Informatiebundel Voor Bestuur Studievereniging POLIS

Transcriptie

1 Informatiebundel Voor Bestuur Studievereniging POLIS Tilburg, maart 2013 Studievereniging POLIS Tilburg University Locatie: P Warandelaan 2 Tilburg Postadres: Postbus LE Tilburg Telefoon/fax: (013) polis@uvt.nl Internet: K.v.K.: Postbank: girorekening s t u d i e v e r e n i g i n g v o o r o r g a n i s a t i e w e t e n s c h a p p e n

2 Beste geïnteresseerde, Hierbij het overzicht om jezelf te informeren over een bestuursjaar bij Studievereniging POLIS. Uiteraard komt er veel kijken bij een bestuursjaar. Om voor jullie een eenduidig overzicht te geven hebben we hier allerlei informatie betreffende een bestuursjaar op en rij gezet. Hieronder vindt je o.a. de antwoorden op de vragen: Wat is Studievereniging POLIS? Hoe is de vereniging ontstaan? En bovenal: Wat houdt een bestuursjaar nu echt in? Mocht je zelfs na deze uitgebreide informatiebundel nog vragen hebben, kom dan vooral langs! Als bestuur staan we altijd open voor vragen en vertellen wij jullie ook graag alles wat we weten over ons bestuursjaar! In het afgelopen jaar zijn wij er achter gekomen dat een bestuursjaar niet alleen ontzettend leuk is, maar vooral ook heel erg leerzaam. Je trekt een jaar lang heel intensief op met een aantal mensen om een gezamenlijk doel te bereiken en dat is iets dat je in je verdere carrière nog regelmatig tegen zal komen. Hopelijk kan deze informatiebundel je helpen bij je keuze om je kandidaat te stellen voor een functie in het bestuur Als je nog met vragen blijft zitten, stel ze gerust aan het huidige bestuur! Met vriendelijke groet, Het bestuur Leon Kuipers Voorzitter Brecht den Ouden Secretaris Frie Roijers Penningmeester Martijn Lunenborg PR-EB Functionaris Coco Claessen Coördinator 1 Nick Crolla Coördinator 2 2

3 Inhoudsopgave 1. Studieverenigingen - Algemeen 1.1 Rechtsvorm 1.2 Studieverenigingen aan de Tilburg University 2. Studievereniging POLIS 2.1 Oprichting 2.2 Stakeholders van Studievereniging POLIS 2.3 Product Studievereniging POLIS 2.4 Organisatiestructuur 3. Bestuur van Studievereniging POLIS 3.1 Algemeen 3.2 Functie: Voorzitter 3.3 Functie: Secretaris 3.4 Functie: Penningmeester 3.5 Functie: Publieke Relaties & Externe Betrekkingen 3.6 Functie: Coördinator 3.7 Samenwerkingsverbanden 3.8 Verwachtingen & Verplichtingen Bestuur 3.9 Ervaringen Bestuur 4. Sollicitatieprocedure 5. Planning Kandidaatsbestuur 3

4 1. Studieverenigingen - Algemeen 1.1 Rechtsvorm Studievereniging POLIS is, zoals de naam al zegt, een vereniging. Dit is volgens het Burgerlijk Wetboek een rechtspersoon, oftewel een samenwerking- of organisatievorm die voor de wet eigen rechten en plichten heeft. Deze rechtspersoon is tot stand gekomen door leden/oprichters die aan de hand van bepaalde regels en met een gezamenlijk gesteld doel willen samenwerken. Een vereniging mag geen winst onder haar leden verdelen. In de statuten en het Huishoudelijk Reglement vind je alle informatie aangaande de vereniging. 1.2 Studieverenigingen aan de Tilburg University Wat is er bijzonder aan een studievereniging aan de Tilburg University? De universiteit ziet het nut in van de leerfunctie die studieverenigingen vervult. Bij verschillende activiteiten werken de studieverenigingen samen met de departementen. Om deze reden stelt de universiteit verschillende middelen beschikbaar. Hierbij kan gedacht worden aan studiereizen, introductie kampen, kantoorruimtes maar ook bijvoorbeeld bestuursbeurzen. Over de bestuursbeurzen is tot op heden nog onduidelijkheid. De universiteit heeft een commissie opgesteld om de herverdeling / structurering van de bestuursbeurzen te organiseren. Waarschijnlijk zal het inhouden dat wij als POLIS er weinig van zullen merken maar meer informatie volgt hier later over! 2. Studievereniging POLIS 2.1 Oprichting Laten we bij het begin beginnen. Na de basisstudie Sociologie kiest Paul de Beijer voor de kopstudie Beleidswetenschappen. Voor ons misschien niet voor te stellen, maar zijn jaargang bestaat uit 8 studenten (inclusief de ons bekende OW-docent Roel Rutten). Een hechte groep die allemaal hun steentje bijdragen aan onderzoek en onderwijs, maar ze willen meer. Op een studentenkamer meer dan 20 jaar geleden ontstaat het idee om een serieuze vereniging op te richten. De geboorte van Studievereniging POLIS is een feit. Uiteindelijk worden op 3 mei 1991 de statuten officieel ondertekend door de notaris en staan 4

5 we geregistreerd. Deze groep oprichters heeft de eerste vier jaar de taken van POLIS op zich genomen, vervolgens is er elk jaar een ander bestuur geweest. 2.2 Stakeholders van Studievereniging POLIS Een studievereniging heeft te maken met verschillende stakeholders. De belangrijkste stakeholders van POLIS zijn: Leden Deze groep is grofweg te verdelen in drie subgroepen: De huidige leden en oud leden. De eerste groep is weer onderverdeeld in actieve en niet-actieve leden. Een lid is actief wanneer het deel uitmaakt van een van POLIS commissies. De tweede groep is veel al verenigd in alumnivereniging Tabor. De vereniging bestaat dankzij de leden dus zij zijn de belangrijkste stakeholder. Tilburg University / Departement Organisatiewetenschappen Zoals in paragraaf 1.3 al beschreven werd is de Tilburg University een zeer belangrijke stakeholder voor POLIS op onder meer financieel gebied. Naast subsidies, bestuursbeurzen en het beschikbaar stellen van middelen, staan de universiteit en het departement open voor samenwerking (denk bijvoorbeeld aan een symposium met Studium Generale of het OWbuffet). Publieke relaties en Externe Betrekkingen: Om activiteiten te kunnen organiseren voor je leden is een goede sponsoring zeer belangrijk. Sponsoring kan vele vormen aannemen. Een sponsorkroeg is belangrijk, maar ook zakelijke contacten met bedrijven zijn van cruciaal belang. Andere verenigingen: POLIS werkt veel samen met andere verenigingen rondom de Tilburg School of Social and Behavioral Sciences. Dit zijn o.a. studievereniging Complex, INPUT en Versot. Samen met deze verenigingen heeft POLIS zitting in een aantal stichtingen: Stichting AcSoFa en Stichting FSW Feest. Ook de voorzitters hebben zich verenigd in het TSB Platform, waarmee zitting wordt genomen in het overkoepelende orgaan: TiGeAk. 5

6 2.3 Product Studievereniging POLIS De belangrijkste doelgroep van POLIS is en blijft haar leden. POLIS biedt haar leden en/of (potentiële) studenten Organisatiewetenschappen diverse activiteiten en diensten aan, hierbij kan je denken aan bijvoorbeeld: Activiteiten - Introductieweekend (1 e jaars en pre-masters) - Studiereis - Studiegerelateerde Activiteiten (o.a. Een symposium, OW-wat kun je er mee? En Bedrijfsbezoeken) - Ontspannende Activiteiten (o.a.: Themafeesten, POLIS Peak en een Kroegentocht) - Proefstudeerdagen, voorlichtingsdagen en meeloopdagen - Overige Activiteiten (o.a. OW-Buffet, Familiedag) Diensten - Verkoop van studieboeken met korting - Verkoop van samenvattingen - POLIS Newsflash (regelmatige met POLIS-informatie) - POLIS Website ( - POLIS Almanak - POLIS kamer als ontmoetingsplek - POLIS studiegroepen 2.4 Organisatiestructuur POLIS telt net meer dan 510 leden. Hiervan zijn er momenteel meer dan 88 mensen actief in een commissie of in het bestuur. De vereniging telt dit jaar 11 commissies: AxtC (Activiteitencommissie) Symposiumcommissie Ledenweekendcommissie Development commissie Reiscommissie Promocommissie Commissies PeBCie (Poster- en Boekencommissie) Introductiecommissie Mastercommissie POLIS Press Almanakcommissie 6

7 Kascontrole commissie advies / controle organen Raad van Advies Het organogram van Studievereniging POLIS in het jaar ziet er als volgt uit: Bestuur RvA KasCo AxtC Press Reis Development Promo Ledenweekend Almanak PeBCie Intro Symposium Hieronder zal kort worden ingegaan op de taken van de advies / controle organen. De taken van het bestuur zullen in het volgende hoofdstuk uitgebreid aan bod komen. Raad van Advies De Raad van Advies wordt aangesteld door het bestuur, op een functie binnen dit orgaan kan niet worden gesolliciteerd. De Raad van Advies kan het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies voorzien. Dit advies is niet bindend. Kascontrolecommissie De Kascontrolecommissie wordt aangesteld door het bestuur en op een functie binnen het orgaan kan niet worden gesolliciteerd. De KasCo houdt namens de leden toezicht op de financiële stand van zaken. 3. Bestuur - Studievereniging POLIS 3.1 Algemeen Het bestuur draagt zorg voor de dagelijkse gang van zaken en de bestuurlijke taken binnen de vereniging. Het bestuur coördineert de commissies. Tevens organiseert het bestuur ook het openingsfeest, het OW-buffet, de POLIS Peaks en nog andere activiteiten. Het bestuur dient uit minimaal vijf leden met de volgende functies te bestaan. (In geval van een bestuur van zes leden, zijn er twee coördinatoren.) 7

8 - Voorzitter - Secretaris - Penningmeester - PR & Externe betrekkingen - Coördinator 3.2 Functie: Voorzitter De voorzitter is verantwoordelijk voor de gehele vereniging. Hij/zij moet weten wat er binnen POLIS speelt en moet overzicht hebben en houden van de gang van zaken. Daarnaast ben je als voorzitter ook het gezicht van de vereniging. Dit betekend dat je niet alleen representatief naar de leden behoort te zijn, maar ook naar andere verenigingen toe. Je komt veel in contact met andere studieverenigingen en als je wil ook met medezeggenschap organen, overkoepelende organen, commissies, en vele afdelingen van de university. Hier ligt dat ook de kracht van deze functie, elke voorzitter kan een eigen invulling aan deze functie geven. Het is dé uitgelezen mogelijkheid om je netwerk uit te breiden. Daarnaast leidt de voorzitter de bestuur- en algemene ledenvergaderingen. Naast het leiden van de vergaderingen is het ook een van de taken van de voorzitter om het voorzittersoverleg bijeen te roepen. Dit overleg is bedoeld ter ondersteuning van de voorzitters van de diverse commissies. Je bent uiteraard niet alleen ter ondersteuning van de voorzitters van diverse commissies, in principe ben je op elk niveau bezig met POLIS. Je moet er wel rekening mee houden dat je voor je functie vaak achter de schermen bezig bent. Het voordeel hiervan is echter wel dat je vaak zelf je week kan inplannen. Belangrijke eigenschappen van een voorzitter zijn: Enthousiasmerend, overzicht creërend, communicatieve vaardigheid, stressbestendigheid en besluitvaardigheid. 3.3 Functie: Secretaris Bij een secretaris denken de meeste mensen dat je alleen maar aan het notuleren bent. Gelukkig is dit niet het geval en komen er meer taken bij kijken. Zo houdt jij het ledenbestand bij, schrijf je de newsflash, ben je contactpersoon van al je leden, en stuur je 8

9 de verjaardagskaarten! Deze taken kunnen vrij routinematig uitgevoerd worden, maar dit betekent niet dat deze functie saai is. Jij hebt als secretaris namelijk een prima overzicht van wat er zich allemaal binnen POLIS afspeelt. Ook ken je bijna alle nieuwe leden door het invoeren van de inschrijvingen! Het is een functie waar je niet om 5 uur `s middags mee klaar bent, maar waarbij je wel je eigen tijd in kan delen. Kenmerkende eigenschappen van een secretaris zijn: structureel zijn, punctualiteit, taalvaardigheid en nauwkeurigheid. 3.4 Functie: Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële huishouding de vereniging. Hij/zij stelt samen de rest van het bestuur een begroting op voor de vereniging in het geheel en begeleidt de penningmeesters van de commissies bij het maken van hun begroting. Uiteraard moet een penningmeester bekend zijn met financiële en economische begrippen en moet hij/zij gevoel hebben voor boekhouden. Gedurende het jaar zul je vooral bezig zijn met: begrotingen, realisaties, declaraties, facturen, subsidies en Davilex. Davilex is het programma waarin de boekhouding wordt bijgehouden, alles wat binnenkomt en verstuurd wordt via de rekeningen of kas wordt geregistreerd in Davilex. Er zijn veel routine taken die je wekelijks moet uitvoeren in Davilex. Als je dit wat veel verantwoordelijkheid lijkt, wees jezelf er dan van bewust dat je altijd een Kas Commissie achter je hebt staan. Deze commissie zal de boekhouding periodiek controleren, en je wijzen op eventuele fouten. Het is van groot belang dat een penningmeester zorgvuldig werkt en logisch kan nadenken. Belangrijke kenmerken voor de penningmeester zijn: een realistische blik, afwegen van minnen en plussen, punctualiteit, zelfstandigheid, professionaliteit en verantwoordelijkheid. 3.5 Functie: Public Relations & Externe Betrekkingen De naam van de functie is eigenlijk alomvattend voor de taken die bij deze functie horen. Als PR- EB ben je verantwoordelijk voor alle contacten en contracten met publieke relaties en externe betrekkingen. Studievereniging POLIS zou namelijk niet of nauwelijks kunnen bestaan zonder samenwerkingsverbanden met andere organisaties. Maar wat houdt dit nu concreet in? 9

10 Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de sponsoring. Aan het begin van het collegejaar wordt in samenwerking met de penningmeester en de rest van het bestuur een begroting opgesteld voor de vereniging. De begroting stellen jullie onder meer vast op basis van wat jij als PR- EB denkt binnen te gaan halen aan sponsoring. Bij sponsoring kun je denken aan organisaties die geld betalen voor activiteiten van studievereniging POLIS, maar ook aan organisaties die geld betalen voor promotie die gedaan wordt via studievereniging POLIS. Hiervoor mag je zelf een portfolio opzetten. Een portfolio is een overzicht aan activiteiten en promotiemogelijkheden die POLIS te bieden heeft aan organisaties. Verder ben je het contactpersoon vanuit POLIS voor (potentiële) relaties. Je zult dus vaak formeel met vertegenwoordigers van organisaties in gesprek gaan. Al hebben deze gesprekken vaak ook een informeel karakter. Eigenschappen die van pas kunnen komen als PR-EB zijn: een open houding, een vlotte babbel, een commerciële instelling, een creatieve geest en een onuitputtend enthousiasme over POLIS. 3.6 Functie: Coördinator Deze taak kan door één of door twee personen op zich worden genomen. De belangrijkste taak van een coördinator is het begeleiden van de commissies. De coördinator houdt namens het bestuur toezicht op de commissies en moet dus het overzicht kunnen bewaren. Als coördinator ben je de schakel tussen bestuur en de commissie wat wil zeggen dat je het bestuur op de hoogte houdt van de voortgang van de commissie, en de commissie op de hoogte houdt van de uitgezette lijnen van het bestuur. Het is dus de uitdaging de commissie zo veel mogelijk te stimuleren in creativiteit en enthousiasme (in samenwerking met de voorzitter van de commissie), maar dit wel binnen de kaders van het beleidsplan te houden. Communicatieve vaardigheden spelen daarom een belangrijke rol in de functie van een coördinator. Je wilt je commissie natuurlijk zo veel mogelijk vrijheid geven, maar af en toe is het belangrijk dat een coördinator kan zeggen waar het op staat en zodoende bepaalde grenzen kan stellen. Naast communicatieve vaardigheden zijn sociale vaardigheden heel erg belangrijk. Het is de rol van de coördinator om iedereen zich welkom in, en een deel van, de commissie te laten voelen. Het is leuk om een geslaagde activiteit te organiseren, maar dit geeft nog twee keer zo veel voldoening als dit met een commissie wordt gedaan die zich onderling verbonden met elkaar voelen. Omdat je als coördinator afhankelijk bent van de commissieleden moet je je flexibel op kunnen stellen. Je zult zien dat planningen op het 1 0

11 laatste moment kunnen veranderen en het is dan je taak hier op in te kunnen springen. Wat helpt is om dingen al ver van te voren duidelijk in te plannen en van te voren al rekening te houden met eventuele veranderingen. Daarnaast is het handig om van te voren al na te denken wat voor rol je wilt aannemen in een commissie. Je kunt een puur begeleidende rol aannemen waarin je alleen overzicht houdt en het merendeel aan de commissie overlaat. Of een actieve deelnemende rol waarin je net als een commissielid taken op je neemt. 3.7 Samenwerkingsverbanden Samen sta je sterker. In dit kader zijn de verschillende verenigingen (Complex - psychologie, INPUT personeelswetenschappen, SPS-NIP beroepsvereniging, Versot - sociologie, en POLIS zelf) aan de Sociale Faculteit, een aantal samenwerkingsverbanden gestart. TSB (Tilburg School of Social and Behavioral Sciences) Platform: In dit platform nemen de voorzitters plaats van de vijf verenigingen. Daarnaast is het sinds de afgelopen twee jaar zo dat hier een coördinator (betaalde functie) in plaats neemt, wie tevens afgevaardigde is voor TiGeAk (overkoepelend orgaan voor alle studentgerelateerde verenigingen verbonden aan de Tilburg University). Het doel van het TSB Platform is voornamelijk kennisoverdracht en het oplossen of aankaarten van eventuele problemen die zich voor kunnen doen binnen de faculteit. Het platform coördineert faculteitsbreed georganiseerde activiteiten zoals de FSW feesten. Stichting AcSoFa: Stichting AcSoFa is een stichting van waaruit de Sociale Bedrijvendag op poten gezet. In AcSoFa zaten afgevaardigde van de aangesloten verenigingen. Op dit moment zijn dat: Complex, INPUT, POLIS, SPS-NIP en Versot. Op het moment wordt deze rekening gebruikt voor de Behave activiteiten. Stichting Behave (voorheen Stichting FSW Feest): In deze commissie neemt van iedere studieverenigingen één iemand plaats. Het doel van de commissie is het organiseren van een gezamenlijk TSB feest dat 1 of 2 maal per jaar plaats zal vinden. 1 1

12 Daarnaast is POLIS ook nog betrokken bij samenwerkingsverbanden met verenigingen buiten de faculteit: Combi feest: In samenwerking met de volgende studieverenigingen: Asset Econometrics, Asset FIRST International, Asset SBIT, Asset Strategy & Logistics, Complex, Flow, INPUT en Versot organiseerd POLIS jaarlijks twee feesten. Bandnight commissie: Dit is een commissie die een jaarlijkse bandnight organiseert. In samenwerking met verschillende studieverenigingen van meerdere faculteiten wordt dit even neergezet. Elk jaar is er een kleien wisseling van participerende verenigingen. Dit jaar werkt studievereniging POLIS samen met INPUT, Versot, Complex, Magister, Animo en Flow. Van elke vereniging zal er één persoon plaatsnemen in de Bandnight commissie. 3.8 Verwachtingen & Verplichtingen Bestuur Wanneer je in het bestuur van Studievereniging POLIS zit, ben je samen met je medebestuursleden een jaar lang verantwoordelijk voor de gehele vereniging. Met elkaar moet je ervoor zorgen dat POLIS goed draait en dat de commissies in staat zijn om activiteiten te organiseren en hun taken uit te voeren. Verder draaien de bestuursleden kamerdiensten om de leden te woord te staan, samenvattingen te verkopen en kaartjes te verkopen voor activiteiten. Een bestuurslid moet uiteraard enthousiast, gemotiveerd en sociaal vaardig zijn. Je moet uit durven komen voor je mening, maar deze ook bij kunnen en willen stellen. Een bestuurslid moet kritiek kunnen incasseren en dit zelf ook kunnen geven. Een POLIS-jaar is druk. Stressbestendigheid is een must. Tot slot is, zoals zo vaak, samenwerking de sleutel tot succes. Je moet goed kunnen werken in een team om POLIS een jaar lang te kunnen besturen, maar je moet je taken moet wel zelfstandig kunnen uitvoeren. 3.9 Ervaringen Bestuur Wij, het bestuur , hebben ons bestuursjaar allemaal op een andere manier ervaren. Samen sta je achter je beleidsplan, en je werkt heel hard om met samen met de vereniging die kant op te groeien. Maar elk individu werkt en leert op zijn eigen manier. Als bestuur kom je in aanraking met verschillende belangen, je krijgt kritiek, je moet leren communiceren en tegelijkertijd je originele doel, het beleidsplan niet uit het oog verliezen. Was dit nog niet genoeg informatie over een bestuurjsaar, is er nog iets onduidelijk of wil je 1 2

13 gewoon met een van ons om tafel zitten? Spreek ons gerust aan, dan kunnen we nog van alles vertellen over onze persoonlijke ervaringen, wat elke functie voor ons betekend en hoe wij omgaan met onze verantwoordelijkheden! 4. Sollicitatieprocedure Wanneer je geïnteresseerd bent in een bestuursfunctie dien je motivatie brief te schrijven waarom je in het bestuur wil. Geef aan in welke functie(s) je geïnteresseerd bent. Daarnaast willen we graag je CV en vragen we je een persoonlijkheids test te maken. Deze zal via de website vrijgegeven worden. De deadline voor solliciteren is om 23:59, donderdag 18 april, Zorg dat je hiervoor deze drie documenten hebt afgeven op de POLIS-kamer (P ) of per te versturen naar Wanneer wij je sollicitatie documenten hebben ontvangen zullen wij zo snel mogelijk contact met je opnemen voor een sollicitatiegesprek. Deze gesprekken zullen in week 17 plaats vinden. 13 mei zal het kandidaat bestuur bekendgemaakt worden. 5. Planning Kandidaatsbestuur Dit jaar zal de planning er iets anders uit zien in vergelijking met andere jaren. Het bestuur zal veel vroeger wisselen zodat de verantwoordelijkheid van bepaalde activiteiten komt te verschuiven ten opzichte van vorige jaren. Daarom hieronder nog een overzicht van de planning van het kandidaatsbestuur inclusief een overzicht van de eerste activiteiten die ze als bestuur moet uitvoeren. Beleidsmidweek - 22 t/m 26 juli 2013 Met het huidige en kandidaatsbestuur ga je een midweek naar een vakantiepark om het beleidsplan en de jaarplanning voor bestuursjaar te schrijven. Het huidige bestuur zal aanwezig zijn om het kandidaatsbestuur te ondersteunen. TOP week 19 t/m 23 augustus 2013 Tijdens de TOP week zijn er de afgelopen jaren twee dagen ingepland voor de faculteiten en de studieverenigingen. Voor dit jaar is het nog niet bekend hoe dit ingedeeld gaat worden. Tijdens de TOP week zijn zowel het huidige bestuur, het kandidaatsbestuur als commissies 1 3

14 zoals de promocommissie verantwoordelijk voor de promotie van studielening POLIS. Een precieze invulling van de TOP week volgt nog. Wissel ALV 2 september 2013 Tijdens deze ALV presenteert het kandidaatsbestuur het beleidsplan en de begroting voor het jaar Wanneer de vergadering instemt met het aftreden van het huidige bestuur en met het aantreden van het kandidaatsbestuur ben je officieel het bestuur van Introkamp - 6 t/m 8 september 2013 Als je nog niet als commissie, mentor of vrijwilliger meegaat, ga je als kandidaat-bestuurslid alsnog als vrijwilliger mee. Volgens de huidige planning zullen jullie, tegen deze tijd al bestuur zijn. En zal dit dus jullie eerste grote activiteit zijn. Commissie informatieavond 13 september 2013 Op deze avond kunnen geïnteresseerden voor de nieuwe commissies informatie inwinnen bij afgevaardigden van de commissies van afgelopen jaar. Deze avond wordt volledig georganiseerd door het kandidaatsbestuur. POLIS A-Hoi 13 september 2013 Dit feest wordt nog georganiseerd door het kandidaatsbestuur en zal aansluiten op de Commissie informatieavond, het kandidaatsbestuur is hierbij aanwezig om o.a. met haar nieuwe leden kennis te maken. 1 4