(ON)Zin in PowerPoint Presentaties

Transcriptie

1 (ON)Zin in PowerPoint Presentaties Rond PowerPoint bestaat heel veel negativiteit lange presentaties, saaie presentaties, volgepropte slides, Nochtans is het een sterke tool om te presenteren alleen wordt die heel vaak misbruikt. Dit vertelde ook Robert Gaskins, de geestelijke vader van het programma, op de 20 ste verjaardag van de tool in Ter gelegenheid van die verjaardag werd hij geïnterviewd door de Wall Street Journal en de krantenkop de dag nadien was 20 jaar PowerPoint geen reden tot feest. Gaskins verwees tijdens het interview naar het ambivalent gevoel dat hij heeft betreffende de tool: sterk maar misbruikt. De vraag stelt zich dan of we komaf moeten maken met de tool? Volgens mij kan PowerPoint perfect werken zolang je het maar gebruikt waarvoor het echt dient: als visuele ondersteuning bij het verhaal van de spreker. Elk bedrijf heeft zijn eigen uniek verhaal alleen wordt dat te weinig verteld en wordt de nadruk bij presentaties te vaak gelegd op de slides. Op de volgende pagina s bied ik alternatieven die ervoor kunnen zorgen dat het verhaal beter verteld wordt. En het zijn meteen alternatieven die rekening houden met de New Born Digital generation die de volgende generatie medewerkers zijn in onze bedrijven.

2 Zelfs Robert Gaskins, de geestelijke vader van het PowerPoint programma is niet tevreden met de huidige gang van zaken. Toen de tool in 2007 zijn 20 ste verjaardag vierde werd hij in de bloemetjes gezet en ook geïnterviewd door de Wall Street Journal. De krantenkop de dag nadien was 20 jaren PowerPoint geen reden tot feest. Gaskins had een ambivalent gevoel op die verjaardag want gelooft enerzijds in de sterkte van de tool maar betreurt hoe de tool gebruikt (misbruikt) wordt. Alles wordt in de PowerPoint gepropt en dat is niet de bedoeling!

3 elevator talk The for incompany presentations Een presentatie hoeft niet noodzakelijk de klassieke vorm aan te nemen in de zin van: monoloog door de spreker (hopelijk niet langer dan 20 minuten) en aansluitend mogelijkheid tot vragen. Volgens mij wordt het belangrijk om te evolueren naar presentatie vormen waarbij er op een korte en krachtige manier wordt gecommuniceerd met veel meer ruimte voor interactie. De elevator talk voldoet perfect aan die nieuwe manier van presenteren en is ideaal voor interne presentaties. De idee is dat je eerst op een korte manier jouw boodschappen overbrengt (bij voorkeur op 5 minuten) en je hoeft daarbij geen slides te gebruiken (maar de slides staan ideaal wel klaar als backup na de vragenronde). Jouw 5 minuten presentatie is echter nog maar het eerste deel van de presentatie. Daarna is er heel veel tijd voor vragen en voor het beantwoorden van die vragen kun je gebruik maken van de back up slides. Het voordeel van deze manier van presenteren is dat je om te beginnen veel makkelijker contact hebt met het publiek. Maar het zet ook aan tot een vlugge interactie waarbij de monotonie van de presentatie doorbroken wordt. Door te beginnen met een 5 minuut presentatie wordt je als spreker gedwongen om op een heldere, geconcentreerde manier jouw boodschappen over te brengen.

4 UseVisuals for conferences Slides werken enkel als visuele ondersteuning als je ze ook echt visueel gebruikt. Het is echter belangrijk om een verschil te maken tussen de slides die projecteert tijdens de presentatie en de handout achteraf. Voor de interne presentaties die ik hierboven beschreef is dit minder belangrijk. Daar kun je perfect gedetailleerde slides gebruiken die je op voorhand doorstuurt omdat deze slides tijdens de eerste 5 minuten niet gebruikt worden maar enkel om te antwoorden op vragen. Op een congres of elke andere externe presentatie heb je slides nodig die ervoor zorgen dat het publiek zal onthouden wat je vertelt. Studies tonen aan dat wij vooral beelden maken en opslaan van wat verteld wordt. Als er geen beelden getoond worden dan gaan we die zelf creëren dus help jouw publiek en toon hen beelden. Dit zijn in eerste instantie kwalitatieve foto s verdeeld over heel de slide, maar ook grafieken (niet volgepropt met cijfers maar enkel de essentie). En ook woorden gebruik je op een slide als beelden door ze heel groot te maken. De minimale font in een geprojecteerde PowerPoint is 24. Guy Kawasaki hanteert de regel, maximaal 10 slides, maximaal 20 minuten en een minimale font 30!

5

6 Make it truly visual Pictures help us remember messages This is the strenght of PowerPoint Look for quality images But why wouldn t you do it like this Een dergelijke slide werkt niet want het publiek leest alle bullet points terwijl jij uitleg geeft over de eerste bullet point Geef nooit een keuze aan het publiek of ze naar jou moeten luisteren of mogen lezen.

7 Pictures help us remember messages Look for quality images Make it truly visual Een beeld werkt het best als je die groot maakt en verdeelt over heel de slide. Je kunt op een foto bullets projecteren (één per één) door een doorzichtig kader op de foto te zetten en daarop de bullet points te laten verschijnen. Een doorzichtig kader creëer je heel eenvoudig door een rechthoek (met autoshapes) over de foto te plaatsen, Vervolgens kies je als opvulkleur WIT en kun je onderaan op een balk de kader doorzichtig maken (percentages kiezen tussen 15 en 45% volgens de kleuren van de foto). De doorzichtige kader moet wel geanimeerd worden want anders krijg je nooit de originele foto te zien Je zet animatie op de kader door te gaan naar ANIMATIES CUSTOM ANIMATION in het rechtse kader kies je vervolgens ENTRANCE appear of fade bij voorkeur. Hou de animaties eenvoudig!

8 Why use a small font When you can make it Big? Als je woorden projecteert dan is de MINIMALE FONT 24! Hoe groter het publiek, hoe groter de font!

9 Hou ook rekening met branding! Blijf voor alle slides binnen een kleurenpallet, geen mengelmoes van verschillende kleuren

10 Zeker ook belangrijk voor de grafieken.

11 Zorg ook voor voldoende contrast. Het belangrijkst op deze slide is het cijfer 64%. Wanneer je een slide maakt dan ziet het er vaak heel goed uit op jouw PC maar tijdens de projectie is er vaak kwaliteitsverlies en heb je ook niet altijd de optimale lichtsituatie. Maak een ruimte nooit donker om ervoor te zorgen dat de slides er goed uitzien. Daarmee geef je het signaal als spreker dat jij niet belangrijk bent en alle aandacht naar het scherm moet gaan (wat je mogelijk wel wil maar het is niet de bedoeling ). Een donkere achtergrond heeft bleke letters nodig en omgekeerd

12 Deze slide is eenvoudiger en vooral duidelijker!

13 Een schitterend voorbeeld is Steve Jobs. Wanneer hij presenteert dan is hij bovendien een goede regisseur. Hij kent de volgorde van zijn presentatie en kondigt een volgende slide aan tot het moment wanneer het volledig past in zijn verhaal. Beeld en verhaal zijn op die manier volledig in harmonie. Wanneer een nieuwe slide verschijnt draait hij bovendien naar het scherm om te tonen wat hij verwacht van zijn publiek. Wanneer er tekst verschijnt dan leest hij die gewoon mee en draait dan terug naar zijn publiek om uit te leggen wat de slide betekent.

14 Surprise them with NOTES! Bij dergelijke beeldende slides is het wel belangrijk een onderscheid te maken tussen de slides die je toont tijdens de presentatie en de handout achteraf. Een beeldende slide die je toont ter ondersteuning van een presentatie is enkel en alleen bedoeld voor gebruik tijdens de presentatie zoals je links ziet. Rechts is de notitiepagina. Je creëert die pagina door de PowerPoint om te zetten naar een word document eens de slides klaar zijn. File Publish create handouts in word notes onder of naast slide aanduiden OK In het voorbeeld zie je de notes onder de slide staan. Deze pagina geeft de vrijheid om te werken zoals in een normaal word document waarbij je alles wat je als spreker zal vertellen bij de slide noteert. Dit kun je gebruiken tijdens de voorbereiding voor jezelf (hoewel volzinnen niet ideaal zijn in de voorbereiding) maar dit document is vooral bedoeld voor het publiek na de presentatie. Als je alles hebt genoteerd sla je dit op als een PDF en print je het uit of stuur je het door.

15 Make a prezi Dit is een andere tool dan PowerPoint dat werkt met een canvas. Je kunt er gratis mee aan de slag op

16 Tell Storiesto customers Een doorsnee presentatie bestaat uit facts & figures en rationele argumenten. Die zijn belangrijk en die hebben we nodig maar verhalen zijn nog veel belangrijker. Dit werd aangetoond door de broers Dan & Chip Heath in Made to stick. Die 2 broers doen al jaren onderzoek hoe het komt dat bepaalde boodschappen blijven hangen, maanden en jaren, en andere ben je onmiddellijk vergeten. Voor hen zit de oplossing in het woord SUCCES. Wat je nodig hebt zijn Simple Unexpected Concrete Credible Stories Bekijken we een doorsnee bedrijfspresentatie die toch belangrijk is en vaak gegeven wordt dan zie je meestal dezelfde opbouw: historiek, organigram, locaties indien het om een groot internationaal bedrijf gaat, producten en diensten. Een dergelijke presentatie heeft 2 problemen: je focust niet op de klant want de presentatie gaat over wij, wij, wij en je maakt totaal geen gebruik van de unieke verhalen die elk bedrijf rijk is. Geef alle facts & figures in een handout mee, geef hen mee waar de vestigingen zijn en dergelijke meer. Maar focus tijdens de presentatie op boodschappen die belangrijk zijn voor de klant en geef hen voorbeelden, vertel anekdotes en combineer vooral de beide vorige tips die al aan bod kwamen: toon beelden als je PowerPoint gebruikt en laat hen vragen stellen.

17

18 Connect with them Een presentatie kan je nog zo goed voorbereid hebben met krachtige boodschappen, verhalen, sterke beelden slides.maar als je als spreker geen oog hebt voor jouw publiek dan heeft het geen zin. Connecteer met hen, dat betekent sta dicht bij hen, kijk naar hen in een 1 op 1 relatie, varieer met je blik (wat makkelijker is als je varieert in de ruimte en je lichaam beweegt) en experimenteer met de B van Black in PowerPoint!