Dialplan opties Bedrijfsnaam Datum Dialplan opties 1
Dialplan opties 2
Inhoudsopgave Inleiding Standaard functies Extensies Hoe wil je extensies ingesteld hebben? Telefoonnummers Hoe wil je telefoonnummers ingesteld hebben? Voicemail Hoe wil je de voicemail ingesteld hebben? Extra functies FoIP Hoe wil je de fax ingesteld hebben? Keuzemenu Hoe wil je het keuzemenu ingesteld hebben? Wachtrij Hoe wil je de wachtrij ingesteld hebben? Opmerkingen Jouw opmerkingen 5 6 6 7 8 9 10 11 12 12 13 14 15 16 17 18 18 Dialplan opties 3
Dialplan opties 4
Inleiding Dit document is bedoeld voor klanten van Belcentrale die gebruik maken van een managed PBX centrale. De meest gebruikte functies binnen de Managed pbx zullen in dit document worden toegelicht. De wijze waarop een managed PBX centrale is ingesteld, vormt in zijn geheel: het dialplan. Om de werking van bepaalde functies binnen het dialplan zo duidelijk mogelijk uit te leggen, worden deze toegelicht met voorbeelden. Het is aan jou hoe je je eigen dialplan ingesteld wilt hebben. Vul op het eerste blad van deze pdf je bedrijfnaam in de datum waarop je deze hebt ingevuld om onduidelijkheid te voorkomen. Ook is het handig dit formulier zelf te bewaren voor je eigen administratie. Dit document bevat steeds een uitleg van een betreffende functie met een voorbeeld gevolgd door een pagina met invulbare velden. Door de velden naar eigen wens in te vullen, geef je aan hoe je je dialplan ingesteld wilt hebben. Je persoonlijke dialplan zal door één van onze supportmedewerkers worden ingesteld, nadat wij deze van je hebben ontvangen via de email. Aanpassingen kun je later zelf uitvoeren in het persoonlijke control panel. Voor meer informatie over het dialplan en de PBX functies kun je contact opnemen met onze supportafdeling via support@belcentrale.nl of op 088 3334446 (keuze 2). Dialplan opties 5
Standaard functies Extensies Wanneer je een VoIP account hebt van Belcentrale, krijg je naast één of meerdere telefoonnummers, voor elk toestel een eigen extensienummer. Heb je bijvoorbeeld een extensie met als ID 0031*002, dan is het extensienummer van deze extensie 002. Je kunt zelf aangeven welke naam een extensie moet krijgen. Deze naam wordt getoond op het scherm van de ontvanger wanneer je uitbelt. Dit wanneer je intern naar collega s belt en bij mede Belcentrale VoIP account gebruikers (andere klanten van Belcentrale). Geef op de volgende pagina aan hoe je dit in je dialplan wilt laten instellen. Voorbeeld Extensie nr. Extensie naam Extensie nr. Extensie naam 001 Mieke 001 Kantoor 002 Vincent of 002 Winkel 003 Peter 003 Prive Geef aan met welke van je Belcentrale telefoonnummers je uit wilt bellen. Ook is het mogelijk om met een extensie anoniem uit te bellen. In dat geval ziet de ontvanger niet je telefoonnummer in het scherm. Geef hiernaast aan hoe je dit in je dialplan wilt laten instellen. Voorbeeld Extensie nr. Uitgaand nr. Anoniem 001 0883334446 002 0883334447 003 Naast extensies voor telefoontoestellen bestaan er ook speciale extensies zoals een keuzemenu, een wachtrij of een voicemail. De hiernaast getoonde velden zijn alleen bedoelt voor de extensies van toestellen. Dialplan opties 6
Hoe wil je extensies ingesteld hebben? Extensie nr. Extensie naam Uitgaand nr. Anoniem Heb je meer extensies (nodig), sla deze pdf dan op en klik hier voor een nieuw blad. Dialplan opties 7
Telefoonnummers Je kunt aangeven welke toestellen over moeten gaan, wanneer je telefoonnummer gebeld wordt. Toestellen kunnen tegelijkertijd overgaan (Ring All) of pas na een aantal seconden (Cascade). Ook kun je externe toestellen, zoals een mobiel, over laten gaan wanneer er naar je nummer wordt gebeld. Geef op de volgende pagina aan hoe je dit in jouw dialplan wilt laten instellen. Je kunt meerdere telefoon- en extensie nummers in één veld invoeren. Voorbeeld Telefoonnummer(s) 0883334446, 0883334447 001 002, 003, 004 005 0612345678, 0687654321 0612345677 0 10 20 25 30 Neem je meerdere telefoonnummers af van Belcentrale en wil je op je toestel zien naar welk nummer is gebeld, dan is dit mogelijk door extra (betaalde) systeem extensies te laten verwerken in het dialplan. De systeem extensie krijgt de gewenste naam en deze wordt via een Ring All, Cascade of doorschakeling zichtbaar op je toestel. Systeem extensie Systeem extensie 0883334446 0883334447 Geef op de volgende pagina aan hoe je dit in je dialplan wilt laten instellen. Voorbeeld Dialplan opties 8
Hoe wil je telefoonnummers ingesteld hebben? Telefoonnummer(s) Telefoonnummer(s) Telefoonnummer(s) Telefoonnummer(s) Telefoonnummer(s) Telefoonnummer(s) Telefoonnummer(s) Telefoonnummer(s) Telefoonnummer(s) Heb je meer telefoonnummers, sla deze pdf dan op en klik hier voor een nieuw blad. Dialplan opties 9
Voicemail Je kunt een voicemail instellen die bellers te horen krijgen wanneer je niet opneemt. De voicemail is een gratis functie wanneer deze op een bestaande extensie wordt ingesteld. Wil je een aparte extensie gebruiken, dan worden er extra kosten in rekening gebracht. Dit zou bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je een centrale voicemailbox wilt waarop diverse telefoonnummers uitkomen. Geef op de volgende pagina aan voor welke telefoonnummers je een voicemail in wilt laten stellen. Geef ook aan wanneer de voicemail te horen moet zijn. Dit kan bij geen gehoor, nadat een gesprek na een (door jou aangegeven) aantal seconden niet is opgenomen. Zoals direct, dus na 0 seconde. Of nadat alle betreffende toestellen 35 seconden zijn overgegaan en er niet is opgenomen. Voorbeeld 0883334446, 0883334447 Versturen naar e-mail naam@domeinnaam.nl 35 Of kies ervoor de voicemail standaard binnen een tijdsinterval te laten horen. Bijvoorbeeld na kantoortijd, maandag tot en met vrijdag voor 9:00 en 17:00 en in het weekend. Voorbeeld 0883334446, 0883334447 Versturen naar e-mail naam@domeinnaam.nl Ma tm vrij voor 9:00, na 17:00 en in het weekend Wanneer de voicemail is ingesteld, zal er een Engels voicemail bericht te horen zijn. Je kunt hier overheen een persoonlijk voicemail bericht inspreken. Omdat de werkwijze hiervoor afhankelijk is van hoe dit bij jou is ingesteld, zal je de instructies hiervoor ontvangen zodra het dialplan is ingesteld. Ook kun je geluidsbestanden aanleveren in.wav en.mp3 formaat of een tekst in laten spreken door een professionele stem. Op de telefonie pagina van onze website kun je onze stemmen beluisteren. Geef de gewenste stem aan in het betreffende vlak op de volgende pagina en vul de gewenste tekst in. Ingesproken voicemail berichten kunnen verstuurd worden naar je e-mailadres. Het geluidsbestand krijg je dan als attachment naar je mail gestuurd. Verder kun je naar het voicemail menu bellen van de voicemail extensie (volg hiervoor de toegestuurde instructies). En het is mogelijk de voicemail in het persoonlijke online control panel te beluisteren. Vul op de volgende pagina je wensen in voor de voicemail. Je kunt meerdere telefoonnummers in één veld invullen. Dialplan opties 10
Hoe wil je de voicemail ingesteld hebben? Versturen naar e-mail Versturen naar e-mail Versturen naar e-mail Versturen naar e-mail Versturen naar e-mail Versturen naar e-mail Versturen naar e-mail Versturen naar e-mail Versturen naar e-mail Wil je meer voicemails in laten stellen, sla deze pdf dan op en klik hier voor een nieuw blad. Dialplan opties 11
Extra functies FoIP Je managed PBX centrale is verder uit te breiden met de extra functie FoIP (Fax over IP). Houdt er wel rekening mee dat voor extra functies ook extra kosten in rekening worden gebracht. Met Fax over IP kun je via je e-mail faxen ontvangen en verzenden. Een telefoonnummer dat voor FoIP wordt ingesteld, kan enkel voor deze functie gebruikt worden. Geef op de volgende pagina per telefoonnummer 1 of 2 e-mailadressen aan waarop je faxen wilt ontvangen. De faxen zul je als pdf attachment binnen krijgen via je e-mail. Je kunt faxen versturen vanaf meerdere e-mailadressen. Vul op de volgende pagina de e-mailadressen in die je wilt gebruiken voor het uitfaxen. Komen hier later nog andere e-mailadressen bij, geef dit dan altijd aan ons door. Bij het uitfaxen stuur je een e-mail naar onze faxserver en zet je het gewenste faxnummer in het onderwerp van de e-mail. Het bestand dat je wilt faxen, stuurt je in de vorm van een.pdf,.jpg of.tiff bestand mee als attachment. De precieze instructies ontvang je van onze supportafdeling. Dialplan opties 12
Hoe wil je de fax ingesteld hebben? Faxnummer Faxnummer Faxnummer E-mailadres inkomende fax E-mailadres inkomende fax E-mailadres inkomende fax Uitfaxen via E-mailadres Uitfaxen via E-mailadres Uitfaxen via E-mailadres Heeft u meer telefoonnummers bestemd voor FoIP, sla deze pdf dan eerst op en klik hier voor een nieuw blad. Dialplan opties 13
Keuzemenu Je kunt ook kiezen voor de keuzemenu functie. Hierdoor klinkt je Managed PBX centrale direct zeer professioneel voor de beller. Let wel dat voor deze extra functies extra kosten in rekening worden gebracht. Wanneer je telefoonnummer gekoppeld is aan een keuzemenu, zal de beller een welkomsboodschap te horen krijgen, gevolgd door een aantal keuzes. Deze keuzes kunnen leiden naar een extensie, Ring All, Cascade, wachtrij of voicemail. Maar ook naar één of meerdere submenu s met nieuwe keuzes. Geef deze submenu s voor het gemak zelf een naam in het schema. Ook kan eventueel een alternatieve welkomstekst ingesteld worden die alleen geldt in een bepaald tijdsinterval zoals buitenkantoortijden. Vul de teksten in die te horen zullen zijn in het keuzemenu. Je kunt geluidsbestanden aanleveren voor het keuzemenu in.wav en.mp3 formaat of een tekst in laten spreken door een professionele stem. Op onze telefoniepagina op de website kun je onze stemmen beluisteren. Vraag een offerte aan door deze optie aan te vinken en geef de gewenste stem aan in het betreffende vlak. Voorbeeld Telefoonnummer(s) 0883334446, 0883334447 Welkomstekst 001 Actie na keuze 1 van welkom Naar submenu Administratie 2 van welkom Toestel 001 overgaan 3 van welkom 1 van Administr. Toestel 002 overgaan 2 van Administr. Toestel 003 overgaan voor 9, na 17, za en zo Ringall Support Voicemail Actie hierna Administratie Toets 1 voor vragen over uw factuur. Toets 2 voor overige vragen. 001 001 Dialplan opties 14
Hoe wil je het keuzemenu ingesteld hebben? Telefoonnummer(s) Welkomstekst Actie na keuze Actie hierna Heb je meer keuzemenu s, sla deze pdf dan eerst op en klik hier voor een nieuw blad. Dialplan opties 15
Wachtrij Een andere professionele extra functie is de wachtrij. De beller krijgen een wachtmuziek te horen zolang er niet door één van je toestellen wordt opgenomen. Houdt er wel rekening mee dat voor deze extra functies extra kosten in rekening worden gebracht. Wanneer je telefoonnummer gekoppeld is aan een wachtrij, zal de beller eerst een welkomsboodschap te horen krijgen, gevolgd door wachtmuziek. De toestellen die ingesteld zijn in de wachtrij, de wachtrij agenten, gaan nu over tenzij zij al ingesprek zijn. Ook kun je kiezen om mobiele nummers over te laten gaan vanuit de wachtrij. Eventueel kan er periodiek een tussentijdse tekst afgespeeld worden. Tevens is er de mogelijkheid om gesprekken in bepaalde situaties uit de wachtrij te halen en door te verbinden naar een andere extensie. Deze extensie kan een toestel zijn, Ring All, voicemail enzovoorts. Je kunt geluidsbestanden van teksten en wachtmuziek aanleveren in.wav en.mp3 formaat. Maar ook kun je direct een offerte aan laten vragen voor een professionele stem door deze optie hiernaast aan te vinken. Op de telefonie pagina van onze website kun je onze stemmen beluisteren. Geef de gewenste stem aan in het betreffende vlak hiernaast. Vul hiernaast ook altijd je tekst in, ookal lever je zelf geluidsbestanden aan. Voorbeeld Support Telefoonnummer(s) 0883334446, 0883334447 Welkomstekst Laten horen na 15 sec Extensies en of mobiele nummers die over moeten gaan 001 002 003 004 0612345678 120 Voicemail tenminste 1 toetsel is ingelogd en niet is gepauzeerd Toestel 005 Voicemail Dialplan opties 16
Hoe wil je de wachtrij ingesteld hebben? Telefoonnummer(s) Welkomstekst Laten horen na sec Extensies en of mobiele nummers die over moeten gaan Heb je meer wachtrijen, sla deze pdf dan eerst op en klik hier voor een nieuw blad. Dialplan opties 17
Opmerkingen Jouw opmerkingen Heb je nog opmerkingen of extra aanvulling die je niet kwijt kunt in het formulier? Geef dit dan aan in het onderstaande veld. Heeb je nog vragen, dan kan je uiteraard contact opnemen met één van onze supportmedewerkers op 088 3334446 (keuze 2). Wij ontvangen dit formulier en eventuele losse, aanvullende pdf s graag via support@belcentrale.nl. Uiteraard kun je het bestand ook opslaan voor je eigen administratie. Dialplan opties 18
Onze supportmedewerkers staan je graag te woord voor je vragen over het dialplan. Neem contact met ons via 088 333 444 6 (keuze 2) of mail naar support@belcentrale.nl Dialplan opties 19