Communicatieplan basisschool Vilt Dit communicatieplan is een ontwikkeldocument dat in het kader van de verbreding van de school bijtijds en structureel wordt besproken en geëvalueerd met alle betrokkenen en zo nodig wordt bijgesteld/geactualiseerd. 1. Inleiding. Communicatie is de belangrijkste vaardigheid in je leven. Van alle uren dat we niet slapen, brengen we de meeste tijd door met communicatie. We hebben leren lezen en schrijven, we hebben er jaren over gedaan om te leren spreken. Maar hebben we ook leren luisteren? (Stephen Covey) Het grootste onverkende terrein in de wereld is de ruimte tussen onze oren. (Peter Senge) Communicatie is een nogal veelomvattend begrip. Als wij het hebben over communicatie dan heeft dit betrekking op de directe gerichtheid van de ene mens op de andere, met als doel een actie of ontwikkeling tot stand te brengen. Vanuit deze visie is communicatie te verdelen in drie categorieën: Informeren Mededelen Discussiëren Uiten gevoelens Het voeren van een dialoog Kunstuitingen (Creativiteit) Het doel van informeren is de boodschap over te brengen van zender naar ontvanger. De één informeert de ander. De discussie wordt voornamelijk gekenmerkt door een overtuigen van de ander en het winnen van de ander voor het eigen standpunt. De dialoog is een zuivere vorm van discussie en kenmerkt zich door het samen willen bereiken. Communicatie is een uiterst ingewikkeld proces, dat bestaat uit het uitzenden van informatie door een zender, die een inhoudelijke boodschap overbrengt en vervolgens een reactie/antwoord van de ontvanger krijgt op deze boodschap, overeenkomstig de wijze waarop hij de boodschap(info) heeft waargenomen. Bij informatie is de zender eenzijdig actief. Discussie en dialoog zijn interactieve processen tussen zender en ontvanger. Informatie is de arme vorm van communicatie. Communicatie is actie over en weer. Ze vindt plaats in de sfeer van wederzijdse afhankelijkheid. Het Communicatieproces Communicatie Zender codering decodering Boodschap decodering codering Ontvanger Ruis Communiceren is eigenlijk niets anders dan iemand anders iets laten weten en/of van iemand anders iets willen weten (Jan Jutten). Goede communicatie tussen alle betrokkenen in de school is onontbeerlijk. Als het gaat om opvoeding en onderwijs hebben ouders (als eerste partner van de school) en school/peuterspeelzaal een gemeenschappelijk belang: het kind voorbereiden op zijn deelname aan de samenleving. De noodzaak om op school en in de peuterspeelzaal goed te communiceren is de laatste jaren enorm toegenomen (Zie bijlage 02). Communicatieplan basisschool Vilt pagina 1
2. Doelgroepen. De onderscheiden doelgroepen zijn: Leerkrachten (en medewerkers) Schoolleiding Leidsters (en leiding(bestuur/raad)peuterspeelzaal Geledingen; - Medezeggenschapsraad - Schooladviescommissie - Oudervereniging - Schoolorganisatorische werkgroepen Ouders Partners in de ontwikkeling van de brede school Omgeving De boodschap aan de onderscheiden doelgroepen kan voor de ene groep anders zijn dan voor de andere groep. Ook het tijdstip waarop de informatie wordt verspreid. Een en ander is o.a. afhankelijk van hetgeen je met een bepaalde boodschap wil bereiken: b.v. informeren, enthousiasmeren, overtuigen, besluitvorming of advies. Vandaar dat bij elk schoolspecifiek plan,document of beleidsstuk de component communicatie wordt toegevoegd, zoals weergegeven in onderstaand generieke schema. Doelgroep Item (Doel) Wat, waarom Status informatie, enthousiasmeren dialogen, overtuigen, besluitvorming, meningsvorming, advisering etc. Tijdstip en frequentie (van communicatie) (Communicatiemiddel) 3. Doel(stellingen). Bij elke vorm van communicatie kun je jezelf vooraf enkele vragen stellen: In theoretische zin: Een antwoord te geven op de wat vraag Wat is communicatie? Wat is het belang en de functie van effectieve communicatie? In praktische zin: Verbetering/ optimalisering van: - de communicatie tussen leerkrachten en medewerkers. - de communicatie tussen leerkrachten en schoolleiding. - de communicatie tussen school en peuterspeelzaal. - de communicatie tussen school, peuterspeelzaal en ouders. - de communicatie tussen de brede school partners. - de communicatie tussen de brede school partners en de omgeving (en externen). Duidelijke afspraken hoe binnen de school wordt gecommuniceerd, welke middelen hiervoor worden gebruikt en welke afspraken in deze context zijn gemaakt. Dit communicatieplan wordt besproken in alle geledingen van maart t/m oktober 2005, waarna het, na goedkeuring, in gebruik wordt genomen vanaf het schooljaar 2006. Dit plan maakt onderdeel uit van het concept educatief partnerschap dat de school (planmatig) nastreeft vanaf 2006. Als zodanig is het één van de in te zetten instrumenten om de samenwerking tussen school, peuterspeelzaal, ouders en partners te verstevigen/verbeteren/optimaliseren, etc. Communicatieplan basisschool Vilt pagina 2
4.1. (Basis)houding/vuistregels/grondprincipes. A. Ouders en leerkrachten/medewerkers/schoolleiding/leidsters peuterspeelzaal. Communicatie komt niet vanzelf, we moeten het nastreven. Het is een vaardigheid die geleerd moet/kan worden. Op welk domein communicatie nu ook aan de orde is, altijd moet/kan een aantal (basis)principes in acht worden genomen, dit verhoogt de kans van slagen van een goed communicatieproces. De LSD-regel luisteren, samenvatten en doorvragen. Echt (actief) naar elkaar luisteren (stop zelf met praten) en elkaar proberen écht te begrijpen. Sta open voor de ander en laat (non)verbaal merken dat je belangstelling hebt voor de ander. Samenvatten. Beknopte weergave van hetgeen je de ander hoorde zeggen, liefst in eigen woorden. Het is een test om na te aan of je goed hebt geluisterd. (Zie bijlage 3, gespreksinterventies) Elkaar serieus nemen (en actieve invulling geven aan noodzakelijke samenwerking). Waarderen en respecteren van verschillen en vaardigheden. Eerlijkheid. Vertrouwen Wees vriendelijk, ontvankelijk en respectvol. Probeer rustig te zijn. Contact voor contract (=inhoud). Zorg voor sfeer van veiligheid en vertrouwen. Kies het juiste moment, de juiste vorm en de juiste inhoud (taal, woordgebruik). Streef hetzelfde doel na. (Afspraken maken tussen ouders en leerkracht(en)) B. Leerkrachten en schoolleiding. Men dient als professional, die dagelijks veel contacten heeft, over een basishouding te beschikken, die in de praktijk (beroepshouding) tot uiting komt: reëel zelfbeeld, zelfvertrouwen, goed feedback kunnen geven, verantwoordelijkheid kunnen en durven nemen, zelfreflectie en empathie. Enkele leerkrachten volgen in het kader van (hun) professionalisering een cursus in communicatietechnieken. Bij behoefte en/of vraag krijgen leerkrachten van de school de kans een communicatiecursus te volgen. 4.2. Communicatie in probleemsituaties. Bij een problematische situatie (irritaties, verwijten, klachten, problemen, slecht nieuws, boosheid, verdriet, geweld, etc.) speelt de schoolleiding, die op het vlak van communicatie sowieso een voorbeeldfunctie vervult, een belangrijke rol. De volgende afspraken worden gehanteerd: A) Betrokken personen trachten (eerst) zelf uit het probleem te komen en nemen de basisprincipes van een goede communicatie in acht. (Wordt het probleem door de ouders aangekaart bij de schoolleiding, dan koppelt de schoolleiding dit terug naar de leerkracht(en) in kwestie.) B) Komen de partijen, na een aantal (twee?) gesprekken niet tot elkaar, dan wordt de schoolleiding op de hoogte gebracht, in eerste instantie door de leerkracht. C) De schoolleiding tracht betrokken partijen tot elkaar te brengen en wijst de betrokkenen op de grondhouding. Het inlassen van een pauze kan goed werken, de eerste emoties zijn verdwenen. D) Bij het aanhouden van de moeilijke situatie intervenieert de schoolleider: hij/zij analyseert de situatie, trekt conclusies en plant een (vervolg)gesprek met de betrokken partijen, waarbij hij/zij als gespreksleider of als toehoorder of als observator fungeert. E) Bij aanhoudende moeilijkheid kan de schoolleider een externe consulteren, die eventueel aan een (vervolg)gesprek deelneemt. Van een probleemgesprek wordt een korte verslaglegging gemaakt door de leerkracht of een derde partij, waarin duidelijke/concrete afspraken worden vermeld. In het geval er met bepaalde ouders meerdere gesprekken zijn refereer dan altijd aan het vorige gesprek, waarin bepaalde afspraken zijn gemaakt. Zie voor effectief communiceren in moeilijke situaties met ouders, bijlage 04. Hoofdstuk 4, maar met name paragraaf 4.2. is breder dan alleen maar communicatie. Het gaat in deze ook om gedragsregels. In het verlengde hiervan en in het kader van de op school gehanteerde methodiek Leefstijl voor sociaal en emotionele vorming kan worden gesproken van omgangsnormen/ afspraken hoe met elkaar om te gaan! Communicatieplan basisschool Vilt pagina 3
5. Communicatie(middelen). Communicatie gebeurt langs twee hoofdlijnen: schriftelijk en mondeling. Mondelinge communicatie verdient veel aandacht, omdat de manier waarop we met elkaar praten en naar elkaar luisteren van bijzondere invloed is op de relatie tussen en de ontwikkeling van mensen. 5.1. Mondelinge communicatie. Non-verbale communicatie. Het non-verbale gedrag van de gesprekspartner(s) bepaalt in hoge mate hoe we de letterlijke boodschap (info) van iemand interpreteren. Ook is het non-verbale vaak bepalend voor de manier waarop we zelf weer op een boodschap reageren. Non-verbale signalen kunnen aanwijzingen geven van hoe iemand in het gesprek staat. Communicatie Bestaat uit: 100 % 100 % 83 % 17 % 7 % + 33 % 55 % Gebaren Taal woorden houding inhoud 5% overig Informele/incidentele mondelinge communicatie vindt dagelijks plaats tussen kinderen, leerkrachten, schoolleiding, ouders en externen. Structurele (formele) mondelinge communicatie vindt plaats: - Tijdens oudergesprekken (waaronder de 10 minuten gesprekken n.a.v. de schoolvorderingen van het kind/de kinderen). - Tijdens vergaderingen: team, oudervereniging, schooladviescommissie, medezeggenschapsraad en brede school commissie. - Tijdens geplande feedbackmomenten - Tijdens algemene ouder/informatieavonden - Tijdens intake- en exitgesprekken (indien school en/of ouders aangeven een exitgesprek te willen) - Via de e-mail, internet (zie schriftelijke communicatie) - Via de telefoon - Brief - Media Gesprekken met ouders, die voor de betreffende ouders van belang zijn, eindigen altijd met reflectieve vragen als, hoe vond u het gesprek?, Is uw bespreekpunt voldoende beantwoord? etc. Is het gesprek expliciet op verzoek van iemand uit de school(geleding), dan zijn vragen omtrent te maken afspraken, en/of oplossingsgerichte vragen van belang. Vanaf september 2005/januari 2006 vinden er intake/exit gesprekken met ouders plaats volgens een schooleigen instrument. Communicatieplan basisschool Vilt pagina 4
5.2. Schriftelijke communicatie (en informatie) Schriftelijke communicatie/ informatie vindt plaats via: - Schoolgids. Deze bevat alle informatie over het lopende schooljaar en geeft antwoord op o.a. de vraag, wat ouders van de school mogen verwachten. - Schoolkalender - Nieuwsbrief. Bevat alle wezenlijke info van de school, de geledingen en de omgeving van de betreffende maand voor met name de ouders. - Schoolkrant De Bokkensprong. Een werkgroep bestaande uit leerkrachten en ouders en leerlingen voert de redactie en draagt zorg voor de totstandkoming. Leerkrachten leveren de kopij bij de werkgroep aan! - Schriftelijke (overige) mededelingen. - Mededelingenbord voor mededelingen van externen (in/uitgang Weth. Meertensstraat/Heiweg en in/uitgang Leeuwerikstraat) - Postmap. Verspreiding van post voor intern gebruik, inclusief notulen van vergaderingen van geledingen (structureel overleg in SAC, MR, OV, brede school commissie en incidenteel overleg in werkgroepen). - Webpagina. Informatie van en over school, kinderen, groepen en geledingen. - Mail. Steeds meer informatie naar ouders loopt via mail. Uiteindelijk het overgrote deel van de informatie via mail. - Agenda s vergaderingen - Verslaggeving van vergaderingen/bijeenkomsten van team en geledingen. - Notulen van teamvergaderingen worden gearchiveerd in de klapper Team in de Beleidskast. Elke leerkracht krijgt een kopie van de notulen. De notulist (er wordt bij toerbeurt genotuleerd door een der teamleden) zorgt tevens voor distributie. De schoolleider maakt telkenmale de agenda van de teamvergaderingen. Intervisieverslagen worden gearchiveerd in een daarvoor bestemde (aparte) klapper. - Notulen van vergaderingen van de medezeggenschapsraad worden openbaar gemaakt door publicatie op de website. - Notulen van de vergaderingen van de geledingen (MR, DB ouderraad, SAC, directie) worden verspreid onder de deeelnemers. - Notulen van vergaderingen van de oudervereniging worden gemaakt door de secretaris van de OR. Deze distribueert de stukken onder de leden van de OR. Ook verslaglegging op de website. Het bestuur van de OR draagt zorg voor de agendering. Eén keer per jaar is de OR verplicht een jaarvergadering te houden. Zie tevens draaiboek oudervereniging in de klapper oudervereniging. - Notulen van vergaderingen van de brede school commissie. - Notulen van vergaderingen van de werkgroepen. Zie draaiboek schoolorganisatorische werkgroepen. - Notulen van incidentele vergaderingen, zoals bouwcommissie, zorgteam, identiteit, etc worden opgeslagen in de daarvoor bestemde klappers (in de beleidskast ) en gedistribueerd onder de participanten. Belanghebbenden worden mondeling (zo nodig) schriftelijk geïnformeerd. - Alle leerkrachten en geledingen hebben een eigen postvakje. - Informatiebrieven van de stichting INNOVO, waartoe de basisschool Vilt behoort. - Dag-week-en maandbladen. I.v.m. PR-activiteiten worden frequent lokale en/of provinciale media benaderd, door respectievelijk schoolleiding, coördinator, betreffende (project)groep en/of werkgroep. - E-mail, internet, website. Via een e-mail netwerk kunnen de leerkrachten onderling met elkaar communiceren. Informatie van de schoolleiding wordt meestal via e-mail verspreid (b.v. vergadercyclus, agendering, planningen, etc.). De leerkrachten kunnen thuis inloggen op het schooladres. Leerkrachten kunnen met ouders en schoolleiding communiceren via e-mail. Leden van de diverse geledingen kunnen met elkaar communiceren via e-mail. Notulen van vergaderingen en bijeenkomsten worden ook via e-mail verspreid. Bij mededelingen aan ouders wordt zoveel mogelijk e-mail gebruikt. Met de stichting INNOVO wordt veel via e-mail gecommuniceerd en gecorrespondeerd. De basisschool Vilt kent een open karakter. Alle (jaar)plannen, waaronder het schoolplan dat eens in de vier jaren moet worden opgemaakt - zijn door ouders in te zien en/of te verkrijgen via de schoolleiding. Communicatieplan basisschool Vilt pagina 5
6. Planning (inzet van middelen). Groep Medium Frequentie Overig/coördinatie, wie doet wat, etc. Intern: leerkrachten, Schoolgids Eenmaal per jaar Bij aanvang van het leiding. Extern: ouders schooljaar krijgen alle en externen (w.o. betrokkenen 1 leidsters exemplaar van de peuterspeelzaal) actuele schoolgids. De schoolleider zorgt voor de compilatie en distributie, de ICT zorgt voor de opmaak. Idem Schoolkalender Eenmaal per jaar Behorend bij schoolgids. Ouders Leerkrachten, ouders en kinderen (gr. 3 t/m 8) Leerkrachten, leiding, ouders en peuterspeelzaal Kinderen, ouders, leerkrachten Schoolrapport Driemaal op jaarbasis, gelijkmatig verdeeld over het schooljaar. maken de kalender. Leerkracht maakt rapportage op. Tijdens 10-minuten gesprekje wordt rapport besproken met ouders. Met sommige ouders volgt uitgebreide bespreking, afhankelijk van vordering van het kind, op vraag van de ouder of de leerkracht. Nieuwsbrief Periodiek De schoolleider componeert. De concierge distribueert. Schoolkrant Periodiek Werkgroep bestaande uit ouders draagt verantwoordelijkheid. Idem Mededelingenbrief(je) Incidenteel/ De desbetreffende (eventueel via mail structureel leerkracht, schoolleider, en/of webpagina) werkgroep, geleding en/of (lokale) organisatie/ vereniging is verantwoordelijk. Team Postmap Periodiek De coördinator sorteert de post en zorgt voor distributie onder de Team, geledingen, peuterspeelzaal en enkele externen Postbak(jes) (in docentenkamer) Team, ouders Notulen van vergaderingen van team en geledingen via e- mail Dagelijks. Correlerend met de vergadering(en) leerkrachten. Daarna volgt archivering. De schoolleiding en de coördinator sorteren de post en deponeren deze in de voor de leerkracht, geleding (enz.) bestemde bakjes. Zie 5.2. Communicatieplan basisschool Vilt pagina 6
Team, ouders, externen Team, kinderen,ouders, omgeving, lokale media Kinderen, ouders, team, externen, stichting INNOVO. Nieuws- en informatie- Incidenteel De schoolleiding is brieven INNOVO verantwoordelijk voor de interne en externe distributie. Radio, TV en dag/week Incidenteel Profilering van school. bladen Schoolleiding, coördinator, geledingen, werkgroepen, leerkrachten, ouders. E-mail, internet, website Regelmatig persoonsafhankelijk 7. Organisatie/verdere afspraken. - Daar waar mogelijk dienen ouders door de school (vaak bepalende factor) te worden betrokken in zaken waar hun mening/betrokkenheid belangrijk is. - Eenmaal in de vier jaar wordt door middel van een enquête de mening van de ouders gepeild om een beeld te krijgen over de kwaliteit van de school. - In de geledingen wordt eenmaal in de vier jaren, vooraf aan het op te stellen schoolplan, een zogenaamde in - en externe sterkte/zwakte analyse uitgevoerd. - Gegevens voortkomend uit enquête en analyse worden openbaar gemaakt via publicatie in de Nieuwsbrief en de schoolgids. - Naast de schoolorganisatorische werkgroepen, waarin ouders en leerkrachten naast elkaar participeren, beschikt de school over onderwijskundige werkgroepen, waarin leerkrachten plaatshebben. 8. Klachten. De klachtenregeling van INNOVO is van toepassing. 9. Evaluatie. De evaluatie vindt, op initiatief van de schoolleiding, jaarlijks in de geledingen plaats aan het einde van het schooljaar. Communicatieplan basisschool Vilt pagina 7