Handleiding/Reglement voor Intercollegiaal Overleg Oefentherapie

Transcriptie

1 Handleiding/Reglement voor Intercollegiaal Overleg Oefentherapie

2 Inhoud 1. Wat is een Intercollegiaal Overleg Oefentherapie? Organisatie/Procedure Wat komt er in een Intercollegiaal Overleg aan bod? Aanmelding en deelname Welke documenten, wanneer en naar wie?... Bijlagen 1. Registratieformulier IO 2. Presentielijst IO 3. Notulen 4. Jaarplan/Jaarverslag 5. Taken van de IO-begeleider

3 1. Wat is een Intercollegiaal Overleg Oefentherapie? Het doel van een Intercollegiaal Overleg Oefentherapie (IO) is een regionale/lokale structuur waarbinnen oefentherapeuten ervaringen met elkaar kunnen uitwisselen en gezamenlijk aan verbetertrajecten kunnen werken. In de groepen kan op diverse manieren gewerkt worden aan vakinhoudelijke verdieping, verbetering van de praktijkvoering, toepassing van kwaliteitsinstrumenten en de toepassing van wetenschappelijke inzichten. Het overleg zal dan ook altijd gaan over het oefentherapeutisch handelen. De resultaten uit de IO zorgen voor deskundigheidsbevordering van de groep in zijn geheel en van iedere OTC en OTM afzonderlijk. 2. Organisatie/Procedure 2.1 Aantal deelnemers Een IO bestaat uit tenminste 6 en maximaal 12 oefentherapeuten Cesar en/of Mensendieck. 2.2 Samenstelling Een IO wordt samengesteld uit oefentherapeuten die werkzaam zijn in een zelfde geografisch gebied. Daarnaast kan een IO bestaan uit oefentherapeuten met eenzelfde specialisatie, respectievelijk KOT, PSOT, BOT of oefentherapeuten die allen werkzaam zijn binnen een intramurale setting. 2.3 IO begeleider(s) Ieder IO heeft bij voorkeur twee begeleiders, maar in ieder geval een geschoolde procesbegeleider. De begeleiders maken deel uit van de groep, maar hebben daarnaast een extra taak en verantwoordelijkheid. Die extra taak kan worden beloond met punten voor het kwaliteitsregister (zie taken IO-begeleider, bijlage 5). 2.4 Bijeenkomsten Een IO komt tenminste 5 keer per jaar bijeen. Over de data/tijdstippen en locaties worden gezamenlijke afspraken gemaakt. Het is verplicht om bij de start van ieder kalenderjaar een registratieformulier (bijlage 1) ingevuld te verzenden naar de regiofunctionaris Professionaliteit & Wetenschap(RP&W) én naar de verantwoordelijk beleidsmedewerker van de VvOCM 2.5 Notulen en presentielijst Notulen Tijdens elke bijeenkomst worden er notulen gemaakt, hiervoor wordt aan het begin van de bijeenkomst een notulist aangewezen. De groep kan in overleg vanzelfsprekend vaststellen dat een notulist over een langere periode zijn/haar functie vervult. De notulen zijn van belang voor de aanwezigen maar ook voor de niet aanwezigen en vormen daarnaast het bewijsmateriaal voor het kwaliteitsregister voor iedere individuele deelnemer. Het is daarom dan ook van belang dat in de notulen duidelijk terug te vinden is welk inhoudelijk onderwerp is besproken en welke werkvorm daarvoor is gekozen. Bewaar de notulen dus goed!

4 De notulen worden tegelijk met de verzending aan de deelnemers en binnen 2 weken na de bijeenkomst verstuurd naar de verantwoordelijke RP&W aan de hand waarvan de RP&W gevraagd en ongevraagd feedback kan geven Een voorbeeld van een opzet voor de notulen is te vinden in bijlage 3. Presentielijst Bij de start van iedere bijeenkomst wordt een presentielijst (bijlage 2) getekend door de deelnemers. De presentielijsten worden na afloop van ieder jaar, tegelijk met het jaarverslag, digitaal verzonden naar de beleidsmedewerker van de VvOCM. 2.6 (Geaccrediteerde) Punten kwaliteitsregister Per bijeenkomst worden 2 punten toegekend aan de deelnemers. Het is raadzaam om accreditatie bij ADAP aan te vragen voor de IO, zie hiervoor de handleiding op de website van ADAP. Aanvraag voor accreditatie moet altijd tijdig = voorafgaand aan de eerste bijeenkomst van een jaar plaatsvinden! De kosten voor accreditatie zijn laag gehouden. Als de accreditatie wordt toegekend leveren alle IO-bijeenkomsten voor dat jaar geaccrediteerde punten op. 2.7 Taakverdeling Alle deelnemers zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het goed functioneren van de IO, dus niet uitsluitend de procesbegeleider. De laatste heeft wel een extra inhoudelijke taak toebedeeld gekregen. De notulist kan per bijeenkomst worden gekozen uit de algemene leden, maar er kan ook gekozen worden voor een vaste notulist. 2.8 Beroepsprofiel en beroepscode Oefentherapeuten Cesar/Mensendieck dienen zich te houden aan de bepalingen zoals opgenomen in het beroepsprofiel en de beroepscode, laatstelijk vastgesteld door de ALV van de beroepsvereniging op respectievelijk 9 juni 2015 en 16 juni Zie artikel 3 van de beroepscode aspecten met betrekking tot de beroepsuitoefening algemeen. In het beroepsprofiel en de beroepscode wordt onder andere gerefereerd aan de omschrijving van de deskundigheid in de wet BIG, art. 34 en de grenzen van de eigen deskundigheid. De oefentherapeut hanteert bij de uitoefening van het beroep de grenzen van de eigen deskundigheid en bekwaamheid binnen het beroep zoals beschreven in het beroepsprofiel en de beroepscode. De beroepscode is te vinden op de website van VvOCM. 3. Wat komt er in een Intercollegiaal Overleg aan bod? 3.1 Doelstelling De doelstelling van de IO is intercollegiaal overleg ter bevordering van de kwaliteit van de beroepsuitoefening van de Oefentherapeuten Cesar en Mensendieck. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van ontwikkelde of nog te ontwikkelen kwaliteitsinstrumenten voor de 1 Ten tijde van het aanpassen van dit reglement wordt de beroepscode herschreven. De nieuwe beroepscode zal naar verwachting voorjaar 2016 tijdens de ALV worden voorgedragen. Tot die tijd is de huidige beroepscode van kracht.

5 beroepsgroep. Deze instrumenten worden met behulp van bepaalde gesprekstechnieken/werkvormen zoals casuïstiekbespreking, intervisie, intercollegiale toetsing volgens de CBO-methode, onder de loupe genomen. Een overzicht van de actuele instrumenten is te vinden op de website van de VvOCM 3.2 Jaarplan/Jaarverslag Ieder kalenderjaar, zal er een jaarplan/jaarverslag van de activiteiten van de IO opgesteld moeten worden en aan de RP&W en de verantwoordelijk beleidsmedewerker van de VvOCM gezonden worden. Hierin worden de doelstellingen, middelen/ activiteiten en de resultaten van het afgelopen jaar, en de plannen/doelstellingen voor het aankomende jaar beschreven. Een jaarplan geeft voor de deelnemers richting aan de bijeenkomsten en de te behalen doelen. Het jaarverslag geeft inzicht in de resultaten van het afgelopen jaar in relatie tot de gestelde doelen uit het jaarplan. Een mogelijke opzet voor het jaarplan/jaarverslag is toegevoegd als bijlage Producten De RP&W in de regio houdt zicht op het functioneren van de verschillende IO-groepen in zijn/haar regio. De plannen/resultaten van de IO kunnen een rol spelen in het bepalen en uitvoeren van het kwaliteitsbeleid in de regio. 3.4 Wetenschappelijke punten in IO verband Om wetenschappelijke punten uit een IO te kunnen registreren verwijzen wij u naar de protocollen (eerste leesavond of vervolg leesavond) zoals beschreven door de commissie P&W en te vinden op de website van de VvOCM. De VvOCM voert de punten in na het ontvangen van de juiste documenten. 4. Aanmelding en deelname 4.1 Aanmelden Aanmelden van een lid bij een bestaand IO verloopt in veel gevallen via de RP&W van de betreffende regio. Hij/zij weet welke groepen, waar en waarmee aan het werk zijn en of er ruimte is voor nieuwe leden in een groep. Daarnaast zal de definitieve registratie aan het begin van ieder kalenderjaar verlopen via de verantwoordelijk beleidsmedewerker van de VvOCM. 4.2 Stagiaires Stagiaires kunnen gratis deelnemen aan een IO. Zij worden niet vermeld op de deelnemers en presentielijst. 4.3 Is een Intercollegiaal Overleg ook toegankelijk voor niet-leden van de VvOCM? Ook voor niet-leden van de VvOCM is deelname aan een IO mogelijk. Niet-leden kunnen deelnemen tegen betaling van 25,- per bijeenkomst. De deelnemende niet-leden ontvangen na afloop van een kalenderjaar een acceptgiro via het secretariaat van de VvOCM. 4.4 Is een Intercollegiaal Overleg ook toegankelijk voor andere disciplines? De VvOCM heeft in haar beleidsplan samenwerking zowel mono als multidisciplinair als één van haar speerpunten benoemd. Wanneer aan een IO naast oefentherapeuten bijvoorbeeld ook fysiotherapeuten deelnemen dan is dat uiteraard mogelijk. Een belangrijke voorwaarde die de VvOCM hierbij aan de groep stelt is dat de samenstelling

6 van de groep zoveel mogelijk gelijk verdeeld is. De groep bestaat dan dus uit 2-6 oefentherapeuten en 2-6 fysiotherapeuten. Wanneer een gelijke verdeling praktisch niet haalbaar is dan is de eis dat er minimaal 2 therapeuten met eenzelfde discipline in een groep van minimaal 6 therapeuten is opgenomen. Een andere belangrijke voorwaarde is dat voor het overige deel de therapeuten binnen het overleg werken volgens de geldende afspraken met hun eigen beroepsvereniging. Voor de oefentherapeuten gelden de afspraken zoals opgenomen in dit reglement van de VvOCM. 5. Welke documenten, wanneer en naar wie? Aan begin van ieder kalenderjaar: Registratieformulier, aurelia@vvocm.nl en RP&W Jaarverslag achterliggende jaar en jaarplan huidig jaar, aurelia@vvocm.nl en RP&W Presentielijsten of presentieoverzicht van het achterliggende jaar, aurelia@vvocm.nl Gedurende het gehele jaar: Notulen van bijeenkomsten aan RP&W Bij aanvraag accreditatie via ADAP 2 moeten de volgende stukken aangeleverd worden: Jaarverslag mits aanwezig Jaarplan Instrumenten die gebruikt zullen worden. Denk daarbij aan casuïstiek, nieuwe inzichten etc. Ingevuld registratieformulier Handleiding/Reglement VvOCM en toelichting dat gehandeld wordt volgens het reglement 2 Let op!! accreditatie dient aan zo vroeg mogelijk maar in ieder geval aan het begin van het betreffende kalenderjaar (niet later dan eerste kwartaal) plaats te vinden!!

7 Bijlage 1: Registratieformulier IO/IOP/ KIO of Bekken IO Nummer + Regio: bijvoorbeeld IO-3-MN Opgericht d.d.: Plaats:. Begeleider(s) Lidnr. VvOCM + KP-nummer + scholingsdatum IO begeleider telefoonnummer adres KOT/PSOT/ geregistreerde bekkenoefentherapeut Deelnemers Lidnr. VvOCM + KP-nummer telefoonnummer adres KOT/PSOT/ geregistreerde bekkenoefentherapeut

8 Bijlage 2: Presentielijst IO/IOP/KIO of Bekken IO Nummer + Regio: bijvoorbeeld IO-3-MN Begeleider:. RP&W:. Plaats:.. Datum:. Naam Handtekening Lidnummer VvOCM KP-nummer Volgende bijeenkomst:.. Onderwerp:..

9 Bijlage 3: Voorbeeld Notulen IO Regio + nummer: bijvoorbeeld IO-3-MN Datum:. Start- en eindtijd: van uur tot uur Voorzitter: Procesbegeleider:. Notulist: Aanwezig/afwezig: voornaam + achternaam 1. Mededelingen 2. Korte terugblik a.d.h.v. notulen op vorige bijeenkomst en het benoemen van het 3. leereffect wat heb je er aan gehad? 4. Vaststellen agenda en doel van deze bijeenkomst 5. Per inhoudelijk agendapunt: - Gebruikte werkvorm - Korte weergave van wat er besproken is per onderdeel van de werkvorm - Resultaat/ conclusie 6. Rondvraag: - Korte samenvatting van de rondvraag Actielijst: Actiepunt: Wie verantwoordelijk: Deadline: Evaluatie: - Pluspunten noemen en hoe te borgen - Minpunten noemen en hoe deze te verbeteren

10 Bijlage 4: Voorbeeld Jaarplan (JP) en Jaarverslag (JV) Het jaarplan (JP) en jaarverslag (JV) kent veelal dezelfde onderwerpen, waarbij vanzelfsprekend in het jaarverslag wordt geëvalueerd op de doelen 3 die in het jaarplan zijn gesteld en daarmee als uitgangspunt dienen voor het jaarplan van het volgende jaar. Jaarplan en jaarverslag kunnen daarom goed aaneensluitend in één document weergegeven worden. Algemene gegevens (JP en JV) registratienummer + regio van de IOC/M naam begeleiders oprichtingsdatum Doelstellingen (JP) lange termijn: welke concrete doelen zijn voor het komende jaar gesteld en motiveer deze korte termijn: wat wil de IO per bijeenkomst bereiken Middelen/activiteiten (JP en JV) Activiteiten en de wijze waarop kwaliteitsinstrumenten, methoden, technieken bij deze activiteiten ingezet worden/zijn. Evaluatie (JV) zijn de activiteiten volgens plan uitgevoerd zo niet, waarom niet welke concrete doelen zijn het afgelopen jaar wel/niet behaald en licht dit toe zijn de doelen aangepast, zo ja hoe? Contacten (JP en JV) zijn er contacten (geweest) met andere IO- groepen en met welk doel (JP en JV) zijn er andere contacten (geweest), bijvoorbeeld met andere disciplines of sprekers en met welk doel (JP en JV) Conclusie IO afgelopen jaar (JV) wat hebben de deelnemers geleerd van de bijeenkomsten. Gebruik hiervoor als uitgangspunt de samenvatting t.a.v. leereffect per bijeenkomst (zo concreet mogelijk, dus niet alle deelnemers hebben hun handelen verbeterd ) succesfactoren knelpunten Planning voor het komende jaar (JP) doelstellingen (concreet en evalueerbaar) korte weergave van de plannen voor het komende jaar 3 Formuleer doelen zo concreet mogelijk, gebruik daarbij bijvoorbeeld SMART, waarbij SMART geen doel op zich is maar een middel om voor jezelf iets concreet te maken!!

11 Bijlage 5: Taken van de IO-begeleider De begeleider(s) dragen zorg voor het bekend maken van inhoud van het reglement aan alle deelnemers dus ook aan deelnemende niet leden van de VvOCM. De begeleider draagt zorg voor de kwalitatieve standaard van het Intercollegiaal Overleg. Hij/zij doet dit onder meer door het stimuleren van de deelnemers om in gezamenlijkheid de PDCA cyclus (Plan, Do, Check, Act) te doorlopen. Het onafgebroken doorlopen van deze kwaliteitscyclus schept de voorwaarde voor een continue leerproces en daarmee doorlopende verbetering van het handelen van de individuele therapeut. De technisch voorzitter en de procesbegeleider zorgen samen voor de planning/organisatie, de agenda en de inhoud van de bijeenkomsten. De agenda wordt vastgesteld door de voorzitter, in overleg met de procesbegeleider. Aan het begin van iedere bijeenkomst kunnen in overleg agendapunten worden toegevoegd of verwijderd. De procesbegeleider zorgt ervoor dat proces van het inhoudelijk deel van de bijeenkomst, volgens de stappen van de gekozen werkwijze gevolgd en genotuleerd wordt. Daarnaast zorgt de procesbegeleider er voor dat ook het jaarprogramma op de afgesproken wijze wordt doorlopen. Informatie en scholing van begeleiders De VvOCM draagt er zorg voor dat er een geaccrediteerde scholing beschikbaar is voor begeleiders, waarmee zij in staat worden gesteld om hun functie te kunnen uitoefenen. De kosten voor deze scholing worden zo laag mogelijk gehouden. Niet leden kunnen, mits er plaatsen over zijn deelnemen aan deze scholing tegen meerkosten. Waardering begeleiders De bij de VvOCM geregistreerde (zie hierboven) begeleiders van de groep hebben mits zij de groep minimaal 12 maanden onafgebroken hebben begeleid recht op 5 punten per jaar voor de kwaliteitsregistratie. Deze extra punten worden aan het einde van het betreffende kalenderjaar door de VvOCM ingevoerd op basis van de registratie De voorwaarden hiervoor zijn dat de begeleider: geregistreerd staat bij de VvOCM aan de daarvoor bedoelde scholing heeft deelgenomen minimaal één jaar onafgebroken de groep heeft begeleid en dit te herleiden is uit het registratieformulier, het jaarplan en jaarverslag