ZIN IN EEN ACTIVITEIT IN JE BUURT?

Transcriptie

1 ZIN IN EEN ACTIVITEIT IN JE BUURT? dienst co dienst informatie en feestelijkheden

2 Zin in een activiteit in je buurt? Wil je met je straat of buurt een activiteit organiseren? Dat kan! Het gemeentebestuur Melle helpt je daarbij een handje. Vanaf 2007 kan je nu immers een toelage krijgen voor initiatieven die voor meer samenhorigheid en gezelligheid in je buurt zorgen gedurende het ganse jaar. Wat is een buurtactiviteit? Sinds kort bestaat er een toelage voor activiteiten in een buurt. Deze moeten georganiseerd worden door een volledige straat of door een buurt. Wat bedoelen we met een volledige straat en met een buurt? Wat een volledige straat is, is duidelijk. Het doet er hier niet toe hoeveel gezinnen er wonen. Wél moeten al deze gezinnen kunnen deelnemen. Een buurt kan een deel van een straat zijn waarin minstens 20 gezinnen wonen. Maar het kan ook gaan om meerdere straten die een zekere organische of traditionele samenhang vertonen en bvb. tot één verkaveling behoren of gegroepeerd zijn rond een pleintje. De buurtactiviteiten zijn er voor de bewoners van de straat of buurt en iedereen van de straat of buurt moet welkom zijn. Wat is geen buurtactiviteit? Privé-feesten, activiteiten met een winstoogmerk, feesten met een uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter, buurtkermissen en schoolfeesten hebben geen recht op een toelage. Wanneer men al een andere toelage krijgt van de gemeente of van derden - heeft men evenmin recht op de toelage voor buurtfeesten. De toelage kan niet aangevraagd worden in het kader van de 11 juli viering. Wie kan aanvragen? De aanvraag kan gebeuren door een georganiseerde groep, bv. een vereniging of een wijkcomité, die actief is in een bepaalde buurt en nog niet op een andere manier ondersteuning ontvangt van het gemeentebestuur. Een buurtactiviteit kan ook aangevraagd worden door een tijdelijke samenwerking van buurtbewoners. De aanvraag gebeurt door minimum drie meerderjarige initiatiefnemers, van drie verschillende gezinnen (zonder familieband) die in de betrokken straat of buurt wonen. Wanneer kan je aanvragen? Wil je een buurtactiviteit houden dan dien je de aanvraag in ten laatste één maand vóór de activiteit plaatsvindt. 2 editie december 2009

3 Hoe kan je aanvragen? Heel eenvoudig: vul het aanvraagformulier volledig in dat je hieronder ziet. Lees echter eerst de bijkomende info die je verder in deze folder vindt. Je kan dit formulier uit de brochure halen en terugbezorgen aan het College van Burgemeester en Schepenen (t.a.v. de dienst Info- en feestelijkheden ) Gemeenteplein Melle. Aanvraagformulier toelage buurtactiviteit Initiatiefnemer 1 Voornaam en naam: ORGANISATIECOMITE Adres Tel. GSM Initiatiefnemer 2 Voornaam en naam: Adres Tel.: GSM Initiatiefnemer 3 Voornaam en naam Adres Tel.: GSM: BUURTACTIVITEIT Omschrijving van de activiteit: editie december

4 Datum van de activiteit: Specifiek adres of specifieke plaats waar de activiteit zal plaatsvinden: Eventuele prijs die per deelnemer betaald dient te worden (inclusief vermelding waarvoor juist moet betaald worden): Beoogde doelgroep (Kruis aan wat past): volledige straat (de straatnaam vermelden): buurt (zijnde een deel van een straat met minstens 20 gezinnen huisnummers vermelden): buurt (zijnde een aantal straten met een bepaalde samenhang straatnamen vermelden): BETALING De toelage kan na afloop van het buurtactiviteit en nadat de nodige bewijsstukken bezorgd werden, gestort worden op volgend rekeningnummer: - - op naam van: Datum: Handtekening initiatiefnemer 1 Handtekening initiatiefnemer 2 Handtekening initiatiefnemer 3 4 editie december 2009

5 Hoe wordt jouw aanvraag geselecteerd? De aanvragen worden onderzocht door de dienst informatie en feestelijkheden. Enkel de aanvragen die haalbaar zijn op het vlak van veiligheid en mobiliteit komen in aanmerking voor ondersteuning. Hiervoor vul je een evenementenformulier in dat je samen met het aanvraagformulier aan de dienst info en feestelijkheden bezorgt. Indien uw activiteit voldoet aan de voorwaarden van dit reglement zal ze ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Wat zijn de extra vereisten? -De initiatiefnemers sluiten zelf een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af. De provincie Oost-Vlaanderen biedt een gratis verzekering voor vrijwilligers aan, het aanvraagformulier vind je op -Vóór de activiteit plaatsvindt moet er minstens een schriftelijke uitnodiging verstuurd of afgegeven worden aan de inwoners van de straat of buurt voor wie de activiteit ingericht wordt en aan het gemeentebestuur. In alle briefwisseling, promotiemateriaal, uitnodigingen e.d. wordt duidelijk vermeld met de steun van de gemeente Melle. Hoeveel kan je maximum krijgen? Hoeveel kan je voor jouw activiteit als maximumbedrag krijgen? De toelage bedraagt maximum 200,00 EUR per organisatiecomité per buurtactiviteit. Indien éénzelfde straat, buurt of georganiseerde groep meer dan één activiteit organiseert per jaar komen zij maar in aanmerking voor een toelage van maximum 400,00 EUR voor alle door hen georganiseerde buurtactiviteiten in dat jaar (max 2 activiteiten per jaar). Deze ondersteuning kan gebruikt worden om organisatiekosten zoals burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering, huur tent/zaal, optreden muziekgroep, animatie, promotie, sabam, te dekken. De toelage wordt echter pas na de activiteit betaald. Je moet m.a.w. als organisator eerst zelf de facturen en onkostennota s betalingsbewijzen betalen. Hoe en hoeveel word je betaald? Ten laatste acht weken na de activiteit dien je volgende bewijsstukken in teneinde de kosten aan te tonen, alsook dat aan volgende criteria werd voldaan: Brief, uitnodiging, affiches waaruit blijkt dat de activiteit openstond voor iedereen binnen de straat of buurt Bewijs dat op het promotiemateriaal de vermelding met steun van de gemeente Melle werd opgenomen Minstens één sfeerfoto van de activiteit Bewijzen van gemaakte onkosten (onkostennota s, facturen, betalingsbewijzen, etc.) editie december

6 Bewijs van burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering. Op basis van deze gegevens zal de uiteindelijke toelage betaald worden. Ook al maak je meer kosten, deze effectieve toelage zal nooit hoger zijn dan 200,00 EUR per organisatiecomité per buurtactiviteit (zie ook Hoeveel kan je maximum krijgen?). Het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie kan aanleiding geven tot de terugvordering van de gehele of een deel van de (toegekende) toelage en/of ertoe leiden dat het betrokken organisatiecomité in de toekomst geen toelage meer krijgt. Samengevat Je wil een activiteit in de buurt organiseren 1. Dan ga je na of je aan de criteria (zie Wat is een buurtactiviteit? en Wat is geen buurtactiviteit? ) voldoet. 2. Vervolgens richt je een organisatiecomité op (zie Wie kan aanvragen? ). 3. Samen vullen jullie het aanvraagformulier, het evenementenformulier en eventueel het aanvraagformulier voor de gratris vrijwilligersverzekering in (zie Hoe kan je aanvragen? ). 4. Dit moet gebeuren ten laatste één maand voor de activiteit plaatsvindt (zie Wanneer kan je aanvragen? ). 5. Nadat je de vereiste documenten opgestuurd hebt, zal beslist worden of je in aanmerking komt voor een toelage (zie Hoe wordt jouw aanvraag geselecteerd? ). Dit wordt jou schriftelijk meegedeeld. 6. JE ORGANISEERT JE FEEST 7. Je betaalt vervolgens eerst zelf alle facturen, onkostennota s, 8. Je dient maximum acht weken na je activiteit je bewijsstukken in (zie Hoe en hoeveel word je betaald? ). 9. Je krijgt je toelage (zie Hoe en hoeveel word je betaald? ). Voor meer info en het terugbezorgen van de aanvraagformulieren kan je terecht bij: Gemeentebestuur Melle College van Burgemeester en Schepenen t.a.v. de dienst informatie en feestelijkheden Gemeenteplein Melle tel of infodienst@melle.be Openingsuren: doorlopend: van maandag tot vrijdag van 8.15 tot uur dinsdagnamiddag van tot uur woensdagmiddag van tot uur V.u. Burgemeester Dirk De Maeseneer, Gemeenteplein Melle. 6 editie december 2009

7 MELDFORMULIER EVENEMENT Naam evenement Korte omschrijving Locatie Specifiëring Straat/plein: openbaar domein privaat domein indoor outdoor Omschrijving Tijdsvenster evenement Aanvangsdatum: Einddatum: uur: uur: Organisator Naam van de organisatie Contactgegevens rechtspersoon 1. Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente: Tel: Fax: GSM: privé-persoon 2. Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente: Tel: Fax: GSM: 3. Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente: 4. Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente: Uw veiligheid, onze opdracht!

8 MELDFORMULIER EVENEMENT Deelnemers / Aanwezigen Verwacht aantal Doelgroep Gegiste drank / Sterke drank Schenken Geluid Omschrijf: Elektronisch versterkte muziek Geluidsbegrenzing Andere muziek Geldige milieuvergunning Type Geldigheidsdatum Erkende bewakingsonderneming Organisatie / firma Naam: Adres: Aantal ingezette personen Verantwoordelijke Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente: Tel: Fax: GSM: Eigen security / interne medewerkers Persoonscontrole Verkeersbegeleiding Aanvraag machtiging aan burgemeester Optocht / Stoet Aantal deelnemers Aantal voertuigen Uw veiligheid, onze opdracht!

9 MELDFORMULIER EVENEMENT Parcours Verzekeringen Brandverzekering: Objectieve aansprakelijkheidsverzekering: Burgerrechtelijke aansprakelijkheid: Geneeskundige organisatie Naam Adres Hulppost Aantal verzorgers Ziekenwagens Hoeveel Andere voorzieningen Verkeer Hinder voor openbaar vervoer Parkeerverbod Straat / plein : Aanvangsdatum: Einddatum : uur: uur: Andere verkeersmaatregelen Brandweerinfo Contacten met de brandweer Straat / plein: Omschrijving: Speciale acts Bekleding / versiering Energie- / warmtebronnen Plaatsen van tent(en) Zo ja, keuringsattesten Uw veiligheid, onze opdracht!

10 MELDFORMULIER EVENEMENT Situatieplan / Inplantingsplan Indien : bij te voegen aan deze melding (met gegevens over aard/afmetingen van de te plaatsen materialen / constructies / infrastructuur) Datering Datum: Naamtekening Handtekening: Uw veiligheid, onze opdracht!

11 Aanvraag tot erkenning als vrijwilligersorganisatie Provinciebestuur Oost-Vlaanderen Directie Welzijn, Gezondheid, Wonen, Jeugd en Ontwikkelingssamenwerking Dienst Maatschappelijke Participatie Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk PAC 'Het Zuid' W. Wilsonplein GENT tel fax vrijwilligersverzekering@oost-vlaanderen.be In te vullen door de behandelende dienst indieningsdatum Welke regelgeving vormt de grondslag van het formulier? Dit formulier is een toepassing van het provinciaal reglement betreffende de provinciale collectieve verzekering vrijwilligerswerk van 14 juni Het besluit is digitaal beschikbaar via Welke organisaties komen in aanmerking voor erkenning? Elke vrijwilligersorganisatie die in Oost-Vlaanderen gevestigd is en niet door een openbaar bestuur wordt ingericht. Aan wie bezorgt u dit formulier? Heeft uw gemeentebestuur een lokaal loket vrijwilligersverzekering, dan kan u daar terecht met uw aanvraag. Om te weten of dit het geval is, kijkt u op rubriek verzekeringen, of u contacteert het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk. Slechts indien uw gemeentebestuur geen lokaal loket vrijwilligersverzekering heeft ingericht, stuurt u de aanvraag rechtstreeks naar het provinciaal steunpunt vrijwilligerswerk. Wat is een 'vrijwilligersdag'? Een vrijwilligersdag geldt voor één vrijwilliger op één dag (tot middernacht). Voor twee vrijwilligers die op één zondagnamiddag werken voor uw organisatie heeft u dus twee vrijwilligersdagen nodig. Eén vrijwilliger die op vrijdag, zaterdag en zondag bijspringt, 'kost' u drie vrijwilligersdagen. Hoeveel vrijwilligersdagen worden per organisatie toegekend? De deputatie besliste om aan elke erkende organisatie 100 vrijwilligersdagen per jaar toe te kennen. In te vullen door de aanvrager Gegevens van de aanvrager 1 Vul hieronder de contactgegevens van de organisatie in. Vzw's vermelden hier het adres van de maatschappelijke zetel, afdelingen van koepels vermelden hun lokale, Oost-Vlaamse contactgegevens. 1

12 naam organisatie naam contactpersoon functie telefoonnummer straat en nummer postnummer en gemeente adres website Bijkomende informatie over de organisatie 2 Kruis aan welke rechtsvorm de organisatie heeft Een feitelijke vereniging (bijv. buurtcomité, benefietgroep, speelstraat, ) Een feitelijke vereniging die deel uitmaakt van een koepel (bijv. een plaatselijke afdeling van Gezinsbond, Chiro, Willemsfonds, seniorenafdeling van mutualiteit, Een vzw. De statuten van de vzw verschenen in het Belgisch Staatsblad op dag maand jaar 3 Welk doel heeft uw organisatie? Bijv. organiseren ontmoetingsactiviteiten, acties rond verkeersveiligheid, natuurbehoud, sportactiviteiten,. 4 Welk soort organisatie is het? Bijv. sport, senioren, cultureel, socio-cultureel, milieu, jeugd, gezondheid, feestcomité, politiek,. 5 Welk soort activiteiten wil de organisatie verzekeren? Bijv. de organisatie van ontmoetingsfeesten of wandeltochten, bomen knotten, Ondertekening 6 Vul onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid zijn ingevuld. 2

13 Ik verklaar dat mijn vereniging geen publieke rechtspersoon is. datum dag maand jaar handtekening voornaam en naam functie Hoe gaat het nu verder met uw aanvraag? 7 Het gemeentebestuur waar u de aanvraag indient, geeft haar advies (indien de gemeente van aanvraag geen lokaal loket heeft, is dit advies niet nodig) aan het provinciebestuur. De deputatie beslist of u al dan niet erkend wordt. U ontvangt een erkenningsnummer of bericht met de reden waarom uw organisatie geen erkenningsnummer krijgt. Met dat erkenningsnummer kan u terecht bij de verzekeraar (Dexia) om de activiteiten aan te geven waarvoor u de gratis vrijwilligersverzekering wenst te gebruiken. In te vullen door het gemeentebestuur met een lokaal loket vrijwilligersverzekering 8 Kruis aan of de organisatie al dan niet in aanmerking komt voor erkenning als vrijwilligersorganisatie in het kader van de vrijwilligersverzekering. ja nee. Reden: datum dag maand jaar handtekening en/ of stempel Privacyclausule 9 In het kader van de vervulling van onze wettelijke opdracht nemen wij uw relevante persoonlijke gegevens op in onze bestanden. U kunt deze inzien en verbeteren conform de Wet Verwerking Persoonsgegevens van 8 december