Aanvraagformulier voor het werkjaar Informatie en richtlijnen bij het aanvragen van subsidies. I. Procedure

Transcriptie

1 Gemeente Tervuren Aanvraag tot subsidies voor 4 de pijlerprojecten 1 in ontwikkelingslanden d.w.z. particuliere initiatieven ontwikkeld of ondersteund door verenigingen, organisaties of personen met een duidelijke band met Tervuren Aanvraagformulier voor het werkjaar 2015 Informatie en richtlijnen bij het aanvragen van subsidies I. Procedure a. De aanvraagdossiers moeten uiterlijk 31 maart 2015 toekomen bij de Gemeente Tervuren, t.a.v. de Schepen van Ontwikkelingssamenwerking, Markt 7A bus 2, 3080 Tervuren. b. De aanvraagdossiers moeten worden ingediend via een organisatie die lid is van de Algemene vergadering van de GROS. Zie Ledenlijst GROS op onder Bestuur/Adviesraden/GROS. c. Voor de aanvraag is het gebruik van dit formulier verplicht. Gelieve het document bij voorkeur met behulp van de computer te vervolledigen. De grootte van de in te vullen velden mag worden aangepast aan de behoeften van de aanvrager. d. Het staat de aanvrager vrij om dit formulier aan te vullen met bijlagen (vb. brochure project, uitgewerkt projectvoorstel opgesteld voor andere donoren, nieuwsbrief) e. Van organisaties/verenigingen/personen die reeds eerder gemeentelijke subsidies ontvingen voor projecten van ontwikkelingssamenwerking en/of -educatie wordt verwacht om samen met de nieuwe aanvraag een rapport over de laatst ontvangen subsidies in te dienen (zie punt II c). f. Onvolledig ingevulde formulieren zullen niet in aanmerking komen voor subsidies. g. Het GROS-bestuur beoordeelt de ingediende dossiers en biedt haar advies aan op de Algemene Vergadering die in principe doorgaat in het tweede kwartaal van Het goedgekeurde advies wordt nadien voorgelegd aan het gemeentebestuur. h. Na goedkeuring door het gemeentebestuur worden de subsidies toegekend aan de respectieve organisaties/verenigingen of personen. i. De subsidies mogen worden gebruikt in 2015 en II. Algemene voorwaarden voor toekenning van subsidies a. Verbondenheid met Tervuren: De initiatiefnemers moeten een duidelijke band met de gemeente aantonen. Dit houdt in: 1. In het jaar van de subsidietoekenning of het voorgaande jaar wordt minstens één (eigen) actie van informatie, sensibilisatie of fondsenwerving bij de ruimere Tervuurse bevolking rond het project georganiseerd (d.w.z. dat de actie en dus ook de promotie hiervoor zich richten tot een groep die breder is dan de eigen achterban). De initiatiefnemers sturen vooraf een uitnodiging en een gedetailleerd programma van deze activiteit(en) aan de GROS en maken o.a. gebruik van het gemeentelijke infoblad om de activiteit(en) aan te kondigen. 1 4 e pijler: verzamelnaam voor alle ontwikkelingsinitiatieven die ondernomen worden naast die van de overheid (1ste pijler), de internationale organisaties (2de pijler) en de niet-gouvernementele organisaties of NGO s (3de pijler). Voor meer info zie Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden- 4 de pijler Pagina 1 van 8.

2 2. Het project wordt gedragen door een actief netwerk van vrijwilligers of medewerkers in /uit Tervuren 3. Geldophaling in Tervuren levert een belangrijke bijdrage tot de projectfinanciering. 4. Deelname aan sociale kerstmarkt en verenigingsbeurs te Tervuren wordt verwacht. De verbondenheid met Tervuren geldt als een ontvankelijkheidscriterium: is hiervan onvoldoende sprake, dan wordt de aanvraag niet verder behandeld. b. Financieel criterium: De toelage van de gemeente kan niet meer bedragen dan 80% van de kostprijs van de geplande activiteiten. Dit betekent dat de organisatie minstens 20% eigen bijdragen zal aanbrengen (met inbegrip van middelen die via collectes of giften worden verzameld, maar zonder inbreng van subsidies). c. Verplichting tot verantwoording: 1. Uiterlijk eind 2016 moet de organisatie een beknopt rapport indienen bij de gemeente m.b.t. het gebruik van de subsidie toegekend in Indien reeds eerder een volgende subsidieaanvraag ingediend wordt, moet het rapport samen met de nieuwe subsidieaanvraag worden ingediend. Dit rapport bevat naast een inhoudelijk deel met de belangrijkste activiteiten en resultaten, een financiële verantwoording waarin het gebruik van de subsidies wordt aangetoond, vergezeld van (de kopies van) originele facturen / bewijsstukken m.b.t. de uitgaven en liefst ook van enkele foto s. Een formulier voor dit rapport is beschikbaar op de gemeentelijke website. 2. Een organisatie/vereniging/persoon die een subsidie ontvangt kan in 2015 of in 2016 door de GROS worden uitgenodigd om de evolutie van het project en de eventuele aanbevelingen van de GROS te bespreken. III. Inhoudelijke criteria voor het beoordelen van de aanvraagdossiers: a. Bijdragen aan ontwikkeling en armoedebestrijding van de kwetsbare bevolkingsgroepen in de ontwikkelingslanden, met concentratie op thema s zoals onderwijs en vorming, primaire gezondheidszorg (met voorkeuroptie voor preventie), landbouw en veeteelt, klimaatverandering en sociale en groene economie; b. gericht op capaciteitsversterking en ontplooiing (mikken op empowerment van de lokale bevolking/structuren en het versterken van de zelfredzaamheid en autonomie van de lokale bevolking/doelgroep); c. de keuze voor een structurele aanpak van de ontwikkeling; d. complementariteit: zijdelings versterken of aanvullen van andere initiatieven; e. gericht op het ownership van de lokale bevolking/doelgroep (lokale bevolking/doelgroep neemt m.a.w. de eigen ontwikkeling in handen); f. gericht op duurzaamheid; g. respect voor de economische, sociale en culturele basisrechten van de betrokken bevolking/doelgroep; h. voorkeuroptie voor de Minst Ontwikkelde Landen (cf. OESO-DAC-lijst) Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden- 4 de pijler Pagina 2 van 8.

3 1. Gegevens in verband met de aanvrager Naam van de aanvrager 3) : Relatie van de aanvrager tot het project: Naam van het indienende GROS lid 4) (indien de aanvraag wordt gedaan door een niet lid): Doel / ambitie / missie van de aanvrager (indien organisatie of samenwerkingsverband): Hoofdactiviteit van de aanvrager (indien organisatie of samenwerkingsverband), om het doel van de organisatie te bereiken: Eventuele rechtsvorm van de aanvrager: (indien hiervan sprake is, dan a.u.b. een kopie van de statuten bijvoegen) Jaar en plaats van oprichting van organisatie: Info m.b.t. structuur van organisatie (bestuur, taakverdeling, ) (mag ook beantwoord worden via een nota in bijlage) Onderdeel van of structureel verbonden met grotere organisatie? Welke? Samenwerkingsverbanden met andere organisaties: Grootte van het vrijwilligersbestand, van de groep actief betrokken sympathisanten en van de vaste donateurs in Tervuren: - actieve vrijwilligers - groep sympathisanten, ontvangers van e- brieven - vaste donateurs Ervaring / expertise m.b.t. ontwikkelingssamenwerking en/of thematiek van het project: 3 4 Een aanvrager kan zijn: een individu, een organisatie of samenwerkingsverband van organisaties. De subsidieaanvraag dient altijd door een lid van de GROS bij de Gemeente Tervuren te worden ingediend. Is de aanvrager zelf geen lid van de GROS, dan laat zij de aanvraag door een bestaand lid indienen. Bij vraag 9 van dit formulier motiveert dit lid haar steun aan de aanvraag. Dit houdt in dat de aanvrager en de indiener een en dezelfde zijn indien de aanvrager een GROS-lid is, maar verschillend zullen zijn indien dat niet het geval is. Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden- 4 de pijler Pagina 3 van 8.

4 Vorming van medewerkers: is er de voorbije jaren geïnvesteerd in vorming ter verbetering van jullie werking? Adres: Tel: Website: Naam verantwoordelijke voor het project: Naam bank en rekeningnummer: Eventueel BTW nummer: 2. Gegevens in verband met de uitvoerende partner(organisatie) in het ontwikkelingsland Naam van de partner(organisatie) 56 in het ontwikkelingsland: Doel / ambitie van de partner: Hoofdactiviteit van de partner: Jaar van oprichting: Info m.bt. structuur van organisatie (aantal leden/personen, bestuur, taakverdeling, duurzaamheid, ) Ervaring / expertise met problematiek en thematiek van het project: Doelgroep van de partner - hoeveel en welke mensen bereiken zij: Samenwerking met de lokale overheid en nationale overheid? Zo ja, kort toelichten. 5 Het woord partner hoeft niet gezien te worden als een officiële organisatie. Het kan ook gaan om een schooldirectie, een dorpscomité, een familie of een groep van mensen. Omwille van de zorg om duurzaamheid, mag de partner echter niet beperkt zijn tot één persoon. 6 Projecten die enkel worden gedragen door individuen (uit Tervuren), zonder samenwerking met een partner in het Zuiden, komen niet in aanmerking voor subsidies. Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden- 4 de pijler Pagina 4 van 8.

5 Samenwerking met andere lokale organisaties die in de regio rond hetzelfde thema bezig zijn? Zo ja, kort toelichten. Waarom is specifiek voor deze lokale partner in het ontwikkelingsland gekozen? Sinds wanneer wordt deze lokale partner door de aanvrager gesteund? Geef info m.b.t de historiek van de steun/samenwerking. Adres: Tel: Website Naam verantwoordelijke voor het project: 3. Omschrijving van de band van het project met de gemeente Tervuren a) Wat is de band van de aanvrager met de gemeente Tervuren? b) Hoe wordt of zal over het project gecommuniceerd worden met de (ruimere) bevolking van Tervuren? Via welke initiatieven gericht op sensibilisatie en/of fondsenwerving? (Gelieve bewijsstukken, verslagen en/of uitnodigingen/aankondigingen aan het dossier toe te voegen.) 4. Projectomschrijving a) Interventiesector(en) thema(s) (vb. gezondheidszorg, onderwijs en vorming, landbouw en voedselzekerheid, milieu, aanpassing klimaatverandering ) b) Looptijd van het project (voorziene begin- en einddatum). c) Beschrijving van de doelgroep en context van het project. d) Welk concreet probleem zal door het project worden bestreden? (D.w.z. de probleemsituatie op doelgroepniveau die bestreden zal worden door het project, b.v. te lage prestatie van kinderen op school). Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden- 4 de pijler Pagina 5 van 8.

6 e) Doelstelling(en) van het project: Welke specifieke doelstelling(en) / positieve situatie wil het project bij de doelgroep bereiken? b.v.: prestatie van schoolkinderen verbeterd Wat dient daartoe op het niveau van de doelgroep verbeterd te worden? b.v. de leesvaardigheden Welke vooruitgang wil men hierin realiseren? b.v.: kinderen lezen en begrijpen meer boeken (en/of moeilijkere boeken) (Indien de vooruitgang niet kwantitatief meetbaar is, kan dit vaak op een andere (b.v. kwalitatieve) wijze worden omschreven. Het gaat erom de begin- en eindwaarde duidelijk te stellen.) Binnen welke termijn is deze verbetering voorzien? (tijdpad) b.v.: binnen x maanden of x jaar Waaraan merkt de doelgroep dat haar situatie verbeterd is? b.v. kinderen behalen betere resultaten op school en evt ook daarbuiten, meer kinderen slagen voor hun examens, vinden weg naar de arbeidsmarkt. f) Aanpak: Hoe tracht het project de doelstelling(en) te realiseren? g) Zijn er risico s dat deze werkwijze niet het gewenste effect zal hebben? Zo ja, welke risico s zijn dat en hoe speelt het project daar op in? h) Wat was/is de rol van de lokale gemeenschap in het ontwikkelingsland bij de ontwikkeling van het project en hoe blijft zij hierbij betrokken? (eigenaarschap!) i) Duurzaamheid: Op welke manier wordt de duurzaamheid van het project nagestreefd? Welke (eventuele) maatregelen worden hiervoor genomen? Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden- 4 de pijler Pagina 6 van 8.

7 5. Specifiek projectonderdeel waarvoor een subsidie wordt gevraagd a. Voor welke specifieke activiteiten wordt een subsidie gevraagd? Geef een korte beschrijving van deze activiteiten. b. Geplande duur van deze activiteiten: c. Hoe dragen deze activiteiten bij tot de verwezenlijking van de doelstelling(en) van het project? 6. Informatie m.b.t. de financiering van het project a. Gelieve de projectbegroting voor het betreffende jaar (minstens) of voor meerdere jaren toe te voegen als bijlage bij dit aanvraagformulier. De begroting betreft minstens de activiteiten die mede met behulp van de subsidie zullen uitgevoerd worden. b. Vermelding financieringsbronnen ter realisatie Eigen inbreng (d.w.z. zonder subsidies maar m.i.v. geldophaling) -bedrag? -aandeel in gehele projectfinanciering? -hoe wordt het verzameld? -totaal bedrag van geldophalingen / schenkingen intervuren? (welk jaar?) Andere financieringsbronnen -welke? -bedrag(en)? (ook subsidies/aanvragen bij andere Belgische gemeenten en overheden vermelden + financiering in het land van het project) Tussenkomsten in natura -van wie? -wat? Verwachte inkomsten van het project zelf -bedrag? -hoe bekomen? Andere: c. Subsidiebedrag gevraagd aan de gemeente Tervuren: Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden- 4 de pijler Pagina 7 van 8.

8 d. Informatie m.b.t. eerder ontvangen subsidies van de gemeente Tervuren voor dit / ander project (jaar, bedrag, titel project): 7. Datum en handtekening van de aanvrager Ondergetekende verklaart dat alle vermelde inlichtingen correct zijn en dat de toegekende subsidies uitsluitend gebruikt worden voor de financiering van het hierboven vermelde project. Ondergetekende verklaart tevens kennis te hebben genomen van de voorwaarden hieraan verbonden. Naam organisatie :... Naam verantwoordelijke:... Datum: Handtekening: Indien de aanvrager geen lid is van de GROS, wordt het indienende GROS-lid verzocht hier te motiveren waarom zij de aanvraag steunt. (Zonder deze motivering is de aanvraag niet geldig.) Naam lidorganisatie van de GROS:... Naam verantwoordelijke: Datum: Handtekening: Aanvraag voor 31 maart 2015 schriftelijk en digitaal in te dienen bij: Gemeente Tervuren Schepen voor Ontwikkelingssamenwerking Markt 7A bus Tervuren ac@tervuren.be Voor bijkomende informatie kan u terecht bij Marc Forrier, marc.forrier@tervuren.be, 02/ , Walter Kennes, walterkennes@telenet.be, Mylène De Scheemaecker, 02/ s avonds of mylene.descheemaecker@fulladsl.be of Guido Bartholomees: 02/ of guido.rit@skynet.be van de GROS. Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden- 4 de pijler Pagina 8 van 8.