Copyright 2014, AMC Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke

Transcriptie

1 MARKTCONSULTATIE PRINTVOORZIENINGEN AMC Copyright 2014, AMC Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AMC

2 Document Marktconsultatie Printen Projectnaam Print voorzieningen Auteur JPP Nonner/W.E. Smit/M de Vroe Versie Datum Omschrijving opmerkingen Format Format plus eerste invulling voor MFP Versie aangepast voor alleen schriftelijke consultatie Format aangepast Versie aangepast voor schriftelijke en mondelinge consultatie Aanpassingen Versie aangepast voor mondelinge bijeenkomst Marktconsultatie print voorzieningen Pagina 2 van 9

3 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING Bedrijfsprofiel Contactgegevens Aanleiding voor het printen Opbouw van dit document SCOPE EN ACHTERGRONDINFORMATIE Achtergrond informatie Huidige situatie Uitgangspunten van de gewenste situatie Scope PROCEDURE VOOR DEELNAME EN VOORWAARDEN Ontvangstbevestiging Vergoedingen Marktconsultatie Informatiebepalingen Documenten Voorbehouden Vragen en opmerkingen Deelname Akkoord procedure en voorwaarden... 9 Bijlage A Ppt marktconsultatie Marktconsultatie print voorzieningen Pagina 3 van 9

4 1 INLEIDING Geachte heer/mevrouw, Hierbij bent u van harte uitgenodigd deel te nemen aan de door AMC georganiseerde marktconsultatie print voorzieningen. 1.1 Bedrijfsprofiel Sinds 1983 is het AMC gevestigd op haar huidige locatie. Het wetenschappelijk complex van het AMC huisvest naast het Academisch Ziekenhuis en de Faculteit Geneeskunde van de Universiteit van Amsterdam het Nederlands Instituut voor Neurowetenschappen (een KNAW-instelling), de medische afdeling van het Koninklijk Instituut voor de Tropen en het Academisch Psychiatrisch Centrum. Het terrein rond de hoofdgebouwen biedt plaats aan een toenemend aantal spin-offs : kleine, uit het AMC voortgekomen onderzoeksbedrijven zoals Arthrogen en Amsterdam Molecular Therapeutics (AMT). Deze concentratie van expertise maakt van het AMC met recht meer dan een academisch ziekenhuis en vormt de voedingsbodem voor vruchtbare wetenschappelijke samenwerking, die kenmerkend is voor geneeskunde op academisch niveau. Als academische instelling verzorgt het AMC bovendien geneeskundig onderwijs. Medisch studenten worden er opgeleid tot basisarts dan wel medisch informatiekundige, en artsen tot specialist. Het AMC rekent patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs tot haar 3 pijlers, ook wel primaire processen genoemd. Het AMC kenmerkt zich in hoge mate door haar veelkleurigheid en maatschappelijke betrokkenheid. Dagelijks begeven zich circa mensen in het AMC waaronder patiënten, studenten, onderzoekers, gasten, bezoekers en medewerkers. Op de site kunt u alle relevante informatie lezen en downloaden. 1.2 Contactgegevens Organisatie Academisch Medisch Centrum Bezoekadres Meibergdreef 9 Postcode & Plaats 1105 AZ Amsterdam Postadres Postbus Postcode & Plaats 1100 DD Amsterdam Contactpersoon 1 Jasper Nonner Functie Adviseur Inkoop Telefoonnummer adres Jasper.nonner@amc.nl Contactpersoon 2 Wilbert Smit Functie Projectleider Telefoonnummer adres w.e.smit@amc.nl Marktconsultatie print voorzieningen Pagina 4 van 9

5 1.3 Aanleiding voor het printen Directe aanleiding voor dit aanbestedingstraject is de einddatum van het lopend contract inzake MultiFunctional Printing (MFP) eind De reden om nu te starten is ingegeven vanuit de doorlooptijden van de aanbestedingsregels en om een gefundeerde besluitvorming en een geruisloze migratie te waarborgen. De aanbesteding wordt in samenwerking uitgevoerd door de Algemene Dienst ICT (ADICT) en het Directoraat Inkoop van het AMC. Het AMC is voornemens een aanbesteding op het gebied van printing (trefwoorden o.a.: multifunctionals, netwerkprinters, follow-me, printservers, scannen, digitaal faxen) in de markt te zetten. Voordat tot aanbesteding wordt overgegaan wenst AMC haar visie en een aantal vragen met betrekking tot printvoorzieningen aan de markt voor te leggen. Hiertoe organiseert AMC deze marktconsultatie. Het doel is het verkrijgen van informatie op basis waarvan AMC een goed Programma van Eisen en Wensen (PvE&W) kan opstellen voor de aanbesteding. 1.4 Opbouw van dit document Dit document bestaat uit de volgende onderdelen: Dit hoofddocument met daarin een toelichting op de marktconsultatie en achtergrond informatie. Bijlage A. Ppt richtlijn marktconsultatie 2 SCOPE EN ACHTERGRONDINFORMATIE 2.1 Achtergrond informatie De huidige ADICT-dienstverlening aan het AMC inzake printen/kopiëren/scannen op basis van het follow-me principe is gefragmenteerd ingericht met meerdere productleveranciers en meerdere interne beheerpartijen. Voor inkoop van print- en kopieerpapier is een apart contract met een leverancier afgesloten. Ook dit contract expireert komend jaar. Marktconsultatie print voorzieningen Pagina 5 van 9

6 2.2 Huidige situatie De huidige leverancier levert en beheert de MFP s (ong. 250 stuks) AMC betaalt deze leverancier een vergoeding per geprinte/gekopieerde bladzijde (ong. 16M bladzijden/jaar); Leverancier en Directoraat Services (AMC) verzorgen beide een deel van de papierdistributie van papier voor de MFP s. Een leverancier levert de kaartlezers en de bijbehorende Equitrac-software t.b.v. het followme principe. ADICT is verantwoordelijk voor het technisch beheer van de totale oplossing (o.a. kaartlezers, netwerk, print- en Equitracservers), Er is een bestaand vlekkenplan met daarin de locaties van de huidige MFP s; De locaties zijn verspreid over het hoofdgebouw van het AMC en de verschillende bijgebouwen op de AMC-campus; Netwerkprinters (ong stuks) worden geleverd en beheerd door ADICT. De locaties van deze netwerkprinters zijn bekend bij ADICT; De gebruikers van de huidige printdiensten zijn de medewerkers van het AMC; medisch, administratief en ondersteunend personeel, onderzoekers en studenten. Studenten Geneeskunde kunnen printen/kopiëren via een betaalsysteem Directoraat Huisvesting van het AMC verzorgt het fysiek plaatsen van kaartlezers, netwerkaansluitingen en stopcontacten (dit blijft zo in de nieuwe situatie). ADICT is verantwoordelijk voor de kwaliteit als regievoerder en stuurt de leverancier aan voor de dienstverlening aan het AMC (dit blijft zo in de nieuwe situatie). ADICT doet de interne pro rato doorbelasting van print- en kopieerkosten aan de AMCorganisatieonderdelen (dit blijft zo in de nieuwe situatie). 2.3 Uitgangspunten van de gewenste situatie Nr. Business doel, Lange omschrijving korte omschrijving 1 Kosten verlaging Doelstelling is om de kosten van het printen te verlagen. Onder andere door het printen te ontmoedigen. 2 Uitbesteding beheer Doelstelling is om het beheer zoveel mogelijk uit te besteden aan de leverancier. 3 1 leverancier Doelstelling is SPOC 4 Gebruikers vriendelijkheid Doelstelling is de gebruikerstevredenheid te verhogen. 5 Duidelijker/ betere doorbelasting Doelstelling is een duidelijke doelbelasting op kostenplaats. 6 Informatiebeveiliging in Doelstelling is NEN7510 Marktconsultatie print voorzieningen Pagina 6 van 9

7 de zorg 7 Duurzaamheid Doelstelling is CO2 footprint te reduceren en te voldoen aan de duurzaamheidscriteria 2.4 Scope In scope aanbesteding: Multi Functional Printers, aanschaf, service, onderhoud en beheer. Netwerk printers, aanschaf, service, onderhoud, beheer, vervanging legacy. Toner, cardridges, fusers en andere benodigdheden voor MFP en netwerk printers. Printservers Follow-me oplossing voor MFP s Registratie verbruik printers en MFP s Betaalsysteem voor studenten Rapportages, waaronder ook het aanleveren van informatie ten behoeve van doorbelasting. Mogelijkheden om grote print volumes door te kunnen sturen naar de reproductie. Vaststellen welke printerdrivers er worden ondersteund Printqueuemanagement door leverancier Driverbeheer door leverancier Buiten scope aanbesteding: Briefpapier en ander voorbedrukt papier Speciale printers (polsbandjes, etiketten, recepten) inclusief papier en toebehoren. Locale printers, direct aangesloten aan het werkstation. Deze hebben vaak een specifieke functie en 7x24 support. Beleid opstellen voor toegang tot het AMC netwerk voor niet AMC-ers om print mogelijkheden te bieden. Facturatie, hiermee wordt bedoeld het proces om de kosten door te belasten aan de divisies. Marktconsultatie print voorzieningen Pagina 7 van 9

8 3 PROCEDURE VOOR DEELNAME EN VOORWAARDEN 3.1 Ontvangstbevestiging U wordt vriendelijk verzocht de ontvangst van deze marktconsultatie documentatie en deelname aan de consultatie per te bevestigen. Uw dient u te richten aan contactpersoon 1, genoemd in paragraaf 1.2 van dit document. 3.2 Vergoedingen AMC en/of haar leden zijn geen enkele vergoeding verschuldigd voor uw deelname aan deze marktconsultatie. 3.3 Marktconsultatie Deze marktconsultatie is geen aanbesteding voor het verwerven van producten en/of diensten. Derhalve leidt deze marktconsultatie niet tot enige verplichting voor het AMC richting de deelnemers (en andersom). Informatie verkregen uit de marktconsultatie wordt door het AMC gebruikt voor het vormgeven van de aanbesteding en het Programma van Eisen en Wensen (PvE&W) voor de selectie van een leverancier. 3.4 Informatiebepalingen Alle door de deelnemer als onderdeel van deze marktconsultatie aangeboden informatie en documentatie wordt eigendom van AMC, tenzij zulks anders schriftelijk is overeengekomen tussen AMC en u, als deelnemer aan deze consultatieronde. Aan het AMC verstrekte informatie zal verwerkt worden in een consultatieverslag en de documenten behorende tot de voorgenomen aanbesteding. Door u verstrekte informatie wordt aldus (geanonimiseerd) gedeeld met andere marktpartijen ten tijde van de aanbesteding. Wij verzoeken u dan ook geen bedrijfsnaam of andere verwijzing naar de identiteit van uw onderneming op te nemen in de beantwoording van de vragen. Aangeboden informatie wordt door AMC niet gebruikt voor andere doeleinden dan deze aanbesteding. 3.5 Documenten Dit marktconsultatiedocument (inclusief de bijlagen) blijft te allen tijde eigendom van AMC. De marktconsultatie bevat [mogelijk] productiecijfers die noodzakelijk zijn om tot een goede beantwoording van de vragen te kunnen komen, maar die als uiterst vertrouwelijk worden beschouwd. Niets uit deze marktconsultatie mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming aan derden worden doorgegeven dan wel voor enig ander doeleinde dan het beantwoorden van dit document worden aangewend. 3.6 Voorbehouden AMC behoudt zich -zonder meer en zonder tot enigerlei schadeplichtigheid te zijn gehouden- in ieder geval het recht voor om: de marktconsultatie procedure tussentijds om haar moverende redenen af te breken; tijdsplanningen te wijzigen; na deelname aan de marktconsultatie u niet uit te nodigen voor het uitbrengen van een offerte voor de aan deze marktconsultatie gekoppelde opdracht. Marktconsultatie print voorzieningen Pagina 8 van 9

9 3.7 Vragen en opmerkingen Na ontvangst van deze marktconsultatie kunnen hierover vragen worden gesteld. Deze dienen uiterlijk woensdag 12 februari om uur schriftelijk (per ) ontvangen te zijn door de contactperso(o)n(en) genoemd in paragraaf Deelname Indien u wenst deel te nemen aan de marktconsultatie dan verzoeken wij u aan te geven: Dat u wenst deel te nemen aan de marktconsultatie; Wie van uw organisatie aan de bijeenkomst deelneemt. Van de kant van AMC zijn aanwezig vertegenwoordigers van de afdelingen Inkoop, Centrale ICT afdeling en mogelijk nog iemand van de afdeling Services (logistiek). Datum, tijd en locatie voor de bijeenkomst worden per e- mail aan u doorgegeven. Een beamer is aanwezig, mocht u hiervan gebruik willen maken. 3.9 Akkoord procedure en voorwaarden Door deelname aan deze RFI/Markconsultatie verklaart u zich akkoord met de gestelde procedure en voorwaarden gesteld in dit hoofdstuk. Bij voorbaat hartelijk dank voor uw interesse en deelname aan deze marktconsultatie, Namens het AMC, Jasper Nonner Wilbert Smit Merlijn de Vroe Marktconsultatie print voorzieningen Pagina 9 van 9