RAPPORT. Bestuursorgaan : het College van burgemeester en wethouders Onderdeel : Stadsbeheer Dossiernummer :

Transcriptie

1 RAPPORT Bestuursorgaan : het College van burgemeester en wethouders Onderdeel : Stadsbeheer Dossiernummer : Klacht Verzoeker ondervindt overlast van bomen rondom zijn woning. Het gaat om platanen aan de doorgaande weg in Beijum, die aan de zijkant van zijn woning staan en om een wilg aan de achterzijde van zijn woning. Door deze bomen heeft hij constant schaduw, waardoor hij weinig van de zonnige zomers kan genieten, er geen gras groeit in zijn tuin, er groene aanslag ontstaat op de tegels en hij last heeft van schimmelvorming op de muren. Verzoeker wil graag dat de platanen worden gesnoeid (getopt) en de wilg wordt gekapt. Verzoeker dient daartoe in september 2016 een verzoek in bij de gemeente. Na een en zeven telefoontjes van zijn zijde, krijgt hij ruim twee maanden later te horen dat de bomen niet zullen worden gekapt. Bevoegdheid Een kapvergunning moet aangevraagd worden door de eigenaar van de boom 1. Nu de gemeente eigenaar is van de betreffende bomen, kan verzoeker geen kapvergunning aanvragen en staat de bezwaarmogelijkheid voor hem niet open. Over de weigering van de gemeente om op zijn verzoek een kapvergunning aan te vragen, kan hij alleen een klacht indienen. De gemeente heeft zijn partner hiervoor in haar brief van 7 december 2016 verwezen naar de ombudsman. De ombudsman was derhalve bevoegd de klacht in onderzoek te nemen. Eindoordeel 1. behandeling van het verzoek tot toppen/kappen De ombudsman is van oordeel dat de gemeente niet adequaat heeft gereageerd op verzoekers vele contacten. Zij heeft verzoeker geen duidelijkheid gegeven over wie verantwoordelijk was voor de behandeling van zijn verzoek tot toppen/kappen van de bomen en hoe het proces zou gaan verlopen. Van het verstrekken van goede informatie was dan ook geen sprake. Dit onderdeel van de klacht is gegrond. 2. beoordeling van het verzoek Platanen De ombudsman constateert dat de gemeente het verzoek tot toppen van de platanen heeft opgevat als een verzoek om te kappen. Desondanks heeft de gemeente geen gebruik gemaakt van een beoordelingsformulier. Het verzoek is afgewezen, zonder dat de gemeente inzichtelijk heeft gemaakt aan welke zwaarwegende criteria moet worden voldaan om de bomen, die tot de hoofdstructuur behoren, te kunnen kappen. En hoe de door verzoeker aangedragen argumenten hebben meegewogen bij de beoordeling. Daarmee handelde de gemeente niet conform de norm goede motivering. Dit onderdeel van de klacht is gegrond. Aanbeveling De ombudsman doet de aanbeveling om de afwijzing van het verzoek tot toppen van de platanen alsnog nader te onderbouwen, waarbij wordt ingegaan op de door verzoeker aangedragen argumenten. Wilg De ombudsman stelt vast dat de gemeente voor de beoordeling van het verzoek om de wilg te kappen gebruik heeft gemaakt van een beoordelingsformulier. De gemeente heeft dit formulier 1 Art APV Groningen: Een vergunning moet worden aangevraagd door, namens of met toestemming van degene, die krachtens zakelijk recht of door degene die krachtens publiekrechtelijke bevoegdheid gerechtigd is over de houtopstand te beschikken. 1

2 samen met een begeleidende brief naar de partner van verzoeker gestuurd. In de begeleidende brief ontbreekt echter een toelichting op het beoordelingsformulier. Dat is een gemis, nu het beoordelingsformulier zonder die toelichting voor verzoeker niet te volgen is. De uitleg die de gemeente alsnog heeft gegeven betreffende de toegekende scores is naar het oordeel van de ombudsman onvoldoende begrijpelijk. Van een goede motivering is dan ook geen sprake. Dit onderdeel van de klacht is gegrond. Wel heeft de gemeente aangegeven in toekomstige gevallen afwijzingen met een uitgebreidere toelichting te zullen onderbouwen. Ook zal de gemeente in het komende half jaar onderzoeken of, en zo ja hoe, de beleidsregels duidelijker geformuleerd kunnen worden. Daarbij zal de wijze van toepassing van het beoordelingsformulier worden meegenomen. Aanbeveling De ombudsman doet in dit concrete geval de aanbeveling om verzoeker alsnog te voorzien van een begrijpelijke motivering van de afwijzing van zijn verzoek tot kappen van de wilg, waarbij wordt ingegaan op de door hem aangedragen argumenten. Samenhang platanen en wilg Naar het oordeel van de ombudsman doet de afzonderlijke beoordeling van de bomen geen recht aan een situatie als bij de bomenrij aan de doorgaande weg, waar per boom wellicht weinig schaduwuren zijn, maar door het opschuiven van de schaduw direct zonlicht volledig ontbreekt. De gemeente doet de toezegging dat zij bij het onderzoek naar de formulering van de beleidsregels de wijze van toepassing van het beoordelingsformulier, inclusief eventuele samenhang met andere houtopstand, zal meenemen. De ombudsman zal dit met belangstelling volgen. Overleg Hoewel verzoeker herhaaldelijk heeft aangeven dat meerdere bewoners in zijn buurt overlast ervaren van de platanen, heeft de gemeente niet onderkend dat de wens om de platanen aan te pakken kennelijk breder wordt gedragen dan alleen door verzoeker. Daarmee heeft de gemeente laten zien dat zij niet goed naar verzoeker heeft geluisterd. Dit onderdeel van de klacht is gegrond. Aanbeveling De ombudsman doet de aanbeveling dat de gemeente met verzoeker in contact treedt over zijn wens tot een breed overleg over de bomen aan de doorgaande weg. Groningen, 26 juli 2017 mw. M. Hermans gemeentelijke Ombudsman 2

3 Overwegingen dossier gemeentelijke ombudsman: Verzoeker ervaart overlast van de bomen om zijn woning. Hij wil graag dat de platanen aan de doorgaande weg in Beijum, die aan de zijkant van zijn woning staan, worden getopt en dat de wilg achter zijn woning wordt gekapt. Op 10 september 2016 heeft hij daartoe een schriftelijk verzoek ingediend. In de brief heeft hij zijn verzoek met een aantal argumenten onderbouwd. 1. behandeling van het verzoek tot toppen/kappen De ombudsman constateert dat verzoeker na zijn verzoek van 10 september 2016 om de bomen te toppen/kappen vele keren contact heeft opgenomen met de gemeente om te informeren naar de behandeling van zijn verzoek. Hij kreeg steeds iets anders te horen. Ook werd niet duidelijk wie het verzoek in behandeling had. De ombudsman heeft tot taak om te beoordelen of de gemeente behoorlijk heeft gehandeld. Om de toetsing goed te kunnen doen zijn er landelijk zogenoemde behoorlijkheidsnormen ontwikkeld. Een daarvan is de norm goede informatieverstrekking 2 Nu de gemeente verzoeker tijdens de vele contacten niet heeft kunnen vertellen wie zijn verzoek in behandeling had en hoe het proces zou gaan verlopen, handelde de gemeente niet behoorlijk. De gemeente trekt ook zelf de conclusie dat het voor burgers noodzakelijk is om duidelijkheid te verkrijgen over het verloop van het proces en dat het niet juist is dat de gemeente het interne proces aandraagt als reden waarom het verzoek tot kappen niet correct is behandeld. De gemeente heeft tijdens het klachtonderzoek van de ombudsman haar oprechte excuses aangeboden en dat is netjes. 2. beoordeling van het verzoek Platanen Verzoeker heeft de gemeente per brief verzocht om de platanen te toppen. Hij heeft zijn verzoek onderbouwd met diverse argumenten. De gemeente heeft verzoeker per van 3 november 2016 meegedeeld dat er geen kapvergunning zou worden afgegeven. Daarbij heeft zij in het kort vermeld wat de reden daarvan is. Maar verzoeker heeft niet gevraagd om een kapvergunning, hij heeft de gemeente verzocht om de bomen te toppen. De ombudsman constateert dat de gemeente verzoeker in de niet duidelijk heeft gemaakt dat zij het verzoek om de platanen te toppen opvat als een verzoek om te kappen en waarom zij dat doet. De gemeente heeft de ombudsman in reactie op de klacht uitgelegd dat voor zowel het toppen als voor het kappen van de platanen een kapvergunning nodig is. De reden voor de afwijzing van het verzoek is dat de platanen behoren tot de hoofdstructuur waarvoor het Bomenbeleidsplan Beijum geldt. Toppen/kappen is slechts mogelijk als wordt voldaan aan de zwaarwegende criteria die zijn vermeld in de APVG en de beleidsregels zoals de bomenstructuurvisie Sterke Stammen. De gemeente is van oordeel dat de argumenten die 2 Deze norm houdt in dat de overheid ervoor zorgt de gemeente ervoor dat de burger de juiste informatie krijgt en dat deze informatie klopt, volledig en duidelijk is. Zij verstrekt niet alleen de informatie als de burger erom vraagt, maar ook uit zichzelf. 3

4 verzoeker naar voren heeft gebracht niet voldoende zwaarwegend zijn voor het verlenen van een kapvergunning. In reactie op het verslag van bevindingen legt de gemeente uit dat in de hoofdstructuur op straatniveau is bepaald welk beeld in die straten van belang is en welke boomsoorten daar dan bij horen. Het gaat daarbij om optimaal inpassen van bomen in de openbare ruimte. De platanen staan in de bomenstructuurvisie Sterke Stammen en daar houdt de gemeente vooralsnog aan vast. Dit omdat het hier gaat om door de gemeenteraad in februari 2014 vastgesteld beleid, dat uiterst zorgvuldig tot stand is gekomen. De ombudsman constateert dat de gemeente de afwijzing weliswaar uitgebreider onderbouwt, maar daarbij niet inzichtelijk maakt aan welke criteria niet wordt voldaan en in welke gevallen toppen/kappen van bomen die behoren tot de hoofstructuur wél mogelijk is. Hierdoor is de weging van verzoekers argumenten niet te toetsen. De enkele opmerking dat verzoekers argumenten niet zwaarwegend genoeg zijn, biedt daarvoor onvoldoende inzicht. De ombudsman kan zich voorstellen dat bij verzoeker het gevoel is ontstaan dat de gemeente zijn argumenten niet in de besluitvorming heeft betrokken. Voorts constateert de ombudsman dat de gemeente, hoewel zij verzoeker in haar van 3 november 2016 heeft meegedeeld dat geen kapvergunning zal worden afgegeven, bij het beoordelen van de platanen niet het daarvoor in de Beleidsregels voor het vellen van een houtopstand opgenomen beoordelingsformulier heeft gebruikt. De gemeente stelt in reactie op het verslag van bevindingen dat geen beoordelingsformulier is ingevuld omdat het hier niet ging om een daadwerkelijke kapaanvraag, maar om een verzoek tot snoei. In het huidige proces wordt het beoordelingsformulier alleen gebruikt als toelichting op de afwijzing van een kapverzoek. De ombudsman stelt vast dat de gemeente enerzijds stelt dat het verzoek tot toppen gelijk staat aan een verzoek tot kappen, maar anderzijds aangeeft dat het verzoek tot toppen moet worden gezien als een verzoek tot snoei. Daarmee hinkt de gemeente op twee gedachten. Van een eenduidige werkwijze lijkt geen sprake. Overigens laat de gemeente de ombudsman weten dat de platanen in 2017 allemaal zijn gesnoeid. Een van de normen voor behoorlijk handelen door de overheid is goede motivering 3.Naar het oordeel van de ombudsman is de aan verzoeker verstrekte motivering ten aanzien van de afwijzing van zijn verzoek tot toppen onvoldoende (duidelijk). De gemeente heeft hiermee niet behoorlijk gehandeld. Dit is reden voor het doen van de aanbeveling om de afwijzing van het verzoek tot toppen van de platanen alsnog nader te onderbouwen, waarbij wordt ingegaan op de door verzoeker aangedragen argumenten. Wilg De ombudsman stelt vast dat de gemeente voor de beoordeling van de wilg wel een beoordelingsformulier heeft gebruikt. De gemeente heeft dit formulier samen met een begeleidende 3 Deze norm houdt in dat de overheid haar handelen en haar besluiten duidelijk aan de burger uitlegt. Daarbij geeft zij aan op welke wettelijke bepalingen de handeling of het besluit is gebaseerd, van welke feiten zij is uitgegaan en hoe zij rekening heeft gehouden met de belangen van de burgers. Deze motivering moet voor de burger begrijpelijk zijn. 4

5 brief naar de partner van verzoeker gestuurd. In de begeleidende brief ontbreekt echter een toelichting op het beoordelingsformulier. Naar het oordeel van de ombudsman is een toelichting, waarin ook op de argumenten van verzoeker wordt gereageerd, essentieel om inzicht te krijgen in de wijze waarop de boom is beoordeeld. Daarom heeft zij de gemeente verzocht om het beoordelingsformulier nader toe te lichten. Tijdens het bezoek aan verzoeker van 1 maart 2017 hebben twee gemeentelijke medewerkers die toelichting alsnog aan verzoeker en de ombudsman gegeven. Een van de medewerkers heeft onder meer verteld dat er geen schaduwoverlast kan zijn, omdat de afstand van de stam tot de gevel meer dan 10 meter bedraagt. De ombudsman kan deze uitleg niet volgen. In een latere reactie heeft de gemeente aangegeven dat de afstand van de stam tot de gevel meeweegt, omdat de stam van de boom de constante factor is die lastig beïnvloed kan worden. De kroon van de boom is bijvoorbeeld door middel van snoei beïnvloedbaar en daardoor minder betrouwbaar. Op grond hiervan stelt de ombudsman vast dat de schaduw wordt bepaald aan de hand van meerdere factoren. De ombudsman constateert verder dat de afstand van 10 meter tot de gevel niet uitdrukkelijk staat vermeld in de Beleidsregels voor het vellen van een houtopstand, maar wel is terug te vinden op het bijbehorende beoordelingsformulier. Dat er wordt gemeten vanaf de stam is noch in de toelichting noch op het beoordelingsformulier te lezen. In reactie op het verslag van bevindingen geeft de gemeente aan dat het meten van de afstand van de boom tot de gevel bij de totstandkoming van genoemde beleidsregels aan de orde is geweest. Hierbij is de werkafspraak gemaakt dat het de afstand betreft, gemeten vanaf de stam tot aan de gevel. De stam is het vaste punt van een boom. Per 1 september 2017 zullen de nieuwe beleidsregels APVG vellen van een houtopstand in werking treden. Daarin is de werkafspraak in het beoordelingsformulier opgenomen. Over de overige toegekende scores op het formulier heeft de ombudsman in het verslag van bevindingen opmerkingen gemaakt. Voor de onderdelen schaduw overlast en grootte boomkruin lijken op het formulier te weinig punten (0 punten in plaats van 10 punten) te zijn toegekend. Voor het onderdeel tijdsduur schaduw overlast is zelfs in het geheel geen puntentelling toegepast. In reactie op het verslag van bevindingen merkt de gemeente op dat indien op het beoordelingsformulier betreffende de wilg de aspecten schaduw overlast, tijdsduur schaduw overlast en aantal uren schaduwoverlast per dag ieder een score van 10 punten hadden gekregen, de overlast nog steeds een lagere score zou hebben dan de score van de boomwaarde. Samen met de score van 0 punten voor de afstand houtopstand tot object en de score van 10 punten voor grootte boomkruin (die wel juist was vermeld) is dat 40 punten. De score van de boomwaarde is 70 punten. Waarom voor de onderdelen tijdsduur schaduwoverlast en aantal uren schaduwoverlast 10 punten zouden moeten worden gegeven vermeldt de gemeente niet. Daardoor lijken deze scores willekeurig, met name voor het onderdeel aantal uren schaduwoverlast per dag. Volgens artikel 2 lid 4 onder 4 van de beleidsregels is hierbij een direct verband met de hoogte van de boom. Hoe hoog de boom is blijkt niet uit de gegevens van de gemeente. Naar het oordeel van de ombudsman is de motivering van de afwijzing van het verzoek tot kappen met deze toelichting weliswaar verbeterd, maar nog steeds niet voldoende begrijpelijk. Ook op dit onderdeel handelt de gemeente in strijd met de behoorlijkheidsnorm goede motivering. 5

6 De ombudsman doet om die reden de aanbeveling om verzoeker alsnog te voorzien van een begrijpelijke motivering van de afwijzing van zijn verzoek tot kappen van de wilg, waarbij wordt ingegaan op de door hem aangedragen argumenten. De gemeente geeft in reactie op het verslag van bevindingen aan in de toekomst anders te gaan handelen. Verzoekers krijgen al een beoordelingsformulier met begeleidende brief, maar de gemeente gaat voortaan afwijzingen met een uitgebreidere toelichting onderbouwen. Ook zal de gemeente in het komende half jaar onderzoeken of en zo ja hoe de beleidsregels duidelijker geformuleerd kunnen worden. Daarbij zal de wijze van toepassing van het beoordelingsformulier worden meegenomen. Samenhang platanen en wilg Naar het oordeel van de ombudsman doet de afzonderlijke beoordeling van de bomen geen recht aan een situatie als bij de bomenrij aan de doorgaande weg, waar per boom wellicht weinig schaduwuren zijn, maar door het opschuiven van de schaduw direct zonlicht volledig ontbreekt. In reactie op het verslag van bevindingen zegt de gemeente toe dat bij het onderzoek naar de formulering van de beleidsregels de wijze van toepassing van het beoordelingsformulier, inclusief eventuele samenhang met andere houtopstand, zal worden meegenomen. De ombudsman constateert overigens dat samenhang in ieder geval invloed heeft op het aantal uren schaduwoverlast per dag. Mogelijk ook op andere overlastfactoren. Of de totale overlastscore boven de boomwaarde uitkomt valt te bezien. Overleg Verzoeker heeft verschillende keren (in zijn brief van 10 september 2016, in een e- mail van 30 september 2016, tijdens een gesprek met de stadsdeelbeheerder Oost in november 2016 en tijdens het bezoek op 1 maart jl.) aangegeven, dat hem bekend is dat meerdere bewoners in zijn buurt klachten hebben over de bomen. De gemeente heeft hierin geen aanleiding gezien om verzoeker te wijzen op de mogelijkheid van een breed overleg met de gemeente. Pas tijdens het onderzoek van de ombudsman heeft de gemeente laten weten dat verzoeker haar kan vragen om een breed overleg te organiseren. En dat hij zich hiervoor kan wenden tot de Stadsdeelbeheerder Oost, met wie hij in november 2016 al contact heeft gehad. De behoorlijkheidsnorm waaraan de ombudsman deze gedraging toetst is luisteren naar de burger 4. De ombudsman constateert dat de gemeente door geen aandacht te schenken aan verzoekers argument dat meerdere bewoners overlast ervaren van de platanen heeft laten zien dat zij niet goed naar verzoeker heeft geluisterd. Daarmee handelde de gemeente niet behoorlijk. De gemeente is op de hoogte van verzoekers wens om te komen tot een breed overleg. Zij kan dit nu oppakken en hierover met verzoeker in contact treden. Om die reden zal de ombudsman dit ook aanbevelen. 4 Deze norm houdt in dat de overheid een open oor heeft voor de burger. De overheid hoort wat de burger zegt, en ook wat hij niet zegt. Dit betekent dat de overheid de burger serieus neemt en daadwerkelijk geïnteresseerd is in wat hij belangrijk vindt. 6