Vrijwilligerswerk in het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis Het ziekenhuis biedt patiënten en bezoekers een professionele omgeving met moderne faciliteiten. Ruim 1.250 gemotiveerde medewerkers en vrijwilligers, inclusief 95 specialisten op ieder vakgebied, staan garant voor een betrokken, klantvriendelijke en deskundige benadering. Juist de vrijwilligers bieden in onze organisatie aanvullende zorg. Met hun uiteenlopende werkzaamheden leveren zij een waardevolle bijdrage aan het goed functioneren van het ziekenhuis. 1. Het vrijwilligerswerk in de organisatie 1.1 Positie in de organisatie De 260 vrijwilligers vallen onder de coördinator Vrijwilligerswerk. Het vrijwilligerswerk heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld tot een aparte afdeling met diverse disciplines en een professionele aanpak. Diverse diensten en afdelingen maken gebruik van het vrijwilligerswerk. 1.2 Doelstelling De vrijwilligers voeren patiëntgebonden taken uit. Zij worden ingezet om toegevoegde zorg en aandacht te bieden aan de patiënt en de dienstverlening aan patiënten en bezoekers waardevoller te maken. De vrijwilligers werken rondom de patiënt. Daarnaast kan een dienst of een afdeling een beroep doen op vrijwilligers om hen in te zetten voor tijdelijke ondersteuning bij een kortlopend project. De taak is een eenmalige ondersteuning en mag geen onderdeel zijn van een betaalde functie. 1.3 Vrijwilligerstaken Patiëntenvervoer Vrijwilligers brengen patiënten vanuit de kliniek naar Radiologie of de onderzoeksruimtes in de polikliniek en weer terug naar hun kamer. Kerkdiensten Voor de afdeling Geestelijke Verzorging worden vrijwilligers ingezet om de patiënten op zaterdag over de kerkdiensten te informeren en op zondag bij toerbeurt de patiënten bij het bezoek aan deze kerkdiensten te begeleiden. Bijvoorbeeld door het halen en brengen naar de dienst. Kinderopvang Pinokkio Bezoekers van de kliniek en de polikliniek kunnen voor de duur van het bezoek hun kinderen naar de kinderspeelruimte in het atrium brengen die door vrijwilligers wordt beheerd. 15131142
Gastvrouw/-heer op de spoedeisende hulp (SEH) De gastvrouw/-heer op de SEH geeft de patiënten en hun begeleiders informatie, aandacht en verzorging waardoor de patiënten/begeleiders beter op de hoogte zijn en meer op hun gemak. Door het verrichten van hand- en spandiensten voor het verplegend personeel wordt de wachttijd voor de patiënt verminderd. Instructies wat of de gastvrouw/-heer wel en niet mag doen zijn duidelijk. De gastvrouw/-heer werkt onder begeleiding en in opdracht van de SEH verpleegkundige. Gastvrouw/-heer in de kliniek De vrijwilliger zorgt voor afleiding bij de patiënt(en): leest voor, heeft een gesprek, gaat wandelen in of buiten het ziekenhuis, drinkt met de patiënt een kopje koffie in het restaurant of bezoekt de tentoonstelling in de polihal. Men verzorgt de bloemen en de post van de patiënten. Gastvrouw/-heer in de polikliniek / begane grond De vrijwilliger heeft als belangrijkste taken het verwijzen van patiënten/bezoekers naar kliniek en polikliniek. Eventueel patiënten/bezoekers begeleiden naar hun afspraak en weer terugbrengen naar de uitgang. Opvangen van patiënten die voor geplande opname/ dagbehandeling komen. Rolstoelen halen en duwen. Mensen naar het restaurant brengen. Bloemen bezorgen op verzoek van de receptie in de kliniek, hulp geven bij parkeerautomaat. De vrijwilligers zijn zichtbaar aanwezig voor hulp en hand- en spandiensten voor de patiënten/bezoekers. Zij zijn bereikbaar via mobiele telefoon en te herkennen aan hun zakelijke dienstkleding (gilet en blouse). Zij werken nauw samen met de Informatiebalie en het Seniorencentrum. De informatiebalie (patienten service centrum) De vrijwilligers van deze balie wijzen patiënten de weg, verstrekken mondelinge en schriftelijke informatie (folders) aan patiënten en bezoekers. Bellen een taxi en vangen de patiënten op die een gesprek willen met de patiëntencontactpersoon. Zij werken nauw samen met de gastvrouwen/-heren, met het verschil dat zij achter de balie zitten. Tevens faxen zij recepten door naar de apotheken uit de omgeving of verwijzen naar de Zuwe Apotheek. De vrijwilligers houden ook op werkdagen een oogje op de internetkiosk die 24 uur per dag voor iedereen toegankelijk is. De aansturing op het gebied van informatie gebeurt door de coördinator Patiëntenvoorlichting. Het rijdend winkeltje De vrijwilliger loopt op alle verpleegafdelingen met het rijdend winkeltje en verkoopt aan patiënten, kranten en kleine versnaperingen. Leesbladen in de wachtruimtes Een vrijwilliger verzorgt de lectuur, die in alle wachtruimtes van het ziekenhuis verspreid ligt. Rampenopvangplan Vrijwilligers worden ingezet als ons ziekenhuis betrokken is bij het opvangen van slachtoffers van een grote ramp in Woerden e.o. Zij zijn opgenomen in het Multibel Systeem. Dit systeem wordt twee keer per jaar getest. Eén keer per jaar vindt er een oefening plaats. Hand- en spandiensten Het hele jaar door zijn er terugkerende, maar ook ad hoc-activiteiten voor patiënten en personeel waar de vrijwilligers zich zeer verdienstelijk kunnen maken, zoals bijvoorbeeld de open dag van het ziekenhuis en het aanbrengen van kerstversiering.
2. In dienst 2.1 Wie is de vrijwilliger? De vrijwilligers zijn mensen van alle leeftijden die zich belangeloos inzetten voor de medemens. Voor het ziekenhuis zijn ze van onschatbare waarde. Van vrijwilligers worden geen diploma s of een bepaalde opleidingen verwacht. Wel is het belangrijk dat zij een goede motivatie, goede contactuele eigenschappen, een positieve instelling en verantwoordelijkheidsgevoel hebben. In een enkel geval moeten zij beschikken over specifieke vaardigheden/kennis die voor de uitvoering van een bepaalde taak vereist zijn zoals het gebruiken van een computer. Ook betrouwbaarheid, zelfstandigheid en het vermogen tot samenwerking zijn zeer belangrijk. Tevens is het van belang dat de vrijwilliger mentaal en fysiek in staat is tot het uitvoeren van de werkzaamheden. 2.2 Aanstellingsprocedure De nieuwe vrijwilliger wordt na een intakegesprek bij gebleken geschiktheid voor de functie, aangenomen door de vrijwilligers-coördinator. Zij introduceert hem/haar bij collegavrijwilligers die op dat moment aanwezig zijn. De coördinator spreekt met hem/haar en de toekomstige collega s af wanneer hij/zij gaat beginnen. Van de Coördinator vrijwilligerswerk ontvangt de vrijwilliger een Vrijwilligersovereenkomst in tweevoud, waarvan één ondertekend exemplaar retour wordt gezonden. In deze overeenkomst liggen de onderlinge afspraken vast. Binnen een periode van 2 à 3 maanden spreekt de coördinator met de nieuwe vrijwilliger zijn/haar ervaringen door. 2.3 Inwerken De nieuwe vrijwilliger wordt ingewerkt door de collega-vrijwilligers van het dagdeel waarop hij/zij gaat werken volgens het protocol/afspraken van de betreffende discipline. Het protocol wordt uitgereikt bij aanvang van de werkzaamheden en is ook terug te vinden in de instructiemap. In deze map zijn o.a. de weekroosters, instructies, de adressen en de beschikbaarheidlijst van collega-vrijwilligers te vinden. 2.4 Weekrooster en beschikbaarheidlijst De vrijwilligers werken per discipline via een rooster waarop per dagdeel de namen van de aanwezige vrijwilligers vermeld staan. Deze roosters zijn terug te vinden in de map waar iedere discipline over beschikt. Daarnaast ontvangt iedere vrijwilliger een adressenlijst van zijn of haar directe collega-vrijwilligers, waarop hun beschikbaarheid voor invallen vermeld staat. 2.5 Werktijden De vrijwilligers vervullen één à twee keer per week en sommigen een keer per 14 dagen een vrijwilligerstaak. De werktijden liggen tussen 8.00 uur en 16.00 uur, maar verschillen per discipline/afdeling. Op zon- en feestdagen werken er in principe geen vrijwilligers m.u.v. de vrijwilligers van de afdeling Geestelijke Verzorging (kerkdiensten). 2.6 Badge Alle medewerkers (dus ook de vrijwilligers) van ons ziekenhuis moeten zichtbaar een badge dragen. Deze badge (met digitale foto) wordt in het bijzijn van de vrijwilliger door de coördinator aangevraagd bij het Service Bureau. Wanneer de vrijwilliger stopt met het vrijwilligerswerk, wordt de badge op de laatste werkdag bij het Service Bureau of bij de coördinator ingeleverd. 2.7 Parkeren/fietsenstalling Met de badge kan men gebruik maken van het parkeerterrein en de afgesloten fietsenstalling; beide achter het ziekenhuis (bij het RPCW). Indien er geen plaats meer is
voor het personeel mag men gebruik maken van het parkeerterrein aan de voorzijde van het ziekenhuis. Probeer zoveel mogelijk met de fiets te komen. 2.8 Kleding De vrijwilligers van Patiëntenvervoer dragen speciale kleding. Op de persoonlijke badge staat een krediet van twee jasjes en twee broeken. Achter de liften in de hal van de kliniek bevindt zich de uitgifte van de uniformen. Op iedere nieuwe werkdag moet schone kleding worden gehaald. Links van de liften bevindt zich de koker voor de vuile was. Jasje en broek moeten afzonderlijk in de koker achtergelaten worden. In de garderobe, gelegen in de gang achter Radiologie, kan men zich omkleden. Laat geen waardevolle bezittingen in uw kleding zitten, maar laat deze thuis. 2.9 Informatieoverdracht De meeste disciplines van vrijwilligers gebruiken een agenda of een logboek om informele berichten of verzoeken aan elkaar door te geven. Memo s en het Hofpoort Weeknieuws zorgen voor alle officiële interne berichtgeving. Hiervoor is een speciaal A4 dossiermapje in gebruik. De gastvrouwen in de kliniek vinden de algemene informatie op het prikbord van de afdeling en beschikken over een postbakje op de afdeling voor vrijwilligersinformatie. Het is noodzakelijk om altijd kennis te nemen van deze informatie. Vrijwilligers die geen vaste werkplek hebben kunnen alle berichten bij de Informatiebalie of bij Patiëntenvervoer lezen. 2.10 Beëindiging Indien de vrijwilliger besluit tot beëindiging van de werkzaamheden, zal hij/zij de coördinator van het vrijwilligerswerk op een zo vroeg mogelijk tijdstip hiervan op de hoogte stellen, opdat de continuïteit van de werkzaamheden gewaarborgd kan blijven. De badge moet op de laatste werkdag bij het Service Bureau of bij de coördinator worden ingeleverd, eventuele dienstkleding achterlaten bij de inname koker voor vuile was. 3. Wat bieden wij 3.1 Verzekeringen Voor alle vrijwilligers die in het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis werkzaamheden verrichten is een collectieve Ongevallen- en WA-verzekering afgesloten. Dit geldt alleen tijdens het uitvoeren van de vrijwilligerstaken in het ziekenhuis en wanneer de vrijwilliger in de vrijwilligersadministratie staat geregistreerd. 3.2 Personeelsblad Ons personeelsblad Hofpoort Geluiden verschijnt per 6 keer per jaar. Het blad kan worden afgehaald bij de Informatiebalie. Hierin worden actuele gebeurtenissen, presentaties en diverse rubrieken geplaatst. 3.3 Personeelsvereniging De vrijwilligers zijn automatisch (gratis) lid van de personeelsvereniging De Pacemaker. Het ziekenhuis betaalt hun contributie. Partners kunnen zich via de gele folder, die men van de coördinator heeft ontvangen, als (betalend) lid aanmelden. In te leveren via de interne brievenbus van de PV. De PV organiseert allerlei activiteiten en uitjes tegen gereduceerde prijzen. De activiteiten worden via posters op diverse plaatsen (w.o. op de werkplekken van de vrijwilligers) in het ziekenhuis aangekondigd. De bijgevoegde inschrijfstrookjes kunnen in de bovengenoemde brievenbus achtergelaten worden. De agenda van de PV wordt ook in het personeelsblad Hofpoort Geluiden geplaatst en op het Hofpoorttaal (intranet) van het ziekenhuis.
3.4 Scholing/training Scholing kan de werkzaamheden verbeteren en verdiepen. Vrijwilligers kunnen in overleg met de coördinator een training volgen als die in relatie staat tot hun werkzaamheden. 3.5 Koffie/thee/lunch Koffie en thee is gratis in het restaurant en in de nabijheid van werkplekken te verkrijgen. Vrijwilligers die tot of vanaf 12.00 uur werkzaam zijn ontvangen een maaltijdvergoeding van 2,65; te besteden in het restaurant. Buiten de werktijden ontvangt men medewerkerskorting. In beide gevallen moet de persoonlijke badge worden getoond. 3.6 Reiskostenvergoeding Vrijwilligers die buiten de stad Woerden wonen hebben recht op reiskostenvergoeding op basis van 0,19 per km. De aantal km s worden berekend d.m.v. de ANWB-routeplanner. Declaratieformulieren zijn te vinden in de informatiemappen op de diverse werkplekken of bij de coördinator. Aan het eind van elke maand kan de reiskostendeclaratie per interne post naar de coördinator verzonden worden. 3.7 Vrijwilligersavond Jaarlijks vindt er een vrijwilligersavond plaats waar alle vrijwilligers elkaar kunnen ontmoeten. 3.8 Attenties In ons ziekenhuis zijn de vrijwilligers gelijkwaardig aan de medewerkers en ontvangen derhalve alle attenties die het ziekenhuis jaarlijks geeft, zoals bijvoorbeeld het nieuwjaarsgeschenk. Ook de verjaardag van de vrijwilliger wordt niet vergeten. 3.9 Interne vacatures Ook de vrijwilligers worden in de gelegenheid gesteld om te solliciteren op interne vacatures. 3.10 Contact met de coördinator Tijdens haar werkdagen gaat de coördinator langs alle disciplines van het vrijwilligerswerk. Er is dan gelegenheid om de dagelijkse gang van zaken door te nemen. Ook suggesties of verzoeken kunnen besproken worden. Knelpunten kunnen worden doorgegeven aan de coördinator die dit met de betreffende afdeling of beroepskracht kan bespreken. Dat kan van een individuele vrijwilliger of van een groep uitgaan. Voor persoonlijke gesprekken kan een afspraak gemaakt worden. De coördinator is rechtstreeks bereikbaar op T 0348 42 74 92, via de hoofdreceptie op T 0348 42 79 11 of per mail vrijwilligerswerk@zuwehofpoort.nl. 4. Wat te doen 4.1 Omgaan met vertrouwelijke informatie Het kan gebeuren dat patiënten of bezoekers de vrijwilliger in vertrouwen nemen. De vrijwilliger beoordeelt of zij deze informatie doorspeelt aan het afdelingshoofd. Dit moet wel in overleg met de patiënt. Het is van belang dat de vrijwilliger de patiënt zoveel mogelijk stimuleert om klachten en problemen te bespreken met de daartoe verantwoordelijke beroepspersoon. De vrijwilliger onthoudt zich van een persoonlijk standpunt tegenover de patiënt. De vrijwilliger dient zich te allen tijde te onthouden van medisch/verpleegkundige informatie en/of handelingen of uitlatingen hieromtrent. Men spreekt dus nooit met een buitenstaander over een patiënt. De vrijwilliger zoekt altijd naar een goed evenwicht tussen diensten aanbieden, hulpvaardig zijn en stimuleren tot zelfredzaamheid.
4.2 Ongevallen en bijna-ongevallen De vrijwilliger is verplicht bij de coördinator melding te maken van een fout, ongeval of bijnaongeval als de vrijwilliger er (zijdelings) bij betrokken is of als de vrijwilliger zelf materiële of lichamelijke schade heeft opgelopen. De vrijwilligerscoördinator is verplicht hierover de Meldingscommissie Incidenten Patiëntenzorg (MIP) in te lichten. 4.3 Geschenken/giften Het is de vrijwilliger niet toegestaan persoonlijk cadeaus en geld van patiënten en bezoekers aan te nemen. 4.4 Ziek/vakantie/vrije dag Bij ziekte meldt de vrijwilliger zich bij de coördinator als deze aanwezig is en bij een collegavrijwilliger als de coördinator afwezig is. De vrijwilligers van patiëntenvervoer hebben hierover een uitgebreide afspraak op papier. De vervanging van een vrije dag of een korte, tussentijdse vakantie regelt de vrijwilliger zelf met behulp van de beschikbaarheidlijst of ruilt haar/zijn dagdeel met een collega-vrijwilliger. Indien er via deze lijst geen vervanging mogelijk is, informeert de coördinator de betrokken beroepskrachten dat er op het betreffende dagdeel een vrijwilliger minder werkt. 5. Diverse 5.1 Hartalarm (2222); brand en overige interne calamiteiten (5555) Indien een vrijwilliger te maken krijgt met een patiënt die buiten kennis raakt, dient men onmiddellijk T 2222 te bellen. Bij brand of andere interne calamiteiten belt men direct T 5555 (zie hiervoor ook de informatie op de posters die verspreid in het ziekenhuis hangen). Zodra de BHV (Bedrijfshulpverlening) hierbij in actie komt, volgt men de instructies van de bedrijfshulpverleners op. Bij brandalarm moet u de dichtstbijzijnde handbrandmelder inslaan. 5.2 Uitkering De vrijwilliger met een uitkering moet contact opnemen met de uitkerende instantie voordat men een vrijwilligerstaak aanneemt. De gemeente Woerden kan aan uitkeringsgerechtigden die voor lange tijd vrijwilligerswerk doen een stimuleringspremies geven. Het kan dus interessant zijn om na te gaan of men hiervoor in aanmerking komt. 5.3 Benzinepasje Het ziekenhuis heeft een overeenkomst met Benzinex om de medewerkers benzinekorting te bieden d.m.v. een kortingspasje. Het formulier voor het verkrijgen van dit pasje kan bij de coördinator aangevraagd worden. Iets voor een ander over hebben is iets voor jezelf doen. Vrijwilligerswerk Zuwe Hofpoort Ziekenhuis T 0348 42 74 92 E vrijwilligerswerk@zuwehofpoort.nl Augustus 2013 Zuwe Hofpoort Ziekenhuis Polanerbaan 2 3447 GN Woerden T 0348 42 79 11 I www.zuwehofpoort.nl