Handboek vervanging archiefbescheiden
Titel : Handboek vervanging archiefbescheiden Documentnummer : 13.0008150 Datum : 1 augustus 2014 Versie : 2.0 Status Opdrachtgever Opsteller(s) : Definitief : : Jack Schuemie
Inhoudsopgave 1 INLEIDING 2 1.1 Doel van dit document 2 1.2 Achtergrond van het Handboek 2 1.3 Context 2 1.4 Verantwoording en goedkeuring 3 1.5 Leeswijzer 3 2 BESCHRIJVING VAN DE TE VERVANGEN INFORMATIE 4 2.1 Organisatieonderdelen bij de 4 2.2 Reikwijdte van het vervangingsproces 4 2.3 Bij blijvend te bewaren informatie 6 3 BESCHRIJVING VAN DE INRICHTING VAN HET VERVANGINGSPROCES 7 3.1 Voorbereiding van documenten / dossiers 7 3.2 Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen 8 3.3 Gebruikte software en gekozen instellingen 9 3.4 Criteria voor de keuze van reproductie in kleur of z/w 10 3.5 Toekennen en koppelen van metadata 11 3.6 Opname in het beheersysteem 11 4 KWALITEITSPROCEDURE 13 4.1 Inleiding 13 4.2 Kwaliteit van de scanner en het scanproces 13 4.3 Inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten 14 4.4 Kwaliteitscontrole 15 5 VERNIETIGING VAN DE VERVANGEN INFORMATIE 16 5.1 Inleiding 16 5.2 Tijdelijke opslag originele documenten 16 5.3 Bevoegdheid tot vernietiging 16 5.4 Voorbereiding van de vernietiging 16 5.5 Controleprocedure 16 5.6 Vervolgstappen 16 5.7 Vernietiging van de papieren archiefbescheiden 17 5.8 Verklaring van vervanging 17 6 WIJZIGINGSPROCEDURE 18 BIJLAGE I: TOETSINGSKADER REGISTREREN POST 19 BIJLAGE II KWALITEITSNORMEN 20 BIJLAGE III: OVERZICHT METADATAVELDEN 22 BIJLAGE IV: BEHANDELEN VAN FACTUREN 28 Pagina i
1 Inleiding 1.1 Doel van dit document Dit document dient als handboek voor het vervangen van analoge documenten in digitale documenten. Naast de reeds aanwezige en vastgestelde Normenset archivering Digitale archiefbescheiden, het in 2014 te voltooien Beheerplan Informatiehuishouding en de in dat kader te implementeren zaaktypecatalogus (ZTC), vormt dit handboek een complete inrichting van de wijze waarop de, geheel digitale, informatiehuishouding bij de Regio geregeld is. 1.2 Achtergrond van het Handboek Bij de wordt sinds november 2008 digitaal gewerkt. Na de aanschaf van het nieuwe document management systeem (DMS), Corsa, worden alle documenten die bij de regio gemaakt en ontvangen worden, digitaal opgeslagen. Naast deze digitale opslag vindt nog steeds analoge opslag van informatie plaats. Deze hybride situatie is niet gewenst, omdat uit onderzoek is gebleken dat dit een groot risico van verlies van documenten en informatie met zich meebrengt. Met de archiefinspecteur van het Streekarchief Gooi en Vechtstreek is derhalve afgesproken dat er vanaf 1 januari 2010 uitsluitend nog digitale archivering van informatie zal moeten plaatsvinden. Door dezelfde inspecteur is aangegeven dat hij bereid is om met terugwerkende kracht een machtiging voor het vervangen van archiefbescheiden af te geven, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Deze voorwaarden zijn opgenomen in de Regeling digitale vervanging van analoge informatie van het Streekarchief en (gegeven de specifieke situatie bij de Regio) enige aanvullende in het positief advies over de vervanging. 1.3 Context Het vervangingsproces is onderhevig aan wettelijke kaders en regelgevingen. Deze richtlijnen zijn beschreven in hoofdstuk 2 van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden 1. Met het vervangingsproces wordt het vervangen van papieren (originele) documenten voor een digitaal document bedoeld. Het digitale document is dan het originele document. Het papieren document heeft dan geen rechtskracht meer en moet worden vernietigd. We volgen hierbij de landelijke handreiking vervanging. Hiermee is voldaan aan alle wettelijke bepalingen. Samen met het beheerplan informatiehuishouding en de eerder genoemde normenset archivering vormt dit de inrichting van het digitaal, zaak- en procesgericht werken bij de Regio. 1 De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden is een uitgave van Archief 2020 (onderdeel van het Nationaal Archief). Deze handreiking geldt als algemene normering voor het inrichten en uitvoeren van het vervangingsproces van analoge documenten voor digitale exemplaren. Pagina 2
1.4 Verantwoording en goedkeuring Dit handboek is opgesteld in nauwe afstemming met de archiefinspecteur. De archiefinspecteur heeft dit handboek aan de eerder genoemde landelijke Handreiking en de Regeling digitale vervanging van analoge informatie van het Streekarchief getoetst en een positief advies uitgebracht. Aan dat positieve advies zijn, gezien de specifieke situatie bij de Regio, aanvullende voorwaarden gesteld. Daarnaast is dit document juridisch getoetst door dhr. J.J. Bakker, jurist bij de Regio. De door hem geleverde feedback en aanvullende opmerkingen zijn in het document verwerkt Omdat ook de facturen die de ontvangt binnen het proces van vervanging vallen is aan de Inspecteur der Belastingen, sector Grote Ondernemingen, te Amersfoort om toetsing van het vervangingsproces gevraagd. Van hem is bericht ontvangen dat er geen fundamentele bezwaren zijn tegen het vervangen van papieren facturen voor digitale exemplaren. Vervolgens is dit document aan het Centrale Managementteam (CMT) en het Dagelijks Bestuur (DB) van de Regio, ter goedkeuring, voorgelegd. Voor dit handboek is derhalve op d.d. (dd-mm-jjjj) door het Dagelijks Bestuur goedkeuring verleend. Om daadwerkelijke inwerkingtreding van dit handboek te verkrijgen is deze tenslotte, conform de Algemene wet bestuursrecht en de vigerende jurisprudentie, bij alle partnergemeenten van de ter inzage gelegd en vervolgens in de VGOP gepubliceerd. 1.5 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt een beschrijving gegeven van de te vervangen informatie. Hoofdstuk 3 zal een uiteenzetting over de inrichting van het vervangingsproces geven. In hoofdstuk 4 vindt een beschrijving van het kwaliteitsproces plaats. In hoofdstuk 5 wordt de vernietiging van de te vervangen informatie beschreven. Tenslotte beschrijft hoofdstuk 6 de procedure rondom wijzigingen die zich in de toekomst zullen voordoen. Pagina 3
2 Beschrijving van de te vervangen informatie 2.1 Organisatieonderdelen bij de Het vervangen van informatie zal van toepassing zijn voor alle onderdelen van de Regio Gooi en Vechtstreek. Ook toekomstige organisatieonderdelen die, na een organisatieverandering, een andere of nieuwe naam krijgen zullen hun werkzaamheden aan deze werkwijze moeten conformeren. In het beheerplan informatiehuishouding is een uitvoerige beschrijving van de organisatie en de organisatieonderdelen gegeven. Hier wordt derhalve volstaan met het benoemen van de diensten van de regio: De Algemene Dienst (AD): De Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD): Grondstoffen- en Afvalstoffendienst (GAD): Regionale Ambulance Voorziening (RAV); NB. De bevindt zich momenteel in een reorganisatieproces. Hierbij zal de GGD onderdeel uit gaan maken van het nieuw te vormen Programma Sociaal Domein. De Grondstoffen- en Afvalstoffendienst zal dan onderdeel gaan uitmaken van het Programma Fysiek Domein. De RAV blijft in zijn huidige vorm bestaan. De AD zal ophouden te bestaan. Hierbij zal het beleidsdeel IGB (Intergemeentelijk Bureau) worden verdeeld over de twee eerder genoemde domeinen. De PIOFACH taken die door de AD worden uitgevoerd zullen worden ondergebracht in een nieuw te vormen Ondersteuningsbureau. 2.2 Reikwijdte van het vervangingsproces Alle analoge informatie die vanaf 1 januari 2010 bij de (toen nog Gewest Gooi en Vechtstreek hetende) ontvangen en/of opgemaakt is, en deel uitmaakt van een van de processen voorvloeiend uit de taakstelling van de organisatie, zullen door digitale exemplaren worden vervangen. Er gelden hier enkele uitzonderingen voor. Deze zullen in paragraaf 2.3 nader beschreven worden. Let wel, het gaat hier om stukken waaruit een nieuwe zaak is ontstaan. Stukken die ontvangen worden en deel uitmaken van de afhandeling van een zaak die voor 1 januari 2010 is ontstaan, zijn in analoge vorm gearchiveerd. Zaken uit de periode voor 1 januari 2010 worden niet gedigitaliseerd, tenzij de gebruiker daar om vraagt. De papieren dossiers zullen hierin echter leidend zijn en niet vervangen worden. Lopende zaken uit die periode, die na 1 januari 2010 afgehandeld zijn, zullen hybride opgeslagen worden, waarbij aangetekend wordt dat papier leidend zal blijven. Daar waar het gaat om blijvend te bewaren documenten zal er uit de voorliggende periode geen vervanging plaats vinden. Mochten documenten vanwege hun slechte papierkwaliteit verloren dreigen te gaan, dan zullen deze door papieren reproducties vervangen worden. Alle zaken die met ingang van 1 oktober 2014 zijn ontstaan zullen uitsluitend digitaal ontsloten en in geordende en toegankelijke staat gearchiveerd worden. De documenten die in papieren vorm ontvangen worden zullen, nadat deze gedigitaliseerd zijn, na zes maanden vernietigd worden. Pagina 4
De, sinds 1 januari 2010, gedigitaliseerde informatie wordt geacht te zijn vervangen. Het gaat hier om de volgende drie groepen: 1. Alle analoge personeelsdossiers van de actieve personeelsleden gedigitaliseerd. Het gaat hier tevens om dossiers die voor 1 januari 2010 ontstaan zijn. Alle documenten uit deze dossiers zijn conform de specificaties in paragraaf 3.4 gedigitaliseerd. De (originele) papieren dossiers zijn vervolgens afgesloten en conform de daarvoor geldende eisen opgeslagen. Met de goedkeuring voor vervanging zullen deze dossiers, een jaar na de machtiging, vernietigd worden. De personeelsdossiers van directeuren die blijvend bewaard moeten worden, en op 1 januari 2010 nog in actieve dienst waren, zijn allemaal gedigitaliseerd. Voor deze categorie dossiers geldt dat deze voor digitale vervanging in aanmerking zullen komen. 2. Alle inkomende facturen vanaf januari 2010 tot en met 1 oktober 2014 zijn met 300 dpi en in PDF (1.7) gescand en digitaal behandeld. De fysieke facturen zullen op het moment dat het besluit van kracht wordt vernietigd worden. Vanaf 1 oktober 2014 zullen alle ontvangen papieren facturen zes maanden bewaard blijven alvorens deze vernietigd worden. 3. Documenten en dossiers die in de periode 1 januari 2010 tot en met 1 oktober 2014 in papieren vorm ontvangen en opgemaakt zijn, zijn conform de in paragraaf 3.4 genoemde specificaties gedigitaliseerd en opgeslagen in Corsa. Hierbij dient aangetekend te worden dat over de periode 1 januari 2010 tot en met september 2013 de te vernietigen documenten in PDF (1.7) zijn opgeslagen. De te bewaren documenten zijn opnieuw gescand en als PDF/A opgeslagen. Alle blijvend te bewaren dossiers over de periode 2000 2009 zijn inmiddels beschreven, in goede en geordende staat verpakt en overgedragen aan het Streekarchief Gooi en Vechtstreek, te Hilversum. Deze dossiers komen derhalve niet voor (retrospectieve) vervanging in aanmerking. Vanaf september 2013 worden alle documenten die ontvangen of opgemaakt worden als PDF/A opgeslagen. Tot het moment dat de digitale handtekening bij de in gebruik genomen gaat worden, zullen alle ondertekende brieven en besluiten gescand en als pdf/a gearchiveerd worden. Alle ontvangen papieren documenten worden in kleur gescand, waarmee voldaan wordt aan artikel 6 van het Archiefbesluit 1995. Alle blijvend te bewaren documenten en/of dossiers over de periode 1 januari 2010 tot en met heden zijn met ingang van 1 oktober 2014 uitsluitend digitaal gearchiveerd. Het Regionaal Bureau Leerlingzaken (RBL) neemt een aantal diensten en services van de Regio af. Zo beheren wij de informatie van deze organisatie. Zij maken formeel echter geen onder uit van de Regionale organisatie. In dat opzicht zal er bij de archiefvorming van Pagina 5
documenten van de RBL geen vervanging gedaan worden. Archivering van documenten en de daarbij behorende dossiervorming vindt derhalve hybride (zowel digitaal als op papier) plaats. Hierbij is het papieren dossier leidend. 2.3 Bij blijvend te bewaren informatie 2.3.1 Intrinsieke waarde Het komt vrijwel niet voor, maar indien er sprake is van documenten met een intrinsieke waarde, dan zal er gelet te worden op de volgende aspecten: 1. De uiterlijke vorm van het origineel (indien van belang voor de kennis van de technische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok)); 2. Of het origineel esthetische of artistieke waarde heeft; 3. Of het origineel gekenmerkt wordt door unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken e.d.)? 4. Of het origineel een dusdanige oudheid vertegenwoordigt dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent kan worden; 5. Of het origineel een aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject heeft; 6. Of er twijfel bestaat over de authenticiteit van het origineel, waarbij alleen onderzoek van het origineel uitsluitsel kan geven; 7. Of het origineel van aanzienlijk belang is, vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen; 8. Of het origineel van belang is, als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie; 9. Of het origineel van belang is om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen de bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. Indien een van deze aspecten aan de orde is dan is het noodzakelijk om deze informatie in originele vorm te bewaren. Zo zal dan ook geschieden. 2.3.2 Belang van de in de informatie vastgelegde gegevens Indien er een belang is van de in de informatie vastgelegde gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek, zeker als het gaat om de waarden zoals bedoeld onder d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995, dan behoeft deze niet in originele vorm bewaard te blijven. Bij de komt dit echter niet voor. Ook van contracten die dubbel getekend zijn zullen de gescande exemplaren als volwaardige vervangende exemplaren van de originelen beschouwd moeten worden. Zolang er maar rekening gehouden wordt met de eventuele, eerder benoemde, intrinsieke waarden, zal er probleemloos vervangen kunnen worden. Het toekennen van intrinsieke waarden aan documenten zal bij de, in de praktijk, nauwelijks voorkomen. Pagina 6
3 Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces 3.1 Voorbereiding van documenten / dossiers 3.1.1 Documenten die ontvangen worden Dagelijks worden de papieren poststukken bij de afdeling DIV ontvangen en geopend. Op basis van een analyse door de medewerker DIV wordt beoordeeld of het document betrekking heeft op een van de taken van de. Is dat het geval dan is er sprake van een archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (artikel 1, lid c, onder 1). Deze documenten zullen gedigitaliseerd, geregistreerd en voorzien van de nodige metadata en in het DMS opgenomen worden. De facturen worden apart gehouden en naar de afdeling Financiën gestuurd. Deze afdeling zorgt voor het digitaliseringsproces van deze documentsoort. Hierbij vindt dus feitelijk een eerste schifting plaats in wat wel/niet archiefwaardig is. De niet archiefwaardige stukken zullen middels de interne postroutes naar de betreffende afdelingen gedistribueerd worden. Hier zal verder geen handelingen in de zin van de information life cyclus mee verricht worden. Hier zal dus geen digitalisering en derhalve ook geen vervanging plaats vinden. Alle documenten die door de ontvangen worden en direct of indirect te herleiden zijn aan een aan de organisatie gerelateerde handeling of proces, worden geregistreerd en opgenomen in een digitaal dossier. Niet alle poststukken worden echter direct geopend. Stukken met een hoge vertrouwelijkheidsklassering (geheim, medisch geheim), worden alleen door de geadresseerde geopend. De verantwoordelijke functionaris dient er, in deze gevallen, zorg voor te dragen dat deze documenten alsnog gedigitaliseerd worden. Omdat er sprake kan zijn van wettelijke afdoeningstermijnen van stukken, is het noodzakelijk dat de verantwoordelijk functionaris er voor zorgt dat de te registreren poststukken zo snel mogelijk aan de afdeling DIV, ter digitalisering, wordt aangeboden. Daarnaast is het in het kader van het vervangingsproces noodzakelijk dat de documenten zo snel mogelijk gedigitaliseerd worden. Aan de behandelend ambtenaar zal dan ook gevraagd worden om het betreffende document binnen 24 uur bij de afdeling DIV te laten digitaliseren en registreren. Zoals eerder gesteld worden de facturen apart gehouden. De afdeling Financiën scant de facturen in en met behulp van Corsa Xtractor worden deze van metadata voorzien. De factuur wordt met behulp van het werkproces behandelen van facturen (zie bijlage IV) in behandeling genomen. Alvorens over te kunnen gaan tot daadwerkelijke digitalisering, zullen de documenten vrijgemaakt moeten worden van nietjes, paperclips, kleefmiddelen (tape e.d.) en andere bindmiddelen. Daarnaast controleert de medewerker DIV of de documenten compleet, inclusief alle bijlagen (indien vernoemd), aanwezig zijn. Vervolgens worden de documenten, met behulp van een scheidingsvel, gereed gemaakt om in te laten scannen. Pagina 7
3.1.2 Documenten die (uiteindelijk) verzonden worden Door de meeste medewerkers van de vindt creatie van documenten plaats. Vrijwel alle documenten worden met behulp van een Office 2010 (Word, Excel) applicatie aangemaakt. Binnen deze applicaties is de mogelijkheid om aangemaakte documenten in het DMS op te slaan. Omdat het DMS aan versiebeheer doet, kunnen stukken bewerkt worden. Als een document eenmaal definitief is, wordt deze uitgeprint en in een tekenboek gedaan. Nadat de brief van een zogenaamde natte handtekening is voorzien, wordt deze naar DIV gestuurd om deze te laten bij scannen. Vervolgens worden de brieven ter verzending aan de bode aangeboden. Bij de wordt vooralsnog geen gebruik gemaakt van een digitale handtekening. Dit zal in de nabije toekomst wel gaan plaats vinden. 3.1.3 Interne en overige documenten Bij deze categorie hebben we het over archiefbescheiden zoals interne memo s, adviezen rapporten e.d. Deze archiefbescheiden zijn allemaal digital born en als zodanig ook in het DMS op te slaan. Hierbij moet bij archivering wel duidelijk zijn bij welke zaak of proces deze stukken thuis horen. Omdat deze documenten digitaal aangemaakt worden zal hiervoor geen vervanging geregeld behoeven te worden. 3.2 Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen 3.2.1 Gebruikte hardware voor het scannen Scanner t.b.v. reguliere documenten Naam scanner Fujitsu Type Fi-5750C Documentatie Handleiding Scanmethodiek Alle documenten worden in kleur gescand Scanresolutie 300 dpi ADF capaciteit 200 pagina s Documentformaten Maximale papiergrootte is A3 Uitvoer Pdf/a Scanner t.b.v. facturen Naam scanner Panasonic Type KV-S5055c-U Documentatie Handleiding Scanmethodiek Alle facturen worden in het zwart-wit gescand Scanresolutie 300 dpi ADF capaciteit 200 pagina s Documentformaten Maximale papiergrootte is A3 Uitvoer Pdf/a Pagina 8
3.3 Gebruikte software en gekozen instellingen 3.3.1 Software voor documentbeheer DMS Naam software Corsa V7.2 Versie Documentatie Eigenaar Licentienummer Aantal 10 Geïnstalleerde modules Website 2012-4 UTF-8 Technische installatierapportage, Handleidingen en scope notes BCT Enterprise Information Software V.7.27920 Algemeen, Arch, Capture, Case, Lyst, Maatwerk, Mail, MyCorsa, MyCorsa Nxt, Post, Scan, Vartab, Who, Xtractor, xview www.bct.nl 3.3.2 Scansoftware Scansoftware reguliere documenten Naam software Corsa Capture Versie 3.0 Documentatie Handleiding Eigenaar BCT Enterprise Information Software Licentienummer n.v.t. Aantal 1 Uitvoer tiff Website www.bct.nl Scansoftware facturen Naam software Corsa Xtractor Versie 4.0 Documentatie Handleiding Eigenaar BCT Enterprise Information Software Licentienummer n.v.t. Aantal 1 Uitvoer tiff Website www.bct.nl Pagina 9
3.3.3 Third party software Geïnstalleerde Third party software t.b.v. digitalisering reguliere documenten Naam software ABBYY OCR 2.1 Engine Service Versie 9 build 020 Documentatie Niet aanwezig Eigenaar BCT Enterprise Information Software Licentienummer FEPX-9012-0009-7822-1813 Aantal 1 Uitvoerformaat Pdf/a Website www.bct.nl Geïnstalleerde Third party software t.b.v. facturen Naam software ABBYY OCR 2.1 Engine Service Versie 9 build 020 Documentatie Niet aanwezig Eigenaar BCT Enterprise Information Software Licentienummer FECX-8012-0108-7968-4687 Aantal 1 Uitvoerformaat Pdf/a Website www.bct.nl 3.4 Criteria voor de keuze van reproductie in kleur of z/w Om de authenticiteit van de ontvangen documenten te garanderen is er voor gekozen om deze uitsluitend in het kleur in te scannen. Documenten worden gescand met een resolutie van300 dpi en opgeslagen als TIFF. Voor het omzetten van TIFF naar pdf/a (inclusief het herkenbaar maken van tekst m.b.v. OCR) wordt gebruik gemaakt van ABBYY FineReader 9.0 met OCR 2.1 Engine Service. Deze ondersteunende applicatie binnen Corsa zorgt er voor dat alle gescande documenten met OCR herkenning opgeslagen worden. De conversie naar pdf/a maakt het mogelijk om opgeslagen documenten ook na vier jaar (of veertig, of zelfs meer) op dezelfde manier weer te geven als toen het gearchiveerd werd. Een uitzondering hierop zijn de facturen die ontvangen worden. Deze worden uitsluitend in het zwart/wit, met een resolutie van 300 dpi gescand. Ook de facturen worden als TIFF opgeslagen en met behulp van ABBYY OCR 2.1 Engine Service omgezet naar pdf/a. Uitgaande documenten worden in kleur gescand. Met name bij documenten waarin grafieken of belangrijke kleurelementen aanwezig zijn is dit van essentieel belang. Aangezien uitgaande documenten nog steeds van een natte handtekening worden voorzien kan het niet anders dan dat deze gescand worden, alvorens zij verzonden worden. Pagina 10
Het opnemen van uitsluitend kleurenscans in het beheersysteem vraagt wel om een grotere opslagcapaciteit. In samenwerking met de technisch applicatiebeheerder van Corsa wordt daarom regelmatig (minimaal 3x per jaar) naar de schuifruimte op de documentserver gekeken. Indien de capaciteit onder de 25% vrije schijfruimte komt zal door hem hiervoor een signaal afgegeven worden. In dat geval zullen maatregelen voor uitbreiding van schijfruimte plaats vinden. 3.5 Toekennen en koppelen van metadata Bij het scannen en registreren van documenten worden op bepaalde momenten metadata toegevoegd. Datzelfde gebeurd als documenten in een dossier opgeslagen worden. In bijlage III is een overzicht van alle metadatavelden uit Corsa opgenomen. Per document / dossier zal er een verschil zijn in metadatavelden die al of niet ingevuld worden. Een aantal metadatavelden zullen echter altijd ingevuld moeten worden. De velden die minimaal, dus altijd, ingevuld moeten worden zijn: Bij een inkomend document: Datum poststuk Inhoudsomschrijving poststuk Behandelaar Streefdatum (standaard 6 weken) NAW (Naam, Adres Woonplaats) gegevens Referentie / kenmerk (indien aanwezig) Vertrouwelijkheid / inzagerecht Bij een uitgaand document: Aan (NAW gegevens geadresseerde) Auteur (steller van het document) Inzagerecht / Vertrouwelijkheid Inhoudsomschrijving Behandelaar (dit kan afwijken van de auteur) Verzenddatum Bij een dossier: Openingsdatum Titel dossier Vertrouwelijkheid Dienstonderdeel (dit kan ook Algemeen zijn indien het dossier dienstoverschrijdend is) Classificatiecode Te bewaren / te vernietigen 3.6 Opname in het beheersysteem 3.6.1 Inkomend document Alle documenten die bij de ontvangen worden en te plaatsen zijn binnen de taakvelden van de organisatie worden opgenomen in het DMS (Corsa). Met behulp van Corsa Capture en de scanner worden deze documenten gescand en geregistreerd. Op deze wijze worden de documenten opgenomen in het beheersysteem. Uiteindelijk worden de documenten gearchiveerd en in het juiste dossier opgenomen. Pagina 11
3.6.2 Uitgaand/intern document Documenten die binnen de gecreëerd worden, zullen veelal met behulp van een Office 2010 applicatie aangemaakt worden. Op het moment dat er vanuit een Office applicatie (Excel / Word) besloten wordt om het document op te slaan, bieden deze applicaties de mogelijkheid om die opslag in Corsa te doen. 3.6.3 Documentair structuurplan / zaaktypecatalogus De Regio beschikt over een concept documentair structuurplan (DSP). Dit DSP bevat een beschrijving van alle processen die bij de Regio plaats vinden. Deze processen zullen in 2014, onder invloed van de reorganisatie, deels komen te vervallen of gewijzigd worden. Hierdoor zal het DSP op een flink aantal punten aangepast moeten worden. Omdat er binnen de steeds meer geluiden op gaan om zaak- en procesgericht te werken, zal het DSP in de loop van dit jaar vervangen gaan worden door een zaaktypecatalogus (ZTC). Dit ZTC zal aan het DMS gekoppeld gaan worden. Pagina 12
4 Kwaliteitsprocedure 4.1 Inleiding Het in stand houden van een goed en geordend archief dient aan een aantal kwaliteitseisen te voldoen. Zeker daar waar het gaat om het vervangen van ontvangen documenten voor digitale exemplaren. Als overheidsorganisatie zijn wij als verplicht om ons aan wettelijke criteria en bewaartermijnen te houden. Binnen deze termijnen moeten we de kwaliteit van de informatie kunnen waarborgen en garanderen. Dit hoofdstuk beschrijft hoe we deze kwaliteit georganiseerd hebben. 4.2 Kwaliteit van de scanner en het scanproces Regulier onderhoud: Een keer per twee weken (op maandag) wordt de scanner door de scanoperator aan het begin van de dag nagekeken en schoongemaakt. Een keer per jaar wordt de scanner nagekeken op mechanische mankementen en kwaliteit van transport en belichtingssysteem. Dit gebeurd door een extern bedrijf waar een onderhoudscontract mee is. Niet, of slecht, werkende onderdelen worden vervangen. Van de onderhoudsbeurt wordt een verklaring opgemaakt en in het (digitale) archief bewaard; Indien de scanner kapot of onwerkbaar is dan zal er binnen 48 uur (2 werkdagen) een (vervangende) nieuwe scanner geleverd worden; Dagelijks vindt kallibratie van de scanner plaats (met UTT software). Voorafgaande aan het scannen: Controleert de scanoperator of er voor de juiste batch (inkomende documenten, bijscannen) gekozen is; Checkt de scanoperator of er tussen de documenten een scheidingsvel zit; Of er geen nietjes, paperclips, of andere bindingsmaterialen aanwezig zijn; Na het scannen: Controleert de scanoperator of alle documenten volledig gescand zijn; Of de als blanco aangemerkte bladzijden, als te verwijderen pagina s, gemarkeerd zijn; Of de scheidingsvellen als zodanig herkend en als te verwijderen gemarkeerd zijn; Of alle pagina s in de leesbare stand staan, documenten die in landscape staan worden zodanig geroteerd dat de tekst normaal leesbaar is; Of alle pagina s goed en recht gescand zijn; Of alle pagina s (inclusief voettekst en grafische elementen) volledig leesbaar zijn; Pagina 13
4.3 Inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten Er zijn momenten waarop er gecontroleerd dient te worden of documenten correct en volledig gescand zijn. In deze paragraaf zijn deze zo volledig mogelijk beschreven. Tijdens het scanproces zal de scanoperator er op toezien dat alle documenten volledig en foutloos gescand worden. Indien tijdens het scannen documenten scheef gescand worden, of er nog nietjes in het document zijn, zullen deze verwijderd en opnieuw gescand worden. Hierbij wordt eerst gekeken naar de oorzaak van het foute scannen, voordat de procedure opnieuw uitgevoerd wordt. De inkomende documenten worden gescand met behulp van Corsa Capture. Door voor de juiste batch te kiezen is er de mogelijkheid om alle documenten in een keer in te scannen. Hiervoor dient wel gebruik gemaakt te worden van een scheidingsvel. Nadat alle documenten gescand zijn zal de scanoperator in Corsa Capture alle documenten op het scherm presenteren. De scanoperator controleert of alle documenten in de juiste leesstand staan en of alle tekens en letters goed gescand en te lezen zijn. Pas als alle documenten correct bevonden zijn geeft de scanoperator de documenten vrij voor registratie in Corsa. Tijdens de registratie wordt wederom naar de kwaliteit van de gescande documenten gekeken. Mocht de registrator van de documenten onverhoopt merken dat een document niet of onvolledig gescand is, dan zal dit opnieuw gescand worden. Iedere ochtend wordt er door een kwaliteitsmedewerker bij de afdeling DIV een daglijst in Corsa gemaakt. Aan de hand van deze daglijst vindt er een kwaliteitscontrole op de registratie en de gescande documenten plaats. Mocht er in de registratie een fout zitten (metadatavelden die niet goed ingevuld zijn) dan zal dit door de medewerker gecorrigeerd worden. Als blijkt dat een document niet, slecht leesbaar, of onvolledig gescand is, zal de kwaliteitsmedewerker maatregelen ondernemen om deze documenten alsnog correct gescand te krijgen. Ook voor de uitgaande documenten zullen er controles plaatsvinden. Op het moment dat de kwaliteitsmedewerker de daglijsten nakijkt, wordt er ook een controle op de uitgaande documenten gedaan. De medewerker controleert of alle metadatavelden correct zijn ingevoerd en of er geen typefouten aanwezig zijn. Daarnaast wordt er gekeken of er aan de registratie een document gekoppeld is. Uiteindelijk zal het uitgaande document bevroren (definitief gemaakt) worden. Hiermee wordt de authenticiteit van het document gewaarborgd. Van getekende uitgaande brieven wordt een scan gemaakt alvorens deze verzonden wordt. Hierin rust wel de afspraak dat een getekende brief niet meer gewijzigd of gemuteerd moet worden, nadat deze gescand is. Hiermee wordt het probleem / risico van waarborgen van de authenticiteit vermeden. Pagina 14
4.4 Kwaliteitscontrole Naast het bewaken van de kwaliteit tijdens het scanproces, moeten er ook regelmatig controles achteraf plaats vinden. Deze controles moeten op gezette tijden en door diverse functionarissen uitgevoerd worden. Deze functionarissen zijn o.a. de manager DIV, kwaliteitsmedewerkers van de diensten, proceseigenaren. Naast de functionele controles door functionarissen, moet er ook een beroep gedaan kunnen worden op het kwaliteitsgevoel van de behandelende ambtenaren. Ook zij moeten er op toezien dat de kwaliteit van de gescande documenten in orde is. Mocht blijken dat documenten niet of slecht leesbaar zijn, dan moet dit door de behandelend ambtenaar kenbaar gemaakt worden. Het is wenselijk om een periodieke toetsing door een externe auditor te laten uitvoeren. Tot slot zal auditing van het vervangingsproces deel uitmaken van de jaarlijkse inspectiewerkzaamheden vanuit de archiefdienst en rapportage daarover. In bijlage II worden de gehanteerde kwaliteitsnormen overzichtelijk opgesomd. Pagina 15
5 Vernietiging van de vervangen informatie 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de feitelijke vernietiging van de vervangen informatie in zijn werk gaat. Tevens worden de uitzonderingen van stukken die niet vervangen mogen worden beschreven. 5.2 Tijdelijke opslag originele documenten Alle papieren originelen die vallen onder de werking van het besluit tot vervanging, worden nadat deze gedigitaliseerd zijn vernietigd. Om een veiligheidsmarge in te bouwen gebeurd dit niet direct na het digitaliseringsproces. Om correcties van uitgevoerde scans mogelijk te maken, worden de papieren documenten nog 6 maanden na ontvangst bewaard. De stukken worden in een numerieke reeks in archiefdozen opgeslagen en bewaard door de afdeling DIV. 5.3 Bevoegdheid tot vernietiging Binnen de is het sectorhoofd Documentaire Informatievoorziening, conform het Besluit Informatiebeheer 2010, bevoegd tot het laten vernietigen van de originele papieren documenten. 5.4 Voorbereiding van de vernietiging De vernietiging van de originele documenten is bij de op de volgende wijze geregeld. Maandelijks worden de archiefdozen met documenten die 6 maanden geleden zijn ontvangen uit de archiefruimte gehaald; Van deze documenten wordt een lijst op documentniveau uit het beheersysteem gemaakt; 5.5 Controleprocedure Voordat de documenten ter vernietiging worden aangeboden controleert de kwaliteitsmedewerker van DIV eerst of van alle documenten die over de betreffende periode ontvangen zijn een digitaal exemplaar aanwezig is. 5.6 Vervolgstappen De dozen met documenten worden in een speciale, door het papiervernietigingsbedrijf Remondis verstrekte, container gestopt. Deze container is afsluitbaar en wordt nadat deze gevuld is ook daadwerkelijk afgesloten; Remondis zorgt er voor dat de dozen op een vertrouwelijke manier vernietigd worden; Pagina 16
5.7 Vernietiging van de papieren archiefbescheiden Doordat de papieren documenten gescand en met behulp van metadata ontsloten zijn hebben zij hun waarde als archiefstuk verloren. De opgestelde en door het DB goedgekeurde verklaring van vervanging geldt in dit opzicht als vernietigingslijst. Het positieve advies van de archivaris ten aanzien van de vervanging is in dit opzicht tevens als doorlopende machtiging voor het vernietigen van de originelen te beschouwen. Om bescherming van de persoonlijke levenssfeer en bedrijfsgevoelige gegevens te waarborgen, worden de documenten wel op een beveiligde manier vernietigd. 5.8 Verklaring van vervanging Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt er jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen en in papier vernietigde archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden. Tevens wordt aangegeven op welke wijze dit is gebeurd. De verklaring wordt als blijvend te bewaren document in het digitale archief opgenomen. Een afschrift van deze verklaring wordt aan het Streekarchief Gooi en Vechtstreek gezonden. Pagina 17
6 Wijzigingsprocedure Het handboek vervanging zal jaarlijks door de manager DIV en de archiefinspecteur getoetst worden aan de actualiteit en wettelijke kaders. Indien er reden is om het handboek op essentiële onderdelen te wijzigen zal dit in het eerste kwartaal van het betreffende kalenderjaar plaats vinden. Het gewijzigde handboek zal in geval van majeure wijzigingen, ter goedkeuring, aan het Dagelijks Bestuur ter ondertekening worden voorgelegd. Vervolgens zal aan de archivaris van de goedkeuring voor het nieuwe handboek gevraagd worden. Indien noodzakelijk zal er dan ook een nieuwe machtiging vervanging aan de Regio Gooi en Vechtstreek verstrekt worden. De manager die eindverantwoordelijk is voor de totale informatiehuishouding bij de Regio Gooi en Vechtstreek zal er voor zorgdragen dat dit handboek jaarlijks geactualiseerd en gepubliceerd wordt. Met de archiefinspecteur is afgesproken dat de Handreiking Vervanging wordt gevolgd. Dit betekent dat wijzigingen die in het lopende jaar plaatsvinden in het daarop volgende jaar in een nieuw handboek (indien van toepassing) worden opgenomen. Pagina 18
Bijlage I: Toetsingskader registreren post Formeel? Alle documenten die door een overheidsadministratie worden ontvangen en die een relatie hebben met een taakveld of een werkproces van de organisatie zijn formele documenten. Deze bescheiden moeten overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995 en de overige wet- en regelgevingen als archiefbescheiden worden behandeld. Of archiefbescheiden formeel geregistreerd en toegankelijk gemaakt moeten worden, wordt bepaald met behulp van de volgende criteria: Het document is nodig als bewijsstuk of voor het afleggen van verantwoording (contracten, planningen, adviezen, toezeggingen, verzoeken etc.); De wet- en regelgeving schrijft dit voor; Ambtelijke correspondentie met andere ambtenaren of derden; De inhoud is van cultuurhistorisch belang; De overige door de organisatie als formeel aangemerkte documenten. De afdeling DIV dient hiervoor een lijst met categorieën van formele stukken op te stellen. Deze lijst zal overigens identiek zijn aan de lijst van categorieën van te registreren stukken. Als geen van bovengenoemde criteria aanwezig zijn, dan betreft het hier waarschijnlijk een document met een informeel of privé bericht. De afhandeling van dit soort berichten is te vergelijken met het telefoonverkeer. Toch zijn er legio redenen te bedenken om een informeel bericht af te drukken en deze toe te voegen aan het dossier of op een andere wijze vast te leggen. Criteria voor de beoordeling formeel of informeel Criteria die bepalen of een document de status formeel krijgt: 1) Het document is nodig voor het afleggen van verantwoording. Hieronder vallen de volgende soorten documenten: Neerslag van formele handelingen, gebaseerd op onder meer wetten, besluiten, beschikkingen en vergunningen; Politieke en ambtelijke standpuntbepalingen; Intentieverklaringen; Contracten; Planningen; Marap s, kwarap s, jaarplannen en jaarverslagen; Voortgangsverslagen; Adviezen; Toezeggingen; Verzoeken; Notities die een onderdeel zijn van processen, zoals vergunningaanvragen, subsidieaanvragen, inspraak- en bezwaarschriften procedures; Bescheiden van een formeel overleg waarvoor het secretariaat wordt gevoerd. 2) Een wet (bijvoorbeeld de Algemene Wet Bestuursrecht of de Archiefwet) schrijft de bewaring van een document voor bepaalde of onbepaalde tijd voor; 3) Ambtelijke correspondentie met burgers, bedrijven, instellingen en overheidsorganisaties; 4) Het document moet vanwege de inhoud uit bedrijfsbelang bewaard worden, omdat deze gerelateerd is aan de taakstelling van de Dienst Stedelijk Onderwijs; 5) Het document moet vanwege het cultuurhistorisch belang bewaard worden. Deze selectie wordt met behulp van selectielijsten te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden gerealiseerd. Pagina 19
Bijlage II Kwaliteitsnormen Eindverantwoordelijk Manager DIV Procestappen Activiteiten Prestatie-indicatoren Norm Uitvoering Voorbereiden (fysiek ontvangen stukken) Scannen 1. Beoordelen en sorteren scannen ja/nee 2. Voorbereiden scannen (nietjes eruit, scheidingsbladen toevoegen etc) 3. Scannen documenten 4. Kwaliteitscontrole gescande images 0% niet gescande te scannen documenten 100% van de gescande documenten en pagina s komt overeen met het aantal te scannen documenten en pagina s 100% van de gescande documenten is via het scherm goed leesbaar 0% Controle op niet te scannen documenten door een andere medewerker 100% Maximaal 1 klacht per week Kwaliteit van de images wordt zo optimaal mogelijk gemaakt dmv software. Scan-medewerker beoordeelt de leesbaarheid van de images. Actie is opnieuw scannen. De originele documenten worden minimaal 3 maanden bewaard. Pagina 20
Registratie 5. Tijdelijk bewaren van de gescande papieren documenten 6. Archiveren te bewaren papieren documenten 7. Vernietigen van de gescande documenten 8. Generieke registratie cq toekenning behandelend afdeling 100% van de gescande documenten worden minimaal 3 maanden bewaard Volledigheid, betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit, alsmede de toegang moet gewaarborgd zijn 100% van deze documenten is daadwerkelijk na 7 maanden vernietigd Controle door medewerker DIV op gescande documenten. Zitten de gescande documenten in een archiefdoos met vernietiging > 3 maanden Minimaal 6 maanden na scannen / uiterlijk 7 maanden na scannen. Medewerkers archief voeren regie over vernietiging van originele exemplaren Pagina 21
Bijlage III: Overzicht metadatavelden Inkomend document Metadata Type veld Bijzonderheden BASISGEGEVENS - Soort stuk Keuzelijst - Registratienummer Lettertekens Door systeem gegenereerd - Registratiedatum Datumveld dd/mm/yyyy Initieel datum van vandaag, aanpasbaar - Datum poststuk Datumveld dd/mm/yyyy - Afzendersoort Keuzelijst - Afzendercode Selectieveld met zoekvragen om Afhankelijk van veld Afzendersoort afzender binnen gekozen soort op te zoeken - Afzender NAW Toonveld met NAW van Afhankelijk van veld Afzendercode geselecteerde afzender - Referentie Lettertekens - Inhoudsomschrijving Memoveld - Vink dit vakje aan als u Logisch veld een e-mail registreert - E-mail-inhoud Memoveld Automatisch door systeem gevuld bij opslaan e-mail - E-mail-header Memoveld Automatisch door systeem gevuld bij opslaan e-mail - Behandelaar soort Keuzeveld Initieel ingesteld op Personeelslid, niet muteerbaar - Behandelaar code Selectieveld met keuzelijst om behandelaar van gekozen soort te selecteren Afhankelijk van veld Behandelaar soort - Behandelaar naam + afdeling Toonveld met naam en afdeling van geselecteerde behandelaar Afhankelijk van veld Behandelaar code - Inzagerecht Selectieveld met keuzelijst - Vertrouwelijkheid Selectieveld met keuzelijst Initieel ingesteld op DIV. Veld wordt getriggerd door veld Inzagerecht. Verplicht veld. - Vertrouwelijkheid omschrijving - Streefdatum afhandeling poststuk Toonveld met omschrijving van gekozen vertrouwelijkheid Datumveld dd/mm/yyyy Afhankelijk van veld Vertrouwelijkheid Veld wordt automatisch ingevuld bij opslaan registratie (volgens standaard ingestelde termijn =registratiedatum + 6 weken), wel muteerbaar. - Ontvangstbevestiging Logisch veld ja/nee - Datum ovb aangemaakt Datumveld dd/mm/yyyy Veld wordt automatisch ingevuld bij aanvinken veld Ontvangstbevestiging ja/nee en aanmaken OVB Pagina 22
- Afgehandeld ja/nee Logisch veld Automatisch op ja gezet indien behandelroute wordt afgehandeld op tabblad Behandelroute. Veld is ook handmatig op ja te zetten. - Datum afgehandeld Datumveld dd/mm/yyyy Veld wordt automatisch ingevuld bij afhandelen behandelroute poststuk (via veld Afgehandeld ja/nee of via tabblad Behandelroute) - Classificatiecode Selectieveld met keuzelijst - Classificatie omschrijving Toonveld met omschrijving van gekozen classificatiecode - Dossiercode Selectieveld met zoekvragen om dossier op te zoeken - Dossier omschrijving Toonveld met titel van gekozen dossier - Aangemaakt door gebruiker Lettertekens Afhankelijk van veld Classificatiecode Afhankelijk van veld Dossiercode Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar - Aangemaakt op datum Datumveld dd/mm/yyyy Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar - Bewerkt door gebruiker Lettertekens Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar - Bewerkt op datum Datumveld dd/mm/yyyy Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar DOCUMENT-GEGEVENS - Versie Numeriek veld Automatisch door systeem gevuld bij koppelen document aan registratie - Versie omschrijving Lettertekens Veld in te vullen op popup-venster bij opslaan document in CORSA - Auteur Lettertekens Automatisch door systeem gevuld bij koppelen document aan registratie - Datum Datumveld dd/mm/yyyy Idem - Tijd Tijdnotatie Idem - Grootte bestand (kb) Numeriek Idem - Extensie lettertekens Idem - Gearchiveerd Logisch veld Idem - Geïndexeerd Logisch veld Idem - OCR Logisch veld Idem BEHANDELSTAPPEN (ROUTE) - Routeregel Numeriek Automatisch door systeem gevuld bij invullen veld Behandelaarcode of bij aanmaken nieuwe behandelregel op tabblad Behandelstappen(route) - Personeelslid Lettertekens Idem - Naam personeelslid Lettertekens Idem - Proces Lettertekens Idem. Pagina 23
Proces wordt bepaald op basis van gekozen stuksoort. - Activiteit Lettertekens Idem. Standaard-activiteit = Behandelen - Omschrijving activiteit Toonveld met omschrijving van Idem. betreffende activiteit - Streefdatum Datumveld dd/mm/yyyy Idem. Streefdatum volgens standaard ingestelde termijn (registratiedatum + 6 weken). - Rappeldatum Datumveld dd/mm/yyyy Idem. Rappeldatum volgens standaard ingestelde termijn bij betreffende activiteit (21 dagen) - Ontvangen Logisch veld Idem. - Status Lettertekens Idem. - Omschrijving status Toonveld met omschrijving van Idem. betreffende status - Afgehandeld Logisch veld Idem. - Datum afgehandeld Datumveld dd/mm/yyyy Idem. - Bewerkt op Datumveld dd/mm/yyyy Idem. - Bewerkt door Lettertekens Idem. - Notitie Lettertekens. Veld in te vullen op popup-venster bij behandelen/doorboeken document in CORSA. KOPIEHOUDERS - Soort Keuzelijst - Kopiehouder Selectieveld met keuzelijst om soort kopiehouder te selecteren - Relatie Lettertekens Automatisch door systeem gevuld na selecteren kopiehouder in veld Kopiehouder - Naam Toonveld met naam van Idem. geselecteerde kopiehouder - Datum kopie verstrekt Datumveld dd/mm/yyyy Idem. - Type Lettertekens Idem. Inhoud gelijk aan veld Soort - Afgehandeld Logisch veld Automatisch door systeem gevuld nadat in werkvoorraad kopie is afgehandeld. GERELATEERDE POSTSTUKKEN * - Relatiesoort Keuzelijst - Poststuk Selectieveld met zoekvragen om te relateren poststuk op te zoeken - Stuknr Lettertekens Automatisch door systeem gevuld na selecteren poststuk in veld Poststuk - Stuksoort omschrijving Lettertekens Idem. - Registratie datum Datumveld dd/mm/yyyy Idem. - Afzender/aan Lettertekens Idem. - Inhoud Lettertekens Idem. - Behandelaar(s) Lettertekens Idem. Pagina 24
- Auteur naam Lettertekens Idem. - Relatiesoort Lettertekens Idem. inhoud gelijk aan veld Relatie soort MEMO - Memo Memoveld Niet wijzigbaar. Veld kan meerdere keren worden ingevuld, nieuwste inhoud komt onderaan. Na invullen veld wordt inhoud weergegeven met naam gebruiker, datum en tijd. DOSSIERS * - Dossier Selectieveld met zoekvragen om te koppelen dossier op te zoeken - Dossiercode Lettertekens Automatisch door systeem gevuld na selecteren poststuk in veld Dossier - Titel Lettertekens Idem. - Vindplaats Lettertekens Idem. - Classificatiecode Lettertekens. Idem. - Dossiersoort Lettertekens Idem. - Opnamedatum Lettertekens Idem. AFZENDER/AAN RELATIES - Relatie soort Keuzelijst - Type Selectieveld met zoekvragen om te koppelen organisatie/persoon op te zoeken - Relatiecode Lettertekens Automatisch door systeem gevuld na selecteren poststuk in veld Type. - Relatietype Lettertekens Idem. - Relatiesoort Lettertekens Idem. - Naam Lettertekens Idem. - Organisatienaam Lettertekens Idem. - Adres Lettertekens Idem. - Plaats Lettertekens Idem. - Postcode Lettertekens Idem. - Land Lettertekens Idem. VERTROUWELIJK-HEDEN - Vertrouwelijkheid + omschrijving Keuzetabel waaruit vertrouwelijkheid geselecteerd kan worden - Vertrouwelijkheid Lettertekens Automatisch door systeem gevuld na selecteren vertrouwelijkheid uit keuzetabel - Omschrijving Lettertekens Automatisch door systeem gevuld na selecteren vertrouwelijkheid uit keuzetabel ZOEKWOORDEN (menuoptie) - Zoeknaam Lettertekens Automatisch door systeem gevuld na opslaan registratie. Niet aanpasbaar, wel te verwijderen of handmatig Pagina 25
nieuwe zoekwoorden toe te voegen. Uitgaand (intern) document Metadata Type veld Bijzonderheden BASISGEGEVENS - Soort stuk Keuzelijst - Registratienummer Lettertekens Door systeem gegenereerd - Registratiedatum Datumveld dd/mm/yyyy Initieel datum van vandaag, aanpasbaar - Datum poststuk Datumveld dd/mm/yyyy - Geadresseerde soort Keuzelijst - Geadresseerde code Selectieveld met zoekvragen Afhankelijk van veld Afzendersoort om afzender binnen gekozen soort op te zoeken - Geadresseerde NAW Toonveld met NAW van Afhankelijk van veld Afzendercode geselecteerde afzender - Inhoudsomschrijving Memoveld - Vink dit vakje aan als u Logisch veld een e-mail registreert - Auteur code Selectieveld met keuzelijst om auteur te selecteren - E-mail-inhoud Memoveld Automatisch door systeem gevuld bij opslaan e-mail - E-mail-header Memoveld Automatisch door systeem gevuld bij opslaan e-mail - Behandelaar soort Keuzeveld Initieel ingesteld op Personeelslid, niet muteerbaar - Behandelaar code Selectieveld met keuzelijst om behandelaar van gekozen soort te selecteren Afhankelijk van veld Behandelaar soort - Behandelaar naam + afdeling Toonveld met naam en afdeling van geselecteerde behandelaar Afhankelijk van veld Behandelaar code - Inzagerecht Selectieveld met keuzelijst - Vertrouwelijkheid Selectieveld met keuzelijst Initieel ingesteld op DIV. Veld wordt getriggerd door veld Inzagerecht. Verplicht veld. - Vertrouwelijkheid omschrijving Toonveld met omschrijving van gekozen vertrouwelijkheid Afhankelijk van veld Vertrouwelijkheid - Verzenddatum Datumveld dd/mm/yyyy - Afgehandeld ja/nee Logisch veld Automatisch op ja gezet indien behandelroute wordt afgehandeld op tabblad Behandelroute. Veld is ook handmatig op ja te zetten. - Datum afgehandeld Datumveld dd/mm/yyyy Veld wordt automatisch ingevuld bij afhandelen behandelroute poststuk (via veld Afgehandeld ja/nee of via tabblad Behandelroute) - Status definitief Logisch veld Veld wordt automatisch ingevuld bij Pagina 26
- Classificatiecode Selectieveld met keuzelijst - Classificatie omschrijving Toonveld met omschrijving van gekozen classificatiecode - Dossiercode Selectieveld met zoekvragen om dossier op te zoeken - Dossier omschrijving Toonveld met titel van gekozen - Aangemaakt door gebruiker dossier Lettertekens instellen status definitief op tabblad Document. Afhankelijk van veld Classificatiecode Afhankelijk van veld Dossiercode Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar - Aangemaakt op datum Datumveld dd/mm/yyyy Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar - Bewerkt door gebruiker Lettertekens Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar - Bewerkt op datum Datumveld dd/mm/yyyy Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar DOCUMENT-GEGEVENS Zie Inkomend Document BEHANDELSTAPPEN (ROUTE) Zie Inkomend Document KOPIEHOUDERS Zie Inkomend Document GERELATEERDE POSTSTUKKEN * Zie Inkomend Document MEMO Zie Inkomend Document DOSSIERS * Zie Inkomend Document AFZENDER/AAN RELATIES Zie Inkomend Document VERTROUWELIJKHEDEN Zie Inkomend Document ZOEKWOORDEN (menuoptie) Zie Inkomend Document Pagina 27
Bijlage IV: Behandelen van facturen Schematische weergave: Opslag in Corsa via Xtractor nee nee nee Factuur scannen Routeren en coderen door CA RH? PH? ja Primaathouder ja Registratiehoudegekeurd? ja Goed- ja Goedgekeurd? ja Budgethouder? Goedgekeurd? ja Eindcontrole door CA Ter afhandeling naar Exact nee nee Verklaring procestekens: Docment / inkomende factuur Beslismoment Processtap. Actie van behandelaar / gebruiker Opslag in Corsa of behandeling in Exact Gebruikte afkortingen: CA = Crediteurenadministratie RH = Registratiehouder PH = Primaathouder Pagina 28