TOELICHTING OP AANVRAAGFORMULIER GROTE EVENEMENTEN

Transcriptie

1 TOELICHTING OP AANVRAAGFORMULIER GROTE EVENEMENTEN ALGEMEEN: Een aanvraag voor een groot evenement wordt ter advisering door de afdeling Openbare Orde en Veiligheid doorgestuurd naar de politie, brandweer, wijkteamleider, stadstoezicht, Ghor en eventueel andere diensten zoals Arriva. Indien er geen bezwaren van deze disciplines zijn tegen het evenement wordt de aanvraag gepubliceerd. Na publicatie hebben belanghebbenden bij het evenement (meestal omwonenden) twee weken de mogelijkheid om hun eventuele zienswijzen kenbaar te maken. Na afloop van deze termijn wordt een definitief besluit op de aanvraag genomen, indien de aangeleverde informatie volledig is. De aanvraag dient tenminste 3 maanden voor aanvang van het evenement te zijn ingediend. Er dient altijd voldoende ruimte vrij te worden vrij gehouden voor het calamiteitenverkeer. Dit houdt in dat een doorgang 3,5 m breed en 4,2 m hoog wordt vrijgehouden. Puntsgewijze verwijzing naar het aanvraagformulier: 1) Het aantal bezoekers gelijktijdig is van belang in verband met crowdmanagement (= het in goede banen leiden van grote groepen mensen bij publieksevenementen). Dit om in te kunnen schatten welke mate van beveiliging en welke maatregelen genomen moeten worden om gevaarlijke situaties te voorkomen, bijv. verdrukking door teveel personen op een locatie/plein/straat. Indien dit niet bepaald wordt door kaartverkoop dan een reële schatting geven. 2) Tijden: De uiterlijke eindtijd van een evenement in de binnenstad of de kom van Rosmalen is vastgesteld op uur. Voor de overige wijken is dit uur. Met het ten gehore brengen van muziek mag op zondag eerst worden begonnen na uur. Dit op grond van artikel 5, lid 1 van de Zondagswet. Op de Parade mag op zondag pas vanaf uur worden begonnen met het ten gehore brengen van muziek ed. in verband met de diensten in de Sint Jan. 3) Situatietekening: De situatietekening moet op schaal bij voorkeur schaal 1:100 of 1:200) worden aangeleverd en moet de te plaatsen objecten op schaal bevatten (podium, tent, bars, standplaatsen, toiletunits ed) (zie ook onder nr 22) 4) Muziek: Indien er tijdens het evenement versterkte live muziek of mechanische muziek ten gehore wordt gebracht, moet het formulier Geluid bij evenementen worden ingevuld. Dit formulier wordt voorgelegd aan de afdeling milieu, die daarop adviseert over het toegestane geluidsniveau. 5) Bij het plaatsen van een tent moet u rekening houden met de brandveiligheidsvoorschriften voor het plaatsen van tenten. Zie ook onder 3 en nr 22 Bij het plaatsen van een podium dient er een barrière gemaakt te worden zodat over de hele lengte van het podium met tenminste 1.35 m een vrije doorgang blijft. 6) Indien er een tribune wordt geplaatst dient u de constructiegegevens hiervan bij te voegen bij de aanvraag. Deze gegevens worden beoordeeld door de afdeling VTH van de gemeente. 7) Voor het huren van gemeentelijke dranghekken (weren/geleiden van personen) kunt u contact op nemen de heer D. de Lang van de afdeling Realisatie en Beheer Openbare Ruimte, bereikbaar onder telnr Hier zijn in een aantal gevallen kosten aan verbonden. U kunt ook zelf dranghekken regelen via een ander bedrijf. 8) Voor een offerte voor het treffen van tijdelijke verkeersmaatregelen (verkeershekken/borden/evt fietsenstalling/verplaatsen straatmeubilair), kunt u contact opnemen met de heer D. de Lang van de afdeling Realisatie en Beheer Openbare Ruimte, telnr Hier zijn kosten aan verbonden. Indien er straten worden afgesloten dient er ook een verkeersplan gemaakt te worden (zie onder 9).

2 9) Verkeersplan: Als u voor het evenement wegen wilt afsluiten dient op een tekening te worden aangegeven welke wegen dit betreft. U dient er rekening mee te houden dat er tijdelijke (verkeers) maatregelen getroffen moeten worden voor het regelen en geleiden van het verkeer. U bent verantwoordelijk voor het opstellen van een verkeersplan en voor de feitelijke uitvoering hiervan. Tegen vergoeding kan dit eventueel door de gemeente worden gedaan. Hiervoor kunt u contact opnemen met de heer D. de Lang van de afdeling Beheer Openbare Ruimte, telnr Indien u dit in eigen beheer wilt laten uitvoeren, dient dit door een ter zake gespecialiseerd bedrijf te worden uitgevoerd en aan de gemeente ter goedkeuring te worden voorgelegd. Als door het evenement hinder optreedt voor het openbaar vervoer, moet de organisator met Arriva een zodanige regeling treffen, dat het openbaar vervoer zo goed mogelijk doorgang kan vinden. U dient hiervoor contact op te nemen met Arriva, dit kan via janwillem.sonke@arriva.nl. De gepland omleiding moet minimaal 4 weken voor aanvang het evenement bij Arriva bekend zijn. Het verkeersplan moet tevens omvatten: - Verwijzings- en/of bewegwijzeringsborden (bijv. met betrekking tot parkeren) - Vooraankondigingsborden (bijv. opheffing parkeerplaatsen/afsluitingen) - Wilt u verkeersregelinstallaties (VRI s) buiten werking stellen, dient dit te worden overlegd met de gemeente - Indien er verkeersregelaars worden ingezet, de locaties aangeven in het verkeersplan. Hierbij moet u er rekening mee houden dat de verkeersregelaars bevoegd moeten zijn. Een verkeersregelaar dient in het bezit te zijn van een certificaat. Zie ook - locaties van dranghekken en/of verkeershekken. - de omleidingsroute(s) voor het openbaar vervoer 10) Crowdcontrol = het in goede banen leiden van grote groepen mensen bij publieksevenementen. zie ook onder 9 voor een verkeersplan. Hierbij dient er ook een ontruimingsplan/calamiteitenplan gemaakt te worden. 11) Wanneer de zwak-alcoholische dranken worden verkocht, dient u te beschikken over een ontheffing in het kader van artikel 35 van de Drank- en horecawet. In dat geval dient de persoon/personen voor wiens rekening en risico de dranken worden verkocht in het bezit zijn van een verklaring Sociale Hygiëne (een kopie daarvan en een kopie van een identiteitsbewijs dienen mee gezonden te worden met de aanvraag voor het evenement met daarbij de naam en adresgegevens van de persoon) en dient/dienen aan de volgende eisen te voldoen: zij mogen niet onder curatele staan dan wel uit het ouderlijk gezag of voogdij ontzet zijn; zij mogen niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn. Bij de verstrekking van de zwakalcoholische dranken geldt dat: personen beneden de leeftijd van 18 jaar mogen bij verstrekken van zwak-alcoholische drank geen dienst doen gedurende de tijd dat van deze ontheffing gebruik wordt gemaakt; gedurende de tijd dat van de ontheffing gebruik wordt gemaakt, mag geen sterke drank aanwezig zijn, noch worden toegelaten dat zodanige drank aan het publiek wordt verstrekt; gedurende de tijd dat van de ontheffing gebruik wordt gemaakt moeten voor het publiek steeds alcoholvrije dranken verkrijgbaar zijn; nabij de plaats waar de zwakalcoholische drank zal worden verstrekt moet op duidelijk leesbare wijze aan het publiek kennis worden gegeven, dat aan personen beneden de leeftijd van 16 jaar geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt; personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren of die door hun gedrag aanstoot geven, moeten worden geweerd of verwijderd. Wanneer er tijdens het evenement alcoholhoudende dranken gratis verstrekt worden (alleen zwakalcoholische dranken zijn mogelijk), dient u rekening te houden met de volgende zaken:

3 nabij de plaats waar de zwakalcoholische drank zal worden verstrekt moet op duidelijk leesbare wijze aan het publiek kennis worden gegeven, dat aan personen beneden de leeftijd van 18 jaar geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt; personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren of die door hun gedrag aanstoot geven, moeten worden geweerd of verwijderd. Bij een tapinstallatie moet aan de volgende standaardvoorwaarden worden voldaan: - Er dient minimaal een handwasgelegenheid bij de tapinstallatie aanwezig te zijn. Dit dient tenminste een jerrycan met kraantje gevuld met schoonwater te zijn en een opvangbak voor het afvalwater. Deze opvangbak moet regelmatig worden geleegd. Verder moet er een zeeppompje, papieren handdoekjes en een afvalbak zijn, geen handdoeken. - Voor meer informatie met betrekking tot horecavoorzieningen en tapinstallaties kunt u voor advies terecht bij de Voedsel- en Warenautoriteit (VWA) op telnr ) Indien er bij het evenement voedsel bereidt wordt en u wilt het afvalwater hiervan lozen op het gemeenteriool, dient er gebruik gemaakt te worden van een olie- en vetafscheider. Indien u hierin niet voorziet, is het niet mogelijk te lozen op het gemeenteriool en moet u maatregelen nemen om het afvalwater op te slaan en zelf op een juiste manier af te voeren. Voor het aansluiten op het gemeenteriool dient u tijdig contact opnemen met de heer D. de Lang, via telnr Standaardvoorwaarden technische Hygiëne: - De organisatie dient te werken volgens de HCCAP richtlijnen - De te gebruiken ruimte dient te worden schoongemaakt en onderhouden zodat de kans op besmetting van eet- en drinkwaren en de aanwezigheid van ongedierte, voor zover mogelijk, wordt uitgesloten. - Voor meer informatie met betrekking tot horecavoorzieningen en tapinstallaties kunt u voor advies terecht bij de Voedsel- en Warenautoriteit (VWA) op telnr ) Toiletvoorzieningen kunt u bij de gemeente regelen of zelf huren. Een aanvraag voor het huren van de voorzieningen kunt u tijdig indienen bij de heer D. de Lang, telnr Aan het huren van de toiletvoorzieningen via de gemeente zijn kosten verbonden. - Er moet minimaal één toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers zijn (minimaal twee toiletten) op een maximale loopafstand van ca 150 m. - Herentoiletten mogen gedeeltelijk vervangen worden door urinoirs, maar het aantal urinoirs mag maximaal ¼ van het totale aantal herentoiletten bedragen - Er dienen bij de damestoiletten sanitaircontainers aanwezig te zijn - Zorg voor voldoende toiletpapier - Zorg voor goede verlichting in de toiletunit en een goede ventilatie - Zorg voor minimaal één handwasvoorziening per vier toiletten met wegwerphanddoekjes en een afvalbak. - De toiletten (evt douches) en wasgelegenheden dienen maximaal twee maal per dag te worden schoongemaakt, zo nodig vaker. Er moet een schoonmaakschema aanwezig zijn waarop de frequentie van schoonmaken wordt aangegeven 14) Zie ook 12. Voor aansluitingen op het gemeenteriool dient u tijdig contact op te nemen bij de heer D. de Lang, telnr Indien u niet kiest voor aansluiting op het gemeenteriool dient u zelf maatregelen te nemen voor de opslag van het afvalwater en het op de juiste manier afvoeren ervan. 15) Voor water- en stroomaansluitingen kunt u contact opnemen met de marktmeester van Stadstoezicht, via telefoonnr Tijdelijke drinkwatervoorzieningen moeten voldoen aan NEN De eisen hiervoor staan vermeld in het werkblad 1.4 H. van de VEWIN. Afwijkingen hiervan zijn alleen aanvaardbaar op basis van een risicoanalyse én in overleg met het waterleidingbedrijf. Een van de uitgangspunten hierbij is dat het

4 drinkwater aan het tappunt hygiënisch (volksgezondheid) betrouwbaar is. De waterinstallatie moet ook voldoen aan de eisen die gesteld worden aan legionellapreventie. Dit is alleen van toepassing indien er verneveling plaatsvindt zoals bij douches, whirlpools ed. Er dient dan altijd contact te worden opgenomen met de GGD. Bij sommige evenementen (zoals dance events, popconcerten, sportevenementen) leveren mensen in een relatief korte tijd een grote inspanning bij soms hoge temperaturen en soms bij een zeer prikkelende omgeving (harde geluiden, lichtflitsen). Dan bestaat er een verhoogd gevaar voor uitdroging en uitputting. De organisatie van zo n evenement moet in ieder geval zorgen voor voldoende watertappunten waar schoon leidingwater gratis beschikbaar is. 16) De gemeentelijke vlaggenmasten staan langs de toegangswegen van de stad. Om aan deze masten banieren te hangen, kunt u contact opnemen met het secretariaat van de afdeling Economische Zaken van de gemeente, telnr ) Voor parkeer- en/of milieuontheffingen kunt u contact opnemen met de afdeling Stadstoezicht, via de gemeentelijke website ( of telnr Hier zijn kosten aan verbonden. 18) Om afvalbakken en/of containers (pers-, afzet- of rolcontainer) te huren tijdens uw evenement, kunt u contact opnemen met de Afvalstoffendienst van de gemeente. Voor een offerte op maat kunt u contact opnemen via telnr De opslag en verwijdering van afval, moet om reden dat het een bron van ziektekiemen is en ongedierte aantrekt, aan strenge eisen voldoen: - Er dient voldoende gelegenheid aanwezig te zijn om afval weg te gooien - Dagelijks of zonodig meerdere keren per dag moet het afval verzameld worden bij een aparte opslagplaats waar het afval in afsluitbare afvalcontainers wordt opgeslagen. - In verband met veiligheid dient glas afzonderlijk verzameld te worden. 19) Een transferium is een ruime P+R parkeergelegenheid aan de rand van de stad om de parkeerdruk van het stadscentrum te verminderen. Binnen de gemeente s-hertogenbosch zijn er drie transferia: - Vlijmenseweg (nabij Koning Willem I College) - Pettelaarpark (zuidzijde van de stad op kantorenpark Pettelaarpark) - De Vliert (aan de Stadionlaan) Vanaf de transferia rijdt er een bus naar het centrum van de stad. Voor meer informatie hierover verwijs ik u naar de webpagina: Wanneer u een transferium wilt gebruiken voor het parkeren van bezoekers van uw evenement, kunt u contact opnemen met de afdeling Stadstoezicht, de heer R. van Bommel, telnr Aan het gebruik van het transferia voor parkeren zijn kosten verbonden. Deze terreinen mogen niet gebruikt worden als evenemententerrein. 20) Schoonmaak van het evenemententerrein. Na afloop van een evenement moet het gebruikte terrein schoon worden opgeleverd. Deze schoonmaak kunt u in eigen beheer uit (laten)voeren of laten uitvoeren door de gemeente. Indien u het terrein door de gemeente wilt laten schoonmaken, dient u tijdig contact op te nemen met de heer D. de Lang, telnr ) Voorwaarden en voorschriften die te maken hebben met EHBO: - Per 750 tegelijkertijd aanwezige bezoekers dient één persoon met een geldig EHBO-diploma aanwezig te zijn, met een minimum van 2 personen waarvan minimaal 1 verpleegkundige. De EHBO-ers dienen minimaal te beschikken over het volgende niveau: BLS Er dient minimaal 1 EHBO-post aanwezig te zijn. De EHBO-post dient gerealiseerd te worden in een bestaand/tijdelijk onderkomen en minimaal voorzien te zijn van (stromend) water en in de periode van oktober tot april dienen er tevens verwarmingsmogelijkheden te zijn.

5 De EHBO-post dient permanent bemand te zijn met tenminste één persoon met een geldig EHBO-diploma. De EHBO-post dient duidelijk herkenbaar te zijn. De organisatie dient er voor te zorgen dat de toegankelijkheid en doorgang voor de ambulance op het evenemententerrein gegarandeerd is. 22) Een situatietekening moet in ieder geval voldoen aan de volgende eisen: De te gebruiken symbolen moeten voldoen aan NEN Deze norm geeft symbolen weer voor het weergeven van veiligheidsvoorzieningen op plattegronden. Naast de aanwijzingen voor het gebruik van symbolen bevat de norm ook eisen voor de inrichting en het ontwerp van deze plattegronden. De (nood)in- en uitgang(en) van het te gebruiken terrein, inclusief doorgangsbreedte. De situatie van het terrein, de tijdelijke inrichting en indeling ervan. Blusmiddelen en aanwezige bluswatervoorzieningen (brandkranen, geboorde putten ed) Nood- en transparantverlichting. Stoelenplan. De (pagode-)tenten met gebruikersnaam. Elektriciteitsvoorziening. Welke verwarmingsbron van de tent(en). Het gebruik van welke energiebron ten behoeve van koken/bakken/braden. Eventuele aanvullende eisen: Waar bevinden zich de posten van de beveiliging/bewaking en EHBO. Hoe is de aan- en afvoer van bezoekers geregeld. Waar bevindt zich de opslagplaats van gasflessen met de stofnaam met gevaren identificatienummer en hoeveel voorraad van deze gasflessen is aanwezig. Indien van toepassing het aantal voorstellingen met tijden en data. Als er op het evenemententerrein parkeervoorzieningen zijn dan dit op een tekening aangeven. Hoeveel bedrijfshulpverleners (BHV-ers) zijn er aanwezig bij het evenement. Hoe en waar wordt het afval opgeslagen.