Handboek Regionaal Beleidsteam ONTWERPVERSIE (16 november 2016) Dossiernummer: 16.0021929 Datum vaststelling: XX-XX-2016 1
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Afbakening 3 1.2 Doel handboek RBT 3 1.3 Doelgroep 3 1.4 Beheer 4 1.5 Beschikbaarheid documenten 4 2 Organisatie RBT 5 2.1 Samenstelling RBT 5 Flexibiliteit 5 Bestuurlijk netwerk 6 Plaatsvervangend voorzitter veiligheidsregio (plv. voorzitter) 6 2.2 Melding & Alarmering 6 2.3 Locatie 7 Uitwijklocatie 7 3 Taken en werkwijze RBT 8 3.1 Doel RBT 8 3.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden RBT 8 Lokale verantwoordelijkheden 9 3.3 Commissaris van de Koning (CdK) 9 3.4 Technisch voorzitterschap 9 3.5 Informatiemanagement RBT 10 3.6 Crisiscommunicatie 11 3.7 Werkafspraken 11 Facilitair 11 Input 12 Output 12 3.8 Evaluatie 12 Wettelijke verantwoording 12 4 Bijlagen 13 4.1 Plattegrond RBT-ruimte (Belcampostraat 10, 9 e verdieping) 14 4.2 Checklist vergadering RBT 16 4.3 Actie- en besluitenlijst RBT 17 4.4 Mogelijke strategische vraagstukken 19 4.5 Checklist technisch voorzitter RBT 20 4.6 Taken en werkzaamheden ondersteuning RBT 21 2
1 Inleiding 1.1 Afbakening Ingevolge de Wet veiligheidsregio s (Wvr), beschrijft de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) de hoofdstructuur van de crisisorganisatie in het Regionaal Crisisplan Utrecht 2014-2017 (RCP). De GRIP-regeling, die eveneens is opgenomen in het RCP, vormt de basis voor operationele en bestuurlijke opschaling tijdens incidenten en crises. Dit document maakt onderdeel uit van de crisisbeheersings-doctrine (het vijfluik) van de VRU. De volgende documenten maken hier onderdeel van uit: 1. Regionaal Crisisplan Utrecht 2014-2017 2. Operationele regeling VRU 3. Operationele mandaatregeling VRU 4. Regeling alarmering, bereikbaarheid en beschikbaarheid 5. Regeling informeren en alarmeren bevoegd gezag en crisis- en hulpverleningsorganisatie. De onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing (CaCo, CoPI, ROT, GBT en RBT) en de monodisciplinaire secties zijn uitgewerkt in handboeken. Het RCP is hierin leidend; de handboeken volgen dit dan ook. Het Regionaal Beleidsteam (RBT), zoals vormgegeven en omschreven in dit handboek, maakt onderdeel uit van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing als beschreven in artikel 39 Wet veiligheidsregio s (Wvr) en artikel 2.1.4-2 Besluit veiligheidsregio s (Bvr). 1.2 Doel handboek RBT Het handboek RBT beschrijft het functioneren van het RBT. Dit betreft: de samenstelling, werkwijze en het functioneren van het RBT; het technisch voorzitterschap; de relatie tussen het RBT en andere crisisteams en crisispartners; handvatten, aandachtspunten en documenten voor het RBT bij de (voorbereiding op) crisisbeheersing. 1.3 Doelgroep Dit handboek is opgesteld ten behoeve van de deelnemers aan het RBT en de multidisciplinaire partners in crisisbeheersing en kan tevens worden gebruikt door medewerkers die zich bezig houden met de preparatie van crisisbeheersing en door de voorzitters en leden van andere crisisteams waaronder het Regionaal Operationeel Team (ROT) en het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT). 3
1.4 Beheer Dit handboek wordt eens in de twee jaar geëvalueerd en indien noodzakelijk herzien en/of geactualiseerd. Opmerkingen of aanvullingen kunnen worden toegestuurd aan paraatheid@vru.nl. De VRU draagt zorg voor het beheer van dit handboek en informeert alle belanghebbenden in geval van wijzigingen. 1.5 Beschikbaarheid documenten Documenten die relevant zijn voor de crisisbeheersing, zoals het RCP, de handboeken, maar ook de bestuurlijke netwerkkaarten, zijn digitaal beschikbaar via www.crisisutrecht.nl. 4
2 Organisatie RBT 2.1 Samenstelling RBT Wanneer er sprake is van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis, of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, wordt bij GRIP 4 de voorzitter van de veiligheidsregio bevoegd gezag. De voorzitter dient dan een RBT bijeen te roepen (volgens Wvr art. 39 lid 1 en 2). De wettelijke bevoegdheden voor het bestrijden van de crises en in het kader van de openbare orde gaan dan over van de burgemeester naar de voorzitter van de veiligheidsregio. De voorzitter neemt geen besluiten met toepassing van de deze bevoegdheden voordat hij het RBT daarover heeft geraadpleegd, tenzij de vereiste spoed zich daartegen verzet. Het RBT kent volgens de wet de volgende samenstelling: Voorzitter en leden Deelnemers Ondersteuning Voorzitter veiligheidsregio (bevoegd gezag) Algemeen directeur VRU (als technisch voorzitter RBT) * Strategisch adviseur crisiscommunicatie RBT Burgemeesters van de gemeenten die betrokken Regionaal Operationeel Leider van dienst Informatiemanager RBT zijn of dreigen te worden bij een ramp of crisis (ROLvD) Voorzitter van het direct betrokken waterschap Commandant van dienst brandweer Ondersteunend secretaris Hoofdofficier van Justitie Operationeel directeur Notulist RBT GHOR van dienst Strategisch adviseur Bevolkingszorg RBT Politiechef regionale eenheid Midden-Nederland Liaison commissaris van de Koning (CdK) * De algemeen directeur van de VRU (of een plaatsvervanger/de directeur van dienst) kan de rol van technisch voorzitter vervullen, om de voorzitter van de veiligheidsregio (en tevens voorzitter RBT) te ontlasten. Dit op verzoek van de voorzitter en als aanvulling op de wettelijke samenstelling. Flexibiliteit Bovenstaand schema beschrijft de vaste bezetting van het RBT. Afhankelijk van het type crisis, de specifieke omstandigheden en ondersteuningsbehoefte van het bevoegd gezag kan door de voorzitter RBT (na advies van de ROLvD) besloten worden af te wijken van de vaste samenstelling van het RBT, met uitzondering van de burgemeesters van de betrokken gemeenten. Tevens kan 5
de voorzitter de bezetting uitbreiden met vertegenwoordigers vanuit crisispartners die hij voor het uitvoeren van de taak nodig vindt. Bestuurlijk netwerk Sommige crisispartners hebben een eigenstandige wettelijke bevoegdheid ten aanzien van hun taakuitoefening in crisissituaties. In GRIP situaties kunnen er meerdere partijen bevoegd gezag zijn. De bestuurlijke netwerkkaarten, te vinden via www.crisisutrecht.nl, maken inzichtelijk wie waarvoor (bestuurlijk) verantwoordelijk is. De voorzitter van het RBT, neemt indien nodig, contact op met de ter zaken bevoegde autoriteiten. Bij calamiteiten waar functionele autoriteiten taken en verantwoordelijkheden hebben (voorbeeld bij uitval nutsvoorzieningen), vindt niet alleen besluitvorming binnen het RBT plaats, maar kan deze tevens binnen de functionele keten plaatsvinden. Plaatsvervangend voorzitter veiligheidsregio (plv. voorzitter) De voorzitter van de veiligheidsregio zal vervangen moeten kunnen worden. Zowel onder normale omstandigheden en ook als voorzitter van het RBT. In het Algemeen Bestuur van 7 november 2011 heeft het AB de burgemeester van Amersfoort benoemd als plaatsvervangend voorzitter veiligheidsregio. In verband met de continuïteit en slagvaardigheid heeft het algemeen bestuur de Vervangingsregeling voorzitter Veiligheidsregio Utrecht 2017 vastgesteld voor de plaatsvervanging van de voorzitter veiligheidsregio, in aanvulling op de aanwijzing van de burgemeester van Amersfoort. De volgorde van vervanging is gebaseerd op de duur van het lidmaatschap van het dagelijks bestuur. 2.2 Melding & Alarmering Alarmering van de deelnemers aan het RBT wordt volgens de Regeling informeren en alarmeren bevoegd gezag en crisis- en hulpverleningsorganisatie uitgevoerd door de Gemeenschappelijke Meldkamer Utrecht (GMU). Deze regeling is te vinden op www.crisisutrecht.nl. De technisch voorzitter (algemeen directeur VRU of diens plaatsvervanger/de directeur van dienst) wordt conform de regeling informeren en alarmeren door de meldkamer via de pager gealarmeerd. Ter voorbereiding kan het wenselijk zijn dat de ROLvD de technisch voorzitter (indien mogelijk) al eerder belt en bijpraat. Het RBT dient binnen 60 minuten na alarmering te starten met de uitvoering van zijn taken en redelijkerwijs op de daarvoor bestemde locatie aanwezig te zijn 6
2.3 Locatie Het RBT vergadert in het Regionaal Crisiscentrum (RCC) van de VRU. Deze is gehuisvest in de brandweerpost Leidsche Rijn aan de Belcampostraat 10 te Utrecht. De RBT-ruimte bevindt zich op de 9 e verdieping. Toegang tot het RBT wordt verzorgd door de floormanager en/of de sectie ondersteuning. Vanaf GRIP 3 is de balie bezet. De plattegrond van de RBT-ruimte is toegevoegd als bijlage 4.1. Uitwijklocatie Indien de RBT-ruimte aan de Belcampostraat om welke reden dan ook tijdens een incident niet gebruikt kan worden, is een uitwijklocatie beschikbaar in de brandweerpost Zeist (Dijnselburgerlaan 5, 3705 LP, Zeist). 7
3 Taken en werkwijze RBT 3.1 Doel RBT Het RBT heeft primair het doel: het beleid inzake crisisbeheersing te coördineren; eenduidige aansturing van de operationele leiding; advisering bevoegd gezag; de voorzitter te adviseren over het gebruik van zijn crisisbevoegdheden op grond van artikel 39 Wvr. 3.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden RBT Op grond van artikel 39 Wvr is de voorzitter van de veiligheidsregio bij uitsluiting bevoegd toepassing te geven aan: o de artikelen 4 tot en met 7 van de Wet veiligheidsregio s; o de artikelen 172 tot en met 177 van de Gemeentewet, met uitzondering van artikel 176, derde tot en met zesde lid; o de artikelen 11, 14, eerste lid, 56, eerste en vierde lid, en 62 van de Politiewet 2012; o de artikelen 5 tot en met 9 van de Wet openbare manifestaties. Adviseren van bevoegd gezag ten aanzien van: o besluiten op strategisch niveau; o de communicatiestrategie. Anticiperen op lange termijn effecten; Benoemen en afwegen van bestuurlijke en maatschappelijke impact van het incident; Bevoegd gezag ondersteunen en adviseren ten aanzien van het nemen van besluiten zoals voorgelegd door het ROT; Monitoren van besluiten; Bestuurlijk afstemmen met de bij het incident of crisis betrokken partijen; De voorzitter RBT neemt (indien het een regiogrensoverschrijdende calamiteit betreft) contact op met voorzitters van de andere veiligheidsregio(s); Informeren van bestuurlijke autoriteiten; Ondersteunen bevoegd gezag bij het uitvaardigen van noodbevelen of noodverordeningen; Ondersteunen bevoegd gezag bij het nemen van een besluit over het aanvragen van bijstand. 8
Lokale verantwoordelijkheden Overeenkomstig het RCP zijn er wanneer er een RBT bijeen geroepen is, ter voorkoming van dubbele sturing, geen gemeentelijk beleidsteams (GBT) actief in de betrokken gemeenten. Immers, het bevoegd gezag is dan bij de voorzitter van de veiligheidsregio komen te liggen. Burgemeesters kunnen wel een adviesgroep (met daarin de relevante functionarissen) inrichten of in stand houden. De verschuiving van bepaalde verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij een bovenlokale ramp of crisis (bij een RBT), ontslaat de gemeenten niet van hun lokale verantwoordelijkheden. De gemeente heeft ook uitvoerende taken bij de bestrijding van een ramp of crisis, ook als er sprake is van een bovenlokale aanpak. Alle gemeenten zijn er voor verantwoordelijk dat de gemeentelijke organisatie aansluit op de regionale rampbestrijdingsorganisatie (Gemeentewet art. 173 en Wvr art. 10). 3.3 Commissaris van de Koning (CdK) De commissaris: Ziet toe op de samenwerking in het RBT en kan daartoe aanwijzingen geven (Wvr art. 41); Kan, in geval van een ramp of crisis van meer dan regionale betekenis (meerdere veiligheidsregio s), of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, de voorzitter van de veiligheidsregio, zo mogelijk na overleg met hem, aanwijzingen geven over het inzake de rampenbestrijding of crisisbeheersing te voeren beleid (Wvr art. 42). Wie in de lead is wordt door de CdK s onderling afgestemd (CdK bronregio); De voorzitters van de veiligheidsregio s, de commissarissen van de Koning en de Minister van Veiligheid en Justitie verstrekken elkaar de nodige inlichtingen ten behoeve van hun rol van de artikelen 41 en 42 Wvr. Daarnaast heeft de CdK, namens de Minister van Veiligheid en Justitie, zowel in de voorbereidende als bij daadwerkelijk optreden een toezichthoudende taak op de veiligheidsregio (Wvr art. 58 t/m 60). 3.4 Technisch voorzitterschap In aanvulling op het RCP wordt voorgesteld niet de voorzitter van de veiligheidsregio, maar de algemeen directeur van de VRU (of een door hem aan te wijzen plaatsvervanger) het RBT te laten voorzitten. Dit wordt het technisch voorzitterschap genoemd. De voorzitter van de veiligheidsregio blijft formeel voorzitter van het RBT, maar zit deze bijeenkomsten niet voor. Reden is dat op deze manier de voorzitter veiligheidsregio wordt ontlast. 9
De technisch voorzitter RBT: Komt voor de eerste RBT vergadering samen met de voorzitter veiligheidsregio (en tevens voorzitter RBT), burgemeester(s) betrokken gemeente(n) en de ROLvD in een voorbereidend overleg bijeen en bespreekt de agenda en werkwijze door en stemt af. De ondersteunend secretaris kan hier ook bij aansluiten; Stemt agenda en taken af met ondersteunend secretaris (die bij het voorbereidend overleg tussen de voorzitter veiligheidsregio, technisch voorzitter RBT, betrokken burgemeester(s) en de ROLvD kan aanzitten); Heeft aandacht voor bestuurlijke/strategische knelpunten c.q. dillema s (what is, what if, what s next), zie ook bijlage 4.4 en 4.5. Benoemt voorafgaande aan de eerste RBT vergadering: o de werkwijze van het RBT c.q. het technisch voorzitterschap o het doel van het RBT o de vergaderklok (afgestemd met andere teams) Bewaakt het proces en ziet erop toe dat het doel van het RBT behaald wordt (in samenwerking met ondersteunend secretaris); Geeft sturing aan het RBT; Stelt duidelijke prioriteiten en onderbouwd deze (in overleg met de leden van het RBT); Verzorgt het startbeeld aan het begin van de vergadering(en). Dit kan na afstemming ook gedaan worden door de ROLvD. Zorgt dat besluiten aan het eind van de RBT vergadering samengevat worden. De notulist noteert deze besluiten en de informatiemanager legt deze vast in LCMS. Bijlage 4.2 bevat een checklist voor eventuele vergaderpunten en bijlage 4.5 bevat een checklist met taken voor de technisch voorzitter. De ondersteunend secretaris RBT is de rechterhand van de technisch voorzitter en ondersteunt hem/haar waar nodig. Voor zijn/haar specifieke taken zie bijlage 4.6. 3.5 Informatiemanagement RBT De verantwoordelijkheid voor informatiemanagement binnen het RBT ligt bij de informatiemanager RBT. De informatiemanager RBT is de ondersteuning van de ROLvD en neemt plaats achter de computer. Hij/zij zorgt dat de juiste informatie op het scherm geprojecteerd wordt. Het beeld wordt, in afwijking van het crisisplan, niet door de informatiemanager RBT maar door de ROLvD of de technisch voorzitter gepresenteerd aan het begin van de RBT vergadering. 10
Voor een verdere beschrijving van de werkwijze en taken van het informatiemanagement (R)BT zie het handboek informatiemanagement, de regeling alarmering bereikbaarheid en beschikbaarheid en bijlage 4.6. 3.6 Crisiscommunicatie In het RBT zit een strategisch adviseur crisiscommunicatie. Wanneer een RBT actief is, wordt er een regionaal actiecentrum crisiscommunicatie ingericht. Voor specifieke lokale communicatie kunnen er lokale actiecentra ingericht blijven binnen de gemeenten. Het regionaal actiecentrum is (in samenwerking met de lokale actiecentra) verantwoordelijk voor de uitvoering van de crisiscommunicatie. Indien lokale actiecentra actief blijven, dan is dit ter ondersteuning van het regionaal actiecentrum crisiscommunicatie. Het team Bevolkingszorg gaat over de uitvoering van de gemeentelijke processen. Voor een verdere beschrijving van de werkwijze en taken van de strategisch adviseur crisiscommunicatie voorziet het handboek crisiscommunicatie, de regeling alarmering, bereikbaarheid en beschikbaarheid en bijlage 4.6. 3.7 Werkafspraken Ter ondersteuning van de werkzaamheden en werkafspraken binnen het RBT zijn de volgende bijlagen opgenomen: 1. Plattegrond RBT-ruimte (Belcampostraat 10, 9 e etage) 2. Checklist vergadering RBT 3. Actie- en besluitenlijst RBT 4. (Mogelijke) strategische vraagstukken 5. Checklist technisch voorzitter RBT 6. Taken en werkzaamheden ondersteuning RBT Deze bijlagen zijn in hard-copy te vinden in het handboek RCC en het handboek incl. bijlagen is digitaal te ontsluiten via www.crisisutrecht.nl. Facilitair Wanneer opschaling naar GRIP 4 binnen kantoortijd plaatsvindt, worden voorbereidingen (zoals het opstarten van benodigde apparatuur) getroffen door het personeel dat op de 8 e etage van de Belcampostraat aanwezig is. Na aankomst van het hoofd ondersteuning (HON) zullen de werkzaamheden aan hem/haar worden overgedragen. Buiten de kantoortijden wordt dit gedaan door de sectie ondersteuning. De ondersteunend secretaris RBT draagt, na aankomst in de RBT-ruimte, zorg voor alle verdere ondersteuning die voor het verloop van de RBT vergadering benodigd is zoals de tafelschikking, naambordjes, koffie en thee, etc. 11
De RBT-ruimte aan de Belcampostraat beschikt over verschillende faciliteiten/middelen, zoals een provinciekaart, beamer, scherm, laptop (kast 8 e verdieping (8.03)), en computer. De printer is op de 8 e etage te vinden. Daarnaast is er een handboek RCC met daarin voorzieningen voor het RBT (o.a. WiFi code, standaardagenda, koffie en thee). Input Het RBT ontvangt vanuit het ROT van advies voorziene verzoeken ten behoeve van besluitvorming in het RBT. De ROLvD maakt een inschatting van de bestuurlijke knelpunten en bespreekt deze voor met de voorzitter RBT en de technisch voorzitter RBT, alvorens deze worden ingebracht volgens de (mogelijke) agenda, te vinden via bijlage 4.2. De agenda wordt uiteindelijk ter beschikking gesteld door de ondersteunend secretaris. Output De uitkomst van een RBT-vergadering kunnen verschillende besluiten zijn: De notulist stelt een actie- en besluitenlijst op (zie bijlage 4.3). Indien bezwaar is gemaakt door één van de betrokken burgemeesters wordt daar een aantekening van gemaakt in de besluitenlijst; De Informatiemanager RBT legt deze besluiten vast in LCMS; De technisch voorzitter communiceert de besluiten naar de ROLvD; De notulist maakt tevens een verslag van de RBT vergadering. Deze wordt later uitgewerkt en zal, samen met de actie- en besluitenlijst, ter beschikking worden gesteld aan de deelnemers van het RBT; Bij volgende RBT overleggen: terugkoppeling voortgang/afronding acties en besluiten. 3.8 Evaluatie Na afloop van elk GRIP-incident vindt een evaluatie plaats van het multidisciplinair optreden van de crisisorganisatie volgens het evaluatiebeleid van de VRU. Hierin is benoemd dat GRIP 4 incidenten door een externe partij geëvalueerd worden. Wettelijke verantwoording De voorzitter van de veiligheidsregio brengt na afloop van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis, in overeenstemming met de burgemeesters die deel uitmaakten van het RBT, schriftelijk verslag uit aan de raden van de getroffen gemeenten over het verloop van de gebeurtenissen en de besluiten die hij heeft genomen. Hij vermeldt daarbij of een burgemeester gebruik heeft gemaakt van de bevoegdheid schriftelijk bezwaar aan te tekenen (Wvr art. 40, lid 1). Op verzoek van de betrokken gemeenteraad dient de voorzitter schriftelijke vragen te beantwoorden of mondeling toelichting te geven (Wvr art. 40, lid 2 en 3). Ten aanzien van de voorzitter van de 12
veiligheidsregio kunnen door de gemeenteraad echter geen bestuurlijke consequenties worden getrokken. Dit kunnen gemeenteraden uitsluitend doen ten aanzien van hun eigen burgemeester. De wet biedt de mogelijkheid voor de gemeenteraad om een standpunt over de voorzitter van de veiligheidsregio genomen besluiten aan de minister van Veiligheid en Justitie kenbaar te maken. Dit door tussenkomst van de CdK (Wvr art. 40, lid 4 en 5). 4 Bijlagen 1. Plattegrond RBT-ruimte (Belcampostraat 10, 9 e verdieping) 2. Checklist vergadering RBT 3. Actie- en besluitenlijst RBT 4. (Mogelijke) strategische vraagstukken 5. Checklist technisch voorzitter RBT 6. Taken en werkzaamheden ondersteuning RBT 13
4.1 Plattegrond RBT-ruimte (Belcampostraat 10, 9 e verdieping) 14
15
4.2 Checklist vergadering RBT Vergaderagenda RBT 1. Opening Check aanwezigheid leden en check verbinding met afzonderlijke gemeenten; Voorstelronde (eerste vergadering); Gebruik naambordjes (ondersteunend secretaris) met functiebenaming. 2. Benoemen door technisch voorzitter: Doel RBT; Werkwijze technisch voorzitter en procesafspraken RBT; Vergaderklok (afgestemd met andere teams, o.a. ROT). 3. Beeldvorming/briefing door ROLvD of technisch voorzitter RBT Huidige situatie; Relevante thema s en strategische dillema s; Resultaat vorige besluiten; Voorgestelde beslispunten. 4. Bepalen prioriteiten Vermelding van hoge prioriteiten welke direct geadresseerd worden, mandaat of accordering door de voorzitter (en/of technisch voorzitter) vergen; Denk aan: communicatiestrategie. 5. Formuleren besluiten Besluiten voorzien van argumentatie; Advies van het ROT inzake de beslispunten; Consequenties (ook kijkend naar strategische dillema s en aspecten); Reacties leden RBT incl. betrokken burgemeesters. 6. Samenvatting besluiten Noem de formeel genomen besluiten (op scherm laten tonen door informatiemanager, en genotuleerd door notulist); Herhaal eventueel gemaakte bezwaren tegen besluiten van betrokken burgemeesters. 7. Vooruitblik Communicatiestrategie; Inventariseren thema s langere termijn / ontwikkelingen in de crisis. 8. Afsluiting Tijdstip volgende RBT vergadering. 16
4.3 Actie- en besluitenlijst RBT Actiepuntenlijst Nr. Actie Prio Door wie Wanneer gereed Datum/tijdstip 17
Besluiten Nr. Beslispunt Datum/tijdstip 18
4.4 Mogelijke strategische vraagstukken Het RBT adviseert op het gebied van bestuurlijke knelpunten, ook wel strategische dilemma s genoemd. Bestuurlijke knelpunten zijn te vatten in de volgende thema s: Communicatie en voorlichting; Veiligheid van gedupeerde burgers; Maatschappelijke onrust; Welzijn en hygiëne van gedupeerde burgers; Medische noodzaak gedupeerde burgers; Primaire levensbehoeften bevolking; Milieugevoelige zaken; Politiek gevoelige zaken; Juridische zaken; Financiële consequenties; Openbare orde Imago; Schuldvraag. Binnen bovenstaande thema s zijn de volgende aspecten op strategisch niveau van belang: Onafhankelijk onderzoek; Bestuurlijke verantwoordelijkheid; Woordvoering; Betrekken van maatschappelijke en politiek-bestuurlijke netwerken; Handelingsperspectief schetsen; Lange termijn denken; Risico s voor de bevolking bepalen; Scheiden van operationele en bestuurlijke zaken; Scenario-denken; Sociale consequenties overzien van strategische besluiten. 19
4.5 Checklist technisch voorzitter RBT Stem af met voorzitter RBT / ROLvD over: Consequenties van besluiten Is gedacht aan compensatie / reparatie voor partijen die de effecten van een besluit het meest gaan merken. Vraag scherp door op de consequenties, soms zijn ze theoretisch en is er sprake van een gecalculeerd en uitlegbaar risico. Soms zijn het aannames waar niet over is doorgedacht. Uitlegbaarheid Stel u zelf de vraag of u de besluiten aan een willekeurige burger kunt uitleggen. Accepteer dat het soms om twee kwaden gaat en dat beide opties onwenselijke effecten hebben, dat is op zichzelf uitlegbaar. Belanghebbende partijen Is aan alle belanghebbende partijen gedacht, wie gaat het effect het meeste merken, zijn er voor- of tegenstanders van de maatregelen? Vraag RBT en ROLvD daar naar. Zijn partijen waar uzelf van afhankelijk bent, denk aan departementen? Is voldoende duidelijk wat die gaan doen? Beleidslijnen afzonderlijke gemeenten Is duidelijk welke gemeenten betrokken zijn? Hebben zij al een eigen beleidsteamvergadering gehouden en zo ja wat zijn daar dan de uitkomsten van? Zijn alle betrokken burgmeesters uitgenodigd voor het RBT? Is bij de beslispunten duidelijk welke gemeenten per keuze eventueel in hun belang getroffen worden en of dat onevenredig is? Gelijkheid beelden RBT vs. ROT (m.n. op gebied prioritering) Laat de ROLvD de prioriteiten en bijbehorende besluiten nummeren en zie toe dat bij eventuele aanpassing de ROLvD deze herhaalt. Daar mag geen licht tussen zitten. Stuur bij waar nodig. Geef het ROT een ruim maar duidelijk gespecificeerd mandaat. Acute bestrijding en alle benodigde middelen daartoe in beginsel altijd accorderen. Vraag de ROLvD of er dingen zijn waar het ROT meteen mee door wil en direct akkoord op behoeft. Spreek volgende briefingmoment expliciet af. 20
4.6 Taken en werkzaamheden ondersteuning RBT Ondersteunend secretaris Kerntaken en werkzaamheden (faciliteren vergaderingen RBT) Vervult een rol in het voorbereidend overleg (tussen voorzitter RBT, betrokken burgemeester(s), technisch voorzitter RBT en de ROLvD) voor het RBT inzake de agendavorming; Stelt na bovenstaand overleg het concept-vergaderschema op om de vergadering te structureren; Bewaakt de voortgang aan de hand van onder meer de actie- en besluitenlijst (zie bijlage 4.3); Draagt zorg voor de benodigde ondersteuning (mensen en middelen) die voor een goede vergaderorde van het RBT van belang is zoals de tafelschikking, naambordjes, koffie en thee, etc. Notulist RBT Kerntaken en werkzaamheden (verslagleggen) Is verantwoordelijk voor de verslaglegging; Legt verslag van de plenaire vergaderingen, inclusief onderbouwing van keuzes en besluiten; Houdt de actie- en besluitenlijst bij (zie bijlage 4.3); Houdt een presentielijst bij en vermeldt aanwezigen in het verslag, incl. tijdstip van binnenkomst/vertrek en bereikbaarheidsgegevens voor eventuele evaluatie; Stelt bij onduidelijkheden vragen ter verduidelijking. Informatiemanager RBT Kerntaken en werkzaamheden Aanvullen totaalbeeld in LCMS met de bestuurlijke besluitvorming die plaatsvindt in het RBT Draagt zorg voor het beschikbaar houden van een actueel totaalbeeld vanuit het RBT tijdens een ramp of crisis, middels: o Verzamelen, analyseren en beoordelen van de relevante informatie. o Bijhouden van een actueel totaalbeeld waarbij de nadruk ligt op het verwerken van besluiten en uitgezette acties/vragen vanuit het RBT. Doet verslag over het verloop van het informatieproces aan de (technisch) voorzitter van het RBT. De informatiemanager presenteert bij een RBT overleg niet het beeld. Dit is voorbehouden aan de technisch voorzitter RBT of de Regionaal Operationeel Leider van Dienst. 21
Bewaakt de tijdigheid en kwaliteit van de formele output van het RBT. Afstemmen informatieproces met informatiemanager ROT Stemt samenwerking af met functionarissen van de sectie informatie in de overige crisisteams. Bedienen van de plot viewer om grafische/geografische weergave te kunnen tonen van het incident vanuit LCMS Bedient de plot viewer om een grafische weergave te kunnen tonen van het incident vanuit het LCMS. Dit via de beamer in de crisisruimte. Strategisch adviseur crisiscommunicatie RBT Kerntaken en werkzaamheden Adviseren en informeren van het RBT over de (strategische) communicatieaanpak Wijst het RBT op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen de communicatieoperatie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving); Deelt informatie over het omgevingsbeeld; Meldt welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorbereiding zijn; Adviseert en informeert over de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport omgevingsanalyse; Is in staat om op basis van de omgevingsanalyse te anticiperen op de nieuwsstroom en nieuwsgaring van de buitenwereld. Meldt op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt; Bepaalt of er aanvullende besluiten van het RBT nodig zijn te n aanzien van de communicatieaanpak; Adviseert welke rol en bijdrage van de RBT-leden wordt verwacht in de communicatieoperatie. Adviseren van het RBT over communicatieve implicaties van wat ter tafel komt tijdens vergadering RBT Adviseert over communicatieve implicaties van strategische informatie, knelpunten en dilemma s; Vertaalt RBT besluiten in overleg met het Hoofd Actiecentrum crisiscommunicatie naar inzetopdrachten voor het actiecentrum. Adviseren van de burgemeester(s)/voorzitter veiligheidsregio over het vervullen van zijn rol als boegbeeld en burgervader (betekenisgeving) Adviseert en faciliteert bij de voorbereiding en uitvoering van pers- en 22
publieksoptreden; Formuleert kernboodschappen (op basis van het Benoemen, Aansluiten, Meenemen-principe); Adviseert over de communicatie tijdens protocollaire bijeenkomsten; Weet parallellen te trekken tussen vergelijkbare incidenten. Informeren van hoofd actiecentrum crisiscommunicatie over de besluiten van het RBT Deelt informatie en (in overleg met het hoofd actiecentrum crisiscommunicatie) inzetopdrachten binnen het actiecentrum. Informeren van het Hoofd Sectie communicatie ROT over besluiten RBT t.a.v. communicatie omtrent operationele inzet (informatievoorziening, schadebeperking) Deelt informatie en (in overleg met Hoofd sectie communicatie ROT) inzetopdrachten t.b.v. het actiecentrum. 23
24