VERSLAG RAAD VAN BEHEER GC FELIX SOHIE VAN 14 JANUARI 2014

Transcriptie

1 VERSLAG RAAD VAN BEHEER GC FELIX SOHIE VAN 14 JANUARI 2014 Aanwezig : Pieter Muyldermans, J.-P. Muyldermans, Lydia Hoskens, Rik Verhaeghe, Gilberte Marchand, Jan Van Assche, Jan Lenaerts, Roby Guns, Beatrijs Dhont en de schepenen Els Uytterhoeven en Marc Vanderlinden Voor de toneelverenigingen : Kim Vanderstraeten (Reintje), J.P. Muyldermans (Klem), Roger Vanhellemont en Emilio Hermo (De Jonge Druivelaar) Verontschuldigd : Wouter Hindricx, Brenda Devillé, Philippe Ghekiere en Sylvie Gahy 1. ONDERHOUD MET DE TONEELVERENIGINGEN I.V.M. DE THEATERTECHNICUS Theatertechnicus Geert Pittillion heeft ontslag genomen. Hij is nog tewerkgesteld in het GC Felix Sohie tot half februari. Er is al een vacature uitgeschreven voor een halftime theatertechnicus in contractueel verband. De Raad van Beheer GC Felix Sohie nodigde de toneelverenigingen uit voor een gesprek om na te gaan of een halftime theatertechnicus voldoende is. De toneelverenigingen rekenen op technische bijstand van de theatertechnicus voor elke productie : - Alle dagen tijdens de laatste repetitieweek voor de voorstellingen ( 20 à 23 uren) - Ophangen van het lichtplan (buiten de repetitie-uren) - Aanwezigheid tijdens de voorstellingen - Theatertechniek wordt steeds ingewikkelder. Er moeten dan ook steeds meer uren voorzien worden voor de voorbereiding van geluid en techniek. Voor de eigen producties van de muziekverenigingen (o.a. Nero s Muzikanten, Ruusbroeckoor) en de dansverenigingen (o.a. Soul Step Dance Crew) gelden dezelfde wensen. Bij optredens van groepen die uitgenodigd zijn door Hoeilaartse verenigingen, is het aangewezen dat de theatertechnicus een 5-tal uren op voorhand aanwezig is. Daarnaast staat hij ook in voor het onderhoud van het theatertechnisch materiaal. Verenigingen die iets organiseren (hetzij eigen productie, hetzij externe cultuur naar Hoeilaart brengen) doen hun best om zoveel mogelijk zelfbedruipend te werken. Zij zoeken ook regelmatig naar sponsors. Ondanks alles hebben zij heel veel moeite om financieel rond te geraken. Winst maken hoort er meestal niet bij. Voor het brengen van externe cultuur naar Hoeilaart rekenen zij heel sterk op de projectsubsidie. Zij zijn vragende partij om de huidige tarieven voor de ter beschikking stelling van de theatertechnicus en voor de huur van zalen in het GC te behouden. De Raad van Beheer GC Felix Sohie zal een evaluatie maken nadat de nieuwe theatertechnicus een aantal maanden werkzaam is. Er zal dan bekeken of een halftime volstaat en of er wijzigingen moeten geadviseerd worden aan het CBS i.v.m. het ter beschikking stellen van de theatertechnicus bij de activiteiten van de verenigingen. Eind februari 2014 kunnen de toneelverenigingen hun materiaal verhuizen naar de gemeentelijke loods. Momenteel is de Watergroep de opslagruimte van de vroegere gemeentelijke Waterdienst aan het leegmaken. Daarna moeten er nog wat kleine werken uitgevoerd worden. Schepen Marc Vanderlinden voegt eraan toe : - Dat de toneelverenigingen geen huur moeten betalen voor deze opslagruimte

2 - Dat voor het transport van hun materiaal van Hof ten Doenberghe naar de loods de verenigingen kunnen gebruik maken van een gemeentelijke bestelwagen. Afspraken hiervoor moeten gemaakt worden met de Technische Dienst. 2. VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN 12 NOVEMBER GOEDKEURING Er worden geen opmerkingen geformuleerd. Het verslag wordt goedgekeurd. 3. VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE WERKGROEP CULTUURPROGRAMMATIE De werkgroep Cultuurprogrammatie vergaderde in december 2013 en bracht een positief advies uit over de voorstellen van de cultuurorganisator. De gemeentelijke cultuurprogrammatie seizoen ziet er als volgt uit : AVONDPROGRAMMATIE UITKOOPSOM Vrijdag 17 oktober 2014 Henk Ryckaert: 'Try'-out' 850,00 Vrijdag 5 december 2014 Jonas Van Thielen: 'PSP' 975,00 Zaterdag 7 februari 2015 Filip Jordens: 'Hommage à Brel Intime' 2.050,00 Zaterdag 14 maart 2015 Lucas Van Den Eynde: 'Door het venster van de tram' 3.200,00 Vrijdag 29 mei 2015 William Boeva: 'Megalomaan' 1.350,00 Nog in te vullen: Eigen Talent Ontbijtfilm (i.s.m. jeugddienst) 250,00 CULTUUR OM 14 UUR Maandag 22 september 2014 Not the Beatles 3.750,00 Zondag 16 november 2014 Willy Claes Quartet: 'Jukebox voor senioren' 2.350,00 Donderdag 7 mei 2015 Bart Van Loo en Eddy et les Vedettes: 'Chanson, une belle histoire' 4.100,00 SCHOOLPROGRAMMATIE Dinsdag 7 oktober 2014 Theater De Kreet: 'Joris en de geheimzinnige toverdrank' (tweede graad) 1.100,00 Dinsdag 14 oktober 2014 Salibonani: 'Fata Morgana' (eerste graad basis) 1.550,00 Maandag 03 november 2014 Schoolfilm 'Superechte liefde' (derde graad basis) 250,00 Dinsdag 04 november 2014 Schoolfilm 'Het kleine spookje Laban (eerste kleuterklas) 250,00 Donderdag 06 november 2014 Schoolfilm 'Mama moe en de Kraai' (tweede en derde kleuterklas) 250,00 Maandag 02 februari 2015 Schoolfilm 'De Krokodillenbende' (tweede graad basis) 250,00 Dinsdag 3 februari 2015 Schoolfilm 'Knoester' (eerste graad basis) 250,00 Dinsdag 10 maart 2015 Voorstelling derde graad basis Dinsdag 9 juni 2015 Compagnie Gorilla: 'Ik zit hier!' (kleuters) 1.450,00 Schoolfilm: 2/leerling Schoolvoorstelling: 6/leerling Er wordt tevens op gelet dat de regel (50% inkomsten 50% inbreng gemeentebudget) in de globaliteit van de cultuurprogrammatie gevolgd wordt. 4. ANTWOORD OP EEN AANTAL ADVIEZEN VAN DE RAAD VAN BEHEER GC FELIX SOHIE WEKELIJKSE MAANDAGBIJEENKOMSTEN VAN DE SENIORENRAAD De Raad van Beheer stuurde op 12 november 2013 een antwoord naar de voorzitter van de Seniorenraad Gilberte Marchand i.v.m. het gebruik van de cafetaria in het Gemeenschapscentrum voor de wekelijkse maandagbijeenkomsten van de Senioren.

3 Er is evenwel een probleem vermits één maandag per maand de cafetaria reeds gereserveerd is door een andere vereniging waardoor de Seniorenbijeenkomsten op die maandagen moeten verplaatst worden naar een andere dag. De Seniorenraad vroeg dat na het verlopen van deze reservaties door de andere vereniging, iedere maandagnamiddag aan de Seniorenraad zou toegewezen worden. De Raad van Beheer oordeelde evenwel dat het huishoudelijk reglement dergelijke stellingname niet toelaat. Een oplossing voor het probleem moet verder gezocht worden op het niveau van de Seniorenraad en het CBS. De Raad van Beheer stelde wel voor dat niet afgeweken wordt van de regel dat elke maandag, behalve de eerste maandag van de maand, voorbehouden wordt aan de Seniorenraad. De Raad van Beheer bracht het CBS in kennis van de inhoud van deze brief. Het CBS antwoordde hierop dat zij de mening toegedaan zijn dat het huishoudelijk reglement dient toegepast te worden bij de aanvragen tot inhuurname van lokalen. Indien het huishoudelijk reglement bijgestuurd moet worden om een antwoord te bieden aan specifieke problemen, nodigt het CBS de Raad van Beheer uit om hieromtrent een advies te verstrekken. TER BESCHIKKING STELLEN VAN DE THEATERTECHNICUS Naar aanleiding van de gedachtewisseling op de vorige vergadering van de Raad van Beheer GC Felix Sohie over de inschakeling van de theatertechnicus bij de activiteiten van de Dienst Cultuur en Toerisme en van de verenigingen in het Gemeenschapscentrum, bij het onderhoud van het materiaal, bij het deelnemen aan besprekingen i.v.m. de werking van de theaterzaal en de discussies tussen verschillende diensten en hun oversten over het al dan niet inzetten van de theatertechnicus stuurde de Raad een brief naar het CBS met volgende inhoud : Wij begrijpen dat de kosten in het oog gehouden moeten worden, maar deze manier van werken is zeer omslachtig en zorgt voor demotivatie bij iedereen. Wij zijn van oordeel dat dit efficiënter kan. De Raad stelt voor dat de Dienst Cultuur en Toerisme de inschakeling van de theatertechnicus zou beheren. De Dienst heeft namelijk een duidelijk zicht op de activiteiten in het Gemeenschapscentrum en is dan ook beter geplaatst om te bepalen in hoeverre de theatertechnicus ingeschakeld wordt. Uiteraard moet vooraf het kader vastgelegd worden waarbinnen de Dienst het beheer vrij kan uitoefenen. Dit zou alleszins ook leiden tot een minder stroeve manier van werken. Om dit advies te ondersteunen merken wij graag op dat: - Sinds begin september 2013 Bernard Teerlinck aan het werk is als logistiek beheerder. Hij heeft reeds een basiscursus geluid- en lichttechniek gekregen en wordt ingeschakeld bij een aantal activiteiten zoals voordrachten, filmvoorstellingen enz. Hiervoor wordt dan ook niet langer een beroep gedaan op de theatertechnicus. - De Raad van Beheer GC Felix Sohie van oordeel is dat de logistiek beheerder de theatertechnicus niet volledig kan vervangen. De expertise van een theatertechnicus blijft nodig ook bij het onderhoud van het theatertechnisch materiaal. Op die manier is dit materiaal minder onderhevig aan slijtage. - De Raad van Beheer GC Felix Sohie adviseert om niet te raken aan de inschakeling van de theatertechnicus bij de activiteiten in het GC Felix Sohie, zowel wat betreft de eigen gemeentelijke programmatie als de programmatie van de verenigingen. In het antwoord van het CBS wordt vermeld dat het CBS zich momenteel beraadt over de vervanging van Geert Pittillion. Opdat het beheer van de inzet van de theatertechnicus autonoom door de dienst Cultuur en Toerisme zou kunnen gebeuren, is het absoluut noodzakelijk dat het kader en de voorwaarden worden vastgelegd binnen hetwelk de theatertechnicus ter beschikking kan worden gesteld van de verenigingen. Dit veronderstelt minstens dat de gebruikersovereenkomst voor de theaterzaal, die o.m. de inzet van de theatertechnicus regelt, maar die ook tot stand kwam zonder inspraak of overleg met het gemeentebestuur, grondig geëvalueerd wordt.

4 De Raad van Beheer constateert dat het advies enigszins achterhaald is wegens het ontslag van Geert Pittillion maar zal toch, zoals eerder al afgesproken, binnen enkele maanden een grondige evaluatie maken van de ter beschikking stelling van de nieuwe theatertechnicus. 5. VOORSTEL VAN HET DAGELIJKS BESTUUR VOOR WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT Het Dagelijks Bestuur van de Raad van Beheer GC Felix Sohie heeft een aantal voorstellen geformuleerd voor wijziging aan het huishoudelijk reglement van het GC. De Raad van Beheer bespreekt deze voorstellen, brengt enkele wijzigingen/aanvullingen aan en zal volgend advies formuleren. Voorrangsregel voor groep 1 Uit het huidig huishoudelijk reglement : Groep 1 krijgt voorrang op andere verenigingen en privépersonen bij het huren van de theaterzaal, polyvalente zaal, cafetaria en keuken mits aanvraag voor 1 december voor de periode van januari tot juni van het volgende jaar en mits aanvraag voor 1 juni voor de periode van juli tot december van het lopende jaar. Voorstel van wijziging : Groep 1 krijgt voorrang op andere verenigingen en privé-personen bij het huren van de theaterzaal, polyvalente zaal, cafetaria en keuken tot de eerste dag van het trimester voorafgaand aan het trimester waarin de activiteit plaats vindt. Concreet : Periode van activiteiten Voorrang voor groep 1 tot 1 januari tot 31 maart 1 oktober van het jaar voordien 1 april tot 30 juni 1 januari van hetzelfde jaar 1 juli tot 30 september 1 april van hetzelfde jaar 1 oktober tot 31 december 1 juli van hetzelfde jaar Met deze wijziging hebben de verenigingen van groep 1 nog steeds voorrang gedurende 6 maanden maar verenigingen en privé-personen uit groepen 2 en 3 weten vlugger of zij al dan niet over de gevraagde ruimte kunnen beschikken b.v. voor de zomerperiode is voor die groepen al op 1 april bekend of de gevraagde zaal vrij is. Tarieven Wijziging tarieven voor commerciële organisaties : Voor de huur van theaterzaal + cafetaria + keuken of voor huur polyvalente zaal + cafetaria + keuken betaalt de organisator : - 300/dag - 500/weekend (beperkt tot 2 dagen) of 2 dagen in de week - Prijs van de serre is niet inbegrepen en wordt nog steeds bepaald door AGB Holar - Wat betreft het ter beschikking stellen van de theatertechnicus moet nagegaan worden welke tarieven zullen gehanteerd worden. Het gebeurt soms dat eigen materiaal meegebracht wordt. Over de prijs voor gebruik van licht en geluid van het GC in dergelijke situatie moet dan ook verder nagedacht worden. Er zouden faciliteiten kunnen gegeven worden aan startende ondernemingen b.v. een korting. Het DB stelt voor te overleggen met de Raad Lokale Economie welke firma s kunnen beschouwd worden als startende ondernemingen (b.v. tot 3 jaar na oprichting?). Dit overleg zal opgestart worden.

5 Groep 2 : niet socio-culturele activiteiten Het DB stelt voor niet meer te werken met dagdelen maar als volgt te tariferen : 125 voor activiteit die overdag doorgaat (tot 18 uur) 200 voor activiteit waarbij avond inbegrepen. Opgemerkt wordt dat de polyvalente ruimte Molenberg ook al gebruikt is voor niet socio-culturele activiteiten. Er worden dan dezelfde tarieven gehanteerd als voor de cafetaria. Nochtans is Molenberg minder goed uitgerust. Daarom stelt de Raad voor de tarieven van deze ruimte als volgt te wijzigen : 100 voor activiteit die overdag doorgaat (tot 18 uur) 175 voor activiteit waarbij avond inbegrepen. Tentoonstellingen Voorstel is om hiervoor een tarief aan te rekenen van 8,75/dag (naar analogie met de tarieven die gebruikt worden voor het huren van een atelier). Enkel de dagen waarin de tentoonstelling geopend is en waarbij de zaal tussendoor nog kan gebruikt worden, worden aangerekend. CONTROLE NA GEBRUIK Er zal een logboek voor overdracht - checklist (inventaris, staat van de zaal enz.) opgemaakt worden. De bedoeling is dat dit logboek door de achtereenvolgende huurders in gezamenlijk overleg ingevuld wordt. Op die manier hoopt de Raad van Beheer een bepaalde controle te hebben bij de wisseling van huurder. De bedoeling is ook dat de gebruikers gesensibiliseerd worden om de gebruikte lokalen in orde achter te laten. AFVALSELECTIEPLAN De Milieudienst is volop bezig met het uitwerken van een afvalselectieplan in alle gemeentelijke gebouwen. Er komt ook een folder met de nodige info. Het afvalselectieplan wordt in de loop van de komende weken opgestart. 6. VARIA Marc Vanderlinden meldt dat er een budget van euro is voorzien voor investeringen in het GC Felix Sohie tijdens de komende 2 jaar. Voor de volgende vergadering van de Raad van Beheer zal een lijst voorgelegd worden met verschillende voorstellen van investeringen. Deze lijst kan dan besproken worden. Een van de voorstellen is het plaatsen van een dansvloer in atelier Welriekende op vraag van de Academie Podiumkunsten Overijse. De Raad van Beheer wil hierover wel concrete info : - Op welke uren/dagen zal APKO gebruik maken van dit atelier? - Wat is de verdere bezetting van Welriekende? - Wat is de kostprijs voor de aanleg van een dergelijke dansvloer? Op basis van de verstrekte gegevens zal de Raad van Beheer dan een advies formuleren.