HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR

HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR

2 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Inhoud Wat is een mede-eigendom?... 3 Wie maakt deel uit van de mede-eigendom?... 4 Wat is de algemene vergadering?... 4 Bent u verplicht aanwezig te zijn op de algemene vergadering?... 5 Hoeveel aandelen heeft u in een VME als mede-eigenaar?... 6 Wanneer worden de beslissingen van de algemene vergadering als geldig beschouwd?... 6 Hoe wordt er gestemd tijdens de algemene vergadering?... 7 Wat als een mede-eigenaar het niet eens is met de beslissing van de algemene vergadering?... 8 Wat is de rol van de syndicus?... 8 Het administratieve beheer... 9 Het boekhoudkundige beheer... 9 Het technische beheer... 10 Wat is het verschil tussen gemeenschappelijke en privatieve delen?... 11 Wat zijn de belangrijke documenten?... 12 Basisakte... 12 Reglement van mede-eigendom... 12 Reglement van orde......13 Conclusie... 13 Over Syncura......14

HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 3 Wat is een mede-eigendom? Heeft u net een appartement gekocht? U wordt dan niet alleen eigenaar van uw nieuwe woonst, maar u wordt ook medeeigenaar van het gebouw. De mede-eigenaars zijn de verschillende eigenaars van de privatieven (appartement, berging, garage, kantoor, winkel ) in het gebouw. Indien het gebouw onderverdeeld is in verschillende appartementen, heeft u dus ook een aandeel in de gemeenschappelijke delen, wat mede-eigendom wordt genoemd. Om hieromtrent verwarring te vermijden is het dus belangrijk om op de hoogte te zijn van de wetgeving en de verschillende termen. Hieronder kan u lezen wie de verschillende partijen zijn, wat de rol is van de syndicus, hoe alles verloopt Kortom, deze handleiding wil u een handig overzicht bieden over de werking van de mede-eigendom.

4 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Wie maakt deel uit van de mede-eigendom? De verschillende mede-eigenaars vormen samen de Vereniging van Mede- Eigenaars of afgekort de VME. De VME is niet de eigenaar van het gebouw, maar wel de bijzondere rechtspersoon die instaat voor het beheer ervan. Zoals elke rechtspersoon, heeft de VME aandeelhouders, namelijk de medeeigenaars die periodiek samenkomen in de algemene vergadering en een zaakvoerder, de syndicus. Die voert de beslissingen van de algemene vergadering uit of laat ze uitvoeren en vertegenwoordigt de VME naar buiten toe. De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen aan. Dat hoeft niet noodzakelijk een medeeigenaar te zijn. De commissaris van de rekeningen controleert de boekhouding van de VME en brengt jaarlijks verslag uit op de algemene vergadering. In gebouwen met meer dan 20 kavels (appartementen, kantoren, maar exclusief kelders en garages), moet de algemene vergadering ook een raad van medeeigendom aanstellen. Die raad bestaat alleen uit mede-eigenaars, en moet erop toezien dat de syndicus zijn opdracht naar behoren uitvoert. De raad kan ook andere bevoegdheden krijgen van de algemene vergadering, zoals het voorbereiden van een renovatiedossier, het opvolgen van bepaalde werken enz. Deze bevoegdheidsoverdracht geldt enkel voor welomschreven opdrachten en is beperkt in de tijd tot maximaal 1 jaar. Wat is de algemene vergadering? Elke eigenaar van een privatief in het gebouw is lid van de algemene vergadering. De verschillende mede-eigenaars komen minstens eenmaal per jaar samen in de statutaire algemene jaarvergadering die altijd in de statuten is vastgesteld. De syndicus stuurt de uitnodiging tenminste vijftien dagen op voorhand. Deze verzending omvat de agenda, een volmacht, de globale en detailafrekening per mede-eigenaar van de kosten van het voorbije werkjaar, een begroting voor de gewone en buitengewone uitgaven voor het lopende werkjaar en verder alle andere

HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 5 relevante stukken die verband houden met de agendapunten. De syndicus verzendt deze documenten per aangetekende brief, tenzij de mede-eigenaars individueel en expliciet kozen voor een andere verzendingswijze (per mail, per gewone brief ). De algemene vergadering neemt de beslissingen over de gemeenschappelijke delen. De algemene vergadering stelt het budget samen, bepaalt hoeveel de mede-eigenaars jaarlijks zullen bijdragen, keurt de rekeningen goed, beslist over het uitvoeren van bepaalde werken enz. De algemene vergadering komt in principe eenmaal per jaar samen. In dringende of uitzonderlijke omstandigheden of wanneer mede-eigenaars die minstens 20% van de aandelen vertegenwoordigen erom verzoeken, kan ook een bijzondere algemene vergadering worden bijeengeroepen. bent u VErPlicHt aanwezig te ZiJn op de algemene VErgadEring? Als mede-eigenaar bent u niet verplicht om aanwezig te zijn op de algemene vergadering, maar u moet weten dat daar de beslissingen worden genomen die een impact kunnen hebben op het financieel, administratief of technisch beheer van de mede-eigendom. Bent u verhinderd, dan kan u steeds een volmacht geven aan een andere mede-eigenaar of aan om het even welk andere persoon (met uitzondering van de syndicus) om u te vertegenwoordigen tijdens de geplande algemene vergadering. Dit kan een algemene volmacht zijn voor alle punten op de agenda, of een specifieke volmacht voor welbepaalde punten. Op het volmachtformulier kan u aanduiden hoe u wenst dat uw volmachtdrager namens u stemt. Tenzij het een notariële volmacht betreft, is op vandaag een volmacht enkel geldig voor de geplande algemene vergadering en dus niet voor een eventuele hernieuwde vergadering indien de eerste wegens onvoldoende aanwezigheden niet kon doorgaan.

6 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR HoEVEEl aandelen HEEft u in EEn VME als MEdE-EigEnaar? Aan elke kavel (appartement, garage, kelder ) worden aandelen toegekend, onder meer op basis van het type, de grootte en de ligging van het privatief. Hoeveel dat er precies zijn, vindt u terug in de basisakte deel 1 van de statuten van de mede-eigendom. Die aandelen bepalen uw stemrecht op de algemene vergadering en uw bijdrage in de gemeenschappelijke kosten en lasten. Elke mede-eigenaar draagt immers bij in de gemeenschappelijke kosten in verhouding tot zijn aandelen. Dus hoe meer aandelen een eigenaar heeft, hoe meer hij zal betalen voor bijvoorbeeld het onderhoud van de lift, de elektriciteit van de gang en de onderhoudskosten van het gebouw. WannEEr WordEn de beslissingen Van de algemene VErgadEring als geldig beschouwd? Om geldig te zijn, moeten alle vormvoorwaarden zijn nageleefd. De belangrijkste vormvoorwaarden zijn: de algemene vergadering werd tijdig bijeengeroepen. de agendapunten zijn duidelijk geformuleerd met vermelding van de vereiste meerderheden per agendapunt. de algemene vergadering is in quorum. De algemene vergadering kan slechts rechtsgeldig beraadslagen wanneer aan het begin van de vergadering meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd zijn en zij meer dan de helft van de aandelen vertegenwoordigen. Uitzondering: als de aanwezige of vertegenwoordigde medeeigenaars samen meer dan 3/4e van de aandelen vertegenwoordigen, kan de algemene vergadering eveneens rechtsgeldig beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde medeeigenaars. Is dat niet het geval, dan dient een nieuwe ( hernieuwde ) algemene vergadering te worden bijeengeroepen, die wel rechtsgeldig zal kunnen beraadslagen over de punten van de eerste agenda, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars/ aandelen. de beslissingen worden met de vereiste meerderheid genomen. eventueel werd de stemkrachtbeperking toegepast. Daarmee wordt bedoeld dat niemand mag deelnemen aan de stemming, zelfs niet als lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal

HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 7 van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken. de beslissingen worden genotuleerd, met vermelding van de medeeigenaars die tegenstemden of zich onthielden. de notulen worden op het einde van de vergadering ondertekend door de voorzitter, de secretaris en alle op dat moment nog aanwezige medeeigenaars of hun lasthebbers. HoE Wordt Er gestemd tijdens de algemene VErgadEring? Beslissingen worden genomen bij een volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars, dat betekent dus de helft + 1. Belangrijke beslissingen vereisen echter een strengere meerderheid, namelijk: 100% om het gebouw volledig te herbouwen of voor elke wijziging in de verdeling van de aandelen in de mede-eigendom 80% bij wijziging van de lasten, bij gedeeltelijke afbraak, bij wijziging van de bestemming van het gebouw in zijn geheel of van een deel ervan, bij aankoop van een onroerend goed dat gemeenschappelijk zal worden en over alle daden van beschikking van gemeenschappelijke onroerende goederen. 75% voor het oprichten van een raad van mede-eigendom of voor een wijziging van de statuten met betrekking tot het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten, voor alle werken aan de gemene delen, met uitzondering van de werken waarover de syndicus alleen kan beslissen (dringende en noodzakelijke werken).

8 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Wat als EEn MEdE-EigEnaar HEt niet EEns is MEt de beslissing Van de algemene VErgadEring? Een mede-eigenaar hoeft zich niet noodzakelijk neer te leggen bij een beslissing van de algemene vergadering. Elke mede-eigenaar kan aan de Vrederechter vragen om een in zijn ogen onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing te vernietigen of te wijzigen. Opgepast: dergelijke vordering moet worden ingesteld binnen de 4 maanden die volgen op de algemene vergadering die de beslissing nam. Ook wanneer bijvoorbeeld een minderheid van de mede-eigenaars op onrechtmatige wijze belet dat de algemene vergadering tot een beslissing zou komen, kan de mede-eigenaar een beroep doen op de vrederechter. Vandaar het belang om bij de besluitvorming de namen te vermelden van de mede-eigenaars die zich hebben onthouden of die tegenstemden. Een mede-eigenaar die op de vergadering akkoord ging met een beslissing, zal deze later niet redelijkerwijs kunnen aanvechten voor de Vrederechter. Wat is de rol van de syndicus? De syndicus wordt door de algemene vergadering aangesteld voor een duur van maximum drie jaar. Zijn mandaat kan worden hernieuwd. De algemene vergadering kan de syndicus ook steeds ontslaan. Hij is de vertegenwoordiger van de VME en staat als dusdanig in voor de gemene delen van het gebouw. De syndicus is niet bevoegd voor louter privatieve aangelegenheden. Hij komt met andere woorden niet tussen in geschillen tussen een eigenaar en zijn huurder. De syndicus van de mede-eigendom kan een mede-eigenaar zijn, maar het aantal vrijwillige syndici, medeeigenaars verliest terrein. Een syndicus moet altijd op de hoogte blijven van de vaak wijzigende wetgeving en van de nieuwste ontwikkelingen binnen zowel het technisch, financieel als administratief beheer. Daarbovenop moet hij bepaalde sociale vaardigheden hebben om, indien nodig, als bemiddelaar tussen de medeeigenaars op te treden. Daarom wordt er vaak beroep gedaan op een professionele, externe syndicus, erkend door het BIV (Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars). De syndicus voert de beslissingen uit die tijdens de algemene vergadering genomen zijn, of laat ze uitvoeren, en zorgt voor het administratief, boekhoudkundig en technisch beheer.

HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 9 HEt administratieve beheer Algemeen gesteld is de syndicus de contactpersoon in alle communicatie met de mede-eigenaars en derden (administraties, leveranciers, aannemers, rechtbanken ). De administratieve rol van de syndicus omvat ook de bijeenroeping van de algemene vergadering, de exacte en gedetailleerde formulering van de agendapunten, de notulering van de beslissingen van de algemene vergadering en de tijdige verzending van de notulen naar alle mede-eigenaars. De syndicus is tevens de archivaris van alle relevante stukken van de mede-eigendom. Ook bij overdrachten (verkopen) van een privatief, heeft de syndicus een bijzondere wettelijke verantwoordelijkheid. In VME s waar een raad van medeeigendom (RVME) is opgericht, zal de syndicus meestal ook met raadgevende stem de vergadering van de RVME bijwonen en de notulering van deze samenkomsten verzorgen. HEt boekhoudkundige beheer De syndicus voert de boekhouding van de VME. Hij zorgt ervoor dat de noodzakelijke fondsen voor de algemene kosten tijdig worden opgevraagd, de betalingen strikt worden opgevolgd en waar nodig rappels worden verstuurd. Indien een mede-eigenaar in gebreke blijft, zal hij desgevallend een advocaat gelasten om de achterstallen te innen. Hij betaalt de facturen van de leveranciers, de aannemers, de dienstverleners. Elk jaar maakt hij de globale en individuele afrekening op, legt deze ter controle voor aan de rekencommissaris en bezorgt deze, samen met de uitnodiging, aan alle mede-eigenaars om ter bespreking en goedkeuring te worden voorgelegd op de statutaire jaarvergadering. De syndicus maakt tevens jaarlijks een begroting op voor de te verwachten klassieke uitgaven én buitengewone uitgaven (investeringen). Hij stimuleert de mede-eigenaars tot oprichting van een reservefonds ter financiering van toekomstige te verwachten investeringen (zie verder). Elke VME beschikt over een geïndividualiseerde rekening, geopend op naam van de VME en waarvan enkel de syndicus de handtekeninghouder is.

10 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Aan de hand van het werkkapitaal worden de periodieke kosten zoals verwarmingsen elektriciteitskosten van de gemeenschappelijke delen betaald. Dit is de som van de voorschotten die gestort zijn door de mede-eigenaars op de rekening van de VME. De algemene vergadering kan ook beslissen om een reservekapitaal aan te leggen. Het reservekapitaal is bestemd voor het dekken van niet-periodieke uitgaven. Denk maar aan herstelling van de lift, renovatie van de gevel Het is dus als het ware een spaarpot van de mede-eigenaars om onverwachte of grote onderhouds- en herstellingskosten te betalen. Als een mede-eigenaar zijn appartement verkoopt, dan blijft zijn aandeel in het reservekapitaal eigendom van de VME. HEt technische beheer De syndicus negotieert en sluit de nodige onderhoudscontracten af, verzorgt de communicatie met de verschillende leveranciers, vraagt offertes op en voert de beslissingen van de algemene vergadering uit. Bij dringende en noodzakelijke werken kan de syndicus autonoom optreden zonder voorafgaandelijke akkoord van de algemene vergadering. Daarbovenop zorgt de syndicus ervoor dat alle installaties naar behoren functioneren, periodiek worden onderhouden en dat de overeenkomsten met de nutsmaatschappijen worden afgesloten en opgevolgd.

HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 11 Wat is het verschil tussen gemeenschappelijke en privatieve delen? Wanneer u een appartement koopt en dus eigenaar wordt van het privatief gedeelte, wordt u ook mede-eigenaar van de gemeenschappelijke delen. De privé delen zijn de delen van het gebouw die eigendom zijn van één eigenaar, zoals het appartement, het kantoor, de garagebox, de winkel De gemeenschappelijke delen zijn die delen welke nuttig zijn voor meerdere of voor alle mede-eigenaars. Het betreft de structuur van het gebouw: dak, gevel, draagmuren, de inkomhallen, traphallen en dergelijke meer, maar ook gemeenschappelijke installaties zoals de lift, een gemeenschappelijke waterontharder enz. Elke mede-eigenaar draagt bij in de onderhouds- en herstellingskosten van deze gemene delen, tenzij het reglement van mede-eigendom hierop uitzonderingen voorziet. Denken we, bij wijze van voorbeeld, aan een gelijkvloers bankkantoor, met rechtstreekse toegang tot de straat die bijgevolg geen gebruik maakt van de inkomhal of de lift.

12 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Wat zijn de belangrijke documenten? Er zijn drie belangrijke documenten in een mede-eigendom: de basisakte, het reglement van mede-eigendom en het reglement van orde. De basisakte en het reglement van mede-eigendom vormen samen de statuten van het gebouw. Die documenten zijn de spelregels van het gebouw en moeten door iedereen gerespecteerd worden. Zij worden vastgelegd in een notariële akte. basisakte In de basisakte worden de beschrijving van het onroerend goed, de verdeling van privatieve en gemeenschappelijke delen en de aandelen van elke mede-eigenaar aangehaald. Door die basisakte wordt het voor iedere eigenaar duidelijk wat er wordt beschouwd als privatief en wat als gemeenschappelijk gedeelte. reglement van mede-eigendom Het reglement van mede-eigendom bestaat uit de beschrijving van de rechten en plichten van de mede-eigenaars, de verdeling voor het onderhouds- en de herstellingskosten van de gemeenschappelijke delen. De spelregels en werking van de algemene vergadering (voorbeeld: de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten) worden er ook in vermeld.

HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 13 reglement van orde Dit reglement is, in tegenstelling tot de voorgaande documenten, niet verplicht. Het reglement van orde beschrijft vooral de leef-, woon- en orderegels over het gebruik van de privatieve en de gemeenschappelijke delen. In het reglement wordt eigenlijk beschreven op welke manier met elkaar moet geleefd worden. In zo n reglement kunnen ook afspraken worden gemaakt in verband met geluidsoverlast, toelating huisdieren, sluitingsuur deuren enz. Een mede-eigenaar die zijn privatief verhuurt, moet dit reglement vooraf bezorgen aan zijn huurder. De verhuurder (mede-eigenaar) is immers verantwoordelijk voor de naleving van dit huishoudelijk reglement door zijn huurder. In de praktijk zal de verhuurder dit reglement als bijlage bij de huurovereenkomst hechten. Conclusie Wanneer u een appartement koopt in mede-eigendom, is het belangrijk dat de VME van uw gebouw een goede en ervaren syndicus aanduidt die u als professioneel wegwijs maakt in de wetgeving op de mede-eigendom en op het gebouw, deze regelgeving strikt toepast en ervoor zorgt dat uw investering meerwaarde genereert.

14 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Over Syncura Met meer dan 30 jaar ervaring is Syncura één van de toonaangevende syndici in Vlaanderen. Vandaag beheert Syncura appartementsgebouwen, industrieterreinen, parkeergarages, winkelcentra, studentenkamers, assistentiewoningen enz. Syncura streeft naar een optimaal beheer van uw mede-eigendom en stelt daarom hoge eisen aan haar dienstverlening. Enkel gekwalificeerde medewerkers, allen specialisten in hun vakgebied, dragen zorg voor uw mede-eigendom. Wenst u meer informatie over uw mede-eigendom of wenst u een offerte aan te vragen bij Syncura? Bezoek onze website. www.syncura.be

HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 15 Kantoren: KNOKKE OOSTENDE ANTWERPEN GENT DEINZE AALST KORTRIJK OUDENAARDE RONSE BRUSSEL LEUVEN

Your property at portal.syncura.be