Selectieleidraad Project: Landelijk Video voor ProRail Perceel 1 Webvideo Perceel 2 Project en corporate video TenderNed-nummer: 15711 Conform ARN2013
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Omschrijving van de werkzaamheden... 5 3. Selectieprocedure... 6 3.1. Algemeen... 6 3.1.1 Aanmelding... 6 3.1.2 Beoordeling en selectie... 7 3.2. Aanbestedingsplanning... 7 4. Criteria en eisen... 9 4. 1. Uitsluitingscriteria... 9 4. 2. Minimumeisen... 9 4.2.1. Financieel-economische draagkracht... 9 4.2.2. Technische en organisatorische bekwaamheid... 10 4.2.3. Maatschappelijke geschiktheid... 11 5. Contact... 12
1. Inleiding ProRail is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. Medewerkers zorgen ervoor dat elke dag, 24/7, 1.200.000 reizigers en 100.000 ton goederen op hun plaats van bestemming komen, met 6550 treinen over ruim 7000 kilometer spoor. Het spoorwegnet is met recht het kloppend hart van mobiel Nederland. ProRail werkt aan de bereikbaarheid van Nederland door te zorgen voor een optimaal spoornetwerk. We verdelen de capaciteit op het spoor, regelen alle treinverkeer, bouwen en beheren stations en leggen nieuw spoor aan. Tevens onderhoudt ProRail bestaande infrastructuur zoals spoor, wissels, seinen en overwegen. ProRail levert een belangrijke bijdrage aan het toegankelijk houden van Nederland. Daarvoor wordt samen gewerkt met personen- en goederenvervoerders, waarbij we de belangen van hun klanten niet uit het oog verliezen. Samen met gemeenten en provincies wordt gekeken op welke wijze het beste aan hun vraag naar treinvervoer en stationsvoorzieningen kan worden voldaan. Dit vertaalt zich in de vier strategische doelstellingen van ProRail: Veilig Spoor, Betrouwbaar Spoor, Punctueel Spoor en Duurzaam Spoor Contracteringsbeleid ProRail ProRail besteedt werkzaamheden uit die marktpartijen kunnen uitvoeren. De aandacht van ProRail is gericht op het specificeren, het in concurrentie brengen en het in onderling verband managen van contracten. Integriteit is het grootste goed van ProRail. En in het bijzonder daar waar het gaat om relaties tussen ProRail en marktpartijen. Met dit uitgangspunt streeft de directie van ProRail naar een zorgvuldige contractering, met de kernbegrippen: objectiviteit; non-discriminatie; transparantie; rechtmatigheid. De contractering dient gericht te zijn op het behalen van kosteneffectieve resultaten. Voor nieuwbouw, instandhouding, bij levering van producten en diensten streeft ProRail naar kwaliteit en functionaliteit tegen een reële prijs, een zo hoog mogelijk rendement op het vlak van beschikbaarheid, betrouwbaarheid en veiligheid van het spoor. En streeft het bedrijf tegelijkertijd naar zo min mogelijk overlast voor vervoerder en omgeving. Voorts beoogt ProRail optimaal gebruik te maken van het innovatieve vermogen van de markt. ProRail streeft daarbij een continue ontwikkeling na waarin wordt gezocht naar betere samenwerkingsvormen met marktpartijen. Het contracteringsbeleid is te vinden op www.prorail.nl/zakenpartners.. Deze selectieleidraad bevat informatie over de selectieprocedure voor het project Landelijk - videodiensten voor ProRail, te realiseren in opdracht van ProRail B.V.(hierna: ProRail). Deze aanbesteding vindt plaats als een niet-openbare procedure op grond van de ARN2013 hoofdstuk IIIB. Deze aanbesteding wordt digitaal uitgevoerd met toepassing van TenderNed; aanmelding en inschrijving geschiedt digitaal, evenals het berichtenverkeer. In de aanbestedingsleidraad, die bij de uitnodiging tot inschrijving aan gegadigden wordt verstrekt, is het verloop en de werkwijze aangegeven. Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 3
In deze selectieleidraad wordt tevens uitleg gegeven omtrent de wijze waarop de selectie van gegadigden plaatsvindt en wordt aangegeven welke criteria en eisen bij de selectie worden gehanteerd en wanneer een gegadigde bepaalde informatie moet verschaffen. Indien u zich als gegadigde voor de uitvoering van de bovenvermelde werkzaamheden wenst aan te melden, wordt u aangeraden eerst nauwgezet de inhoud van deze leidraad en het van toepassing zijnde aanbestedingsreglement, de ARN2013, te lezen. Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 4
2. Omschrijving van de werkzaamheden Teneinde de juiste partijen voor deze opdracht te selecteren en om gegadigden een beter inzicht te geven in de aard, omvang van de werkzaamheden en omstandigheden waaronder deze moeten worden uitgevoerd, volgt onderstaand een nadere beschrijving van de te verrichten werkzaamheden. Werkomschrijving Zie concept Programma van Eisen, welke te downloaden is bij de documenten Planning Startdatum contract: 01 juli 2013 Einddatum contract: 30 juni 2017 Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 5
3. Selectieprocedure 3.1. Algemeen De Aanbestedingswet 2012 (hierna: de wet) is van toepassing op de selectieprocedure van ProRail. De kaders van de wet zijn nader uitgewerkt in het 'Aanbestedingsreglement Nutssectoren 2013 (hierna: ARN2013). Door uw aanmelding geeft u als gegadigde aan te hebben ingestemd met de toepassing van het ARN2013. Indien u niet beschikt over het ARN2013 dan wel niet beschikt over de juiste uitgave van dit reglement, kunt u dit reglement downloaden (www.aanbesteden.prorail.nl onder Info - Documenten Algemeen) Om te kunnen meedingen bij deze aanbesteding zult u zich als gegadigde dienen aan te melden en te voldoen aan de door ProRail gestelde criteria en eisen. Bij de beoordeling of gegadigden daaraan voldoen wordt gebruik gemaakt van de in hoofdstuk 4 van deze selectieleidraad aangegeven criteria en eisen. Gegadigden die menen te voldoen aan de door ProRail gestelde criteria en eisen zijn gedurende de in de planning vastgestelde periode in de gelegenheid gesteld zich voor deze aanbestedingsprocedure aan te melden. 3.1.1 Aanmelding Indien u zich wil aanmelden voor deze aanbestedingsprocedure dient u dit digitaal te doen via TenderNed. Bij uw aanmelding dient u de Eigen Verklaring te koppelen aan de betreffende uitsluitingscriteria en minimumeisen. Desgewenst kunt u gelijktijdig met de indiening van de Eigen Verklaring bewijsstukken meesturen via het berichtenverkeer in TenderNed (zie ook 3.1.2). Gelijktijdige overlegging van deze bewijsstukken is echter niet verplicht.. Een Eigen Verklaring moet bij aanmelding worden ingediend door: - de gegadigde; - in geval van combinatie (conform art. 9 ARN2013): indiening Eigen Verklaring op het niveau van de combinatie, ondertekend door de penvoerder en een Eigen Verklaring van iedere afzonderlijke combinant; - in geval van intra-concern relaties (conform art. 10 ARN2013): indiening Eigen Verklaring van de gegadigde zelf en elke derde waarop een beroep wordt gedaan i.c. moedermaatschappij en dochterondernemingen waarop een beroep wordt gedaan, dochteronderneming (in dominante positie) en dochteronderneming(en) waarop een beroep wordt gedaan; - in geval van genomineerde onderopdrachtnemer (conform art. 11 ARN2013): indiening Eigen Verklaring van de gegadigde zelf en van de genomineerde onderopdrachtnemer. Daar waar sprake is van aanmelding in een samenwerkingsverband zoals bedoeld in het ARN2013, artikelen 9, 10 of 11 dienen alle voor de betreffende situatie van toepassing zijnde documenten (verklaring/overeenkomst), zoals vermeld in het ARN2013 door de gegadigde ingediend te worden. Eén en ander met in achtneming van het gestelde hieromtrent in paragraaf 3.1.2 (moment en wijze van indiening vereiste bewijzen/referenties). Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 6
Het indienen van uw aanmelding, anders dan via TenderNed, is niet toegestaan. Er wordt met klem op gewezen dat verklaringen, die achteraf (al dan niet na verificatie) onjuistheden blijken te bevatten of toezeggingen die niet (kunnen) worden waargemaakt, door ProRail kunnen worden opgevat als valse verklaringen. Dit kan uitsluiting van verdere aanbestedingsprocedures van ProRail tot gevolg hebben. 3.1.2 Beoordeling en selectie Nadat de aanmeldingstermijn is verstreken, zal ProRail de aanmeldingen beoordelen. De beoordeling vindt plaats op basis van de ingediende Eigen Verklaring en ingediende bewijzen/referenties en verloopt als volgt. De door de gegadigden ingediende Eigen Verklaring wordt eerst getoetst op volledigheid en rechtsgeldige ondertekening. Vervolgens vindt een inhoudelijke toetsing plaats van de Eigen Verklaring aan de hand van de gestelde criteria en eisen. Aan de hand van de in hoofdstuk 4.1 van dit selectieleidraad opgenomen uitsluitingscriteria wordt vastgesteld of de gegadigde verder wordt uitgesloten van deelneming aan de aanbestedingsprocedure. Daarna vindt een toets plaats op de minimumeisen, te weten: financiële en economische draagkracht (Hoofdstuk 4.2.1.), de technische en organisatorische bekwaamheid (Hoofdstuk 4.2.2.) en tenslotte op de maatschappelijke geschiktheid (Hoofdstuk 4.2.3.). Op grond van de uitkomst van de toetsing word vastgesteld of de gegadigde geschikt of niet geschikt is. De uitslag wordt gelijktijdig aan alle gegadigden gemeld In het geval van ongeschiktheid wordt de gegadigden hierover geïnformeerd met de gemotiveerde reden van deze afwijzing. In het geval van geschiktheid wordt de gegadigde dit medegedeeld en verzocht de vereiste bewijzen/referenties binnen 48 uur in te dienen. In het geval aan dit verzoek niet kan worden voldaan, volgt alsnog afwijzing. Het ongemotiveerd ontbreken van bewijzen/referenties kan leiden tot afwijzing. Als u om welke reden dan ook niet in staat bent om de gevraagde bewijzen/referenties (compleet) te overleggen, dient u aan te geven wat de reden daarvan is. Op basis van uw argumentatie kan uitsluitend ProRail overwegen het gebrek aan overgelegde gegevens door de gegadigde te laten herstellen, voor zover dat aanbestedingsrechtelijk is toegestaan. De selectieprocedure leidt tot de vaststelling van die gegadigden die tot inschrijving zullen worden uitgenodigd. 3.2. Aanbestedingsplanning Bij deze aanbestedingsprocedure geldt de volgende planning. 1. Publicatie: 19 april 2013 2. Sluitingsdatum en tijd van aanmelding: 13 mei 2013 om 12.00 uur 3. Uitnodiging tot inschrijven: 27 mei 2013 4. Sluitingsdatum en tijd inschrijving: 20 juni 2013 om 10.00 uur 5. Gunning: 01 juli 2013 Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 7
Het onder 2 genoemde uiterste tijdstip geldt als een fatale termijn. Te laat binnengekomen aanmeldingen worden niet beoordeeld. De overige termijnen zijn indicatief. Op het moment dat de datum en het tijdstip van aanbesteding in de uitnodigingsbrief/het aanbestedingsdossier worden vastgelegd gelden deze voor de aanbieders als fatale termijn. Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 8
4. Criteria en eisen Met inachtneming van het gestelde in het ARN2013 zijn in dit hoofdstuk de bij de selectie te hanteren criteria en eisen aangegeven. De nummering van de criteria eisen correspondeert met de in de Eigen Verklaring gehanteerde nummering en de afdelingen in de (TenderNed-)aankondiging. De antwoorden en bewijzen dienen er enerzijds toe ProRail ervan te overtuigen dat de gegadigde geschikt kan worden geacht voor de uitvoering van de werkzaamheden, anderzijds om de nodige bewijzen van geschiktheid jegens andere gegadigden op te leveren. Eigen wetenschap van ProRail met betrekking tot de gegadigde wordt niet in de beoordeling betrokken. 4. 1. Uitsluitingscriteria ARN2013: artikel. 7. 1 onderdelen a, b en c, Eigen Verklaring: onderdeel 2.1 tot en met 2.4 en 2.10 Aankondiging TenderNed: afdeling III.2.1. Van deelneming aan de aanbesteding is eenieder uitgesloten, die verkeert in de omstandigheden zoals verwoordt in ARN2013, artikel 7.1a, b en c (deelname criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen van geld, (aanvraag tot) faillissement, overtreding beroepsgedragsregels, ernstige fout, niet betalen belasting en sociale premies, afgifte valse verklaring, ondersteuning van/verbonden aan de aanbestedende dienst, toerekenbaar tekort geschoten en schade bedrijfsbelang). Voor de beoordeling door ProRail of u als gegadigde kunt worden uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure zijn de antwoorden op de in de Eigen Verklaring opgenomen vragen van belang. De bewijsstukken moeten de feitelijke situatie weergeven op het moment van aanmelding. 4. 2. Minimumeisen 4.2.1. Financieel-economische draagkracht ARN2013: artikel 8, lid 1, sub a Eigen Verklaring: onderdeel 3.1 Aankondiging TenderNed: afdeling III.2.2 Gegadigde beschikt over voldoende financiële en economische draagkracht. Ten bewijze van het voldoen aan deze eis geldt het navolgende. De financiële en economische draagkracht van een gegadigde of inschrijver kan worden aangetoond door de volgende referenties. a) De jaarrekening van het laatst vastgestelde boekjaar en eventuele andere onderbouwende financiële gegevens van de gegadigde of inschrijver waaruit blijkt dat diens onderneming een positief eigen vermogen heeft en een current ratio die groter of gelijk is aan 0,5. b) Voor zover de gegadigde of inschrijver onderdeel uitmaakt van een concern en de jaarrekening uitsluitend geconsolideerd met die van een moederonderneming wordt Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 9
gepubliceerd: de gegevens van de moederonderneming als bedoeld in sub a waaruit blijkt dat die onderneming een positief eigen vermogen heeft en een current ratio die groter of gelijk is aan 0,5 èn een verklaring van de moederonderneming waarin zij zich ten minste hoofdelijk aansprakelijk verklaart voor de schulden en rechtshandelingen van de gegadigde of inschrijver (bijvoorbeeld een verklaring ex artikel 2:403, lid 1, sub f BW). Aandachtspunt: Als uw onderneming geen officiële stukken heeft gepubliceerd en neergelegd, kunt u volstaan met interne stukken. 4.2.2. Technische en organisatorische bekwaamheid ARN2013: artikel 8.2 Eigen Verklaring: onderdeel 3.2 Aankondiging TenderNed: afdeling III.2.3 a. Eisen ten aanzien van ervaring De gegadigde dient technisch en organisatorisch in staat te worden geacht de werkzaamheden te realiseren binnen de door ProRail te stellen randvoorwaarden ten aanzien van tijd, kwaliteit en kosten. i. Gegadigde heeft aantoonbare ervaring met het maken van bedrijfsfilms bij drie Opdrachtgevers in de periode 1 januari 2010 tot 31 december 2012, waarbij de opdrachtwaarde voor de levering bij elke opdrachtgever minimaal 40.000 euro is; De gegadigde dient blijkens verifieerbare referenties (opgave van voltooide opdrachten), die zijn voorzien van een opdrachtgeversverklaring van de primaire opdrachtgever inzake de goede uitvoering aan te tonen de soortgelijke opdrachten met goed resultaat te hebben uitgevoerd. Indien de bijbehorende opdrachtgeversverklaringen ontbreken zal ProRail deze referenties niet in beschouwing nemen. Indien de gegadigde geregistreerd is in het ORS-systeem van ProRail, kan volstaan worden met vermelding van het ORS-nummer van het betreffende referentieproject dat geregistreerd is door gegadigde. b. Eisen ten aanzien technische en organisatorische (generiek) bekwaamheid (omzet in bepaalde branche) De gegadigde dient blijkens een door een RegisterAccountant of een bevoegde Accountant-Administratieconsulent (ex art. 2:393 lid 1 BW) geaccordeerde verklaring gedurende de laatste twee jaren tenminste een totale (jaar)omzet van 200.000 euro in de branche videodiensten per jaar (excl. BTW) te hebben bereikt. Indien de gegadigde geregistreerd is in het ORS-systeem van ProRail, kan volstaan worden met een verwijzing naar de in dit systeem door gegadigde geregistreerde omzetgegevens. Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 10
c. Eisen ten aanzien van taal art. 8.2 sub c ARN2013 Het door de gegadigde op de bouwplaats c.q. werklocatie in te zetten verantwoordelijk en leidinggevend personeel beheerst blijkens een door de gegadigde afgelegde verklaring de Nederlandse taal in woord en geschrift. 4.2.3. Maatschappelijke geschiktheid ARN2013: artikel 8.3 Eigen Verklaring: onderdeel 3.3 Aankondiging TenderNed: afdeling III.2.1 De gegadigde voldoet aan de maatschappelijke geschiktheid zoals vermeld in het ARN2013, artikel 8.3. Het bewijs van inschrijving in het beroepsregister dient de huidige stand van zaken met betrekking tot de onderneming weer te geven. ProRail gebruikt deze inschrijving onder meer ter verifiëring van de vraag of de gegadigde deel uitmaakt van een concern-, beheer- of holdingmaatschappij. Indien zulks uit de inschrijving blijkt, dient de aandelenhoudstermaatschappij in een aantal gevallen extra zekerheid te stellen. Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 11
5. Contact Vragen in het kader van deze aanbesteding Vragen naar aanleiding van de werkzaamheden, het selectieleidraad alsmede de daarin voorkomende reglementen etc. kunnen uitsluitend per email worden gesteld en zullen eveneens per email door ProRail beantwoord worden. Het adres waar u uw vragen kunt stellen is: aanbestedingen@prorail.nl Bij het indienen van de vragen dient duidelijk aangegeven te worden dat deze betrekking hebben op de onderhavige aanbestedingsprocedure. Algemene vragen of opmerkingen Indien u in algemene zin vragen of opmerkingen heeft over het aanbestedingsbeleid van ProRail, of indien u meent dat u tijdens enige aanbestedingsprocedure van ProRail onjuist bent of wordt behandeld of indien uw vragen niet naar behoren zijn beantwoord, neemt u dan s.v.p. contact op met: Mr. B. van den Berg, Manager Juridische Zaken Klachtenmeldpunt ProRail zie Klachtenregeling aanbesteden van ProRail: www.prorail/zakenpartners Bijlage: overzicht bewijzen/referenties Selectieleidraad "Landelijk - videodiensten voor ProRail " 12