TOELICHTINGNOTA BIJ DE GEMEENTERAADSZITTING VAN MAANDAG 26 OKTOBER 2015 OPENBARE ZITTING DAGORDEPUNT 1. BESLISSINGEN VAN DE VOORGAANDE ZITTING Art. 33, par 2 van het Gemeentedecreet luidt als volgt. Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen ter beschikking worden gesteld. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. Voor wie een e-mail adres heeft werden deze reeds doorgemaild ; voor wie geen e-mail adres bezit, worden deze ontwerp-notulen schriftelijk meegestuurd met de dagorde. Elk lid van de Raad heeft dus het recht hetzij voor, hetzij tijdens de vergadering, bezwaren tegen de redactie in te brengen. Het betreft hier de notulen van de gemeenteraadszitting van 28 september 2015. DAGORDEPUNT 2. CENTRAAL KERKBESTUUR. GOEDKEURING WIJZIGINGEN AAN DE MEERJARENPLANNEN 2014-2019 EN KENNISNAME VAN DE BUDGETWIJZIGINGEN. In de gemeenteraad van 30 september 2013 werden de meerjarenplannen van de kerkbesturen onder het centraal kerkbestuur Menen goedgekeurd. Op 23 september 2015 diende het centraal kerkbestuur Menen de budgetwijzigingen gecoördineerd in. Sint-Vedastus Menen: tweede en derde meerjarenplanwijziging Op 22 januari 2015 keurde de kerkraad van Sint-Vedastus Menen de tweede meerjarenplanwijziging goed. Op 24 juli 2015 diende het centraal kerkbestuur Menen de meerjarenplanwijziging in. Het Bisdom Brugge gaf op 19 augustus 2015 gunstig advies. In deze meerjarenplanwijziging werd de samenvoeging met kerkfabriek Sint-Franciscus Menen verwerkt. Alle cijfers van Sint-Franciscus werden integraal overgeboekt naar Sint-Vedastus. Over beide kerkbesturen gezien, stijgen de exploitatiebijdragen of investeringsbijdragen niet. Ze worden enkel verschoven van Sint-Franciscus naar Sint-Vedastus. Op 24 augustus 2015 keurde de kerkraad van Sint-Vedastus Menen de derde meerjarenplanwijziging goed. Op 3 september 2015 diende het centraal kerkbestuur Menen de meerjarenplanwijziging in. Het Bisdom Brugge gaf op 8 september 2015 gunstig advies. Deze meerjarenplanwijziging omvat enkel een aanpassing in het investeringsbudget. De investeringen die voorzien waren in 2014 worden verschoven naar 2015, er wordt 3.000,00 euro extra voorzien voor de vervanging van de verlichting in de kerk en er wordt 80.000 euro extra voorzien voor de erelonen van de 3 de fase van de restauratie van de kerk. Verder wordt er rekening gehouden met de extra ontvangsten (85.000,00 euro) door de afrekening van gewestelijke toelage voor de restauratie van de toren. Hierdoor is er geen verhoging van het investeringsbudget in vergelijking met het goedgekeurde meerjarenplan. Op 24 augustus keurde de kerkraad van Sint-Vedastus de budgetwijziging goed. Het Bisdom Brugge gaf op 8 september gunstig advies. Deze budgetwijziging is de implementatie voor 2015 van de meerjarenplanwijzigingen en heeft geen invloed op de gemeentelijke bijdrage.
Sint-Franciscus Menen Op 15 januari 2015 keurde de kerkraad van Sint-Franciscus Menen de meerjarenplanwijziging en budgetwijziging goed. Op 24 juli 2015 diende het centraal kerkbestuur Menen de meerjarenplanwijziging in. Het Bisdom Brugge gaf op 17 augustus 2015 gunstig advies over de budgetwijziging en de meerjarenplanwijziging. In deze meerjarenplanwijziging werd de samenvoeging met kerkfabriek Sint-Vedastus Menen verwerkt. Alle cijfers van Sint-Franciscus werden integraal overgeboekt naar Sint-Vedastus. Over beide kerkbesturen gezien, stijgen de exploitatiebijdragen of investeringsbijdragen niet. Ze worden enkel verschoven van Sint-Franciscus naar Sint-Vedastus. Sint-Bavo Lauwe Op 28 juni 2015 keurde de kerkraad van Sint-Bavo Lauwe de budgetwijziging goed. Het Bisdom Brugge gaf op 17 augustus 2015 gunstig advies over beide wijzigingen. In het exploitatiebudget werden geen wijzigingen aangebracht. De exploitatiebijdrage blijft dus ongewijzigd. In het investeringsbudget werd de gewestelijke toelage voor de restauratie van het dak van de Sint-Bavokerk ingeschreven. De doorgeeflening kon hierdoor verminderd worden. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd : - de wijzigingen van de meerjarenplannen 2014-2019 van kerkfabriek Sint-Vedastus en Sint-Francisus goed te keuren. - kennis te nemen van de budgetwijzigingen 2015 van kerkfabriek Sint-Vedastus, Sint-Franciscus en Sint- Bavo. DAGORDEPUNT 3. CENTRAAL KERKBESTUUR. BUDGETTEN 2016. KENNISNAME. Op 23 september 2015 diende het centraal kerkbestuur Menen de budgetten die onder het centraal kerkbestuur ressorteren gecoördineerd in met volgende cijfers: Exploitatiebijdrage 2016 volgens meerjarenplan Exploitatiebijdrage 2016 Investeringen 2016 volgens meerjarenplan Investeringstoelage Doorgeeflening Sint-Vedastus 96.977,00 87.896,00 0,00 0,00 Sint-Jozef 61.150,80 26.011,78 0,00 0,00 Sint-Jan de Doper 48.700,00 19.195,31 Sint-Bavo 153.833,73 114.992,76 0,00 0,00 Sint-Niklaas 51.549,00 36.329,52 Maagd der Armen 31.935,00 15.504,03 444.145,53 299.929,40 0,00 0,00 0,00 Het bisdom Brugge gaf op 8 september 2015 gunstig advies over deze budgetten 2016. Gezien de gemeentelijke bijdragen binnen de grenzen blijven van de in de meerjarenplannen opgenomen bedragen, moet de gemeenteraad enkel akte nemen van de budgetten. De gemeenteraad moet akte nemen binnen de 50 dagen na het inkomen van de budgetten. Deze termijn verstrijkt op 12 november 2015. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd kennis te nemen van deze budgetten 2016. DAGORDEPUNT 4. PROTESTANTSE KERK MENEN. REKENING 2014. ADVIES. Op 30 september 2015 diende de Protestantse kerk de rekening 2014 in bij het stadsbestuur.
Binnen een termijn van 50 dagen, die ingaat de dag na het inkomen van de rekeningen, moet de gemeenteraad advies uitbrengen over de rekeningen en dit advies overmaken aan de provinciegouverneur. Deze termijn loopt dus af op 19 november 2015. De bestuursraad heeft deze rekening afgesloten met een positief exploitatieresultaat van 1.750,56 euro. De totale exploitatietoelage bedroeg 29.070,67 euro waarvan 25.291,48 euro ten laste van de Stad Menen, zoals voorzien in het stadsbudget 2014 en verwerkt in de goedgekeurde stadsrekening 2014. In 2014 werden geen investeringen gedaan en werden dus geen investeringsbijdragen of doorgeefleningen gestort. Het investeringsresultaat 2014 bedraagt 0,00 euro. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd deze rekening 2014 gunstig te adviseren. DAGORDEPUNT 5. BUDGET 2015. BUDGETWIJZIGING NR 1. VASTSTELLING. In de gemeenteraad van 15 december 2014 werden het budget 2015 en de aanpassing aan het meerjarenplan 2014-2019 goedgekeurd. In het College van Burgemeester en Schepenen werd op 15 juni een eerste interne kredietaanpassing goedgekeurd. Na de interne kredietaanpassing zijn opnieuw een aantal verschuivingen nodig zowel binnen als buiten dezelfde beleidsdomeinen en van exploitatie naar investeringen en omgekeerd. Daarnaast worden kredieten aangezuiverd en wordt ook rekening gehouden met enkele extra (verzekerings)ontvangsten. In deze budgetwijziging worden de saldi uit de investeringsenveloppen 2014 overgeboekt naar 2015 en wordt vooral binnen de investeringsenveloppen geschoven in tijd. Deze wijzigingen kunnen niet allemaal opgevangen worden door een interne kredietaanpassingen en maken deel uit van een budgetwijziging (o.a. budgetverschuiving buiten beleidsdomeinen). Na deze budgetwijziging past het budget nog steeds in het meerjarenplan: Inhoudelijk zijn er geen wijzigingen aan de doelstellingennota of de strategische nota. Het resultaat op kasbasis is ieder jaar groter dan nul De autofinancieringsmarge 2015 (1.671.310 euro) is groter dan de autofinancieringsmarge voor het jaar 2015 in het oorspronkelijke meerjarenplan (1.264.065 euro). In het document in bijlage vindt u: De verklarende nota met o.a. de motivering van de wijzigingen, de financiële toestand en de nominatieve subsidies De financiële nota De toelichting bij de budgetwijziging Het advies van het managementteam Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd deze budgetwijziging vast te stellen. DAGORDEPUNT 6. JAARVERSLAG OVER HET BESTUUR EN DE TOESTAND VAN DE STADSZAKEN OVER HET VERLOPEN DIENSTJAAR (2014). AKTENAME. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd kennis te nemen van het jaarverslag van de stad Menen van het jaar 2014. DAGORDEPUNT 7. KERST IN LAUWE 12 DECEMBER 2015. TIJDELIJKE POLITIEVERORDENING HOUDENDE : -VERBOD VAN DE VERKOOP VAN STERKE ALCOHOLISCHE DRANKEN - VERBOD TOT GEBRUIK DRINKGLAZEN EN GLAZEN DRANKRECIPIËNTEN GEDURENDE DE KERSTMARKT IN LAUWE OP ZATERDAG 12 DECEMBER 2015. GOEDKEURING EN VASTSTELLING.
Op 12 december 2015 gaat Kerst in Lauwe door, dit van 16u tot 23u. Om reden van openbare orde, rust en veiligheid, is het aangewezen om bijzondere maatregelen te treffen t.a.v. de horecazaken op Lauweplaats en omliggende straten. Het betreft concreet : het verbieden van het gebruik van drinkglazen of glazen drankrecipiënten aan de occasionele drankstandjes en op de terrassen en stoep van de omliggende horecazaken het verbieden van de verkoop van alcoholhoudende sterke dranken met meer dan 22 % volume alcohol (zoals : jenevers > 22 %Vol, whisky, gin, rum, cognac.) gedurende de Kerstmarkt; Verkoop van jenevers < 22% Vol, alsook warme alcoholische dranken verbonden aan het kerstgebeuren zijn wel toegelaten (zoals Irish koffie, French koffie, Hasseltse koffie, glühwein...) Het verbod geldt op volgende plaatsen : -Op Lauweplaats -In de Larstraat tussen de Lauweplaats en de Hospitaalstraat -In de Schoolstraat tussen de Lauweplaats en de Hospitaalstraat -In de Lauwbergstraat tussen de Lauweplaats en de Grote Molenstraat -In de Wevelgemstraat tussen de Lauweplaats en de Zeno Dewittestraat -In de Leiestraat tussen de Lauweplaats en de Zeno Dewittestraat -In de Menenstraat tussen de Lauweplaats en de Zwanekouter Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de tijdelijke politieverordening m.b.t. Kerst in Lauwe dd. 12 december 2015 goed te keuren en vast te stellen. DAGORDEPUNT 8. BEHEERSOVEREENKOMST IMKERIJ DE BEKE. AANPASSING. De beheerovereenkomst met Imkerij De Beke werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 30 maart 2015. Binnen imkerij De Beke hebben de mensen die instaan voor het luik permacultuur laten weten dat zij die werking stopzetten. De imkers blijven hun werking wel verderzetten. De imkerij zal wel nog altijd instaan voor natuureducatieve werking rond bijen. Met de aanliggende precairgebruikers wordt de overname van betreffende percelen precair gebruik in de beheerovereenkomst overlegd. Aanpassing van de beheerovereenkomst met Imkerij De Beke (schrapping permacultuur) en de afbakening van het terrein die hierbij hoort is nodig. Zie plan in het dossier. Aangepaste Ontwerpbeheersovereenkomst in het dossier. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de beheersovereenkomst goed te keuren. DAGORDEPUNT 9. DOSSIERBEHANDELSYSTEEM OMGEVINGSVERGUNNING. VASTSTELLING VAN DE LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE. De Vlaamse Regering heeft in kader van haar ambitie Vlaanderen radicaal digitaal besloten om het proces van aanvragen en verwerken van bouwvergunningen te digitaliseren. Hiervoor werd het project Digitale BouwAanvraag (DBA) opgestart. Het project DBA houdt rekening met de conceptnota van de Vlaamse Regering voor de omgevingsvergunning en de integratie met de milieuvergunningsaanvragen. De betrokken stadsdiensten - Ruimtelijke Ordening en Milieu - wensen zich voor te bereiden op deze nieuwe manier van werken. Doel is de verwerking van aanvragen maximaal digitaal te laten verlopen, maar ook klaar te zijn voor komende wijzigingen in kader van de omgevingsvergunning. De huidige verwerkingssoftware voldoet niet meer daaraan. In plaats van alleen software te vernieuwen, wordt voorgesteld om op zoek te gaan naar een partner die ons in het hele traject kan ondersteunen, gezien de grote impact van de nieuwe manier van werken.
Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 november 2014 betreffende de principiële goedkeuring van de aanpak van het project; Overwegende dat in het kader van deze opdracht een bestek met nr. 2015/501 werd opgesteld door de dienst ICT in samenwerking met de betrokken diensten; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 66.115,70 excl. btw of 80.000,00 incl. 21% btw; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in artikel 6142001/060000 Aankoop klein harden softwaremateriaal - Ruimtelijke planning ; Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd : ARTIKEL 1 Goedkeuring te verlenen aan het bestek met nr. 2015/501 en de raming voor de opdracht Dossierbehandelsysteem omgevingsvergunning, opgesteld door de dienst ICT. De lastvoorwaarden vast te stellen zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 66.115,70 excl. btw of 80.000,00 incl. 21% btw. ARTIKEL 2 De wijze van gunning, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, goed te keuren.de wijze van gunning, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, goed te keuren. DAGORDEPUNT 10. GEMEENTELIJKE BASISSCHOOL LAUWE. VERNIEUWING LICHTSTRATEN EN DAKBEDEKKING SPEELPLAATS. VASTSTELLEN WIJZE VAN GUNNEN EN GUNNINGSVOORWAARDEN. Er zijn gebreken vastgesteld in het afdak van de grote speelplaats van de Gemeentelijke Basisschool te Lauwe meer bepaald ter hoogte van de lichtstraten. Het afdak is daardoor niet meer afdichtend voor de regen op diverse plaatsen. Bijgaand wordt dossier voorgelegd houdend de raming, het bestek voor opdracht tot herstelling voorgesteld houdende de gunningsvoorwaarden en de opdrachtdocumenten. De opdracht wordt bij aanpassing geraamd op een bedrag van 20.649,00 exclusief BTW 21% door medecontractant niet aftrekbaar. Als gunningswijze wordt de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voorgesteld. In het Gemeentebudget dj 2015 zijn onder budgetsleutel 2210007/080010-OB-LWO-GBSLauwe-Gebouwengemeenschapsgoederen in aanbouw GBS Lauwe de nodige middelen bij totaalbedrag 65.000,00 voorzien. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd het bestek houdende de gunningsvoorwaarden en de voorgestelde wijze van gunnen te willen vaststellen. DAGORDEPUNT 11. GEMEENTELIJKE SITE TECHNISCHE DIENST YVONNE SERRUYSSTRAAT. SLOPING GEBOUW SCHRIJNWERKERIJ EN MAGAZIJNEN. VASTSTELLEN WIJZE VAN GUNNEN EN GUNNINGSVOORWAARDEN. Met het oog op de komende bodemsanering van een gedeelte van de site TD Yvonne Serruysstraat dienen bepaalde gebouwgedeeltes met name de huidige schrijnwerkerij en aansluitend magazijn te worden gesloopt. In de vorige zitting dd. 28 september 2015 punt 2 keurde de Gemeenteraad een ontwerpovereenkomst inzake bodemsaneringswerken voor deze site goed waarbij voor de sloping en heropbouw een financiële compensatie vanwege Eandis/Gaselwest voor het bedrag van 200.000,00 aan de stad wordt toegekend. Bijgaand worden bestek met raming, situeringsplan en verduidelijkende foto s gepresenteerd. De kostprijs wordt geraamd op 20.633,91 exclusief BTW 21%.
Als wijze van gunnen wordt de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voorgesteld. Deze slopingswerken zijn begrotingstechnisch wel te prefinancieren door de stad. In het Gemeentebudget dj 2015 wordt onder de eerstkomende budgetwijziging een krediet van 25.000,00 aangevraagd. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd het bestek met de gunningsvoorwaarden en de voorgestelde gunningswijze vast te stellen. DAGORDEPUNT 12. SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN ENERGIEHUIS W13 EN OCMW/STAD MENEN. GOEDKEURING. Op de Gemeenteraad van 30.06.2011 en de OCMW-raad van 07.06.2011 werd de samenwerkingsovereenkomst omtrent het uitvoeren van het proefproject FRGE tussen het Stadsbestuur en het OCMW Menen en het Welzijnsconsortium Zuid-West-Vlaanderen vzw, door FRGE n.v. als lokale entiteit aangeduid, goedgekeurd. Deze samenwerkingsovereenkomst liep tot 31.12.2014. Op de Gemeenteraad van 26.01.2015 en de OCMW-raad van 06.01.2015 werd beslist dat het OCMW Kortrijk optreedt als lokale entiteit voor de regio tot eind 2015, dit als overgangsmaatregel tot de modaliteiten naar aanleiding van de regionalisering van de Vlaamse Energielening in het kader van de zesde staatshervorming duidelijk zijn en in afwachting van de oprichting van de interlokale vereniging voor sociaal beleid. W13 stelt zich kandidaat om op te treden als Energiehuis voor het verstrekken van Energieleningen en dit voor de regio Zuid-West-Vlaanderen. Het Vlaams Gewest erkent een organisatie als Energiehuis op voorwaarde dat gemeenten en OCMW s de kandidaatstelling onderschrijven. We stellen voor om de interlokale vereniging aan te duiden als Energiehuis en de samenwerkingsovereenkomst in die zin op te stellen. De overeenkomst gaat van start op 1 januari 2016 voor zover W13 intussen zelf erkend is als energiehuis en geldt voor een periode van 10 jaar + 10 jaar uitdooftijd. Bij het vervallen van de overeenkomst tussen het energiehuis en het Vlaams Gewest vervalt de opdracht en het voorwerp van de overeenkomst. Op het Schepencollege dd. 12.10.2015 werd dit agendapunt doorverwezen naar de Gemeenteraad 26.10.2015. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de W13 voor te dragen als Energiehuis en de samenwerkingsovereenkomst tussen enerzijds het Energiehuis W13 en anderzijds Stad/OCMW Menen in het kader van het toekennen van energieleningen goed te keuren. DAGORDEPUNT 13. GBS. ARBEIDSREGLEMENT. GOEDKEURING. De aanpassingen in de wetgeving over de bescherming psychosociale risico s op het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk noodzaakten een opfrissing van de arbeidsreglementen. De gemeentelijke basisscholen hebben één document opgesteld dat voor het personeel van beide scholen geldt. Het arbeidsreglement werd met de syndicale afgevaardigden doorgenomen tijdens het ABOC / AHOC van 30/09/15. (zie verslag ABOC / AHOC 30/09/15) Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd het arbeidsreglement van de gemeentelijke basisscholen goed te keuren.
DAGORDEPUNT 14. GBS. SCHOOLREGLEMENTEN EN INFORMATIEBROCHURES. GOEDKEURING. De schoolreglementen en de infobrochures werden aangepast voor het schooljaar 2015-2016. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de schoolreglementen en de infobrochures van de gemeentelijke basisscholen goed te keuren. DAGORDEPUNT 15. GOEDKEURING VERSLAG VORIGE ZITTING DD. 28 SEPTEMBER 2015 Zijn er opmerkingen te maken over het proces-verbaal van de vorige zitting van 28 september 2015? Artikel 33, laatste alinea van het Gemeentedecreet luidt als volgt : Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. MENEN, vrijdag 16 oktober 2015 namens het College van Burgemeester en Schepenen in opdracht de stadssecretaris de voorzitter van de gemeenteraad E. ALGOET C. BONTE-VANRAES