Betreft: Overzicht opgeleverde producten VISD tot en met september 2014 Datum: 1 oktober 2014

Transcriptie

1 Betreft: Overzicht opgeleverde producten VISD tot en met september 2014 Datum: 1 oktober 2014 Inleiding In 2014 heeft het VISD programma langs de lijn van vier inhoudelijke actielijnen en de ondersteuningslijn al veel producten opgeleverd. In de bijgevoegde tabel zijn de producten opgenomen met een korte beschrijving en de status. Om een indruk te geven van wat het programma heeft gedaan in 2014 hieronder een korte bloemlezing per actielijn van de gerealiseerde resultaten en de effecten daarvan voor gemeenten. Actielijn Gegevensuitwisseling Vanuit het project gegevensuitwisseling visd is gewerkt aan het standaardiseren van de informatie-uitwisseling tussen gemeenten en organisaties in het sociaal domein (buiten-gemeentelijke informatievoorziening). Dit verlaagt de administratieve lasten voor gemeenten en is kosten-efficiënt. Voor de Wmo en Jeugd-GGZ/AWBZ zijn standaarden gedefinieerd zodat het verwijzen van cliënten door gemeenten naar aanbieders van maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg geautomatiseerd kan verlopen. Deze (zorg)aanbieders kunnen op hun beurt voor de ontvangen toewijzingen declaraties via berichten indienen bij gemeenten zodat de geleverde ondersteuning/zorg vergoed wordt. Om de informatie-uitwisseling op een efficiënte en gestructureerde manier te laten verlopen, wordt verder gewerkt aan de realisatie van een Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk). Het GGk wordt hiermee de verbindende schakel tussen gemeenten en duizenden gecontracteerde instellingen in de maatschappelijke ondersteuning en jeugd-ggz en -zorg. Naast het berichtenverkeer kunnen via het GGk voorzieningen van en naar gemeenten ontsloten worden. Dit zullen in eerste instantie het Wlz-indicatieregister en woonplaatsbeginsel zijn. Beleidsinformatie Vanuit het project beleidsinformatie wordt een gemeentelijke monitor Sociaal Domein ontwikkeld. De monitor bevat informatie die gemeenten nodig hebben ten behoeve van de horizontale beleids- en verantwoordingsinformatie. De monitor geeft gemeenten o.a. inzicht in het gebruik in het sociaal domein, de beoogde transformatie, cliëntervaring en early warning items. De monitor stimuleert het meten, leren en ontwikkelen op indicatoren die aansluiten bij doelen van de decentralisatie. Dit levert een belangrijke bijdrage aan het bereiken van resultaten in het sociaal domein. De monitor wordt samen met gemeenten en andere stakeholders ontwikkeld zodat: gemeenten kunnen signaleren en kunnen (bij)sturen, beleid kunnen (her)formuleren het college van B&W de gemeenteraad en burger kan voorzien van verantwoordingsinformatie (horizontale verantwoording) gemeenten kunnen leren en verbeteren door prestaties te beoordelen en te vergelijken 1

2 Programma van eisen Vanuit het project programma van eisen zijn gemeenten ondersteund bij het inrichten van de binnengemeentelijke informatiehuishouding sociaal domein. Het belangrijkste vertrekpunt hierbij is geweest dezelfde informatieketen van inkijk, signalering, registratie 1-plan en berichtgeving. Elke gemeente kiest hiervoor haar eigen inrichting, een gestandaardiseerde werkwijze bestaat niet. Ondanks de verschillen tussen gemeenten tekenen zich in de praktijk in grote lijnen ook overeenkomsten af. Deze zijn verwoord in archetypen sociaal domein. Deze dominante inrichtingsmodellen worden inmiddels breed als kapstok gebruikt bij de (door)ontwikkeling van niet alleen de visd producten maar ook daarbuiten bv bij de ontwikkeling van risicoprofielen, Privacy Impact Assessments van BZK en VenJ, Dienstverleningsscenario's etc. Het sociaal domein is op dit moment en het komende jaar nog volop in ontwikkeling. In afstemming met de Living Labs is daarom gekozen de belangrijkste functionele informatiekundige aspecten voor de decentralisaties themagewijs uit te werken, te ordenen en te prioriteren. Gemeenten kunnen aan de slag met de opgeleverde handreikingen rondom sturing en bekostiging, signalen en meldingen, verantwoording, financiële stromen, klantbeeld, inrichting informatielandschap en archief en dossier, Informatiebeveiliging en risicomaatregelen informatiebeveiliging. Daarnaast hebben gemeenten via een uitgevoerde marktscan en marktconsultatie inzicht in het brede marktaanbod voor regiefunctionaliteit. Gemeenten zijn ondersteund bij het bepalen van hun rol en activiteiten om de zelfredzaamheid van hun burgers te stimuleren. Hiertoe zijn, samen met de Digitale Stedenagenda een 4-tal onderzoeken uitgevoerd rondom het Burgerportaal, contentcollecties en Zelfredzaamheid en ICT. Tot slot zijn twee instrumenten aangereikt die gemeenten ondersteunen in het kunnen beheersen van de informatiehuishouding sociaal domein: Integrale Kosten Efficiency Analyse en Applicatierationalisatie GEMSS-3D. Deze helpen gemeenten om grip te krijgen op de financiële consequenties van informatiekundige oplossingen in het sociaal domein. Het geeft bovendien handreikingen om de benodigde efficiencymaatregelen op het gebied van de informatievoorziening 3D te realiseren. Privacy en gegevensuitwisseling Goed en zorgvuldige gegevensuitwisseling zijn randvoorwaarden voor de informatievoorziening in het sociaal domein. Voor de actielijn privacy en gegevensuitwisseling heeft 2014 in het teken gestaan van bewustwording bij gemeenten voor het belang van goed en zorgvuldige gegevensuitwisseling bij het inrichten van het sociaal domein. Daarbij is de nadruk specifiek op domeinoverstijgend gegevensuitwisseling bijvoorbeeld rondom de inrichting van gebiedsgericht werken en/of inrichten van één gezin- een plan-een regisseur voor complexere vraagstukken. Het privacy-raamwerk is geïntroduceerd die een integrale aanpak voor privacy laat zien. Gemeenten hebben in 2014 (oa mbv privacy-scan die gebaseerd is op het raamwerk) in kaart kunnen brengen wat al 2

3 ingeregeld is en wat nog aandacht vraagt om goede en zorgvuldige gegevensuitwisseling te borgen in beleid, processen en organisatie. Daarnaast zijn producten ontwikkeld waarmee gemeenten de onderdelen van het Raamwerk voor hun gemeenten vorm en inhoud kunnen geven. Denk daarbij aan een handreiking voor verantwoording aan de raad, stappenplan voor opzetten van privacybeleid of voorbeelden van convenanten. In regionale werksessies zijn gemeenten actief geïnformeerd over en aan de slag gegaan met het privacy raamwerk. De veelgestelde vragen uit deze werksessies zijn omgezet in FAQ s en op de VISDwebsite geplaatst. Daarbij lag de nadruk ook sterk op bewustwording voor het belang van goed en zorgvuldig gegevens delen in het sociaal domein en inzicht in de eigen gemeentelijke uitgangssituatie en ambitie. De ontwikkelde producten binnen de actielijn zijn bedoeld om gemeenten te ondersteunen om zelf het privacybeleid rondom sociaal domein goed in te regelen. Waar mogelijk is gebruik gemaakt van bestaande door gemeenten ontwikkelde producten, dan wel zijn de producten getoetst bij gemeenten. In samenwerking met Living Lab gemeente Leeuwarden is een Triage kader en triage instrumenten ontwikkeld. In het triageproces besluit men over de route van een casus en bepaalt men het doel waarvoor informatiedelen noodzakelijk is. Het bepalen van het doel van informatiedeling is een belangrijke legitimering voor het delen van informatie en het waarborgen van de privacy: zoveel als moet, zo weinig als mogelijk. Het is van belang om deze afweging vast te leggen. Zo is het voor de burger ook goed inzichtelijk te maken wat er met zijn/haar gegevens gebeurt en waarom. Ondersteuning Vanuit de ondersteunende actielijn zijn gemeenten ondersteund bij het oplossen van informatiekundige vraagstukken gebaseerd op de input van de inhoudelijke actielijnen. De oplossingen zijn gericht op het reduceren van complexiteit in de uitvoering. Via een drietal werksessies zijn 200+ gemeenten stapsgewijs begeleidt bij het vertalen van de inrichtingskeuze (archetype), het opstellen van een focuslijst (wat moet ik nu echt doen) naar de uiteindelijke toets Werkt mijn proces. (ben ik er nu klaar voor). Alle overige gemeenten zijn ondersteund via de website visd.nl, regionale sessies met accountmanagers of individuele bezoeken. De focuslijst stelt gemeenten in staat de juiste prioriteiten te leggen voor 1 januari Stand van zaken producten visd 1.0 per Gegevensuitwisseling - Standaarden Status Omschrijving Datum 3D-Ketenanalyse van te gebruiken standaarden/voorzieningen Roadmap voor aan te passen of te ontwikkelen standaarden Afspraken (convenant / addendum) met leveranciers Loopt Moet nog opgestart worden 15-nov-14 Wmo addendum en Jeugd en ondertekend door softwareleveranciers. Voor het Wlz- 3

4 register is geen addenda opgesteld. Inzicht in de software-aanbod voor 3D Standaarden worden in de software catalogus opgenomen. Gedefinieerde standaarden zoals opgenomen in de 3D ketenanalyse wordt opgenomen in het PvE (aangepa st) 3D-Ketenanalyse is met de gedefinieerde standaarden opgelverd. Verder is er een verwijzing opgenomen in de wiki (cocreatiebasisgemeente.nl) Gegevensuitwisseling - Gegevensknooppunt Status Omschrijving Datum Adviesdocument oplossing knooppunt (advies dient in program board besloten te worden) Resolutie is ingediend in de ALV van 18 juni jl. Hiervoor heeft de program board over het advies besloten. Document Architectuur 3D-ketenanalyse platen zijn opgenomen in de wiki Document requirements en scenario s Er zijn ketenkaarten per berichtenstroom opgesteld. Op basis hiervan is een offerte door het IB uitgebracht Afsprakendocument deelnemende partijen Er is een voorstel t.b.v. de convenantenstructuur ingediend bij de directie van KING. Verder is een addendum gerealiseerd voor de iwmo en ijeugd berichten. Documenten Governance-, financierings- en beheermodel Ingericht routeringsmechanisme voor gegevensuitwisseling van de nieuwe bron Loopt (aangepa st) Er is een voorstel ingediend bij de program board. Zoals vermeld in de ingediende resolutie (ALV 18 juni 2014) wordt t.b.v. de BALV in het najaar een visie ontwikkelt op het beheer en governance Een drietal berichtenstromen worden gerealiseerd: 1. Wmo 2. Jeugd-GGZ/AWBZ en 3. Wlzregister. Verder wordt gewerkt aan het ontsluiten van woonplaatsbeginsel. Door vertraging in de besluitvorming (6 weken) staat het traject onder grote druk. Gewerkt wordt aan het versnellen van onderdelen. 15 oktober a.s. wordt de nieuwe planning opgeleverd. Berichtenspecificaties nieuwe bron. Er is een ketenkaart ontwikkeld met globale requirements. In de offerte van IB is verder een globale omschrijving opgenomen van de te realiseren bron. Als nieuwe bron is het woonplaatsbeginsel 01-jan-15 4

5 opgenomen. Beschrijving aansluitprocedure nieuwe bron Loopt Er komt een aansluitprocedure voor 15-nov-15 de te realiseren berichtenstromen (incl. woonplaatsbeginsel) Beleidsinformatie Status Omschrijving Datum Integrale gegevensset beleidsinformatie In de resolutie standaardisatie administratieve processen in het sociaal domein is afgesproken dat gemeenten voor het leveren van beleidsinformatie zich aansluiten bij de landelijk vastgestelde kernset aan gegevenselementen ten behoeve van zowel horizontale als verticale verantwoording. Afspraken met het Rijk m.b.t. ontsluiting informatie t.b.v. systeemverantwoordelijkheid Conceptindicatoren voor haalbaarheidstoets Afstemming met stakeholders Haalbaarheidstoets indicatoren gemeenten Opstellen contract en SLA datawarehouse Ontwikkeling technische functionaliteiten en opstellen beheerplan continue In opzet en gestart Offerte uitgezet Gestart en per Afspraken over het gecombineerd gebruik van gegevens binnen WSJG.nl, de intentie tot samenwerking met CBS en het gedeelde opdrachtgeverschap daarbij. De indicatoren die onderdeel zijn van de gemeentelijke monitor per januari 2015 meerdere werksessies en afstemmomenten Toetsing bij vijf gemeenten van de gegevenselementen zoals die zijn opgenomen in de resolutie en relatie met indicatoren. Dit betekent dat we voor alle indicatoren en gegevenselementen inzicht krijgen in minimaal: - bron (in gemeentelijke werkprocessen) - niveau van beschikbaarheid (bsn, wijk, etc.) - frequentie (wordt de bron realtime, 1x p/m etc. geupdate?) Contracteren en inrichten werkafspraken CBS. Ontwikkeling technische omgeving WSJG.nl voor de gemeentelijke monitor. Q (oktober) Q3/ (SLA november) 2014 (KING) 5

6 Aanleveringsprotocol voor bronpartijen i.s.m. CBS Aansluitcriteria tussen datawarehouse en gemeenten i.s.m. CBS Handreiking voor gemeenten m.b.t. beleidsinformatie Experiment Big Data Realiseren aanleverprotocollen gemeenten richting CBS Realiseren koppeling CBS en WSJG.nl Een beschrijving van het gebruik en zeggingskracht van indicatoren die gebruikers van de monitor helpt bij duiding. Het actief volgen van drie Big Data experimenten als inspiratiebron voor nieuwe indicatoren (ontwikkelagenda) PvE Status Omschrijving Datum Architectuurviews 3D continue Platform dat wordt ingezet voor kennisdeling tussen KING en gemeenten op het gebied van Architedtuur. Onder het programma visd is het platform uitgebreid met de architectuurvernieuwingen als gevolg van de decentralisaties binnen het sociaal domein. 01-jan-14 Marktconsultatie en marktscan Bij leveranciers is een inventarisatie gebhouden naar hetgeen zij bieden aan functionaliteit voor de regiefunctie voor het sociaal domein. De resultaten zijn gepubliceerd op de VISD site. Leveranciers met autorisatie op de softwarecatalogus hebben de gegevens ook hierop gepublicerd. Archetype versie 0.89 Dominante inrichtingsmodellen in relatie tot het Programma van Eisen. Worden inmiddels breed als kapstok gebruikt bij de ontwikkeling van producten en diensten, zoals bv. PIA's, Risicoprofielen, Dienstverleningsscenario's 01-jan-14 loopt, In plaats van een referentiebestek Thema documenten: Inrichting versies voor een regiesysteem worden in informatielandschap, klantbeeld, Sturing en worden overleg met gemeenten en samen Bekosting, Signalen en Meldingen, direct met de Living Labs de meest Verantwoording, Financiele stromen, gepublic essentiele thema's beschreven in de Gegegevensmanagement 3D, Archief en dossier, eerd vorm van o.a. handreikingen. 01-jan-14 Rapporten 'Burger op zoek', 'Informatievoorziening ontrafeld', handreiking zelfredzaamheid en ICT Uitkomsten van onderzoeken naar Burgers in relatie tot burgerportalen en Zelfredzaamheid en ICT 6

7 Handreikingen Informatiebeveiliging en Generieke beveiligingsmaatregelen obv risicoanalyse FAQ model en gebruikershandleiding GEMSS - 3D Integrale Kosten Efficiency Analyse - rapport (IKEA) Risicoprofielen obv archetypen continue loopt loopt Beschrijvende teksten om de gemeenten te informeren, kennis te delen en te voorzien van tips en best practises op het gebied van informatiebeveiliging Antwoorden op informatiekundige vragen inzake 3D Doorontwikkeling van het applicatierationalisatiemodel GEMSS dat door KING in 2013 in beheer is genomen. Biedt gemeenten inzicht in hun ICT landschap en de mogelijkheid besparingsvoordelen te detecteren en door te voeren. GEMSS - 3D is specifiek model ontwikkeld voor het sociaal domein. Handreiking en model om de ICT kosten voor de voor 3D benodigde regiefunctionaliteit obv archetypen in kaart te brengen. uniform toepasbare strategiekaart per archetype en bijbehorende risico-checklist. Hulpmiddel voor gemeenten voor te nemen beheersmaatregelen, acties en planning 01-jan nov nov-14 Privacy Status Omschrijving Datum Factsheet Why privacy matters Toelichting op belang van aandacht voor privacy Raamwerk plus toelichting het Privacy Raamwerk dat de gebieden beschrijft die van belang zijn bij het borgen van goed en zorgvuldig gegevens delen, namelijk Governance, Beleid, Bewustwording en training, Beheer en opslag gegevens, en Werkprocessen en triages. Voor de verschillende onderdelen van het raamwerk zijn instrumenten (factsheets, voorbeelden, tools) beschikbaar. Privacy Checklist plus toelichting De Privacy Scan VISD geeft gemeenten snel inzicht in wat u al heeft ingeregeld en wat nog aandacht en actie vraagt. De scan loopt alle onderdelen van het raamwerk Privacy af: Governance, Beleid, Bewustwording en training, Beheer en opslag gegevens, en 7

8 Werkprocessen en triages. Gemeenten krijgt inzicht in stand van zaken en kan op basis daarvan plan van aanpak opstellen voor de nog ontbrekende onderdelen. Presentatie Privacy Factsheet rollen verantwoordelijkheden plus handreiking Verantwoording aan de gemeenteraad Stappenplan: Hoe stel ik mijn privacy beleid voor sociaal domein op. Voorbeelden privacybeleid plus oplegger Factsheet Toestemming in samenwerking met BZK Q&A BRP (voorheen GBA) met oplegger in samenwerking met BZK Factsheet Bevoegdheden en bevoegdheidsverlening (Mandatering) in samenwerking met BZK Q&A Europese richtlijn Factsheet Triage Voorbeeld convenanten plus oplegger Triage kader incl instrument voor professionals Informatie analyse op werkproces Voorbeeld werkprocessen (inzage, wijzigen, verwijderen) Communicatie met burgers- voorbeelden en handreiking Gedragscode voor professionals voorbeelden deels (meer voorbeel den volgen in ) Voor de verschillende onderdelen van het Raamwerk zijn diverse instrumenten beschikbaar waarmee gemeenten zelf het privacybeleid invulling kunnen geven. Factsheet bewaartermijnen Factsheet bestekteksten Ondersteuning Status Omschrijving Datum Website VISD.nl de website waar informatiemanagers alles vinden over VISD. Alle ontwikkelde ondersteuningsmiddelen worden via deze website gepubliceerd 8

9 Factsheet Wat is VISD 3 werksessies voor 8 groepen "Wat-moet-u-doen -focuslijst Tweewekelijkse publicatielijst artikelen website continue blogs en voorbeelden van gemeenten continue De werksessies bieden de deelnemende gemeenten een platform om vragen te kunnen stellen aan experts en onderling kennis uit te wisselen. De actiepunten in de Focuslijst richten zich uitsluitend op het bereiken van de minimale vereisten voor de gemeente op 1 januari Met de Focuslijst helpt VISD gemeenten om op tijd te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en afspraken. interviews en microblogs van gemeenten, geplaatst op visd.nl 9