CHECKLIST GEBRUIK EBLINC- MODULES

Transcriptie

1 CHECKLIST GEBRUIK EBLINC- MODULES EBLINC

2 Voordat u met EBLINC aan de slag gaat is het belangrijk om de mogelijkheden van het systeem te weten. Door de vele mogelijkheden ziet uzelf en uw klant op enig moment door de bomen het bos niet meer. Maak eerst een inventarisatie en dan een stappenplan. En richt de applicatie samen in met de werkgever. Bij het aanmaken van een nieuw bedrijf moeten bijvoorbeeld al een aantal keuzes worden gemaakt, denk hier goed over na dat voorkomt later problemen. (Overigens kunnen alle mutaties achteraf altijd weer worden gecorrigeerd). Pagina 1

3 CHECKLIST gebruik EBLINC- modules O N D E R S C H E I D E N D I N E E N V O U D Inhoud 1. Checklist... 3 CHECKLIST IN HET KORT... 6 Pagina 2

4 1. Checklist Alvorens je aan de slag kunt gaan is het noodzakelijk dat je eerst een beeld vormt van het bedrijf wat je gaat inregelen. Welke modules ga je aanbieden (gebruiken) en waar kunnen er besparingen worden gerealiseerd. Om EBLINC te kunnen gebruiken moeten de voordelen zichtbaar worden. Om een inschatting te kunnen maken waar de voordelen zich zouden kunnen bevinden moet je je inleven in de werkzaamheden van een werkgever, waar zit het administratieve ongemak, waar gaat de tijd verloren en waar wordt er tijd gemorst. Hoe maken we werknemers blij, kortom wat zijn de wensen van de werkgever en werknemer. AANDACHTSGEBIEDEN: A. Verlof B. Verzuim C. Wagenparkbeheer D. Verloning E. Beheer Werknemers gegevens F. Dossier vorming G. Historie H. Formulieren I. Inzage Kosten J. Arbeidsvoorwaarden communicatie K. Invoer efficiency Ad A. Verlof Wat is de routing van een verlofaanvraag, wie vraagt bij wie aan, wie controleert, wie registreert, kortom who is in charge? Ad B. Verzuim Hier geldt in feite hetzelfde; Wat is de routing van een verzuimmelding, wie vraagt bij wie aan, wie controleert, wie registreert, kortom who is in charge? Pagina 3

5 Ad C. Wagenparkbeheer (wie rijdt er, wanneer, in welke auto?) Wie is er verantwoordelijk voor het wagenpark, wat moet er worden bijgehouden, en wie houdt dat bij. Wie berekent de bijtellingen, inhoudingen etc. Welke partijen (lease) moeten op de hoogte worden gesteld van wijzigingen. Welke partijen zijn dat en hoe gaat de communicatie? Ad D. Verloning Wat is de routing van de loonstrook. Wie maakt de strook of doen ze dat zelf. Is degene die de strook maakt belangrijk voor de organisatie. Worden de stroken nog geprint, of worden ze toegestuurd per mail. Hoe worden de maandelijkse mutaties (vergoedingen, inhoudingen, bekeuringen etc.) doorgegeven aan de salarisverwerker? Kan de werkgever kosteloos een proforma loonberekening maken (inclusief alle inhoudingen van pensioen, WGA, WIa etc.)? Ad E. Werknemers gegevens Op welke manier bewaart de werkgever de personeelsgegevens. Hoe zit het met de partner gegevens en of de gegevens van de kinderen. Doorgaans bij het MKB zitten deze gegevens in Excel. Ad F. Personeelsdossier Waar worden de personeelsgegevens bewaart. In hangmappen. Krijgt elke nieuwe werknemer een hand-out bij indiensttreding of een PZ boekje? Moeten alle formulieren weer worden ingevuld, hoe maakt men een arbeidsovereenkomst (knippen-plakken)? Doorgaans een tijdrovend proces. Ad G. Historie van gegevens Als werkgever wil je snel inzicht in de salarishistorie en de functie classificatie binnen de organisatie, is deze info voor het grijpen? Pagina 4

6 Ad G. Formulieren Welke formulieren worden nu allemaal gebruikt bij uw klant. Doorgaans allemaal formulieren waar elke keer de zelfde gegevens op moeten worden ingevuld. Denk aan Spaarloon, Pensioen, Arbeidscontract, Arbo, etc. etc. Ad. H. Inzage in de kosten van de organisatie Heeft de werkgever met 1 druk op de knop de kosten in beeld van de werknemer die hij aanneemt. Kan hij een kostenoverzicht laten zien aan de werknemer waaruit de kosten blijken (EBS) Ad J. Communicatie naar werknemers Op welke manier laat de werkgever nu zien hoe geweldig de arbeidsvoorwaarden zijn? Ad K. Invoer efficiency Op welke manier ontvangt u de salarismutaties? Is dit per postduif of per Excel of voert uw klant het op in EBLINC? Deze laatste is ook voor u de meest handige. De andere vormen van doorgeven zouden duurder moeten zijn. Maar de gegevens kunnen vanuit EBLINC naar alle partijen toe waarmee hij zaken doet. Dat betekent gemak voor de werkgever en voorkomt vele mailtjes versturen (nu, 1 druk op de knop). Pagina 5

7 CHECKLIST IN HET KORT 1. Wat is de routing van een verlofaanvraag, wie vraagt bij wie aan, wie controleert, wie registreert, kortom who is in charge? 2. Wat is de routing van een verzuimmelding, wie vraagt bij wie aan, wie controleert, wie registreert, kortom who is in charge? 3. Wie is er verantwoordelijk voor het wagenpark, wat moet er worden bijgehouden, en wie houdt dat bij. Wie berekent de bijtellingen, inhoudingen etc. Welke partijen (lease) moeten op de hoogte worden gesteld van wijzigingen. Welke partijen zijn dat en hoe gaat de communicatie? 4. Wie maakt de strook of doen ze dat zelf. Is degene die de strook maakt belangrijk voor de organisatie. Worden de stroken nog geprint, of worden ze toegestuurd per mail. Hoe worden de maandelijkse mutaties (vergoedingen, inhoudingen, bekeuringen etc.) doorgegeven aan de salarisverwerker? 5. Kan de werkgever kosteloos een proforma loonberekening maken (inclusief alle inhoudingen van pensioen, WGA, WIa etc.)? 6. Op welke manier bewaart de werkgever de personeelsgegevens. Hoe zit het met de partner gegevens en of de gegevens van de kinderen? 7. Waar worden de personeelsgegevens bewaart. In hangmappen. Krijgt elke nieuwe werknemer een hand-out bij indiensttreding of een PZ boekje? 8. Moeten alle formulieren weer worden ingevuld, hoe maakt men een arbeidsovereenkomst (knippen-plakken)? 9. Als werkgever wil je snel inzicht in de salarishistorie en de functie classificatie binnen de organisatie, is deze info voor het grijpen? 10. Welke formulieren worden nu allemaal gebruikt bij uw klant? 11. Heeft de werkgever met 1 druk op de knop de kosten in beeld van de werknemer die hij aanneemt. Kan hij een kostenoverzicht laten zien aan de werknemer waaruit de kosten blijken (EBS) 12. Op welke manier laat de werkgever nu zien hoe geweldig de arbeidsvoorwaarden zijn? 13. Op welke manier ontvangt u de salarismutaties? Is dit per postduif of per Excel of voert uw klant het op in EBLINC? Pagina 6