Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014

Transcriptie

1 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Versie 1.0 Bevat: - Feitelijke verrichtingen t.a.v. toetsingskader - Oordeel t.a.v. normering toetsingskader - Voorlopige Scores Veiligheidsregio - Conclusies en aanbevelingen Uitgevoerd door: C.P.H. Verkade BSc.

2 deze tekst maakt deze pagina printbaar, maar is onzichtbaar bij het printen copyright 2015 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze opgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Trimension BV.

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 7 2 Scenario systeemtest Scenario systeemtest Wallex 9 3 Feitelijke verrichtingen per team Meldkamer Alarmering Informatiemanagement Commando Plaats Incident (CoPI) Alarmering Opschaling Organisatie Informatiemanagement Regionaal Operationeel Team (ROT) Alarmering Opschaling Organisatie Informatiemanagement Team Bevolkingszorg Alarmering Opschaling Organisatie Informatiemanagement Regionaal Beleidsteam Alarmering Opschaling Organisatie Wet Veiligheidsregio s Informatiemanagement Team communicatie Alarmering en opkomst gemeentelijke actiecentra Uitvoeren van adviezen, opdrachten en taken Informatiemanagement 41 4 Analyse normering toetsingskader Organisatie Organisatie Hoofdstructuur crisisbeheersing Organisatie gemeentelijke actiecentra (team communicatie) Alarmering Alarmering Hoofdstructuur crisisbeheersing Alarmering gemeentelijke actiecentra (Team Communicatie) Opschaling Opschaling Hoofdstructuur Crisisbeheersing Opschaling gemeentelijke actiecentra (team communicatie) Informatiemanagement Informatiemanagement Hoofdstructuur crisisbeheersing Informatiemanagement gemeentelijke actiecentra (team communicatie) Wet Veiligheidsregio s 67 5 (Voorlopige) Scores systeemtest Fryslân Grafische weergave scores systeemoefening

4 deze tekst maakt deze pagina printbaar, maar is onzichtbaar bij het printen 6 Conclusies en aanbevelingen Organisatie Alarmering Opschaling Informatiemanagement Wet Veiligheidsregio s 72 Bijlage A Afkortingen en begrippen 73

5 Inhoudsopgave 5

6

7 1 Inleiding De Veiligheidsregio Fryslân heeft op 26 november een systeemtest gehouden. In dit document wordt ingegaan op de belangrijkste feitelijke bevindingen vanuit deze systeemtest. Deze feitelijke bevindingen staan per team geclusterd en worden in hoofdstuk 3 besproken. Deze feitelijke bevindingen zijn per team gesorteerd aan de hand van het toetsingskader van de Inspectie Veiligheid en Justitie (IVenJ). Dit toetsingskader gaat uit van een vijftal onderwerpen: 1. Alarmering 2. Opschaling 3. Organisatie 4. Informatiemanagement 5. Wettelijke bepalingen Wet Veiligheidsregio s De systeemtest betrof een vooraf niet aangekondigde oefening waarbij de eerste eenheden niet met prio mochten rijden. De waarnemingen tijdens de systeemtest zijn uitgevoerd door waarnemers die door de Veiligheidsregio zijn geregeld. Dit document is uit deze waarnemingen opgemaakt door Trimension. Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat het oefenscenario van de systeemtest. Hoofdstuk 3 bevat per team een overzicht van de feitelijke verrichtingen per artikel uit het toetsingskader crisisbeheersing van de IVenJ. In hoofdstuk 4 staat ten aanzien van de normeringsvragen van het toetsingskader van de IVenJ een oordeel en waar nodig een toelichting. De scores die uit het oordeel komen staan in hoofdstuk 5 verwerkt. Hoofdstuk 6 bevat de conclusies en aanbevelingen t.a.v. de prestaties van de Veiligheidsregio tijdens de systeemtest. In bijlage A is een afkortingenlijst weergegeven. 7

8 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014

9 2 Scenario systeemtest 2.1 Scenario systeemtest Wallex Gebeurtenissen Het is 26 november De windrichting is Noordwest, kracht 2-3 (overige weersomstandigheden: real weather). Gasput Grou 1 is gelegen vlak bij de A32, de spoorlijn Leeuwarden Zwolle en de bebouwde kom van Grou (voor exacte locatie zie bijlage 2). De gasput, gelegen in een betonnen kelder, zit verstopt door zand onder in de put. Dit werd bevestigd tijdens een wireline survey, waarbij zand omhoog was gehaald met gebruik van een wireline bailer. De beslissing is genomen om de put schoon te maken met behulp van coiled tubing. De Surface Controlled Sub Surface Safety Valve is verwijderd om de coiled tubing cleanout assembly toegang te geven tot de put. De coiled tubing riser is geïnstalleerd op de X-mas tree met behulp van een mobiele kraan. De Coiled tubing c/m boorbeitel en boorspoeling motor wordt in de put gelaten. Aanvankelijk wordt vooruitgang geboekt met het schoonmaken, maar op een gegeven moment stokt het proces. De boorbeitel wordt weer omhoog gehaald, maar dit gebeurt te gehaast waardoor er te veel spanning op de coil tubing komt te staan. Hierdoor stort de kraan neer en kiept de kraanwagen achterover. De achterkant van de kraan valt in de kelder en raakt daarbij enkele zijuitlaatkleppen van de wellhead af. De coiled tubing riser en de x-mas tree verschuiven waardoor de bron in open verbinding met de buitenlucht komt te staan. Door het incident is de X-mas tree er afgeschoven en ligt hij op de grond. Doordat er nog steeds sprake is van een zandverstopping komt er nog geen gas vrij. Maar het is een kwestie van tijd voordat de verstopping oplost. Om 8.30 uur wordt 112 gebeld; ook het Incident Command Team (Incident Command Operations Chief) van Vermilion wordt gealarmeerd. Op het moment van het incident zijn er zes personen op de site waarvan vier personen betrokken zijn bij de coiled tubing activiteiten: drie werknemers van Coil Services en een kraandrijver van Kielstra. Het incident resulteert erin dat de kraandrijver eerste hulp behandeling nodig heeft en daarbij zelf in staat is de werkplek te verlaten. Twee werknemers van Coil Services hebben behandeling nodig en zijn daarbij zelf in staat is de werkplek te verlaten. Het derde personeelslid van Coil Services is zwaargewond. Deze persoon is niet in staat om zelf de werkplek te verlaten maar is benaderbaar voor de hulpverleners die hem te hulp komen en hem uiteindelijk naar het ziekenhuis vervoeren. Uit voorzorg sproeit de lokale brandweer water om te voorkomen dat gas dat mogelijk zou ontsnappen tot ontploffing zou kunnen komen. Na verloop van tijd lost de zandverstopping op en ontsnapt tot 750,000 m3/dag aan methaangas uit de put. Ook komt aardgascondensaat (10-15m3/dag) met daarin benzeen vrij dat grotendeels verdampt maar waarvan ook een deel in de bodem en het oppervlaktewater terechtkomt. Vaten diesel bedoelt voor de tank van de coiled tubing unit en voor de tank van de hijskraan worden door de hijskraan geraakt waardoor deze open barsten en waardoor diesel op de locatie terecht komt en daardoor bij aflopen in de bodem en het oppervlaktewater terechtkomt. In totaal is er 1500 liter diesel aanwezig op locatie ook in drums op locatie. De put is nu open naar de buitenlucht. Ook zijn twee zijuitlaten in de putkelder van de wellhead gerukt. Uit de A-annulus ontsnapt ook gas in de putkelder. De put is niet meer onder controle. De gaswolk ontsnapt diagonaal in de richting van Grou. Na circa meter stijgt de gaswolk op naar hogere luchtlagen. Omdat er kans op ontploffing is, wordt er een veiligheidscirkel ingesteld moeten worden rondom de put. Er is verwarring hoe groot deze cirkel moet zijn en dat dit wellicht een groot deel van Grou zou behelzen. Mogelijk valt ook een deel van het Prinses 9

10 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Margrietkanaal binnen deze cirkel, met mogelijk een stremming van de scheepvaart tot gevolg. Al snel verschijnen berichten, foto s en filmpjes op social media, afkomstig van werknemers van het nabijgelegen bedrijventerrein en van passerende auto s op de A32. Journalisten beginnen naar Vermilion, de gemeente Leeuwarden en de Veiligheidsregio Fryslân te bellen met vragen over het incident, het aantal gewonden en de gevaren. Ook burgers en bedrijven bellen verontrust op met de vraag wat er aan de hand is en of ze weg moeten. Op een gegeven moment ontvlamd de gaswolk. Dit gaat gepaard met een luide knal (110 db) en een drukgolf die schade toebrengt aan gebouwen, gelegen tegenover de locatie. De vaten met diesel die nog intact waren zijn nu ook onder de druk bezweken waardoor de rest van de 1500 liter kan afstromen van de locatie en in de bodem en het oppervlaktewater terechtkomt. Mensen in Grou en omgeving denken dat het gas ontploft is. In Grou komt een spontane evacuatie op gang van mensen die niet af willen wachten tot de volgende explosie die volgens geruchten misschien nog veel ernstiger wordt. De vergelijking met de vuurwerkramp in Enschede wordt getrokken. Kinderen worden van school gehaald. Het OSG Sevenwolden wil het gebouw ontruimen. Niet alleen de eerste knal, ook het branden van de gaswolk gaat gepaard met behoorlijk dikke rookontwikkeling en geluidsoverlast. De rook trekt over Grou heen. Door de brand ontstaat hitte waardoor men op minstens 150 m afstand van de put moet blijven. Specialisten (Wild Well Control) kunnen met adequate bescherming de put wel benaderen. De brandweer doet de initiële brandbestrijding. Kort nadat de gaswolk is ontbrand arriveert de NAM met grootschalige calamiteiten equipment. Deze kan m3 per uur water op de brand sproeien (om voor koeling te zorgen), water dat onttrokken wordt aan het oppervlaktewater; vanuit het haventje in het bedrijventerrein dat in verbinding staat met het Aegumerdiep, de Nauwe Galle en de Rjochte Grou. Dit zijn zijtakken van het Prinses Margrietkanaal. Verontreinigd bluswater, diesel en condensaat met daarin benzeen komen terecht in hetzelfde oppervlaktewater, maar onbekend is in welke hoeveelheden. Door de hoeveelheid water die op de brandende gaswolk wordt gespoten ontstaat een meertje rondom de gasput met verontreinigd water wat op termijn moet worden opgevangen en afgevoerd. Omdat de gasput niet gedicht kan worden, woedt de brand door. De brand leidt niet tot een enorme rookwolk ; het is immers brandend gas zoals dat ook uit het fornuis komt. Bij 112 en bij verkeerscentrales komen veel meldingen en vragen binnen van o.m. automobilisten en treinreizigers over evt afsluitingen en over de risico s verbonden aan het gebruik van die verkeersaders. Voordat de beslissing om de A32 af te sluiten is gevallen, zetten verschillende ramptoeristen hun auto stil op de vluchtstrook, ter hoogte van de gasput. Andere automobilisten rijden zonder aarzelen met 130 km/u er langs, terwijl sommigen snelheid minderen, er half naar rechts kijkend langs rijden en gaan slingeren. Hierdoor ontstaan gevaarlijke situaties. Door een aanrijding ontstaat een file met de kop ter hoogte van de put. Bij de Meldkamer, de gemeente Leeuwarden, Rijkswaterstaat en Vermilion komen nu talloze telefoontjes binnen van journalisten, verontruste burgers en bedrijven. De social media zijn ontploft met beelden en tweets over de brandende gaswolk. Het is trending topic. Vergelijkingen met de gasramp in het Belgische Ghislenghien (Gellingen) in 2004 worden getrokken. Het beeld ontstaat dat er wel slachtoffers gevallen moeten zijn. Dat beeld is maar moeilijk bij te stellen. Geïnterviewde (al dan niet zelf-benoemde) deskundigen noemen het een accident waiting to happen; door een expert op het gebied van gas en oliewinning wordt gesteld dat dichting van de put zeker weken in beslag gaat nemen en dat mogelijk ook de bodem in de directe omgeving zal dalen. Parallellen met

11 Noordoost Groningen worden getrokken; er ontstaat vrees voor verzakking van huizen en andere gebouwen in Grou. Vraagtekens worden geplaatst bij de nabijheid van de gasput bij de bebouwde kom van Grou. Milieu-organisaties noemen het levensgevaarlijk en herhalen de bezwaren die zij al jaren hebben tegen gaswinning. 11

12 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014

13 3 Feitelijke verrichtingen per team Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de feitelijke verrichtingen van de verschillende onderdelen van de hoofdstructuur tijdens de systeemtest van de Veiligheidsregio Fryslân. Deze feiten staan per artikel van het toetsingskader crisisbeheersing van de Inspectie VenJ uitgewerkt. 3.1 Meldkamer De Veiligheidsregio Fryslân heeft een gemeenschappelijke meldkamer (Meldkamer Noord- Nederland), gevestigd in Drachten Alarmering Zodra is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering, wordt de meldkamer door één leidinggevende aangestuurd? Om 08:31 uur startte de systeemtest met de eerste melding vanuit Vermilion aan de brandweercentralist op de meldkamer. Aan de hand van de verdere meldingen schaalde de CaCo om 08:37 uur op naar GRIP 1. Op dit moment was de CaCo al aanwezig op de meldkamer. Tijdens het incident overlegde de CaCo regelmatig met de centralisten. Door middel van een 'time-out' waarin de CaCo alle centralisten bij zich riep, controleerde hij het eigen beeld van de situatie ten opzichte van het beeld van de centralisten. Tevens vroeg hij of de centralisten aanvullingen hadden. Iedere verhoging van het GRIP niveau werd door de CaCo gedeeld met de centralisten. Zowel mondeling tussendoor, als in de plenaire time-outs was hier aandacht voor. De CaCo stemde naast de centralisten ook af met de Leider CoPI, OvD-B, de Operationeel leider in het ROT en het Hoofd Informatie in het ROT. Afstemming ging over de inzet van eenheden, het meldkamer beeld en de eigen veiligheid. Op de meldkamer werden prioriteiten gesteld in de aanname van telefoonverkeer, 112 meldingen en het contact met de eenheden. Hierin was o.a. de politie onderbezet ten opzichte van een werkelijke situatie. Het was vanuit de meldkamer niet nodig om in geval van tegenstrijdigheden knopen door te hakken. Tegenstrijdigheden tussen de centralisten werden voorkomen doordat de CaCo time-outs organiseerde om het beeld van de situatie af te stemmen. Tijdens de systeemtest besloot de CaCo op te schalen naar GRIP 1. Dit besluit werd om 08:37 uur genomen. Hij nam dit besluit op basis van de informatie die hij van de centralisten kreeg. 13

14 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Binnen twee minuten nadat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering, begint de meldkamer met de alarmering van de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, bedoeld in artikel 2.1.1, onderdelen b tot en met e, en wordt de burgemeester of in het geval van artikel 39 van de wet van toepassing is, de voorzitter van de veiligheidsregio en de betrokken burgemeesters geïnformeerd. Het besluit op te schalen tot GRIP 1 is om 08:37 uur genomen door de CaCo. Om 08:39 uur zette de centralisten de GRIP 1 alarmering in gang. De Operationeel Leider heeft in overleg met de CaCo besloten op te schalen naar GRIP 2. Hij nam dit besluit om 08:47 uur, waarop om 08:49 uur de alarmering in gang werd gezet vanuit de meldkamer. Om 09:04 uur besloot de OL in overleg met de burgemeester van Leeuwarden op te schalen naar GRIP 3. In overleg met de oefenleiding is de alarmering voor GRIP 3 uitgesteld. Om 09:15 uur besloot de OL op te schalen naar GRIP 4. Alarmering voor GRIP 4 is door de meldkamer om 09:17 uur uitgezet. Bij de opschaling naar GRIP 4 is de voorzitter van het RBT, tevens de burgemeester van Leeuwarden gebeld door de OL. Hiernaast is de burgemeester via OOV-alert gealarmeerd Afhankelijk van de aard en omstandigheden van de ramp of crisis, alarmeert de meldkamer andere functionarissen en eenheden die nodig zijn voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing? Het incident betrof een technisch ongeval op een gasput van Vermilion wat leidde tot een grootschalige gevaarlijke situatie doordat er een ongecontroleerde blow-out ontstond. Aan de hand van de inschatting van het gevaarlijke gebied en de gevolgen m.b.t. de bestrijding van het incident waren de volgende partijen buiten de hoofdstructuur gealarmeerd: MMT GNK GAGS AGS Wetterskip Fryslân ProRail RWS Binnen vijf minuten nadat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering geeft de meldkamer, op grond van de beschikbare gegevens een zo volledig mogelijke beschrijving van het incident aan de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing en aan andere functionarissen of eenheden bedoeld in artikel , tweede lid.

15 De CaCo verwerkte tijdens het incident informatie bij in LCMS. Hiernaast organiseerde hij time-outs om het beeld van de situatie te delen met de centralisten. Om 08:38 uur had de CaCo een eerste schriftelijke beschrijving van het incident gereed waarop informatie stond over de te nemen acties vanuit de meldkamer, de te alarmeren en de te informeren partijen. Dit beeld werd gedeeld met de centralisten. De CaCo stelde het beeld gedurende het incident continu bij aan de hand van nieuwe informatie. Sleutelfunctionarissen (o.a. de OL, Leider CoPI, OvD-B en HIN) praatte de CaCo gedurende het incident telefonisch bij aan de hand van het beeld van de situatie. De centralisten gaven deze informatie door aan de aanrijdende eenheden Informatiemanagement De onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, bedoeld in artikel , onderdelen a tot en met e, houden bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing een eigen beeld bij. De CaCo werkte vanaf 08:50 uur in LCMS en hield tijdens de systeemtest het beeld in LCMS bij. De CaCo verwerkte nieuwe informatie vrijwel direct in LCMS. Na de start verwijderde hij het METHANE sjabloon en verwerkte de losse informatie in de verschillende tabbladen. Een voorbeeld hiervan was het aanzetten van de WAS palen. Dit werd om 09:16 uur besproken op de meldkamer en om 09:17 uur in LCMS verwerkt Het eigen beeld bestaat uit de beschikbare gegevens over de ontwikkeling en effecten van een incident, de risico's voor de veiligheid van de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied, de aanpak van het incident en de daarvoor benodigde mensen en middelen. Vanuit de meldkamer werd een eigen beeld bijgehouden waarin informatie stond over het incident. Het eigen beeld bestond tijdens de systeemtest niet uit een overzicht waarin in één oogopslag de belangrijkste informatie terug te vinden was. Het eigen beeld bevatte gegevens over: De ontwikkelingen van het incident (bijvoorbeeld het explosiegevaar, het stilleggen van het treinverkeer en de mogelijke effecten voor het Prinses Margrietkanaal De effecten van het incident (het aantal slachtoffers, het afsluiten van wegen n.a.v. de explosie, het bericht dat dit incident lang gaat duren De risico's voor de veiligheid van de hulpverleners in het getroffen gebied (de gewijzigde locatie van de CoPI bak, de gewijzigde aanrijroute en het op 800 meter afstand moeten blijven in verband met explosiegevaar De risico's voor de veiligheid van de personen in het getroffen gebied (de metingen 15

16 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 die nodig waren in verband met het vrijkomen van gevaarlijke stoffen) De aanpak van het incident, de daarvoor benodigde mensen en middelen stonden niet benoemd in LCMS. Wel stond er van een aantal partijen (zoals de NAM en het BOTMI) dat ze gealarmeerd c.q. benaderd waren De gegevens worden nadat zij beschikbaar zijn binnen tien minuten verwerkt in het eigen beeld en voor zover mogelijk geverifieerd. De meldkamer verwerkt de belangrijkste informatie direct in LCMS. Voorbeelden hiervan waren: Het aanzetten van de WAS palen. Dit is om 09:16 uur besproken op de meldkamer en om 19:17 uur is dit in LCMS geplaatst. Het opschalen naar GRIP 4. Dit is om 09:17 uur besproken en direct in LCMS gezet De gegevens worden langs geautomatiseerde weg beschikbaar gesteld aan: A) de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing; B) andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden en C) Het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. Via LCMS stelde de meldkamer gedurende de systeemtest gegevens beschikbaar aan andere onderdelen van de hoofdstructuur. Via mondeling contact deelde de CaCo het beeld met de centralisten en de belangrijkste sleutelfunctionarissen, zoals de leider CoPI en de OL. De gegevens werden in mondeling contact gedeeld met partijen buiten de hoofdstructuur (zoals de NAM). Deze partijen hadden niet via geautomatiseerde weg toegang tot de gegevens Een advies of opdracht van een onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing is gebaseerd op het actuele beeld en op het actuele totaalbeeld. Besluiten vanuit de meldkamer, zoals het opschalen naar GRIP 1 en het adviseren op te schalen naar GRIP 2, waren gebaseerd op het beeld van de situatie wat op dat moment op de meldkamer aanwezig was. Een advies vanuit de meldkamer was om de weersverwachting in de gate te houden was gebaseerd op de inschatting van de CaCo dat het incident lang ging duren. Hiernaast werden op basis van het actuele beeld opdrachten uitgezet. Er werd geanticipeerd op de ontwikkelingen (o.a. door vroegtijdig inzetten van een brandweercompagnie en geneeskundige eenheden/ code 30).

17 2.4.4 In het geval dat een opdracht niet of niet volledig is uitgevoerd, wordt het onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing dat deze opdracht heeft gegeven, daarvan op de hoogte gesteld. De opdracht wordt vervolgens in overeenstemming met artikel opnieuw geformuleerd. Het niet overnemen van een opdracht werd teruggekoppeld aan de opdrachtgever. Een voorbeeld hiervan was het niet kunnen ontruimen door de politie. Het betreden van het gebied was immers gevaarlijk. Veiligheid stond voorop. De CaCo koppelde dit terug aan OL/ROT (o.a. ook via HIN SGBO). De opdracht werd vervolgens niet door de opdrachtgever herformuleerd of op een andere manier opgepakt. 3.2 Commando Plaats Incident (CoPI) Het CoPI was tijdens de systeemtest gevestigd op 800 meter afstand van het incidentgebied (in verband met de veiligheid), aan de Hoflaan in Grou Alarmering De systeemtest van de Veiligheidsregio Fryslân was vooraf niet aangekondigd bij de deelnemers. Om 08:39 uur werd de GRIP 1 alarmering uitgezet vanuit de meldkamer. Voor de GRIP 1 alarmering stuurde de meldkamer al eerste eenheden van de brandweer, GHOR en politie ter plaatse gestuurd. Onderstaande tabel bevat de opkomsttijden van de verschillende functionarissen. Aandachtspunt bij de opkomsttijden is dat niet met optische en akoestische signalen gereden mocht worden en dat het incident bovenwinds benaderd moest worden. Deze factoren hebben extra tijd gekost. Functionaris in het basisvereiste Tijd opkomst Duur na afkondigen GRIP 1 Leider CoPI 09:23 0:44 OvD-B 09:25 0:46 OvD-G 09:12 0:33 OvD-P 09:30 0:51 Voorlichter 09:20 0:41 Informatiemanager 09:10 0:31 Functionaris buiten basisvereiste Plotter CoPI 09:25 0:46 OvD-BZ 09:24 0:45 Voorlichter politie 09:30 0:51 Vermilion was al aanwezig ROGS 09:50 1:11 17

18 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Opschaling (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: a. een eerste commando plaats incident binnen 30 minuten. Om 08:39 uur schaalde de meldkamer op tot GRIP 1. Het eerste CoPI overleg startte tijdens de systeemtest om 09:28 uur. Op dit moment waren nog niet alle functionarissen aanwezig. Zo ontbrak op dit moment de OvD-P nog. Voorafgaande aan het eerste CoPI overleg waren eenheden van de GHOR, politie en brandweer ter plaatse. Om 08:41 uur was de eerste ambulance aanwezig, om 08:45 uur de eerste politie-eenheden en om 08:58 uur arriveerde de eerste brandweervoertuigen. De bevelvoerder overlegde direct met de politie, ambulance personeel en vertegenwoordiger van het gasbedrijf (Vermilion). De situatie was op dit moment nog veilig. Men ging vervolgens ter plaatse om de gewonden te behandelen. Brandweer en ambulance zetten hun voertuigen op de toe rit en voor het hek van het bedrijf. Om 09:10 uur werd nogmaals bevestigd dat het veilig was, maar dat het niet bekend was hoe lang dat nog zou zijn omdat er diverse scenario s denkbaar waren. Daarop besloten zij terug te keren naar de afzetting van de politie. Om 09:15 uur arriveerde de CoPi bak. De politie wilde tot ontruiming van de omgeving over gaan, maar de bevelvoerder van de brandweer wilde dit niet zelfstandig beslissen en wachtte op de OvD-B Organisatie Een commando plaats incident bestaat uit: a. een leider commando plaats incident; b. een officier van dienst van de brandweer; c. een officier van dienst van de geneeskundige hulpverlening; d. een officier van dienst van de politie of van de KMAR; e. een informatiemanager commando plaats incident en f. een voorlichtingsfunctionaris commando plaats incident Tijdens de systeemtest waren de volgende functionarissen aanwezig in het CoPI 1 : Leider CoPI (09:23 uur aanwezig) OvD-B (09:25 uur aanwezig) OvD-G (09:12 uur aanwezig) 1 Aandachtspunt bij de opkomsttijden is dat niet met optische en akoestische signalen gereden mocht worden en dat het incident bovenwinds benaderd moest worden. Deze factoren hebben extra tijd gekost

19 OvD-P (09:30 uur aanwezig) Voorlichter CoPI (09:30 uur aanwezig) Informatiemanager CoPI (09:10 uur aanwezig) Hiernaast waren in het CoPI ook een plotter (tijdstip onbekend), een OvD-BZ (09:30 uur aanwezig), een tweede voorlichter (09:30 uur aanwezig) en een liaison van Vermilion (vanaf de start aanwezig) vertegenwoordigt. De leider CoPI gaf tijdens het incident sturing aan de vergadering. Hij schetste het beeld en vroeg of er aanvullingen waren. Hiernaast maakte hij gebruik van de hulpmiddelen (whiteboard) om het beeld te verduidelijken. Binnen de vergadering had de leider CoPI aandacht voor alle processen Een commando plaats incident is belast met de operationele leiding ter plaatse, de afstemming met andere betrokken partijen als bedoeld in artikel 16, tweede lid, van de wet, en het adviseren van het regionaal operationeel team. In het CoPI was sprake van sturing en coördinatie van de operationele inzet. Bij genomen besluiten werd duidelijk aangegeven wie verantwoordelijk was voor de uitvoering. Voorbeelden hiervan waren dat de OvD-B verantwoordelijk was voor het stilleggen van het treinverkeer en afsluiten van de snelweg A32, en dat de OvD-P verantwoordelijk was voor het ontruimen van het benedenwindse gebied. Het CoPI stemde regelmatig af met de brandweer van de NAM en met de OvD-en van het Wetterskip en Rijkswaterstaat. Ook stemde de leider CoPI af met de CaCo en met het ROT. Het CoPI adviseerde het ROT met betrekking tot de afbakening bron- en effectgebied en dat de GRIP 4 situatie extra aandacht op het gebied van communicatie zou vragen Informatiemanagement De onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, bedoeld in artikel , onderdelen a tot en met e, houden bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing een eigen beeld bij. Het CoPI hield tijdens de systeemtest vanaf 09:39 uur een eigen beeld bij in LCMS en op het Whiteboard op de muur Het eigen beeld bestaat uit de beschikbare gegevens over de ontwikkeling en effecten van een incident, de risico's voor de veiligheid van de hulpverleners en de personen in het 19

20 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 getroffen gebied, de aanpak van het incident en de daarvoor benodigde mensen en middelen. Tijdens de systeemtest werd het eigen beeld van het CoPI bijgehouden door de informatiemanager in het CoPI. De informatiemanager werkte de informatie na het overleg bij in LCMS. De bijgewerkte informatie bevatte een overzicht van het besproken beeld in het overleg, een besluitenlijst, het slachtofferbeeld, meteogegevens, gegevens van de persvoorlichting en de locatie van en deelnemers aan het CoPI. In het eigen beeld van het CoPI bevatte informatie over: De ontwikkelingen van het incident (grote rookwolken, veel lawaai, explosie) De effecten van het incident (geen verdere kans op explosie, warmtestraling, slachtofferaantallen, stilleggen van snelweg en treinverkeer De risico's voor de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied (ontruiming, op afstand blijven, explosiegevaar) De aanpak van het incident (in de besluitenlijst opgenomen dat met de NAM brandweer moet worden overlegd en het stilleggen van het treinverkeer en de snelweg) Over de benodigde mensen en middelen voor de aanpak van het incident stond in LCMS geen informatie opgenomen De gegevens worden nadat zij beschikbaar zijn binnen tien minuten verwerkt in het eigen beeld en voor zover mogelijk geverifieerd. De informatiemanager van het CoPI werkte na het CoPI overleg de informatie bij in LCMS. Het eerste CoPI overleg was van 09:28 uur tot 09:35 uur. Om 09:39 uur werd de eerste informatie in LCMS verwerkt. Het tweede CoPI overleg was van 09:53 uur tot 10:03 uur. Informatie vanuit het overleg werd om 10:09 uur in het beeld in LCMS verwerkt. Ook acties en besluiten verwerkte de informatiemanager na de CoPI overleggen in LCMS De gegevens worden langs geautomatiseerde weg beschikbaar gesteld aan: A) de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing; B) andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden en C) Het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. Het eigen beeld van het CoPI was tijdens de systeemtest via LCMS gedeeld met andere partijen binnen de hoofdstructuur. Ook deelde de leider CoPI informatie met de aangesloten partijen (Wetterskip en RWS) en had Vermilion door middel van de liaison in het CoPI ook zicht op de gegevens in LCMS.

21 21

22 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Een advies of opdracht van een onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing is gebaseerd op het actuele beeld en op het actuele totaalbeeld. Het CoPI nam tijdens de systeemtest meerdere besluiten. Besluiten waren gebaseerd op het actuele beeld van de situatie wat op dat moment bekend was bij de functionarissen in het CoPI. Voorbeelden hiervan waren het besluit om het treinverkeer stil te leggen en de A32 af te sluiten. Tevens werd gesproken over eventuele watervervuiling. De omvang van het afgezette gebied (800 meter) werd bepaald in overleg met de liaison van Vermilion In het geval dat een opdracht niet of niet volledig is uitgevoerd, wordt het onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing dat deze opdracht heeft gegeven, daarvan op de hoogte gesteld. De opdracht wordt vervolgens in overeenstemming met artikel opnieuw geformuleerd. Hier was tijdens de systeemtest geen sprake van.

23 3.3 Regionaal Operationeel Team (ROT) Tijdens de systeemtest van de Veiligheidsregio Fryslân is een Regionaal Operationeel Team opgestart, gevestigd in Drachten Alarmering Functionaris basisvereiste Tijd opkomst Duur na afkondigen GRIP 2 (08:49 uur) Operationeel leider 09:15 0:26:00 AC Brandweerzorg 09:09 0:20:00 Medewerker sectie Brandweerzorg 09:08 0:19:00 AC Geneeskundige zorg 09:32 0:43:00 Medewerker sectie Geneeskundige zorg 09:29 0:40:00 AC Politiezorg 09:20 0:31:00 Medewerker Sectie Politiezorg 09:22 0:33:00 AC Bevolkingszorg 09:23 0:34:00 Medewerker sectie Bevolkingszorg 09:23 0:34:00 Hoofd sectie informatiemanagement 09:20 0:31:00 Informatie coördinator ROT 09:30 0:41:00 Voorlichtingsfunctionaris 09:27 0:38:00 Functionaris buiten basisvereiste Plotter ROT 09:08 0:19:00 OVR Defensie 09:29 0:40:00 SODM 08:58 0:09:00 Vermilion 10:04 1:15:00 Wetterskip Fryslân 09:52 1:03:00 Stagiair IC 09:30 0:41: Opschaling (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: b. De leidinggevenden binnen een regionaal operationeel team binnen vijfenveertig minuten, met uitzondering van de leidinggevende van de sectie informatiemanagement die binnen dertig minuten begint. 23

24 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Opschaling naar GRIP 2 vond tijdens de systeemtest plaats om 08:49 uur. Vanaf dit moment werden de ROT functionarissen gealarmeerd. Het ROT nam plaats in het RCC te Drachten. Van de leidinggevenden waren de volgende functionarissen aanwezig: Operationeel Leider (09:15 uur aanwezig) AC Brandweerzorg (09:09 uur aanwezig) AC Politiezorg (09:20 uur aanwezig) AC Geneeskundige zorg (09:32 uur aanwezig) AC Bevolkingszorg (09:23 uur aanwezig) Hoofd Sectie Informatie (09:20 uur aanwezig) Het eerste ROT overleg startte om 09:35 uur met de presentatie van het beeld door de informatiemanager ROT. Op basis van dit eerste beeld heeft ROT meerdere vergaderingen gehouden en acties uitgezet. (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: c. De voorlichtingsfunctionaris regionaal operationeel team binnen dertig minuten; De voorlichtingsfunctionaris ROT was tijdens de systeemtest om 09:27 uur aanwezig in het ROT. De voorlichtingsfunctionaris startte direct met het uitvoeren van zijn taken en het vergaren van informatie. (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: d. De sectie informatiemanagement van een regionaal operationeel team binnen veertig minuten; De sectie-informatiemanagement bestond tijdens de systeemtest uit de volgende functionarissen: Hoofd Sectie informatie (09:20 aanwezig) Informatie coördinator ROT (09:30 aanwezig) Stagiair IC (09:30 uur aanwezig) Plotter ROT (09:08 uur aanwezig) Om 09:10 startte de plotter ROT met het lokaliseren van de Plaats Incident en het plotten van de eerste informatie. Na aankomst van de informatie coördinator ROT gingen beiden aan de slag met het opstellen van het ROT beeld en het totaalbeeld. (wet)

25 2.3.1 Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: e. De overige secties van een regionaal operationeel team binnen zestig minuten. In het ROT waren vertegenwoordigers van de verschillende secties aanwezig Medewerker sectie Brandweerzorg (09:08 aanwezig) Medewerker sectie Geneeskundige zorg (09:29 uur aanwezig) Medewerker sectie Politiezorg (09:22 uur aanwezig) Medewerker sectie Bevolkingszorg (09:23 uur aanwezig) De secties waren binnen 60 minuten na opschaling naar GRIP 2 (08:49 uur) aanwezig met minimaal één vertegenwoordiger. De sectieleden startten bij aankomst in het ROT direct met hun werkzaamheden Organisatie Een regionaal operationeel team bestaat uit: a. een regionaal operationeel leider; b. een sectie brandweer; c. een sectie GHOR; d. een sectie politie; e. een sectie bevolkingszorg; f. een sectie informatiemanagement, en g. een voorlichtingsfunctionaris regionaal operationeel team De Operationeel Leider (OL) stuurde tijdens de systeemtest het ROT aan. Hij gaf sturing aan de aanwezige secties (Brandweer, GHOR, Politie, Bevolkingszorg, Informatie en Voorlichting). Deze secties bestonden uit een Hoofd (algemeen commandant) die ondersteund werd door minimaal één medewerker. Naast de standaard bezetting van het ROT waren ook een actiecentrum GHOR, een SGBO van de politie en een actiecentrum 25

26 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Brandweer aanwezig. Het scenario in de systeemtest betrof een incident op een gasput met effecten op de waterkwaliteit, spoor- en snelwegvervoer en de bevolking van de dorpskern Grou. Ten aanzien van het scenario werden de volgende liaisons toegevoegd aan het ROT: Liaison defensie ( 09:29 uur aanwezig) Liaison Wetterskip Fryslân (09:52 uur aanwezig) Liaison Staatstoezicht Op De Mijnen (SODM) (08:58 uur aanwezig) Liaison Vermilion Oil and Gas (10:04 uur aanwezig) Vanuit RWS was tijdens de systeemtest geen persoon aanwezig in het ROT. De liaison RWS meldde zich wel bij het ROT, maar hij mocht niet aan het ROT deelnemen. De liaison van RWS sloot vervolgens aan bij het SGBO om vanuit daar input te verzorgen aan de verkeerscirculatieplannen. In het ROT was geen liaison van ProRail aanwezig Een regionaal operationeel team is belast met de operationele leiding, de afstemming met andere betrokken partijen en het adviseren van het gemeentelijke of regionaal beleidsteam. Vanuit het ROT werd gedurende de systeemtest sturing gegeven aan de coördinatie van de rampenbestrijding. In het ROT besprak men het beeld van de situatie en koppelde hier vervolgens acties aan. Voorbeelden van sturing waren: Tijdens het eerste ROT overleg kwam (via assistent AC BRW het verzoek van COPI om 800 meter gebied te ontruimen. Omstreeks uur werd besloten dat politie het 800 meter gebied gaat ontruimen i.v.m. explosiegevaar, in overleg met de

27 adviseur communicatie. Bevolkingszorg werd verantwoordelijk gemaakt voor de opvang van bewoners uit te ontruimen gebied. Na discussie over wegnemen van ontstekingsbronnen besloot het ROT: treinverkeer stilleggen, scheepvaartverkeer stilleggen en A32 afsluiten. Tijdens de daarop volgende overlegrondes bouwde men hierop voort. Thema s in het ROT waren de mogelijke uitbreiding van het effectgebied, eigen veiligheid hulpverleners binnen de 800 meter zone, waarschuwen van de bevolking binnen de 800 meter zone (NL Alert, WAS + meetplan, rampenzender), gedwongen ontruiming, eenduidige boodschap voor de media: (ramen en deuren sluiten, zo mogelijk gebied verlaten, ontruiming wordt voorbereid) en persconferentie organiseren. Vanuit het ROT werden signalen dat het incident lang zou duren (vanuit bijvoorbeeld de liaison van Vermilion, maar ook vanuit ROT en meldkamer) niet opgepakt. Het ROT handelde reactief op de situatie op dat moment. Vanuit het ROT werd regelmatig afgestemd met het RBT. De operationeel leider sloot bij de ROT overleggen aan bij het RBT om het beeld van de situatie toe te lichten. Hiernaast stemde het ROT via de betrokken liaisons af met andere betrokken partijen zoals Wetterskip en Vermilion. De OL gaf in het ROT aan dat hij het RBT zou vragen of gedwongen ontruiming (van Grou) moest plaatsvinden. Dit gebeurde echter in eerste instantie niet; na de gasexplosie bleek het effectgebied beperkt was tot binnen de 800 meter zone, en was de vraag niet meer actueel. Daarnaast werd in het ROT en het RBT gesproken over het organiseren van een persconferentie Informatiemanagement Het bestuur van de veiligheidsregio draagt er zorg voor dat binnen de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing tijdens een ramp of crisis een totaalbeeld wordt bijgehouden Tijdens de systeemtest was de sectie informatiemanagement in het ROT verantwoordelijk voor het opstellen van het totaalbeeld. Het totaalbeeld bestond uit de gekoppelde 'beeldvorming - incidentbestrijding' velden van CoPI en ROT, gecombineerd met de 'slachtofferbeeld' velden van CoPI en ROT. Deze velden werden direct gekoppeld aan de CoPI en ROT tabbladen. 27

28 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Het totaalbeeld is opgebouwd uit gegevens over: a. Het incident, waaronder wordt begrepen: - de aard van het incident en de betrokken objecten, - de actuele situatie met betrekking tot het incident, en - de risico s en de effecten van het incidenttype en de bestrijdingsmogelijkheden; b. De hulpverlening, waaronder wordt begrepen: - de bestrijdingsmogelijkheden, - de bereikbaarheid voor de hulpverlening, en - de risico s voor de hulpverleners en de daarmee samenhangende veiligheidsmaatregelen; c. De prognose en de aanpak, waaronder wordt begrepen: - de verwachting met betrekking tot de ontwikkeling van het incident, de risico s en de effecten ervan en de bestrijdingsmogelijkheden, d. Het slachtofferbeeld, de verwachte ontwikkeling ervan, de noodzakelijke maatregelen en de benodigde hulpverleners en middelen, - de risico s voor de bevolking, de verwachte ontwikkeling van deze risico s en de benodigde hulpverleners en middelen, - het beeld bij de bevolking van het incident en de risico s, het gedrag van de bevolking, de informatie die aan de bevolking is verstrekt en maatregelen die zijn of worden getroffen, en - overige bedreigingen zoals die voor de vitale belangen, het milieu of de economie, de verwachte ontwikkeling ervan en de benodigde hulpverleners en middelen, en d. De getroffen maatregelen en de resultaten ervan, waaronder wordt begrepen: - de actuele bestrijdingsorganisatie, - de voorstellen en besluiten over de bestrijdingsstrategie, de inzetplannen en de benodigde hulpverleners en middelen, - de feitelijke inzet en uitvoering van de bestrijding, en - de voortgang van de inzet en de uitvoering, de bijstelling van besluiten of de uitvoering ervan en de bereikte resultaten. Het totaalbeeld werd gedurende de systeemtest opgesteld door de sectie informatiemanagement in het ROT en bestond uit een aantal gekoppelde velden uit het CoPI en het ROT tabblad. Dit totaalbeeld bestond niet uit een gegroepeerd overzicht waar in één

29 oogopslag de belangrijkste informatie ten aanzien van het incident te vinden was. Hiernaast waren de gegevens niet gegroepeerd per samenhangend thema weergegeven. Ten aanzien van de wettelijke thema's die terug moesten komen in het totaalbeeld kan het volgende gesteld worden: a) Het incident. M.b.t. het incident waren geen gegevens te vinden over de aard van het incident en de betrokken objecten (doordat steeds de laatste stand van zaken vanuit de overleggen wordt verwerkt in het totaalbeeld was dit alleen na de eerste CoPI en ROT overleggen te zien). Wel bevatte het gegevens over de actuele situatie (fakkel, rook, herrie, explosie, warmtestraling). De risico's en effecten van het incidenttype stonden niet benoemd. b) De hulpverlening. M.b.t. de hulpverlening bevatte het totaalbeeld geen gegevens over de verschillende bestrijdingsmogelijkheden. Ten aanzien van de bereikbaarheid voor de hulpdiensten stond benoemd dat de A32 beschikbaar zou blijven voor de hulpdiensten. Over de risico's en de veiligheidsmaatregelen stonden in het totaalbeeld de verschillende cirkels (warmte en geluid) benoemd. Er was echter geen informatie over wat de risico's m.b.t. de cirkels waren. c) De prognose en de aanpak van het incident. Over de verwachtingen en de ontwikkelingen van het incident en de daarbij horende bestrijdingsmogelijkheden en risico's stond in het totaalbeeld geen informatie opgenomen. d) Het slachtofferbeeld, de ontwikkelingen hiervan en de noodzakelijke maatregelen. Ten aanzien van het slachtofferbeeld waren de slachtofferaantallen benoemd. De risico's voor de bevolking, de hulpverlening, het beeld van de bevolking t.a.v. het incidenten de eventuele bedreigingen van vitale belangen of de verdere ontwikkelingen van de hulpverlening stonden niet vermeld Het totaalbeeld wordt langs geautomatiseerde weg zo spoedig mogelijk en, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, geverifieerd beschikbaar gesteld aan: a. de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding, b. andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden en c. onze minister. Het totaalbeeld was via LCMS beschikbaar voor de verschillende onderdelen van de hoofdstructuur. Hiernaast hadden zowel het Wetterskip Fryslân als Rijkswaterstaat toegang tot LCMS en de mogelijkheid de gegevens in te zien. Andere betrokken partijen (zoals Vermilion en SODM) hadden via liaisons zicht op de gegevens, maar hadden zelf geen toegang tot het systeem. In het totaalbeeld stonden geen tegenstrijdigheden. 29

30 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân De onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, bedoeld in artikel , onderdelen a tot en met e, houden bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing een eigen beeld bij. Het ROT hield gedurende de systeemtest een eigen beeld bij van de situatie. Dit eigen beeld verwerkte het ROT in LCMS Het eigen beeld bestaat uit de beschikbare gegevens over de ontwikkeling en effecten van een incident, de risico's voor de veiligheid van de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied, de aanpak van het incident en de daarvoor benodigde mensen en middelen. Tijdens de systeemtest hield de sectie informatiemanagement het eigen beeld van het ROT bij in LCMS. De sectie informatiemanagement verwerkte tijdens en buiten het overleg informatie in het ROT-tabblad. De bijgewerkte informatie bevatte een overzicht van het besproken beeld in het overleg, een besluitenlijst, de operationele veiligheid, het slachtofferbeeld, meteo gegevens, bevolkingsaspecten en betrokken diensten en organisaties. Het eigen beeld van het ROT bevatte informatie over: De ontwikkelingen van het incident (explosie, informatie over warmte en geluidscirkels, inzet van meetploegen, sprake van een gecontroleerde brand) De effecten van het incident (het afsluiten van de A32, vrijkomen van condensaat in de rook, het aantal gewonden) De risico's voor de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied (de uitstroom van 500 m2 gas per minuut en m3 per dag) De aanpak van het incident (de brandbestrijding wordt opgepakt door Vermilion en de NAM, gebruiken van de westbaan van de A32 voor de hulpdiensten, het af laten gaan van de WAS-palen) De benodigde mensen en middelen (inzet van meetploegen en een overzicht van de ingezette mensen in het ROT) De gegevens worden nadat zij beschikbaar zijn binnen tien minuten verwerkt in het eigen beeld en voor zover mogelijk geverifieerd. De sectie informatiemanagement zette tijdens de systeemtest gedurende en rondom de overleggen informatie in LCMS. Dit gebeurde over het algemeen snel en binnen 10 minuten. Een voorbeeld hiervan was het besluit dat bevolkingszorg een opvanglocatie moest gaan inrichten (besluit genomen om 09:46 uur, in LCMS verwerkt om 09:53 uur).

31 Een tweede voorbeeld was dat in het ROT werd besproken dat het vrijkomende gas zeer brandbaar zou zijn en makkelijk ontvlamd (0m 10:30 uur besproken in het ROT, om 10:33 uur verwerkte de sectie dit bericht in LCMS) De gegevens worden langs geautomatiseerde weg beschikbaar gesteld aan: A) de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing; B) andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden en C) Het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. Het ROT stelde het eigen beeld beschikbaar aan de andere onderdelen van de hoofdstructuur. Ook andere partijen hadden, mits aangesloten op LCMS de beschikking tot deze gegevens. De gegevens werden niet digitaal verzonden naar andere partijen, zoals SODM of Vermilion Een advies of opdracht van een onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing is gebaseerd op het actuele beeld en op het actuele totaalbeeld. Uitgezette besluiten en opdrachten vanuit het ROT waren gedurende de systeemtest gebaseerd op het totaalbeeld in LCMS en op de in het ROT besproken situatie. Toen bijvoorbeeld bleek dat door de licht ontvlambare gaswolk een onveilig gebied ontstond (om 10:30 uur) koppelde men hier direct acties aan, in het kader van de eigen veiligheid (om 10:46 uur). Van advisering vanuit het ROT was gedurende de systeemtest geen sprake In het geval dat een opdracht niet of niet volledig is uitgevoerd, wordt het onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing dat deze opdracht heeft gegeven, daarvan op de hoogte gesteld. De opdracht wordt vervolgens in overeenstemming met artikel opnieuw geformuleerd. Hier was tijdens de systeemtest geen sprake van. 31

32 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Team Bevolkingszorg Tijdens de systeemtest in de Veiligheidsregio Fryslân is een team bevolkingszorg opgestart, gevestigd in het stadskantoor van de gemeente Leeuwarden Alarmering Functionaris basisvereiste Tijd opkomst Duur na afkondigen GRIP 2 Voorzitter 9:40 0:51 Procesverantwoordelijke voorlichting 9:21 0:32 Functionaris belast met informatiemanagement Functionaris buiten basisvereiste 9:49 1:00 Hoofd Publieke zorg 10:08 1:19 Hoofd Informatie 9:49 1:00 Hoofd Ondersteuning 9:07 0:18 Hoofd Omgevingszorg 9:34 0:45 Ondersteuner 9:04 0:15 Journaalschrijver 1 9:00 0:11 Journaalschrijver 2 9:30 0: Opschaling (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: f. een team bevolkingszorg binnen 90 minuten met uitzondering van de functionaris die met de coördinatie van de voorlichting is belast en die binnen 30 minuten begint. Het TBz werd tijdens de systeemtest naar aanleiding van de opschaling naar GRIP 2 gealarmeerd. De opschaling naar GRIP 2 vond plaats om 08:49 uur. Het eerste TBz overleg startte om 10:00 uur. Het overleg richtte zich op de beeldvorming. Op het moment van het eerste overleg waren de voorzitter (09:40 uur), Procesverantwoordelijke voorlichting (09:21 uur), de informatiemanager (09:49 uur), het Hoofd Informatie (09:49 uur), het Hoofd Ondersteuning (09:07 uur) en het Hoofd Omgevingszorg (09:34 uur) aanwezig. Het Hoofd Publieke zorg kwam om 10:08 uur aan in het TBz. Bij aankomst in het TBz begonnen de functionarissen direct met hun werkzaamheden.

33 3.4.3 Organisatie Een team bevolkingszorg bestaat uit de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen functionarissen, waarvan één functionaris is belast met de leiding van het team, één functionaris met het informatiemanagement, en één functionaris met de coördinatie van de voorlichting. Het team bevolkingszorg bestond uit de volgende functionarissen: Voorzitter Procesverantwoordelijke voorlichting (Hoofd Communicatie) Informatiemanager Hoofd Publieke zorg Hoofd Informatie Hoofd Ondersteuning Hoofd Omgevingszorg Ondersteuning Een team bevolkingszorg heeft de volgende taken: a. het geven van voorlichting aan de bevolking; b. het voorzien in opvang en verzorging van de bevolking; c. het verzorgen van nazorg voor de bevolking; d. het registreren van de slachtoffers; e. het registreren van schadegevallen; f. het adviseren van het regionaal operationeel team. Het team bevolkingszorg werd tijdens de systeemtest aangestuurd door de voorzitter van het TBz, die op zijn beurt weer contact onderhield met de Algemeen Commandant bevolkingszorg in het ROT. Aan de hand van opdrachten vanuit het ROT (opvang regelen, evacuatie regelen, vervoer regelen en risicovolle objecten in kaart brengen) ging het TBz aan de slag met de taakuitvoering. Binnen het uitvoeren van de taken was expliciet aandacht voor het voorlichten van de bevolking. Het handelingsperspectief voor de burgers (blijf binnen) en het informeren van bijvoorbeeld ouders of ze het gebied nog wel in konden waren speerpunten in het overleg. Verder hield het TBz zich bezig met het regelen van opvang voor personen uit het brongebied (aantal was onbekend) en het voorzien in nazorg aan de bevolking. Het registreren van slachtoffers en schadegevallen werd wel besproken, maar er koppelde het TBz geen acties aan. Contact tussen ROT en TBz verliep voornamelijk via de voorzitter van het TBz. Vanuit het TBz waren veel vragen over de situatie. Deze vragen zette het TBz uit bij het ROT. Het ROT legde opdrachten bij het TBz neer. Het TBz gaf geen adviezen aan het ROT. Wel werd op het moment dat het bij milieubeheer duidelijk was dat er benzeen in het oppervlaktewater zou komen, contact gezocht met de brandweer om hier over af te stemmen. 33

34 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Informatiemanagement De onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, bedoeld in artikel , onderdelen a tot en met e, houden bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing een eigen beeld bij. De informatiemanager TBz (ingelogd als informatiemanager GBT) werkte tijdens de systeemtest in LCMS. De informatiemanager TBz verwerkte de deelnemers aan het TBz in LCMS. Hiernaast voegde de informatiemanager ook de actie en besluitenlijst van het TBz toe in LCMS. Dit werd via het onderdeel Informatie gedeeld. De sectiemedewerker Bevolkingszorg ROT zette nieuwe informatie over het incident in LCMS. Deze informatie bestond voornamelijk uit acties die het ROT aan het TBz gaf Het eigen beeld bestaat uit de beschikbare gegevens over de ontwikkeling en effecten van een incident, de risico's voor de veiligheid van de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied, de aanpak van het incident en de daarvoor benodigde mensen en middelen. Het eigen beeld van het TBz werd gedurende de systeemtest vooral gebruikt als systeem om vragen/ opdrachten vanuit de sectie bevolkingszorg in het ROT te communiceren aan het TBz. Hierdoor bevatte het eigen beeld gegevens over de aanpak van het incident. Overige informatie over het incident ontbrak De gegevens worden nadat zij beschikbaar zijn binnen tien minuten verwerkt in het eigen beeld en voor zover mogelijk geverifieerd. De informatiemanager TBz voegde na ieder overleg een besluitenlijst toe in LCMS. Hiernaast verwerkte de informatiemanager TBz de deelnemerslijst TBz in LCMS. Tijdens het overleg, bij het binnenkomen van informatie of wanneer de voortgang op een actie helder werd, verwerkte de informatiemanager TBz niets in het LCMS-tabblad Bevolkingszorg De gegevens worden langs geautomatiseerde weg beschikbaar gesteld aan: A) de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing; B) andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden en C) Het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt.

35 Het TBz stelde het eigen beeld via LCMS beschikbaar aan de verschillende onderdelen van de hoofdstructuur. Liaisons die aangesloten waren bij de hoofdstructuur hadden via LCMS de mogelijkheid dit beeld in te zien. Het TBz stelde het eigen beeld niet beschikbaar aan andere crisispartners of actiecentra. Wel gaven de Hoofden in het TBz mondeling informatie door over het eigen beeld aan de actiecentra die zij aanstuurde. Een voorbeeld hiervan was de HTO Communicatie die een mondelinge briefing verzorgde aan het team communicatie op het moment dat zij daar aankwam Een advies of opdracht van een onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing is gebaseerd op het actuele beeld en op het actuele totaalbeeld. De informatiemanager TBz deelde nieuwe ontwikkelingen ten aanzien van de situatie tijdens het TBz overleg. Vervolgens baseerde het TBz hier acties op In het geval dat een opdracht niet of niet volledig is uitgevoerd, wordt het onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing dat deze opdracht heeft gegeven, daarvan op de hoogte gesteld. De opdracht wordt vervolgens in overeenstemming met artikel opnieuw geformuleerd. Niet waargenomen tijdens de test. 35

36 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Regionaal Beleidsteam Tijdens de systeemtest in de Veiligheidsregio Fryslân is een Regionaal Beleidsteam (RBT) opgestart, gevestigd in Drachten Alarmering Functionaris basisvereiste Tijd opkomst Duur na afkondigen GRIP 4 Burgemeester 09:53 0:36 Leidinggevende brandweer 10:10 0:53 Leidinggevende GHOR 09:53 0:36 Leidinggevende politie 10:10 0:53 Leidinggevende Bevolkingszorg 10:30 1:13 Functionaris buiten basisvereiste Dijkgraaf 09:53 0:36 Defensie 10:10 0:53 Informatiemanager 09:57 0:40 Communicatieadviseur 11:03 1:46 Hoofdofficier van justitie 10:05 0:48 Ondersteuner 10:10 0:53 Staatstoezicht op de mijnen 09: Opschaling (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: c. een gemeentelijk beleidsteam binnen 60 minuten vanaf het moment dat de burgemeester het beleidsteam bijeen heeft geroepen Tijdens de systeemtest werd opgeschaald tot GRIP 4. Gedurende de systeemtest was geen Gemeentelijk Beleidsteam aanwezig, maar werd direct een Regionaal Beleidsteam (RBT) ingericht. Opschaling naar GRIP 4 vond plaats om 09:17 uur. De voorzitter Veiligheidsregio (tevens burgemeester van de brongemeente) was als leidinggevende als eerste aanwezig om 09:53 uur. Om 09:57 uur vond het eerste RBT overleg plaats. Toen het grootste deel van het team aanwezig was, startte de voorzitter een eerste kort plenair overleg. Het plenair begon met een voorstelrondje. Vanuit het RBT zelf werd geen afstemming met andere niveaus gezocht. Dit verliep via de OL. Tijdens de oefening startte het plenair overleg op het moment dat de OL het RBT binnen kwam en eindigde het bij zijn vertrek. Het eerste plenaire overleg was om de eerste beelden uit te wisselen.

37 3.5.3 Organisatie Een gemeentelijk beleidsteam bestaat uit leidinggevenden van de brandweer, de GHOR, de politie en de bevolkingszorg. Het RBT bestond gedurende de systeemtest uit de voorzitter van de Veiligheidsregio (burgemeester van Leeuwarden), leidinggevenden van de brandweer, GHOR (DPG), politie en bevolkingszorg (coördinerend gemeentesecretaris). Hiernaast waren er functionarissen van Defensie, het Wetterskip (Dijkgraaf), Communicatie, Staatstoezicht op de Mijnen (SODM), het Openbaar Ministerie (HOvJ), een informatiemanager en een ondersteuner aanwezig. Vanuit het ROT werden gedurende de overleggen de OL (om de briefing te verzorgen) en de liaison van Vermilion (als inhoudelijk expert) toegevoegd aan het RBT. 2. Een gemeentelijk beleidsteam ondersteunt de burgemeester bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Het RBT ondersteunde de voorzitter tijdens de plenaire overleggen. Het plenaire overleg vond plaats wanneer de OL aanwezig was om een update van het incident te verzorgen. Tussen de plenaire overleggen werd gebrainstormd over de mogelijke gevolgen van het incident. Tijdens het derde overleg vroeg de gezondheidshoek aandacht voor de volksgezondheid voor wat betreft de mogelijke verontreiniging van het water. De dijkgraaf ondersteunde deze opmerking Wet Veiligheidsregio s 39 Lid. 2. De voorzitter van de veiligheidsregio roept een regionaal beleidsteam bijeen, dat bestaat uit de burgemeesters van de gemeenten die betrokken zijn of dreigen te worden bij de ramp of crisis, alsmede uit de hoofdofficier van justitie. De voorzitter van elk direct betrokken waterschap wordt uitgenodigd deel uit te maken van het beleidsteam. Het incident speelde zich gedurende de systeemtest af in Grou (gemeente Leeuwarden). Effecten van het incident waren merkbaar in een groter deel van de regio. Zo was er sprake van het afsluiten van de noord-zuid verbinding tussen Grou en Heerenveen op zowel het spoor als de snelweg. Ook de opvanglocatie was gevestigd in Heerenveen. Andere burgemeesters (bijvoorbeeld de burgemeester van Heerenveen) werden niet betrokken bij het RBT. Het RBT bestond gedurende de systeemtest uit de voorzitter van de Veiligheidsregio (burgemeester van Leeuwarden), leidinggevenden van de brandweer, GHOR (DPG), politie en bevolkingszorg (coördinerend gemeentesecretaris). Hiernaast waren er functionarissen van Defensie, het Wetterskip (Dijkgraaf), Communicatie, Staatstoezicht op de Mijnen (SODM), het Openbaar Ministerie (HOvJ), een informatiemanager en een ondersteuner aanwezig. Vanuit het ROT werden gedurende de overleggen de OL (om de briefing te verzorgen) en de liaison van Vermilion (als inhoudelijk expert) toegevoegd aan het RBT. 37

38 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Informatiemanagement De onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, bedoeld in artikel , onderdelen a tot en met e, houden bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing een eigen beeld bij. Het RBT heeft gedurende de systeemtest informatie verwerkt in LCMS. Zowel een overzicht van de deelnemers aan het RBT als de besluitenlijst werden door de informatiemanager RBT verwerkt in LCMS. Op basis van het beeld in LCMS en de toelichting op dit beeld van de Operationeel Leider nam het RBT besluiten Het eigen beeld bestaat uit de beschikbare gegevens over de ontwikkeling en effecten van een incident, de risico's voor de veiligheid van de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied, de aanpak van het incident en de daarvoor benodigde mensen en middelen. Niet van toepassing voor het RBT De gegevens worden nadat zij beschikbaar zijn binnen tien minuten verwerkt in het eigen beeld en voor zover mogelijk geverifieerd. Genomen besluiten van het RBT werden na afloop van het overleg door de informatie coördinator in LCMS verwerkt De gegevens worden langs geautomatiseerde weg beschikbaar gesteld aan: A) de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing; B) andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden en C) Het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. Het RBT deelde tijdens de systeemtest besluiten via LCMS. Via LCMS hadden ook andere onderdelen van de hoofdstructuur toegang tot deze gegevens. Het RBT formuleerde in de systeemtest twee acties: 1) Communicatie en de burgemeester bereiden gezamenlijk een persconferentie voor. 2) De burgemeester dient vervangen te worden gezien de dubbelrol als voorzitter RBT en betrokken burgemeester van de brongemeente.

39 2.4.3 Een advies of opdracht van een onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing is gebaseerd op het actuele beeld en op het actuele totaalbeeld. De besluiten van het RBT waren gebaseerd op de op dat moment bekende situatie In het geval dat een opdracht niet of niet volledig is uitgevoerd, wordt het onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing dat deze opdracht heeft gegeven, daarvan op de hoogte gesteld. De opdracht wordt vervolgens in overeenstemming met artikel opnieuw geformuleerd. Dit is niet waargenomen tijdens de test. 39

40 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Team communicatie Tijdens de systeemtest in de Veiligheidsregio Fryslân is een team Communicatie opgestart, gevestigd in het stadskantoor van Leeuwarden. De vragen vanuit het toetsingskader wijken voor dit team af ten opzichte van de vragen aan de andere teams binnen de hoofdstructuur Alarmering en opkomst gemeentelijke actiecentra Functionaris Starttijd actiecentrum Duur na alarmering (GRIP 2 om 08:49 uur) PLV HTO Communicatie 09:00 0:11 HTO Communicatie 09:39 0:50 Teamleider pers en publieksvoorlichting 09:00 0:11 Teamleider verwanteninformatie 09:10 0:21 Omgevingsanalist 09:00 0:11 Aanvullende eis B1. De alarmering van de gemeentelijke actiecentra begint zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf minuten nadat is opgeschaald naar de gemeentelijke rampenbestrijdingsorganisatie. De gemeentelijke functionarissen in het actiecentrum communicatie werden vanaf de GRIP 2 opschaling (08:49 uur) gealarmeerd. Aanvullende eis E1. Het actiecentrum Voorlichting moet binnen dertig minuten in de kern kunnen functioneren. Bij het groot opschalen van de gemeentelijke kolom komen daarom één leidinggevende en minimaal twee medewerkers op binnen 30 minuten na afkondiging van opschaling volgens de criteria van de regio. Binnen 90 minuten dient de door de regio zelf vastgestelde minimum bezetting begonnen te zijn met de werkzaamheden. De HTO communicatie had gedurende de systeemtest zitting in het TBz en was daar vanaf 09:21 uur aanwezig. Om 09:39 uur sluit de HTO aan bij het team communicatie. In het team communicatie werd zij in eerste instantie vervangen door de plaatsvervangend HTO die vanaf 09:00 uur aanwezig was om leiding te geven aan het team. Vanaf 09:00 uur waren tevens een omgevingsanalist en een persvoorlichter aanwezig. Om 09:18 uur arriveerde de webredacteur, samen met een extra omgevingsanalist. Om 09:34 uur en om 10:10 uur komen nog twee omgevingsanalisten en een extra webredacteur aan in het team. Het eerste overleg van het team communicatie start om 09:39 uur, wanneer de HTO uit het team communicatie komt. Hiervoor waren de medewerkers al proactief aan de slag.

41 3.6.2 Uitvoeren van adviezen, opdrachten en taken Aanvullende eis F1. De gemeentelijke actiecentra koppelen aan het Team Bevolkingszorg terug tot welk resultaat een ontvangen opdracht of advies heeft geleid. Het team communicatie koppelt via de HTO informatie terug aan het TBz. Aanvullende eis G1. De gemeentelijke actiecentra en het Team Bevolkingszorg voeren de aan hen toebedeelde taken effectief uit. Zij dienen de voorwaarden te scheppen waardoor: a. gemeentefunctionarissen bekend zijn met hun taak; b. uitvoeringsactiviteiten tussen de verschillende actiecentra worden afgestemd; c. gemeentefunctionarissen een proactieve grondhouding ontwikkelen; d. de regionale aansturingsstructuur (bijvoorbeeld ROT-TB-AC) duidelijk en bekend is; e. vergaderingen van de gemeentelijke actiecentra en het Team Bevolkingszorg gestructureerd verlopen; f. de effecten van logistieke problemen worden geminimaliseerd. De teamleden van het team communicatie kenden hun functie en wisten wat ze moesten doen. Ze verdeelden bij aankomst in het team direct de taken en gingen aan de slag. Afstemming met andere partijen verliep via het team bevolkingszorg. Daarnaast werden uitvoerende taken afgestemd met Prorail, Rijkswaterstaat, het Wetterskip en Vermilion. Ook was er afstemming met de communicatieadviseurs in het CoPI, ROT, en RBT. Op het moment dat er weinig informatie en opdrachten zochten de leden van het team zelf informatie en voerden ze opdrachten uit, ook wanneer die nog niet waren gegeven. Voorbeelden: omgevingsanalist maakte het eerste mediabeeld voordat de HTO arriveerde (10.34 uur), web redacteur twitterde over het incident zonder daarvoor een opdracht te hebben gehad (voortdurend), persvoorlichter stemde af met Prorail en Rijkswaterstaat zonder opdracht (09.50 uur). Op het moment dat de HTO aanwezig was maakte zij een agenda en zette die op een flap in de kamer. Ze volgde tijdens de overleggen consequent de vergaderstructuur. Dit was voor iedereen helder en goed te volgen. Er werd door het team communicatie effectief gewerkt. Iedereen wist wat hij of zij moest doen. Er was een duidelijke taakverdeling en acties werden goed naar personen geadresseerd Informatiemanagement Aanvullende eis H1. A. De gemeentelijke actiecentra hebben toegang tot een totaalbeeld van de ramp of crisis. B. Zo niet, dan ontvangen zij van het Team Bevolkingszorg ten minste de gegevens uit het eigen beeld van het Team Bevolkingszorg. 41

42 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Het team communicatie heeft geen toegang tot LCMS. Hierdoor hebben zij geen toegang tot feitelijke, gevalideerde en actuele informatie over het incident. Ook kunnen zij niet delen welke acties zij ondernemen. Het door de omgevingsanalisten opgestelde omgevingsbeeld kan niet direct worden gedeeld, maar wordt geprint en meegegeven aan de HTO voor terugkoppeling in het team bevolkingszorg. De HTO start ieder overleg met een mondelinge terugkoppeling van het beeld zoals zij dat in het team bevolkingszorg heeft gehoord. Dit beeld was onvolledig, waardoor veel informatie het team communicatie niet bereikt.

43 4 Analyse normering toetsingskader In dit hoofdstuk staat vermeld in hoeverre de Veiligheidsregio tijdens de systeemtest heeft voldaan aan de normen m.b.t. de onderwerpen organisatie, alarmering, opschaling, informatiemanagement en Wet Veiligheidsregio. Deze vereisten staan uitgewerkt aan de hand van het wetsartikel uit de Wet Veiligheidsregio s, de gehanteerde normering door de IVenJ en daarbij het oordeel t.a.v. deze systeemoefening. Het oordeel is gebaseerd op de feitelijke bevindingen tijdens de systeemtest (zoals weergegeven in hoofdstuk 3). Indien het oordeel onduidelijk is, kan in hoofdstuk drie, bij het desbetreffende team een uitgebreidere onderbouwing gevonden worden. Hierbij wordt, indien van toepassing, een korte toelichting gegeven. Let op: Omdat er gedurende de systeemtest geen GBT, maar een RBT aanwezig was vervallen een aantal artikelen. Deze worden met N.v.t. beoordeeld. 4.1 Organisatie Onderstaande paragraaf bevat voor het onderdeel organisatie per artikel de beoordeling van de normeringsvragen zoals gesteld in het toetsingskader. Deze paragraaf is uitgewerkt aan de hand van de normering voor de hoofdstructuur en de normering van de gemeentelijke actiecentra (team communicatie) Organisatie Hoofdstructuur crisisbeheersing In de veiligheidsregio bestaat de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing in geval van een ramp of crisis en afhankelijk van de aard ervan en de wijze waarop deze zich ontwikkelt, uit de volgende onderdelen: a. de meldkamer, b. één of meer commando s plaats incident, c. een coördinerend onderdeel bij meer dan één commando plaats incident, d. één of meer teams bevolkingszorg, e. het regionaal operationeel team, f. en een gemeentelijk beleidsteam of het regionaal beleidsteam Normering Antwoord Toelichting antwoord Zijn alle onderdelen van de hoofdstructuur zoals beschreven in artikel opgenomen in een regionale opschalingsregeling? Zijn alle onderdelen van de hoofdstructuur opgekomen zoals beschreven in artikel 2.1.1? Een commando plaats incident bestaat uit: Zie GRIP-regeling. Tijdens de systeemtest zijn de in de GRIPregeling beschreven teams (meldkamer, CoPI, ROT, RBT, TBz, team Communicatie) opgekomen. 43

44 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 a. een leider commando plaats incident; b. een officier van dienst van de brandweer; c. een officier van dienst van de geneeskundige hulpverlening; d. een officier van dienst van de politie of van de KMAR; e. een informatiemanager commando plaats incident en f. een voorlichtingsfunctionaris commando plaats incident Normering Antwoord Toelichting antwoord Bestaat het CoPI uit alle functionarissen zoals omschreven in artikel lid 1? Heeft aan het CoPI een liaison Vitaal deelgenomen Bij afwezigheid van een informatiemanager, wordt in het CoPI voorzien in de functionaliteit van informatiemanagement? Fungeert de leider CoPI als een discipline overstijgend (ontkleurd) leider? N.v.t. Alle in het toetsingskader beschreven functionarissen waren gedurende de systeemtest aanwezig in het CoPI. In het CoPI waren een liaison van Vermilion, een liaison van SODM en commandant van de NAM-brandweer aanwezig. Hiernaast waren ook vertegenwoordigers van het Wetterskip en Rijkswaterstaat aanwezig bij het CoPI (deze mochten niet in het CoPI plaatsnemen). 2 Dit was tijdens de systeemtest niet van toepassing. De informatiemanager CoPI was aanwezig. De Leider CoPI fungeerde als ontkleurd leider en coördineerde tussen alle aanwezige disciplines en processen. Hierin maakte hij bewuste keuzes in welke disciplines binnen en buiten het CoPI moesten blijven en stelde verantwoordelijken aan om met de disciplines die niet in het CoPI zaten, af te stemmen Een commando plaats incident is belast met de operationele leiding ter plaatse, de afstemming met andere betrokken partijen als bedoeld in artikel 16, tweede lid, van de wet, en het adviseren van het regionaal operationeel team. Normering Antwoord Toelichting antwoord Is er bij de taakuitvoering van het CoPI sprake van sturing en coördinatie van de operationele inzet? Het CoPI gaf sturing en coördinatie aan de operationele inzet. Zo werden acties snel en duidelijk bij de desbetreffende actiehouder uitgezet en waren onderlinge verantwoordelijkheden bekend. 2 Vanuit het CoPI is aangegeven dat de liaisons van het Wetterskip en RWS niet in het CoPI mochten plaatsnemen. Als reden voor deze keuze is het gebrek aan ruimte in het CoPI aangegeven. Buiten de CoPI overleggen om is wel met deze functionarissen afgestemd.

45 Is er bij de taakuitvoering van het CoPI sprake van afstemming met andere betrokken partijen? Is er contact tussen het CoPI en het ROT? Worden vanuit het CoPI adviezen gecommuniceerd richting het ROT, die tijdens de CoPI vergadering naar voren zijn gebracht? Vanuit het CoPI was afstemming met Vermilion, de brandweer van de NAM, het Wetterskip en Rijkswaterstaat Het CoPI en het ROT hebben regelmatig contact met elkaar gehad. Contact ging o.a. over de afbakening bron- en effectgebied. Advisering vanuit het CoPI aan het ROT vond plaats op het gebied van de afbakening bron- en effectgebied en dat de GRIP 4 situatie extra aandacht op het gebied van communicatie zou vragen Een team bevolkingszorg bestaat uit de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen functionarissen, waarvan één functionaris is belast met de leiding van het team, één functionaris met het informatiemanagement, en één functionaris met de coördinatie van de voorlichting. Normering Antwoord Toelichting antwoord Bestaat het team bevolkingszorg uit de functionarissen zoals is opgenomen in artikel 2.1.3, lid 1 Het team bevolkingszorg bestond uit de onderdelen die in artikel 2.1.3, lid 1 beschreven staan. Hiernaast waren ook andere functionarissen aanwezig in het team bevolkingszorg (zie opkomstlijst TBz) Een team bevolkingszorg heeft de volgende taken: a. het geven van voorlichting aan de bevolking; b. het voorzien in opvang en verzorging van de bevolking; c. het verzorgen van nazorg voor de bevolking; d. het registreren van de slachtoffers; e. het registreren van schadegevallen; f. het adviseren van het regionaal operationeel team. Normering Antwoord Toelichting antwoord Neemt team bevolkingszorg de taken op zich zoals omschreven in lid 2 van het artikel? Worden afhankelijk van het scenario de benodigde deelprocessen gestart zoals: Voorlichting Opvang en Verzorging Het TBz pakte de taken op, zoals omschreven in lid 2 van het artikel Het proces communicatie werd tijdens de systeemtest (fictief) opgestart Het opvang proces werd tijdens de systeemtest (fictief) opgestart. 45

46 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 CRIB Is er bij de taakuitvoering van het Team Bevolkingszorg sprake van advisering van het regionaal operationeel team: Is er contact tussen het team bevolkingszorg en het regionaal operationeel team? Worden er vanuit het team bevolkingszorg adviezen richting het regionaal operationeel team gecommuniceerd die tijdens de vergadering van het team bevolkingszorg naar voren zijn gebracht? N.v.t. Nee Dit was tijdens de systeemtest niet van toepassing. 3 De voorzitter van het TBz heeft tijdens de systeemtest contact gehad met de Algemeen Commandant bevolkingszorg in het ROT. In dit contact zijn vooral opdrachten vanuit het ROT aan het TBz besproken. Vanuit het TBz zijn geen adviezen aan het ROT gecommuniceerd Een regionaal operationeel team bestaat uit: a. een regionaal operationeel leider; b. een sectie brandweer; c. een sectie GHOR; d. een sectie politie; e. een sectie bevolkingszorg; f. een sectie informatiemanagement, en g. een voorlichtingsfunctionaris regionaal operationeel team Normering Antwoord Toelichting antwoord Bestaat het ROT uit alle onderdelen zoals omschreven in artikel lid 1? Het ROT bestond tijdens de systeemtest uit de in artikel lid 1 omschreven onderdelen (zie hiervoor ook de opkomstlijst ROT). Bestaat een sectie minimaal uit een hoofd sectie (welke zitting neemt in de plenaire sessie) en één medewerker? Heeft aan het ROT een liaison Vitaal-ROT deelgenomen? De aanwezige secties van het ROT bestonden uit één hoofd en minimaal één medewerker. Aan het ROT hebben meerdere liaisons Vitaal-ROT deelgenomen (Vermilion, Defensie, Wetterskip Fryslân, SODM). 3 Het aantal slachtoffers in het systeemtest scenario was zo klein dat dit proces niets zou hebben toegevoegd. Ook het opstarten van het SIS had overbodig geweest.

47 Een regionaal operationeel team is belast met de operationele leiding, de afstemming met andere betrokken partijen en het adviseren van het gemeentelijk of regionaal beleidsteam. Normering Antwoord Toelichting antwoord Is er bij de taakuitvoering van het ROT sprake van sturing en coördinatie van de rampenbestrijding? Is er bij de taakuitvoering van het ROT sprake van afstemming met andere betrokken partijen? Is er contact tussen het ROT en het RBT / GBT? Worden er vanuit het ROT adviezen richting het RBT / GBT gecommuniceerd? Nee Vanuit het ROT werd sturing en coördinatie gegeven aan de rampenbestrijding. Het ROT heeft met meerdere partijen afgestemd zoals het RBT, CoPI, Wetterskip, Vermilion. Het ROT heeft meerdere malen contact gehad met het RBT. Hiernaast verzorgde de OL de briefings in het RBT. Vanuit het ROT zijn geen adviezen voorgelegd aan het RBT. Wel is het beeld van de situatie regelmatig gedeeld via de briefings van de OL Een gemeentelijk beleidsteam bestaat uit leidinggevenden van de brandweer, de GHOR, de politie en de bevolkingszorg. Normering Antwoord Toelichting antwoord Bestaat het gemeentelijk beleidsteam uit de functionarissen zoals omschreven in artikel lid 1? Heeft aan het GBT een liaison Vitaal - GBT deelgenomen? N.v.t. N.v.t. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT. 2. Een gemeentelijk beleidsteam ondersteunt de burgemeester bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Normering Antwoord Toelichting antwoord 47

48 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Wordt een opgekomen beleidsteam voorgezeten door een burgemeester of diens plaatsvervanger? N.v.t. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT. Geven de opgekomen leden van een beleidsteam vanuit hun eigen vakkennis ondersteuning aan de voorzitter (burgemeester) bij het nemen van beleidsbeslissingen en besluiten N.v.t. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT Organisatie gemeentelijke actiecentra (team communicatie) Aanvullende eis G1. De gemeentelijke actiecentra en het Team Bevolkingszorg voeren de aan hen toebedeelde taken effectief uit. Zij dienen de voorwaarden te scheppen waardoor: a. gemeentefunctionarissen bekend zijn met hun taak; b. uitvoeringsactiviteiten tussen de verschillende actiecentra worden afgestemd; c. gemeentefunctionarissen een proactieve grondhouding ontwikkelen; d. de regionale aansturingsstructuur (bijvoorbeeld ROT-TB-AC) duidelijk en bekend is; e. vergaderingen van de gemeentelijke actiecentra en het Team Bevolkingszorg gestructureerd verlopen; f. de effecten van logistieke problemen worden geminimaliseerd. Normering Antwoord: Toelichting antwoord Zijn gemeentefunctionarissen bekend met hun taak? Worden uitvoeringsactiviteiten tussen verschillende actiecentra afgestemd? Gaan medewerkers zelf op zoek naar informatie/opdrachten wanneer zij deze niet ontvangen? Is de regionale aansturingsstructuur duidelijk en bekend? Verlopen de vergaderingen van de gemeentelijke actiecentra en het Team Bevolkingszorg gestructureerd? De teamleden van het team communicatie kenden hun functie en wisten wat ze moesten doen. Uitvoeringsactiviteiten van het team communicatie zijn met het TBz, met andere communicatieadviseurs binnen de hoofdstructuur en met externe partijen (RWS, Vermilion, Wetterskip Fryslân, ProRail) afgestemd. De teamleden waren proactief bij het ontbreken van opdrachten en informatie. De teamleden hadden de regionale structuur helder en de verschillende leden van het communicatieproces wisten elkaar goed te vinden. De vergaderingen verliepen gestructureerd.

49 Hebben logistieke problemen effect op de taakuitvoering? Met in achtneming van bovenstaande normeringen, worden de taken effectief uitgevoerd? N.v.t. Dit was tijdens de systeemtest niet van toepassing. De taken zijn door het team communicatie effectief uitgevoerd. Aanvullende eis F1. De gemeentelijke actiecentra koppelen aan het Team Bevolkingszorg terug tot welk resultaat een ontvangen opdracht of advies heeft geleid. Normering Antwoord: Toelichting antwoord Koppelen de gemeentelijke actiecentra het resultaat van ontvangen opdrachten/adviezen terug aan het Team Bevolkingszorg? Het team communicatie koppelde middels de leidinggevende van het team de voortgang op uitgezette acties terug aan het team bevolkingszorg. 4.2 Alarmering Onderstaande paragraaf bevat voor het onderdeel alarmering per artikel de beoordeling van de normeringsvragen zoals gesteld in het toetsingskader. Deze paragraaf is uitgewerkt aan de hand van de normering voor de hoofdstructuur en de normering van de gemeentelijke actiecentra (Team Communicatie) Alarmering Hoofdstructuur crisisbeheersing Het bevoegd gezag stelt criteria vast voor de situaties waarin de meldkamer tot grootschalige alarmering overgaat. Normering Antwoord Toelichting antwoord Is/zijn er (een) document(en) aanwezig waarin de criteria omschreven zijn voor de incidenten waarbij de meldkamer tot grootschalige alarmering overgaat? Is het document vastgesteld door het bestuur van de Veiligheidsregio? Is mandatering van de meldkamer expliciet opgenomen in het document? (Mag ook in een ander document beschreven zijn) Zie GRIP-regeling Zie GRIP-regeling Zie GRIP-regeling 49

50 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Zodra is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering, wordt de meldkamer door één leidinggevende aangestuurd? Normering Antwoord Toelichting antwoord Is deze functionaris benoemd in een multidisciplinair vastgesteld document? Is deze functie vanaf het moment van grootschalige alarmering ingevuld? Voert hij de volgende drie elementen van zijn taakomschrijving uit: 1. informatie vragen, halen en brengen; 2. bewaken van het opschalingniveau. Ic er voor zorgen dat elke dienst van het juiste opschalingsniveau op de hoogte is; 3.Prioriteiten stellen in de (meldkamer)besluiten van de drie diensten, knopen doorhakken in geval van tegenstrijdige belangen tussen de drie diensten en afstemmen van de besluiten van de drie diensten? De CaCo functie staat benoemd in o.a. de GRIP-regeling van de Veiligheidsregio. De CaCo was vanaf de start van het incident aanwezig op de meldkamer. De CaCo vraagt, haalt en brengt informatie over de situatie bij de centralisten door regelmatig plenaire afstemmingsrondes 4 te houden. Op basis van deze informatie stelt hij zijn beeld bij. De CaCo bewaakte het opschalingsniveau en droeg er zorg voor dat iedereen gealarmeerd werd. De CaCo stelde prioriteiten op het gebied van de aanname van 112 meldingen, het telefoonverkeer en het contact met de eenheden Het bestuur van de veiligheidsregio stemt met het regionale college, bedoeld in artikel 22 van de Politiewet 1993, af op welke wijze de meldingen die geen verband houden met een ramp of crisis ten tijde van de ramp of crisis worden afgehandeld. Normering Antwoord Toelichting antwoord Is er beschreven op welke wijze meldingen die geen verband houden met een ramp of crisis ten tijde van de rampenbestrijding of Document aangeleverd door Veiligheidsregio. 4 Het houden van plenaire afstemmingsrondes met de betrokken centralisten helpt de CaCo het beeld scherp te stellen en zorgde er voor dat de betrokkenen op de meldkamer hetzelfde beeld van de situatie hadden.

51 crisisbeheersing worden afgehandeld? Is dit document door het algemeen bestuur van de veiligheidsregio én het bestuur van de veiligheidsregio vastgesteld? Document aangeleverd door Veiligheidsregio Binnen twee minuten nadat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering, begint de meldkamer met de alarmering van de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, bedoeld in artikel 2.1.1, onderdelen b tot en met e, en wordt de burgemeester of in het geval van artikel 39 van de wet van toepassing is, de voorzitter van de veiligheidsregio en de betrokken burgemeesters geïnformeerd. Normering Antwoord Toelichting antwoord Start de meldkamer na elke ophoging van het opschalingsniveau binnen twee minuten de alarmering? Wordt de burgemeester of in het geval artikel 39 van de wet van toepassing is, de voorzitter van de veiligheidsregio en worden de betrokken burgemeesters geïnformeerd? Alarmering startte na elke ophoging van het opschalingsniveau binnen 2 minuten. De betrokken burgemeester werd door de Leider CoPI (GRIP1) en de Operationeel Leider (GRIP2) geïnformeerd. De meldkamer informeerde en alarmeerde de burgemeester via OOV-alert bij GRIP 3 en Grip Afhankelijk van de aard en omstandigheden van de ramp of crisis, alarmeert de meldkamer andere functionarissen en eenheden die nodig zijn voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing? Normering Antwoord Toelichting antwoord Wordt tegelijkertijd met of aansluitend aan de alarmering van de operationele hoofdstructuur de andere functionarissen en eenheden die nodig zijn voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing gealarmeerd? Naast de hoofdstructuur zijn tijdens de systeemtest ook andere partijen gealarmeerd die nodig waren voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing (zie pagina 12). 51

52 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Binnen vijf minuten nadat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering geeft de meldkamer, op grond van de beschikbare gegevens een zo volledig mogelijke beschrijving van het incident aan de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing en aan andere functionarissen of eenheden bedoeld in artikel , tweede lid. Normering Antwoord Toelichting antwoord Heeft de meldkamer een beschrijving van het incident gereed? Is deze beschrijving schriftelijk beschikbaar? Worden sleutelfunctionarissen voorzien van deze beschrijving? De CaCo had zowel mondeling als fysiek een beschrijving van het incident gereed. De beschrijving was schriftelijk beschikbaar. De beschrijving van het incident werd mondeling gedeeld met de belangrijkste sleutelfunctionarissen (OL, Leider CoPI, OvD-B, HIN een eenheden) Het bestuur van de veiligheidsregio draagt zorg voor een voorziening waardoor in het geval dat de meldkamer uitvalt, de functie en taken van de meldkamer worden gecontinueerd. Normering Antwoord Toelichting antwoord Is er een voorziening getroffen die de functie en taken van de Meldkamer, mocht deze uitvallen, over kan nemen? Document aangeleverd door Veiligheidsregio Alarmering gemeentelijke actiecentra (Team Communicatie) Aanvullende eis B1. De alarmering van de gemeentelijke actiecentra begint zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf minuten nadat is opgeschaald naar de gemeentelijke rampenbestrijdingsorganisatie. Normering Antwoord: Toelichting antwoord Start uiterlijk binnen vijf minuten de alarmering van de gemeentelijke actiecentra, wanneer is opgeschaald naar het opschalingsniveau voor de gemeentelijke processen? Nee Alarmering van het team Communicatie startte om 09:02 via OOV-alert met de opschaling naar GRIP 2. Dit is niet binnen 5 minuten na opschaling naar GRIP 2 (08:49 uur)

53 4.3 Opschaling Onderstaande paragraaf bevat voor het onderdeel opschaling per artikel de beoordeling van de normeringsvragen zoals gesteld in het toetsingskader. Deze paragraaf is uitgewerkt aan de hand van de normering voor de hoofdstructuur en de normering van de gemeentelijke actiecentra (Team Communicatie) Opschaling Hoofdstructuur Crisisbeheersing (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: a. een eerste commando plaats incident binnen 30 minuten. Normering Antwoord Toelichting antwoord Is het commando plaats incident binnen 30 minuten gestart met de eerste werkzaamheden? Nee Het eerste CoPI-overleg was om 09:28 uur. De eerste multidisciplinaire afstemming tussen Brandweer, Politie, GHOR en Vermilion (08:59 uur) vond via een motorkap overlegplaat. Dit was binnen 30 minuten na opschalen vaan GRIP 1 (08:39 uur) maar hier was nog niet iedereen bij aanwezig. (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: b. De leidinggevenden binnen een regionaal operationeel team binnen vijfenveertig minuten, met uitzondering van de leidinggevende van de sectie informatiemanagement die binnen dertig minuten begint. Normering Antwoord Toelichting antwoord Zijn de leidinggevenden binnen het regionaal operationeel team (de deelnemers aan de plenaire sessie) binnen vijfenveertig minuten na afkondiging van de opschaling volledig aanwezig gestart met de eerste werkzaamheden van het regionaal operationeel team? Het eerste ROT overleg begon tijdens de systeemoefening om 09:35 uur. Dit was 46 minuten na opschaling naar GRIP 2 (08:49 uur). Om 09:30 uur was de laatste van de in artikel genoemde leden van het ROT aanwezig en gestart met de werkzaamheden. Dit is binnen 45 minuten na opschaling GRIP 2. 53

54 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Is de leidinggevende van de sectie Informatiemanagement binnen dertig minuten begonnen met het verzamelen van informatie t.b.v. het regionaal operationeel team? (wet) De leidinggevende van de sectie informatiemanagement was om 09:20 uur aanwezig in het ROT. Dit is 31 minuten na opschaling GRIP 2 (08:49 uur). De functionaris startte direct met de werkzaamheden Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: c. De voorlichtingsfunctionaris regionaal operationeel team binnen dertig minuten; Normering Antwoord Toelichting antwoord Is de voorlichtingsfunctionaris binnen dertig minuten begonnen met de uitvoering van taken? (wet) Nee De voorlichtingsfunctionaris ROT was om 09:27 uur aanwezig in het ROT. Dit was 38 minuten na afkondiging GRIP 2 (08:49 uur. De functionaris startte direct met de werkzaamheden Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: d. De sectie informatiemanagement van een regionaal operationeel team binnen veertig minuten; Normering Antwoord Toelichting antwoord Is de sectie informatiemanagement met minimaal één medewerker binnen 40 minuten begonnen met het verzamelen van informatie t.b.v. het regionaal operationeel team? De eerste medewerker van de sectie informatiemanagement (plotter ROT) was om 09:08 uur aanwezig in het ROT en startte direct met het verzamelen van informatie. (wet) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: e. De overige secties van een regionaal operationeel team binnen zestig minuten.

55 Normering Antwoord Toelichting antwoord Zijn de overige secties met minimaal één medewerker binnen 60 minuten na afkondiging van opschaling begonnen met de uitvoering van hun taken? (wet) De overige secties waren tijdens de systeemtest binnen 60 minuten na afkondiging GRIP 2 (08:49 uur) aanwezig en gestart met de werkzaamheden Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: f. een team bevolkingszorg binnen 90 minuten met uitzondering van de functionaris die met de coördinatie van de voorlichting is belast en die binnen 30 minuten begint. Normering Antwoord Toelichting antwoord Is het team bevolkingszorg binnen 90 minuten na afkondiging van opschaling begonnen met de uitvoering van hun taak? Is de functionaris die belast is met de coördinatie van de voorlichting binnen 30 minuten na afkondiging van opschaling met de taakuitvoering begonnen? (wet) Nee Het TBz startte om 10:00 uur met het eerste overleg. Dit was 71 minuten na afkondiging GRIP 2 (08:49 uur). De functionaris belast met de coördinatie van voorlichting was om 09:21 uur aanwezig. Dit was 32 minuten na afkondiging van GRIP 2 (08:49 uur) Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria als bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: c. een gemeentelijk beleidsteam binnen 60 minuten vanaf het moment dat de burgemeester het beleidsteam bijeen heeft geroepen Normering Antwoord Toelichting antwoord Is het gemeentelijk beleidsteam binnen 60 minuten na afkondiging van opschaling gestart met de eerste werkzaamheden? (wet) N.v.t. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT De hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing is in staat gedurende een ramp of crisis onafgebroken te functioneren. 55

56 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Normering Antwoord Toelichting antwoord Is er een document waarin de continuïteit van de hoofdstructuur is geregeld? Is de continuïteit door de geschetste maatregelen voldoende geborgd? Document aangeleverd door Veiligheidsregio. Document aangeleverd door Veiligheidsregio Opschaling gemeentelijke actiecentra (team communicatie) Aanvullende eis E1. Het actiecentrum Voorlichting moet binnen dertig minuten in de kern kunnen functioneren. Bij het groot opschalen van de gemeentelijke kolom komen daarom één leidinggevende en minimaal twee medewerkers op binnen 30 minuten na afkondiging van opschaling volgens de criteria van de regio. Binnen 90 minuten dient de door de regio zelf vastgestelde minimum bezetting begonnen te zijn met de werkzaamheden. Normering Antwoord: Toelichting antwoord Is binnen dertig minuten tenminste één leidinggevende van het team voorlichting begonnen met de werkzaamheden? Zijn binnen dertig minuten minimaal twee medewerkers van het team voorlichting begonnen met de werkzaamheden? Is het team Voorlichting binnen negentig minuten in de door de regio zelf vastgestelde minimale samenstelling begonnen met de werkzaamheden? Aanvullende eis De Leidinggevende van het team communicatie was om 09:00 uur aanwezig in het team. Dit is 11 minuten na afkondiging van GRIP 2 (08:49 uur). De eerste twee medewerkers (omgevingsanalist en persvoorlichter) waren om 09:00 uur aanwezig in het team. Dit is 11 minuten na afkondiging van GRIP 2 (08:49 uur). Het team communicatie was binnen 90 minuten compleet aanwezig en gestart met de werkzaamheden. E2. Bij het groot opschalen van de gemeentelijke kolom komen alle gemeentefunctionarissen met een functie in het proces Opvang & Verzorging op binnen negentig minuten na afkondiging van opschaling volgens de criteria van de regio. Het team Opvang en Verzorging is binnen 90minuten, in de door de regio zelf vastgestelde minimale samenstelling, begonnen met de werkzaamheden. minimale samenstelling begonnen met de werkzaamheden? Antwoord: Toelichting antwoord

57 Komen alle gemeentefunctionarissen met een functie in het proces Opvang en Verzorging op binnen negentig minuten na afkondiging van opschaling volgens de criteria van de regio? Is het team Opvang en Verzorging binnen 90 minuten begonnen met de werkzaamheden in de door de regio zelf vastgestelde minimale samenstelling? N.v.t. N.v.t. Het team opvang was geen deelnemer in de systeemtest. Het team opvang was geen deelnemer in de systeemtest. Aanvullende eis E3. Bij het groot opschalen van de gemeentelijke kolom komen alle gemeentefunctionarissen met een functie in het proces CRIB op binnen 90 minuten na afkondiging van opschaling volgens de criteria van de regio. Het team CRIB is binnen 90 minuten, in de door de regio zelf vastgestelde minimale bezetting, begonnen met de werkzaamheden. Normering Antwoord: Toelichting antwoord Is het team CRIB binnen 90 minuten, in de door de regio zelf vastgestelde minimale samenstelling, begonnen met de werkzaamheden? N.v.t. Het team CRIB was geen deelnemer in de systeemtest. 4.4 Informatiemanagement Onderstaande paragraaf bevat voor het onderdeel informatiemanagement per artikel de beoordeling van de normeringsvragen zoals gesteld in het toetsingskader. Deze paragraaf is uitgewerkt aan de hand van de normering voor de hoofdstructuur en de normering van de gemeentelijke actiecentra (team Communicatie) Informatiemanagement Hoofdstructuur crisisbeheersing Het bestuur van de veiligheidsregio draagt er zorg voor dat binnen de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing tijdens een ramp of crisis een totaalbeeld wordt bijgehouden 57

58 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 Normering Antwoord Toelichting antwoord Is er een voorziening getroffen waarbij het maken van een centraal totaalbeeld is belegd? Voert dit onderdeel dit in de praktijk ook zo uit? Het bijhouden van een centraal totaalbeeld is belegd bij de sectie informatiemanagement in het ROT. De sectie informatiemanagement in het ROT heeft tijdens de systeemtest het totaalbeeld bijgehouden Het totaalbeeld is opgebouwd uit gegevens over: a. Het incident, waaronder wordt begrepen: - de aard van het incident en de betrokken objecten, - de actuele situatie met betrekking tot het incident, en - de risico s en de effecten van het incidenttype en de bestrijdingsmogelijkheden; b. De hulpverlening, waaronder wordt begrepen: - de bestrijdingsmogelijkheden, - de bereikbaarheid voor de hulpverlening, en - de risico s voor de hulpverleners en de daarmee samenhangende veiligheidsmaatregelen; c. De prognose en de aanpak, waaronder wordt begrepen: - de verwachting met betrekking tot de ontwikkeling van het incident, de risico s en de effecten ervan en de bestrijdingsmogelijkheden, d. Het slachtofferbeeld, de verwachte ontwikkeling ervan, de noodzakelijke maatregelen en de benodigde hulpverleners en middelen, - de risico s voor de bevolking, de verwachte ontwikkeling van deze risico s en de benodigde hulpverleners en middelen, - het beeld bij de bevolking van het incident en de risico s, het gedrag van de bevolking, de informatie die aan de bevolking is verstrekt en maatregelen die zijn of worden getroffen, en - overige bedreigingen zoals die voor de vitale belangen, het milieu of de economie, de verwachte ontwikkeling ervan en de benodigde hulpverleners en middelen, en d. De getroffen maatregelen en de resultaten ervan, waaronder wordt begrepen: - de actuele bestrijdingsorganisatie, - de voorstellen en besluiten over de bestrijdingsstrategie, de inzetplannen en de benodigde hulpverleners en middelen, - de feitelijke inzet en uitvoering van de bestrijding, en - de voortgang van de inzet en de uitvoering, de bijstelling van besluiten of de uitvoering ervan en de bereikte resultaten. Normering Antwoord Toelichting antwoord Is alle relevante informatie (scenario afhankelijk) opgenomen in het totaalbeeld? (voldoet volledig/ niet/ gedeeltelijk) Voldoet niet In het totaalbeeld ontbraken tijdens de systeemtest gegevens die volgens het toetsingskader in het totaalbeeld (indien relevant) moeten zijn verwerkt.

59 Is de informatie gegroepeerd per samenhangend thema (incident, hulpverlening, prognose en aanpak, maatregelen en resultaten ervan) en rond de zwaartepunten van de bestrijding? Nee Het totaalbeeld was wel opgebouwd uit sub kopjes, maar niet volgens de thema's (incident, hulpverlening, prognose, aanpak, maatregelen en resultaten) en rond de zwaartepunten van de bestrijding. Het was niet zo overzichtelijk dat in één oogopslag gezien kon worden wat de stand van zaken m.b.t. het incident was Het totaalbeeld wordt langs geautomatiseerde weg zo spoedig mogelijk en, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, geverifieerd beschikbaar gesteld aan: a. de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding, b. andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden en c. onze minister. Normering Antwoord Toelichting antwoord Wordt er een zogenaamd netcentrisch systeem gehanteerd? wanneer er sprake is van tegenstrijdige informatie in het incident of het oefenscenario, wordt dit dan gesignaleerd en wordt er hiernaar navraag gedaan? en wordt er navraag gedaan? Gezien de planvorming van de regio en het scenario, zijn alle vereiste partijen aangesloten? N.v.t. Tijdens de systeemtest hebben de verschillende multidisciplinaire teams met LCMS gewerkt. Er was tijdens de systeemtest geen sprake van tegenstrijdige informatie in LCMS. Alle partijen die betrokken waren bij het incident hadden zicht op LCMS of waren aangesloten. Externe partijen waren (conform planvorming) niet op LCMS aangesloten, maar hadden middels liaisons wel toegang tot de gegevens De onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, bedoeld in artikel , onderdelen a tot en met e, houden bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing een eigen beeld bij. Normering Antwoord Toelichting antwoord 59

60 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 "Houden alle onderdelen a t/m e een eigen beeld bij? / nee (dit dient per Nee onderdeel in de evaluatie inzichtelijk te worden): CoPI Het CoPI heeft tijdens de systeemoefening een eigen beeld bijgehouden in LCMS. ROT Het ROT heeft gedurende de systeemoefening een eigen beeld bijgehouden. TBZ Het TBz hield geen eigen beeld bij in LCMS. Nee Wel is de deelnemerslijst ingevuld en is de besluitenlijst via LCMS gekoppeld via de informatieknop GBT/ RBT N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing. GMK Heeft het gemeentelijkbeleidsteam van de brongemeente een totaalbeeld ter beschikking gekregen? Is er mede op basis van het ontvangen totaalbeeld door het gemeentelijk beleidsteam een besluitenlijst opgesteld? Heeft het regionaal beleidsteam een totaalbeeld ter beschikking gekregen? Is er mede op basis van het ontvangen totaalbeeld door het (regionaal) beleidsteam een besluitenlijst opgesteld? N.v.t. N.v.t. De GMK heeft gedurende het incident in LCMS gewerkt en daar een eigen beeld bijgehouden. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT. Het RBT had via LCMS toegang tot het totaalbeeld. Het RBT heeft op basis van de briefing van de OL en op basis van de informatie in LCMS een eigen besluitenlijst opgesteld en gedeeld Het eigen beeld bestaat uit de beschikbare gegevens over de ontwikkeling en effecten van een incident, de risico's voor de veiligheid van de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied, de aanpak van het incident en de daarvoor benodigde mensen en middelen. Normering Antwoord Toelichting antwoord Bestaat het eigen beeld van de onderdelen zoals bedoeld in artikel onderdelen a tot en met e uit:

61 Beschikbare gegevens over de ontwikkeling van een incident? / nee CoPI ROT TBZ Nee Nee In het eigen beeld van het CoPI stonden gegevens over de ontwikkeling van het incident. In het eigen beeld van het ROT stonden gegevens over de ontwikkeling van het incident. In het eigen beeld van het TBz stonden geen gegevens over de ontwikkeling van het incident. GBT/ RBT N.v.t. Dis is voor het RBT niet van toepassing GMK In het eigen beeld van de GMK stonden gegevens over de ontwikkeling van het incident. Beschikbare gegevens over de effecten van een Nee incident? / nee CoPI In het eigen beeld van het CoPI stonden gegevens over de effecten van het incident. ROT In het eigen beeld van het ROT stonden gegevens over de effecten van het incident. TBZ In het eigen beeld van het TBz stonden Nee geen gegevens over de effecten van het incident. GBT/ RBT N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing. GMK De risico s voor de veiligheid van de hulpverleners in het getroffen gebied? / nee CoPI ROT TBZ Nee Nee In het eigen beeld van de GMK stonden gegevens over de effecten van het incident. In het eigen beeld van het CoPI stonden gegevens over de veiligheid van de hulpverleners in het getroffen gebied. In het eigen beeld van het ROT stonden gegevens over de veiligheid van de hulpverleners in het getroffen gebied. In het eigen beeld van het TBz stonden geen gegevens over de veiligheid van de hulpverleners in het getroffen gebied. GBT/ RBT N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing. GMK In het eigen beeld van de GMK stonden gegevens over de veiligheid van de hulpverleners in het getroffen gebied. De risico s voor de veiligheid van de personen in het Nee getroffen gebied? / nee CoPI In het eigen beeld van het CoPI stonden 61

62 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 gegevens over de veiligheid van de personen in het getroffen gebied. ROT In het eigen beeld van het ROT stonden gegevens over de veiligheid van de personen in het getroffen gebied. TBZ In het eigen beeld van het TBz stonden Nee geen gegevens over de veiligheid van de personen in het getroffen gebied. GBT/ RBT N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing. GMK De aanpak van het incident? / nee CoPI ROT TBZ Nee Nee In het eigen beeld van de GMK stonden gegevens over de veiligheid van de personen in het getroffen gebied. In het eigen beeld van het CoPI stonden geen gegevens over de aanpak van het incident. In het eigen beeld van het ROT stonden gegevens over de aanpak van het incident. In het eigen beeld van het TBz stonden gegevens over de aanpak van het incident. GBT/ RBT N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing. GMK De daarvoor benodigde mensen? / nee CoPI ROT TBZ Nee Nee Nee Nee In het eigen beeld van het GMK stonden geen gegevens over de aanpak van het incident. In het eigen beeld van het CoPI stonden geen gegevens over de bij de aanpak van het incident benodigde mensen. In het eigen beeld van het ROT stonden gegevens over de bij de aanpak van het incident benodigde mensen. In het eigen beeld van het TBz stonden geen gegevens over de bij de aanpak van het incident benodigde mensen. GBT/ RBT N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing. GMK De daarvoor benodigde middelen? / nee CoPI ROT Nee Nee Nee In het eigen beeld van de GMK stonden geen gegevens over de bij de aanpak van het incident benodigde mensen. In het eigen beeld van het CoPI stonden geen gegevens over de bij de aanpak van het incident benodigde middelen. In het eigen beeld van het ROT stonden gegevens over de bij de aanpak van het incident benodigde middelen. TBZ Nee In het eigen beeld van het TBz stonden

63 geen gegevens over de bij de aanpak van het incident benodigde middelen. GBT/ RBT N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing GMK Nee In het eigen beeld van de GMK stonden geen gegevens over de bij de aanpak van het incident benodigde middelen De gegevens worden nadat zij beschikbaar zijn binnen tien minuten verwerkt in het eigen beeld en voor zover mogelijk geverifieerd. Normering Antwoord Toelichting antwoord Zijn de gegevens van de onderdelen zoals bedoeld in artikel onderdeel a tot en met e binnen tien minuten verwerkt en zo mogelijk geverifieerd: / nee GMK: binnen tien minuten? CoPI: binnen tien minuten? ROT: binnen tien minuten? TBZ: binnen tien minuten? GBT: binnen tien minuten? Nee Nee Nee N.v.t. De gegevens werden binnen 10 minuten door de meldkamer geverifieerd en verwerkt in LCMS. De gegevens werden door het CoPI na afloop van het overleg in LCMS verwerkt. Dit was niet binnen 10 minuten nadat de informatie beschikbaar was. De gegevens werden binnen 10 minuten door de sectie informatiemanagement in het ROT geverifieerd en verwerkt in LCMS. Het TBz verwerkte zelf geen gegevens in LCMS. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT. RBT: binnen tien minuten? N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing De gegevens worden langs geautomatiseerde weg beschikbaar gesteld aan: A) de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing; B) andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden en C) Het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. Normering Antwoord Toelichting antwoord Stelt het onderdeel, zoals bedoeld in artikel onderdeel a tot en met e, het 63

64 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 eigen beeld beschikbaar aan de andere betrokken onderdelen? / nee CoPI Het CoPI stelde het eigen beeld beschikbaar aan andere onderdelen van de hoofdstructuur. ROT Het ROT stelde het eigen beeld beschikbaar aan andere onderdelen van de hoofdstructuur. TBZ Het TBz hield geen eigen beeld bij. De Nee informatie in LCMS onder het TBz tabblad was wel beschikbaar voor andere partijen.. GBT/ RBT N.v.t. Dit is voor het RBT niet van toepassing. GMK Heeft het GBT/RBT besluiten uitgezet naar de verschillende onderdelen van de rampenbestrijding en crisisbeheersing? /Nee Worden de gegevens langs geautomatiseerde weg beschikbaar gesteld aan andere bij de ramp of crisis betrokken partijen voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken bevoegdheden? / nee Vanuit CoPI Vanuit ROT Vanuit TBZ Nee Nee Nee Nee De GMK stelde het eigen beeld beschikbaar aan andere onderdelen van de hoofdstructuur. Het RBT zette de besluitenlijst via LCMS door naar de verschillende onderdelen van de hoofdstructuur. Het CoPI deelde gegevens via de geautomatiseerde weg aan partijen binnen de hoofdstructuur. Andere partijen, zoals Vermilion, hadden middels liaisons wel zicht op de gegevens, maar kregen deze niet. Het ROT deelde gegevens via de geautomatiseerde weg aan partijen binnen de hoofdstructuur. Andere partijen, zoals Vermilion, hadden middels liaisons wel zicht op de gegevens, maar kregen deze niet. Het TBz deelde gegevens via de geautomatiseerde weg aan partijen binnen de hoofdstructuur. Andere partijen, zoals de gemeentelijke actiecentra kregen deze informatie mondeling. Vanuit GBT/ RBT Nee Het RBT deelde gegevens via de

65 Vanuit GMK Worden de gegevens langs geautomatiseerde weg beschikbaar gesteld aan het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt? / nee Door CoPI Door ROT Door TBZ Door GBT/ RBT Door GMK Nee geautomatiseerde weg aan partijen binnen de hoofdstructuur. Andere partijen, zoals Vermilion, hadden middels liaisons wel zicht op de gegevens, maar kregen deze niet. De GMK deelde gegevens via de geautomatiseerde weg aan partijen binnen de hoofdstructuur. Andere partijen, zoals Vermilion, hadden middels liaisons wel zicht op de gegevens, maar kregen deze niet. Het CoPI deelde gegevens via LCMS met het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. Het ROT deelde gegevens via LCMS met het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. Het TBz deelde gegevens via LCMS met het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. Het RBT deelde gegevens via LCMS met het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt. De GMK deelde gegevens via LCMS met het onderdeel dat het totaalbeeld bijhoudt Een advies of opdracht van een onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing is gebaseerd op het actuele beeld en op het actuele totaalbeeld. Normering Antwoord Toelichting antwoord GMK: zijn besluiten, adviezen en opdrachten gebaseerd op het actuele beeld? CoPI: zijn besluiten, adviezen en opdrachten gebaseerd op het actuele beeld? ROT: zijn besluiten, adviezen en opdrachten gebaseerd op het actuele beeld? TBZ: zijn besluiten, adviezen en opdrachten gebaseerd op het actuele beeld? GBT: zijn besluiten, adviezen en opdrachten gebaseerd op het actuele beeld? N.v.t. Besluiten, adviezen of opdrachten vanuit de GMK waren gebaseerd op het actuele beeld van de situatie. Besluiten, adviezen of opdrachten vanuit de CoPI waren gebaseerd op het actuele beeld van de situatie. Besluiten, adviezen of opdrachten vanuit de ROT waren gebaseerd op het actuele beeld van de situatie. Besluiten, adviezen of opdrachten vanuit de TBz waren gebaseerd op het actuele beeld van de situatie. Tijdens de systeemtest was geen GBT aanwezig, maar een RBT. 65

66 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 RBT: zijn besluiten, adviezen en opdrachten gebaseerd op het actuele beeld? Besluiten, adviezen of opdrachten vanuit de RBT waren gebaseerd op het actuele beeld van de situatie In het geval dat een opdracht niet of niet volledig is uitgevoerd, wordt het onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing dat deze opdracht heeft gegeven, daarvan op de hoogte gesteld. De opdracht wordt vervolgens in overeenstemming met artikel opnieuw geformuleerd. Normering Antwoord Toelichting antwoord wordt het niet overnemen of onvolledig uitvoeren van een advies of opdracht teruggekoppeld naar de opdrachtgever? CoPI Dit was voor het CoPI niet van N.v.t. toepassing. ROT Dit was voor het ROT niet van N.v.t. toepassing. TBZ N.v.t. Dit was voor het TBz niet van toepassing. GBT/ RBT Dit was voor het RBT niet van N.v.t. toepassing. GMK Het niet kunnen ontruimen van het gebied is door de CaCo teruggekoppeld aan het ROT. Wordt het advies of de opdracht door de opdrachtgever Nee geherformuleerd? CoPI Dit was voor het CoPI niet van N.v.t. toepassing. ROT Dit was voor het ROT niet van N.v.t. toepassing. TBZ N.v.t. Dit was voor het TBz niet van toepassing. GBT/ RBT N.v.t. Dit was voor het RBT niet van toepassing. GMK N.v.t. Dit was voor de GMK niet van toepassing Informatiemanagement gemeentelijke actiecentra (team communicatie) Aanvullende eis H1. A. De gemeentelijke actiecentra hebben toegang tot een totaalbeeld van de ramp of crisis. B. Zo niet, dan ontvangen zij van het Team Bevolkingszorg ten minste de gegevens uit het eigen beeld van het Team Bevolkingszorg.

67 Normering Antwoord: Toelichting antwoord Wordt er een netcentrisch systeem gehanteerd waarop ook de gemeentelijke actiecentra zijn aangesloten? Zo nee, worden de gegevens uit het eigen beeld van het Team Bevolkingszorg beschikbaar gesteld aan de gemeentelijke actiecentra? Nee Het team communicatie had tijdens de systeemtest geen toegang tot LCMS. Het team communicatie ontving vanuit het TBz de gegevens en informatie de ze nodig had om te kunnen functioneren. 4.5 Wet Veiligheidsregio s Onderstaande paragraaf bevat voor het onderdeel wet Veiligheidsregio de beoordeling van de normeringsvragen zoals gesteld in het toetsingskader. Bij het onderdeel wet Veiligheidsregio zijn alleen de onderdelen vanuit artikel 39 meegenomen omdat deze gaan over de samenstelling van het RBT. wet 39 Lid. 2. De voorzitter van de veiligheidsregio roept een regionaal beleidsteam bijeen, dat bestaat uit de burgemeesters van de gemeenten die betrokken zijn of dreigen te worden bij de ramp of crisis, alsmede uit de hoofdofficier van justitie. De voorzitter van elk direct betrokken waterschap wordt uitgenodigd deel uit te maken van het beleidsteam. Normering Antwoord Toelichting antwoord Bestaat het regionaal beleidsteam uit de burgemeesters van de gemeenten die betrokken zijn of dreigen te worden bij de ramp of crisis? / nee Bestaat het regionaal beleidsteam uit de hoofdofficier van Justitie die betrokken is of dreigt te worden bij de ramp of crisis? / nee Nee In het RBT was de burgemeester van Leeuwarden aanwezig. Overige burgemeesters werden niet bij het RBT betrokken. 5 De Betrokken Hoofdofficier van Justitie was aanwezig in het RBT. Wordt de voorzitter van elk betrokken waterschap uitgenodigd deel uit te maken van het beleidsteam? / nee Heeft aan het regionaal beleidsteam een liaison Vitaal RBT deelgenomen? / nee In het RBT was een Dijkgraaf aanwezig. In het RBT waren meerdere liaisons Vitaal aanwezig (Vermilion en Defensie). 5 In het RBT is wel over het toevoegen van andere burgemeesters gesproken. De noodzaak hiervan werd echter niet onderschreven. 67

68 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân (Voorlopige) Scores systeemtest Fryslân 2014 Dit hoofdstuk bevat de voorlopige scores van de Veiligheidsregio Fryslân tijdens de systeemoefening De scores zijn weergegeven per onderdeel van het toetsingskader (organisatie, opschaling, alarmering en informatiemanagement). 5.1 Grafische weergave scores systeemoefening 2014 Onderstaande grafiek bevat de (voorlopige) scores van de Veiligheidsregio Fryslân, weergegeven in een grafiek. Onder de grafiek staat de tabel met percentages weergegeven. Wet Veiligheidsregio Organisatie 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Alarmering Informatienagement Opschaling 2014 Organisatie 93,1% Alarmering 94,4% Opschaling 76,9% Infomanagement 50,0% Wet Veiligheidsregio 75,0% Rekenmethode De scores zijn gebaseerd op de normeringsvragen in het toetsingskader crisisbeheersing. Voor iedere ja-score wordt een score van 1 toegekend. Voor iedere nee-score wordt een score van 0 toegekend. Het percentage wordt berekend op basis van de som van de

69 ja-scores gedeeld door het aantal vragen binnen het desbetreffende onderdeel. Bij deze berekening worden de vragen waar niet van toepassing op gescoord wordt buiten beschouwing gelaten. 69

70 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân Conclusies en aanbevelingen Dit hoofdstuk bevat de conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de systeemtest 2014 in Veiligheidsregio Fryslân. De conclusies en aanbevelingen zijn ingedeeld naar de onderwerpen van het toetsingskader van de IVenJ, te weten: Organisatie, Alarmering, Opschaling en Informatiemanagement. De aanbevelingen staan cursief weergegeven. 6.1 Organisatie Op het onderdeel organisatie heeft de Veiligheidsregio een score behaald van 93,1%. De belangrijkste afwijkingen ten aanzien van het toetsingskader komen voort uit de mate waarin het TBz het ROT heeft geadviseerd en het ROT adviezen heeft gegeven aan het RBT. Advisering van het TBz aan het ROT heeft nauwelijks plaatsgevonden. Advisering van het ROT aan het RBT was beperkt. Zowel het TBz als het ROT hadden, gezien de aard van het scenario, hun adviserende rol beter kunnen oppakken. 1. Denk vanuit het TBz mee met het ROT. Handel niet alleen op basis van opdrachten, maar denk zelf ook proactief mee. Voer bijvoorbeeld een scenarioanalyse uit om te kijken welke aspecten er op het gebied van bevolkingszorg de komende periode nog gaan spelen. 2. Houdt als ROT oog voor de adviserende rol richting het RBT. Het RBT dient niet alleen ondersteunt te worden op het gebied van beeldvorming, maar ondersteuning is ook gewenst op het gebied van de te nemen beleidsbeslissingen. Denk als ROT daarom ook vooruit, inventariseer mogelijke (bestuurlijke) knelpunten en adviseer het RBT hier over. 6.2 Alarmering Op het onderdeel alarmering heeft de Veiligheidsregio een score behaald van 94,4%. Tijdens de systeemtest is één vereist aspect vanuit het toetsingskader van de IVenJ niet behaald. De alarmering van de functionarissen van het team Communicatie startte niet binnen de vereiste 5 minuten na opschaling naar GRIP 2. Het team Communicatie wordt binnen de Veiligheidsregio via OOV-alert gealarmeerd. Uit de alarmeringsgegevens blijkt dat de OOV-alarmering bij GRIP 2 pas lang (13 minuten) na opschaling plaatsvond. De OOV-alarmering bij de overige GRIP niveaus startte binnen 5 minuten. 3. Wees er als meldkamer scherp op dat de alle onderdelen van de alarmering direct in gang worden gezet wanneer wordt opgeschaald. 6.3 Opschaling Op het onderdeel opschaling heeft de Veiligheidsregio een score behaald van 76,9%. De belangrijkste aandachtspunten binnen dit onderdeel zitten in de snelheid waarmee de eenheden en functionarissen aanwezig waren en begonnen met hun taakuitvoering. Een eerste tekortkoming hierin is dat het CoPI niet binnen 30 minuten startte met de werkzaamheden. De eis binnen het toetsingskader is dat het CoPI binnen 30 minuten is ingericht en dat de OvD-en binnen deze 30 minuten in het CoPI in overleg gaan. Dit is

71 tijdens de systeemtest niet gelukt. Een kanttekening hierbij is dat binnen 30 minuten wel een multidisciplinair overleg plaatsvond tussen leider CoPI en een aantal OvD-en. Hiernaast was er in het scenario sprake van een onveilig gebied, waardoor de CoPI -bak moest omrijden. De meerwaarde van een CoPI-overleg (o.a. snel informatie via LCMS delen met de rest van de crisisorganisatie) was er op deze manier echter niet. 4. Denk binnen de Veiligheidsregio na over hoe geborgd kan worden dat de functionaliteit van het CoPI binnen 30 minuten benut kan worden. Een volgende tekortkoming zit in de snelheid waarin de voorlichtingsfunctionarissen aanwezig waren in het ROT en het TBz. Het toetsingskader stelt voor beide functies de eis dat deze binnen 30 minuten aanwezig zijn en gestart zijn met de werkzaamheden. Beide functies waren niet binnen de gestelde tijd aanwezig. 5. Zorg dat de scherpere opkomsttijden voor voorlichtingsfunctionarissen in het ROT en TBz binnen het proces voorlichting bekend zijn. 6.4 Informatiemanagement Op het onderwerp informatiemanagement heeft de Veiligheidsregio een score behaald van 50%. De Veiligheidsregio kan zich verbeteren op de manier waarop informatie in LCMS gezet wordt (structuur en inhoud) en de snelheid waarmee informatie in LCMS verwerkt wordt. Een eerste aandachtpunt zit in de manier waarop het totaalbeeld is opgesteld. Het totaalbeeld was tijdens de systeemtest niet gestructureerd weergegeven en bevatte geen informatie over bijvoorbeeld de aard van het incident, bestrijdingsmogelijkheden, verwachtingen, risico s voor de hulpverleners en risico s voor de bevolking. 6. Zorg dat de sectie informatiemanagement op de hoogte is van de in het toetsingskader van de IVenJ geformuleerde eisen m.b.t. het totaalbeeld. Hierin is het van belang dat informatie overzichtelijk en gestructureerd wordt weergegeven rondom een aantal hoofd onderwerpen (incident, hulpverlening, prognose en aanpak, maatregelen en resultaten ervan). Het tweede aandachtspunt heeft betrekking op de snelheid waarmee informatie wordt gedeeld. Zowel het CoPI als het TBz verwerkte hun informatie niet binnen 10 minuten in LCMS. De overige teams deden dit wel. 7. Deel informatie direct via LCMS en niet pas aan het einde van de vergadering. De meerwaarde van LCMS is dat informatie over het incident snel met andere functionarissen en teams gedeeld kan worden, zodat zij op basis van deze informatie kunnen handelen. Wanneer informatie niet direct gedeeld wordt verliest het systeem zijn meerwaarde. Het derde aandachtspunt heeft betrekking op de manier waarop het TBz de functionaliteit van LCMS en informatiemanagement hanteerde. Zo heeft het TBz tijdens de systeemtest geen eigen beeld bijgehouden, maar verwerkte alleen de besluitenlijst en de deelnemers in het TBz in LCMS. 8. Zorg dat functionarissen binnen het TBz weten hoe LCMS werkt en wat onder informatiemanagement verstaan, zodat ook vanuit het TBz de belangrijkste informatie over wat er op het gebied van bevolkingszorg speelt gedeeld kan worden met de rest van de crisisorganisatie. Hierin is het van belang dat beseft wordt dat 71

72 Rapportage systeemtest Veiligheidsregio Fryslân 2014 je als team LCMS niet alleen voor het eigen team gebruikt, maar voornamelijk om informatie met anderen te delen. Laatste aandachtpunt voor het onderdeel informatiemanagement heeft betrekking op de toegang tot LCMS. Zowel de ketenpartners als de gemeentelijke actiecentra hebben binnen de Veiligheidsregio Fryslân (nog) geen toegang tot LCMS. Vooral voor het team Communicatie is dit van belang om snel de juiste informatie te kunnen verspreiden richting het publiek. 9. Kijk als Veiligheidsregio nog eens goed naar welke partijen aangesloten moeten zijn op LCMS en zorg dat deze (desnoods middels een lezer-account ) toegang krijgen tot het systeem, en daarmee tot informatie die zij nodig hebben, om hun taken uit te voeren. 6.5 Wet Veiligheidsregio s Omdat tijdens de systeemtest is opgeschaald naar GRIP 4 is ook het onderwerp wet Veiligheidsregio s van toepassing. De Veiligheidsregio heeft op dit onderdeel een score van 75% behaald. Aandachtspunt voor dit onderdeel betreft de samenstelling van het RBT. Burgemeesters uit andere betrokken gemeenten werden niet uitgenodigd voor het RBT. 10. Betrek ook burgemeesters van andere betrokken gemeenten in het RBT. Wanneer bewust gekozen wordt dit niet te doen, borg dit in het verslag of in de actielijst zodat de keuze om dit niet te doen na afloop terug te vinden is.

73 Bijlage A Afkortingen en begrippen AC GBT CACO CoPI GHOR Grootschalig alarmeren GMS GRIP IM / ICO IVenJ LC LCMS LOCC OL PSHOR ROT RWS RBT SIS SODM TBz VR Actiecentrum Gemeentelijk Beleidsteam Calamiteitencoördinator Commando Plaats Incident Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio Het moment dat GRIP opschaling wordt afgekondigd. Geïntegreerd Meldkamer Systeem Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdingsprocedure Informatiemanager/ Informatie coördinator Inspectie Veiligheid en Justitie Leider CoPI Landelijk Crisis Management Systeem Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum Operationeel Leider Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Regionaal Operationeel Team Rijkswaterstaat Regionaal Beleidsteam Slachtoffer Informatie Systematiek Staatstoezicht op de Mijnen Team Bevolkingszorg Veiligheidsregio 73