van bestuur. 6.3. Het dagelijks bestuur is bevoegd voor de aanvaarding van muzikanten als geassocieerd lid. Voor het aanvaarden van muzikanten als effectief lid is het akkoord gevraagd van de dirigent. 6.4. Het dagelijks bestuur kan in geval van hoogdringendheid de bevoegdheden uitoefenen van de raad van bestuur. 6.5. Het dagelijks bestuur kan worden bijeengeroepen door elk lid van de raad van bestuur. 6.6. Het dagelijks bestuur rapporteert steeds aan de raad van bestuur. VUBorkest statuten, AV van 8 maart 2014 pagina 6
7. De ombudspersoon 7.1. De algemene vergadering stelt een ombudspersoon of eventueel ombudspersonen aan om te bemiddelen in geval van conflict tussen leden onderling, of tussen een lid van de vereniging en het bestuur, de dirigent of de concertmeester. 7.2. De functies van ombudspersoon en bestuurder zijn onverenigbaar. 7.3. In geval van ontslag kan de ombudspersoon vervangen worden door de raad van bestuur tot de eerstvolgende algemene vergadering. 8. Ontbinding van de vereniging en wijziging van de statuten 8.1. De vereniging wordt automatisch ontbonden als er gedurende twee opeenvolgende jaren geen concerten worden ingericht of als het aantal leden kleiner wordt dan het aantal leden van de raad van bestuur plus één. 8.2. De vereniging kan ook ontbonden worden door de algemene vergadering. Dit punt moet expliciet op de agenda van de vergadering vermeld zijn bij de oproeping van de vergadering, die minstens veertien dagen op voorhand moet verstuurd zijn. 8.3. Om hierover geldig te beraadslagen moeten ten minste twee derden van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De ontbinding moet door ten minste twee derden van de aanwezige of vertegenwoordigde leden goedgekeurd worden. 8.4. In geval het quorum niet bereikt wordt, kan een tweede buitengewone vergadering samengeroepen worden, ten minste veertien dagen na de eerste. Deze tweede buitengewone algemene vergadering kan geldig beraadslagen welk ook het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden is. De ontbinding moet door ten minste twee derden van de aanwezige of vertegenwoordigde leden goedgekeurd worden. 8.5. In geval van ontbinding van de feitelijke vereniging benoemt de algemene vergadering één of meer vereffenaars. Eventueel resterend vermogen of goederen komen toe aan de Vrije Universiteit Brussel of aan een aanverwante instelling of vereniging. 8.6. De artikels 8.3 en 8.4 gelden eveneens voor statutenwijzigingen. VUBorkest statuten, AV van 8 maart 2014 pagina 7