Fax Connection Unit Type C Gebruiksaanwijzing

Transcriptie

1 Fax Connection Unit Type C Gebruiksaanwijzing Voor een veilig en correct gebruikt, dient u de Veiligheidsinformatie in "Lees dit eerst" te lezen voordat u het apparaat gebruikt.

2

3 INHOUDSOPGAVE Hoe werkt deze handleiding?... 2 Symbolen in deze handleiding Snel aan de slag Overzicht Fax op afstand...3 Beschikbare functies voor Fax op afstand...3 Vereiste configuratie...6 Opties...6 Instellingen Documenten verzenden/ontvangen met behulp van Fax op afstand Verzending op afstand...7 Bestanden in het geheugen van een Fax op afstand bevestigen...8 Ontvangen bestanden afdrukken vanaf het subapparaat...9 Als u [Inst. ontvangst op afstand per lijn] gebruikt...9 Als u [Inst. ontvangst op afstand per afzender] gebruikt... 9 De communicatieresultaten van Fax op afstand controleren De communicatieresultaten van Fax op afstand bekijken De communicatieresultaten van Fax op afstand afdrukken...11 Berichten en oplossingen...12 Informatie over Beveiligingsfuncties...16 Gegevens die zijn overschreven door Geheugen automatisch wissen...16 Bewerkingsrechten voor instellingen

4 Hoe werkt deze handleiding? In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u de functie Fax op afstand kunt instellen en de basisfuncties ervan kunt gebruiken. U kunt de functie Fax op afstand gebruiken als u Fax Connection Unit Type C op uw apparaat installeert. Voor meer informatie die niet in deze handleiding staat, zoals hoe u het apparaat moet gebruiken of de specificaties van het apparaat, raadpleegt u de handleidingen die met het apparaat zijn meegeleverd. Symbolen in deze handleiding De handleiding gebruikt de volgende symbolen: Geeft een aanvullende uitleg van de functies van het apparaat aan en instructies voor het oplossen van fouten die door de gebruiker zijn gemaakt. [ ] Geeft de namen van de toetsen aan die op het display verschijnen of refereren naar de (plastic) knoppen op de bedieningspaneel van het apparaat. 2

5 1. Snel aan de slag In dit hoofdstuk vindt u een overzicht van de configuratie van de functie Fax op afstand. Overzicht Fax op afstand U kunt faxen verzenden en ontvangen vanaf een apparaat zonder faxfunctie (het subapparaat) als u dit apparaat via de functie Fax op afstand kunt verbinden met een apparaat met faxfunctie (het hoofdapparaat). CJQ612 De procedure voor verzending van faxberichten is hetzelfde als voor het apparaat met de faxeenheid. Wanneer een taak is voltooid, bevestigt u de resultaten zoals weergegeven in de verzendgeschiedenis of afgedrukt op rapporten. U kunt ontvangen documenten via de faxfunctie van het hoofdapparaat doorsturen naar uw subapparaat. Beschikbare functies voor Fax op afstand U kunt vanaf een hoofdapparaat een fax verzenden door het scherm [Fax op afstand] weer te geven op het subapparaat. U kunt vanuit het scherm [Fax op afstand] gescande documenten naar het hoofdapparaat verzenden en de documenten vanaf dat apparaat faxen. Faxverzendingen op afstand zijn mogelijk via een G3-lijn. 3

6 1. Snel aan de slag U kunt op het subapparaat ook de gebruikersinstellingen aanpassen voor de functie Fax op afstand en faxnummers aan het adresboek van uw apparaat toevoegen. Als u gebruikmaakt van gebruikersverificatie, selecteert u dezelfde verificatiemethode voor het subapparaat en het hoofdapparaat. Zie de Veiligheidshandleiding voor meer informatie over de verificatie-instellingen van het apparaat. Beschikbare functies op het beginscherm van de fax voor Fax op afstand U kunt de volgende items opgeven op het beginscherm van de fax op het subapparaat: Geheugenverzending, Origineeltype, Resolutie, Scanformaat, Autom. bel, Handmatige belichting, Orig. richting, Origineelinstellingen, Faxkoptekst, Programmabestemming, Select. lijn, TX-bestand contr./stoppen, Status verzendbestand, Status ontvangstbestand Het apparaat ondersteunt de functies, de verzendcapaciteit, de ontvangstcapaciteit en het beschikbare papierformaat van het hoofdapparaat met faxfunctie. De functies waar het hoofdapparaat niet over beschikt, zijn niet beschikbaar. U kunt dezelfde G3-lijn selecteren als het hoofdapparaat. U kunt één of twee faxkopteksten selecteren. Beschikbare functies in het Faxeigenschappen-scherm voor Fax op afstand U kunt de volgende items opgeven voor het menu Faxeigenschappen op het subapparaat: Algemene Instellingen Snelbedieningstoets (1-3) Als [Aan] is geselecteerd, kunnen de sneltoetsen worden geregistreerd voor de volgende items: Faxkoptekst Afdruk., TX-statusweergave (Status Verzendbestand), RX-bestandstatus (Status Ontvangstbestand), TX-statusrapport Titel veranderen Bestemming zoeken Zie de Faxhandleiding. Scaninstellingen Scanformaat programmeren/wijzigen Scanformaat verwijderen Zie de Faxhandleiding. 4

7 Overzicht Fax op afstand Ontvangstinstellingen 2-zijdige afdruk Papierlade Zie de Faxhandleiding. Oorspronkelijke instellingen Parameterinstelling U kunt de volgende schakelaars voor de gebruikersparamaters configureren om functieinstellingen te wijzigen. Wijzig geen bitschakelaars behalve de volgende: Afdrukken is beperkt tot de pagina's die de hoogste prioriteit hebben (juiste formaat afdrukken) (schakelaar 05, bit 5) Waarschuwing lege lade ('papier op') zelfs als één papierlade leeg is (schakelaar 05, bit 7) Bijna lege documenten detecteren en rapporteren tijdens het scannen (schakelaar 11, bit 2) Opnieuw instellen wanneer functie wordt gewijzigd (schakelaar 14, bit 3) De beschikbare invoerlade selecteren (schakelaar 15, bit 2, 1, 0) Of de beschikbare invoerlade al dan niet moet worden geselecteerd (schakelaar 15, bit 5) Of u op [Toev.] moet drukken nadat u bij het verzenden een bestemming heeft opgegeven met de bestemmingstoets (schakelaar 17, bit 2) Of u de instellingen opnieuw moet maken wanneer een origineel wordt gescand (schakelaar 17, bit 3) Het subapparaat geeft een geluidssignaal om u te laten weten dat een ontvangen document is afgedrukt (schakelaar 37, bit 6) Fax-informatie programmeren (Faxkoptekst) Menu beveiligen Zie de Faxhandleiding. 5

8 1. Snel aan de slag Vereiste configuratie In dit gedeelte worden opties en instellingen besproken die vereist zijn voor de functie Fax op afstand. Opties Als u de functie Fax op afstand wilt gebruiken, moeten zowel het hoofdapparaat als het subapparaat over de volgende opties beschikken: Faxverbindingseenheid Harde schijf Het hoofdapparaat moet over een faxfunctie beschikken. Een apparaat met faxfunctie kan niet als subapparaat worden gebruikt. Instellingen Als u de functie Fax op afstand wilt gebruiken, moet u eerst alle IP-adressen of hostnamen van het apparaat opgeven op elk van de apparaten. Het IP-adres of de hostnaam kunt u opgeven in [Apparaat op afstand programmeren/wijzigen/ verwijderen] op het tabblad [Beheerderstoepassingen] in het menu Systeeminstellingen. Voer de onderstaande procedure uit. 1. Sluit het subapparaat aan op het hoofdapparaat via het netwerk. Zie Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen voor meer informatie over de aansluiting van het apparaat op het netwerk. 2. In [Apparaat op afstand programmeren/wijzigen/verwijderen] op het hoofdapparaat, geeft u het IP-adres of de hostnaam van het subapparaat op. U kunt maximaal zes subapparaten opgeven. Als u het subapparaat niet kunt registreren op het hoofdapparaat, controleert u de instellingen van het subapparaat. U kunt het subapparaat niet registreren als er een ander apparaat is geregistreerd in [Apparaat op afstand programmeren/wijzigen/verwijderen] op het subapparaat. Zie Het apparaat aansluiten/systeeminstellingen voor meer informatie over het wijzigen van de Systeeminstellingen. 3. In [Apparaat op afstand programmeren/wijzigen/verwijderen] op het subapparaat geeft u het IPadres of de hostnaam van het hoofdapparaat op. U kunt één hoofdapparaat opgeven. 6

9 2. Documenten verzenden/ontvangen met behulp van Fax op afstand In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u faxen kunt verzenden en ontvangen met behulp van de functie Fax op afstand. Verzending op afstand Controleer voordat u met de bewerking begint of de hoofdschakelaar van het hoofdapparaat is ingeschakeld. 1. Druk op de [Home]-knop links boven in het bedieningspaneel. CMR Druk op het pictogram [Fax op afstand] op het [Home]-scherm. 3. Plaats het origineel in de automatische documentinvoer (ADF) of op de glasplaat. 4. Maak de noodzakelijke scaninstellingen. 5. Geef een bestemming op. 6. Druk op de [Start]-knop. Zie de handleiding Faxen voor meer informatie over het gebruik van de faxfuncties. Bij de volgende functies gebruikt u opgeslagen of geregistreerde gegevens op het subapparaat: Gegevens die in het adresboek zijn geregistreerd 7

10 2. Documenten verzenden/ontvangen met behulp van Fax op afstand LDAP-serverinstellingen Bestanden in het geheugen van een Fax op afstand bevestigen Controleer met deze functie de inhoud van een bestand dat in het geheugen is opgeslagen, maar nog niet is verzonden. Met deze functie kunt u ook een verzending annuleren vanaf het subapparaat. U kunt deze bestanden controleren zoals u standaard faxberichten controleert. Zie de Faxhandleiding voor meer informatie over het controleren van bestanden in het geheugen. Alle bestanden in het geheugen van het hoofdapparaat worden weergegeven in het scherm [TXbestand contr./stoppen]. Wanneer bestanden worden verzonden van een subapparaat naar het hoofdapparaat, verschijnt. Om de status van het te verzenden bestand bij te werken, drukt u op [Status vernieuwen] in het scherm [TX-bestand contr./stoppen]. 8

11 Ontvangen bestanden afdrukken vanaf het subapparaat Ontvangen bestanden afdrukken vanaf het subapparaat U kunt ontvangen bestanden doorsturen of routeren vanaf het hoofdapparaat met de faxfunctie. Als u het subapparaat zonder faxfunctie registreert als een doorzendbestemming, kunt u de ontvangen bestanden afdrukken vanaf het subapparaat. Zo kunt u instellen dat het hoofdapparaat documenten voor de verkoopafdeling naar het apparaat van de verkoopafdeling doorstuurt en documenten voor personeelszaken naar het apparaat van personeelszaken doorstuurt. De documenten worden vanaf het apparaat van de verkoopafdeling en het apparaat van personeelszaken afzonderlijk afgedrukt. Als u ontvangen documenten wilt doorsturen of routeren, configureert u vooraf de instellingen voor doorsturen en routeren in het menu Faxeigenschappen op het hoofdapparaat met faxfunctie. U kunt documenten doorsturen of routeren per lijn of per afzender. Als u [Inst. ontvangst op afstand per lijn] gebruikt Op het hoofdapparaat kunt u een subapparaat opgeven om documenten af te drukken die u via een G3-lijn hebt ontvangen. Subapparaten die u kunt opgeven zijn apparaten met de functie Fax op afstand. Zie Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen voor meer informatie over het wijzigen van de Faxeigenschappen. Om Inst. ontvangst op afstand per lijn op te geven, volgt u onderstaande procedure. 1. Druk op [Faxeigenschappen]. 2. Druk op [Ontvangstinstellingen]. 3. Druk twee keer op [ ] en vervolgens op [Ontvangstinstelling op afstand per lijn]. 4. Druk op [G3]. 5. Druk op [Selecteer] rechts van het apparaat waar u verbinding mee wilt maken en druk vervolgens op [OK]. 6. Druk op [OK]. 7. Druk twee keer op [Afsluiten]. Als u [Inst. ontvangst op afstand per afzender] gebruikt Als er documenten worden ontvangen terwijl deze functie is ingeschakeld, worden ze doorgestuurd naar een opgegeven subapparaat. 9

12 2. Documenten verzenden/ontvangen met behulp van Fax op afstand Registreer een speciale afzender in [Speciale afzender programmeren] in het menu Faxeigenschappen en stel vervolgens [Instelling ontvangst op afstand] in op [Aan]. Geef het subapparaat op als eindontvanger in [Apparaat op afstand]. Voordat u deze functie gebruikt, moet u ervoor zorgen dat [Speciale ontvangstfunctie] is ingesteld op [Aan] in [Oorspronkelijke setup] onder [Speciale afzender programmeren]. Voor meer informatie over [Oorspronkelijke setup] en hoe u de naam van de afzender kunt opgeven, raadpleegt u de Faxhandleiding. Voor meer informatie over het wijzigen van de Faxeigenschappen raadpleegt u de handleiding Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen. Om Inst. ontvangst op afstand per afzender op te geven, volgt u onderstaande procedure. 1. Druk op [Faxeigenschappen]. 2. Druk op [Ontvangstinstellingen]. 3. Druk op [Speciale afzender programmeren]. 4. Druk op [Progr. / Wijz.]. 5. Selecteer de te programmeren of wijzigen afzender. Druk op [Niet geprogr.] als u een nieuwe afzender wilt programmeren. 6. Voer de naam van een afzender in en druk vervolgens op [OK]. Voer de eigen naam of het eigen faxnummer van een afzender in. 7. Druk op [Voll. overeenk.] of [Ged. overeenk.]. Selecteer de corresponderende criteria om de geregistreerde naam en de werkelijke naam van de afzender te vergelijken. 8. Druk op [Instel. ontvangst op afstand]. 9. Druk op [Aan]. 10. Druk op [Selecteer] rechts van het apparaat dat u wilt opgeven en druk vervolgens op [OK]. 11. Druk twee keer op [OK]. 12. Druk vier keer op [Afsluiten]. 10

13 De communicatieresultaten van Fax op afstand controleren De communicatieresultaten van Fax op afstand controleren U kunt resultaten van verzending en ontvangst op afstand bevestigen op het scherm of in het afgedrukte rapport. De communicatieresultaten van Fax op afstand bekijken U kunt deze functie gebruiken om de verzend- of ontvangstresultaten van het hoofdapparaat te bekijken. U kunt de resultaten controleren zoals u standaard faxberichten controleert. Voor meer informatie over het bevestigen van verzendresultaten op het scherm, raadpleegt u de Faxhandleiding. Voor meer informatie over het bevestigen van ontvangstresultaten op het scherm, raadpleegt u de Faxhandleiding. Alle verzend- en ontvangstresultaten van het hoofdapparaat worden op het scherm weergegeven. Wanneer een document vanaf het subapparaat naar het hoofdapparaat wordt verzonden, verschijnt "- RmFx (IP-adres van het subapparaat) ->". Als u wilt controleren of de documenten zijn verzonden naar de ontvanger, controleert u de status van het bestandsnummer van de documenten die zijn verzonden vanaf het subapparaat naar het hoofdapparaat. De communicatieresultaten van Fax op afstand afdrukken U kunt deze functie gebruiken om lijsten en rapporten automatisch vanaf het subapparaat af te drukken. U kunt de resultaten van verzending en ontvangst op afstand controleren. U kunt de volgende lijsten en rapporten controleren: Communicatieresultaatrapport Communicatiefoutrapport Foutrapport Stroomstoringrapport Afhankelijk van de instellingen voor het apparaat met een faxfunctie, kunnen lijsten en rapporten mogelijk niet worden afgedrukt. 11

14 2. Documenten verzenden/ontvangen met behulp van Fax op afstand Berichten en oplossingen In deze paragraaf worden de belangrijkste meldingen van het apparaat uitgelegd. Indien er andere berichten verschijnen, volg dan de instructies op die hierin worden gegeven of ga naar Problemen oplossen. Meldingen Oorzaken Oplossing "Controleer of er netwerkproblemen zijn." [16-00] "Verificatie met app. op afstand mislukt. Controleer verif.-inst. app. op afstand. " Er is geen IP-adres geregistreerd. Het netwerk is niet goed verbonden. Verificatie mislukt bij gebruik van extern faxen. Mogelijke oorzaken zijn: Er is geprobeerd om verbinding te maken met een apparaat dat extern faxen niet ondersteunt. Gebruikersverificatie op het externe apparaat is mislukt. Controleer of het juiste IP-adres voor het apparaat is opgegeven in [Systeeminstellingen]. Voor meer informatie over het IP-adres, zie Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen. Neem voor meer informatie over netwerkproblemen contact op met uw beheerder. Voor meer informatie over gebruikersverificatie raadpleegt u de Beveiligingshandleiding. 12

15 Berichten en oplossingen Meldingen Oorzaken Oplossing "Kon geen verb. met app op afst. maken. Controleer status apparaat op afstand." "Kon geen verb. met app op afst. maken. Controleer status apparaat op afstand." "Kon geen verb. met app op afst. maken. Controleer status apparaat op afstand." Er is een netwerkfout opgetreden tijdens het versturen van een externe fax. Gebruikerscodeverificatie is ingesteld op het apparaat dat is aangesloten via de functie voor faxen op afstand. Gebruikersverificatie is mislukt voor het externe apparaat. De gebruiker heeft geen rechten om de functie te gebruiken op het externe apparaat. Controleer of het externe apparaat de functie voor faxen op afstand ondersteunt. Controleer of het externe apparaat goed werkt. Controleer of het IP-adres en de hostnaam voor het externe apparaat goed zijn ingesteld in [Systeeminstellingen]. Voor meer informatie over deze instellingen, zie Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen. Controleer of de LAN-kabel correct op het apparaat is aangesloten. Neem voor meer informatie over netwerkproblemen contact op met uw beheerder. De functie voor faxen op afstand biedt geen ondersteuning voor Gebruikerscodeverificatie. Schakel Gebruikerscodeverificatie uit op het externe apparaat. Raadpleeg de Veiligheidshandleiding voor details over het instellen van gebruiksrechten en activeren van gebruikersverificatie. 13

16 2. Documenten verzenden/ontvangen met behulp van Fax op afstand Meldingen Oorzaken Oplossing "Kon geen verb. met app op afst. maken. Controleer status apparaat op afstand." "De fax op afstand is niet beschikbaar, omdat [Gebruikercodeverificatie] actief is." "Transferfout opgetreden. Controleer status app. op afstand. " "De HDD van het apparaat op afstand is vol." Er is een time-out opgetreden tijdens de verbinding met het externe apparaat. De functie voor faxen op afstand biedt geen ondersteuning voor Gebruikerscodeverificatie. Er is een netwerkfout opgetreden tijdens verzending. De harde schijf is vol geraakt na gebruik van faxen op afstand door het scannen van het origineel. Controleer of de LAN-kabel correct op het apparaat is aangesloten. Controleer of het externe apparaat goed werkt. Voor meer informatie over de verbinding met het apparaat op afstand, raadpleegt u Pag.6 "Instellingen". Wanneer u de functie voor faxen op afstand gebruikt, schakelt u Gebruikerscodeverificatie uit. Voor meer informatie over Gebruikerscodeverificatie raadpleegt u de Veiligheidshandleiding. Controleer of het IP-adres en de hostnaam voor het externe apparaat goed zijn ingesteld in [Systeeminstellingen]. Voor meer informatie over deze instellingen, zie Het apparaat aansluiten / Systeeminstellingen. Controleer of het externe apparaat goed werkt. Controleer of de LAN-kabel correct op het apparaat is aangesloten. Neem voor meer informatie over verzending contact op met uw beheerder. Verwijder onnodige bestanden. 14

17 Berichten en oplossingen Meldingen Oorzaken Oplossing "Opgegeven actie kan niet uitgevoerd worden. Het bestand is in gebruik of de bestandsverzending is geslaagd." Wanneer u probeert de status van de taak te bekijken op het hoofdapparaat vanaf het subapparaat, is de taak al verzonden en kunt u de status niet meer controleren. Als u de details van een taak wilt bekijken onder [Comm.status/ afdrukken], ga dan naar het scherm [TX-bestand contr./stoppen]. 15

18 2. Documenten verzenden/ontvangen met behulp van Fax op afstand Informatie over Beveiligingsfuncties In dit gedeelte wordt beveiligingsinformatie voor de functie Fax op afstand beschreven. Gegevens die zijn overschreven door Geheugen automatisch wissen U kunt gegevens van verzonden en ontvangen faxen overschrijven met de functie Fax op afstand door de gegevens over te schrijven met "Inst. geh. autom. wis.". Bewerkingsrechten voor instellingen In dit gedeelte worden de bewerkingsrechten voor de beheerder en gebruikers voor instellingen van de functie Fax op afstand gegeven als beheerdersverificatie of gebruikersverificatie is ingeschakeld. [Systeeminstellingen] - [Beheerderstoepassingen] Instellingen Gebr uiker Appa raat Netw erk Besta nd Niet ingest eld Ingest eld Apparaat op afstand programmeren / wijzigen / verwijderen Lezen / schrij ven Lezen / schrij ven Lezen [Faxeigenschappen] - [Ontvangstinstellingen] Instellingen Gebr uiker Appa raat Netw erk Besta nd Niv. 1 Niv. 2 Inst. ontvangst op afstand per lijn Lezen Lezen / schrij ven Lezen Lezen Lezen Lezen 16

19 Informatie over Beveiligingsfuncties Web Image Monitor - [Apparaatbeheer] - [Configuratie] - [Apparaat op afstand programmeren/wijzigen/verwijderen] Instellingen Gebr uiker Appa raat Netw erk Besta nd Niet ingest eld Ingest eld Programmeren Lezen / schrij ven Lezen / schrij ven Wijzigen Lezen / schrij ven Lezen / schrij ven Verwijderen Lezen / schrij ven Lezen / schrij ven Titels begrijpen Gebruiker De gebruikersbeheerder heeft rechten voor deze bewerking. Apparaat De apparaatbeheerder heeft rechten voor deze bewerking. Netwerk De netwerkbeheerder heeft rechten voor deze bewerking. Bestand De bestandsbeheerder heeft rechten voor deze bewerking. Niet ingesteld De ingelogde gebruiker heeft rechten voor deze bewerking. In gevallen waar er geen instellingen zijn geselecteerd in de beschikbare instellingen bij [Beheerdersverificatiebeheer]. Ingesteld De ingelogde gebruiker heeft rechten voor deze bewerking. Status wanneer instellingen zijn geselecteerd in de beschikbare instellingen van [Beheerdersverificatiebeheer]. 17

20 2. Documenten verzenden/ontvangen met behulp van Fax op afstand Niv. 1 In gevallen waar de [Menu Beveiligen]-instelling is ingesteld op [Niveau 1]. Niv. 2 In gevallen waar de [Menu Beveiligen]-instelling is ingesteld op [Niveau 2]. Symbolen begrijpen Lezen/schrijven: uitvoeren, wijzigen en lezen is mogelijk. Lezen: lezen is mogelijk. -: uitvoeren, wijzigen en lezen is niet mogelijk. 18

21 MEMO 19

22 MEMO 20 NL NL D

23

24 NL NL D